EVS/TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon

Transcription

1 EVS/TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon 29. november 2004

2 Päevakava Dokumendihalduse standard ISO Veiko Berendsen (Tartu Ülikool) Elektrooniline dokumendihaldus erasektoris Raivo Ruusalepp (Eesti Äriarhiiv) Elektroonilise dokumendihalduse juurutamine Riigikantseleis Ülle Laur (Riigikantselei) Inimlikud tegurid dokumendihalduse juurutamisel Janne Kerdo (Tallinna Majanduskool) Rahvusarhiivi dokumendihalduse juhised Pille Noodapera (Rahvusarhiiv)

3 TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon Asutamise aeg Käsitlusala: ISO/TC 46 Information and documentation ISO/TC 171 Document imaging applications CEN/TC 346 Conservation of cultural property Sekretariaat Eesti Rahvusraamatukogu Liikmed 5 asutust

4 Ilmunud standardid EVS-ISO Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus Osa 1: Üldnõuded Osa 2: Juhised EVS-ISO 5127 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik EVS-ISO Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Coremetaandmeelemendid

5 EVS-ISO 5127 Sõnastik 1. Põhi- ja tugiterminid 2. Dokumendid, andmekandjad ja nende osad 3. Dokumendiasutused ja nende kogud 4. Dokumendikäitlus 5. Informatsiooni ja dokumentide kasutamine 6. Dokumentide säilitamine 7. Informatsiooni ja dokumendikäitluse õiguslikud aspektid

6 EVS-ISO Dublin Coremetaandmeelemendid Dublin Core in XML <dc:title> Mäss ja meelehaigus </dc:title> <dc:creator> Luiga, Juhan </dc.creator> <dc:subject xsi:type="dcterms:udc"> 061(410) </dc:subject> 5 Metaandmete väljad The Elements 5.1 Pealkiri Title Название 5.2 Tegija Creator Создатель 5.3 Teema Subject Предмет 5.4 Kirjeldus Description Описание 5.5 Väljaandja Publisher Издатель 5.6 Muu tegija Contributor Соисполнитель 5.7 Kuupäev Date Дата 5.8 Tüüp Type Тип 5.9 Vorming Format Формат 5.10 Identifikaator Identifier Идентификатор 5.11 Allikas Source Источник 5.12 Keel Language Язык 5.13 Seos Relation Отношение 5.14 Hõlmavus Coverage Охват 5.15 Õigused Rights Права

7 Veiko Berendsen

8 ISO rakendusvaldkond PROTSESS ISO 9000 ISO TEHNOLOOGIA KULTUUR INFO- JA KOMMUNIKATSIOONI TEHNOLOOGIA TÖÖTAJAD TEGEVUSVALDKOND ÕIGUSKESKKOND ORGANISATS. KULTUUR

9 ISO ja õigusaktid Dokumendihaldus ISO Arhiivihaldus D O K U M E N D I E L U K Ä I K Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiivieeskiri

10 ISO Dokumendihaldus ISO Üldnõuded kasutajatena nähakse kõiki neid, kes asutuste standardiseerimisega tegelevad. balanseerib üldise ISO 9000 stiili ja erialakeele vahel ISO Juhised on enam mõeldud eriala ja -keelt valdavate elukutseliste dokumendihaldurite jaoks.

11 ISO Üldosa 1. Käsitlusala 2. Normatiiviited 3. Terminid ja määratlused 4. Dokumentide haldamise vajalikkus 5. Normatiivne keskkond 6. Poliitika ja vastutusala 7. Dokumentide haldamisele esitatavad nõuded 8. Dokumendisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine 9. Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid 10. Seire ja audit

12 Terminid ja määratlused Dokument 3.10 dokument (document, noun): jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna 3.15 dokumendid (records): organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon Dokument käesoleva seaduse mõistes on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (Ahiiviseadus 4 lg1)

13 Terminid ja määratlused Dokumendihaldus 3.16 (records management): halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega Asjaajamine Asjaajamine käesoleva seaduse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus 2 lg1)

14 ISO ja ISO 9000 Tõestus-, aruande- ja infovajaduse rahuldamise tagamiseks peab ISO käesoleva osaga vastavust taotlev organisatsioon välja töötama, dokumenteerima, kehtestama ja ajakohasena hoidma dokumendihalduspoliitika, dokumendihaldusprotseduurid ja praktika.

15 ISO 9000: Kvaliteedijuhtimise süsteem et pidevalt tagada hallatavate protsesside effektiivsus need protsessid võivad olla äriprotsessid (tootmine, teenindus) avalik haldus (kool ja haridus, kohus, kaitsepoliitika, jne) kvaliteedijuhtimine eeldab nende protsesside dokumenteerimist

16 Kvaliteedisüsteemi dokumenteerimine Kvaliteedipoliitika (Quality policy) vastab organisatsiooni(tüübi) vajadustele, tuleneb millestki ja näeb midagi ette Kvaliteedi juhend (Quality manual) on poliitikale allutatud ala (see on protsesside) kirjeldus Dokumenteeritud protseduurid (Documented procedures) kirjeldab asutuse kõiki kvaliteedisüsteemile allutatud toiminguid ja nende dokumenteerimist Dokumendid (Records) korras dokumentatsioon

17 9. Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid 9.1 Dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine 9.2 Dokumentide säilitustähtaja määramine 9.3 Dokumentide hõlmamine 9.4 Registreerimine 9.5 Liigitamine 9.6 Hoid ja käitlemine 9.7 Juurdepääs 9.8 Jälgimine 9.9 Eraldamise korra sisseseadmine 9.10 Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine

18 ISO Juhised 1. Käsitlusala 2. Poliitika ja vastutusala 3. Strateegia väljatöötamine ja juurutamine ETAPID 4. Dokumendiprotsessid ja ohjevahendid 5. Seire ja audit 6. Koolitus

19 ISO Dokumendisüsteem: elluviimise metoodika Metoodika DIRS kaheksa-astmeline protsessimudel dokumendihalduse ja infohalduse väljatöötamiseks ja juurutamiseks asutuses protsessi teostamise käigus kujuneb kvaliteetne dokumendihalduse kvaliteetne dokumendihalduse dokumentatsioon Metoodika rakendatavus? Õiguskeskkonna mõjud Traditsiooni mõjud

20 Dokumendihaldussüsteemi väljatöötamine ja juurutamine

21 EVS-ISO Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus MÜÜK Eesti Standardikeskus MTÜ Aru Tallinn Osa 1: Üldnõuded 139 kr Osa 2: Juhised 179 kr