Telefoninumbrite õigekiri

Transcription

1 Telefoninumbrite õigekiri Soovituslik juhend telefoninumbrite grupeerimiseks, mis on vastavuses ITU (International Telecommunication Union) soovitustega. Tarbijanumbrisiseselt eristatakse grupid ühe tühikuga. 7-kohalisi tarbijanumbreid grupeeritakse alates tagantpoolt 4 ja 3 kaupa: 679 xxxx; 797 xxxx; 385 xxxx

2 Dokumentides, mis on mõeldud Eestis riigisiseseks kasutuseks ja milles on vaja kirjeldada valimiskorda detailselt (st kus ei piisa ainult rahvusvahelise riigikoodi väljatoomisest, vaid on vaja esitada ka rahvusvaheline kaugprefiks 00), kirjutatakse rahvusvaheline kaugprefiks 00 ilma sulgudeta: xxxx xxxx (Läti) valikutest Abi ja info Kasulikku

3 ÜMBRIKU VORMISTAMINE selgete tähtedega lühenditeta ladina tähtedega (Eestisiseses kirjavahetuses) araabia numbritega

4 VORM saaja aadress ümbriku esikülje keskmest veidi paremal saatja aadress ümbriku tagakülje sulgemisklapil või esikülje vasakpoolses ülemises nurgas ümbriku alumine äär peab vähemalt 15 mm ulatuses olema täiesti vaba (joonkoodi tsoon)

5 AADRESS adressaadi nimi või nimetus tänav, maja ja korterinumber maakohas küla ja vald sihtnumber ja LINN või MAAKOND

6 AS Päike Päeva talu Kiire küla Taeva vald HIIUMAA Hr Madis Mesilane AS Postimees Personaliosakond Vabaduse väljak 5a TARTU

7 E-kiri Positiivsed küljed: ei sega saajat ebasobival ajal; on aega sõnumi viimistlemiseks; pole tarvis ümbrikke, marke; halb käekiri ei sega; pääseb ligi nii kodus kui tööl; emotsionaalselt kergem ebameeldivusi teatada; lugemiseks võib valida sobiva aja;

8 on võimalik koguda vastamiseks mõtteid; sobib hästi teadete edastamiseks; edastamine on lihtne, kiire. Negatiivsed küljed: kiirustades saadetud ja kirjavigadega kirjad rikuvad suhteid; rämpskirjad ärritavad; emotsionaalsetes olukordades pole tulemuslik, puuduvad pilk, kehakeel, hääletoon, sarm; kui teade pole saajale oluline, ei pruugi vastus tulla; teate sisu võib jätta vale mulje.

9 E-kirja vorming E-kiri koosneb: kirjapeast To (kellele) Cc (koopia) Bcc (pimekoopia) Subject (teemamärge) kehast (sisust) pöördumine/adressaat tekst tervitusvormel saatja andmed (nimekaardi andmed)

10 E-kiri ei ole dokument ning reeglina neid ei registreerita ega talletata Olulise sisuga e-kirju võib registreerida Esmakordsel pöördumisel kastuta väljendit Lugupeetud, edaspidi sobib kasutata tervitust Tere! Kontaktandmed = nimekaardi andmed - Ees- ja perekonnanimi - Ametinimetus - Telefoni, mobiiltelefoni, faksi number - E-posti aadress E-kirjas märgitakse ka kirja koostaja!

11 Kirja aadressid Kirja adressaadid To: reas hea näidata need, kellele e-kiri esmaselt on mõeldud. Cc: (Carbon copies) reas näidatakse need, kellele kiri on teadmiseks. Bcc: Blind Carbon Copy - varjatud koopia.

12 Kirja teema Subjekt e teema Kirja teema peab vastama kirja sisule. Näiteks: "Sünnipäev", "Kalale", "Probleem autoga", "Kodutöö nr 3" jne. Kunagi ei tohi jätta teemarida tühjaks. Selliseid kirju asutustes ei avata ning need kustutatakse viiruste kartustes. Samuti ei kirjutata ka teemaks "Tere!", see tuleb kirja sisusse. Kui kirjutamise käigus muudad kirja sisu, siis muuda ka teemarida.

13 Kirja välimus ja ülesehitus Pöördumine (väldi koma [seda kasutatakse inglise keeles] tervituse ja viisakusvormeli järel) Näited: Tere, Nimi! Tere (ei kirjuta midagi ehk koma) Tere! Kirja sisu eraldatud lõikudena ja vasakjoondusena. Kui on kaasa pandud fail, siis teavitada sellest kirja saajat. Suuri faile ei panda kirjale kaasa. Need laetakse veebi üles ja saadetakse link. Viisakusvormel Näited: Kõike head! Kena päeva! Kohtumiseni Lugupidamisega Tervitustega, Kontaktandmed ametliku meili puhul. Soovitav on lisada kuni viis rida: nimi ametinimetus firma nimi meiliaadress telefon

14 Kirja sisu Kirja alguses oluline info. Kirja lõpus kokkuvõte ja soovi kordamine. Tähtaeg, mis ajaks soovite vastust. Selle võib kirjutada ka teemareale. Viidata meilile lisatud dokumentidele.

15 Kirja stiil Positiivse alatooniga. Selge ja mõistetav ühekordsel lugemisel: kasutada nimi- ja tegusõnu, kirjutada lihtlausetega, arusaadavad ja lühikesed sõnad, minimaalselt kasuta: võõrsõnu, termineid, omadussõnu Üheselt mõistetav. Faktidest tuletatud järeldused.

16 Enne kirja saatmist kontrollin: Kas meili saaja aadress on õige. Kontrollida just listikirjade puhul. Kas meil on üheselt mõistetav ja ülevaatlik. Alles on jäetud eelmistest kirjadest vajalik info, et ka mitteteadlik inimene saab kirjutatust aimu. Emotikonid Et Teid peetaks ikka tõsiseks inimeseks, ei tohi ametikirjades kasutada emotikone.

17 Kirjale vastamine Kirjale vastamist alustada kirja ülaosast e vastus kirjutada saadud kirja kohale st Teile saadetud kiri jääb alla alles. See on vajalik selleks, et oleks probleemist ülevaade. Mitte kirjutada vastus saadetud kirja lõppu. Heaks tavaks peetakse, et e-kirjale vastatakse hiljemalt kahe päeva jooksul. Erandiks on loomulikult arvutist eemalolek või interneti puudumine. Hea oleks siis kasutada "Automaatvastust", kuid kõik meiliteenuse pakkujad seda võimalust pole lisanud. Samuti tuleb tingimata kinnitada e-kirja failide kättesaamine, et saatja oleks kindel, et kiri on kätte saadud ja failid avanenud. Kui vastamiseks kulub rohkem aega, tuleb saatjat sellest teavitada, selgitada hilinemise põhjus ja näidata ära ligikaudne vastamise aeg.

18 Meilietiketi põhireeglid 1. Sõnum peab olema selge, lühike, arvestama saaja vajadustega. 2. Kasuta õigekirjakorrektorit. 3. Austa meilisaaja aega. 4. Hoia saadud meilide privaatsust. 5. Ära kunagi eelda, et sinu saadetud meil säilitab privaatsuse. 6. Ära usalda sõnumeid Edasta kõikidele oma sõpradele.

19 7. Ära ole ebaviisakas endast vähem võrguteadlike vastu. 8. Hinga enne saatmist sügavalt sisse ja kontrolli. 9. E-post ei sobi iga sõnumi jaoks. Soovitused: 1. Arvesta, et e-kiri on sama kui ümbrikuta postkaart. Kui sa ei taha, et see ripuks teadetetahvlil, ära edasta seda meili teel. 2. Kontrolli oma postkasti mitu korda päevas.

20 3. Hea, kui on võimalus vaadata, kas adressaat on meili vaadanud. 4. Ära vasta rämpspostile. 5. Ära saada kaastundeavaldusi, vallandamisotsuseid. 6. Ära koosta kirja vihasena. 7. Kui sind kritiseeriti, koosta viisakas vastus. 8. Salvesta ja registreeri kirjad, mida tulevikus vajad. 9. Kustuta ebavajalikud teated.

21 10.Ära kasuta suurtähti, see väljendab karjumist. 11.Ära kritiseeri kedagi ega saada vaenulikku teadet, ära kasuta solvavaid, alandavaid, väärikust riivavaid sõnu. 12.Lühendeid ja emotikone kasutatakse ainult isiklikus kirjavahetuses. 13.Ebavajalikku informatsiooni edastada on ebaviisakas.

22 Puhkusevastaja Enamasti teab töötaja töölt eemalviibimisi ette ning siis on oluline meeles pidada, et ta sellest ka kliente, partnereid ja kaastöötajaid teavitaks. Hea viis seda teha on panna oma kirjakastile peale automaatvastaja (automaatvastus, out-of-officeassistant, autoreplay), mis teavitab kirja saatjat adressaadi äraoleku ajast ja asendajast, kes vajadusel lahendusi leiab. Pikema plaanipärase eemaloleku (nt. puhkus, lähetus) korral tuleb aktiveerida e-posti automaatvastus, milles on nimetatud asendaja e-posti aadress või suunata oma e- post asendaja e-postkasti.

23 Tavapärasem viis on anda kirjakastile käsk, et kõik saabuvad kirjad saavad standardse vastuse. Sõltuvalt töö iseloomust on võimalik kasutada erinevaid automaatvastuse seadistusvariante. Näiteks saab vastuse saata vaid konkreetsetele adressaatidele või anda käsu suunata saabunud kiri asendajale edasi ja kirja saatjale lähetada selle kohta info. Saatsite mulle kirja, kuid viibin kontorist eemal Teie kiri on edasi Vastan Teile esimesel võimalusel.

24 Tänan kirja eest. Viibin 19. augustini puhkusel ja oma e-kirju ei loe. Kiireloomuliste asjadega võtke palun ühendust kommunikatsiooni osakonna juhataja Illari Läänega tel ). Thank you for your message. I'm currently out of the office on the vacation till August 19th. For urgent issues, please contact Head of Communications Office, Illari Lään phone ). Ingrid Maiste turundusjuht / Head of Marketing kommunikatsiooniosakond / Communications Office Tartu Ülikool / University of Tartu Ülikooli 18, Tartu, ESTONIA tel / phone , ingrid.maiste@ut.ee

25 Elektronposti 5 käsku Edastage meil isikule, keda see puudutab. Meilige nii kiiresti kui võimalik. Alati kontrollige enne saatmist õigekirja. Ilmtingimata lisage oma telefoninumber. Lähtuge sellest, et elektronpost on mõeldud pigem ametialaseks kui erakirjavahetuseks.

26 Meilietikett NB! Ära saada kellelegi midagi sellist, mida ise ei soovi saada! 17 % väljasaadetud kirjadest jääb vastamata (Emor) Kui kirjale ei saa vastata kohe, tuleb kasutada automaatvastamist. Puhkuse ajaks määra asendaja. Reageerida tuleb 24 tunni jooksul

27 Telefoni kasutaja ABC Telefonid ümbritsevad meid iga päev nõnda, et märkame nende olemasolu alles siis, kui mobiiltelefoni aku on ootamatult tühjaks saanud või lauatelefon millegipärast ei tööta. Oleme muutunud sidevahenditest nii sõltuvaks, et tihtipeale unustame elementaarsed viisakusreeglid.

28 Nagu näiteks see reegel, et rahvusvaheline tava peab ebaviisakaks helistamist tööpäevadel kella 22 8 vahel.puhkepäevadel laieneb see kellaaeg Iga ettevõte lepib oma kodukorras kokku, kuidas kõne vastuvõtja tervituse edastab. Enamasti öeldakse tervitus ja firma nimi. Suuremates ettevõtetes on sobilik lisada ka enda nimi.

29 Näiteks: Tere päevast! King ja Saabas kuuleb. Või: Tere hommikust! Restoran Kuldne Elevant. Sekretär Helle kuuleb.

30 Põhitõed, mida telefonivestluses meeles pidada: Kõne vastuvõtjana olge alati lahke, sõbralik ja abivalmis. Ka tööpäeva lõpus! Abivalmidust võite väljendada küsimusega: Kuidas saame teid aidata? Olge hea kuulaja. Naeratage, sest naeratust tunnetab ka helistaja. Kunagi ei tohiks jätta helistajat pikaks ajaks ootele. Sekretär võiks enne soovitava isikuga ühendamist lausuda: Palun oodake üks hetk.

31 Kui olete lubanud helistada kindlal kellaajal, tehke seda täpselt. Automaatvastajale jätke korrektne teade: esitlege ennast, öelge helistamise aeg ja põhjus ning andke teada, millal ja millisel numbril võib teile helistada. Kui kõne katkeb, helistab uuesti see inimene, kes helistas esimesena. Kui on valeühendus, säilitage lahke hääletoon ja olge abivalmis. Kõne võite ühepoolselt lõpetada, kui keegi ropendab või ütleb inetusi.

32 Solvamise korral on viisakas kaasvestlejat esmalt hoiatada. Kui solvangud jätkuvad, võite kõne katkestada. Ärritunud ja vihase helistaja puhul on parim vahend säilitada rahulik meel ja olla hea kuulaja. Ärge katkestage kõnelejat. Kasutage jutuajamise käigus palju helistaja nime see rahustab vihast inimest ja ta tajub, et tema probleemist saadakse aru. Paluge kindlasti võimalust saata vastus probleemi lahendamiseks kirja või e-posti teel.

33 Helistajana on alati viisakas küsida, kas vastuvõtjal on aega rääkida. Ka kõige lähedasematelt inimestelt võiks seda küsida, sest alati võib pooleli olla mõni kiire asjatoimetus. Kui kõne vastuvõtjana teil tõesti hetkel aega rääkida ei ole, vabandage ja paluge luba tagasihelistamiseks. Välismaale helistades kontrollige ajavahet.

34 KASUTUSMÄRGE kirja kasutamise korda tähistav märge vajadusel, teatud juhtudel kohustuslik suurtähtedega kiri adressaadiväljal enne adressaati või viidaväljal enne seosviita e-kiri teema väljal enne pealkirja

35 KASUTUSMÄRKE NÄIDE 1 kui on vajalik kirja tavapärasest kiirem menetlemine KIIRE

36 KASUTUSMÄRKE NÄIDE 2 kui kiri on mõeldud isiklikuks kasutamiseks ISIKLIK AS Päike Päeva talu Kiire küla Taeva vald HIIUMAA ISIKLIK Hr Madis Mesilane AS Postimees Personaliosakond Vabaduse väljak 5a TARTU

37 KASUTUSMÄRKE NÄIDE 3 muu kirja sisu või kasutusviisi täpsustav märge MITTEAMETLIK TÕLGE ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

38 ADRESSAAT organisatsioon või isik, kellele on kiri suunatud kirjal kohustuslik e-kirjal soovituslik nimetavas käändes

39 ADRESSAADI ALAMELEMENDID viisakusvormel (või akadeemiline tiitel) ees- ja perekonnanimi ametinimetus või roll organisatsioon organisatsiooni allüksus

40 MITU ADRESSAATI üksteise all soovitavalt mitte üle 4 kui kõik ei mahu adressaadiväljale, võivad teised olla tekstiväljal 2 4 põhireavahet allkirjastajast allpool, kasutades sõna Sama: nimed või nimetused tähtsuse või tähestiku järjekorras

41 ADRESSAADI ASUKOHT kiri adressaadiväljal või adressaadi- ja tekstiväljal e-kiri - tekstiväljal

42 ADRESSAADI NÄIDE 1 eesnimi ja perekonnanimi Kati Karu

43 ADRESSAADI NÄIDE 2 eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus või roll Kati Karu Juhatuse liige

44 ADRESSAADI NÄIDE 3 eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon Kati Karu Mesikäpp OÜ

45 ADRESSAADI NÄIDE 4 eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, allüksus Kati Karu Mesikäpp OÜ Rahandusosakond

46 ADRESSAADI NÄIDE 5 organisatsioon Mesikäpp OÜ

47 ADRESSAADI NÄIDE 6 organisatsioon ja selle allüksus Mesikäpp OÜ Rahandusosakond

48 ADRESSAADI NÄIDE 7 organisatsioon, ametinimetus või roll Mesikäpp OÜ Juhatuse liige

49 ADRESSAADI NÄIDE 8 paljude üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus Ministeeriumid

50 ADRESSAADI NÄIDE 9 soovi korral võib eesnime ees olla viisakusvormel või akadeemilise tiitli lühend Lp Kati Karu Pr Kati Karu Prof Mati Mõmmik

51 ADRESSAADI NÄIDE 10 mitu adressaati tähtsuse või tähestiku alusel Ministeeriumid Ametid

52 ADRESSAADI NÄIDE 11 ei mahu adressaadiväljale Sama: Ministeeriumid Ametid

53 AADRESS adressaadi sideandmed sõltuvad saatmisviisist kirjal soovituslik e-kirjal kohustuslik ei märgita, kui adressaadiks üldistatud nimetus

54 AADRESSI VORMISTUS pärast adressaati posti- ja e-posti aadress vastavalt standardile EVS 8 faks lisatakse ette selgitav sõna faks ja numbri grupeeritakse tagant nelja kaupa

55 AADRESSI ASUKOHT kirjal adressaadiväljal e-kirjal Kellele

56 RIIGISISESE AADRESSI NÄITED Mesitaru TALLINN Maiasmoka talu Koogi küla Panni vald HIIUMAA

57 RAHVUSVAHELISE AADRESSI NÄIDE Setzbergstrasse München GERMANY

58 E-KIRJA AADRESSI NÄIDE

59 SEOSVIIT sissetulnud kirja kuupäev ja viit ühes asjas peetava kirjavahetuse haldamise hõlbustamiseks teatud juhtudel kohustuslik ette märgitakse Teie

60 SEOSVIIDA ALAMELEMENDID kuupäev viit eraldatakse sõnalühendiga nr

61 SEOSVIIDA ASUKOHT kiri viidaväljal e-kiri teema- või tekstiväljal

62 SEOSVIIDA NÄIDE Teie nr 1-3/10

63 KUUPÄEV kirja lõpliku valmimise (allakirjutamise) kuupäev kohustuslik kui ei allkirjastata, on kuupäevaks registreerimise või väljasaatmise kuupäev vajadusel lisatakse kellaaeg

64 KUUPÄEVA ALAMELEMENDID päev kuu aasta kellaaeg

65 viidaväljal enne viita KUUPÄEVA VORMISTUS 1 vastuskirjal seosviida all, kuupäev ees Meie digitaalallkirjaga dokumendil on digitaalallkirja koosseisus, kuid soovitav ka dokumendile panna standard EVS 8

66 KUUPÄEVA VORMISTUS 2 kirjal võib olla nii numbriline kui ka sõnalisnumbriline õigusaktil sõnalisnumbriline rahvusvahelises kirjavahetuses vastavalt kasutatava keele reeglitele

67 KUUPÄEVA NÄITED numbriline sõnalis-numbriline 11. jaanuar 2007

68 VIIT kirjale või asjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis registreeritavatel kirjadel kohustuslik kiri viidaväljal e-kiri - tekstiväljal

69 VIIT KOOSNEB: kirjale registreerimisel antud järjekorranumber (kirja number) liigitamise käigus omistatud tähis või muu tunnus (sarja tähis)

70 VIIDA VORMISTUS kuupäeva järel nr asjapõhisel registreerimisel lisandub individualiseeriv number

71 VIIDA NÄIDE 1 nr 1-6/30 sarja nr / järjekorranumber

72 VIIDA NÄIDE 2 asjapõhisel registreerimisel lisandub individualiseeriv number 1-6.1/ allsarja tähis 30 asja registreerimisnumber 3 individualiseeriv nr asja piires

73 VIIDA NÄIDE 3 nr 1-6.1/2007/ allsarja tähis 2007 aasta nr 30 asja registreerimise järjekorranumber

74 PEALKIRI kohustuslik kirja sisule antud nimetus võimalikult lühike kiri tekstiväljal e-kiri - teema väljal

75 PEALKIRJA VORMISTUS enne teksti esisuurtähega nimetavas või seestütlevas käändes kirjavahemärgita lõpus ei ulatu üle lehe keskjoone

76 PEALKIRJA NÄITED a tuludeklaratsiooni esitamine Kirja standardi tutvustamine

77 TEKST kirja põhisisu kohustuslik kiri tekstiväljal e-kiri tekstiväljal 2 4 põhireavahet pealkirjast allpool

78 Pöördumine Lugupeetud ; Austatud. sisu TEKSTI ALAMELEMENDID Lõputervitus Lugupidamisega.; Austusega ; Meeldivat koostööd soovides/lootes.

79 TEKSTIS: sisu iseseisvad mõttelised osad uuelt realt eraldi lõigud taandridu ei kasutata lõikude vahel tühi rida teksti vasak veeris sirge tekstis ei või olla põhjendamatud lünki

80 TEKSTILE VÕIB LISADA pöördumise 1 2 põhireavahet enne sisu lõputervituse 1 2 põhireavahet pärast sisu lõpus kirjavahemärke pole ei kasutata lühikirjades

81 ALLKIRI kirja sisu eest vastutaja omakäeline või digitaalallkiri allkiri kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi, tavaliselt lühendatult vahel kohustuslik kirjal: omakäeline allkiri tekstiväljal digitaalallkiri on andmestruktuur, mis asub allkirjastatavate andmete ümber

82 ALLKIRJA KOHUSTUSLIKKUS kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktide või kui kirjaga võetakse kohustusi ning antakse õigusi ei ole vaja teavitava sisuga kirjadel, nt teated jmt. Piisab allkirjastaja andmetest võib olla mitu allkirja

83 OMAKÄELINE ALLKIRI loetavalt üldjuhul eesnime esitäht ja perekonnanimi pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat ruumi jätta min 3 reavahet

84 DIGITAALALLKIRI omakäelise allkirja kohale märgitakse: (allkirjastatud digitaalselt) Mari Murakas Juhataja

85 ALLKIRJASTAJA füüsiline isik, kel on õigus anda allkirja autorina või autori nimel kohustuslik, ka siis, kui allkiri pole kohustus allkirja andnud isiku tuvastamine

86 ALLKIRJASTAJA ALAMELEMENDID eesnimi perekonnanimi ametinimetus või roll organisatsioon organisatsiooni allüksus

87 ALLKIRJASTAJA VORMISTUS 3 5 põhireavahet pärast teksti allkirja all

88 ALLKIRJASTAJA NÄIDE 1 kui autorist selgub organisatsioon või allüksus, pole allkirjastajana uuesti vaja märkida Lotte Liblikas Personaliosakonna juhataja

89 ALLKIRJASTAJA NÄIDE 2 kui autor on allkirjastaja, pole ametinimetust korrata vaja Mari Tamm

90 ALLKIRJASTAJA NÄIDE 3 kui alla kirjutab on mitu võrdse staatusega isikut, paigutatakse nad ühele kõrgusele (organisatsiooni, ametinimetuse või perekonnanime tähestikulises järjekorras) Ain Aabits Juhatuse liige Juta Jänes Juhatuse liige

91 ALLKIRJASTAJA NÄIDE 4 kui allkirjastajad on erineva staatusega, siis paigutatakse astmeliselt (1 2 põhireavahet) Ain Aabits Juhatuse esimees Juta Jänes Juhatuse liige

92 LISAMÄRGE märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks vajadusel, teatud juhtudel kohustuslik e-kirjas kasutusel, kui lisafaili nimest ei selgu lisa pealkiri või sisu, kirja tekstist ei selgu lisatavate failide arv jne

93 KIRJA LISAMÄRKE ALAMELEMENDID selgitav sõna pealkiri lehekülgede arv eksemplaride arv

94 E-KIRJA LISAMÄRKE ALAMELEMENDID selgitav sõna pealkiri faili nimi ja vormingu tähis

95 LISAMÄRKE VORMISTUS 2 4 põhireavahet allkirjastajast allpool (erandina kõrval) selgitav sõna Lisa või Lisad kui üks eksemplar, siis arvu ei nimetata

96 LISAMÄRKE NÄIDE 1 Lisa: arhiivieeskiri 15 lehel 2 eks

97 LISAMÄRKE NÄIDE 2 e-kiri Lisad: 1. Arhiivieeskiri (versioon 1), Arheeskiri1.rtf; 2. Asjaajamiskord, AAK3.rtf.

98 LISAMÄRKE NÄIDE 3 pealkirja ei märgita, kui see on tekstis olemas Lisa: 7 lehel 2 eks

99 LISAMÄRKE NÄIDE 4 kui lisasid mitu, soovitav pealkirjad märkida lisamärkesse Lisad: 1. Arhiivieeskiri 10 lehel; 2. Asjaajamiskord 5 lehel.

100 LISAADRESSAAT isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks vajadusel, vahel kohustuslik võib olla mitu võib saata koopia

101 LISAADRESSAADI ALAMELEMENDID selgitav sõna viisakusvormel eesnimi perekonnanimi ametinimetus organisatsioon organisatsiooni allüksus

102 LISAADRESSAADI VORMISTUS 2 4 põhireavahet allkirjastajast või lisamärkest allpool võib ka lisamärke kõrvale, kui ruumi vähe vt adressaadi vormistus

103 LISAADRESSAADI NÄIDE 1 ette selgitav sõna Teadmiseks: Tamme Tõlkebüroo OÜ Sama: Pääsukese AS

104 LISAADRESSAADI NÄIDE 2 võib lisada muud selgitavat teavet Koopia: enampakkumise komisjoni liikmed (ilma lisadeta)

105 KOOSTAJA kirja kavandi ettevalmistanud isik soovituslik kirjal võib mitu olla kui tekstis olemas, ei pea eraldi märkima

106 KOOSTAJA ALAMELEMENDID eesnimi perekonnanimi telefoninumber e-posti aadress

107 KOOSTAJA VORMISTUS viimane element enne kontaktandmeid võib kasutada selgitavaid sõnu

108 KOOSTAJA NÄITED Triin Tali Triin Tali (juriidilise küsimused) , Siiri Suvi (finantsküsimused) ,

109 ALAGATUSKIRI (JÄRELPÄRING) ESITATUD: Selgelt Sisutihedalt Viisakalt Selgitus/ Põhjendus

110 Ei sobi: Palun,saatke oma viimane kataloog. Vaata: used/sekretar_demo/

111 AMETIKIRJA KOOSTAMINE

112 AMETIKIRJAD Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris Originaal kirjaplangile Ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis Asjaajamise seisukohalt jagunevad kirjad Algatuskirjad alustavad asjaajamist mingis asjas Vastuskirjad koostatakse vastuseks mingile saadud dokumendile Kaaskirjad saadetakse teisi dokumente, millel tavaliselt puudub adresseeriv osa. Kaaskirjale iseloomulik elemendiks on lisamärge. Vt Kõrven. T-R. (2003). Dokumendihaldus. lk

113 Volikiri Garantiikiri Soovituskiri Äraütlemiskiri Teatis Tõend Avaldus

114 Tänukiri Õnnitluskiri Kaastundekiri Memo Kutse vastuvõtule

115 KIRJAVAHETUS Kirjadele vasta ja/või reageeri 24h jooksul teabenõudele tuleb vastata 5 kalendripäeva jooksul selgitustaotluse ja märgukirja puhul on vastamiseks aega 30 kalendripäeva

116 DOKUMENTIDE VORMISTAMINE 1 Halb näide Hea näide - Fax - a/a - Tel: Sõpruse pst Tallinn Eesti Vabariigi Haridusja Teadusministeerium - Faks - Arvelduskonto - Telefon Sõpruse pst TALLINN - Haridus- ja Teadusministeerium

117 DOKUMENTIDE VORMISTAMINE 2 Halb näide Hea näide Pöördumise järel kirjavahemärk Adressaadis osakonna nimetus väikese algustähega Ametinimetus väikese algustähega Pöördumise järel ei kasutata kirjavahemärki Adressaadis osakonna nimetus suure algustähega Ametinimetus suure algustähega

118 DOKUMENTIDE VORMISTAMINE 3 Halb näide Hea näide Käesolevaga teatan, et Vastuseks Teie kirjale Ette tänades Teatan, et

119 Vaata kindlasti ka kirja vormistamise näidiseid! Näidised on koostatud vastavalt kehtivale dokumendihalduse tegevusstandardile EVS-ISO 15489:2004

120 Vastus Hea toon: vastata kohe 1-2 päeva (e-kiri 24h jookul); Tulevase kliendi poole pöördumine nimepidi; Viitamine järelpärimisele; Tänamine; Vastused küsimuste esitamisejärjekorras; Täiendava info lisamine; Konkreetne pakkumine; Kui vastav kaup/teenus pole enam saadaval pakutakse alternatiivseid variante, Kui juurde lisatakse flaiereid, reklaame siis jägida, et seal oleks info õige; Kui hinnad muutumas (suuremaks), tuleb sellest klienti teavitada.

121 Dokumendi murdmine

122

123

124 ALGATUSKIRJA TEEMAD Järelpäring: Tellimiskiri; Võlanõue (teade, meeldetuletus, järelpärimine, ultimaatum) Pretensioon Vt T-R Kõrven.(2003). Dokumedihaldus. lk

125 Algatuskirja teemad kodutööks Pretensioon tellitud tulbisibulad kahjustatud, ei hakanud õitsema); tellitud mööblil puudu osa furnituure; - Tellimiskiri soov tellida Selverist sünnipäevalaud 25 inimesele; soov tellida aknafirmast 2 uut akent -.. Koostööpakkumine - soov pidada firma suvepäevi 100-le inimesele) - Soov rentida autot 10-ks päevaks -.. Teema valik vaba. Algutuskirjaks võib valida ka: meeldetuletuse, ultimaatumi