ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE IN DOKUMENTIRANJE DOKUMENTOV V PODJETJU MLADINSKA KNJIGA ZALOŽBA d.d.

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer študija: Organizacija dela ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE IN DOKUMENTIRANJE DOKUMENTOV V PODJETJU MLADINSKA KNJIGA ZALOŽBA d.d. Mentor: izr. prof. dr. Eva Jereb Kandidat: Dejan Đogić Kranj, oktober 2007

2

3 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici, izr. prof. dr. Evi Jereb, za strokovno pomoč in nasvete pri izdelavi diplomske naloge. Posebna zahvala gre vsem sodelujočim iz podjetja Mladinska knjiga Založba d.d., ker so mi omogočili izdelavo diplomske naloge ter mi pri nastajanju le-te posredovali potrebne informacije. Nenazadnje se zahvaljujem svoji družini in punci, ki so mi ves čas študija in pri pisanju diplomske naloge stali ob strani.

4

5 POVZETEK Zaradi vse več porabljenega časa za iskanje potrebnih dokumentov, izgube dokumentov, potrebah po večjih prostorih za hrambo papirnatih dokumentov, se podjetja danes vse bolj odločajo za uvedbo sistema za elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov, ki bi jim rešilo te probleme. S tem pridobijo veliko dragocenega časa, ki bi ga namenili procesom, ki so za sam obstoj in konkurenčnost podjetja velikega pomena. Prav zaradi zgoraj omenjenih problemov, s katerimi se danes srečujejo podjetja, smo se v tem diplomskem delu odločili za obravnavo procesa elektronskega arhiviranja in dokumentiranja dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Diplomsko delo smo razdelili na teoretični ter praktični del. V teoretičnem delu so predstavljena področja, ki se navezujejo na temo diplomske naloge kot so: elektronsko poslovanje, elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov, zakonodaja na temo elektronskega arhiviranja in dokumentiranja dokumentov. Prav tako je v tem delu prikazano podjetje Mladinska knjiga Založba d.d., kot največje založniško podjetje v Sloveniji. V praktičnem delu smo najprej analizirali obstoječe stanje v podjetju, nato predlagali rešitve k problemu in na koncu opisali proces arhiviranja in dokumentiranja dokumentov po uvedbi EDMS sistema, ki bi rešil problem, opisan v uvodu diplomske naloge. KLJUČNE BESEDE - dokument - EDMS sistem - arhiviranje - zakonodaja

6 ABSTRACT Because more and more time is spent on searching for and finding the necessary documents, and due to the fact that many documents get lost, and that more room is needed for the retention of paper documents, many companies are nowadays deciding to introduce systems for electronic archivation and documentation of files and documents, which is a means of solving the previously mentioned problems. By doing so the companies save a lot of valuable time that can be spent on other activities that are of great importance for the existence and competitiveness of companies. It was owing to the these problems that companies are faced with (mentioned above) that we decided to deal with the process of electronic archivation and documentation of documents in the company Mladinska knjiga Založba d.d.. The thesis has been devided into two parts: the theoretical and the practical parts. In the theoretical part those topics that have to do with the subject of the thesis are presented, such as: electronic commerce, electronic archivation and documentation of documents, as well as legislation in the field of electronic archivation and documentation of documents. Moreover, the company Mladinska knjiga založba d.d., the biggest publishing company in Slovenia, is also presented in this part of the thesis. In the practical part the existing situation in the company is analysed to start with, followed by suggestions for the solution of the problems. In the concluding part of the thesis the process of electronic archivation and documentation of documents after the introduction of EDMS system is described, as a means of solving the problem described in the introduction of the thesis. KEYWORDS - document - EDMS system - archiving - legislation

7 KAZALO VSEBINE 1. UVOD PREDSTAVITEV PROBLEMA NAMEN IN CILJ DIPLOMSKE NALOGE METODE DELA PREDSTAVITEV OKOLJA ELEKTRONSKO POSLOVANJE POJEM ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA KLJUČNE SESTAVINE ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA VRSTE ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA: ZGODOVINA ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA VPLIV ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA NA PODJETJA MODERNO ELEKTRONSKO POSLOVANJE ELEKTRONSKO POSLOVANJE KOT POSLOVNO SREDSTVO TRENDI IN SMERI RAZVOJA ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE IN DOKUMENTIRANJE DOKUMENTOV ZAČETKI ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA IN DOKUMENTIRANJA DOKUMENTOV UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI ZAKAJ DIGITALNI DOKUMENT IN ZAKAJ DIGITALIZIRANJE ZAKAJ MORAMO SHRANJEVATI DOKUMENTE PROBLEMI PRI ARHIVIRANJU VARNOSTNA KOPIJA DOKUMENTOV MEDIJI ZAPISA DOKUMENTOV V ARHIV SISTEM ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI PREDSTAVITEV SISTEMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI OPERACIJE SISTEMOV ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI PREDNOSTI SISTEMOV ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI TVEGANJA SISTEMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI IZDELAVA SISTEMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI NAČIN HRANJENJA DOKUMENTACIJE ZAKONODAJA PRIMERJAVA SLOVENSKE ZAKONODAJE Z EVROPSKO NA PODROČJU ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA DOKUMENTOV ZAKONODAJA, KI UREJA PODROČJE ARHIVIRANJA ZAKONSKE OMEJITVE NA PODROČJU ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA ANALIZA OBSTOJEČEGA STANJA V MLADINSKI KNJIGI ZALOŽBA D.D PROCES ARHIVIRANJA IN DOKUMENTIRANJA DOKUMENTOV FUNKCIJE ZAPOSLENIH V VLOŽIŠČU KOLIČINSKA IN ČASOVNA OPREDELITEV AKTIVNOSTI GLAVNA OPRAVILA VLOŽIŠČA: PREGLED RAZPOLOŽLJIVIH DELOVNIH POVRŠIN PREGLED RAZPOLOŽLJIVE STROJNE OPREME POPIS DOKUMENTACIJE V MLADINSKI KNJIGI ZALOŽBA D.D... 48

8 7. PREDLOG MOŽNIH REŠITEV ZA MLADINSKO KNJIGO ZALOŽBO D.D SISTEM KOT POPOLNI OUTSOURCING SISTEM KOT DELNI OUTSOURCING NOTRANJI SISTEM PREDLAGANI ŽIVLJENJSKI CIKEL PROJEKTA UVAJANJA EDMS SISTEMA V PODJETJE MLADINSKA KNJIGA ZALOŽBA D.D ŽIVLJENJSKI CIKEL PROJEKTA IDENTIFIKACIJA PROJEKTA IDENTIFIKACIJA OSNOVNIH REŠITEV ANALIZA OBSTOJEČEGA SISTEMA ŠTUDIJA EKONOMSKE UPRAVIČENOSTI ODLOČITEV SPREJEM PROJEKTA OBLIKOVANJE SISTEMA OPIS DELOVANJA EDMS SISTEMA V MLADINSKI KNJIGI ZALOŽBA D.D OPIS DELOVANJA REŠITVE PODJETJA IMIS OPIS DELOVANJA REŠITVE PODJETJA GENIS UGOTOVITVE PODJETJA MLADINSKA KNJIGA ZALOŽBA D.D PROCES DELOVANJA EDMS SISTEMA V MLADINSKI KNJIGI ZALOŽBA D.D ARHITEKTURA ODJEMALEC/STREŽNIK V MLADINSKI KNJIGI ZALOŽBA D.D SKLEP LITERATURA IN VIRI... 74

9 1. UVOD 1.1. Predstavitev problema Problem, ki ga obravnava ta diplomska naloga, se nahaja predvsem v procesu arhiviranja in dokumentiranja poslovne dokumentacije. Vzroki za težave se kažejo v času, porabljenem za iskanje dokumentov, izgubi dokumentov, prevelikem prostoru za hrambo dokumentov, nepreglednosti in neorganiziranosti arhiva dokumentov, kompleksnosti vzdrževanja arhiva, stroški, ki pri tem nastajajo, izgubi nadzora nad dokumenti. Z vsemi temi problemi se srečujejo tudi v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Zaradi tega bi bilo smiselno uvesti sistem elektronskega arhiviranja in dokumentiranja dokumentov, s katerim bi se izognili tem težavam in pocenili poslovanje. Seveda bi to pomenilo tudi bolj uspešno nastopanje na trgu in prednosti pred konkurenco Namen in cilj diplomske naloge Ker imajo podjetja dandanes opravka z vedno večjo količino dokumentov, bi morala začeti razmišljati o elektronskem arhiviranju in dokumentiranju papirnatih dokumentov. Takšno podjetje je tudi Mladinska knjiga Založba d.d. in zato je naš namen in cilj raziskave na grobo prikazati ustrezen postopek, ki bi bil potreben, da se vzpostavi sistem elektronskega arhiviranja in dokumentiranja dokumentov v Mladinski knjigi Založba d.d. Prikazali bomo postopek in možnosti, ki jih ima Mladinska knjiga Založba d.d. pri izbiri ustreznega sistema za elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov Metode dela Diplomska naloga je sestavljena iz teoretičnega in praktičnega dela. Pri teoretičnem delu smo opisovali predvsem pojme ter postopke, ki so potrebni za lažjo razumevanje same diplomske naloge. V praktičnem delu pa smo poskušali prikazati kako naj bi izgledal proces elektronskega arhiviranja in dokumentiranja dokumentov v Mladinski knjigi Založba d.d. Pomagali smo si z dokumenti, ki so nam na voljo v elektronski in pisni obliki ter z zaposlenimi v samem podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 9 od 76

10 1.4. Predstavitev okolja Mladinska knjiga Založba d.d. ohranja in utrjuje svoj položaj največje založbe v Sloveniji tako po številu izdanih knjižnih naslovov na leto kot po razvejanosti prodajnih poti, ostaja pa tudi vodilna založnica revij za otroke in mladino. Poleg tega je Mladinska knjiga Založba d.d. v zadnjih letih z veliko naglico začela z osvajanjem trgov Jugovzhodne Evrope. Tako ima danes lastna podjetja na Hrvaškem, v Bosni in Hercegovini, Srbiji, Makedoniji, Bolgariji, Romuniji in je tik pred ustanovitvijo podjetja v Albaniji. Pod blagovno znamko Mladinska knjiga nastopa še Mladinska knjiga Trgovina d.d., ki ima okoli 50 prodajnih enot po Sloveniji ter hčerinska firma Mladinska knjiga Logistika d.o.o., ki skrbi za logistične procese celotne skupine Mladinske knjige. Obe slednji podjetji sta v 100 % lasti Mladinske knjige Založba d.d. Blagovno znamko Mladinska knjiga odlikuje široka prepoznavnost v slovenskem prostoru. Mladinska knjiga Založba d.d. že dolga leta uspešno sodeluje tudi z najpomembnejšimi svetovnimi založbami. Dolgoletna tradicija in široka prepoznavnost blagovne znamke sta odlična temelja, na katerih je zgrajeno sodobno, razvojno naravnano podjetje, pri tem pa svoje zmogljivosti nenehno usmerjajo v ohranjanje kakovostnega in raznovrstnega programa, prodajnih poti in sodobnih marketinških orodij. Med slednjimi sodita tudi spletni portal emka.si in mladinska.com. Število zaposlenih v Mladinski knjigi Založba d.d. je bilo konec leta , v celotni skupini MK v Sloveniji pa jih že blizu 1000 kar pomeni, da jo uvrščamo med srednje velika podjetja. Kot nosilko razvoja celotne skupine Mladinske knjige, bomo zato v nadaljevanju te naloge prikazali rešitve elektronskega arhiviranja le za Mladinsko knjigo Založba d.d. Na sliki 1 je predstavljena organizacijska shema podjetja Mladinska knjiga Založba d.d., na dan Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 10 od 76

11 Glavni direktor Služba notranje revizije Služba za odnose z javnostmi Področje Založniški program Področje Marketing in prodaja Področje Strateški razvoj, upravljanje človeških virov in informatika Področje Ekonomika in finance Sektor Knjižno založništvo Služba IOS Služba strateškega razvoja Finančna služba Uredništvo priročnikov Sektor Marketing Služba upravljanja človeških virov Služba kontrolinga Služba računovodstva Služba izterjave Uredništvo leksikonov Služba tržnega komuniciranja in tržnih raziskav Splošna služba Uredništvo leposlovja Služba oglasnega trženja Sektor Informatika Sektor Založništvo učbenikov Sektor Prodaja Služba projektive Sektor Založništvo revij Služba Prodaja revij Služba operative Uredništvo Cicibana Služba Prodaja pravnim osebam Sektor za pravne zadeve Uredništvo Cicidoja Služba Prodaja fizičnim osebam Uredništvo Pila Sektor Klubi Uredništvo Pila Plus Služba klubskih programov Uredništvo Gee Uredništvo katalogov in ostalih gradiv Sektor Produkcija Služba za pridobivanje članov in pospeševanje prodaje Likovno-tehnično uredništvo Služba za klubske centre Služba zunanje trgovine in avtorskih pravic Sektor Reader's Digest Služba nabave Sektor Internet Slika 1: Organizacijska shema podjetja Mladinska knjiga Založba d.d. na dan (interni podatki Mladinska knjiga Založba d.d. ) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 11 od 76

12 2. Elektronsko poslovanje 2.1. Pojem elektronskega poslovanja Elektronsko poslovanje je mlado, a izjemno perspektivno in dinamično področje. Dokaz za to je množica definicij, ki si niso enotne in nekatere si celo nasprotujejo. Po mnenju Evropske komisije je elektronsko poslovanje katerakoli oblika poslovne transakcije, v kateri stranke delujejo elektronsko, namesto da bi si pošiljale»telesna sporočila ali da bi bile v neposredne stiku«. Lahko pa definicije poenostavimo in rečemo, da je elektronsko poslovanje izmenjava podatkov med računalnikoma. (Toplišek, 1998:3-5) 2.2. Ključne sestavine elektronskega poslovanja Ključne sestavine elektronskega poslovanja so (Toplišek, 1998:4): - Način dela: elektronsko izmenjavanje podatkov (deloma tudi samodejne transakcije, informacijski tokovi). - Vsebina poslovanja: te so skoraj neomejene (blago, storitve, plačevanje, delovanje državnih organov in javnih služb). - Skupine udeležencev: glavne so podjetja/podjetniki, državne/javne službe in posamezniki. Poslovanje poteka znotraj teh skupin in med njimi Vrste elektronskega poslovanja: Vrste elektronskega poslovanja, ki jih srečujemo v današnjem času so (Jerman- Blažič, 2001:11): - elektronsko trgovanje - elektronsko bančništvo (telebanking) - elektronsko plačevanje - elektronsko založništvo - elektronska ponudba (katalogi, video text, multimedijske predstavitve) - elektronsko naročanje (rezervacije, letalske karte) - notranje elektronsko poslovanje (v organizaciji) - elektronska prodaja Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 12 od 76

13 2.4. Zgodovina elektronskega poslovanja Pojav elektronskega poslovanja je zamajal mnoge obstoječe paradigme v poslovnem svetu. Osnovni razlog je razvoj tehnologije, točneje, bliskoviti razvoj informacijskih sistemov in interneta. Tehnološki gradniki so osnova digitalne ekonomije. Elektronsko trgovanje, kot ga poznamo danes in, ki je podlaga za elektronsko poslovanje, se je začelo s komercializacijo interneta v začetku devetdesetih letih. Pri razlagi elektronskega poslovanja ne smemo mimo štirih bistvenih komponent: - Svetovni splet (WWW) je poleg E-pošte tista tehnologija, ki je prva približala internet množični uporabi. Začetki svetovnega spleta segajo v leto 1989, ko je Tim Berners Lee napisal dokument»hypertext and Cern«, s katerim je dal zasnovo za vzpostavitev sistema za učinkovito upravljanje informacij. Jeseni leta 1990 je T.Berners Lee s sodelavci začel implementirati sistem strežnikov in odjemalcev, tako, da je bil spomladi 1992 na voljo prvi grafični vmesnik za svetovni splet. Prvi resnično množični odjemalec za svetovni splet, imenovan MOSAIC, pa je bil izdelan septembra leta 1993 in dosegljiv brezplačno. Začel se je vzpon svetovnega spleta in posledično tudi elektronskega poslovanja. Za razvoj e- poslovanja, katerega predhodnik je e-trgovanje, je pomembna tudi rast števila računalnikov v komercialnem smislu. - Varnostna infrastruktura za podporo digitalnega podpisovanja in zagotavljanja varnosti (ISO 1996). - Extensible Markup Language (XML) za računalniško izmenjavanje podatkov. - Programski jezik in okolje Java za razvoj sodobnih poslovnih aplikacij Vpliv elektronskega poslovanja na podjetja Papir je bil stoletja edino sredstvo za dokumentiranje poslovnih transakcij, kar se je odražalo v slabi učinkovitosti organizacij, stroških dela, zalogami, zakasnitvami, počasnimi postopki v poslovnem procesu. Ko pa so začela podjetja elektronsko poslovati, so se ti problemi zmanjšali oziroma izginili. Glavne prednosti elektronskega poslovanja za podjetja se kažejo predvsem v časovno neodvisni izmenjavi poslovne dokumentacije, zmanjšanju pisarniškega dela, zmanjšanju stroškov (npr. telefonski pogovori), zmanjševanju zalog, večji zvestobi poslovnih partnerjev, večji produktivnosti, večji fleksibilnosti na trgu. Veliko podjetij, ki želijo biti bolj konkurenčna na evropskem in svetovnem trgu, opravlja veliko ekonomskih funkcij in vsakdanjih opravil elektronsko (e-računi, elektronsko izpolnjevanje obrazcev, ), s tem povečuje pomembnost teh opravil in istočasno zmanjšuje učinkovitost lastnega podjetja. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 13 od 76

14 2.6. Moderno elektronsko poslovanje V modernem poslovanju so za uspešnost podjetja ključni nizki stroški poslovanja, kvaliteta proizvodov oziroma storitev ter hitro reagiranje na zahteve trga. Prav to pa omogoča elektronsko poslovanje. Razvoj interneta pa je v elektronsko poslovanje vnesel še dodatno dimenzijo. Omogočil je lažje poslovanje ne glede na to, na katerem koncu sveta je podjetje. Bistveno je le to, da je povezano v svetovni splet Elektronsko poslovanje kot poslovno sredstvo Internet kot poslovno sredstvo lahko vpletemo na številna področja. Med največjimi potenciali za rast in razvoj je njegova uporaba kot prodajni in distribucijski kanal. Pojem elektronsko poslovanje je veliko širši od pojma e-commerce, saj je e- commerce le delček elektronskega poslovanja. Svetovni splet kot poslovno sredstvo nudi uporabnikom pomembne koristi, ki jih lahko analiziramo tako s strani podjetij kot s strani potrošnikov. Koristi kupcev izhajajo predvsem iz značilnosti medija, kot so dostopnost do informacij, mehanizmi za iskanje in takojšnje preizkušanje izdelkov. Vse to pripelje k manjši negotovosti pri odločitvi za nakup. Koristi podjetij pa izhajajo iz potenciala svetovnega spleta kot distribucijskega kanala, medija za tržno komuniciranje ter trga samega po sebi. Te prednosti so povezane s tehnologijo svetovnega spleta in interaktivno naravo medija. Internet je medij, ki je od časopisov pobral pisano besedo od radia komunikativnost, od televizije vizualizacijo, toda ni ne eno ne drugo ne tretje. Vemo, da je nepogrešljiv gram akademskega znanja in hkrati zelo komercialen, da je posloven, ažuren in verodostojen vir, a že v naslednjem trenutku povsem nezanesljiv pristranski celo manipulativen. Nič ni tako, kot je videti pa vendar je vse javno. (Vozel, 2002:1) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 14 od 76

15 2.8. Trendi in smeri razvoja elektronskega poslovanja Na podlagi preteklega razvoja elektronskega poslovanja se bo trend povečevanja obsega elektronskega poslovanja širil na vsa področja poslovanja podjetij. Podjetja bodo namesto tiskanja, pošiljanja in arhiviranja klasičnih papirnih dokumentov prešla na uporabo digitalno podpisanih elektronskih dokumentov. Prvi korak k prehodu na elektronsko poslovanje je digitalno podpisan elektronski dokument, vendar pa to še ni dovolj, saj je ključni dejavnik pri tem varnost izmenjave elektronskih dokumentov. Za elektronsko poslovanje so potrebni tudi sistemi za izmenjavo digitalno podpisanih elektronskih dokumentov med poslovnimi partnerji. Ustanove, ki imajo veliko poslovnih partnerjev, storitve svojih obstoječih spletnih portalov nadgrajujejo z možnostjo digitalnega podpisa. Na tak način bodo oziroma so že postopoma vsi dokumenti, izpolnjeni na spletnih portalih, pridobili pravno veljavo. Poenostavljena izvedba elektronskega podpisa je prikazana na sliki 2: DIGITALNO POTRDILO SPOROČILO (dokument) SPOROČILO SPOROČILO (dokument) Podpiše Podpiše ELEKTRONSKI PODPIS Preveri Dokument s podpisom Pravi podpis? JANEZ MARIJA Janezov zasebni ključ Janezov javni ključ Slika 2: Poenostavljen prikaz izvedbe elektronskega podpisa (Rot, 2005) Elektronsko poslovanje omogoča v primerjavi z dosedanjim načinom poslovanja boljšo organizacijo delovnega procesa in boljši izkoristek delovnega časa zaposlenih. Prehod na elektronsko poslovanje v podjetjih pomeni možnost za novo definicijo delovnih procesov, zato uvedba elektronskega poslovanja ni projekt oddelka informatike, ampak celotnega podjetja, vključno z vodstvom podjetja. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 15 od 76

16 3. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov 3.1. Začetki elektronskega arhiviranja in dokumentiranja dokumentov Dokument vsebuje informacije in je uporabljen za prenašanje sporočil med avtorjem in bralcem. (Dvyshart, 1997) Ena od delitev razlikuje dejanske in digitalne dokumente. Dejanski dokumenti so tisti, ki jih bralec vidi in uporablja v fizični obliki. Digitalni dokumenti pa so tisti, ki vsebujejo zapis v digitalni obliki. Lahko so predstavljeni tudi v neelektronski obliki. Elektronski dokumenti so tisti, ki so v večini primerov ustvarjeni s pomočjo računalnika in jih lahko uporabljamo samo z njegovim posredovanjem. Tako kot dokumente v drugih oblikah, lahko tudi digitalne dokumente, vsaj v principu, urejamo, spreminjamo, kopiramo in shranjujemo. Sprva so digitalni dokumenti vsebovali predvsem besedilo. Kasneje so se vanje vključili tudi avdio posnetki, mirujoče in gibljive slike, izvedljivi programi, numerični podatki ipd. V digitalnem področju so vsi ti mediji lahko vključeni v hiper medijske zapise, katerih popularnost stalno narašča in bodo v bližnji prihodnosti verjetno prevladali nad analognimi dokumenti. Katerikoli način shranjevanja, ki bi se omejil samo na ohranjanje besedila, bo kmalu postal neuporaben. Resnično dolgoročna rešitev mora biti nevtralna, kar se tiče oblike in vsebine digitalnega dokumenta, ki ga želimo shraniti. (Rothenberg, 1998) (povzeto po Nagode, Vovk, 2000) 3.2. Upravljanje z dokumenti Razlogi, zakaj je potrebno upravljati z dokumenti so naslednji (Jereb,2006): - Preko 80% znanja organizacij oziroma podjetij je zajetega v dokumentih. - Skoraj 90% dokumentov, s katerimi imamo opravka vsak dan, je pomešanih. - Zbiranje, razvrščanje in razpošiljanje dokumentov predstavlja 90% tipičnih opravil v pisarni. - Približno 7,5-15% dokumentov se izgubi in za njihovo iskanje se porabi 30% delovnega časa. - Stroški za hranjenje informacij na papirju so 7-krat višji od stroškov hranjenja na optičnem disku. - V podjetjih naredijo povprečno 19 kopij istega dokumenta. - Podjetja hranijo 90% svojega znanje na papirjih in s prehodom na elektronsko obravnavanje dokumentov lahko zmanjšajo obseg arhiva za 60 80%. - Stroški dela za arhiviranje vsakega dokumenta znašajo $20, za iskanje založenih dokumentov $120 in kar $250 za obnovitev podatkov iz izgubljenega dokumenta. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 16 od 76

17 Glavnina znanja in informacij, potrebnih za poslovne odločitve podjetij, je shranjena v dokumentih v različnih pojavnih oblikah. (Slika 3) Slika 3: Kje je shranjeno znanje v podjetjih (Rot, 2004a) 3.3. Zakaj digitalni dokument in zakaj digitaliziranje Pri hranjenju in zagotavljanju dostopa do kulturnega spomina ima digitalna tehnologija številne prednosti in nam lahko pomaga rešiti tradicionalni konflikt med ohranjanjem in dostopom. Pri gradivu, shranjenem digitalno, lahko uporabnik dela na enakem dokumentu, kot je original in ga ima shranjenega na lokalnem računalniku. S tem, da ločuje hranjenje in uporabljanje, digitalna tehnologija omogoča hkratno uporabo istega dokumenta na način, ki ga dokumenti, shranjeni v drugačni obliki, ne omogočajo. Digitalna tehnologija hkrati omogoča tudi dodatne možnosti dostopa. V dokumentu z besedilom lahko bralec hitro najde potrebno informacijo z iskanjem po besedah, kombinaciji besed, frazah ipd. Prav tako lahko bralec po želji oblikuje videz dokumenta na zaslonu, ga shrani na disk ali kak drugi zunanji nosilec ali pa ga po potrebi natisne na papir. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 17 od 76

18 Potrebno je poudariti razliko med arhiviranjem digitalnih dokumentov in digitalizacijo arhivskih dokumentov. Do razlike pride, ker so eni,,rojeni digitalno'' (born digital), drugi so digitalno obliko pridobili šele kasneje. Dokumente, podatke, zapise ter informativne in kulturne stvaritve vseh vrst lahko spremenimo v drugo obliko oziroma jih digitaliziramo. Za odločitev o digitaliziranju analognih dokumentov nas prepričajo naslednje prednosti: - možnost ustvarjanja popolnih kopij digitalnih zapisov - možnost njihovega oglaševanja na številnih medijih - možnost distribuiranja in širjenja na omrežjih - možnost preoblikovanja v drugo obliko - možnost njihovega lociranja - možnost iskanja po vsebini - lahko jih povrnemo nazaj, če se izgubijo - lahko jih obdelamo z avtomatiziranimi (avtomatskimi) in pol avtomatiziranimi orodji - lahko na majhnem prostoru shranimo veliko količino dokumentov Vendar je dolgo življenje digitalnih vsebin problematično zaradi številnih kompleksnih in med seboj povezanih razlogov. (Nagode, Vovk, 2000) Digitalni dokumenti so drugačni od tradicionalnih, papirnatih; drugače so proizvedeni, preneseni, shranjeni, vzdrževani. Drugače se tudi z njimi upravlja in do njih dostopa. Največja razlika je v zelo skrajšani življenjski dobi digitalnega dokumenta, če le-ta ni primerno hranjen. To zahteva drugačne postopke k dostopanju in shranjevanju digitalnih dokumentov, v izogib njihovi izgubi ali uničenju. Ti postopki sprožijo probleme, ki niso nujno tehnične narave, predvsem pa vprašanja, kot so: - pristojnost - financiranje - odgovornost za zaporedne faze življenjskega cikla digitalnih dokumentov - odgovornost za razvoj zahtev in standardov za preprečitev izgube informacij Te netehnične probleme lahko pripišemo pomanjkanju veljavnosti sprejetih tehničnih rešitev za dolgo življenjsko dobo dokumenta. (Nagode, Vovk, 2000) Obstaja še pomembnejša razlika med tradicionalnimi dokumenti in digitalnimi dokumenti. Za tradicionalne dokumente velja, da obstajajo in bodo nadaljevali s svojim obstojem, če so oziroma potem, ko so enkrat objavljeni in dokler se njihove kopije nahajajo v knjižnicah. Za digitalne dokumente to ne velja - ko so enkrat preurejeni ali posodobljeni, nova verzija zamenja in izbriše staro verzijo. Pri tradicionalnih dokumentih so lahko starejše izdaje posodobljene, ne da bi bilo zato potrebno brisati originale. (Nagode, Vovk, 2000) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 18 od 76

19 V spodnji tabeli lahko vidimo primerjavo med papirno in elektronsko obliko dokumenta. Papirna količina Zasedeni prostor 1 skenirana stran A4 format 50 kb (kilo Byte) 1 omara s 4 predali strani A4 format 500 MB 2 omari papirja 1/4m 3 1GB (Giga Byte) 10 omar papirja 5 GB = 1 DVD-ROM omar papirja 1TB (Tera Byte)= 200 DVD 1 škatla papirja (5* 500 listov)=0,2m MB 8 škatel papirja =1,6m 2 1 GB škatel papirja = 1.600m 2 1TB ali Tabela 1: Primerjava zasedenosti prostora med papirno in elektronsko obliko (Nagode, Vovk, 2000) 3.4. Zakaj moramo shranjevati dokumente Veliko informacij, ki so zapisane elektronsko in bodo v prihodnosti pomembni zgodovinski viri, se lahko izgubi za vedno, če ne bomo poskrbeli za njihovo zaščito, ohranitev in dostop do njih tudi v prihodnosti. Torej, arhiviranje dokumentov pomeni, da jih ohranimo ter tako omogočimo uporabo in dostop do njih tako v sedanjosti kot v prihodnosti. Digitalni dokumenti so za razliko od tradicionalnih tehnologij (kot sta papir ali mikro film) bolj krhki. Hitreje se pokvarijo ali spremenijo. Imajo krajšo življenjsko dobo in zahtevajo dostop do tehnologije, ki se stalno spreminja. Nekateri tipi informacij, kot so multimedija, so tesno povezani s software in hardware tehnologijo in ne morejo biti uporabljeni zunaj tega okolja. Digitalni zapis je»ranljiv«in obstaja največ tako dolgo, kolikor obstaja medij, na katerem je zapis shranjen. Življenje teh medijev je presenetljivo kratko in neizenačeno celo znotraj iste zvrsti. (Nagode, Vovk, 2000) Največ digitalnih dokumentov se danes nahaja na internetu. Če drži, da polovica internetnih strani živi le dve leti, to pomeni, da bo po desetih letih ostalo le še 3,125% prvotne zbirke. Kljub temu lahko zasledimo razloge, zakaj naj se taki dokumenti ne shranjujejo. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 19 od 76

20 Trije najbolj zgovorni razlogi proti praksi shranjevanja spletnih dokumentov so: - splet vsebuje smeti (spam ) - splet je preveč kratkotrajen - tehnike katalogiziranja so ustvarjene za tiskane dokumente in zato niso primerne za splet Treba se je zavedati, da prav tako kot splet, tudi tisk vsebuje smeti. Ampak tudi te potrebujejo čas, da jih lahko klasificiramo in katalogiziramo, predvsem pa čas, da jih ovrednotimo. (Nagode, Vovk, 2000) 3.5. Problemi pri arhiviranju Že zgoraj je omenjeno, kateri problemi se pojavljajo pri arhiviranju dokumentov. Da bo to pomembno poglavje digitalnega arhiviranja bolj nazorno predstavljeno, bomo spodaj združili vse zgoraj navedene probleme z drugimi, ki smo jih naknadno zasledili v literaturi. Pri arhiviranju se torej soočamo z naslednjimi problemi: Porast števila digitalnih objektov Število digitalnih dokumentov bo zaradi prednosti, ki jih prinaša digitalna doba vse bolj naraščalo. Pojavlja se vedno večje število kompleksnih digitalnih dokumentov Večino dokumentov sedaj poleg teksta tvorijo tudi zahtevnejši elementi (grafični prikazi, avdio ). Kaj ohraniti? Ali ohraniti vse digitalne dokumente ali določiti kriterije, po katerih bi izbrali dokumente, ki jih je potrebno hraniti. Zastarevanje Mišljeno je zastarevanje medijev (nestabilni in presenetljivo življenjsko omejeni), programske opreme in strojne opreme. Pri tem se pojavlja vprašanje, kako pogosto je potrebno arhiv posodabljati. Različni standardi in različni formati Ni široko sprejetih standardov, ki bi omogočili dostop za nedoločen časovni okvir. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 20 od 76

21 Problem avtentičnosti in integritete Pri procesu arhiviranja večkrat prihaja do sprememb in poškodb dokumenta. Pomanjkanje pozornosti za rezervacijske zahteve pri kreiranju digitalnih dokumentov Že od začetka življenjskega cikla dokumentov je potrebno razmišljati o arhiviranju. Vprašanje zakonodaje Tudi to vprašanje ni dorečeno. Predvsem je problem pri zagotavljanju sodnega priznavanja statusa digitalnega dokumenta. Sodišča še vedno v nekaterih primerih tega ne priznajo oziroma ne izenačujejo Varnostna kopija dokumentov Varnostna kopija je servis, ki omogoča sistematično izdelovanje varnostnih kopij poslovno kritičnih podatkov in njihov varen prenos v podatkovni center. Z neustreznim varovanjem podatkov, ki dnevno nastajajo v informacijskem sistemu, podjetja po nepotrebnem tvegajo precejšnjo škodo, do katere lahko pride ob izgubi podatkov. V podjetjih, kjer so zaradi kakšne "nesreče" že izgubili poslovne podatke ali dokumentacijo vedo, za kakšno škodo gre. Okvare strojne opreme, človeške napake, računalniški črvi in virusi ali napake programske opreme, ne smejo ogroziti poslovanja. Raziskave kažejo, da so tovrstne nesreče najpogostejši razlogi, zaradi katerih lahko izgubimo naše poslovne podatke. (Slika 4) Slika 4: Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do izgube podatkov (IPC Research, 2003) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 21 od 76

22 Zaradi tega je v podjetjih izrednega pomena varnostno kopiranje podatkov in ustrezno shranjevanje kopij le-teh na ustreznih varovanih prostorih. Poleg poslovnih dokumentov je potrebno poskrbeti tudi za varno arhiviranje ter varnostne kopije posameznih dokumentov, datotek, map, poštnih strežnikov ali baz podatkov Mediji zapisa dokumentov v arhiv Za arhiviranje in kasnejše brskanje po arhiviranih dokumentih, se zahteva izredno velika zanesljivost, robustnost shranjevanja podatkov in velike kapacitete zapisovanja podatkov. Te zahteve v celoti zadovoljijo rešitve na osnovi tehnologij magnetno-optičnih diskov (MO diski). Na en optični disk (WORM) kapacitete 9,4 Gb, ki se ga trenutno največ uporablja, lahko shranimo do skeniranih strani, na optični disk 30 Gb, ki je prišel na trg v letu 2003, pa do skeniranih strani. Poznamo več vrst načinov zapisa v arhiv: Papir Bil je prvi način arhiviranja podatkov, v podjetjih in obstaja še danes. Večinoma ga izpodrivajo elektronski mediji, vendar bo še nekaj časa ostal v vrhu, saj je stopnja zaupanja pri papirju najvišja. Možna je naslednja delitev papirja: - časopisni papir - kvaliteten papir - trajen papir Magnetni nosilci podatkov (kasete) Slika 5: Papir Ta način omogoča zapisovanje in potem večkratno prepisovanje podatkov na trak. Kapacitete se gibljejo od 650 MB do nekaj GB (primer: DLT 70 GB). Kasete se uporablja za back-up podatkov in kot izmenljiv disk za shranjevanje velike količine podatkov (namizno založništvo, multimedija, arhiviranje). Obstaja več vrst in tipov kaset: - Data D2 - Data D3-3480, 3490 Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 22 od 76

23 - Data 8mm - DDS 4mm - DLT Slika 6: Magnetni nosilec Optični diski - CD-ROM, CD-R, CD-RW1: CD (Compact Disk) oziroma zgoščenka, se je razvil za potrebe glasbene industrije in je medij, ki omogoča shranjevanje do 800 Mb podatkov. Je prvi medij velikosti 120 mm. - DVD, DVD-R, DVD-RW2: DVD (Digital Video Disk) je naslednja generacija ploščkov velikosti 120 mm in se je razvil za potrebe filmske industrije, kateri zaradi premajhne kapacitete CD ni ustrezal. Omogoča shranjevanje do 9,4 GB podatkov. - Blue-Ray: modri laser je nova tehnologija, ki se je rodila v letu 2004 in trenutno omogoča shranjevanje 25 GB podatkov; - HD-DVD (High Definition/High Density-DVD) se še pričakuje, omogočal bo shranjevanje od 30 GB naprej. - MO, WORM; Tehnologija MO (Magnetic Optic) je kombinacija magnetne tehnologije, uporabljene pri trdih diskih in gibkih diskih, ter laserske tehnologije, uporabljane pri CD/DVD pogonih. WORM (Write Once Read Many) je izvedenka MO tehnologije. Plošček je zaprt v škatlo velikosti 5.25 inch (tudi 12 inch), ki zagotavlja velike kapacitete vse do 30 Gb, izredno veliko zanesljivost in dolgo življenjsko dobo (50 let) shranjevanja podatkov. Omogoča tudi velike prenosne hitrosti branja in zapisovanja, zato je ta tehnologija zelo primerna za arhiviranje. Slika 7: Optični diski Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 23 od 76

24 Mikrofilm Predstavlja zmanjšano reprodukcijo originala na filmu kot mediju in kot tak uspešno rešuje nekatere probleme, vezane na druge nosilce informacij kot so papir ali magnetni medij. Za uporabo tako shranjenih informacij potrebujemo posebne optične naprave, ki lahko povečujejo mikro slike za potrebe branja ali tiskanja na papir. Nekaj let nazaj, in tudi sedaj, je mikrofilm eden izmed najbolj razširjenih sredstev za prenašanje informacij. V množici tehnik in tehnologij, tehnika mikrofilmanja predstavlja ne le eno izmed racionalnih tehnik, ampak omogoča tudi organizacijske in tehnološke nadgradnje in rešitve. Prednosti mikrofilma: - omogoča večjo gostoto shranjenih informacij - informacije se shranjujejo v svoji izvorni analogni obliki - iskanje informacij je hitro in enostavno - hranjenje informacij na mikrofilmu je s časovnega vidika zelo varno, saj je to medij, ki ima rok trajanja do sto let, po nekaterih podatkih, ki jih lahko zasledimo na internetu, pa celo do 500 let (ob predpostavki, da je mikrofilm pravilno shranjen) - mikrofilm je eden izmed cenejših medijev za hranjenje informacij - je medij, ki je popolnoma zaščiten pred spreminjanjem - dostopnost do podatkov na mikrofilmu ni nikoli omejena z elektronskimi problemi je vedno na razpolago Mikrofilme bi lahko razdelili na: - medijski film (film, ki je v uporabi vsakodnevno) - arhivski film (film, ki je skladiščen v zaprtem prostoru pri vedno istih pogojih) Slika 8: Mikrofilmi Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 24 od 76

25 4. Sistem za upravljanje z dokumenti V preteklosti se je sisteme za upravljanje elektronskih dokumentov delilo v dve skupini (Rot, 2004a): arhivski dokumentacijski sistemi Bili so omejeni na upravljanje dokumentov, ki se niso spreminjali. Tako se je od njih pričakovalo slikovno upodabljanje, opisovanje dokumentov z metapodatki, arhiviranje dokumentov v elektronski dokumentacijski sistem in iskanje, pregledovanje ter distribucija elektronsko arhiviranih dokumentov. sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov (EDMS) Namen teh je upravljanje dokumentov skozi njihov celoten življenjski cikel. Njihove funkcije so razširjene še na ustvarjanje, urejanje, revidiranje, verzioniranje, sledenje in upravljanje delovnega toka dokumenta. Sodobni EDMS-i so se razvili iz arhivskih dokumentacijskih sistemov, od katerih se je pričakovalo le funkcionalnosti, ki so omogočale upravljanje dokumentov v fazi arhiviranja. Tako so podjetja dosegla zmanjšanje stroškov arhiviranja in hitrejše iskanje arhiviranih dokumentov. Kot je razvidno iz slike 9, je arhiviranje le zadnja faza v življenjskem krogu dokumenta. Življenjski cikel dokumenta lahko enostavno opredelimo kot življenjsko pot dokumenta v organizaciji. Ponovna uporaba Priprava Izdelava Pregled Odobritev Objava Arhiv Slika 9: Življenjski cikel dokumenta (Kovačič in drugi, 2004:190) Meja med obema vrstama dokumentacijskih sistemov se je sčasoma izbrisala, kar je glede na poslovne potrebe organizacij v sodobnem okolju vsekakor logična pot razvoja. Posledično dandanes govorimo le še o celovitih sistemih za upravljanje elektronskih dokumentov, ki omogočajo podporo procesu obvladovanja dokumentov v vseh fazah v njihovem življenjskem ciklu. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 25 od 76

26 4.1. Predstavitev sistema za upravljanje z dokumenti Sistem za upravljanje oziroma dokumentacijski sistem je sistem, ki zbira, upravlja in objavlja informacije. Pri elektronskih sistemih upravljanja z dokumenti ne gre za eno tehnologijo, pač pa za različne, dopolnjujoče se tehnologije. Po funkcionalnosti lahko le-te razvrstimo na naslednje elemente (Jereb:19) : - repozitorij - skladišče dokumentov - zajem dokumentov - avtorstvo - izdelovanje in urejanje dokumentov - sestavljanje - sestavljanje posameznih dokumentov v celovit dokument - pretok - usmerjanje dokumentov s pomočjo delovnih tokov in življenjskih ciklov - iskalnik iskanje dokumentov po sistemu - uporabniški vmesniki uporaba spletne tehnologije - poročila - izpisi in pregledi Vsaka implementacija dokumentacijskega sistema ne vsebuje vseh elementov oziroma komponent. Prav tako jih ne uporablja vsak dokument, vendar so to poglavitne sestavine večine dokumentacijskih sistemov Operacije sistemov za upravljanje z dokumenti Večina sistemov upravljanja z dokumenti omogoča naslednje operacije (Pečar, 1997:2): Vnos podatkov o dokumentu Sistemi upravljanja z dokumenti imajo vgrajena orodja, s katerimi vnesemo v sistem podatke o dokumentu (avtorja, lastnika, datum nastanka,...). Sistem pri tem vodi uporabnika skozi postopek po nekem načrtu. Sistem za elektronsko upodabljanje (Document Imaging System) Ti sistemi so lahko samostojni ali pa del sistema ravnanja z dokumenti. V primeru, da so samostojni, ponavadi nimajo implementiranih močnih knjižničnih servisov ter workflow-a, kar je privedlo do integracije sistemov za elektronsko upodabljanje v sisteme za upravljanje z dokumenti. V tem primeru sistemi za elektronsko upodabljanje služijo za pretvorbo papirnih dokumentov v elektronske, za ostalo pa poskrbi sistem upravljanja z dokumenti. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 26 od 76

27 Upravljanje delovnega procesa (workflow management) Je proces, ki povezuje ljudi v določenem poslovnem procesu, da bolj učinkovito izvršujejo naloge in si lažje izmenjujejo podatke in informacije. Na ta način imamo cel proces pod nadzorom. Poti dokumentov so lahko določene glede na tip dokumenta in proces oziroma organizacijske vloge posameznikov, ki nastopajo v njih. Workflow podpira funkcije dodajanja rokov. V sistem upravljanja z dokumenti ima workflow pomembno vlogo, saj omogoča kontrolo pretoka dokumentov, ki podpirajo poslovne procese. Workflow sistemi se lahko uporabljajo ločeno od sistemov upravljanja z dokumenti. Nekateri sistemi ravnanja z dokumenti imajo vgrajen workflow, pri drugih pa ga je treba dokupiti in integrirati. Shranjevanje in iskanje dokumentov v relacijski bazi Ogrodje sistemov za upravljanje z dokumenti so baze, v katere shranjujemo dokumente ter atribute o dokumentih in modulih za iskanje, ki omogočajo iskanje po vsebini dokumentov in atributih. Sistemi upravljanja z dokumenti v veliki večini uporabljajo relacijske baze, se pa določene že usmerjajo k objektnim bazam. Knjižnični servisi Pod tem pojmom so vključeni mehanizmi, ki služijo za nadzor nad dokumenti. Ti mehanizmi so: - vrnitev (checkin) dokumenta v bazo (po vnosu popravkov dokument vrnemo in naredimo novo različico) - rezervacija (checkout) dokumenta v bazi (dokument smo začasno rezervirali za popravljanje, ostali ga lahko v času rezervacije samo pregledujejo) - sledenje (kdo je kaj počel z dokumentom) - zaščita/omejitev dostopa do dokumentov ter - kontrola različic Prikaz/distribucija dokumentov Prikaz oziroma distribucija dokumentov naj ne bo omejena le na prikaz v enem formatu, uporabniku naj ponudi dokument tudi na drugačne načine (npr. preko interneta, torej internetnega brskalnika). Nekateri sistemi pretvarjajo dokument v enoten format za prikaz, nekateri pa omogočajo tudi snemanje na prenosne medije (CD-ROM, DVD-ROM, ). Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 27 od 76

28 Arhiviranje Ta aktivnost v večini primerov ni del sistema ravnanja z dokumenti, je pa pri celotnem procesu zelo pomembna. Dokumenti imajo določen čas uporabe, v katerem se spreminjajo. V tem času jih lahko imenujemo živi dokumenti. Potem lahko zastarijo, zastarijo tudi prejšnje različice, vendar je nekatere izmed njih potrebno zaradi zakonskih določil (ali kakšnih drugih vzrokov) hraniti v izvirni obliki še nekaj časa po tem, ko niso več v aktivni uporabi. Zato je treba dokumente arhivirati. Pri tem morajo biti spravljeni na nek trajen medij, ki nam tudi kasneje omogoča dostop in uporabo arhiviranih dokumentov Prednosti sistemov za upravljanje z dokumenti Kadar govorimo o prednostih dokumentacijskih sistemov, najprej pomislimo na arhiviranje dokumentov, hitrejšo izdelavo dokumentov in nenazadnje na enostavnejši dostop do dokumentov. (Slika 10) Vendar pa lahko rečemo, da so prva in tudi najbolj očitna prednost nižji produkcijski stroški za informacijske izdelke (Kočevar, 2002: 16), ki se odražajo tako v denarnih prihrankih kot tudi na zmanjšanju porabe časa zaposlenih, ki sodelujejo pri nastajanju le-teh. Prihranki izhajajo iz manjše potrebe po papirju, drugih pripadajočih materialih in arhivskemu prostoru, ki jih zahtevajo papirne verzije dokumentov. Druga prednost elektronske distribucije je olajšan dostop do dokumentov in njihovo ažuriranje. (Žorž, 2002:7) Elektronski dostop omogoča prikaz vsebin v različnih oblikah, ki jih lahko prilagodimo posameznim uporabnikom in skupinam uporabnikov. Prav tako je zelo pomembna prednost elektronskih različic dokumentov to, da jih zlahka ohranjamo ažurne. Elektronsko izdelan dokument zmanjša čas od izdelave do končne odobritve. Dokument lahko istočasno več oseb pregleda in odobri. Skrbniku dokumenta ni potrebno več trkati na vrata ali brskati po predalih svojih sodelavcev, ampak lahko na enostaven in hiter način ugotovi, v katerem delu delovnega toka se dokument nahaja. Dandanes se v marsikaterem podjetju dogaja, da se dokumenti iščejo po različnih registratorjih, omarah ali v pisarnah. Ko se le-ta na kraju najde, ugotovimo, da nismo našli veljavne verzije ali še huje, naredimo nek postopek po verziji dokumenta, ki sploh ni veljaven. Dokumentacijski sistem nam lahko zagotovi, da posamezne dokumente zelo hitro najdemo preko enostavnega vmesnika, ter omogočimo končnim uporabnikom dostop le do veljavnih verzij in na ta način preventivno preprečimo kakršnokoli napako. Na koncu je potrebno še omeniti, da takšni sistemi omogočajo sledljivost dokumenta. Pomeni, da lahko na zelo enostaven način ugotovimo, kje se dokument nahaja, kdo ga je izdelal, pregledal, odobril in distribuiral, koliko časa ga je posamezen uporabnik zadržal pri svojem delu. Tudi pri distribuciji dokumenta lahko v sledljivosti vidimo, kdo je dokument distribuiral, kdo ga je prejel ter kdo potrdil, da je ta oseba tudi seznanjena z vsebino dokumenta. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 28 od 76

29 Slika 10: Rešitve digitalne sprejemne pisarne uspešno odpravljajo problem obravnave poslovnih dokumentov, ki v podjetje vstopajo v papirni obliki (Šantl, 2006) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 29 od 76

30 4.4. Tveganja sistema za upravljanje z dokumenti Bilo bi nepravično, če bi se pretvarjali, da uvajanje ali že sama uvedba dokumentacijskega sistema nima nobenih pomanjkljivosti. Z vnaprejšnjim planiranjem in predvidevanji lahko zmanjšamo možnosti za nastanek nekaterih tveganj. Tveganja se ne pojavijo samo pri uvajanju takšnega sistema, ampak tudi v kasnejših fazah uporabe. V nadaljevanju so izpostavljena nekatera tveganja po posameznih skupinah (Sutton, 1996:317): Organizacijska tveganja Organizacijska tveganja se lahko pojavijo na dveh glavnih področjih: - Sponzorstvo Izvršni pokrovitelj, vodstvo in jasna smer so nujna za začetek projekta ter pri podpori projekta od začetka do konca. Kritične odločitve so potrebne za začetek projekta in za dosego določenih mejnikov znotraj projektnih časovnih okvirov. Brez zadostne podpore s strani sponzorjev je še tako dober projekt obsojen na neuspeh. - Planiranje Mnogokrat se je že potrdilo, da je planiranje eden izmed ključnih faktorjev za uspešno uvedbo informacijskega sistema v podjetju. Eden osnovnih pogojev za uspešno izvedbo projekta je pravilna ocena in obvladovanje časovnih rokov in stroškov projekta. Pravilna ocena projektnih rokov in stroškov predstavlja osnovo za učinkovito izvedbo in kontrolo projekta. V projektnem planu morajo biti identificirani viri, da jih lahko dodelimo k posameznim nalogam. Če se ugotovi pomanjkanje virov, mora sponzor zagotoviti nove. Neučinkovito planiranje lahko pripelje do propada projekta. Nič kolikokrat se zgodi, da zaradi premalo časa informacijski sistem pripelje do nepopolne implementacije oziroma samo do delne implementacije. Tako vsi hitijo z objavljanjem dokumentov v sistemu, pozabljajo pa na proces izdelovanja in upravljanja. Rezultat tega je predolga oziroma napačna pot od izdelave do arhiviranja dokumenta. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 30 od 76

31 Tehnološka tveganja Tehnološka tveganja se lahko pojavijo na treh glavnih področjih: - Propad sistema Ko postane strojna in programska oprema bolj kompleksna, je večja verjetnost, da se "sesuje" celotni sistem. Planiranje tako strojne kot programske opreme se mora začeti takoj po izbiri dokumentacijskega sistema in s tem povečati robustnost in toleranco tako LAN-a kot WAN-a na že obstoječem sistemu. - Proizvajalci in njihov proizvod Eden glavnih faktorjev pri izbiri, je ali imajo proizvajalci kaj neposrednih izkušenj s poznavanjem procesov in implementacije takšnega sistema v enak poslovni sektor oziroma v organizacijo podobne velikost, kot je naša. Vsekakor tudi ni odveč previdnost, da se izbere proizvod in proizvajalca, v katerega je projektni tim prepričan, da v bližnji prihodnosti ne bo propadel na trgu. - Programska/strojna arhitektura Dokumentacijski sistem teži k izbiri primerne strojne opreme in stabilnega mrežnega okolja. Tu velja, da je svetovanje s ponudnikom neizbežno in priporočljivo je upoštevati njihove predloge. Človeška tveganja Človeška tveganja se lahko pojavijo na dveh glavnih področjih: - Izobraževanje uporabnikov in podpora pri implementaciji Strateški in taktični plan za implementacijo mora biti zelo skrbno pripravljen tudi za izobraževanje končnih uporabnikov. Sponzorji morajo zagotoviti projektni tim, ki bo sodeloval od začetka do konca implementacije dokumentacijskega sistema ter nadalje izobraževal svoje sodelavce. Mnogo sistemov je propadlo pri implementaciji, ker že od začetne faze načrtovanja in analize niso dovolj pozornosti namenili končnim uporabnikom. (Tkalec, 2002:7) - Izobraževanje tehničnega osebja in podpora pri implementaciji Novi proizvodi, nova arhitektura sistema in platforma pomeni tudi povečanje investicije v informatiki tako v tehnologiji kot v virih. Tu je predvsem poudarek na izobraževanju zaposlenih v tehničnem oddelku ter zagotavljanje zadostne podpore pri uvajanju tako kompleksnega sistema. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 31 od 76

32 Procesna tveganja Glavno procesno tveganje je kratka izguba učinkovitosti. Vodstvo pričakuje takšno izgubo med prehodom uporabnikov na novo okolje dokumentacijskega sistema. Razen tega vodstvo potrebuje določeno število zaposlenih, ki podpirajo nov sistem in s tem motivirajo svoje sodelavce. Tudi prevelika količina informacij lahko predstavlja težave. Že sama količina dokumentov v organizacijah je ogromna in zgolj pretvorba v elektronsko obliko ne bo dosti pomagala. Potrebno je skrbno planiranje in organizacija, z močnim poudarkom na potrebah in željah odjemalcev informacij, ter ločitev dokumentov na poslovno ključne in podporne. Pomeni, da je potrebno skrbno pripraviti analizo procesov dokumentov Izdelava sistema za upravljanje z dokumenti V osnovi lahko elektronski sistem za upravljanje z dokumenti (EDMS) razdelimo na tri podsklope (Skrt, 2007): 1. Elektronski zajem dokumentov: - zajem (skeniranje) papirnate dokumentacije - optično prepoznavanje znakov - razvrščanje dokumentov - indeksiranje - verifikacija (končna kontrola zajetih podatkov) 2. Obvladovanje delovnih tokov (Workflow): - definiramo pravila uporabnikov v procesu - definiramo vloge uporabnikov v procesu - definiramo poti dokumentov 3. Arhiviranje in upravljanje z dokumenti: - kontrola dostopa do dokumentov - vhodno/izhodna kontrola nad dokumenti - kontrola verzije dokumenta - kontrola sprememb nad dokumenti Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 32 od 76

33 Univerza v Mariboru Fakulteta za organizacijske vede Elektronski zajem dokumentov Bistvo elektronskega zajema dokumentov je njihova digitalizacija ter razvrščanje dokumentov glede na tip in namembnost. Postopek zajema dokumentov lahko razdelimo na več faz in sicer na: - prevzem dokumentov predpripravo dokumentov za skeniranje skeniranje dokumentov optično prepoznavanje znakov klasificiranje in indeksiranje dokumentov verifikacijo dokumentov vzpostavitev prvotnega stanja dokumentacije vrnitev dokumentov naročniku predajo končnih izdelkov na želenem mediju priprava dokumentov skeniranje z nadzorom kakovosti vnos indeksnih podatkov elektronski arhiv Slika 11: Elektronski zajem podatkov (Rot, 2004b) Pretvorba papirne dokumentacije v digitalno obliko je temeljni pogoj za učinkovito uporabo sistema za upravljanje z dokumenti. Digitalizacija dokumentov in zajem podatkov z dokumentov sta nujno potrebna postopka, če želimo povečati hitrosti obdelave poslovnih dokumentov ter povečati učinkovitost zaposlenih. Preden se lotimo procesa digitalizacije oziroma skeniranja dokumentov, pa je potrebno le- te fizično pripraviti za nadaljnjo strojno obdelavo. Dokumente je namreč potrebno zložiti iz registratorjev in map ter jim po potrebi odstraniti vse sponke in ostale trde delce, kot tudi razna vezna sredstva, ki bi lahko ovirala postopek optičnega branja. Pred postopkom skeniranja je potrebno izvesti še tako imenovano vsebinsko pripravo dokumentacije, pri kateri razdelimo dokumente na logično povezane vsebinske sklope. Dokumenti morajo namreč biti pripravljeni za digitalizacijo v določenem zaporedju, saj lahko le v tem primeru zagotovimo optimalno indeksacijo. V fazi vsebinske priprave je koristno poskrbeti tudi za opremljanje vodilnega lista vsebinske celote (dokumenta ali dosjeja) s črtno kodo ali s katerim drugim elementom (npr. grafični simbol, tekst), ki bo zagotavljal avtomatsko identifikacijo ob skeniranju. (Slika 11) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 33 od 76

34 Ko so dokumenti fizično pripravljeni za digitalizacijo in so opremljeni z identifikacijskim elementom, se prične postopek skeniranja. Rezultat digitalizacije dokumentov, ki jo opravljamo s procesom skeniranja, so grafične datoteke različnih formatov (tiff, jpg, pdf), ki jih z uporabo OCR (Optical Character Recognition) tehnologije za razpoznavanje posameznih znakov pretvorimo v podatke, ki se nahajajo v tekstovni obliki. Pogostokrat se podjetja poslužujejo tudi ICR (Intelligent Caracter Recognition) tehnologije, ki je sposobna poleg strojnih pisav prepoznati tudi rokopis. V primerih, ko bi želeli pretvoriti v digitalno obliko tudi določene tipe anket in vprašalnikov (kjer samo obkrožimo ali prekrižamo želeni odgovor) pa pride še kako prav OMR (Optical Mark Recognition) tehnologija, ki razpoznava označbe na obrazcih v smislu označeno ali neoznačeno. Pri zajemu dokumentov velja omeniti še to, da se proces prepoznavanja znakov lahko izvaja za celoten dokument ali samo za izbrane dele dokumenta. Poznamo tri načine skeniranja oziroma zajemanja dokumentov (Rot, 2004c) : Paketno zajemanje dokumentov Gre za masovni zajem dokumentov, ki sicer niso vsebinsko povezani, imajo pa neko določeno skupno lastnost, po kateri jih lahko pozneje iščemo v arhivu (primer: računi, izstavljeni v določenem časovnem obdobju). Dosjejsko zajemanje dokumentov Za dokumente v dosjeju je značilno, da kljub temu, da nastajajo v povsem različnih časovnih obdobjih, pripadajo določenemu poslovnemu dogodku. To pomeni, da se z vsebinskega vidika medsebojno povezujejo in dopolnjujejo. Med najbolj tipične predstavnike tovrstne skupine dokumentov lahko uvrščamo pogodbeno in kadrovsko dokumentacijo. Zajem posamičnih dokumentov Predstavlja najzahtevnejši proces zajema in obdelave dokumentov, saj se vsak dokument obravnava kot zaključena celota. Vsak dokument skeniramo posebej in ga opremimo s toliko atributi, da ga je ob poizvedbah mogoče enoznačno poiskati. Poleg različnih načinov skeniranja pa je izvedba procesa skeniranja odvisna tudi od tipa dokumentov. Glede na različne tipe dokumentov mora biti zagotovljen zajem podatkov tako iz strukturiranih, pol strukturiranih in nestrukturiranih dokumentov. Za strukturirane dokumente med katere uvrščamo različne vrste obrazcev (npr. plačilni nalogi, obrazci za DDV) je značilno, da se podatki, ki jih želimo zajeti, nahajajo vedno na istem mestu. Rezultati strojnega zajema so zato pri strukturiranih dokumentih najboljši, saj natanko vemo, kateri podatek iščemo in kje na dokumentu se nahaja. Za pol strukturirane dokumente (npr. računi, naročilnice, dobavnice, tovorni listi) je značilno da so iste vrste podatkov (datum, številka računa, davčna številka, znesek) zaradi različnih oblik dokumentov na zelo različnih mestih. Ker pri pol strukturiranih dokumentih natančno vemo katere podatke iščemo, ne znamo pa določiti njihove natančne pozicije, mora biti pri strojnem zajemu vsebine Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 34 od 76

35 takšnega dokumenta v tehnološko rešitev vgrajena neka logika, ki bo znala poiskati mesto na dokumentu, kjer je iskani podatek. V skupino nestrukturiranih dokumentov pa lahko uvrstimo večino poslovne korespondence. Uspešna strojna prepoznava je za omenjeno skupino dokumentov najtežja, saj ne vemo, kateri podatki so pomembni za zajem, niti tega, na katerem mestu v dokumentu se nahajajo. Kontrola kvalitete Da bi možnost potencialnih napak zmanjšali na minimum, se že med samim postopkom digitalizacije izvaja strojna kontrola kvalitete skeniranih dokumentov, s pomočjo katere preverjamo prepoznavnosti vsebine. V primeru, da nas sistem opozori na nepravilno zajete podatke, se strojni zajem podatkov lahko dopolnjuje z ročnim vnosom manjkajočih podatkov ali z ročnim popravljanjem napačno prepoznane vsebine. Da bi bila kvaliteta skeniranih dokumentov kar se da neoporečna, poskrbi še zadnja varovalka, ko se po končanem postopku skeniranja opravi še vizualna kontrola kvalitete skeniranih dokumentov. Klasificiranje in indeksiranje dokumentov Po opravljenem optičnem prepoznavanju lahko dokumente razvrstimo (klasificiramo) v skupine glede na določene specifične lastnosti in elemente, ki jih neka skupina dokumentov vsebuje. Kot smo že omenili, se lahko zaradi lažjega kasnejšega iskanja dokumentov, vsakemu skeniranemu dokumentu dodajo izbrani atributi oziroma identifikacijske oznake dokumentov. Atributi se lahko dodajajo ročno, delno avtomatično (en del podatka se vnese ročno, drugi del pa se samodejno črpa iz že obstoječe baze podatkov) ali popolnoma avtomatično. Proces dodeljevanja atributov se imenuje indeksiranje, pridobljene podatke pa imenujemo meta podatki ali indeksni podatki. Ti podatki nosijo informacijo o dokumentu, ki je potrebna za poznejšo obdelavo oziroma predstavlja ključ za poznejše iskanje in pregledovanje dokumenta (primer: pri računih se lahko npr. indeksirajo naslednji elementi: datum, številka računa, valuta, znesek in davčna številka). Po končani indeksaciji so elektronski dokumenti pripravljeni za uvoz v dokumentni sistem in so primerni za nadaljnjo elektronsko obdelavo. Celoten postopek skeniranja se zaključi z vzpostavitvijo prvotnega stanja dokumentacije, z njeno vrnitvijo naročniku in s predajo digitaliziranih dokumentov na želenem mediju. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 35 od 76

36 Obvladovanje delovnih tokov (Workflow) Sistem za upravljanje z dokumenti omogoča urejenost poslovne dokumentacije, nadzor nad dokumenti, hitro dostopnost do dokumentov in predvsem enostavnost upravljanja. Z uvedbo sistema za upravljanje z dokumenti bo postalo delo s poslovno dokumentacijo, pretok dokumentov in iskanje le-teh enostavnejše, cenejše in hitrejše, kar bo v veliki meri vplivalo na znižanje stroškov poslovanja in povečanja učinkovitosti dela. Ko govorimo o upravljanju delovnih tokov (Workflow) imamo v mislih avtomatiziranje pretoka dokumentov in informacij v delovnem procesu. V tem procesu moramo določiti delovne postopke glede na sodelujoče in njihove naloge, opredeliti način kroženja dokumentov tako med delovnimi skupinami kot tudi med posameznimi uporabniki ter določiti vhodne in izhodne vrednosti. Pravo uporabno vrednost bo sistem za upravljanje in arhiviranje dokumentov dobil šele takrat, ko bo zagotovljen kontroliran in hiter pretok dokumentov v vseh fazah poslovnih procesov v podjetju. Elektronsko arhiviranje dokumentov Elektronsko arhiviranje predstavlja najpomembnejši del sistema za celovito upravljanje z dokumenti. Osnovni namen elektronskega arhiva je urejena hramba dokumentov, ki so že od svojega nastanka izključno v elektronski obliki ali pa so bili kasneje digitalizirani. Poleg hrambe dokumentov pa morajo arhivski sistemi zagotavljati nadzor in upravljanje z vsemi fazami življenjskega cikla dokumentov, kot tudi zagotavljati visoko stopnjo varnosti in zanesljivost delovanja sistema. Varnost in zaščito objektov v elektronskem arhivu lahko zagotavljamo s sistemom avtentikacije ter avtorizacije uporabnikov, ki se lahko izvaja na različnih ravneh od celotnega arhiva do posameznega dokumenta. Pri samem upravljanju arhiva je tako potrebno opredeliti tudi,kdo ima pravico dostopa do posameznega dokumenta, koliko časa se bo posamezen dokumenta hranil v arhivu in na kakšen način se bo kasneje izločil iz arhiva. Celovito obvladovanje dokumentacije s pomočjo sistema za upravljanje z dokumenti omogoča: - kreiranje in urejanja dokumentov - nadzor nad verzijami dokumentov - kontrola sprememb nad dokumenti - distribucijo in objavo dokumentov v spletnem okolju - elektronsko odobritev dokumentov - elektronski podpisovanje dokumentov - obveščanje uporabnikov o dokumentih Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 36 od 76

37 4.6. Način hranjenja dokumentacije Dokumentacija se shranjuje v arhivskih prostorih, ki so zakonsko določena. Dokumenti v podjetju so arhivirani na elektronskem mediju (trdem disku ali zgoščenki). Dokumenti se običajno nahajajo v formatih urejevalnikov, s katerimi so bili generirani. Jedro arhiva je podatkovni model struktura opisa gradnikov in dokumentov ter njihova medsebojna povezanost. Če je za podjetje velikega pomena centralni dostop do dokumentov prek mreže, se skenira dokumente, ki vstopajo v podjetje v papirnati obliki ali nastajajo kako drugače. Bolj običajno je to za integracijo na višjem nivoju. Osnovne funkcije sistema za arhiviranje so kontrola dostopa, klasifikacija in predpisani postopek ob spremembah. Zaželeno je, da ima sistem za arhiviranje prijazen uporabniški vmesnik, ki avtomatsko zaganja ustrezne programe in uporabnika vodi pri delu. (Duhovnik, Tavčar, 2000) Opisovanje izdelkov (klasifikacija) in dokumentov naj bo enostavno - od uporabnika naj zahteva vnos čim manjšega števila podatkov, po drugi strani mora biti opis pri iskanju razpoznaven. Za poslovne informacijske sisteme je pogosto pomembna predvsem identifikacijska številka, zaradi česar so opisi izdelkov skromni. Pri uvajanju elektronskega arhiva je opis pomembno prilagoditi potrebam uporabnikov, predvsem konstruktorjev. (Duhovnik, Tavčar, 2000) Velik delež tokov informacij v konstrukcijsko razvojni fazi teče mimo elektronskega arhiva v obliki neformalne ustne komunikacije ali s pomočjo papirnatih dokumentov. Pregled prednosti in pomanjkljivosti elektronskega arhiva je podan v tabeli 2, navedeni so tudi potrebni pogoji za vpeljavo. (Duhovnik, Tavčar, 2000) Prednosti Pomanjkljivosti Hiter dostop do dokumentov na delovnem mestu. Zagotoviti je potrebno varnost podatkov. Centralni arhiv pri prostorsko razpršenih podjetjih. Problem različnih formatov na dolgi rok. Razmeroma enostavno uvajanje in uporaba. Ni pregleda nad nastajanjem dokumentov. Večje organizacijske spremembe niso potrebne. Potrebni pogoji za vpeljavo Vsako delovno mesto potrebuje: - opremo in usposobljenost zaposlenih za računalniško podprto delo, - mrežno povezavo do arhiva, - programsko in strojno opremo za vodenje arhiva ter - varno hranjenje podatkov. Tabela 2: Prednosti in pomanjkljivosti elektronskega arhiva (Duhovnik, Tavčar, 2000) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 37 od 76

38 5. Zakonodaja Ko razmišljamo o vzpostavitvi elektronskega arhiva, nemalokrat ugotovimo, da se je potrebno seznaniti z nekaj deset različnimi zakoni in predpisi, ki urejajo posamezna področja dela in med drugim vključujejo tudi določila o načinih in rokih hrambe posameznih vrst dokumentov. Veljavna zakonodaja dovoljuje elektronsko shranjevanje dokumentov. Tako shranjeno gradivo ima tudi ustrezno dokazno vrednost. Dokumentu ni mogoče odreči dokazne vrednosti in verodostojnosti samo zato, ker je v elektronski obliki. Toda zakonodajalec hkrati tudi predpisuje, da je potrebno nekatere vrste dokumentov, kot so obvezni izpis glavne knjige, ustanovitveni akt podjetja, zaključna poročila, kadrovska dokumentacija, hraniti tudi v papirni obliki ne glede na to, da so dokumenti nastali v elektronski obliki. Takih dokumentov je v povprečju od 10 do 20 odstotkov, odvisno od dejavnosti poslovnih subjektov. Bistvenega pomena bo vsekakor sprejetje novega zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Predlog novega zakona je že pripravljen in je v zakonodajnem postopku. Temeljni cilj predlaganega zakona je celovito urediti varstvo dokumentarnega gradiva. Nova zakonodaja bo predpisovala tudi pogoje, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema za elektronsko arhiviranje ter pogoje in postopke spreminjanja papirne dokumentacije v elektronsko obliko. Tako bodo zagotovljena enotna pravila, ki bodo uporabnikom zagotavljala pravno veljavnost tako obdelanih in shranjenih dokumentov Primerjava slovenske zakonodaje z evropsko na področju elektronskega arhiviranja dokumentov Kot pri uvedbi drugih računalniških,sistemov je tudi sistem elektronskega arhiviranja obdelan z nepravnega vidika. Evropska unija (v nadaljevanju EU) je že sprejela direktivo o nekaterih pravnih vidikih informacijske družbe (Majerle, 2003), predvsem elektronskega poslovanja, ki ureja storitve elektronske družbe, sklepanje pogodb s pomočjo elektronskih sredstev in pogoje za zagotavljanje pravne varnosti. Institucije v EU želijo zagotoviti javnosti dostopnost do informacij, kot ene izmed temeljnih pravic Evropske konvencije o človekovih pravicah in temeljnih svoboščinah. Na tem področju je bilo zato v evropskem prostoru že izvedenih več uspešnih projektov, ki zajemajo elektronsko upravljanje in shranjevanje podatkov. Tudi slovenska zakonodaja se na tem področju pospešeno, toda postopno pripravlja in sprejema zakone. Do sedaj smo že dobili temeljni zakon, ki ureja vprašanja elektronskega poslovanja (Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Ur.l. RS 57/2000) in je vstopil v veljavo avgusta leta Zakon v skladu s slovenskim vključevanjem v EU v celoti sledi evropskim in svetovnim smernicam. Na vsebino elektronskega upravljanja in komunikacij se fragmentarno nanaša tudi čedalje več vsebin s področja materialnega (avtorsko in medijsko pravo, davčni predpisi, varstvo osebnih podatkov ) in procesnega prava. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 38 od 76

39 5.2. Zakonodaja, ki ureja področje arhiviranja Področje arhiviranja oziroma poslovanja z dokumentarnim gradivom ureja več zakonov in podzakonskih aktov, kot so (e-uprava.gov.si): - Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/2006), - Pravilnik o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 59/99), - Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 59/99), - Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 57/2000, čistopis št. 98/2004), - Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000). Področje arhiviranja dodatno opredeljujejo še vsebinski zakoni in standardi, ki predpisujejo pravila arhiviranja za posamezno področje dela in s tem za posamezne vrste dokumentov: - Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 30/93), - Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 89/98, čistopis 97/2004), - Pravilnik o izvajanju zakona o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 17/2004), - Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 54/2004), - Slovenski računovodski standardi, št. 21 in 22 (Uradni list RS, št. 107/2001), - Tehnološka regulativa (standardi, smernice), - Specifikacija MoReq: Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov, DLM Forum 2001, Arhiv RS 2005 (priporočilo Evropske komisije) Zakonske omejitve na področju elektronskega arhiviranja Na področju elektronskega arhiviranja se Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu nanaša predvsem na pravno-formalni vidik, kjer je pisna oblika enaka elektronski obliki. 13. člen zakona določa, da se v primerih, ko zakon ali drug predpis določa pisno obliko, šteje, da je elektronska oblika enakovredna pisni obliki, če so podatki v elektronski obliki dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo, pri čemer se vsebinsko, v smislu prve alineje 2. člena, vsi taki podatki nanašajo na vse podatke, ki so oblikovani ali shranjeni na elektronski način. Pogoj za takšno izenačitev pisne in elektronske oblike pa je zagotovitev varnosti shranjenega dokumenta. Zakon upošteva določila 12. člena, ki se nanašajo na Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 39 od 76

40 dualistični koncept arhiviranja, to je dosegljivost podatkov v elektronski obliki tudi po poteku daljšega obdobja od njihovega zapisa in primernost v elektronski obliki shranjenih podatkov za kasnejšo rabo, kar pomeni tudi zavarovanje pred morebitnimi spremembami tehnoloških sredstev, ki bi utegnile onemogočiti njihovo reproduciranje. Zaradi teh pogojev je razumljivo, da mora arhivski sistem omogočati takšno tehnološko podporo, da bo ustrezal zakonskim zahtevam. Ker se takemu arhivu povečuje varnost in zanesljivost, se povečuje tudi ocena verodostojnosti elektronsko obdelanih informacij povečuje, kar je razvidno iz 4. člena, ki pravi, da se podatkom v elektronski obliki ne sme odreči veljavnosti ali dokazne vrednosti, ker so v elektronski obliki. To je posebej pomembno v elektronskem arhivu, ki omogoča spremljanje celotnega življenjskega cikla dokumenta, saj so ob njegovi vsebini pripeti tudi podatki o avtorju osnutka, nosilcu originalne verzije ter prihodnjih verzijah, ki so kronološko pregledni. Zahteve (e-uprava.gov.si) Kvalitetno vzpostavitev elektronske hrambe gradiva in elektronskega arhiviranja je mogoče zagotoviti le z izpolnitvijo visokih, natančno zastavljenih zahtev, ki bodo vključevale tako tehnološke, kot tudi poslovne in pravne vidike elektronske hrambe gradiva. Med tehnološkimi zahtevami se pojavljajo vprašanja o primernem formatu za hrambo dokumentarnega gradiva, vprašanje primernih medijev, ki bodo zagotavljali časovno neomejeno hrambo gradiva v elektronski obliki in vprašanje odbiranja in hrambe medijev s hitro spreminjajočo se vsebino (npr. spletnih strani). Ko izbiramo primeren format za hrambo in arhiviranje gradiva, moramo imeti v mislih predvsem tri želene lastnosti formata: - zagotoviti mora avtentičnost hranjenega dokumenta - primeren mora biti za hrambo tekstovnega in grafičnega gradiva ter - biti časovno neomejeno uporabljiv Format, ki bo zagotovil avtentičnost hranjenega dokumentarnega gradiva bo omogočal, da bo vsak uporabnik zanesljivo vedel, da je gradivo, ki ga je pridobil iz baz za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva, popolnoma identično originalu. Zahteva po avtentičnosti gradiva je med najpomembnejšimi, kar je še posebej očitno, če pomislimo, da lahko ima hranjeno dokumentarno gradivo vlogo dokumenta z dokazno vrednostjo v sodnem postopku ali pa, da ima mnogo gradiva posebno kulturno - zgodovinski vrednost. Format mora biti prav tako primeren za hrambo vseh obstoječih vrst dokumentarnega gradiva. V povezavi z željo po avtentičnosti, moramo za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva izbrati tak format, ki bo omogočal da se v enakem formatu hranijo besedila, grafi, tabele in slikovno gradivo - posamezno ali v istem dokumentu (npr. uradni dopis državnega organa, ki vsebuje grb in besedilo ali strokovna analiza, ki jo pripravi gospodarska družba in vsebuje logotip družbe, besedilo, tabele in grafe). Prav tako je pomembno, da izbran format zagotovi nespremenljivost vsebine in oblike gradiva pri pretvorbi izvirnika v prepis. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 40 od 76

41 Časovno neomejena uporabnost formata je tista zahteva, ki je najtežje opisati, saj terja veliko predvidevanj in bolj ali manj zanesljivih ugibanj o toku razvoja informacijske tehnologije. Zato se lahko zahtevi po časovno neomejeni uporabnosti formata najbolje približamo z izborom trenutno najkakovostnejšega in najvarnejšega formata. Tudi pri vprašanju primernega medija za hrambo gradiva igra glavno vlogo kriterij časovno neomejene uporabnosti. Poleg trajnosti samega zapisa na mediju, ki je deloma odvisna od izbora pravilnega formata, se v sklopu analize trajnosti uporabe medijev ukvarjamo predvsem z vprašanjem, kateri medij za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva bo najdlje uporaben ob predpostavki dinamičnega razvoja strojne in programske opreme. Poslovne zahteve za uvedbo elektronske hrambe gradiva in elektronsko arhiviranje je potrebno analizirati z več vidikov. Prvi je prav gotovo učinkovitost - kako določiti postopek hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki bo racionalen in na drugi strani zagotavljati kakovostne storitve hrambe gradiva uporabnikom - institucijam in posameznikom. Konkretneje: formati, ki se bodo uporabljali, naj bodo v javni rabi, to je brez avtorskopravne zaščite, uporabniku naj se omogoči enostavno prehajanje med ponudniki storitev elektronske hrambe, uporabnik naj ima možnost tako notranje elektronske hrambe, kot tudi najem storitve zunanjih ponudnikov in podobno. Poslovnih zahtev ni potrebno upoštevati le pri načrtovanju postopkov uporabe storitev in analizi delovanja infrastrukture. Poslovno razmišljanje bo potrebno predvsem v času vzpostavljanja in uvajanja elektronske hrambe, kjer se mora zagotoviti infrastruktura tako za zasebni, kot tudi za javni sektor. Vprašanje pravnih zahtev za elektronsko hrambo gradiva lahko v grobem razdelimo na dva sklopa: prvi je že omenjena zahteva po primerni ureditvi z zakoni in podzakonskimi predpisi, drugi sklop pa je namenjen zahtevi po nadzoru nad izvajanjem elektronske hrambe gradiva z uvedbo regulatornega organa. Obstoječe pravne predpise o hrambi in arhiviranju je potrebno ustrezno spremeniti in dopolniti tako, da bodo urejali vse možne dejanske situacije, ki se bodo pojavljale pri elektronski hrambi in elektronskem arhiviranju. Nova pravna pravila morajo biti splošna in tehnološko nevtralna, da bodo lahko kljubovala tehnološkemu napredku. Hkrati pa morajo nova pravila zagotavljati jasen okvir za izvajanje elektronske hrambe. Tako je potrebno urediti bistvene situacije in odprta vprašanja elektronske hrambe. Naj omenimo le nekatera: - odbiranje elektronskega gradiva - uničevanje elektronskega gradiva - prepis izvirnika v elektronski obliki v sodobnejši tehnološki format - ponovno zagotavljanje varnega elektronskega podpisa zaradi poteka veljavnosti prvega - ureditev mehanizmov informacijske varnosti Prav tako je potrebno pravno urediti vzpostavitev vseh tržnih mehanizmov za zagotavljanje storitev elektronske hrambe (npr. registracija ponudnikov storitev, varnostne zahteve oziroma njihovo uskladitev z ZEPEP). Pomembno skupino vprašanj predstavljajo tudi pravice intelektualne lastnine v povezavi z elektronsko hrambo gradiva, kjer naj izpostavimo dve pomembnejši problemski vprašanji. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 41 od 76

42 Prvo je vprašanje avtorsko pravnega varovanja v postopku pretvorbe gradiva v procesu hrambe in arhiviranja, ki je na mestu predvsem ob diskusiji o zagotavljanju nespremenljivosti hranjenega gradiva in drugi: ponovna uporaba hranjenega dokumentarnega ali arhivskega gradiva kot oblika distribucije avtorskega dela, čeprav slednje sodi bolj v domeno avtorskopravne reforme. Novi predpis bo moral urediti tudi določene podrobnosti glede arhivskega gradiva, ki ima posebno kulturno-zgodovinsko vrednost in ga hrani državni arhiv (obvezno neprekinjeno delovanje, strožje varnostne zahteve, omejitev dostopa do gradiva itd.) ter tako uskladiti določbe današnjega Zakona o arhivskem gradivu in arhivih z novimi tehnološkimi izzivi. Seveda pa bo poleg teh splošnejših vprašanj potrebno predpisati tudi enotne tehnološke zahteve, ki naj zagotovijo učinkovito in varno enotno hrambo elektronskega gradiva ter uredijo tehnološka vprašanja na zelo operativni ravni. Poleg jasnih pravnih pravil je seveda potreben tudi učinkovit nadzor. Zato je v okviru drugega sklopa pravnih zahtev potrebno vzpostaviti neodvisen regulatoren organ, ki bo opravljal vrsto nalog od nadzora nad opremo in storitvami za elektronsko hrambo ter ponudniki te opreme in storitev do povsem klasičnega prisilnega nadzora nad izvajanjem novih predpisov v praksi. Slovenija pa v mednarodnem okolju ni otok in je zato pri postavljanju zgoraj navedenih tehnoloških, poslovnih in pravnih zahtev potrebno upoštevati tudi relevantne mednarodne predpise, standarde in priporočila. Poleg tudi sicer pri elektronskem poslovanju pomembnih aktov, kot so modelni zakoni UNCITRAL, ustrezne direktive EU o e-poslovanju in e-podpisu ter vrsta standardov s področja informacijske tehnologije, naj izpostavimo predvsem dva, izključno na elektronsko hrambo vezana dokumenta: mednarodni standard ISO o ravnanju z dokumentarnim gradivom in Specifikacija vzorčnih zahtev za upravljanje z elektronskim gradivom, ki je nastal pod okriljem komunitarnega programa IDA (Interchange of Data between Administrations programme) v letih 2000 in Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 42 od 76

43 6. Analiza obstoječega stanja v Mladinski knjigi Založba d.d Proces arhiviranja in dokumentiranja dokumentov Na spodnji sliki 12 je grafično prikazan proces arhiviranja in dokumentiranja dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Pošta Slovenije Prihod pošte oz. dokumentov Yellogistic Osebe v vložišču Evidentiranje pošte oz. dokumentov DA Ali je naslovnik znan? NE (10%) Osebe v vložišču Razdelitev pošte oz. dokumtov po predalih Osebe v vložišču Odpiranje pošte oz. dokumentov Osebe v vložišču Razdelitev pošte oz. dokumentov po predalih Tajnice področij Prevzem pošte oz. dokumentov Tajnice področij Oddaja pošte oz. dokumentov naslovnikom Naslovnik Pregled pošte oz. dokumetov DA Ali je pošto oz. dokumente potrebno arhivirati? NE Naslovnik Razvrstitev po vrsti dokumenta Naslovnik Dokument se uniči Naslovnik Arhiviranje dokumenta Slika 12: Proces obstoječega stanja v Mladinski knjigi Založba d.d. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 43 od 76

44 Opis procesa arhiviranja in dokumentiranja dokumentov Mladinska knjiga Založba d.d. ima eno vložišče, v katerem svoje delo opravljajo tri osebe, ki so zadolžene za celoten proces od prejema do oddaje prispele pošte. Pošta Slovenije dostavi pošto pred vložišče med 6.00 in 7.00 uro, katero zaposleni v vložišču odprejo, evidentirajo in razdelijo po oddelkih oziroma prejemnikih. Odprejo samo tisto pošto, ki nima točno določenega naslovnika, kar pa predstavlja 10 % vse dohodne pošte. Evidentira, (v elektronski obliki), pa se samo priporočena pošta. Pošta se porazdeli po oddelkih, ki imajo v vložišču svoje predale, od koder tajnice trikrat na dan pošto prevzamejo (ob 8.00, in uri). Istočasno, ko tajnice posameznih področij (sektorjev) prevzamejo dohodno pošto v vložišču, dostavijo tudi odhodno pošto. Zadnja dostava pošte je ob uri. Večkrat se odgovorne osebe ne držijo teh rokov in pošto dostavljajo tudi kasneje. Odhodna pošta se frankira in evidentira (priporočena) v vložišču. Dohodni računi, ki prispejo v vložišče, se žigosajo (datum prevzema) in predajo odgovorni osebi iz področja financ, ki jih razdeli prejemnikom. Za dostavo paketov Mladinski knjigi Založba d.d. uporablja podjetje Yellogistics d.o.o.. Podjetje dostavi pakete tekom dneva. Prevzem odhodnih paketov podjetje vrši med in uro, naslovnikom pa jo dostavijo naslednji delovni dan oziroma do vnaprej določene ure, ki pa mora biti označena na paketni nalepki. Dostava paketov velja samo za področje Republike Slovenije. Za to vrsto dostave se vodi posebna evidenca oziroma ima podjetje svojo prevzemno knjigo, kamor se vpisuje prejemnika paketa, njegov naslov in število paketov. Prevzemni listi se vedno izpisujejo v dvojniku. En izvod vzame kurir skupaj s paketi, kopija pa ostane vložišču za evidenco. V vložišču Mladinske knjige Založba d.d. je organizirana tudi telefonska centrala, ki sprejme dnevno med 1500 in 2000 klici. Večina klicev je za reklamacijski oddelek in za sodno izterjavo (80 % vseh klicev). V vložišču je tudi postavljena centralna fotokopirnica z dvema večjima fotokopirnima strojema, s katerima se v obdobju enega meseca naredi kopij. V letu 2004 je bil nabavljen stroj za strojno kuvertiranje in tiskalnik za tiskanje naslovov na kuverte. V povprečju obdobja enega meseca, se strojno kuvertira kuvert in natisne naslovov. V vložišču je tudi veliki rezalnik papirja za uničevanje dokumentov. Zaposleni opravljajo tudi kurirsko dostavo prijav in odjav delavcev na ZZZS. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 44 od 76

45 6.2. Funkcije zaposlenih v vložišču Oseba 1 Naziv delovnega mesta: administrator v vložišču Delovna opravila: - prejem in sortiranje prispele pošte - evidentiranje prispele priporočene pošte - odprema in vpisovanje (priporočene) odhodne pošte - evidentiranje in priprava odhodnih paketov (Yellogistics) - telefonska centrala ( klicev dnevno) - fotokopiranje - upravljanje s kuvertirnim strojem in tiskalnikom kuvert - kurirska opravila Oseba 2 Naziv delovnega mesta: administrator v vložišču in telefonist : Delovna opravila: - prejem in sortiranje prispele pošte - evidentiranje prispele priporočene pošte - odprema in vpisovanje (priporočene) odhodne pošte - evidentiranje in priprava odhodnih paketov (Yellogistics) - telefonska centrala ( klicev dnevno) - fotokopiranje - upravljanje s kuvertirnim strojem in tiskalnikom kuvert - kurirska opravila Oseba 3 Naziv delovnega mesta: administrator v vložišču in telefonist (dela skrajšan delovni čas - 4 ure) Delovna opravila: - odprema in vpisovanje (priporočene) odhodne pošte - telefonska centrala ( klicev dnevno) - fotokopiranje Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 45 od 76

46 6.3. Količinska in časovna opredelitev aktivnosti V tabeli 3 so prikazane časovne in količinske aktivnosti, ki jih opravljajo osebe v vložišču podjetja Mladinska knjiga Založba d.d. Aktivnost Oseba 1 Oseba 2 Oseba 3 SKUPAJ (ur/dan) 1 Prejem in sortiranje prispele pošte 3,0 0,2 0,0 3, Evidentiranje prispele priporočene pošte Odprema in vpisovanje (priporočena), odhodne pošte Evidentiranje in priprava odhodnih paketov (Yellogistics) 0,1 2,0 0,0 2,1 3,0 1,5 1,0 5,5 0,2 0,3 0,0 0,5 5 Telefonska centrala 0,2 1,5 0,1 1,8 6 Fotokopiranje 1,3 2,0 2,9 6,2 7 8 Upravljanje s kuvertirnim strojem in tiskalnikom kuvert Kurirska opravila (zaposleni v vložišču) 0,1 0,4 0,0 0,5 0,1 0,1 0,0 0,2 SKUPAJ (ur/dan) 8,0 8,0 4,0 20,0 Tabela 3: Količinska in časovna opredelitev aktivnosti (interno gradivo Mladinska knjiga Založba d.d. ) 6.4. Glavna opravila vložišča: Vložišče, ki se nahaja takoj ob vhodu v stavbo Mladinske knjige Založba d.d. opravlja naslednja opravila: - sprejemanje in pregledovanje pošte od zunanjih pošiljateljev - sortiranje in predaja dospele pošte posameznim organizacijskim enotam družb - odprava pošte zunanjim naslovnikom - kroženje pošte, tako imenovane interne pošte med posameznimi organizacijskimi enotami družb - posebna pravila o ravnanju z dokumentacijo oziroma s podatki - ravnanje s tajnimi podatki ter z drugimi zaupnimi podatki - izločanje in uničenje dokumentacije - veljavnost navodil Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 46 od 76

47 6.5. Pregled razpoložljivih delovnih površin Razpoložljive delovne površine, ki se nahajajo v vložišču so: - 2 mizi - 3 delovni pulti - 3 omare - 28 predalov za razdeljevanje pošte - 9 odložnih predalov - 5 predalnikov - 3 stoli 6.6. Pregled razpoložljive strojne opreme Frankirni stroj - leto nabave: število frankiranj (kuvert), do : kom - povprečno število frankiranj: kom / mesec Fotokopirni stroj MINOLTA - leto nabave: število narejenih kopij do : kom - povprečno število kopij do : kom / mesec Fotokopirni stroj CANON - leto nabave: število narejenih kopij do : 3, kom - povprečno število kopij do : kom / mesec Kuvertni stroj - leto nabave: število kuvertiranih kuvert do : kom - povprečno število kuvertiranih kuvert do : kom / mesec Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 47 od 76

48 Tiskalnik naslovov na kuverte - leto nabave: število tiskanih naslovov do : kom - povprečno število tiskanih naslovov do : kom / mesec Računalnik (2 kom) - leto nabave: 2001 in 2004 Tiskalnik HP - leto nabave: 2004 Električni odpiralec kuvert - leto nabave: 1999 Električni spenjač (2 kom) - leto nabave: 2000 in 2004 Ročni rezalnik listov - leto nabave: 2004 Mehanska in elektronska tehtnica - leto nabave: Popis dokumentacije v Mladinski knjigi Založba d.d. Vrsta dokumentarnega gradiva, s katerim se srečujejo v Mladinski knjigi Založba d.d. (interni podatki podjetja Mladinska knjiga Založba d.d.): - predpisi in drugi pomembni dokumenti pravne in upravne narave, ki jih pripravlja oziroma izdaja organ v okviru svoje pristojnosti (na primer zakoni, uredbe, pravilniki, navodila, statuti, odločbe, sklepi in drugo), pravni akti o notranji organizaciji in poslovanju organa - uradne oziroma javne evidence, vključno z vsemi zbirkami osebnih podatkov ter drugimi zbirkami podatkov, ki jih v skladu s predpisi vodijo organi na splošnem, upravnem, kadrovskem, notranjem, pravosodnem, statističnem, gospodarskem, proračunskem, finančnem, davčnem, šolskem, znanstvenem, zdravstvenem, Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 48 od 76

49 kulturnem, športnem, zunanjem, obrambnem in drugih področjih (elektronske zbirke podatkov, klasične javne evidence, registri, katastri, matične knjige, kartoteke, seznami in drugo) - lastni zapisniki sej z gradivom za seje organov in teles organa (odborov, komisij, delovnih teles, poslovodnih kolegijev, projektnih skupin, zborovanj, posvetovanj, konferenc, seminarjev, okroglih miz itd.) - celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka, za katerega je pristojen organ, ki jih je po predhodnem posvetovanju s predstojnikom organa določi pristojni arhiv - celotni pomembnejši spisi pravosodnih organov, ločenih po vrstah zadev oziroma vpisnikih - gradivo o ustanovitvi, konstituiranju, registraciji, združitvah, pripojitvah, izločitvah, razdelitvah, sanacijah, ukrepih varstva, stečajih, likvidacijah oziroma ukinitvah, prenehanjih in drugih statusnih spremembah pravnih oseb - letni, srednjeročni, dolgoročni in občasni načrti, analize in poročila najrazličnejših vrst in vsebin - letna in občasna statistična poročila in analize organa, vključno z upravno statistiko - raziskovalni projekti, elaborati in analize - proračuni in zaključni računi s poslovnimi poročili, gradivo izbranih ponudnikov na javnih natečajih - urbanistični in prostorski načrt, varstvo okolja, investicijski programi in poročila, gradbena dokumentacija z načrti objektov, katerih lastnik ali uporabnik je javnopravna oseba - tehnološka dokumentacija, normativi in standardi, izumi, patenti, licence, tehnične izboljšave in inovacije - premoženjskopravne zadeve - dokumenti, objavljenimi na spletnih straneh (arhiviranimi v digitalni obliki na elektronske medije pred objavo na spletu) - pomembne poslovne in druge knjige (zlasti vpisne knjige, kronike, dnevniki, spomini) - odlikovanja in priznanja - vzorci posameznih dokumentov, zadev, dosjejev in drugih vrst gradiva po različnih merilih vzorčenja - vse predpisane pisarniške evidence o dokumentarnem gradivu Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 49 od 76

50 - prodajne pogodbe, pogodbe o financiranju in druge pogodbe - gradivo o notranji organiziranosti in poslovanju (zakoni, predpisi, statuti, splošni in nekdanji samoupravni akti, organigrami, organizacijski projekti in analize itd.) - gradivo o zemljiškoknjižnih zadevah v zvezi z lastništvom nepremičnin (odločbe, sklepi, kupoprodajne pogodbe, izpiski iz zemljiških knjig) - splošni pravni in nekdanji samoupravni akti (statuti, pravilniki, poslovniki in drugi splošni in samoupravni akti, samoupravni sporazumi, družbeni dogovori) - okrožnice, obvestila, navodila, inštrukcije itd. - prodajne pogodbe, pogodbe o financiranju in druge pogodbe - načrti delovne sile - zbirna letna in občasna poročila o zaposlenih delavcih, fluktuaciji, osebnih dohodkih, izobraževanju delavcev, pripravnikih, strokovnih izpitih, disciplinskih postopkih, varstvu pri delu, nesrečah pri delu itd. - zbirni (praviloma letni) finančni načrti in poročila - zaključni računi s poslovnimi poročili - začetne, združitvene, likvidacijske in druge bilance ter inventurni sklepi - tržne raziskave in poročila o trgih - zbirni letni načrti, poročila in obračuni o prodaji, nakupu, izvozu, uvozu, trgovini, preskrbi itd. - gradivo o ekonomski propagandi in reklami (prospekti, navodila, oglasi, plakati, časopisne, RTV in druge reklame, fotografije, reklamni filmi in spoti, razstavni in prodajni katalogi) - predvsem letni, srednjeročni, dolgoročni, občasni načrte ter analize in poročila najrazličnejših vrst in vsebin - zbirna letna statistična poročila in analize javnopravnih oseb - investicijski programi in poročila - razvojni načrti nove tehnologije, proizvodnje in izdelkov (tehnološka dokumentacija) - normativi in standardi - obvestila, informatorji, interna in javna glasila, uradni listi, časopisi Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 50 od 76

51 7. Predlog možnih rešitev za Mladinsko knjigo Založbo d.d. Pri vzpostavitvi sistema za upravljanje dokumentov se podjetjem postavlja vprašanja ali naj investirajo v lastno infrastrukturo (nakup strojne in programske opreme) ali pa naj celotno izvedbo prepustijo usposobljenemu zunanjemu izvajalcu. Na slovenskem trgu je kar nekaj podjetij, ki ponujajo svojim naročnikom poleg digitalizacije papirnih dokumentov tudi njihovo hrambo v e-obliki, zajem podatkov iz dokumentov, storitve izdelave varnostnih kopij in še kaj. Tovrstni specializirani ponudniki, ki razpolagajo z velikanskimi diskovnimi zmogljivostmi, ponujajo v uporabo programsko opremo za elektronsko arhiviranje ter vso potrebno informacijsko infrastrukturo. Smotrnost najema takšnih storitev je običajno z ekonomskega vidika več kot upravičena, saj so stroški uporabe najetega elektronskega arhiva običajno nižji od stroškov nakupa, vzpostavitve in vzdrževanja lastnega sistema za arhiviranje dokumentov. Poleg tega se je potrebno zavedati, da lahko zunanji ponudniki zaradi znanja in izkušenj, ki jih imajo, poskrbijo tudi za večjo varnost in zanesljivost delovanja storitve. Pri najemu storitev zunanjega izvajanja elektronskega arhiviranja velja poudariti, da je celotna skrb za izvedbo kot tudi skrb za sledenje tehnološkim spremembam prepuščena zunanjemu izvajalcu in njegovim usposobljenim strokovnjakom. To med drugim pomeni tudi to, da podjetju zaradi najema sistema za elektronsko arhiviranje dokumentov ni potrebno skrbeti za dodatno zaposlovanje in izobraževanje zaposlenih. Potrebno je poudariti tudi to, da so stroški najema storitev precej nižji, kot pri vzpostavitvi lastnega sistema, saj ima zunanji ponudnik vsa potrebna znanja, poleg tega pa lahko zaradi ekonomije obsega (večje število naročnikov, veliko število ponavljajočih se opravil) svoje procese in človeške vire najbolje optimizira in s tem veliko bolj racionalizira celotne stroške. Vendar se moramo zavedati, da je dolgoročno seveda cenejši nakup lastne strojne opreme in programske opreme ter vzpostavitev celotnega sistema za elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov. Ponudniki storitev e-arhiviranja prevzamejo pod svoje okrilje vso posredovano dokumentacijo ter v ustreznem prostoru zanjo skrbijo do poteka z zakonom določenega roka hrambe ali do roka, ki je stvar medsebojnega dogovora z naročnikom. Ponudniki storitev e-arhiviranja seveda jamčijo za popolno varstvo tajnosti dokumentov in za varen dostop do dokumentov, hkrati pa seveda preprečujejo nepooblaščene vpoglede v dokumente. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 51 od 76

52 7.1. Sistem kot popolni outsourcing Vedno več podjetij se osredotoča na svoje poslovanje in prepušča skrb za informacijsko infrastrukturo in določene poslovne procese zunanjim izvajalcem. Cilj takšnega partnerstva je zagotoviti visoko raven storitev in obenem ohraniti prilagodljivost, potrebno za uspešno poslovanje. Podjetja tako zaupajo infrastrukturo ali celotne poslovne funkcije zanesljivemu partnerju, ki skrbi za njihovo dosledno izvajanje in stalno povečevanje učinkovitosti. Model outsourcinga se v zadnjem času spreminja. Podjetja se ne osredotočajo več le za angažiranje zunanjega izvajalca samo za najem neke specifične naloge, s čimer zmanjšajo stroške svoje delovne sile, ampak izvajalcu predajo v upravljanje celoten poslovni proces. S tem tudi prepustijo zahtevno integracijo različnih tehnologij in potrebnih znanj zunanjemu izvajalcu. Poslovni procesi posameznih panog in podjetij pa zahtevajo precej intenzivno delo in upravljanje z dokumenti. Konkurenčna bitka med podjetji je tako pospešila predajo takšnih poslovnih procesov specializiranim zunanjim izvajalcem. Raziskave so pokazale, da lahko takšna podjetja z ustrezno organizacijo procesov prihranijo tudi do 3% letnih prihodkov. Pri outsourcingu dokumentnih procesov podjetje preda v izvajanje zunanjemu izvajalcu vse dokumentno-intenzivne poslovne procese. Takšni projekti bistveno presegajo tradicionalno obliko sodelovanja, kjer gre za izvajanje določenih parcialnih nalog, kot so skeniranje, indeksiranje, arhiviranje, grafično oblikovanje in tiskanje ali pa upravljanje in vzdrževanje opreme na strani naročnika. Večji projekti, ki nameravajo uvesti outsourcing dokumentnih procesov, pa pogostokrat vključujejo izboljšanje procesa kreiranja dokumentov, upoštevanje najboljših praks s področja upravljanja dokumentov in integracijo na specifične poslovne procese ter izvedbo analize in seznama potrebnih izboljšav, s katerimi bi zmanjšali količino dokumentov in stroškov za obvladovanje dokumentov v organizaciji. Izvajanje storitev sistema kot popolni outsourcing omogoča tudi hitrejšo implementacijo rešitev, saj je potrebno manjše število izvedbenih korakov. Naročniku tudi ni potrebno investirati v dodatno strojno in programsko opremo ter kadrovske kapacitete, s katerimi bi zagotovil kakovostno izvajanje procesa. Podjetje, za katerega bi se odločila Mladinska knjiga Založba d.d. bi v celoti poskrbelo za obdelavo dokumentov in njihovo varno hrambo ter za vzdrževanje in posodabljanje elektronskega arhiva. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 52 od 76

53 Kriteriji za izbor pravega izvajalca outsourcinga Vedno bolj kompleksne obdelave dokumentov zahtevajo učinkovitejšo organizacijsko strukturo in vodenje. Ustrezna definicija procesa, razvoj pravega poslovnega modela za zagotavljanje kakovostne storitve, ocena tveganja in končna sklenitev pogodbe bodo koraki, od katerih bo v veliki meri odvisen uspeh partnerstva z zunanjim izvajalcem. Vzpostavitev uspešnega partnerstva z zunanjim izvajalcem zahteva čas, šolanje, upravljanje sprememb in organizacijsko prestrukturiranje. Ta vidik podjetja pogostokrat podcenjujejo in so včasih presenečena, saj bi z ustreznim upravljanjem ljudi, procesov in tehnologij lahko na letnem nivoju prihranila tudi do 7% sredstev namenjenih za outsourcing. Trendi kažejo, da bodo v prednosti zunanji ponudniki, ki bodo zagotavljali izvedbo kompletne storitve znotraj posamezne naloge v prednosti pred tistimi, ki se bodo osredotočali le na določene parcialne rešitve. Optimalne rezultate bo moč doseči le s celovito integracijo vseh aktivnosti, procesov in tehnologij, ki so potrebni za izvedbo storitve od začetka do konca. Upravljanje, vzdrževanje in izboljševanje procesov je učinkovitejše, kadar jih obravnavamo kot celoto in ne kot skupek posameznih ločenih aktivnosti. Izbor zunanjega izvajalca je seveda v veliki meri odvisen od kompleksnosti procesov. Podjetja danes iščejo vse bolj kompleksne in vsestranske rešitve. Razmeram na trgu se prilagajo tudi zunanji izvajalci, ki pokrivajo vedno več področij in tehnologij, potrebnih za izvedbo neke storitve. Pri finančnih poslih, kjer ima dodatni pomen še varnost, mora ponudnik zagotavljati izvajanje vseh potrebnih predpisov v skladu z varnostnimi zahtevami in zakonodajo. S pogodbenim najemom ponudnika, ki zagotavlja vso potrebno infrastrukturo in varnostne kriterije, lahko naročnik odda celoten proces od začetka do konca. Celovite rešitve, ki vsebujejo potrebno programsko in strojno opremo, postajajo v kombinaciji s strokovno izvedeno storitvijo temelj današnjega poslovanja. Uspešnejši ponudniki bodo tako pridobljeno znanje in infrastrukturo pogostokrat ponudili tudi drugim podjetjem znotraj posamezne industrije. (Golob, 2007) 7.2. Sistem kot delni outsourcing Sistem kot delni outsourcing vključuje možnost, da posamezne faze procesa arhiviranja, kot je na primer zajem dokumentov v elektronsko obliko, izvaja naročnik sam, druge faze oziroma lahko samo faza arhiviranja pa se izvršuje pri ponudniku takšnih rešitev. Zajem dokumentov v elektronsko obliko vključuje postavitev ustrezne strojne in programske opreme za pretvorbo papirnih dokumentov v elektronsko obliko. Dokumenti v elektronski obliki se nato uvozijo preko varnega prenosa v sistem, kjer so na voljo uporabnikom elektronskega arhiva. Izvajanje sistema kot delni outsourcing vključuje fazni pristop k izvedbi rešitve, proces implementacije pa vključuje namestitev strojne in programske opreme za zajem dokumentov, opredelitev načina obdelave dokumentov, nastavitev aplikacij za zajem dokumentov ter izobraževanje uporabnikov. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 53 od 76

54 7.3. Notranji sistem Notranji sistem je mišljen kot sistem, v katerem bi vse funkcije (od skeniranja dokumentov do arhiviranja dokumentov) opravljala Mladinska knjiga Založba d.d. sama. Potreben bi bil le nakup strojne ter programske opreme od izbranega ponudnika ter postavitev celotnega sistema za elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov. Graditev sistema je projektno delo. Ponudba dokumentacijskih sistemov je precej pestra, vendar ni enovite rešitve, ki bi učinkovito zadovoljila vse želene načine arhiviranja in upravljanja dokumentov. Uspešna uvedba dokumentacijskega sistema je vedno rezultat projektnega dela. Projektno delo bo učinkovito, dokumentacijski sistem pa sorazmerno hitro in učinkovito uveden, če pri tem ne bomo pozabili na osnovna vodila: - cilji projekta morajo biti jasno določeni - projektna skupina ne sme biti preobsežna, vendar morajo biti v njej člani, ki bodo z znanjem in izkušnjami pokrivali vsa področja, ki jih projekt vključuje (vsebino dokumentov, tehnologijo, organizacijo, zahteve uporabnikov) - določene morajo biti odgovornosti posameznih članov in imenovan koordinator med področji oziroma vodja projekta - določiti je treba roke za izpeljavo nalog - določena morajo biti finančna sredstva, ki so na voljo, sicer lahko ostane projekt zgolj na papirju - projekt ne sme biti preobsežen; smiselno ga je razdeliti na izvedbene faze in morda celo imenovati manjše delovne skupine za posamezna področja dela - graditve dokumentacijskega sistema v nobenem primeru ne moremo prepustiti in zaupati zunanjemu izvajalcu, ki sicer lahko odlično pozna in obvladuje tehnologijo, zakonodajo in možne organizacijske rešitve, ne pozna pa naših dokumentov, potreb uporabnikov, organizacije dela in organizacijske kulture. Marsikateri dokumentacijski sistem ni nikoli zaživel prav zaradi neustrezne uvedbe organizacijskih rešitev, ki so delo celo hromile, namesto da bi ga olajšale. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 54 od 76

55 Kje začeti? Slika 13: Graditev dokumentacijskega sistema lahko ponazorimo s piramido (Rot, 2004a) Proces graditve dokumentacijskega sistema poteka sledeče (slika 13): Prenova dokumentacijskega sistema naj bi zajela prav vse dokumente, ki so pretežno v papirnih arhivih. Zato je prvi korak prenove, prva faza projekta sanacija in ureditev klasičnega papirnega arhiva. Popisati je treba vse vrste dokumentov v poslovnih procesih in vzpostaviti ureditveni sistem, ki bo določal način ravnanja za posamezno vrsto dokumentov glede na poslovno-organizacijske, uporabniške in zakonske zahteve. Ko uredimo in predpišemo način in roke hrambe dokumentov ter sistem izločanja dokumentov s pretečenim rokom hrambe (retenzijska pravila), lahko začnemo graditi elektronski arhiv ali natančneje arhiv komplementarnih medijev. Pri vzpostavitvi sistema za elektronsko arhiviranje ne gre zanemariti, da bo vedno obstajala dvojnost arhiva ali tako imenovani arhiv komplementarnih medijev. V mislih imamo podvajanje elektronskih dokumentov z njihovimi varnostnimi kopijami na mikrofilmu in to, da bodo kljub pretvorbi v elektronsko obliko nekateri dokumenti v podjetju zaradi zakonskih omejitev ali drugačne pomembnosti vedno ostali v papirni obliki. Na tej podlagi lahko začnemo graditi sistem za elektronsko upravljanje dokumentov in spremljanje nekaterih vrst dokumentov skozi celoten življenjski cikel od njihovega nastanka do arhiviranja. Zadnja faza graditve dokumentacijskega sistema je vključitev nekaterih vrst dokumentov v aplikacije, ki upravljajo procese tako imenovani organizacijski tok (workflow). Gre za to, da določimo posamezne vrste dokumentov in zanje vnaprej določimo organizacijski tok med posamezniki ali delovnimi skupinami. S takim sistemom lahko nadziramo in usklajujemo posamezne faze delovnega procesa (na primer procesa nabave ali likvidacije prejetih računov). Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 55 od 76

56 Namen Zaradi dobe informatike podjetje izmenja zelo veliko različne dokumentacije z različno pomembnostjo in načinom spremljanja ter shranjevanja. Zato je potrebno pristopiti k aktivni vlogi pri postavljanju novega sodobnega sistema ravnanja s poslovno dokumentacijo (prenos iz papirnega v elektronski medij), arhiviranja poslovne dokumentacije in izrabo informacijske tehnologije, predvsem v smislu projektnega vodenja. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 56 od 76

57 8. Predlagani življenjski cikel projekta uvajanja EDMS sistema v podjetje Mladinska knjiga Založba d.d. Predlagani model temelji na določenih predpostavkah, ki so stvarne do te mere, da bodo omogočale uporabo modela v praksi. Te so: - projekt je implementacija aplikacije, ki bo služila kot dokumentni sistem v podjetju - največkrat se podjetje odloči za nov projekt, ko je izpolnjen pogoj: korist > strošek - izpostavljene bodo samo začetne faze projekta - model bo pokazal pomembne točke pred implementacijo aplikacije in njeno povezavo s sistemi 8.1. Življenjski cikel projekta Prva in hkrati tudi odločitvena faza življenjskega cikla projekta (slika 14) je bolj natančno prikazana v nadaljevanju. Identifikacija projekta Identifikacija osnovnih rešitev Analiza obstoječega sistema Študija ekonomske upravičenosti Predinvesticijska faza Projekt se sprejme NE Projekt se zavrne DA Oblikovanje sistema Arhitektura rešitve in povezava z ERP sistemom Ostale faze Slika 14: Življenjski cikel projekta Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 57 od 76

58 Identifikacija projekta Projekt uvajanja dokumentnega sistema je posledica zahtev posameznih služb v podjetju, ki se srečujejo z: - neobvladljivimi količinami papirja, - naraščajočim poslovanjem v papirni obliki, - daljšanjem rokov podpisovanja in potrjevanja dokumentov, kar je tudi posledica velike količine papirja, - dolgimi iskalnimi časi dokumentov, predvsem tistih, pri katerih je pomemben hitri dostop (za potrebe revizorske kontrole, davčne kontrole, zahteva dobaviteljev in kupcev, reakcija vodstva pri poslovnih odločitvah), - implementacijo ERP informacijskega sistema, ki že v osnovi izpisuje velike količine dokumentov. - prevelikem potrebnem prostoru za hrambo dokumentov - izgubami dokumentov Identifikacija osnovnih rešitev Pri tej identifikaciji naj bi služba informatike s pomočjo dobavitelja dokumentnega sistema identificirala osnovno rešitev, kar bi pomenilo osnovo za študijo ekonomske upravičenosti, predvsem s strani stroškov, ki so povezani z investicijo. Hkrati pa naj bi bil rezultat tega koraka tudi izdelana projektna naloga. Na tej stopnji pa naj bi že tudi določili vodjo projekta, saj je smiselno, da sodeluje v vseh fazah projekta, je s tem vključen v projekt od vsega začetka in ni le izvrševalec nalog, ki mu jih nalagajo drugi Analiza obstoječega sistema Analiza obstoječega sistema je bila predstavljena že v 6. poglavju. Analiza je ključna faza (najbolj kritična) izgradnje EDM sistema. Cilj analize je zbrati vse potrebne informacije za izgradnjo sistema, ki bo zadovoljil poslovne potrebe Mladinske knjige Založba d.d. in uresničil poslovne cilje, ki jih ima podjetje. V bistvu to fazo lahko razdelimo na dva dela: - PLANIRANJE, ki odgovarja na vprašanja kaj, zakaj, kdo. - ANALIZA, je bolj podrobno naravnana in poskuša razumeti okolje organizacije, ljudi, dokumente, da bi omogočila izgradnjo EDMS-a, ki bi zadovoljil potrebe organizacije za doseganje poslovnih ciljev. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 58 od 76

59 Planiranje Pregledamo splošno poslovanje podjetja. Opredelimo razsežnost problema oziroma zadeve. Naredimo plan razvoja in implementacije sistema v planu: - določimo cilje projekta - določimo enoto za poskusno (pilotsko) uvajanje sistema - oblikujemo projektno skupino - oblikujemo proces uvajanja - priprava pravil za poslovanje z dokumentacijo Analiza Glavno vprašanje je, kaj mora sistem delati, da bo zadovoljil poslovne cilje. Za odgovor na to moramo dodobra poznati organizacijo, vpletene ljudi, sistem in okolje. Ko spoznamo vpletene ljudi in njihove vloge oziroma naloge, kaj hitro določimo informacije, ki jih le- ti potrebujejo za opravljanje svojih nalog. Z analizo začnemo torej na koncu sistema oziroma pri distribuciji. Bolj podrobno pa je bila analiza obstoječega sistema predstavljena že v 6. poglavju Študija ekonomske upravičenosti V tej točki bomo naredili izračun samo za tri najpomembnejše pridobitve, ki jih moramo upoštevati pri odločitvi za implementacijo dokumentnega sistema, in sicer: 1. prihranek pri strošku arhiviranja 2. prihranek pri strošku iskanja dokumentov 3. prihranek pri porabljenem prostoru 1. Prihranek pri strošku arhiviranja Če privzamemo, - da je po splošno znanih podatkih, ki so jih zbrale raziskovalne organizacije, strošek hranjenja dokumentov na papirju 4,55 $/Mb (3,42 EUR/Mb), na optičnem disku pa 0,06 $/Mb (0,045 EUR/Mb) - da je povprečna velikost A4 papirja v digitalni obliki 50 Kb - da imamo na leto strani, ki jih lahko arhiviramo Pridemo do naslednjih podatkov: - strošek arhiviranja na papirju je EUR - strošek arhiviranja na optičnem disku pa je EUR - prihranek znaša EUR Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 59 od 76

60 2. Prihranek pri strošku iskanja dokumentov Če privzamemo, - da je v našem podjetju 60 ljudi, ki imajo opravka z arhiviranimi dokumenti - da vsak išče povprečno en dokument dnevno 10 minut v papirni obliki oziroma 1,5 minut v elektronski obliki - da imamo na mesec povprečno 22 delovnih dni Pridemo do naslednjih podatkov: - čas iskanja v papirni obliki/leto je ur - čas iskanja v elektronski obliki/leto je 396 ur - prihranek je ur 3. Prihranek pri porabljenem prostoru Če privzamemo: - da je v enem tekočem centimetru papirnega arhiva na policah 100 listov - da za celotni elektronski arhivski sistem potrebujemo zanemarljivo malo prostora (strežnik, MO knjižnica, back-upi itd.) - da povprečno hranimo dokumente 10 let Pridemo do naslednjih podatkov: - pridobitev na prostoru/leto je 1.671,78 m tekočih polic - pridobitev na prostoru/10 let je ,80 m tekočih polic Odločitev sprejem projekta Ko je vodstvu predstavljena analiza papirnega arhiviranja v podjetju in prihranki, ki bi jih lahko dosegli s postavitvijo dokumentnega sistema, se ta nato odloči ali bo projekt potrdilo ali zavrnilo. Pri stroških moramo upoštevati tudi letno vzdrževanje, ki pa naj ne bi presegalo 10% vseh letnih stroškov v zvezi s tem projektom. Po teh podatkih sodeč naj bi bila investicija povrnjena v približno enem letu Oblikovanje sistema Sistem je zasnovan tako, da uporablja obstoječe LAN omrežje v podjetju, s pomočjo katerega so posamezni strežniki, ki jih uporabljamo pri preučevanem procesu, povezani med seboj. Vhodi v dokumentni strežnik so: - aplikacijski strežnik, kjer so poslovne aplikacije - ERP strežnik, ki bo nadomestil del poslovnih aplikacij na sistemu - podatkovni strežnik, ki dobi podatke iz skenerja, sistema in ERP sistema, jih združuje in pošilja v dokumentni strežnik Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 60 od 76

61 Izhodi iz sistema pa so: - Web - strežnik, ki pretvarja podatke v obliko, ki so uporabniku na voljo s pomočjo internet brskalnikov - izmenjevalnik MO enot, ki skladišči podatke (ena kopija se potem skladišči v trezorju oziroma ognjevarni omari) - "back-up" strežnik, za dnevno varnostno kopiranje podatkov (enkrat tedensko in sicer ob vikendih se izvaja popolni "back-up", dnevno pa samo "back-up" sprememb in sicer ponoči) 8.2. Opis delovanja EDMS sistema v Mladinski knjigi Založba d.d. Podjetje Mladinska knjiga Založba d.d. se odloča med dvema ponudnikoma EDMS sistemov, zato bomo v tem poglavju opisali delovanje rešitev podjetja IMiS ter podjetja Genis Opis delovanja rešitve podjetja IMiS Povsem na kratko sistem za upravljanje z dokumenti (DMS) zajema štiri (pod)sisteme (slika 15): - jedro DMS (Core DMS), z osnovnimi funkcijami, kot so kreiranje in nadzor nad dokumenti, iskanje po polnem tekstu, kontrola verzij - delovni procesi (workflow) - COLD/ERM (podsistem za upravljanje z masovnimi izpisi) - imaging (in archiving) Te osnovne stebre povezuje sporočilni sistem (messaging) in s pomočjo ustreznih orodij in procedur, lahko celoten DMS integriramo s t.i. transakcijskim, oziroma ERP sistemom. Računalniško upodabljanje in arhiviranje dokumentov (imaging and archiving) predstavlja brez dvoma temeljno funkcijo oziroma osnovni podsistem v celovitem sistemu za upravljanje dokumentov. Brez učinkovitega zajema (skeniranje) in arhiviranja dokumentov, imamo opravka zgolj z nekakšnim evidenčnim sistemom, ki se od "ročnega" dela razlikuje zgolj v tem, da se različne evidence o dokumentih nahajajo v računalniškem sistemu, dokumente same pa še vedno fotokopiramo in jih prepisujemo, da lahko (počasi) krožijo in se izgubljajo. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 61 od 76

62 Slika 15: Primer sistema za upravljanje z dokumenti (IMiS) Seznam modulov izbranega EDMS sistema (IMiS,2007) Scan je odjemalec za skeniranje dokumentov s podporo ISIS standardu podpira več kot 300 skenerjev (enostranski ali obojestranski; video, SCSI ali USB vmesnik). Podprti so vsi standardni formati skeniranih dokumentov, kakor tudi uporaba različnih kompresijskih algoritmov pri različnih načinih skeniranja dokumentov (črno-belo, sivinsko, barvno). Omogočena je tudi uporaba TWAIN vmesnika, vendar je zaradi stabilnosti in hitrosti priporočena ISIS standarda. S Scan odjemalcem omogočamo skeniranje: - objekta na zunanji arhivski strežnik (ARC) in kreiranje linka v pripadajoči dokument - objekta na ODMA strežnik (IBM Content manager, Domino.Doc,...) - objekta kot priponke v dokumentu - datoteke na datotečni sistem View odjemalec ima praktično enake funkcionalnosti kot Scan odjemalec, razen možnosti skeniranja. Omogočeno je torej pregledovanje in popravljanje skeniranih dokumentov, ne glede na lokacijo dokumenta. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 62 od 76

63 Archive je aplikacijski strežnik, ki omogoča hierarhično arhiviranje dokumentov (HSM) in deluje na Linux operacijskem sistemu, ki brez dvoma zagotavlja stabilno in zanesljivo okolje za tako pomembno funkcijo. V Archive je ohranjena možnost transparentnega dostopanja do objektov na večih strežnikih; podobno, kot smo realizirali povezavo med odjemalcem in strežnikom. OCR Server deluje kot samostojna aplikacija na MS Windows platformi. Deluje s pomočjo definiranih opravil. Prepoznava lahko skenirane dokumente, ki jih uporabniki pošljejo v poštni predal strežnika. Rezultate avtomatično pošlje nazaj pošiljatelju zahtevka. Druga možnost je pa prepoznavanje skeniranih objektov v ciljnih aplikacijah. OCR Client je modul, ki se izvaja na uporabnikovi postaji. Ta modul ni več na voljo samostojno, temveč je integriran v View ali Scan module. Omogoča prepoznavanje celotnega dokumenta, posameznih strani, ali pa le odstavka dokumenta. Procesiranje se izvaja na uporabnikovi postaji. ICR Server & ICR Client omogočata prepoznavanje skeniranih obrazcev. Gre za nastavitev oblike obrazca in avtomatskega prepoznavanja vpisanih podatkov na obrazcu ter izvoz rezultata v podatkovno bazo. ICR Server deluje kot strežniški modul, ki avtomatsko prevzema in prepoznava prispele skenirane obrazce ter rezultat izvaža v ponorno podatkovno bazo, medtem ko IMiS/ICR client omogoča verifikacijo prepoznanih podatkov na uporabniku prijazen način. IMiS/Net omogoča dostop do objektov (shranjenih na eksternih strežnikih) prek internetnega brskalnika. Na ta način je omogočeno pregledovanje dokumentov v web aplikacijah ali pa v odjemalcih na ne-windows platformah - Linux, Mac, OS/2,... Avalanche Avalanche je produkt iz družine produktov Real Imaging, ki omogoča masovni zajem dokumentov v sistem za upravljanje z dokumenti. Pri tem uporabnik ločeno nastavi izvor in ponor dokumentov znotraj nastavitev opravila. Izvor dokumentov je lahko datotečni imenik, opisna podatkovna datoteka v ASCII ali XML obliki. Predvsem slednja omogoča tesno integracijo s produktom Batch, ki omogoča masovno upodabljanje (skeniranje) papirne dokumentacije in prek XML datoteke "komunicira" z Avalanche-m za uvrstitev upodobljene dokumentacije v dokumentni sistem. Ponor dokumentov je lahko sistem za upravljanje dokumentov ali določena aplikacija. V tej aplikaciji so dokumenti lahko shranjeni kot priponke ali pa kot objekti s fizično ločenim skladiščenjem dokumentov na ARC arhivskem strežniku, v knjižnici ali pa datotečnem strežniku. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 63 od 76

64 BatchScan IMiS/BatchScan je produkt, ki omogoča množično upodabljanje dokumentov v različne formate. Uporabnik si lahko nastavi več vrst profilov za skeniranje. Opis opravljenega dela shrani v XML obliki, ki je primeren za nadaljnjo uporabo v programu IMiS/Avalanche Opis delovanja rešitve podjetja Genis (Genis, 2007) Podjetje Genis ponuja kot rešitev za elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov dva izdelka, ki ju je možno kupiti ločeno, vendar je za celotno elektronsko upravljanje in arhiviranje dokumentov potrebno imeti oba izdelka. Izdelka se imenujeta e-pisarna in e-arhivar, ki v praksi delujeta nemoteno, eden z drugim. V nadaljevanju bomo opisali oba in poskušali čimbolj prikazati njuno delovanje. E-Pisarna E-Pisarna je inovativna informacijska rešitev za sledenje poslovni komunikaciji, ne glede na velikost podjetja in organizacijsko ureditev. Kot sodobna rešitev za obvladovanje poslovne korespondence nadgrajuje sistem za vnos in vodenje informacij o komunikaciji z zmogljivim sistemom za obvladovanje dokumentacije. Zaposlenim v vložišču omogoča učinkovito delo, oddelčnim pisarnam pa hiter dostop do vseh podatkov in informacij, povezanih z njihovimi nalogami. Hitro vnašanje podatkov v vložišču Za vnos dokumentov v e-pisarno skrbijo pooblaščeni uporabniki, ki običajno delajo v vložišču. e-pisarna podpira celovit zajem poslovne dokumentacije, od prejete pošte do elektronske pošte in faks sporočil. Vso papirno dokumentacijo uporabniki najprej skenirajo, nato pa vnesejo še podrobne evidenčne podatke. Digitaliziran dokument se po vnosu metapodatkov trajno shrani v elektronski arhiv. Sledljivi delovni postopki E-Pisarna podpira evidentiranje prejetih, oddanih in internih dokumentov po standardnih postopkih in obrazcih glede na vsebino in tip dokumenta. Klasifikacija zadev, o katerih je treba voditi evidenco, se za posamezno organizacijo določi interno. Ob namestitvi se lahko postopke prilagodi obstoječim poslovnim pravilom in procesom ali pa se uporabi standardno klasifikacijo, ki hkrati predstavlja najboljšo prakso. Tako je za vsako vrsto dokumenta mogoče natančno opredeliti, kaj se bo z njim dogajalo in kdo ga bo uporabljal. S tem omogoča samodejno razvrščanje dokumentacije v posamezne delovne postopke ali poslovne procese. Zunanji in interni dokumenti v elektronski mapi so evidentirani kronološko, zato je zagotovljen pregled nad zgodovino komunikacije. Dnevnik prejete in oddane pošte se ob tem generira samodejno z rednim vnašanjem poslovne komunikacije, kar zaposlenim omogoča pregled nad krogotokom dokumenta. To pomeni, da lahko pooblaščeni Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 64 od 76

65 zaposleni vidijo celotno verigo dokumentacije in dogodkov v povezavi z določeno zadevo ali projektom. Prehod na informacijsko vodeno delo E-Pisarna zaposlenim predstavlja enovit informacijski delovni prostor. Zaposleni izvajajo svoje aktivnosti na elektronskih mapah in metapodatkih, pri čemer so jim na voljo kopije originalnih digitalnih dokumentov iz arhiva. Vsi dostopi in vse spremembe se beležijo ob originalni dokument, kar omogoča popolno revizijsko sledljivost vseh različic in uporabnikov dokumentov. Komunikacijska sredstva, kot je e-pošta ali sistem takojšnjega sporočanja, skrbijo za obveščanje o novih poslovnih dogodkih in sprožajo opomnike za izvedbo opravil v predvidenem času. Uporabnikom oziroma prejemnikom dokumentov v poslovnih procesih se lahko določi tudi namestnike, ki njihova opravila izvajajo v primeru odsotnosti. E- Arhivar Dostop do dokumentacije skozi celoten življenjski cikel je ključna zahteva za vpeljavo elektronskega arhiva v poslovanje. V skladu s poslovnimi procesi in zahtevami zakonodaje mora elektronski arhiv podpirati tako začasno kot tudi dolgoročno arhiviranje ob vseh zmožnostih za varovanje elektronskih dokumentov. Hranjenje dokumentacije glede na zahteve poslovnih procesov: osnovni element e- arhiva je e-dokument. Če v poslovnem procesu spremljamo pot e-dokumenta, s stališča arhiva vidimo njegovo potovanje skozi tri različne faze. Tako e-dokument lahko nastane v našem poslovnem procesu ali pa ga sprejmemo iz drugega poslovnega procesa. Nato potuje skozi delovni tok odobravanja, v katerem ga obravnavajo različni udeleženci v postopku, zadnji izmed njih pa ga dokončno potrdi in zaključi. Zdaj gre e-dokument v začasni e-arhiv, kjer ga hranimo do zahtevanega roka hrambe, oziroma največ do izteka roka začasne hrambe, na primer 10 let za račune. Nato e-arhivski sistem izvede odbiranje e-dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe v začasnem arhivu in glede na klasifikacijsko oznako e-dokumenta določi nadaljnjo akcijo: shranitev v trajni arhiv, uničenje, posredovanje v drug arhiv V tretji fazi dokumenti, ki so določeni za shranitev v trajni arhiv, preidejo v stalno arhivsko zbirko. Vnos dokumentov Vhodno/izhodni vmesniški modul v e-arhivarju omogoča zajem e-dokumenta vključno s preverjanjem njegove verodostojnosti in istovetnosti, pretvorbo e- dokumentov v format PDF/A (PDF 1.4) ali PDF/A-2 (PDF 1.6) za dolgoročno hrambo, samodejno e-podpisovanje dokumentov, ki se shranjujejo v arhiv, samodejno pripravo arhivskih opisnih podatkov ter izvoz večjih količin podatkov v druge arhive. Vhodno/izhodni modul vsebuje vmesnike za priklop različnih informacijskih rešitev, od rešitev na osnovi IBM Content Manager, Lotus Notes in Oracle, do informacijskih sistemov, kot so SAP, BAAN, SCALA in Navision. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 65 od 76

66 Modul pri tem zagotavlja naslednje funkcionalnosti: zajem grafične podobe dokumenta s podatki (odpade potreba po uporabi originalnih orodij za prikaz e- dokumenta v prvotni obliki), kot se prikaže na zaslonu, zajem celotne vsebine pogledov dokumenta (potreben je zato, ker ni nujno, da je celotna vsebina pogleda hkrati vidna na zaslonu), zajem pripetih datotek na dokumentu, zajem metapodatkov dokumenta v besedilni obliki. Dostop do dokumentov Uporabniških vmesnikov za neposredni dostop do e-arhivarja je več in temeljijo na tehnologijah spletnih portalov in debelih odjemalcev. Pri manj zahtevnih rešitvah se uporablja odjemalec Content Manager Client za Windows ali Content Manager e- Client portal, medtem ko v okviru zahtevnejših rešitev Genis pripravi poseben dostopni portal, ki lahko omogoča celo mobilni dostop preko mobilnih telefonov in dlančnikov. Iskanje e-dokumentov Pričakovanja, da bo v elektronskem arhivu veliko dokumentov, so realna. Modul za učinkovito iskanje e-dokumentov omogoča različne vrste iskanj: - iskanje po metapodatkih, - uporaba umetno-inteligenčnega podmodula za pametno iskanje po vsebini na - osnovi samodejno pripravljenih metapodatkov - klasično iskanje po vsebini Umetno-inteligenčni modul omogoča iskanje na osnovi samodejno pridobljenih metapodatkov na osnovi umetno-inteligenčnih klasifikacijskih metod. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 66 od 76

67 Ugotovitve podjetja Mladinska knjiga Založba d.d. V spodnji tabeli (tabela 4) so prikazani kriteriji, po katerih smo primerjali izbrana dva ponudnika ter rezultati našega ocenjevanja. Izbrali smo le tiste kriterije za katere menimo da so najbolj pomembni za izbiro pravega ponudnika storitve EDMS. Število možnih točk pri vsakem kriteriju smo določili glede na to, kateri kriteriji podjetju predstavljajo višjo pomembnost pri izbiri ponudnika. Pri vsakem kriteriju smo določili število točk glede na izpolnjevanje zahtev posameznega kriterija pri obeh ponudnikih. IMiS Genis Kriteriji število možnih točk št. točk opis št. točk opis Cena osnovnega paketa EUR EUR Cena letnega vzdrževanja 10 5 Rok izgradnje Združljivost z drugimi okolji Reference Usposabljanje uporabnikov 5 1 Cena določena s posebno pogodbo Ocenjeno na 6 mesecev od podpisa pogodbe za celoten projekt Lotus Notes/Domino, SAP, Navision, Pantheon Debitel d.d., Mercator d.d., Elektro gorenjska, NLB Leasing, Cena določena s posebno pogodbo EUR/leto Ocenjeno na 8 mesecev od podpisa pogodbe za celoten projekt Lotus Notes, Lotus Domino, SAP, Navision, Baan, Scala Lek, Nova KBM, Iskraemeco, Zavarovalnica Triglav, Mura, 5 V ceni paketa Dodatna strokovna pomoč EUR/dan EUR/dan Čas za odpravo napak 10 9 V pogodbi 9 V pogodbi Poznavanje poslovnega procesa podjetja Storitve Ne pozna 7 Pozna Načrtovanje, izgradnja, vzdrževanje sistema, usposabljanje in svetovanje podjetjem, Skupaj Tabela 4: Ocena ponudnikov EDMS sistemov Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 67 od 76 8 Poravnava med poslovanjem in informacijami, celovita storitev elektronskega arhiviranja, povezovanje in avtomatizacija poslovnih procesov, znanje za izboljšave

68 Vrednosti v zgornji tabeli so ocenjene na podlagi pogovorov, ker so točne vrednosti možne šele po natančni definiciji zahtev uporabnika kaj želi imeti zajeto v sistemu EDMS. Za podjetje Mladinska knjiga Založba d.d. sta med bolj pomembnima kriterijema za izbiro ponudnika EDMS sistema cena osnovnega paketa ter reference. Sledijo rok izgradnje, združljivost z drugimi okolji, cena letnega vzdrževanja, dodatna strokovna pomoč, čas za odpravo napak, poznavanje poslovnega procesa podjetja, storitve ter usposabljanje uporabnikov. V nadaljevanju so opisani rezultati pri posameznih kriterijih, ki smo jih dobili v tabeli 4 na podlagi pogovorov in so izraz subjektivnih ocen: - Pri kriteriju cena osnovnega paketa je podjetje Genis cenejše. - Glede referenc pa sta si ponudnika dokaj enakovredna, saj oba sodelujeta z uspešnimi slovenskimi podjetji. - Pri kriteriju roka izgradnje EDMS sistema pa se izkaže podjetje IMiS za boljšega ponudnika, saj potrebuje manj časa za izgradnjo celotnega sistema. - Kriterij združljivost z drugimi okolji, je zopet enakovreden pri obeh ponudnikih, kajti oba sta združljiva z vsemi novejšimi in starejšimi okolji. - S kriterijem cena letnega vzdrževanja smo ugotovili, da je pri podjetju IMiS potrebna posebna pogodba, pri podjetju Genis pa je že določena v osnovni pogodbi. Slednje je za podjetje sprejemljivejše, kajti pri posebni pogodbi lahko ponudnik prilagaja ceno in zahteve vzdrževanja, kar lahko pomeni dodatne, višje stroške. - Pri kriteriju dodatna strokovna pomoč je mišljeno, da podjetje želi na obstoječem EDMS sistemu določene stvari popraviti oziroma nadgraditi za kar potrebuje strokovno usposobljenega svetovalca s strani ponudnika. Tu se je izkazal za cenejšega podjetje Genis. - Podjetju je pomembno, da je čas za odpravo napak čim krajši. Ta kriterij se pri obeh ponudnikih določi že v osnovni pogodbi. - Pri kriteriju poznavanje poslovnega procesa podjetja je podjetje Genis v prednosti saj je že sodelovalo s podjetjem Mladinska knjiga Založba d.d. pri izgradnji modula e-računi z e-naročilnicami. - Genis ima bolj razširjeno ponudbo storitev, kar pomeni, če se proučevano podjetje odloči za katerokoli drugo storitev ima na voljo več možnosti za izbiro storitev. Če bi se podjetje npr. odločilo za arhiviranje določenih dokumentov kot popolni outsourcing bo to storitev lahko dobila pri podjetju Genis, medtem ko pri rešitvi IMiS tega ne zasledimo. In to bo veliko lažje implementirala v svoj obstoječ poslovni proces. - Pri kriteriju usposabljanje uporabnikov je za proučevano podjetje zopet primernejši ponudnik podjetje Genis, ki ima že v osnovni pogodbi določeno ceno usposabljanja. Pri drugem ponudniku pa ne vemo ali bodo v posebni pogodbi pogoji in cena za nas sprejemljivi ali ne. V naslednji tabeli so podrobneje podane funkcije, ki jih potrebujemo za izvajanje procesa elektronskega arhiviranja in dokumentiranja dokumentov. Iz tega bi radi izvedeli, sistem katerega ponudnika podpira čim več zahtevanih funkcij. (tabela 5) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 68 od 76

69 Potrebne funkcije za celotno izvajanje procesa IMiS Genis Popis obstoječega procesa podpira podpira Optično prepoznavanje dokumentov podpira podpira Skeniranje dokumentov podpira podpira Masovni zajem dokumentov podpira podpira Indeksiranje dokumentov podpira podpira Pretvarjanje skeniranih dokumentov v pdf obliko za kasnejše varno shranjevanje dokumentov podpira podpira Procesiranje slik (rotiranje, avtomatska poravnava) podpira ne podpira Klasificiranje dokumentov podpira podpira Obvladovanje delovnih tokov dokumenta (workflow) podpira podpira Elektronska odobritev dokumentov podpira podpira Zagotavljanje učinkovitega nadzora nad nastajajočo in zaključeno dokumentacijo Omogočanje pregleda nad številnimi različicami dokumentov in zgodovino nastajanja posameznih dokumentov Zagotavljanje primernega dostopa do dokumentov v obdelavi ali zaključenih dokumentov podpira podpira podpira podpira podpira podpira Izvajanje nadzora nad tokom dokumentacije podpira podpira Elektronsko podpisovanje dokumentov podpira podpira Arhiviranje e-dokumentov podpira podpira Pregled nad aktivnostmi uporabnikov ne podpira podpira Neomejena rast obsega arhiva in števila uporabnikov ne podpira podpira Dostop uporabnikov do sistema preko Web- okolja podpira podpira Tabela 5: Potrebne funkcije za celotno izvajanje procesa Podatki v zgornji tabeli so ocenjeni na podlagi pogovorov ter virov iz katerih smo črpali podatke. Glede na naše zahteve potrebnih funkcij pri procesu elektronskega arhiviranja in dokumentiranja dokumentov smo primerjali oba ponudnika in ugotovili, da oba opravljata podobne funkcije in se razlikujeta le v nekaterih podrobnostih. Podjetje Genis ne podpira funkcije procesiranja slik (rotiranje, avtomatska poravnava), medtem ko rešitev IMiS to funkcijo podpira. Naslednji funkciji, pri kateri se ponudnika razlikujeta, je funkcija pregleda nad aktivnostmi uporabnikov ter funkciji neomejene rasti obsega arhiva in števila uporabnikov, pri katerih se je za boljšega izkazalo podjetje Genis, saj rešitev IMiS tega ne podpira. Na podlagi rezultatov, ki so razvidni iz tabele 4 in tabele 5 ter opisanega, je za podjetje Mladinska knjiga Založba d.d. ugodnejši in primernejši ponudnik Genis, ki v večini kriterijev in v nekaj potrebnih funkcijah odstopa od prvega ponudnika. Zato je naš predlog, da podjetje Mladinska knjiga Založba d.d. za ponudnika EDMS rešitve izbere podjetje Genis. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 69 od 76

70 Proces delovanja EDMS sistema v Mladinski knjigi Založba d.d. Na spodnji sliki (slika 16) je prikazan proces, kako naj bi po uvedbi EDMS sistema izgledal proces dokumentiranja in arhiviranja dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Pošta Slovenije Yellogistic Prihod pošte oz. dokumentov Osebe v vložišču Evidentiranje in klasificiranje pošte oz. dokumentov Osebe v vložišču Skeniranje dokumentov EDMS Klasifikacija in shramba dokumenta v sistem EDMS Delovni tok e-dokumenta Strokovni delavec Pregled in dopolnitev e-dokumenta Prejemnik Pregled in odobritev dokumenta EDMS Samodejno arhiviranje v začasni arhiv EDMS DA Dokument se samodejno prenese v stalno arhivsko zbirko Ali je dokument namenjen hrambi? EDMS NE Dokument se uniči DVD, CD, mikrofilmi Oddaja dokumentov v druge arhive Slika 16: Proces delovanja EDMS v Mladinski knjigi Založba d.d. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 70 od 76

71 Opis procesa delovanja EDMS sistema v Mladinski knjigi Založba d.d. Obdelava prejetih dokumentov z dokumentnim sistemom je skozi celoten proces povezana z ERP sistemom. Dokument pride direktno v vložišče, kjer ga oseba 1 evidentira, dodatno obdela (v kolikor je to potrebno) nato ga posreduje osebi 2, ki ta dokument poskenira s skenerjem preko Scan odjemalca. Ko je dokument poskeniran, ga oseba 2 opremi z atributi, ki so pogoj za lažje iskanje dokumenta v prihodnosti. Nato dokumentni sistem klasificira ter shrani e- dokument, kjer ga potem pregleda strokovni delavec. Sedaj se sproži delovni tok (workflow) dokumenta, kjer je dokumentu že na začetku določena njegova pot in zaključek. Po pregledu in odobritvi dokumenta se ta samodejno arhivira v začasni arhivski zbirki in nato samodejno uniči, ko mu preteče rok hrambe. To velja za tiste dokumente, ki imajo kratek rok hrambe oziroma jih ni treba hraniti. Ostali dokumenti se samodejno prenesejo v stalno arhivsko zbirko, ki je strogo določena v skladu z pravili. Dokumente, ki jih ni potrebno arhivirati oziroma so neuporabni se uniči. Po določenem času se e-dokumenti hranijo v druge arhive (CD, DVD, mikrofilm) ognjevarne prostore Arhitektura odjemalec/strežnik v Mladinski knjigi Založba d.d. V podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. uporabljajo tro-nivojsko arhitekturo odjemalec/strežnik. Nivoji tro-nivojske arhitekture so (Jereb, 2002): - Uporabniški nivo, ki opisuje uporabnikov pogled na okolje, skozi katero dostopa k sistemu in upravlja z njim. Uporabniški nivo predstavlja delovna postaja odjemalca. - Poslovni nivo je nov nivo glede na dvo-nivojsko arhitekturo. V njem se oblikuje in odvija problematika aplikacije. - Nivo dostopa do podatkovne baze, ki omogoča dostop sistema k podatkom. Vključuje shranjevanje in doseganje podatkov, dostop na disk in do podatkovne baze. Dostopni nivo predstavlja strežnik podatkovne baze. Prednost takšne strukture se v prvi vrsti odraža v povečanju skupnih zmogljivosti celotnega sistema ter rešitvi za izdelavo boljših in uporabniku prijaznejših vmesnikov. Zelo pomembna lastnost tro-nivojske arhitekture je tudi možnost uporabe raznovrstnih platform uporabniškega vmesnika. (Jereb, 2002) V spodnji sliki je prikazana predvidena arhitektura odjemalec/strežnik v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. (slika 17) Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 71 od 76

72 Slika 17: Predvidena arhitektura odjemalec/strežnik v Mladinski knjigi Založba d.d. Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju Mladinska knjiga Založba d.d. Stran 72 od 76