Juhend raamatupidamistarkvara eurole ülemineku korraldamiseks. (Books by HansaWorld 6.2 põhjal)

Transcription

1 Juhend raamatupidamistarkvara eurole ülemineku korraldamiseks. (Books by HansaWorld 6.2 põhjal) SISUKORD SISSEJUHATUS...2 ETTEVALMISTUSED ENNE TOPELTBAASVALUUTALE KONVERTEERIMIST...4 ANDMEBAASI KONVERTEERIMINE TOPELT BAASVALUUTALE...5 ETTEVALMISTUSED ENNE BAASVALUUTADE VAHETAMIST...11 BAASVALUUTADE VAHETAMINE LISA NÕUANDED...18 Detsember 2010 Excellent Business Solutions Eesti AS Page 1

2 Raamatupidamisarvestuses sisseviidavates muudatustes juhindutakse Raamatupidamise Toimkonna juhendist nr 18 Euro kasutuselevõtt (RTJ 18). Juhend on kättesaadav aadressil: Aruanded RTJ kohaselt: o aastaaruanne a kohta koostatakse ja esitatakse eesti kroonides; o aastaaruanne a kohta koostatakse ja esitatakse eurodes, võrdlusandmed a kohta esitatakse samuti eurodes (2010. a aastaaruandes esitatud finantsnäitajad jagatakse kursiga 15,6466). Arvestuspõhimõtteid ja esitlusviisi käsitlevas lisas avalikustatakse eurole üleminek. (RTJ 18 12).; o saldoandmikud a kuude kohta esitatakse eesti kroonides (sh detsember 2010); o saldoandmikud a kuude kohta esitatakse eurodes (alates jaanuarist 2011). Bilansikontode saldode ümberarvestamine Bilansikontode saldod seisuga arvestatakse IT-süsteemides ümber eurodeks (jagades kursiga 15,6466) ja loetakse aruandeperioodi, mis algab , algsaldodeks. Bilansikontode saldo koosneb enamuse kontode korral analüütilise arvestuse saldodest, näit võlad tarnijatele konto saldo koosneb paljude ostuarvete maksmata saldodest, võlad töötajatele konto saldo koosneb väljamaksmata palkadest töötajate kaupa, nõuded klientidele konto saldo koosneb paljude klientide poolt tasumata müügiarvete saldodest jne. Seetõttu ei arvestata ümber mitte kogu saldot korraga, vaid iga üksik analüütilise arvestuse saldo. Ümber arvestatud üksikute saldode summa ei võrdu summaga, mis saadakse bilansikonto jagamisel kursiga 15,6466. Niisugused tekkinud ümardamisvahed kajastatakse a tulemiaruandes (näit kontol Valuuta kursivahed). (RTJ 18 9). Sealjuures tuleb koostada raamatupidamisõiend süsteemis olevate kontode saldode kohta eurodes seisuga võrrelduna lõppsaldodega eesti kroonides, jagatuna kursiga 15,6466, tuues välja ka ümardamisvahe ja konto, kuhu see kanti. (RTJ 18 8). Töötasude maksuarvestus eurole üleminekul Töötasude maksuarvestuses tuleb lähtuda maksuperioodi valuutast. Detsembrikuus väljamakstud summad tuleb deklareerida kroonides detsembrikuu tulu- ja sotsiaalmaksudeklaratsioonidel ( TSD-l) ja selle esitamise tähtaeg on Maksu- ja Tolliameti (MTA) konverteerib kroonides deklareeritud summade koondsumma maksuliigi lõikes eurodesse. IT-süsteemide ettevalmistamine Eeldatavasti on kõik tarkvara arendusparterid lõpus ja ka aasta alguses üle koormatud, sest neil on vaja muudatused sisse viia paljude klientide juures. Page 2

3 HansaWorld raamatupidamistarkvara eristab nii tehinguvaluutat kui ka arvestusvaluutat. Arvestusvaluuta on valuuta, milles peetakse jooksvat arvestust tehingute üle (s.o kuni eesti kroon, alates euro). Arvestusvaluutas esitatakse raamatupidamise aruanded riigile. Tehinguvaluuta on iga algdokumendi puhul kasutatud valuuta. Programmis läbi viidava konverteerimise tulemusena muudetakse arvestusvaluuta eesti kroonidest eurodeks. Seda tehakse täielikult tagasiulatuvalt, s.t muudetakse ka süsteemis olevad ajaloolised andmed nii, et arvestusvaluutana jäävad peale konverteerimist süsteemis näha eurod. Eurole ülemineku kontrollimine Peale konverteerimise läbiviimist tuleb kontrollida, kas süsteemis olevad andmed on õigesti konverteeritud ja kas süsteemi funktsionaalsus toimib uues arvestusvaluutas tõrgeteta. B! a.) Kui alustad Books by HansaWorld programmi kasutamist veel 2010.aastal algsaldodega, siis piisab kui impordid algseadistused failist Standard_vana.txt. Järgmise sammuna võid jätkata peatükiga Ettevalmistused enne baasvaluutade vahetamist. b.) Kui alustad Books by HansaWorld programmi kasutamist alles 2011.aastal algsaldodega, siis piisab kui impordid algseadistused failist Standard 2011.txt. Järgmise sammuna võid jätkata peatükiga Ettevalmistused enne baasvaluutade vahetamist. c.) Kui alustad Books by HansaWorld programmi kasutamist ja soovid importida oma andmed teisest HansaWorldi tooteperekonna tarkvarast (FirstOffice, HansaRaama, HansaWorldSBE, Enterprise by HansaWorld), siis pead järgima käesoleva juhendi juhiseid. Page 3

4 ETTEVALMISTUSED E E TOPELTBAASVALUUTALE KO VERTEERIMIST B! Kõik järgnevad tegevused tuleb teha Books by HansaWorld programmis peale seda kui oled oma ettevõtte andmed tekstikoopiaga vanast programmist üle viinud. Andmebaas tuleb konverteerida topelt baasvaluutale ainult juhul, kui Üldise mooduli seadistuses Baasvaluutad ei ole määratud mõlemat valuutat või kui aruanded baasvaluutas 2 ei näita õiget tulemust. Kui mõlemad baasvaluutad on programmis juba varem märgitud, ei pea seda konverteerimist tegema ja 2011a. alguses võib asuda baasvaluutade vahetamise peatüki juurde ( Ettevalmistus enne baasvaluutade vahetamist ). Baasvaluutade konverteerimine tuleb teha ka juhul, kui soovitakse standardseadistuses olev baasvaluuta 2 EU asendada valuutaga EUR. Kui baasvaluuta 2 oli siiani USD (või muu välisvaluuta), siis on vaja konverteerimine teha mitu korda: 1.Konverteerimine 2010 aastal Baasvaluuta 1 EEK Baasvaluuta 2 - EUR 2.Konverteerimine aasta alguses Baasvaluuta 1- EUR Baasvaluuta 2 EEK 3.Konverteerimine aasta alguses Baasvaluuta 1- EUR Baasvaluuta 2 USD(või muu valuuta) Enne konverteerimise alustamist tuleb välja printida või salvestada tähtsamad aruanded (näiteks Bilanss, Kasumiaruanne, Saldoaruanne, Müügireskontro, Ostureskontro,jne). Peale konverteerimist tuleb aruandeid võrrelda baasvaluuta1-s ja valuutas algsete aruannetega. Kui aruanded ei klapi, tuleb leida põhjus. B! Kui kasutad mitmekasutajaga versiooni, siis kõik konverteerimised teosta Books by HansaWorld serverprogrammis (serverarvutis). Page 4

5 B! Konverteerimise alustamisel tuleb kindlasti teha kas andmebaasi tekstikoopia või andmebaasi koopia. Andmebaasi tekstikoopiat saab teha Üldises moodulis >> Funktsioonid >> Ekspordid >> Tekstikoopia, andmebaas (tee seda kindlasti serverprogrammis) või vali töökohas Käivita serveris ajastatud tekstikoopia Tekstikoopia tekib HansaWorldi programmi määratud kataloogi (asukohta saab määrata Tehnika mooduli seadistuses Ajastatud tegevused ). Koopia kindlustab andmete säilivuse kui midagi peaks konverteerimise ajal valesti minema, saab algse seisu alati taastada. A DMEBAASI KO VERTEERIMI E TOPELT BAASVALUUTALE Kui Üldise mooduli seadistus Baasvaluutad on on tühi, siis pead teostama konverteerimise topelt-baasvaluutale. NB! Selleks tuleb igas ettevõttes eraldi teostada järgmised seadistused: 1. Sisesta puuduvad valuutad Valuutade registrisse Üldises moodulis: EEK - Eesti Kroon EUR - Euro, baasvaluuta Page 5

6 2. Täida ära seadistus Baasvaluuta Üldises moodulis: Baasvaluuta 1 - EEK Baasvaluuta 2 - EUR Vaikimisi baasvaluuta EEK 3. Sisesta valuutakursid seadistusse Baasvaluutakursid : Page 6

7 Sisesta baasvaluutade vaheline kurss selle kuupäevaga, mil registreeriti andmebaasi kõige esimene toiming. Vastasel juhul ei ole võimalik hiljem vanu andmeid uutega Baasvaluutas2 võrrelda. Näiteks otsi Kannete registrist ja Algsaldode seadistusest kõige vanema kuupäevaga kanne. Kustuta ilma kuupäevata kursi kaart ja ka teised kursid, mis ei ole 15, Kontrolli, et sul oleksid seadistatud kursikasumi ja -kahjumi kontod Finants mooduli seadistuses Kursivahe : Page 7

8 B! Kui peale eurole konverteerimist peaks bilansis jääma vahed, siis on neid lihtsam leida, kui kasutada uusi bilansiväliseid kontosid. Selleks loo uued konto kaardid registrisse Kontod. Samas on lubatud kasutada ka oma kontoplaani valuuta kursikasumi ja -kahjumi kontot. 5. Üldise mooduli seadistuses Konverteerimine Master märgi valik Konverteeri kõik registrid topelt baasvaluutale. B! Kui sul on andmebaasis mitu ettevõtet, märgi see valik eraldi igas ettevõttes: Page 8

9 Käivita tekstikoopia eksport. Andmebaasi tekstikoopiat saab teha Üldises moodulis Funktsioonid >> Ekspordid >> Tekstikoopia,andmebaas või Käivita serveris ajastatud tekstikoopia. Tekstikoopia tekib Booksi serverprogrammi kataloogi (asukohta saab määrata seadistuses Ajastatud tegevused ). B! Kontrolli, et kõvakettal oleks piisavalt vaba ruumi. Ekraanil näed eksportimise protsessi. Pärast ekspordi lõppu sulge programm. Leia arvutist üles Booksi programmi kataloog ja nimeta ümber fail HANSA.HDB (näiteks HANSAühevaluutaga.HDB ) Page 9

10 Käivita nüüd Books programm. Avaneb küsimustega aken, kus vali Impordi tekstikoopia. Imporditavate failide aknast vali eelnevalt eksporditud tekstikoopia fail. Page 10

11 Ekraanil näed importimise protsessi. B! Kui importimine on lõppenud, siis mine Üldise mooduli seadistusse Konverteerimine Master ning eemalda linnuke Konverteeri kõik registrid topelt baasvaluutale. Kui sul on andmebaasis mitu ettevõtet, eemalda see linnuke eraldi igas ettevõttes. Kontrolli aruanded üle. ETTEVALMISTUSED E E BAASVALUUTADE VAHETAMIST See toiming teosta 2011.aasta alguses. Prindi enne välja aruanded kõikidest kasutusel olevatest moodulitest (näiteks Saldoaruanne, Bilanss, Kasumiaruanne, Müügireskontro ja Ostureskontro). B! Kui teostad baasvaluutade vahetamise esimesel tööpäeval ehk enne uue aasta dokumentide sisestamist, siis saad kuupäevaga dokumente hakata sisestama EURs. Kuna esimestel päevadel võivad hilinemisega saabuda ka ostuarved, siis need tuleb sisestada tavapäraselt, kuid enne dokumendi täitmist tuleb valida arve valuuta koodiks EEK. Page 11

12 Kui baasvaluutade vahetamist ei ole võimalik teostada esimestel tööpäevadel, siis hilinenud 2010.aasta ostuarved tuleb sisestada tavapäraselt eesti kroonides. Uute arvete sisestamisel tuleb enne dokumendi täitmist valida arve valuuta koodiks EUR. Ettevalmistused moodulites: B! Kui kasutad Põhivarasid, siis koosta aasta amortisatsiooni kanded enne konverteerimist. Ja prindi välja amortisatsiooniaruanne. B! Kui kasutad kassat, siis soovitame 2010.aasta lõpu seisuga kassa saldo nulli kanda kroonides. Uues konverteeritud andmebaasis võib saldod uuesti kassaorderitena sisestada, kuid juba eurodes. B! Kui kasutad Kulutusi, siis soovitame 2010.aasta lõpu seisuga aruandvate isikute saldod nulli kanda kroonides. Uues konverteeritud andmebaasis võib saldod uuesti kassaorderitena sisestada, kuid juba eurodes. Page 12

13 BAASVALUUTADE VAHETAMI E 1. Käivita tekstikoopia eksport. Andmebaasi tekstikoopiat saab teha Üldises moodulis -> Funktsioonid >> Ekspordid >> Tekstikoopia,andmebaas või Käivita serveris ajastatud tekstikoopia. Tekstikoopia tekib HansaWorld serverprogrammi kataloogi 2. Käi ükshaaval läbi kõik ettevõtted oma andmebaasis, mida on vaja konverteerida. Ava seadistus Baasvaluutad ja vaheta baasvaluuta 1 ja 2. Määra ka vaikimisi kasutatav Baasvaluuta (EUR). 3. Vaheta Baasvaluutade vahelised kursid Üldise mooduli seadistuses Baasvaluuta kursid. 4. Üldise mooduli seadistuses Konverteerimine Master märgi linnuke Vaheta Baasvaluuta 1 ja Baasvaluuta 2. Page 13

14 5. Käivita tekstikoopia eksport. Andmebaasi tekstikoopiat saab teha Üldises moodulis -> Funktsioonid >> Ekspordid >> Tekstikoopia,andmebaas. Pane kommentaariks ja faili nimeks näiteks Tekstikoopia enne vahetamist.txt Tekstikoopia tekib Booksi programmi kataloogi. 6. Pane programm kinni. Leia arvutist üles Booksi programmi kataloog ja nimeta ümber fail HANSA.HDB (näiteks HANSA-B1-EEK.HDB ). Programmi uuesti käivitamisel luuakse uus tühi andmebaas. Page 14

15 B! Kontrolli enne, et kõvakettal oleks piisavalt ruumi uue andmebaasi loomiseks. 7. Avaneb küsimustega aken, kus vali Impordi tekstikoopia. Imporditavate failide aknast vali eelnevalt eksporditud tekstikoopia fail. Page 15

16 Ekraanil näed importimise protsessi. Peale importimist on vahetatud ära Baasvaluutad kõikidel dokumentidel. 8. B! Eemalda Üldise mooduli seadistusest Konverteerimine-Master linnuke Vaheta baasvaluuta 1 ja baasvaluuta 2. Kui sul on andmebaasis mitu ettevõtet, eemalda linnuke igast ettevõttest. 9. Kontrolli Finants mooduli registrit Algsaldod, et kõik väärtused oleksid uues Baasvaluutas 1(EUR). 10. Kontrolli kandeid Finants moodulis (et väärtused oleksid vahetatud). 11. Võrdle enne baasvaluutade vahetamist prinditud aruandeid uute aruannetega. Kuna vanad aruanded on eesti kroonides, siis uute aruannete võtmisel, märgi valik Näita baasvaluutas Kontrolli Finants mooduli aruannet Pearaamat, märkides aruande võtmisel valik Näita ainult baasvaluuta 2 vahesid. Periood määra nii, et see hõlmaks ka kõige varasemad toimingud antud ettevõttes. Parandamiseks ava vale kanne aruandes ja tee vajalikud parandused. 13. Kui Müügireskontros esineb väikeseid vahesid, võid need maha kanda. Koosta koondlaekumine, kuhu vali kõik arved, mille saldo vaja 0-i kanda. Lisa laekumisele kommentaar, et tegemist EURO konverteerimise ümardamisvahede kinnikandmisega. 14. Kontrolli viimaseid valuutakursse Üldise mooduli seadistuses Baasvaluuta kursid. Kõik kursid peaksid nüüd olema uue Baasvaluuta 1 suhtes, muuda need vastavalt. Page 16

17 15. Kuna 2011.a alguses tuleb summasid arvetel näidata endiselt kahes vääringus, siis tuleb müügiarve dokumendimallil vahetada EUR ja EEK nimetused. Arve dokumendimalli leiad Üldise mooduli registrist Dokumendimallid : Page 17

18 LISA ÕUA DED Kui oled teostanud baasvaluutade vahetuse, siis kõik finantskanded konverteeritakse eurodesse. Allsüsteemi kaardid (näiteks arved) jäävad samasse valuutasse, milles need on algselt koostatud. Uute kaartide koostamisel kasutatakse vastavalt vaikimisi uut baasvaluutat (EUR). 1.)Müügiarve tegemisel ilmuvad summad ikka EEK-s? Kui näiteks arve tegemisel ilmub summa väljale artikli hind kroonides (EEK), on soovitav üle kontrollida kliendi/kontakti kaardil määratud valuuta. Tuleb kontrollida Müügivaluuta lahtrit kontaktikaardi Hindade lehel/osal. Page 18

19 Ostuarvete puhul tuleb vastavalt kontrollida hankija Ostuvaluutat. B! Klientide ja hankijate kaartidel ei tohi olemasolevaid valuutasid muuta. Selleks tuleb luua koopia olemasolevast kaardist ja teha müügi- või ostuvaluuta lahter tühjaks või märkida nendele väljadele õige valuuta. Vanad kaardid võid Sulgeda, kui oled eelnevalt nende saldod nulli viinud. Teine põhjus, miks summad võivad ilmuda kroonides, on hinnakirjade ja kogusehinnaalanduste kasutamine. Hinnakirjad või kogusehinnaalandused tuleb vastavalt uuele valuutale ümber arvutada. Hinnakirjad tuleb üle kontrollida ka kontaktikaartidel ja kliendiklassidel. 2.) LAEKUMISED/TASUMISED 2 nädalat peale -päeva kehtib valuutade paralleelkäive. See tähendab, et klient võib tasuda arveid nii kroonides kui ka eurodes. Arve laekumise sisestamisel HansaWord programmi tuleb valida laekuva arve number ning kindlasti Saadud Valuutaks valida valuuta, milles arve reaalselt laekus. Saadud summa arvutatakse programmi poolt ümber automaatselt. Kui oled kontaktide kaartidele määranud krediidilimiidid, siis muuda peale konverteerimist kindlasti ka need ümber. 3.) ETTEMAKSUD Kui ettemaks on laekumisena registreeritud enne baasvaluutade konverteerimist EEK-des ja uus arve on loodud peale konverteerimist EUR-des, siis tavalisel kombel programm ei lase neid kahte siduda (ilmub teade "Ei ole sama valuuta"). Arve ja ettemaksu sidumiseks on 2 võimalust: 1. Sisesta uus EUR arve, kuid ära seo ettemaksuga (Operatsiooni menüüst), vaid koosta uus tasaarvelduse laekumine/tasumine. Ühele reale vali arve, teisele reale vali ettemaksu rida miinus summaga. Nii nullitakse ära ettemaks ning arve märgitakse tasutuks aasta lõpu seisuga tuleb kasutamata ettemaksud maha kanda samas valuutas(eek). Koosta algsest ettemaksu laekumisest koopia ja lisa summadele miinusmärk. Seejärel sisesta ettemaksud uuesti, kuid nüüd summad juba eurodes. See võimaldab uusi EUR arveid ettemaksuga siduda. Page 19

20 4.) KREEDITARVED Kui soovid 2011.aastal krediteerida Arveid, siis toimi järgmiselt: -koosta kreeditarve (kreeditarve tasumistingimusega K ), -jäta Krediteeritava arve lahter tühjaks, -kinnita kreeditarve, -koosta laekumine, millelel vali kaks rida (originaalarve ja kreeditarve). See laekumine seob arved omavahel ja eemaldab arved reskontro aruandest. B! Ära muuda summasid. 5.) ARTIKLID Peale konverteerimist muudetakse automaatselt kõikidel artikli kaartidel baashind ja ostuhind kroonide asemel euroks. 6.)PÕHIVARAD Kui oled kasutanud põhivarasid, siis muudetakse summad peale konverteerimist automaatselt kroonide asemel euroks. B! Peale konverteerimist eurole näeb Põhivara mooduli kandeid ja aruandeid (k.a. amortisatsiooni aruannet) ainult eurodes. Seega on soovitav amortisatsiooni kanded ära teha ja amortisatsiooni aruanne välja. Kui amortisatsioonimudeli seadistuses oled kasutanud ümardamist täisarvuni, siis peale konverteerimist võivad esineda ümardamise vahed. Tekkinud vahe korrigeeri käsitsi finantskandega. 7.)KASSA Konverteerimise käigus Kassa summasid euroks automaatselt ei muudeta. B! Soovitame 2010.aasta lõpu seisuga kassa saldo nulli kanda kroonides aasta algusse võib saldod uuesti kassaorderitena sisestada, kuid juba eurodes. 8.)LEPI GUD Konverteerimise käigus Lepingute summasid ja valuutat euroks automaatselt ei muudeta. Peale konverteerimist tuleb Lepingutelt eemaldada linnukesed Aktsepteeritud ja Kinnitatud, seejärel vahetada valuuta ja artiklite hinnad. Peale muudatusi jälle lepingud Aktsepteerida ja Kinnitada. Nüüd kui lepingul on valuuta EUR, siis arve koostamisel on ka arve summa EUR-s. 9.)KULUTUSED Konverteerimise käigus Kulutuste ja Väljamaksete summasid euroks automaatselt ei muudeta. B! Soovitame 2010.aasta lõpu seisuga aruandvate isikute saldod nulli kanda kroonides aasta algusse võib saldod uuesti kulutustena sisestada, kuid juba eurodes. 10.)PAKKUMISED ja TELLIMUSED Vanade pakkumiste ja tellimuste summasid ei arvutata automaatselt eurodeks. B! Kui koostad 2011.aastal müügiarvet, võttes aluseks pakkumise või tellimuse, siis peale Operatsiooni menüüst arve koostamist vali arve Operatsiooni menüüst valik Muuda baasvaluutaks 1 Page 20

21 10.) PALK Konverteerimise käigus Palga moodulis summasid euroks automaatselt ei muudeta. B! Soovitame Palga moodulis arvestused ära teha enne baasvaluutade vahetamist. Prindi välja lõpu seisuga palga aruanded. Peale üldist baasvaluutade vahetamist käivita Palga mooduli konverteerimine Registrite tühistamine. (Moodul Palk -> Funktsioonid ->Hooldused->) Hoolduse tulemusena säilivad töötajate ja töölepingute andmed. Küll aga tuleb käsitsi muuta kinnitpidamiste ja palga summad töötajate ja töölepingute kaartidel. Samuti tuleb igale töötajale sisestada tema viimase 6 kuu arvestused, kuid eurodes. See tagab, et 2011.a palga aruannetes oleks keskmine õige. 11.) Summad sõnadega Kui kasutad arvete väljatrükkidel summasid sõnadega, siis tuleb Üldises moodulis -> Seadistused -> Summad sõnadega -> muuda peenraha eraldaja sõna "krooni". See tuleks asendada sõnaga euro. 12.) Omakapitali muutmine Peale -päeva muutuvad ettevõtete osakapitali ja aktsiakapitali suurused: osaühingute minimaalseks osakapitali suuruseks kehtestatakse 2500 eurot ning aktsiakapitali miinimumkapitaliks kehtestatakse eurot. Aktsia- või osakapitali korrigeerimiseks programmis tuleb teha finantskanne, kus ühel real on aktsia või omakapitali konto ning teisel pool eelmiste perioodide jaotamata kasumi konto. Page 21

22 Täiendav informatsioon üldise raamatupidamise eurole ülemineku ettevalmistamise küsimustes annab Rahandusministeeriumi riigiarvestuse osakond, kontaktandmed on avaldatud Rahandusministeeriumi veebilehel aadressil: Books by HansaWorld tarkvara puudutavate lisaküsimuste korral või konsultandi tellimiseks võtke ühendust: Tel Excellent Business Solutions Eesti AS Page 22