Toila vallavalitsuse asjaajamise kord

Transcription

1 KINNITATUD Vallavanema 13. novembri 2013.a. käskkirjaga nr 89 Toila vallavalitsuse asjaajamise kord 1 Asjaajamiskorra eesmärk I Üldsätted (1) Asjaajamiskorraga reguleeritakse Toila vallavalitsuse asjaajamise korraldamist ning kehtestatakse dokumentide koostamise, edastamise, hoidmise ja säilitamise ning dokumentidele juurdepääsu võimaldamise nõuded. (2) Dokumendihalduse korraldamise eesmärgiks on Toila vallavalitsuse tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine, tegevuse läbipaistvus ning dokumentide autentsuse tagamine. 2 Asjaajamiskorra koostamise alusdokumendid (1) Asjajamiskorra alusdokumendid on: 1) Asjaajamiskorra ühtsed alused 2) Arhiiviseadus 3) Arhiivieeskiri 4) Avaliku teabe seadus 5) Digitaalallkirja seadus 6) Isikuandmete kaitseseadus 7) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus (2) Personalitöö, raamatupidamise ja muude valdkondade tegevuste dokumenteerimisel ja asja menetlemisel lähtutakse neid tegevusvaldkondi reguleerivatest õigusaktidest. 3 Asjaajamine ja arhiveerimine (1) Asjaajamine asjaajamiskorra mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. (2) Arhiveerimine asjaajamiskorra mõistes on arhivaalide korrastamine, kirjeldamine, hoidmine, kasutamine ja hävitamine asutuses ning arhiiviväärtusega dokumentide üleandmine avalikule arhiivile. 4 Dokument ja arhivaal (1) Dokument on asjaajamiskorra mõistes mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

2 (2) Arhivaal on asutuse tegevuse käigus saadud või loodud dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg ja mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile või teisele isikule. 5 Arhiiv ja arhiivimoodustaja (1) Arhiiv asjaajamiskorra mõistes on Toila vallavalitsuse ja Toila vallavolikogu tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. II Asjaajamise korraldamine, vastutus, dokumentide loetelu ja infosüsteemid 6 Asjaajamiskorra nõuete täitmine ja asjajamisperiood (1) Asjaajamise korraldamisel lähtub Toila vallavalitsus asjaajamist ja arhiveerimist reguleerivatest kehtivatest õigusaktidest, käesolevast asjaajamiskorrast, Eesti kirjakeele nõuetest ning kehtivatest standarditest. (2) Asjaajamise korraldamise nõuete täitmine vastavuses õigusaktide ja tegevusjuhistega on kohustuslik kõigile Toila vallavalitsuse ametnikele, teenistujatele. (3) Kui valla hallataval asutusel ei ole kehtestatud asutuse juhi poolt oma asjaajamise korda, on käesolev kord kohustuslikuks täitmiseks ka kõigile Toila vallavalitsuse hallatavate asutuste töötajatele. (4) Asjaajamise korraldamise, asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamise, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üldise kontrolli ning arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise eest vastutab vallasekretär (5) Dokumentide registreerimise ja ringluse eest vastutab registripidaja. (6) Dokumentide avalikustamise eest ja neile juurdepääsu tagamise ning juurdepääsu piirangutest kinnipidamise eest vastutab vallasekretär (7) Asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini). (8) Toila vallavolikogu ja vallavalitsuse kui täitevorgani ning nende ajutiste ja alatiste töörühmade ja komisjonide asjaajamisperioodiks on nende tegevusperiood. 7 Asjaajamise üldised nõuded (1) Asjaajamine peab tagama: 1) töö efektiivsuse ja isikute ladusa teenindamise; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standarditest kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele; 5) operatiivse dokumentide leidmise dokumendi mistahes täitmise faasis; 6) dokumentide tähtaegse täitmise ja asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 8) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise kehtestatud säilitustähtaja jooksul. (2) Asjaajamises luuakse dokument, kui: 1) see on ette nähtud seaduse või muu õigusaktiga; 2) seda taotleb menetlusosaline;

3 3) see on vajalik ütluse, arvamuse, seletuse sisu või toimingu tegemise fikseerimiseks; 4) dokumendi koostamiseks annab korralduse kõrgemalseisev ametnik või töötaja või on dokumenti vaja muul olulisel põhjusel. (3) Kui õigusakt dokumendi koostamist ei nõua võib asja lahendada dokumenti vormistamata suuliste kokkulepete (kohtumistel või telefoni) teel või edastades informatsioon dokumendihaldussüsteemist e-postiga ametlikku dokumenti vormistamata. (4) Toila valla asjaajamises kasutatakse dokumentide loomiseks, haldamiseks, menetlemiseks ja säilitamiseks elektroonilist infosüsteemi (dokumendihaldussüsteem Webdesktop). (5) Dokumendihaldussüsteemi kasutajal on õigus teha dokumendihaldussüsteemis neid toimingud, milleks talle on antud õigused ning osaleda ainult nende dokumentide menetlemisel, mis on talle suunatud asjaomaste ametnike või töötajate poolt. (6) Asutuse asjaajamises kasutatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt loodud ja saadud dokumente. (7) Asutuses loodud ning paberalusel väljastatud või säilitatav dokument salvestatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis. (8) Dokument ei pea sisaldama digitaal- ega omakäelist allkirja, kuid peab muus osas olema samane paberkandjal dokumendiga. Salvestatud digitaaldokumendi ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest vastutab dokumendi koostaja. (9) Lubatud on asutuses loodud paberkandjal dokumendi skaneerimine ning salvestamine dokumendi-haldussüsteemi. (10) Paberkandjal asutusse saabunud dokument skaneeritakse ning säilitatakse lisaks paberdokumendile ka digitaalselt dokumendihaldussüsteemis. (11) Dokumendid paigutatakse või salvestatakse asutuse dokumentide loetelu järgi vastavasse sarja või allsarja. (12) Asjaajamise käigus saadud või loodud kõik dokumendid peavad olema kättesaadavad ja süstematiseeritud, st kandma tähist (viita) vastavalt dokumentide loetelule ning omama dokumendiga seotud asjaajamise eest vastutajat. Asjaajamise korraldamisel tuleb lähtuda headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. (13) Uue ametniku või töötaja tööle asumisel tutvustab talle asjaajamiskorda vallasekretär. 8 Vallavalitsuse ametlik elektronposti aadress (1) Vallavalitsuse postiaadress on Ida-Viru-maakond, Toila vald, Toila alevik, Pikk tn 13a, indeks 41702, elektronposti üldaadress on toilavv@toila.ee ja võrgulehe aadress (2) Eelnimetatud andmete muutumisel tuleb need avalikustada vähemalt kümme (10) tööpäeva enne muutumist. Avalikustamise eest vastutab vallasekretär. (3) Ametliku elektronposti aadressi muutumisel tuleb tagada vana aadressi kasutamine vähemalt kuus kuud pärast aadressi muutmist.

4 9 Dokumentide loetelu (1) Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks valla asjaajamises on dokumentide loetelu, mis koostatakse tähtajatult ametnike ettepanekute põhjal. (2) Dokumentide loetelus märgitakse dokumentide kohta: 1) asutuse nimi (nt Toila Vallavalitsus) 2) funktsiooni tähis ja nimetus 3) allfunktsiooni tähis ja nimetus 4) sarja tähis ja nimetus 5) allsarja tähis ja nimetus 6) säilitustähtaeg või arhiiviväärtus 7) juurdepääsupiirang 8) märkused vastavalt vajadusele (3) Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari, vajadusel võib sarjad jagada allsarjadeks. (4) Sari on arhivaalide kogum, mille ühendavaks tunnuseks on tüüpiliselt kas dokumendiliik või sisu. Juurdepääsupiiranguga dokumendisarja puhul tehakse registraatori seljale või toimiku kaanele märge AK. (5) Säilitustähtaeg määratakse: 1) aastates või 2) tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega või 3) alatisena (6) Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või saamisest või kindlaksmääratud sündmuse toimumisest alates. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomisest või saamisest või asja lõpetamisest alates. (7) Vallavanem kehtestab vallavalitsuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu. Hallatavates asutustes kehtestab dokumentide loetelu asutuse juht. (8) Dokumentide loetelu muudetakse: 1) kui asutuse ülesannete või struktuuri muutumise tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad 2) kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg 3) tekib vajadus uue funktsiooni, sarja või allsarja järele 4) kaob vajadus funktsiooni, sarja või allsarja järele 5) avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel. (9) Uus dokumentide loetelu kehtestatakse, kui struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis. Ettepaneku muudatusteks teeb vallasekretär. (10) Dokumentide loetelu või selle muutmise kavandid esitatakse arhiivile arvamuse saamiseks enne dokumentide loetelu kehtestamist või muutmist. Arhiivi arvamusega mittearvestamisel esitab arhiivi eest vastutav ametiisik motiveeritud põhjenduse ühe kuu jooksul, arvates arvamuse saamisest.

5 10 Infosüsteemid (1) Toila vallavalitsuse asjaajamises loodud ja saadud teavet hallatakse peamiselt järgmistes infosüsteemides Infosüsteemi nimi: Sisu kirjeldus Sisuline vastutaja Dokumendihaldussüsteem Webdesktop registreeritavate dokumentide registreerimisandmed ning digitaaldokumendid Personaliinfosüsteem Persona töötajate personaalsed ja teenistuslikud andmed Raamatupidamise programm PMen andmed kõigi raamatupidamise toimingute kohta vallasekretär arendusnõunik registripidaja vallasekretär registripidaja pearaamatupidaja Tarkvarapakett M-eXpert 3.0 maaomanike ja kasutajate andmed maakorraldaja Tarkvarapakett Jäätmevaldajate register jäätmevaldajate andmed (2) Kasutajate autentimine infosüsteemides toimub ID kaardi või paroolipõhiselt heakorraspetsialist (3) Dokumendihaldussüsteemis Webdesktop olevatest andmetest tehakse varukoopiaid üks kord ööpäevas. (4) Varukoopiate tegemiseks kasutatakse eraldi varundusserverit, kus on ZFS RAID kaitsega kõvakettad. Varukoopiaid säilitatakse kolm ööpäeva. Pikemajaliselt säilitatakse käesoleva ja eelmise kuu esimese kuupäeva seisuga koopia. III Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääs, dokumendiregister 11 Avalikustamine ja juurdepääs (1) Dokumentidele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega Toila valla võrgulehel ja teabenõude täitmisega. (2) Dokumendihaldussüsteemis registreeritud dokumentidele tagatakse juurdepääs avalikustatud dokumendiregistri kaudu. (3) Dokumendiregistri avalikustamisega tagatakse juurdepääs kõikide dokumentide registriandmetele Juurdepääs dokumendiregistrile võimaldatakse võrgulehe rubriigist valla juhtimine/ dokumendid/dokumendiregister. (4) Avalikus dokumendiregistris ei kajastata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, kus võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet. (5) Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud. (6) Eraelulistele isikuandmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas isikuandmete kaitse ja avaliku teabe seaduses sätestatuga. Sellised sarjad on dokumendiregistris tähistatud juurdepääsupiiranguga. Juurdepääs neile dokumentidele võimaldatakse asjajamiskorra lisa nr 1 Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise korra alusel.

6 (7) Vallavalitsus tagab oma tegevuse käigus saadud ja loodud avalikustamisele kuuluvatele dokumentidele juurdepääsu vallavalitsuse tööaegadel. (8) Teabenõude menetlemist reguleerib asjajamiskorra lisa nr 2 Teabenõuede menetlemise ja teabe avalikustamise kord. (9) Toila vallavolikogu- ja vallavalitsuse paberkandjal protokollide ja õigusaktidega tutvumiseks on tagatud juurdepääs Toila ja Voka Rahvaraamatukogudes nende tööaegadel. 12 Dokumendiregister (1) Vallavalitsuses kasutatakse dokumentide haldamiseks dokumendihaldussüsteemi Webdesktop (2) Süsteemi toimimise ja selle vastavuse eest vastutavad administraatorid - arendusnõunik ja vallasekretär. (3) Dokumendihaldussüsteemi kasutajad jagunevad erinevate õigustega kasutajarühma (4) Administraator 1) sisestab kasutajate nimed ja määrab kasutajaõigused 2) sulgeb nende isikute ligipääsu, kes on töölt lahkunud 3) korraldab dokumendiregistri haldamisel tekkinud probleemide lahendamise 4) jälgib tarkvara sisulist kasutamist dokumentide õiget liigitamist registriandmete õiget sisestamist 5) vigade puhul võtab ühendust registreerijaga või parandab ise vead 6) jälgib dokumentide avalikustamist 7) nõustab ja koolitab kõiki dokumendiregistri kasutajaid (5) Kasutajad 1) saab informatsiooni oma pädevuse piires asutuses registreeritud dokumentide kohta 2) saab täitmiseks talle saadetud ülesandeid 3) registreerib vastavalt pädevusele tema töövaldkonna puudutavad dokumendid ja seob dokumendifailid registrikaardiga 4) jälgib dokumentide tähtajalist täitmist ja peab arvestust nende üle 5) loob dokumendiregistris uue dokumendi ning edastab selle kooskõlastamiseks vastavalt asjajamiskorrale (6) Kõik kasutajarühmad on kohustatud määrama programmi kasutamiseks parooli, mille edasi andmine teisele kasutajale on keelatud (7) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse koos kõikide lisadega. (8) Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi järjekorranumber automaatselt (9) Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumente. (10) Dokumendiregister on avalikustatud Toila valla võrgulehel 13 Dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus

7 2) saabumise või saatmise kuupäev 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed 4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms) 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte 6) dokumendi lisade nimetused ja arv 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg 8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) 9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti või kulleriga või anti isiklikult üle) 10) dokumendi saatja poolt märgitud indeks või number 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed) 12) sarja tähis 13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas 14) lahendamise tähtaeg 15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal) 16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega. 14 Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Valla poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg 2) lepingu liik 3) number või tähis 4) kuupäev 5) lepingu objekt 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). (2) Dokumendihaldussüsteemi sissekandele lisatakse paberkandjal lõplikult vormistatud ja allkirjastatud leping skaneerituna PDF vormingus 15 Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Vallavalitsuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral) 2) number 3) kuupäev 4) päevakord, teema või pealkiri 5) protokollide puhul vastuvõetud otsused (2) Dokumendihaldussüsteemi sissekandele lisatakse paberkandjal lõplikult vormistatud ja allkirjastatud protokoll ja akt skaneerituna PDF vormingus 16 Vallavolikogus- ja -valitsuses välja antud õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus 2) akti liik

8 3) pealkiri 4) number 5) kuupäev (vajaduse korral kellaaeg) 6) jõustumise kuupäev (välja arvatud juhud kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega) 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed) (2) Dokumendihaldussüsteemi sissekandele lisatakse paberkandjal lõplikult vormistatud ja allkirjastatud vallavalitsuse ja volikogu õigusakt skaneerituna PDF vormingus 17 Dokumentide registreerimise kohustus IV Dokumentide registreerimine (1) Kõik vallavalitsuse ametnikud, teenistujad peavad tagama oma ülesannete täitlmisel loodud ja saadud dokumentide registreerimise dokumendiregistris. Dokumendiregistris tuleb registreerida kõik vallavalitsuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid, olenemata dokumendi loomise, saamise või saatmise viisist. (2) Dokumentide registreerimine on ühekordne. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutatakse sama dokumendi numbrit, lisades sellele dokumendi individualiseeriv number Näiteks /100-1 jne (3) Keelatud on dokumendiregistris juba registreeritud dokumenti uuesti registreerida 18 Saabunud dokumendi menetlemine (1) Dokumentide registreerimine toimub registripidaja või teda asendava ametniku poolt vallavalitsuse kantseleis, enne läbivaatamist vallavanema või tema kohuseid täitva ametniku poolt, et kindlustada info dokumendi saabumise kohta ja vältida registreerimata dokumentide sattumist täitjate kätte. (2) Enne dokumendiregistrisse kandmist kontrollib registripidaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Isiklikud ja valele adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid registreerimata. (3) Kui dokument ei vasta nõuetele, teatatakse sellest viivitamatult saatjale, koostajale. Lisade puudumisel tehakse dokumendi registrisse vastav märge ja teatatakse sellest saatjale. Kui dokumendil ei ole ettenähtud allkirju saadetakse dokument tagasi. (4) Saabunud paberdokumendid skaneeritakse pärast dokumendi registreerimiskõlblikuses veendumist. (5) Ei skaneerita: 1) kooskõlastamiseks esitatud projekte 2) raamatupidamisdokumente( arveid) 3) dokumenti, mille registreerimist ei ole ette nähtud 4) ehitusregistris registreerimisele kuuluvaid dokumente

9 (6) Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorra number dokumendiregistrist ning dokumendi kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt dokumendi liigile. (7) Dokumendi number märgitakse vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule järjestuses: 1) tähis vastavalt funktsioonile 2) sari või allsari 3) dokumendi registreerimise järjekorranumber. Näide: / 100 (8) Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutatakse algatusdokumendi registreerimise numbrit, lisades sellele dokumendi individualiseeriv number Näiteks /100-1 jne Vastusena saabunud või väljasaadetavale, samuti antud küsimuses korduvalt koostatud dokumendile iseseisvat registreerimisnumbrit ei anta. Neile pannakse algatusdokumendi number, vajalik kuupäev ning registri vastavasse lahtrisse Vastatud tehakse sissekanne vastusdokumendi kohta. (9) Saabunud dokumendi esimesele lehekülje vabale pinnale üldjuhul all paremal tehakse saabumismärge. (10) Dokumentide registreerimisel alustatakse iga asjaajamise perioodi alguses järjekorranumbrist 1. (11) Saabunud elektroonilist kirja, teabenõuet või muud dokumenti menetlemiseks ja arhiveerimiseks välja ei trükita, see arhiveeritakse elektroonilisena dokumendihaldussüsteemis 19 Registreerimisele kuuluvad dokumendid (1) Registreerimisele kuuluvad: 1) vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid 2) vallavalitsuses ja volikogus koostatud protokollid ja aktid 3) ajutiste komisjonide protokollid 4) lepingud 5) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm) 6) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata 7) vallavalitsuse ametniku või hallatava asutuse töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks 8) elektronpostiga saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (elektronpostiga saabunud 9) dokumendi registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument saabus või välja saadeti.) 20 Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid (1) Dokumendiregistrisse ei kanta: 1) kutsed, õnnitlused, kaastundeavaldused 2) reklaamtrükised 3) koolituspakkumised 4) perioodilised väljaanded 5) kirjad märkega ISIKLIK, välja arvatud kui need kuuluvad hiljem registreerimisele

10 6) dokument, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta (anonüümne) 7) paberdokument või digitaalallkirja nõudev dokument, millel ettenähtud allkirjad puuduvad 8) raamatupidamisele esitatud arved 9) pereregistris registreerimisele kuuluvad dokumendid 10) ehitisregistris registreerimisele kuuluvad dokumendid 21 Korraldatavate dokumentide registreerimine (1) Korraldavate alljärgnevate sisedokumentide ja protokollide numbrid antakse iga liigi piires eraldi: 1) vallavolikogu protokollid, määrused ja otsused 2) vallavalitsuse protokollid, määrused ja korraldused 3) vallavalitsuses sõlmitud lepingud (töölepingud, töövõtulepingud, üürilepingud, rendilepingud) 4) vallavanema käskkirjad 5) vallavolikogu esimehe käskkirjad 6) vallavolikogu alaliselt tegutseva iga komisjoni protokollid 7) ametnike teenistuslehed 8) ajutiste komisjonide ja töörühmade protokollid. V Dokumendiringlus 22 Dokumendiringluse korraldamise üldpõhimõtted (1) Dokumendiringlus on dokumentide liikumine nende saabumise või koostamise momendist kuni täitmiseni või väljasaatmiseni. Eristatakse saabuvate, väljasaadetavate ja sisedokumentide ringlust. (2) Saabuvate dokumentide ringlus sisaldab järgmisi etappe: 1) dokumentide vastuvõtmine ja läbivatamine; 2) dokumentide registreerimine; 3) dokumendi läbivaatamine juhi poolt ja täitja määramine 4) dokumendi edastamine täitjale 5) vastusdokumendi koostamine ja väljasaatmine 6) dokumendi ettevalmistamine arhiveerimiseks 23 Saabuvad dokumendid (1) Dokumendid saabuvad posti, käsiposti, e-posti teel või dokumendihaldussüsteemis dokumendivahetuskeskuse kaudu. (2) Paberkandjal saabunud dokumendid skaneeritakse ning lisatakse dokumendihaldussüsteemi Webdesktop registrikaardile dokumendi registreerimisel. (3) Kõik vallavalitsusse saabunud dokumendid, kaasaarvatud e-postiga või käsipostiga saabunud dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemis üks kord, üldjuhul nende saabumise päeval, kuid mitte hiljem kui saabumisele järgneval tööpäeval. (4) Kirjad märkega ISIKLIK edastatakse vahetult omanikele. Kui selgub, et sellise märkega kiri on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument adresseeriti.

11 (5) Kui dokumendil on märge KIIRE, siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. (6) Valesti saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi viie tööpäeva jooksul. (7) Kui saabuva dokumentatsiooni seas on dokumente, mis ei ole adresseeritud vallavalitsusele või mille täitmine ei kuulu omavalitsuse pädevusse, teatatakse sellest dokumendi saatjale, tagastatakse saatjale või edastatakse kuuluvuse järgi pädevale organile, teatades sellest dokumendi esitajale. (8) Saatjat informeeritakse ka juhul, kui ümbrikus ei ole kõiki loetletud dokumente või dokumendil märgitud lisasid. Saatjale tagastatakse dokument ka juhul, kui see on kehtetu (allkirjastamata, tõestamata jne) või mõne defekti tõttu on selle täitmine võimatu. (9) Juhul kui postitemplit on vaja dokumendi saabumise kuupäeva tõestamiseks hoitakse ümbrikud alles ja lisatakse dokumendile. 24 Dokumentide läbivaatamine (1) Dokumendiregistris registreeritud dokumendid esitatakse läbivaatamiseks ja resolutsiooni saamiseks vallavanemale, tema äraolekul tema ametlikult kohuseid täitvale ametnikule või vallasekretärile. (2) Vallavolikogu esimehele esitatakse läbivaatamiseks dokumendid, mis on adresseeritud volikogule. Vallavanemale saadetakse nimetatud dokumendid teadmiseks (3) Otsus dokumendi täitmise kohta kajastub vallavanema resolutsioonis, mis kirjutatakse paberdokumendi tekstivabale pinnale või elektroonilise dokumendi korral edastab dokumendiregistri kaudu täitja(te)le, kirjutades dokumendihaldusprogrammis olevale resolutsiooni aknasse. (4) Resolutsioonis märgitakse: 1) täitja(d) 2) täitmisele kuuluv ülesanne 3) tähtaeg (vajadusel) 4) allkiri ja kuupäev ( paberdokumendil) (5) Peale paberdokumendi läbivaatamist tagastatakse dokumendid registreerijale resolutsiooni ja täitjale edastamise kuupäeva märkimiseks dokumendiregistrisse. (6) Mitme täitja korral on vastutavaks täitjaks isik, kes resolutsioonis on näidatud esimesel kohal (kui puudub erimärge teistele täitjatele). Originaal antakse vastutavale täitjale. Kaastäitjad kannavad võrdsel määral vastutust dokumendi õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest. (7) Käsipostiga saabunud ja ametnikule, töötajale isiklikult üleantud dokumendid, kuuluvad registreerimisele üldises korras, hiljemalt üleandmise päevale järgneval tööpäeval. Registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik, töötaja kellele dokument esitati. (8) E-postiga saabunud dokument registreeritakse üldistel alustel dokumendihaldussüsteemis ning edastatakse dokumendihaldussüsteemis vallavanemale resolutsiooni saamiseks. Vallavanem suunab dokumendihaldussüsteemis dokumendi edasi täitjatele koos resolutsiooniga.

12 (9) Kui postiga saabub hiljem ka originaaldokument, siis märgitakse saabumismärkele tema saabumise kuupäev ning dokument suunatakse antud asjaga tegelevale ametnikule ning dokumendiregistris tehakse täiendav sissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta. Originaaldokumendile antakse sama indeks, milline anti saabunud elektronkirjale. (10) Ilma vallavanema resolutsioonita edastatakse vallavalitsuse ametnikele täitmiseks järgmised dokumendid: 1) vallasekretär, registripidaja - majandustegevuse registri taotlused, elukohateated, pereregistriga seotud dokumendid 2) heakorraspetsialist- korraldatud jäätmeveost vabastamise taotlus, raieloa taotlus 3) sotsiaalspetsialist- toetuste avaldused 4) lastekaitsespetsialist alaealiste komisjoni materjalid, noorsoopolitsei teated 5) ehitus-ja majandusspetsialist ehitusloa ja kasutusloa taotlus 25 Puudustega dokumendi menetlemine (1) Kui dokumendi menetelemisel selgub, et dokument ei ole esitatud selgesti loetavas kirjas, pole märgitud dokumendi sisu ja saatmise põhjus või dokument on esitatud võõrkeeles, mis pole arusaadav, määrab täitja dokumendi saatjale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. (2) Dokumendiga, millega määratakse dokumendi saatjale tähtaeg dokumendis esinevate puuduste kõrvaldamiseks ( tõlke nõudmine, loetavas kirjas esitamine, saatmise põhjuse märkimine) allkirjastab dokumenti menetlev ametnik. (3) Kui tähtajaks puudusi ei kõrvaldata, on õigus jätta dokument menetlematta 26 Väljasaadetavad dokumendid (1) Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi koostamist, vormistamist, allakirjutamist, registreerimist ja väljasaatmist. (2) Paberkandjal dokumendid saadetakse välja vallavalitsuse kantseleist (3) Allakirjutatud dokument registreeritakse dokumendiregistris ja valmistatakse ette ärasaatmiseks. Enne väljasaatmist kontrollib registripidaja dokumendi vormistamise õigsust ja põhidokumendi tekstis näidatud lisade olemasolu. (4) Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad dokumendid saadetakse välja koos kaaskirjaga. (5) Välja ei saadeta ega registreerita dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente. Sel juhul tagastab registripidaja dokumendi koostajale selle nõuetekohaseks vormistamiseks. (6) Dokumendi menetluse lõppedes tehakse dokumendiregistris täitmismärge. (7) Paberdokumendid saadetakse välja kirjaümbrikus posti teel, aadressid vormistatakse arvutil vastavalt nõuetele või paberdokument skaneeritakse, lisatakse dokumendhaldussüsteemi registrikaardile ning saadetakse välja dokumendihaldussüsteemist e-postiga (8) Käsipostiga väljasaadetavad dokumendid kuuluvad üldises korras registreerimisele. Kui dokument toimetatakse adressaadini käsipostiga või elektronposti teel ametniku arvutist, vastutab

13 dokumendi koostaja, käsiposti vahendav ametnik selle dokumendiregistris registreerimise või registreerimata jätmise eest. (9) Elektrooniliselt saadetakse kirju dokumendihaldussüsteemist DVK kaudu või e-postiga. (10) Paberkandjal väljasaadetavad dokumendid, mis on esitatud vallavalitsuse kantseleisse kella 11-ks ning mis on sisult ja vormilt korrektsed, esitatakse vallavanemale allakirjutamiseks ja saadetakse üldjuhul välja samal päeval. Hilisemalt esitatud dokumendid saadetakse välja järgmisel päeval. 27 E-kirja väljasaatmine (1) E-kirja menetlemise käik on järgmine: 1) koostaja koostab kirja oma arvutis DOC failina 2) koostaja kooskõlastab vajadusel kirja asutusesiseselt 3) koostaja saadab kooskõlastatud kirja eelnõu registripidajale oma arvutist e-postiga 4) registripidaja vormistab kirja digitaalalausel plangile 5) registripidaja registreerib kirja dokumendihaldussüsteemis Webdesktop registrikaardil 6) registripidaja konventeerib kirja PDF vormingusse 7) registripidaja edastab kirja allkirjastajale oma arvutist e-postiga või asutusesisese üldise serveri kaudu 8) allkirjastaja allkirjastab kirja ja saadab allkirjastatud dokumendi registripidajale oma arvutist e-postiga või asutusesisese üldise serveri kaudu 9) registripidaja seob allkirjastatud faili (kirja) registreeritud registrikaardile dokumendihaldussüsteemis 10) registripidaja saadab registreeritud ja allkirjastatud dokumendi dokumendihaldussüsteemist DVK või e-postiga adressaadile 28 Sisedokumentide ringlus (1) Sisedokumentide ringlus, nende koostamise ja vormistamise etapil on kooskõlas väljasaadetavate dokumentide ringlusega, täitmise etapil aga saabuvate dokumentide ringlusega. 29 Asutusesisene dokumentide teatavakstegemine (1) Vallavanema käskkiri või käskkirjaga kinnitatud dokument tehakse teatavaks käskkirjas nimetatud isiku(te)le või kinnitatud korraga hõlmatud isikutele dokumendi ärakirja või väljavõtte väljastamisega, dokumendiregistri kaudu e-posti teel või käsipostiga (2) Kui dokumendiga (personalidokumendid) on tekitatud kohustusi või on dokument äraütleva iseloomuga väljastatakse dokumendi ärakiri posti teel tähtkirjana, väljastusteatega. (3) Käskkirjade, milliste andmisega kaasneb palga, puhkusetasu, preemia vm. tasu maksmine, edastatakse dokumendiregistris koheselt raamatupidamisele. (4) Üldist tähtsust omavad vallavolikogu ja valitsuse määrused avaldatakse vallamaja infotahvlil ning saadetakse asjasse puutuva hallatava asutuse juhile. Kehtestatud korrad saadetakse allasutustele dokumendiregistri kaudu või e-postiga. (5) Vallavolikogu otsused tehakse teatavaks vallasekretäri poolt vallavanemale või vastavalt ametnikule või hallatava asutuse juhile dokumendiregistri kaudu.

14 (6) Valitsuse korraldused tehakse teatavaks vastavale ametnikule, korralduse täitjale dokumendiregistris vallasekretäri poolt edastades. (7) Ametijuhendite teatavakstegemine täitmiseks toimub asutuse juhi ja ametniku või tööandja ja töövõtja poolt konkreetse ametijuhendi allkirjastamisel kahes eksemplaris üks kummalegi poolele, märkides allkirjastamise kuupäeva. 30 Dokumentide koostamine VI Dokumentide koostamine ja vormistamine (1) Dokument koostatakse eesti keeles ning peab vastama eesti kirjakeele normidele. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. (2) Dokument adresseeritakse võimalusel personaalselt, näidates ka põhiadressaat ja lisaaadressaadid. (3) Dokumentide vormistamisel arvutiga kasutatakse püstkirja šriftiga Times New Roman suurusega 12. (4) Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitatav kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, paksus või kaldkirjas. (5) Dokumentide vormistamisel tekstis kasutatakse arvutil üht reavahet (automaatne reavahe). Sama teksti eri lõike ei ole soovitatav kirjutada erineva reavahega. (6) Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada vasaku veerise järgi või kasutada taandrida. Kui lõiku alustatakse taandreaga, algab see vasakust veerisest 15 mm kaugusel. Dokumendi veeriste laiused on: 1) vasak 30 mm 2) ülemine 8 mm 3) parem 12 mm 4) alumine 9 mm (7) Õigusaktidel ja teistel mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest soovitavalt ülal lehe keskel, kasutamata seejuures kirjavahemärke ja lühendit lk, märkides jooksva lehekülje numbri. (8) Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. 31 Dokumendiplangid ja nende vorminõuded (1) Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile, valgele paberile või dokumendivormile. (2) Vallavalitsuse värvilisi üldplanke hoitakse registripidaja juures lukustatult sahtlis ning nende kasutamise õigus dokumendi vormistamisel on ainult vallasekretäril ja registripidajal.

15 (3) Digitaalsel teel loodud planke eelnevalt kasutuseks ette ei trükita, sellised plangid luuakse ja trükitakse välja koos koostatud dokumendiga. (4) Dokumendiplankide sihi- ja õiguspärase kasutamise täitmist ning plankide hoidmise turvalisust kontrollib ja korraldab vallasekretär. (5) Dokumendiplangile vormistatakse: 1) kirjad, teatised tõendid ja õiendid; 2) käskkirjad; 3) protokollid; 4) aktid; 5) volikirjad 6) õigusaktid ning dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. (6) Mitmelehelisel dokumendil kannab plangielemente ainult esimene lehekülg, teised leheküljed vormistatakse valgele paberile. (7) Paberalusel plangi formaat on A4 (210x297 mm). (8) Valgele paberile vormistatakse: 1) dokumendi töövariandid (projektid, eelnõud) 2) memod 3) lepingud 4) esildised 5) muud dokumendid (9) Dokumendiplangi valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Trükitud rekvisiidid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada. Alalise säilitustähtajaga dokument peab olema trükitud arhiivi poolt tunnustatud paberile. (10) Vallavalitsuses kasutatakse valla üldplanki ja kirjaplanki, millel on Toila valla vapi kujutis Toila valla vapi kujutis on trükitud sini-hõbeda-kollasena dokumendiplangi keskele organi nime peale. (11) Dokumendi paberalusel plangile vormistamisel tuleb säilitada vapi korrektne kujutis vapi kujutisel ei tohi väljaprintimise tõttu esineda värvi või kuju muutusi. (12) Komisjonid kasutavad neid moodustanud volikogu või valitsuse dokumendiüldplanke, lisades komisjoni nime, juhul kui see ei ole sätestatud teisiti. Seadusega ettenähtud komisjonidel võivad olla oma plangid. (13) Kirjaplangil dokumendiliigi nime asutuse nime alla ei märgita, vaid dokumendile pannakse pealkiri või märgitakse dokumendi liigi nimetus pealkirja kohale (eeskätt tõend, õiend, teatis, kaaskiri).kirjaplangil kontaktandmete väli eraldatakse lehekülje all servas. (14) Kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis. Suurema kirjaga võib esile tõsta ainult dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetust. Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles. (15) Vallavalitsuse dokumendihalduses on kasutusel järgmised plangid: 1) üldplank trükitud värvilise valla vapiga ja digitaalne plank asutusesiseseks kirjavahetuseks, aktide, protokollide vormistamiseks

16 2) kirjaplank trükitud värvilise valla vapiga ning allosas kontaktandmetega (valitsuse asukoht, registrikood, sidevahendite numbrid ja pangarekvisiidid) ja digitaalne plankkasutatakse ametikirja vormistamiseks 3) digitaalne must-valge vallavanema käskkirja plank käskkirjade andmiseks kantselei ametnike ning hallatavate asutuste juhtide personalialasel ja asutuse töö korraldamisel. 4) digitaalne must-valge vallavolikogu kirjaplank vallavolikogu kirjavahetuseks 5) digitaalne vallavolikogu esimehe käskkirja plank käskkirjade andmiseks volikogu esimehe poolt pädevuse piires 6) digitaalne must-valge Toila vallavalitsuse korralduse plank 7) digitaalne must-valge Toila vallavalitsuse määruse plank 8) digitaalne must-valge Toila vallavolikogu otsuse plank 9) digitaalne must-valge Toila vallavolikogu määruse plank (16) Dokumendivorm on osaliselt eeltäidetud tekstiga dokument. (17) Dokumendi vormid on kättesaadavad Toila valla võrgulehel valla juhtimine/dokumendid/blanketid (18) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse kehtivate standardite kohaselt. 32 Dokumendi kohustuslikud elemendid (1) Igal dokumendiliigil on kindel elementide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest elementidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisaelementidest. (2) Elementide paigutuse kord dokumendil peab olema püsiv. (3) Dokumendi kohustuslikud elemendid on: 1) autor, väljaandja nimi või nimetus Näide: TOILA VALLAVALITSUS 2) kuupäev 3) tekst 4) allkirjastaja allkiri või allkirjad. (4) Kuupäeva märkimiseks dokumendi elemendina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi. (5) Ühe dokumendi tekstis kasutatakse ühte kuupäeva kirjutusviisi. Aastaarvu järel punkti ei panda. Näide: või 15. august 2002 (6) Väljasaadetava kirja puhul kirjutatakse päev kuupäeva koosseisus käsitsi allakirjutamise päeval. Näide: (., kuu, aasta) (7) Digitaaldokument võib olla allkirjata, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud (8) Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisaelemente: 1) väljaandmise koht 2) dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks KIIRE, AK (asutusesiseseks kasutamiseks) 3) adressaat

17 4) viit (tähis) 5) dokumendiliigi nimetus (akt, protokoll, volikiri, õiend jt) 6) kinnitusmärge 7) pöördumine 8) märkus lisade kohta 9) lisaadressaadid (jaotuskava) 10) kooskõlastusmärge 11) viisa 12) pitser (ainult paberkandjal dokumentidel) 13) ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed 14) kontaktandmed. (9) Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või selle kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge (kiire või ametialaseks kasutamiseks) suurtähtedega nii dokumendile kui ümbrikule. 33 Dokumendi väljaandmise koht, kuupäev ja kellaaeg (1) Dokumendi väljaandmise koht on asustusüksuse nimi, märgitakse nimetavas käändes, kus dokument koostati. (2) Dokumendi väljaandmise koht märgitakse plangi vasakule servale. (3) Kirjaplangile vormistatud dokumendil väljaandmise kohta ei märgita. (4) Kuupäev ja kellaaeg märgitaks vastavalt standardile EVS 8 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas (5) Õigusaktides, finantsdokumentidel ja väliskirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalisnumbrilist märkimist. (6) Dokumendi kuupäevaks on: 1) protokolli puhul sõnalis-numbrilisena istungi või koosoleku toimumise kuupäev 2) lepingu allakirjutamisel sõnalis-numbrilisena või numbrilisena lepingu allkirjastamise kuupäev 3) väljasaadetava kirja puhul numbrilisena dokumendi allkirjastamise kuupäev 4) vallavolikogu ja valitsuse õigusaktidel sõnalis-numbrilisena vastavalt istungi toimumise päevale. (7) Kui dokumenti ei allkirjastata on selle kuupäev registreerimise kuupäev (8) Vallavalitsusse saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev. (9) Dokumendi kuupäev märgitakse dokumendi paremale servale (kirjaplangil viidaväljal). (10) Saabunud dokumendi saabumiskuupäev märgitakse dokumendi registreerimismärkel. (11) Vastuskirjale kuupäeva märkimisel märgitakse kuupäevade ette täpsustavad sõnad Teie ja Meie.

18 (12) Sõna Teie järgi märgitakse vallavalitsusse saabunud algatuskirja kuupäev ning saatja märgitud viit (kirja number). (13) Sõna Meie järgi märgitakse Toila vallavalitsuse koostatud vastuskirja kuupäev ja viit (kirja number), mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ning järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi. (14) Algatuskirjal elemente Teie ja Meie ei kasutata. (15) Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg. (16) Kellaaja märkimisel eraldatakse tunnid, minutid, sekundid üksteisest kooloniga Näiteks 15:15:15 (17) Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul võib dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks olla dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. (18) Dokumendi allkirjastamisel mitme ametniku poolt on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks ja kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev ja kellaaeg. 34 Dokumendi viit (1) Dokumendi viit on dokumendile registreerimisel antud tähistus, mis osutab dokumendi kohale dokumendihaldussüsteemis. (2) Üldplangile vormistatud dokumendi viit koosneb dokumendi registreerimisel sellele antavast järjekorranumbrist. (3) Kirjaplangile vormistatud dokumentide viit koosneb dokumendi sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ning dokumendi registreerimisel sellele antavast järjekorranumbrist. (4) Tähis dokumentide loetelu järgi ja dokumendiregistri järjekorra number eraldatakse üksteisest kaldkriipsuga. Näide 1-3.1/ on tähis dokumentide loetelu järgi, millest 1 tähistab funktsiooni numbrit, 3 sarja numbrit ja 1 allsarja numbrit; 11 on registreerimise järjekorra number dokumendiregistri järgi. (5) Viit märgitakse dokumendil kuupäeva järgi ja selle ette märgitakse lühend nr. 35 Dokumendi adresseerimine (1) Dokument adresseeritakse asutusele, asutuse struktuurüksusele, ameti- või eraisikule, üheliigiliste asutuste grupile, juriidilisele- või füüsilisele isikule. (2) Ametinimetust aadressi elemendis ei märgita (märgitakse pöördumises nt. Lugupeetud maavanem) (3) Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. (4) Elemendi koostisosad märgitakse järgmiselt:

19 isiku nimi (ilma ametinimetuseta), asutus, asutuse struktuurüksus, tänav, maja- ja korterinumber, asula või linn, sihtnumber ja sidejaoskond. Viimane sihtkoht märgitakse suurtähtedega. Näide: Toila vallavalitsus Hr Mait Mets Pikk 13 a Toila vallavalitsus Toila alevik Pikk 13 a TOILA Toila alevik TOILA Toila vallavalitsus Pr Aino Mets Sotsiaalosakond Metsa 4-6 Pikk 13 a Voka alevik Toila alevik VOKA TOILA (5) Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. (6) Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. (7) Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles. (8) Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt: 1) riigikogule, presidendile ja vabariigi valitsusele (või peaministrile) adresseeritud kirjadel märgitakse adressaadid esitatud järjekorras. Üldjuhul ei saadeta samasisulist kirja Vabariigi Valitsusele või peaministrile ja ühele ministeeriumile 2) saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla 3) kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu Sama, Teadmiseks või Koopia(d). 4) Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. 5) Näide: Aadressväljal Kohtla vallavalitsus Järve küla KOHTLA-JÄRVE 6) Lisaadressaatide väljal Koopia Ida-Viru maavalitsus 7) adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud kirjast. (9) Kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava kirja. (10) Üheliigiliste asutuste või isikute grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi (näiteks: volikogu liikmed, koolid). Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, kantseleisse jääb originaal.

20 (11) Ametikiri vormistatakse asutuse kirjaplangile. Asutusse jääv ärakiri vormistatakse valgele paberile või valmistatakse koopiamasinal enne kirja viseerimist ja allakirjutamiseks esitamist. (12) Kui on vaja reguleerida dokumendi kasutamise korda, tehakse sellekohane märge Isiklik, Ametialaseks kasutamiseks enne rekvisiiti adressaat, kasutades suurtähti. Näide: ISIKLIK Hr Peep Kala AS Kala Aia 2 Toila alevik TOILA (13) Paljude adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse ärakirja adressaadiväljale märkus Vastavalt nimekirjale, väljasaadetavale kirjale märgitakse iga adressaat eraldi. (14) Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja number. Algatus- ja vastuskirja kuupäev(ad) ja number (numbrid) eristatakse sõnade Teie või Meie abil. Näide: Teie nr 1.2-3/ Pealkiri (1) Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. (2) Peakirjata võivad olla lühikesed kuni kümnerealised kirjad. (3) Pealkiri peab olema lühike ja avama üldistatult dokumendi sisu. (4) Pealkiri märgitakse nimetavas käändes. Pealkirja lõppu punkti ei panda. Näide: Materjalide tellimine 37 Pöördumine (1) Pöördumises kasutatakse isiku ametinimetust, viisakustiitlit (härra, proua) auastmeid või isiku perekonnanime, kusjuures eesnime ei kasutata, pöördumise lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Lühendeid ei kasutata. Näide: Lugupeetav haridusminister Lugupeetud professor Kask Austatud härra Kask 38 Dokumendi tekst (1) Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. (2) Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. (3) Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. (4) Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktidega. (5) Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel.

21 (6) Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. (7) Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse (näide 2). Näide 1 Näide 2 1. Peatükk (osa) I Osa 1.1 Jagu (alaosa) 1. Punkt Punkt 1) Alapunkt ) Alapunkt 3). 39 Lõppsõna (1) Lõppsõna ehk lugupidamisavalduse lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Näide: Lugupidamisega Austusega Edu soovides 40 Lisad (1) Ametikirja tekstis nimetatud lisade puhul märgitakse lisade reale nende lehekülgede ja eksemplaride arv lahtikirjutatult. Näide: Lisa: kolmel lehel kaks eksemplari (2) Kui tekstis lisasid ei ole märgitud, siis märgitakse ka nende nimetused lisade reale. Näide: Lisa: Standardi Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded projekt kümnel lehel kaks eksemplari (3) Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Sellisel juhul tehakse lisa ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Näide: KINNITATUD vallavanema 20. aprilli 2013.a käskkirjaga nr 100 Lisa 1 (kui kinnitati mitu dokumenti selle aktiga) (4) Kui kirjale lisataval dokumendil on veel lisa, siis vormistatakse märge lisa olemasolu kohta järgnevalt: Näide: Lisa Riigiarhiivi arhiiviteatis nt 1.17/100 2 lehel 1 eks ja lisad selle juurde viiel lehel kaks eks (5) Kui lisatud dokument on ühes eksemplaris siis eksemplaride arvu ei märgita 41 Kirja koostaja (1) Väljasaadetavatel dokumentidel märgitakse reeglina koostaja nimi ja telefon, e-posti aadress kusjuures nimi peab olema täisnimi (ees- ja perekonnanimi).

22 (2) Sõna Koostaja ei trükita. Nimi ja telefoninumber märgitakse ühele reale, kusjuures numbrid grupeeritakse tagantpoolt ettepoole numbripaarideks või kolmekaupa. Näide: Katrin Kask või toilavv@toila.ee 3) Kui kirja koostaja on ka kirjale allakirjutaja, siis märgitakse nime alla ainult koostaja telefoninumber. Näide: (allkiri) Rein Mets Ehitus- ja majandusnõunik , toilavv@toila.ee 42 Allkiri VII Dokumentide allkirjastamine (1) Digitaaldokumendid konverteeritakse (salvestatakse) enne allkirjastamist PDF vormingusse. (2) Alalise säilitustähtajaga ja arhiiviväärtusega dokumendid vormistatakse ja allkirjastatakse paberil (3) Element Allkiri koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, ees- ja perekonnanimest ning ametinimetusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 kuni 4 rida. Näide: (allkiri) Mati Murakas Vallavanem (4) Digitaalselt allkirjastatud dokumendil tehakse märge allkirjastaja nime kohale (allkirjastatud digitaalselt). Näide: (allkirjastatud digitaalselt) Mati Murakas Vallavanem Digitaalselt allkirjastatud dokumendi väljatrüki puhul (allkirja kinnitusleht) on tegemist ärakirjaga, mis tuleb ametlikult kinnitada ametniku poolt. (5) Komisjoni või nõukogu nimel allakirjutaja märgib lisaks oma ametinimetusele ametinimetuse vastavas komisjonis. Näide Vallasekretär Valla valimiskomisjoni esimees 43 Dokumentide allkirjastamine ja ametliku kinnitusega tõestamine (1) Dokument esitatakse allakirjutamiseks koos dokumendiga, mille alusel ta koostati. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. (2) Dokumendile kirjutab alla selleks pädev ametiisik.

23 (3) Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena, võimalusel allkirjastatakse digitaaldokument ja paberdokument ühel ajal. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. Enne allkirjastamist konverteeritakse dokument PDF vormingusse. (4) Paberdokumendile kirjutatakse allkiri sinise tindi- või pastapliiatsiga. (5) Vallavolikogu ja valitsuse protokollid õigusaktid allkirjastatakse ühes eksemplaris seaduses sätestatud isikute poolt. (6) Vallavanema käskkirjad allkirjastatakse vallavanema või ametlikult tema kohuseid täitva isiku poolt ühes eksemplaris. (7) Lepingud ja aktid allkirjastatakse vajalikul hulgal eksemplarides, lähtuvalt osapoolte arvust, milline jaotus näidatakse ära ka dokumendis. (8) Väljasaadetud kirja allkirjastab täitmiseks kohustatud ametiisik. (9) Kui õigusaktid ei reguleeri teisiti, kirjutab vallavalitsuse nimel alla vallavanem, volikogu nimel volikogu esimees, tõenditele, teatistele, õienditele ja kutsetele vastava valdkonna eest vastutav ametnik. (10) Omavalitsuse ühendustesse, maavalitsusse ja teistesse riigiasutustele saadetud kirjadele kirjutab alla üldjuhul vallavanem, kui resolutsioonist või teistest õigusaktidest ei tulene teisiti. (11) Raha ja materiaalsete väärtuste käsutamisega seotud dokumendid (sealhulgas garantiikirjad, laenutaotlused jms.) kirjutavad alla vallavanem ja pearaamatupidaja. (12) Kui dokumendi projektis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb keegi teine selleks volitatud isik, tuleb dokument ümber vormistada. (13) Väljastatud tõendid, õiendid, garantii- ja volikirjad allkirjastab: 1) maakorraldusliku ja õigusvastaselt võõrandatud vara sisulised dokumendid - maakorraldaja 2) rahvastiku- ja pereregistri ja kodaniku andmeid sisaldavad dokumendid vallasekretär või registripidaja 3) eestkosteasutuse kohustuste täitmise dokumendid - vallavanem 4) valda kohtus esindamise dokumendid vallavanem või vallasekretär 5) sotsiaalhoolekandealased dokumendid sotsiaalspetsialist 6) tasu garanteerimise dokumendid vallavanem ja pearaamatupidaja 7) ehitusalased dokumendid ehitus- ja majandusnõunik 8) raamatupidamise ja finantstoimingutega seotud dokumendid pearaamatupidaja. 9) heakorraalased dokumendid, kirjad, raieload heakorraspetsialist 10) lastekaitse- ja noorsootööalased dokumendid - lastekaitsespetsialist (14) Kui dokumendile kirjutab alla mitu ametiisikut võib paigutada nende allkirjad kõrvuti või astmeliselt kahe rea võrra madalamale. Näide:.. (allkiri)... (allkiri) Mati Murakas. Vallavanem Mari Maasikas Finantsnõunik