OpenStax-CNX module: m Lõpueksam * Kadi Ennok. Translated By: Kadi Ennok

Transcription

1 OpenStax-CNX module: m Lõpueksam * Kadi Ennok Translated By: Kadi Ennok This work is produced by OpenStax-CNX and licensed under the Creative Commons Attribution License LÕPUEKSAM 1. Infotöö Infoallikate olemus ja jagunemine Infoallikas on informatsiooni säilitamise koht, objekt. Jagunemine: inimesed, teavikud, esemed. Infovajaduse olemus ja analüüs Infovajadus on teadvustatud lünk indiviidi teadmistes, oskustes või kogemustes. Infovajaduse analüüsil tuleb lähtuda konkreetsest probleemist mõeldes ka järgnevale: mis põhjusel, mis eesmärgi saavutamiseks infot vajatakse? millist infot vajatakse (mis valdkonnas, mis küsimuse kohta)? kui mahukas on ülesanne, mille täitmiseks infot vajatakse? kui oluline (hädavajalik) on puuduv info selle ülesande täitmiseks? kui palju aega on võimalik kulutada teabe hankimisele? kes võiks info hankimisel aidata? Infootsingu olemus ja tüübid. Otsingu strateegiad, taktika ja tehnikad Infootsing üldises tähenduses on informatsiooni hankimine mistahes viisil mingi probleemi lahendamiseks, otsuse vastuvõtmiseks või muul eesmärgil kõigist kättesaadavatest infoallikatest ja -kanalitest. Infootsing (information retrieval) on meetodite ja tehniliste võtete kogum, mis võimaldab infomassiivist kiiresti leida vajalikku informatsiooni. Iga infootsingut käivitavaks faktoriks on infovajadus 1. Otsitava info 2 iseloomust või laadist tulenevalt võib eristada teaviku 3 - ehk dokumendi 4, fakti 5 - ja teemainfovajadust. Nendest tuletatakse peamised infootsingu tüübid: * Version 1.1: Mar 2, :59 pm

2 OpenStax-CNX module: m Teaviku- ehk dokumendiotsing - otsitakse andmeid konkreetse teaviku või dokumendi kohta, dokumenti ennast või tema koopiat. Igas kirjes 6 on tavaliselt otsitava pealkiri, kirjeldus või märksõna. 2. Faktiotsing - otsingu objektiks on konkreetsed andmed, faktid mis on pärit dokumendist (seadmete tehnilised näitajad, materjalid, jne), mingi nähtuse, sündmuse kohta jms faktiline informatsioon. 3. Teemaotsing - otsitakse mingil teemal avaldatud materjale. Sünonüümide kasutamine aitab teemat käsitlevaid materjale paremini leida. Otsingustrateegia terviklikku lähenemisviisi infootsingu sooritamiseks nimetatakse otsingustrateegiaks. Kõige enam levinud otsingustrateegiateks on: lehitsemine liht- ehk kiirotsing liit- ehk kompleksotsing Kindlaksmääratud samme, mida kasutatakse infootsingu strateegia rakendamiseks, nimetatakse infootsingu taktikaks. Otsingutehnikad tuntumad otsingutehnikad: Boole'i otsing lähedaste sõnade otsing pesastamine fraasiotsing metamärgiga otsing otsing päringuoperaatorite abil Infopäring ja päringuintervjuu Infopäring on sõnaliselt väljendatud infovajadus. Päringu sõnastamine infootsingul kujutab endast valitud päringusõnade oskuslikku kombineerimist.päringuintervjuu on infoteenindaja poolt juhitav vestlus infovajajaga, mille käigus täpsustatakse infovajadus, et sellele järgneva otsingu käigus leitav informatsioon oleks relevantne. Interneti olemus, teenused ja otsivahendid Internet on ülemaailmne arvutivõrk, mille abil arvutid ja teised sarnased seadmed andmeid vahetavad. Võrkude võrk.tuntuimad ning kasutatavaimad on järgmised Interneti teenused: elektronpost ( ) võimaldab saata elektronkujul kirju peaaegu hetkeliselt ükskõik millisesse maailma paika; WWW (World-Wide Web) võimaldab tõmmata võrgust dokumente, mis sisaldavad lisaks tekstile veel pilte, video- ja audiomaterjale, on tänapäeval e-posti kõrval kasutatavaim teenus; Usenet (newsgroups, uudisegrupid) võimaldab lugeda uudiseid ning ka ise postitada sinna artikleid paljudel erinevatel teemadel; FTP (File Transfer Protocol) võimaldab edastada faile ühest arvutist teise; telnet võimaldab siseneda üle võrgu teise arvutisse ning töötada seal; gopher võimaldab saada menüüsüsteemide kaudu võrgust mitmesuguseid tekstimaterjale; archie otsib teatud märksõna järgi dokumente üle kõikide maailma tuntuimate FTP-arhiivide Internet võimaldab samuti reaalajas pakutavaid teenuseid, nagu näiteks veebiraadiod ja online-videod. Interneti otsivahendid on otsisüsteemid ehk otsimootorid ( üldised ja metaotsisüsteemid), teemakataloogid, portaalid ehk veebiväravad. Infosüsteemi, infootsisüsteemi ja andmebaasisüsteemi olemus Infosüsteem koosneb teabe kogumise ja säilitamise, töötlemise ning väljastamise vahenditest. Infosüsteemi põhiosad: 6

3 OpenStax-CNX module: m andmekogu (register, andmebaas); töötluseeskirjad (programmid); riistvara ehk tehnilised vahendid. Infootsisüsteem nimetatakse seostatud koostöötavate üksikosade kogumit, mille peaeesmärgiks on süsteemile esitatud infopäringute vastusena antud infomassiivist otsida ja väljastada soovitud elemente. Infootsis üsteem on meetodite, tegevuste, protsesside ja tehniliste vahendite kogum, mida kasutatakse infotarbija poolt esitatud infopäringu rahuldamiseks. Andmebaasisüsteem (andmebaasihaldur) on riistvaral ja tarkvaral põhinev süsteem andmebaaside deneerimiseks, loomiseks, manipuleerimiseks, juhtimiseks, haldamiseks ja kasutamiseks. MÄRKUS. Andmebaasi kasutamise tarkvara võib olla andmebaasihalduse süsteemi osa, kuid võib olla ka iseseisev andmebaasihalduse süsteem. Dialoogsüsteemi olemus Dialoogsüsteem ehk dialoogisüsteem (lühend DS) on programm 7, mis suhtleb inimesega loomulikus keeles 8. Arvutiprogramm, mis suudab inimesega teatud teemadel suhelda, kusjuures suhtlus toimub loomulikus keeles ning küne või teksti vahendusel. Inimese ja kasutatava arvuti vaheline vestlus. Kasutajasõbralik veebilehekülg, infoteenus Kaks kõige olulisemat reeglit, mida võiks veebilehe kujundamisel meeles pidada: veebileht tuleb luua kasutajatele, need inimesed ei mõtle tingimata samamoodi nagu disainer või arendaja. Veebileht peab olema lihtsalt navigeeritav ja atraktiivne. Seal info leidmine peab olema kerge ja kiire. Pealkirjad arusaadavad. Teenindusühiskonna olemus Teeninduse väärtustamine ühiskonnas tähendab tegelikult inimese väärtustamist, see on hüve, mille pakkumist ja kasutamist tuleb õppida.teenindusühiskonna mõiste kasutamine juhib tähelepanu sellele, et ühiskonnaelu ja edukust määrab mitte niivõrd tehnoloogia, kuivõrd suhted inimeste vahel, hoolivus ja valmisolek teiste inimeste teenindamiseks. Tähtsad on nii tehnoloogia kui inimsuhted. Üle tuleks saada tehnoloogia- ja kliendikesksuse vastandamisest. Teeninduse ja teenuse olemus Teenindus on teenuste pakkumine, kus kliendi rahulolu tagatakse teenindajapoolse positiivse suhtumise, viisakuse ja teenindusvalmiduse kaudu.teenus on immateriaalne kaup, mille abil rahuldatakse inimeste vajadusi. Teeninduskultuur ja klienditeenindus Teeninduskultuur on osa olmekultuurist, mille järgi tehakse otsus kogu riigi või rahva kultuuritaseme üle (pole ühe rma eraasi). Teeninduskultuur = teenuse/ toote kvaliteet + teenuse/ toote kvantiteet + isiksust arvestavad hoiakud. Klienditeenindus on kliendi vajaduste (probleemi) tuvastamine ja rahuldamine (lahendamine) klienditeenindaja poolt. Infoteenuste vormid. Infoteeninduse protsess Infoteenindus on Eesti Raamatukogusõnastiku (2011) põhjal deneeritud kui ühekordsele või pikemaajalisele infovajadusele vastav informatsiooni pakkumine ja inforessursside kättesaadavaks tegemine. Infoteenindus on tegevus, mille abil tehakse raamatukogus paiknevad infoallikad kasutajale ligipääsetavaks (Encyclopedia of library and information sciences, 2010, lk 4485, vol VI). 1. Infoallikate hindamine

4 OpenStax-CNX module: m Infoallikate hindamise kriteeriumite tundmine ja kasutamine Infoallikate peamised hindamiskriteeriumid on: Ajakohasus sõltub sellest, millise ajaperioodi kohta informatsiooni vajatakse. Ajakohasuse üle otsustamiseks vaata: infoallika ilmumisaega; ilmumisaastaid viidetes ja/või kasutatud kirjanduse loetelus; veebilehe uuendamiskuupäeva. Usaldatavus esmalt tuleb kindlaks teha autor ja/või kirjastaja ja tema taust. Kas tegemist on isiku, asutuse või organisatsiooni väljaandega/veebilehega? Kas sisu on kontrollitud (eelretsenseeritud), millise suunitlusega on kirjastus (näiteks kas on tegu õppematerjalide või teaduskirjanduse väljaandjaga)? Ulatus ulatust kirjeldavad märksõnad, geograaline piirkond, ajaperiood. Selleks vaata: pealkirja, eessõna (raamatus), sisukokkuvõtet (artiklis), sisukorda, registrit (raamatus). S ügavust kirjeldab allika tüüp teatmekirjandus sisaldab lühiinformatsiooni, raamatud aga võivad käsitleda põhjalikult teema eri aspekte. Täpsus kes on kirjastaja (kommetskirjastaja, ülikoolide kirjastus); kas infoallikas olevad faktid on kontrollitavad; kas õigekiri on korrektne; kas infoallikas sisaldab teadusinformatsiooni. Objektiivsus keerukaim hindamiskriteerium kuna kõik allikad võivad mingil määral subjektiivsed olla. Tuleb jälgida keelekasutust, kas see on erapooletu või emotsioonidest juhitud. Oluline on ka jälgida kas tekst on toimetatud või eelretsenseeritud. Infoallikate täiendavad hindamiskriteeriumid on: laad; kujundus. Eksami sooritaja peab olema kursis põhiliste informatsiooni ja infoallikate kvaliteedi hindamise kriteeriumidega, oskama neid välja tuua ning täpsemalt iseloomustada. Eksamil tuleb neid kriteeriume kasutades hinnata eri tüüpi infoallikate (raamatud, artiklid, erinevad veebipõhised infoallikad) kvaliteeti ja kasutatavust 1. Asjaajamise korraldamine Asjaajamise mõisted ja õigusliku raamistiku kujunemine asutuses Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Töövoog Dokumendiringlus Menetlus Kooskõlastamine RegisterSEADUSED : arhiiviseadus, avaliku teabe seadus, digitaalallkirja seadus, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadusvalitsuse MÄÄRUSED: arhiivieeskiri, asjaajamisekorra ühtsed alused Asjaajamise korraldamise etapid ja regulatsioonid asutuses Asutuse juht kehtestab: 1. asjaajamise korra ja asjaajamise perioodid asutuse asjaajamise perioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta vm periood lähtuvalt asutusele pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood. 2. Dokumendiringluse korra või skeemid nendega määratakse kindlaks dokumentide liikumine asutuses alates nende loomisest või saamisest kuni väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni arhiivi. 3. Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise. 4. Registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise korra ja dokumentide tähistuse ehk indeksite süsteemi dokumente registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud dokumentide liikide kaupa omaette numeratsiooniga. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. tähisena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. Saabunud või väljasaadetavatele dokumentidele antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorra numbrist dokumentide registri järgi. Algatus ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires

5 OpenStax-CNX module: m üldjuhul ühe järjekorra numbri all. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama registreerimisnumbrit lisades sellele dokumenti individualiseeriva numbri. 5. Dokumentide või toimikute kohta dokumentide registrisse kantavate andmete loetelu. 6. Dokumentide läbivaatamiseks edastamise või saatmise korra. 7. Kooskõlastamise korra. 8. Asutusesiseste dokumentide teatavakstegemise korra. 9. Allkirjastamise ja ametliku kinnitamisega tõestamise korra (VV määrus nr veebruar 2001 Ÿ4). 10. Avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korra. 11. Dokumentide täitmise ja tähtaegse lahendamise korra. 12. Dokumentide hoidmise ja hävitamise korra. 13. Ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise korra Normaktiivaktide hulka kuuluvad: seadused, vabariigi valitsuse (VV) määrused, ministri(te) määrused ja käskkirjad, kohaliku omavalitsuse (KOV) määrused, Eesti ja rahvusvahelised standardid, soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised jt hea tava dokumendid. Tähtsaim neist on arhiiviseadus, mis sätestab asutuse dokumentide haldamise ja arhiivitöö nõuded, avalike arhiivide ning nende järelvalve alla kuuluvate asutuste omavahelised suhted, arhivaalide üleandmise, riigiarhiivide korraldamine. Avaliku teabe seadus reguleerib dokumentidele juurdepääsu ning tavakodanikule läbipaistvuse suurendamist. Reguleerib dokumendiregistrile juurdepääsu. Igasugune avaliku ülesande täitmisel saadud või loodud teave on avalik ning sellele võib juurdepääsu piirata vaid seadusega sätestatud korras. Isikuandmekaitseseadusest (IKS) tuleneb dokumentidele juurdepääsu korraldamise üks osa. IKS sätestab isikuandmete kogumise ja töötlemise tingimused ja on mõeldud privaatsuse ja eraelu kaitseks. IKS-i eesmärk on, et inimeste kohta käivatele andmetele on juurdepääs ainult selleks õigust omavatel isikutel ja nende töötajatel sellisel määral, mis on vajalik asutuse ülesannete täitmiseks. Raamatupidamisseadus ja töölepinguseadus reguleerivad teatud dokumendiliikide loomist ja alalhoidmist. Haldusmenetluse seadus kehtestab nõuded haldusmenetluse läbiviimisele, määrab ka ära, mis andmeid haldusdokumendis esitada tuleb, haldusmenetlusega seotud dokumentide säilitustähtaegade kehtestamine. Digitaalallkirja seadus sätestab digitaalallkirja kasutamise tingimused ning sertitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse üle järelvalve teostamise korra. Vabariigi valitsuse määrus Asjaajamiskorra ühtsed alused reguleerib asjaajamist eelkõige riigiasutustes. See on seaduse rakendamise juhend. Reguleerib ka digitaalallkirja kasutamist ja mõningaid dokumentide haldamise küsimusi. Asjaajamise õigusliku raamistiku kujunemine asutuses: asutuse asjaajamiskord, dokumentide loetelu, asutuse põhikiri/põhimäärus. Asutustevahelise ja asutusesisese dokumendiringluse korraldamine Asjaajamise organiseerimise vormid Asjaajamise korralduse organiseerimise vorm sõltub asutuse suurusest, struktuurist, lokatsioonist, dokumendiringluse mahust, juhi juhtimispõhimõtete valikust, asutuse tehnilistest võimalustest jms. 1. Tsentraliseeritu asjaajamine kõik asjaajamise toimingud (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, lahendamine, lahendamise kontroll, väljasaatmine, dokumentide toimikusse paigutamine jms) toimuvad ühes kohas struktuuriüksuses või kantseleis. 2. Detsentraliseeritud asjaajamine kõik asjaajamistoimingud toimuvad struktuuriüksustes 3. Diferentseeritud asjaajamine osa asjaajamise operatsioone (tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, registreerimine) toimub tsentraliseeritult. Ülejäänud operatsioonid (nt dokumentide koostamine, toimikute pidamine, täitmise tähtaegade kontrollimine) sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksuses. Asutusesisene asjaajamine

6 OpenStax-CNX module: m Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või kirjas sätestatud isik. Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse järgmised asjaajamistoiminguid korraldavad struktuuriüksused või ameti või töökoht: 1. asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine 2. dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine 3. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine 4. arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine 5. dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine Tähtsaimad sisemised normdokumendid: 1. Asjaajamise kord 2. Dokumendihalduse kord 3. Dokumentide loetelu 4. Töötaja ametijuhend 5. Struktuuriksuste põhimäärus jne, pea kõigile tegevustele on olemas kord. Asjaajamise kord ja dokumentide loetelu peavad riigiasutustes olemas olema. Dokumendiringluse protseduuride väljatöötamine ja kehtestamine Dokumendiringlus tähendab dokumentide liikumine ettevõttes või asutuses nende saamise või koostamise momendist kuni nende täitmise või väljasaatmiseni. Dokumendiringlus peab olema operatiivne ja sihipärane. Dokumendiringluse sihipäraseks korraldamiseks tuleb selleks koostada põhiliste dokumendiliikide ringlemise protseduur. Eristada tuleb saabuvate, väljasaadetavate ja sisedokumentide ringlust. Dokumendi loomise ja jõustamise protseduuride väljatöötamine ja nende täitmise jälgimine Kui asutuses jäädvustatakse informatsioon taasesitatavas vormis, on sellega loodud dokument ja seda tuleb hakata haldama ka dokumendi ülejäänud elukäigu etappidel. Paberasjaajamise puhul on teabe jäädvustamine alati kasutaja poolt algatatud ja läbi viidud toiming ning tulemuseks on selgepiiriline f üüsiline objekt. Digitaaldokumentide loomiseks kasutatakse mitut tarkvararakendust ning mõnel juhul võib dokumendi loojaks olla arvutiprogramm, mis etteantud käskude alusel salvestab nt. mingi informatsiooni infos üsteemist eraldi failina. Integreeritud infosüsteemides peab info jäädvustamine dokumendina ning dokumendi edasise haldamise kontroll olema kseeritud funktsionaalsusnõuetega juba süsteemi väljatöötamise käigus. Dokumendisüsteemid ei ole seni laialt kasutusel dokumentide loomiseks, vaid pakuvad liideseid ja mooduleid, et integreerida asutuses dokumentide loomiseks kasutatud tarkvara. Selle asemel, et s üsteemi sisse ehitada kogu funktsionaalsus, mida pakuvad spetsialiseeritud infosüsteemid ja rakendustarkvara, võimaldavad dokumendisüsteemid hõlmata dokumente paljudest erinevatest dokumendiloome rakendustest. Need dokumendisüsteemid, mis võimaldavad digitaalseid dokumentide koostada ja luua, peaksid kindlasti suutma kontrollida vähemalt: dokumentide vormi, dokumentide failivorminguid ja dokumentide metaandmeid. Ka väljastpoolt asutusele saadetud dokumentide saamine on osa asutuse dokumendivoost ja allub samadele reeglitele, kui asutuses loodud dokumentide haldamine. Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine Asjaajamine antakse üle ühelt ametnikult teisele töösuhte lõpetamisel, peatumisel (nt puhkusele minekul). Asutuse asjaajamine antakse üle juhi vahetusel või asutuse likvideerimisel. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktis peab olema lahendamisel olevate dokumentide loetelu, toimikute loetelu dokumentide loetelu järgi (toimikute nimekiri dokumentide loetelu järgi), üleandja ja vastuvõtja allkiri, üleandmise juures viibinud isiku allkiri. Kui vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, koostab ta eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja märge eriarvamuse kohta lisatakse akti teksti allkirjadest allapoole. Akt vormistatakse kahes eksemplaris. Asjaajamise üleandmise aktis peab sisalduma

7 OpenStax-CNX module: m ettevõtte, asutuse, struktuuriüksuse juhtimise üleandmine, koosseisu nimestik, töötajate arv, pitsatite arv, pitsatite liigid, pitsatite asukoht, pitsatite hoidmise eest vastutava isiku andmed. Kui juht lahkub, peab akt sisaldama juhi poolt viimasena allakirjutatud korraldava dokumendi ja ametikirja dokumendiregistri numbrit, eelarveseisu, põhi ja väikevahendite nimekirja, kogu dokumentide registrit. Asjaajamiskorra või dokumendihalduse juhise koostamine ja selle juurutamine asutuses Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused kehtestavad asjaajamiskorra asutuse juhi käskkirjaga. Dokumendihalduse personal peab dokumendisüsteemi tavakasutajale pakkuma piisavat tuge tekkivate küsimuste ja probleemide lahendamisel. Selleks on otstarbekas ette näha ajavaru, mille jooksul kasutajat nõustatakse ja koolitatakse dokumendi- ja arhiivihalduslikes küsimustes, kasutades intranetti, sisekoolitust, individuaalset nõustamist jms. Asjaajamisprotseduuride järgimise olulisus organisatsiooni dokumentide autentsuse ja usalduslikkuse tagamisel. Asjaajamiskorra või dokumendihalduse juhise perioodiline ajakohastamine Dokumentide haldamine toimib pidevate muutuste olukorras. Seepärast eeldab asjaajamiskorra ajakohasena hoidmine selle regulaarset läbivaatamist ja muutuvate nõudmiste, ressursside ning asutuse dokumendihalduse arendamise prioriteetidega vastavusse viimist. Dokumendi hoidmise viisid, võimalused ja probleemid Dokumendi kasutamise ja liikumise järelevalve Dokumentide kasutamise ja liikumise jälgimist rakendatakse nii arhiivimoodustaja asjaajamise kui ka dokumentide kasutamise jälgimiseks. Asjaajamistoimingute jälgimine tähendab dokumendis sisalduvate otsuste täitmise meetmete ja vastutavate isikute registreerimist ning täitmise tähtaegade kontrolli. Dokumentide kasutamise jälgimisega tagatakse, et igal hetkel oleks teada dokumendi ning toimiku asukoht. Selleks jälgitakse nii üksikdokumentide edastamist ühelt töötajalt teisele kui ka registreeritakse toimikute laenutamist ja kasutamist. Dokumentide liikumise ja kasutamise jälgimine ja selle dokumenteerimine võimaldab jälgida dokumendiga tehtud toiminguid ennetada dokumentide ilma vastava volituseta muutmist ja nende kaotsiminekut auditeerida dokumendisüsteemi kasutamist ja turvalisust vältida vastavate õigusteta isikute juurdepääsu dokumentidele Dokumentide kasutamise ja liikumise registreerimine on eriti tähtis asjaajamise tõestatavuse ning dokumentide terviklikkuse ja autentsuse tagamiseks. Seepärast peaks arhiivimoodustaja välja t öötama ja juurutama selleks piisavad meetmed. Praktikas võib dokumentide kasutamise ja liikumise jälgimine tähendada arhiivist laenutamise kohta raamatu sisseseadmist või ametnike vahetuse korral üleantavate toimikute loetlemist. Juhul kui dokumentide kasutamise kontrollimine on eriti tähtis, võib kaaluda ka aktiivsete toimikute tsentraliseeritud hoidmise sisseseadmist. Asutusesisne asjaajamisalane koolitamisvajadus ja selle põhimõtted 1. Dokumenteerimine

8 OpenStax-CNX module: m Dokumenteerimise põhimõtted ja põhimõisted Informatsioon tähenduslikku vormi ehk konteksti asetatud andmed, millel on reaalne või oletatav väärtus vastuvõtja jaoks. Informatsioon on eelkõige mingil kandjal kseeritud kirjeldusi, arutlusi, käsitlusi, ideid, teooriad jms sisaldavad tekstid, pildid jms, aga ka suuliselt edastatavad ja vastuvõetavad sõnumid. Teave informatsiooni sünonüüm Teabevaldaja on: riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus; avalik-õiguslik juriidiline isik; eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik (eraõiguslikule juriidilisele isikule ja füüsilisele isikule laienevad teabevaldaja kohustused, kui isik täidab seaduse, haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid, sealhulgas osutab haridus-, tervishoiu-, sotsiaal- või muid avalikke teenuseid, teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist. Dokumendi liik on ühesuguse otstarbe ja vormistuselementidega dokumentide rühm (nt käskkirjad, protokollid, kirjad). Toimik asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus Kaust Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud toimingute käigus (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) tekivad dokumendid. (RA juhised. Dokumendi- ja arhiivihaldus) Fail Funktsioon arhiivimoodustajale õigusaktiga pandud ülesanne (avaliku sektori arhiivimoodustaja puhul) või tegevused, mille kaudu arhiivimoodustaja töö on korraldatud. Funktsioon ühendab üht või mitut tegevust. Sari liigitus, korrastus ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente Plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Mall ehk vorm on dokument, mis sisaldab täidetavaid lahtreid ehk vormivälju. Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise / hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatilise kontrollimisega, kaasa arvatud ametitegevuste ja -toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerimis- ja korraldusprotsessidega. Dokumendi elukäiguna mõistetakse dokumendi haldamist, säilitamist ja kasutamist tema loomise hetkest kuni hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni.dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. (ISO) Dokumendhaldusisüsteem on infosüsteem, mille otstarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Elektrooniline dokumendihaldus dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu taga mise elektrooniline tarkvara. Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest. Liigitusskeem dokumentide loetelu osaks olev sarjade struktureeritud loetelu. Dokumentide loetelu dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks. Dokumenteerimise vajadus ja kohustus, olulisus teenuste osutamisel ja asutuse tegevuse kajastamisel Dokumenteerimise vajadus ja kohustus dokumentides sisalduv informatsioon on väärtuslik ressurss ja organisatsiooni tegevuse oluline vara. Süstemaatiline lähenemine dokumentide haldamisele on oluline nii organisatsioonile kui ka kogu ühiskonnale, et kaitsta ja säilitada dokumente kui organisatsiooni toiminguid kajastavat tõestusmaterjali. Riiklikul tasandil on dokumenteerimise põhieesmärgiks ühiskonda kajastava väärtusliku teabe talletamine ja säilitamine. Dokumenteerimist reguleeritakse riiklike dokumendihalduse normdokumentidega (seadused, määrused, standardid), Riigikantselei juhendmaterjalidega? ja Rahvusarhiivi juhistega. Eraõiguslikel juriidilistel ja füüsilistel isikutel on seaduseeskirjadest tulenevaid kohustusi tunduvalt vähem võrreldes riigi- ja KOVi asutuste ning avalik-õiguslike organisatsioonidega.

9 OpenStax-CNX module: m Info ja kommunikatsiooni roll ja tähtsus organisatsiooni toimimises informatsioon on organisatsiooni toimimise alus. Efektiivne kommunikatsioon aitab teha paremaid ja kiiremaid otsuseid. Lisaks aitab see kaasa normaalse töökeskkonna säilimisele, kuna inimesed ei pea üksteise järel ootama või tegema ära nende tööd. Õige info omamine suurendab kindlustunnet. Oluline on, et informatsioon oleks kõigile asjaosalistele arusaadav. Info haldamine dokumenteerimisekaudu tegevuste dokumenteerimine tuleneb asutuse vajadusest paremini korraldada omaenda tööd, tagada õigusi ja kseerida kohustusi, järgida seaduseid ja ettekirjutusi, olla kliendisõbralik ja usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse t öö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu. Organisatsiooni tegevuse läbipaistvus klientidele ja ühiskonnale dokumenteerimine aitab tagada organisatsiooni tegevuse läbipaistvuse ning suurendab seega ka tema usaldusväärsust. Dokumendid on asutuste tegevusest ülevaate saamise põhiline allikas. Paljudel juhtudel on dokumendid väärtuslikud mitte ainult omanikele ja teistele vahetutele huvirühmadele, vaid kogu ühiskonnale. Dokumentide olemasolu ja korralik haldamine on tähtis üldtunnustatud demokraatlike ja äripõhimõtete järgimise seisukohalt. Riigi- ja omavalitsusasutuste tähtsaks põhimõtteks on nende tegevuse läbipaistvus ning demokraatlik aruandekohustuslikkus. Ärisektoris on tähtis, et omanikel ja teistele huvir ühmadel oleks sissevaade ettevõtte tegevusse, et nad saaksid selle tegevust suunata. Dokumenteerimisvajaduse kindlaksmääramise viisid Analüüsitakse asutuse asutamisedokumente ning selgitatakse asutuse põhi- ja tugifunktsioonid, mille tegevused on vajalik dokumenteerida, st mis omavad olulist tähtsust asutuse tegevuse ja vastuvõetud otsuste dokumenteerimisel. Dokumenteerimisvajaduse määr, üle- ja aladokumenteerimisega seotud riskid ja probleemid Aladokumenteerimisega seotud riske jääb tuvastamata asutuse tegevus, võimalik materiaalse kahju tekitamine eraisikule ja asutusele (vastutus, kohtuvaidlused jne). Üledokumenteerimisega kaasnevaid ilminguid - info on dubleeritud ja killustatud, raske on operatiivselt tegutseda, optimeerimata tööprotsessid nõuavad liigset personaliressurssi ja ajakulu. Dokumenteerimise viisid ja võimalused Paberkandjal dokumenti käsitletakse ja hallatakse traditsiooniliselt kui füüsilist objekti, millel on silmaga nähtavad tunnused ja omadused. Digitaaldokumendi füüsilised omadused on paberdokumendiga võrreldes teistsugused: digitaaldokument ei ole inimese jaoks vahetult loetav dokumendi lugemiseks ja mõistmiseks on vaja arvutit ja tarkvara, mis esitavad andmekandjale salvestatud binaarses koodis sümbolid inimesele arusaadavate tähtedena digitaalse dokumendi sisu ei ole kinnistatud ühe andmekandja külge digitaaldokumenti on lihtne kopeerida ja ümber salvestada teisele andmekandjale ilma dokumenti või selle sisu muutmata; dokumendi taasesitamine erineva tarkvara vahendusel võib muuta dokumendi visuaalset väljanägemist või isegi struktuuri; dokumendi enda füüsiline struktuur on rohkem seotud digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara ja failivorminguga kui ekraanil nähtava pildiga (nt. tekstiosade paigutusega lehek üljel); failivorming, milles dokument on salvestatud, seab dokumendi sõltuvusse tarkvarast, mis on võimeline seda failivormingut avama ja töötlema; tarkvara ja failivormingud aga arenevad kiiresti ning võivad kasutusest kaduda, mistõttu dokumendi kasutatavana säilitamine pikema aja jooksul võib tähendada dokumendi ümber konverteerimise vajadust mõnda teise failivormingusse, mis antud ajahetkel on lihtsamalt kasutatav. Dokumentide liigid ja liigitamise põhimõtted ja liigitamise vajadused Dokumendi liikide eristamine - Dokumendi liik tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Dokumendi vormielementides esitatakse dokumendi sisu. Igal dokumendiliigil on talle omased vormielemendid, nagu pealkiri, kuupäev, aadress, teema, allkiri jpt. Paljud elemendid on omased paljudele dokumendiliikidele. Dokumendi liik on sageli nimetatud dokumendi pealkirjas.

10 OpenStax-CNX module: m Dokumentide kohta olemasoleva kogemuse tõttu tunneb enamus meist kergesti ära paljud dokumendiliigid, nagu kiri, protokoll, maakaart, hoone projekt, trahvikviitung. Dokumendi liikide nimetused ametikiri (järelepärimine, tellimiskiri, võlanõue, pretensioon, volikiri, garantiikiri, soovituskiri, äraütlemiskiri, teatis, tõend, valdus, tänukiri, õnnitluskiri, kaastundekiri, memo, kutse), käskkiri, protokoll, akt, (e-kiri). Dokumendiliikide grupeerimine asutuse funktsioonist ja kasutusalast lähtuvalt Dokumendi originaal dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allkirjastatud eksemplar. Koopia originaali kopeerimise teel saadud dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt. Ärakiri originaali sisuline kordus, rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus. Ärakiri vormistatakse üldjuhul valgele paberile, nt plangile vormistatud dokumendi ärakirja puhul puuduvad originaalil olevad plangi rekvisiidid. Väljavõte dokumendi teksti osaline taasesitus. Dokumendi omadused ja nende tagamine dokumendihalduse protseduuridega Autentsus - autentne on dokument, mille puhul saab kindlaks teha, et: dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama. Dokumentide autentsuse tagamiseks peavad organisatsioonid ellu viima ja dokumenteerima dokumentide loomise, saamise, edastamise, alalhoidmise ja eraldamise kont-rolli võimaldavad põhimõtted ja protseduurid. See peab tagama, et dokumentide loojad on volitatud ja teada ning et dokumendid on kaitstud lubamatute lisanduste, kustutamise, muutmise, kasutamise ja varjamise eest. Usaldusväärsus - Usaldusväärne on dokument, mille sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus. Dokument tuleb luua selle toimingu tegemise või tegevuse toimumise ajal või kohe pärast seda isiku poolt, kes täpselt teab fakte, või vahenditega, mida selle toimingu tegemiseks rutiinselt kasutatakse. Terviklus - Dokumendi terviklus tähendab, et see on täielik ja seda ei ole muudetud. Dokumendi kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik. Dokumendihaldus-poliitikas ja -protseduurides tuleb kindlaks määrata, missuguseid lisandusi või annotatsioone võib dokumenti pärast selle loomist teha, missugustel asjaoludel on lisandused või annotatsioonid lubatavad ja kes võib neid teha. Annotatsioonid, lisandused ja väljajätted dokumendist peavad olema täpselt ära näidatud ja jälgitavad. Kasutatavus - Kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha ning mis on sealt kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav. Ka hiljem peab saama näidata dokumendi otsest seost tegevuse või toiminguga, mille käigus see loodi. Dokumentide vahelised kontekstilised seosed peavad kandma informatsiooni, mis on vajalik nende toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumendid loodi ja neid kasutati. Dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav. Alal tuleb hoida seosed üksteisele järgnevaid toiminguid dokumenteerivate dokumentide vahel. Dgitaalallkirja kasutamise võimalused, vajadused ja praktilised lahendused Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. Dokumendi elemendid ja metaandmed Metaandmed on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Metaandmed on tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest. Tuntumad metaandmed on nn registreerimisandmed andmed, mis asutuse dokumentide kohta märgitakse registreerimisraamatusse või arvutiprogrammi. Lisaks registreerimisandmetele võib dokumentide haldamise käigus tekkida nende kohta hulk muid andmeid, mis samuti jäädvustatakse. Eriti rikkalikud on metaandmete poolest elektroonilised s üsteemid, kus automaatselt jäädvustatakse kõik dokumentide edastamise, vaatamise, muutmise ja muud juhtumid. Täpsemalt ISO s Dokumendi koostamine (sisu- ja vorminõuded) praktiline ülesanne!

11 OpenStax-CNX module: m Arhiivihaldus Arhiivihalduse põhimõisted NB! Arhiiviseaduse muutus tõi kaasa muutused andmekogu- tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogumarhiiv- arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogumarhiiviasutus(avalik arhiiv)- arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamise võimaldamisega tegelev asutusarhiivihaldus- dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitustähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.arhiiviväärtus- avaliku arhiivi poolt hindamisega arhivaalile antud väärtus, mis keelab arhivaali hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus arhiivis arhivaal- dokument, mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikulearhivaalide loeteluasutuses tekkinud arhivaalide haldamise vahend, kus loetletakse kõik asjaajamises tekkinud toimikud või muud üksusedasjaajamiskord- alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseksasutus (arhiivimoodustaja)- juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiividokumendi elukäik- toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmisenidokumendi väärtus- dokumendi tähtsus erinevatele inimrühmadele ja asutustele ühiskonna toimimise kajastamiseks, üksikute toimingute ja tehingute tõestamiseks või uurimishuvi rahuldamisekshindamine- avaliku arhiivi ülesanne ja toimingud arhivaalide arhiiviväärtuse väljaselgitamiseksjuurdepääs- õigus ja võimalus tutvuda teabegakasutaja- dokumendisüsteemi dokumentide haldamisel osalev ja/või dokumentidele juurdepääsuõigust omav isikkontekst- dokumendi seos asutuse funktsiooni, tegevuste, toimingute, dokumendisüsteemi ja teiste dokumentidegametaandmed- dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemispäritoluprintsiip (provenientsiprintsiip)- arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustajategevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku janeid ei või segada teist päritolu arhivaalidegasari- liigitus-, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente Arhiivihalduse korraldus Eestis NB! Arhiiviseaduse muutus tõi kaasa muutused Eestis on ainult üks seadus spetsiaalselt dokumendi- ja arhiivihalduse kohta Arhiiviseadus. Veel mõned seadused on niisugused, millel on dokumentide haldamisele üldine ja laialdane mõju. Nende hulka kuuluvad Isikuandmete kaitse seadus, Avaliku teabe seadus ja Digitaalallkirja seadus. Paljudes teistes seadustes leidub üksikuid sätteid, mis mõjutavad teatud dokumentide loomist ja haldamist. Dokumentide haldamise ja arhiivitöö seisukohalt on kesksed kaks Vabariigi Valitsuse määrust: Arhiivieeskiri, mis on antud arhiiviseaduse alusel ja millega reguleeritakse arhiivit ööd nii asutustes kui ka arhiivides, ning Asjaajamiskorra ühtsed alused, mis käsitleb nii asutuste asjaajamise korraldamist kui ka teatud dokumendihalduse küsimusi. Asutuse asjaajamiskord on dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise alusdokument, mis hõlmab kogu dokumendisüsteemi toimimist. Mitmetasandiline kirjeldamine. Arhiivi kirjeldusstandardid. Arhiivi teatmestu Arhivaalide kirjeldamiseks kasutatakse mitmetasandilise kirjeldamise tehnikat, mille kohaselt: 1) iga arhiivi, sarja, arhivaali või muu kirjeldusüksuse kohta koostatakse üksikkirjeldus; 2) üksikkirjeldused esitatakse üksteisele alluvatel kirjeldustasanditel osa-tervik suhtes olevate kirjeldusüksustena. Arhiivi kirjeldamisel tuleb lähtuda rahvusvahelistest standarditest ISAD(G) ja ISAAR(CPF). Arhiivikirjeldusstandard ISAD(G) kehtestab kirjeldustasandid ja määrab kirjelduselementide kooseisu vastavalt tasandile; Normkirjestandard ISAAR(CPF) on arhiivimoodustaja kirjeldamise aluseks ning hõlbustab nimevormide normeeritud esitamise kaudu infootsingut ja teabevahetust. Paberdokumentide korrastamine Füüsiline korrastamine on koondnimetus järgmistele tegevustele: puhastamine, parandamine,

12 OpenStax-CNX module: m kahjustunud lehtede töötlemine, järjestamine, nummerdamine, kinnitamine, ümbristamine, tähistamine. Digitaaldokumentide arhiveerimise alused Ohuplaani vajalikkus ja selle koostamise põhimõtted Selleks, et avariisid ja õnnetusi ära hoida või nendega kaasnevaid kahjustusi ja kulusid vältida või vähendada, on maailmas järjest enam hakatud tähelepanu pöörama ohuplaneeringule. Oluline osa selles on potentsiaalsete riskide määratlemine ning sellest tulenevalt vajalike ja võimalike ennetusmeetmete võtmine säilitatavate kultuuriväärtuste kaitseks. Ohuplaneering on protsess, kus süstemaatilise riskianalüüsi käigus määratakse võimalikud ohuallikad ning hinnatakse nendest lähtuvate ohtude tõenäosust inimestele, hoonetele, hoidlatele ja arhivaalidele; teostatud riskianalüüsi alusel töötatakse välja ja asutakse rakendama meetmeid potentsiaalsete ohtude ennetamiseks ning kahjude vältimiseks; töötatakse välja kindlad esmased ja pikemaajalised tegutsemisprotseduurid õnnetustele reageerimisel ning tagajärgede likvideerimisel; moodustatakse meeskond/meeskonnad, määratletakse iga töötaja kohustused ja vastutusalad ohusituatsioonis ning koolitatakse töötajaid Põhitõed, millele ohuplaani dokument ja sellega seonduv peaksid vastama, on järgmised: 1. Ohuplaan on lihtsa ja loogilise ülesehitusega, selge ja üheselt arusaadav ning ohusituatsioonis kasutatav. 2. Ohuplaanis kirja pandud tegutsemisprotseduure toetab olemasolev hädaabivarustus. 3. Ohuplaanide asukohad on teada. Igal ohuplaanil on teiste koopiate asukohad. 4. Koopiat ohuplaanist hoitakse ka väljaspool hoonet. 5. Skemaatilised evakuatsiooniplaanid paiknevad hoidlate sissepääsude juures ja avalikus piirkonnas. 6. Hädaolukorrast teavitamise kord paikneb telefonide juures. 7. Ohuplaan vaadatakse läbi vähemalt kord aastas. 8. Regulaarselt korraldatakse personali teoreetilist ja praktilist väljaõpet. 9. Kõik asutuse töötajad on tuttavad ohuplaani sisuga. 10. Ohuplaani vormistus võimaldab vajaliku informatsiooni hädaolukorras kiiresti leida ja täielikult haarata Digitaalseks säilitamiseks sobivad failivormingud ja andmekandjad Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi: 1) tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus ehk arhiivivormingus. Tekst: TXT, PDF. Pilt: TIFF, PNG. Heli: WAV, BWF, AIFF. Video: kompressimata video, MPEG-2 kompresseerimismeetodiga loodud videoformaadid. 2) tihendamata või kadudeta tihendatud ja krüpteerimata. 3) ühtse XML kujul kapslina. Digitaalse informatsiooni säilitamiseks sobivate andmekandjate osas on Rahvusarhiiv teinud uurimustööd ning soovitab arhiivimoodustajatel kasutada digitaaldokumentide säilitamisel andmekandjatena CD-Ri. Koostatud on vastav juhis Digitaalse info hoidmine CD-Ril, 21 kus on muu hulgas kirjeldatud optiliste andmekandjate säilitustingimused. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi NB! Arhiiviseaduse muutus tõi kaasa muutused Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmine on dokumentide elukäigu pöördepunkt. Selleks ajaks on dokumendid väljunud asutuse asjaajamisest ja nende kasutussagedus on vähenenud. Arhiivi üleandmine tähendab, et neid on otsustatud sajandeid säilitada ja edasi kasutada. Dokumendid, mille sisu ja tekkekontekst on meile täna hästi teada, saavad endale kohustuse anda tulevikus meie ajast ajaloouurijatele pilt. Avalikku ülesannet täitev asutus või isik annab arhivaalid üle Rahvusarhiivile, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt kümme aastat pärast dokumendi loomist või saamist ning kui seadusega ei ole sätestatud teisiti.

13 OpenStax-CNX module: m Riigiarhivaar võib põhjendatud juhtudel arhivaalide üleandmise tähtaega pikendada. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmisega seotud kulud, sealhulgas nende nõuetekohase korrastamise, kirjeldamise ning transpordi kulud, katab üleandja. Peremehetu dokument, mille omanikku ei ole võimalik välja selgitada ja millele Rahvusarhiiv annab arhiiviväärtuse, on riigi omand ning seda säilitab Rahvusarhiiv. Dokumentide hävitamine NB! Korraldus on muutunud Üldreeglina hävitatakse vaid säilitustähtaja ületanud arhivaale. Olenemata säilitustähtajast tuleb asutusel enne arhivaalide eraldamist hävitamiseks täielikult veenduda, et hävitatavate arhivaalide hulgas pole ei praktilise ega lisaväärtusega arhivaale. See, millal on õige aeg arhivaale hävitada ja kui sageli tuleks seda teha, sõltub asutuse aastasest dokumentide juurdekasvust ning vaba hoiupinna olemasolust. Arhivaalide hävitamiseks eraldamiseks on kaks võimalust: tavakorras hävitamine arhivaalid eraldatakse nende säilitustähtaegade möödumisel ja vastavalt Arhiivieeskirjale esitatakse avalikule arhiivile taotlus koos hävitamisakti kavandiga hindamisotsuse saamiseks. Lubava hindamisotsuse saamisel võib arhivaalid hävitada; lihtsustatud korras hävitamine avalik arhiiv on andnud hindamisotsuse dokumentide loetelu alusel (s.t eelhindamisotsuse), millest lähtudes võib arhivaalid eraldada hävitamiseks dokumenteerides hävitamise hävitamisaktis. Hävitamise toiminguid tuleb dokumenteerida seepärast, et hävitatavad arhivaalid oleksid üheselt tuvastatavad ning arhivaalide hävitamise õiguspärasuses saaks alati veenduda. Hävitamise viisi valik sõltub teabekandjast ning asutuse kasutuses olevatest ressurssidest. Paberarhivaalid hävitatakse nende purustamise, ribastamise, põletamise või muu füüsilise hävitamise teel. Väikese koguse ning vastava masina olemasolul võib asutus viia hävitamise läbi ise, näiteks kasutades kontoris olevat paberihunti. Suuremate koguste puhul on otstarbekas tellida vastav teenus. Arhiivieeskiri: (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja m öödumist. Arhivaale ei hävitata. (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. (3) Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning teabe autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud. 1. Dokumendihaldus Dokumendihaldust käsitlevad ja dokumendihaldusega seotud siseriiklikud ja Eestis üle võetud rahvusvahelised standardid EVS 8:2008 "Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas"; EVS-ISO :2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded"; EVS-ISO :2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised"; EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik"; EVS-ISO :2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted"; EVS 882-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vormi-nõuded. Osa 1: Kiri"; ISO/TR 26122:2008 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks".

14 OpenStax-CNX module: m Dokumendihalduse korraldamine riigi tasandil, ministeeriumide haldusalas, kohaliku omavalitsuse tasandil ning asutuse, organisatsiooni, ettevõtte vms tasandil Dokumendihalduse valdkonna arengusuunad Dokumendi elukäigu kontseptsioon Dokumendihalduse keskne osa on dokumendi elukäigu kontseptsioon. Selle põhiidee on, et dokument, sõltumata teabekandjast või koostamise eesmärgist, läbib alates oma loomisest rea etappe. Iga etapp vältab mingi aja ning igas etapis toimivad dokumendiga teatud sündmused. Dokumendi elukäik jagatakse tinglikult kolmeks etapiks vastavalt sellele, kui tihti kasutajatel tekib dokumente järele vajadus aktiivne, väheaktiivne ja mitteaktiivne etapp. Dokumendi elukäigu aktiivne etapp on aeg, mil toimub dokumendiga seotud asja ajamine, näiteks juhtimisotsuse vastuvõtmine või ülesande täitmine. Aktiivseks nimetatakse seda põhjusel, et dokument osaleb asjaajamises ja asutuse töötajad kasutavad seda tihti. Aktiivne etapp hõlmab dokumendi loomist või saamist, registreerimist, toimikusse paigutamist ja kasutamist asutuse jooksvate küsimuste lahendamisel.väheaktiivses etapis kasutatakse dokumenti harvem, kuna sellega seotud vahetu asjaajamine on lõpule jõudnud. Dokumenti võib vaja minna uue, mingil kombel seotud ülesande täitmisel või teabe saamiseks. Kuna puudub igapäevane vajadus dokumendi kasutamise järele, antakse sellesse etappi jõudnud dokumendid üle asutuse arhiivi.dokumendi elukäigu mitteaktiivne etapp jõuab kätte, kui asutus seda paktilises tegevuses enam ei vaja. Enamus mitteaktiivsetest dokumentidest lihtsalt hävitatakse, osa aga hoitakse alles ajaloo jaoks. Riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste puhul antakse viimased säilitamiseks riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi. Dokumendisüsteemi vajalikkus, omadused ja komponendid. Dokumendisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine EDHSi väljatöötamisel ja kasutamisel tuleb järgida õigusaktides dokumendihalduse ja asjaajamise korraldamisele esitatavaid nõudeid, asutuse ülesannete täitmisest tulenevaid vajadusi ning kasutajate ootusi. Asutus, kes on juurutamas digitaalset dokumendihaldust ja välja töötamas EDHSi, saab omaduste ja funktsioonide sõnastamisel, mida tarkvarasüsteem peab sisaldama, toetuda Euroopa Komisjoni poolt välja töötatud Elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuetele (MoReq2) ja riigikantselei tellimusena koostatud Nõuetele elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele. Dokumentide liigitamine 1.1 Talletamisvahendid 1. autograaf omakäeliselt kirjutatud ja omakäeliselt allkirjastatud dokument. 2. käsikirjaline dokument. käsikirjaline dokument ja käsikirjaliselt allkirjastatud. 3. masinkirjaline dokument. 4. magnetalusel dokument. 5. graalised dokumendid 6. foto ja lmidokumendid 7. audiovisuaalsed dokumendid 1.2 Originaalsus 1. Originaal 2. Võrdväärne eksemplar 3. Ärakiri 4. Koopia 5. Väljavõte 6. Duplikaat 7. Väljatrükk 8. Dublett

15 OpenStax-CNX module: m Koostamise koha järgi: 1. Asutuse sisesed 2. Asutuse välised 1.4 Täitmise kohustuse järgi: 1. Direktiivsed 2. Informatiivsed 1.5 Kasutuspiirangu astme järgi: 1. Avalikud 2. Asutuse sisesed 3. Juurdepääsu piiranguga 4. Riigisaladust sisaldavad dokumendid 1.6 Säilitustähtaja järgi: 1. Alatine 2. Vastavalt säilitustähtajaline 3. Mitte alatised dokumendid 1.7 Otstarbe järgi: 1. Informatsiooni edastamiseks 2. Fakti või sündmuse toimumise kinnitamiseks 3. Otsuse või korralduse kseerimiseks 1.8 Dokumendi vormi järgi liigitus: 1. Individuaalsed 2. Tüüp dokumendid kasutame korduvalt (käskkirjad) 3. Trafaretsed dokumendid ehk lünkdokumendid 1.9 Sisu järgi: 1. Lihtdokumendid (käskkiri) 2. Liitdokumendid (protokollid) 1.10 Dokumendi ettevalmistamise protsessi järgi: 1. Algis esimene versioon 2. Mustand 3. Puhtand

16 OpenStax-CNX module: m Täitmise tähtaja järgi: Dokumendi liigitus 1. Ametikirjad a. Informatsiooni edastamiseks mõeldud kirjad 1. Algatuskiri 2. Teade 3. Infopäring 4. Vastuskiri 5. Järelepärimine 6. Kaaskiri 7. Kutsekiri 8. Selgituskiri b. Tundeid väljendavad kirjad 1. Tänukiri 2. Vabanduskiri 3. Kaastundekiri 4. Õnnitluskiri c. Ametikirjade eriliigid 1. Garantiikiri 2. Avaldus või taotlus 3. Tõend 4. Volikiri 5. Märgukiri 6. Teabenõue 2. Haldusaktid a. Otsuseid kajastavad ja tõestavad dokumendid 1. Protokoll 2. Käskkiri 3. Korraldus 4. Otsus 5. Määrus b. Raamatupidamise dokumendid c. Asutuse sisest tegevust kajastavad dokumendid 1. Ringkiri 2. Märgukiri ehk memo 3. Seletuskiri 4. Aruanne 5. Ettepanek esildis 6. Projekt d. Asutuse vara- ja andmehaldamisega seotud dokumendid 1. Infotehnoloogia projektide kirjeldused - Tarkvara kirjeldused - Serveri asukohad 2. Akt Dokumentide hõlmamine ja registreerimine Dokumentide hõlmamise eesmärk seostada dokument selle looja ja tema tegevusega;