VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

Transcription

1 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR Poslovna sekretarka DIPLOMSKA NALOGA KLAVDIJA JAMNIK Maribor 2008 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

2 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR Poslovna sekretarka Analiza urejanja in arhiviranja dokumentarnega gradiva na Veterinarski upravi Republike Slovenije, Območnem uradu Maribor KLAVDIJA JAMNIK Predavatelj - mentor: Mentor praktičnega izobraževanja v organizaciji: Organizacija: Lektorica: Prevod v tuji jezik: Leban Damijan, univ. dipl. oec. prof. dr. Igor Vojtic Veterinarska uprava Republike Slovenije, Območni urad Maribor Simona Kolbl, univ. dipl. prof. Štefi Očkerl, univ. dipl. prof. Maribor 2008 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

3 ZAHVALA Iskreno bi se rada zahvalila mentorju Leban Damijanu, univ. dipl. oec., za pomoč ter usmerjanje pri izdelavi diplomskega dela. Prav tako se zahvaljujem mentorju na Veterinarski upravi Republiki Slovenije, Območnem uradu Maribor prof. dr. Igorju Vojticu. Sošolkama Tini in Nadi. Hvala tudi lektorici Simoni Kolbl in prijateljici Štefi Očkerl. Posebej bi se rada zahvalila svojemu fantu Gregorju, za vso pomoč pri nastanku diplomskega dela ter staršema za vso podporo.

4 POVZETEK Ustrezno arhiviranje je ena poglavitnih stvari za urejeno življenje. Ustrezno arhivirane stvari bomo hitreje našli in si s tem pridobili nekaj prostega časa ali mogoče nekaj manj»sivih las«. Če pa bomo imeli stvari tudi dobro varovane, da se ne bodo uničile ali izgubile, pa si bomo s tem prihranili tudi nekaj denarja. Zaradi velikih družbenih sprememb, hitrega razvoja pisarniškega in elektronskega poslovanja ter arhivske stroke, bi bilo dobro na Veterinarski upravi Republike Slovenije, Območnem uradu Maribor, več podrobnosti nameniti arhivskemu prostoru, si pomagati z novimi priročniki ali pa s to diplomsko nalogo. Sodobno pisarniško poslovanje je sestavni del celovitega poslovnega sistema, ki ga opravljajo zaposleni v pisarnah kot pisarniško dejavnost v podporo uresničevanju temeljnih poslovnih funkcij ali izvajanju različnih storitev za notranje in zunanje problematike. Pisarniška dejavnost, ki jo lahko imenujemo tudi pisarniški sistem, prevzema izrazito vlogo, posebne vrste nalog, med katere sodi tudi urejanje arhivskega prostora. Prav zaradi tega razloga sem se odločila za proučitev te problematike. Ustanove kot je Veterinarska uprava Republike Slovenije, Območni urad Maribor, ustvarijo nepredstavljivo veliko količino različnih dokumentov, med katerimi so nekateri še posebej pomembni in jih je temu primerno potrebno ustrezno arhivirati. Arhiv za hrambo različnih gradiv mora zato biti ustrezno opremljen, hkrati pa tudi ustrezno varovan, da ne bi prišlo do nepričakovanih poškodb gradiva. V diplomski nalogi sem zato navedla nekaj predlogov za primerno ureditev. Vsi delavci, ki se ukvarjajo z arhiviranjem, se morajo držati tudi predpisov, to so lahko zakoni, uredbe ali pravilniki, ki so zapisani v Uradnih listih. Ključne besede: arhiv, arhiviranje, arhivski prostor, hramba, urejanje.

5 SUMMARY Proper keeping of documents is one of the basic things for settled life. If we have documents properly kept, we can find them faster, gain some time and perhaps avoid a few»grey hair«. When things are properly preserved, so that they do not get demaged or lost, we also save some money.great social changes and rapid progression of office an electronic operation, are the reasons for Veterinary administration of the Republic of Slovenia and Regional office Maribor, to devote more attention to the archival space and to find support in new handbooks or this diploma paper. Contemporary office work operation is a part of the complete business system that is performed by the employees in different office activites or office system is taking over a distinctive role of arranging a proper archive room. For that reason I decided to examine closely this problem.. It presents an acomplishment of fundamental business functions and performence of different services for internal and external problems. Institutions like Veterinary administration of the republic of Slovenia and Regional office Maribor create great quantity of different documents, some of them are extremely important, therefore they have to be properly stored. For that reason the archive has to be appropriately equipped and protected to avoid unexpected damage of the material. There are some suggestions for suitable arrangement in my diploma paper. All arcivists and people that have to deal with keeping different material, have to consider different regualations like: laws, edicts and regulations that are written in Official gazettes. Key words: archive, keeping, archival room, storage, arranging.

6 KAZALO VSEBINE 1 UVOD Opredelitev področja in opis problema Namen Cilji Osnovne trditve Metode raziskovanja SPLOŠNO O RAVNANJU Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM Tehnična oprema arhivskih skladišč in gradiva POMEN IZRAZOV POJMOV, KI SE NAJPOGOSTEJE UPORABLJAJO PRI RAVNANJU Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM Dokument Dokumentarno gradivo Arhiviranje Uničenje nepotrebnega dokumentarnega gradiva Roki hranjenja dokumentarnega gradiva Razvrščanje dokumentarnega gradiva Abecedno razvrščanje Številčno ali numerično razvrščanje Abecedno-številčni sistem razvrščanja Časovno ali kronološko razvrščanje Geografsko razvrščanje Vsebinsko razvrščanje Drugi sistemi razvrščanja Odbiranje arhivskega gradiva Mikrofilmanje dokumentarnega gradiva Skeniranje dokumentarnega gradiva (digitalizacija) PREDSTAVITEV VETERINARSKE UPRAVE REPUBLIKE SLOVENIJE, OBMOČNI URAD MARIBOR Območni uradi Organizacija veterinarske uprave Republike Slovenije Naloge in cilji Območnih uradov notranje inšpekcije Arhivski prostor in oprema na Veterinarski upravi Republike Slovenije, Območnem uradu Maribor SPLOŠNE UGOTOVITVE IN PREGLED POMANJKLJIVOSTI NA VETERINARSKI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE, OBMOČNEM URADU MARIBOR Ugotovitve... 24

7 6 PREDLOG ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA NA VETERINARSKI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE, OBMOČNEM URADU MARIBOR PREDLOGI IZBOLJŠAV V ARHIVU Izbira prostora za arhivsko skladišče Predlog ureditve arhivskega skladišča Regali Regal z nosilnostjo do 175 kg Arhivski regal s policami Kovinske omare Ognjevarna omara 120 minut Kovinska omara s steklenimi vrati Arhivska omara za dokumente Arhivske škatle Finančni vidik nastalih stroškov za predlagane izboljšave ZAKLJUČEK VIRI KAZALO SLIK Slika 1: Organizacijska struktura Veterinarske uprave Republike Slovenije Slika 2: Območni uradi Slika 3: E-arhiviranje Slika 4: Regal z nosilnostjo do 175 kg Slika 5: Arhivski regal s policami Slika 6: Kovinske omare Slika 7: Ognjevarna omara Slika 8: Kovinska omara s steklenimi vrati Slika 9: Arhivska omara za dokumente KAZALO GRAFOV Graf 1: Razvrščanje dokumentarnega gradiva na VURS KAZALO TABEL Tabela 1 : Investicija... 39

8 1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema Problema na Veterinarski upravi Republike Slovenije 1, Območnem uradu Maribor, sta predvsem prostorska stiska in neprimerno opremljen prostor za arhiviranje. Ta se nahaja v kletnih prostorih, kjer je kar nekaj vlage. Omare za shranjevanje dokumentov so neprimerne, saj jih ni možno zakleniti, kar bi seveda omogočilo večjo varnost. Prostor je tudi precej temačen, kar pomeni premalo svetlobe. Za varnost pred požarom prav tako ni dobro poskrbljeno. 1.2 Namen Ker je na VURS, Območnem uradu Maribor veliko dokumentarnega gradiva sta najbolj pomembna red in dober pregled nad dokumenti v arhivu. Zato sem se odločila,da poskušam popravit to nepreglednost nad arhivi in dokumentarnim gradivom, saj ta nepreglednost v arhivu vzame veliko časa za iskanje dokumentov. S tem problemom sem se srečala tudi na obveznem praktičnem izobraževanju. Problema do sedaj še nihče ni analiziral, zato me zanima, ali je mogoče uspešno posredovati in podati predloge za izboljšavo. 1.3 Cilji V diplomski nalogi želim doseči naslednje cilje: podati predloge za boljšo tehnično opremo; podati predloge za zavarovanje gradiva v arhivskem skladišču; predstaviti e-arhiviranje; podati predloge za sprotno pregledovanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hranjenja. 1.4 Osnovne trditve Elektronsko arhiviranje zagotovo pomeni enostavnejši dostop do informacij in do boljšega pregleda nad arhivskim gradivom. 1 V nadaljevanju VURS krajšava za Veterinarsko upravo Republike Slovenije

9 1.5 Metode raziskovanja V začetni fazi, v teoretičnem delu sem uporabila knjižno in internetno literaturo ter proučila vsebino. Uporabila sem metodo deskripcije, s pomočjo katere sem opisala teorijo in pojme. V tem delu sem tudi na podlagi praktičnega izobraževanja na VURS, Območnem uradu Maribor, in na podlagi uslužbencev, s katerimi sem se pogovarjala, napisala nekaj besed o VURS, Območnem uradu Maribor. V praktičnem delu moj raziskovalni vzorec obsega tri delavce na sami upravi, s katerimi sem opravila osebni razgovor in s tem pridobila dodatne informacije. V tem delu diplome sem uporabila metodo komparacije, kar pomeni, da sem s primerjanjem prikazala učinkovitejši in hitrejši način shranjevanja arhivskega gradiva

10 2 SPLOŠNO O RAVNANJU Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM Ravnanje z zapisi označuje proces, v katerem uslužbenci obdelujejo dokumentarno gradivo. Predstavlja nepogrešljivo pomoč menedžerjem na katerihkoli področjih dela (direktorjem in drugim vodilnim uslužbencem). Z njim sproti ugotavljajo, na katerih področjih dela, v katerih organizacijskih enotah in pri katerih uslužbencih teče delo (proizvodno, poslovno ali upravno) uspešno, na katerih točkah poslovanja naloge niso opravljene, kjer nastajajo zastoji, kjer se pojavlja slabo delo, poslovna ali delovna nedisciplina ter površnost. Gre za informacije, ki bistveno vplivajo na potek in uspešnost delovanja ter imajo zato izreden organizacijski pomen.»pisarniško poslovanje oziroma ravnanje z zapisi obsega postopke sprejemanja, evidentiranja, reševanja, kreiranja, odprave in hranjenja dokumentarnega gradiva v procesu poslovanja in dela ustanov ter obenem evidentiranje opravljanje del in nalog «(Žumer, 2001, str. 46). Vzdrževanje takih zapisov je potrebno, da bi jih bilo mogoče kasneje: pregledovati; preverjati njihovo pravilnost; dokazati dejstva; jih ohraniti kot kulturno dediščino. Dokument je potrebno urejati, o njih voditi evidence, jih predlagati vodilnim in strokovnim uslužbencem zaradi strokovne obdelave, varno hraniti v zbirkah (Lorbar in Stare, 1998, str. 67). Natančneje rečeno to delo vključuje: sprejemanje poštnih pošiljk (vlog, sporočil, dokumentov); sprejemanje dokumentov drugih organov, državljanov in drugih strank, ki jih prinesejo osebno ali po kurirju; sprejemanje dokumentov, ki prispejo po drugih tehničnih sredstvih, kot so: faksimilne naprave, elektronska pošta in podobno; odpiranje pošiljk; pregledovanje pošiljk, datiranje prispelih dokumentov; signiranje 2 dokumentov; ravnanje z dokumenti znotraj upravnih organov, zavodov in podjetij;

11 razvrščanje (klasificiranje) dokumentov, formiranje (snovanje) novih zadev ali dopolnjevanje že začetih zadev, evidentiranje zadev ter dosjejev (in dokumentov v njih); ravnanje z zaupnimi zadevami; vodenje rokovnika; vodenje evidence sejnega gradiva in sklepov sej in tehnično delo z zadevami ter dokumenti zunaj vložišča; vračanje (rešenih) zadev vložišču (službi, ki evidentira zadeve in dokumente); odpošiljanje pošiljk (dokumentov, rešitev, sporočil); vzdrževanje sprotne in stalne zbirke dokumentarnega gradiva in ravnanje z njim; varovanje arhivskega in trajnega arhiva ter odbiranje tega gradiva in zbirk; upoštevanje rokov hranjenja posameznih vrst dokumentarnega gradiva ter njegovo izločanje in uničenje. Posamezna opravila pri ravnanju z zapisi se opravljajo v vložišču in drugih pisarniških službah v skladu s pisarniškimi odredbami ter ob strokovni pomoči vodilnih in strokovnih delavcev. Vložišče mora imeti računalniško opremo za vodenje evidence o zadevah in dokumentih ter dovolj arhivskega pohištva za shranjevanje tekoče zbirke dokumentarnega gradiva (Lorbar, 1997, str. 78). 2.1 Tehnična oprema arhivskih skladišč in gradiva Arhivska skladišča morajo imeti: kovinsko opremo (police, omare, predalnike itd.), ustrezne gasilske aparate in sisteme za gašenje, v bližini skladišč pa talne hidrante za vodo; higrometre za merjenje zračne vlage in temperature; naprave za javljanje požarov, vlomov in izlivov vode; zaščito pred vdorom ultravijoličnih žarkov, tudi če je gradivo s svojo tehnično opremo dovolj zavarovano; ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate gradiva (Žumer, 2001, str. 271). 2 Signiranje razporejanje. Razporejanje dokumentov in zadev uslužbencem glede na delitev dela

12 3 POMEN IZRAZOV POJMOV, KI SE NAJPOGOSTEJE UPORABLJAJO PRI RAVNANJU Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 3.1 Dokument»Dokument je temeljna enota dokumentarnega gradiva (listina, akt, spis, pisanje, elektronski dokument). Gre za zapis kakršnekoli oblike in vrste, ki vsebuje za poslovno ali upravno delo pomembno informacijo. Dokument je lahko poslovno ali uradno pismo (dopis), ponudba, pogodba, naročilnica, račun, reklamacija, bančni izpisek, status, odločba ne glede na vrsto nosilca zapisa (pergament, papir, fotografski papir, filmski trak, magnetni trak ali disketa, optični disk ali zgoščenka, magnetno optični disk itd.), ki vsebuje podatke, sporočila, informacije ali druge vsebine (sliko, zvok)«(žumer, 2001, str. 43) Dokumentarno gradivo Dokumentarno gradivo v pisarniškem poslovanju so knjige, kartoteke, obrazci ali računalniški programi, v katere se vpisuje prejeto, lastno in odposlano dokumentarno gradivo posamezne ustanove, vključno s podatki o celotnem procesu njihovega reševanja in arhiviranja, praviloma v obdobju enega leta. Tako evidentirano in na podlagi evidenc razvrščeno gradivo je na koncu, ko je gradivo rešeno, tudi osnova za arhiviranje gradiva v tekočo in stalno zbirko ustanove, predvsem v državni upravi in pravosodju (Žumer, 2001, str. 78). Arhivsko gradivo je izvirno pisano, risano, tiskano, fotografirano, magnetno, optično ali kako drugače zapisano dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb, in ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo (Uradni list RS, št. 20/1997). 3.3 Arhiviranje»Arhiviranje je postopek prevzemanja, hranjenja, vzdrževanja, strokovne obdelave in uporabe dokumentarnega gradiva oziroma v arhivu ustanove ali posameznika. Arhivira se dokumentarno gradivo, ki je rešeno, oziroma zaključeno in ni več potrebno za tekoče poslovanje. Dokumentarno gradivo se arhivira zaradi različnih potreb in se hrani v arhivu ustanove, dokler ne potečejo roki hranjenja, ki jih navajajo predpisi ali dokler dela

13 dokumentarnega gradiva, ki ima značaj arhivskega gradiva, ne odberemo in izročimo pristojnemu arhivu (Žumer, 2001, str. 48). 3.4 Uničenje nepotrebnega dokumentarnega gradiva Postopek uničenja dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hranjenja in nima značaja arhivskega gradiva, je določen v 19. členu Pravilnika o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu od 196. do 198. člena Uredbe o upravnem poslovanju, ki pravi:»za uničenje namenjeno dokumentarno gradivo, ki so mu potekli roki hranjenja in nima lastnosti arhivskega gradiva, je potrebno popisati in komisijsko pregledati, ter podpisati zapisnik o uničenju dokumentarnega gradiva. Sestavni del zapisnika je tudi popis za uničenje namenjenega gradiva, oba pa se morata hraniti trajno.«v 19. členu Pravilnika o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu je zapisano:» Po poteku rokov hranjenja javnopravna oseba brez pristanka arhiva uniči, oziroma odda v industrijsko predelavo dokumentarno gradivo, ki ni bilo določeno kot arhivsko. Za uničenje dokumentarnega gradiva, ki ni bilo določeno kot arhivsko. Za uničenje dokumentarnega gradiva je v celoti odgovorna ustanova sama. Zapisnik o uničenju, v katerem je gradivo le okvirno popisano, se hrani trajno.«3.5 Roki hranjenja dokumentarnega gradiva Dejstvo je, da je poglavje o rokih hranjenja najslabše obdelano v verigi opravil varovanja dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva. Arhivske ustanove se izgovarjajo, da za to področje niso pristojne (razen za določitev arhivskega gradiva). Roki hranjenja dokumentarnega arhivskega gradiva so časovno opredeljena obdobja, na primer 2, 5, 10 let ali T trajno, do katerih se mora hraniti dokumentarno gradivo zaradi predpisanih rokov hranjenja ali zaradi potreb poslovanja in dela ustanov. Za določitev in spoštovanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva je odgovorna izključno ustanova sama. Za tiste ustanove, ki pri pisarniškem poslovanju razvrščajo gradivo (dokumente in zadeve) po vsebini na podlagi klasifikacijskega načrta, je priporočljivo, da roke hranjenja določijo hkrati s kvalifikacijskim načrtom. Roke hranjenja se zapisuje praviloma na ovoje zadev in spisov ter

14 po možnosti tudi na tehnične enote (svežnje, škatle, mape, kolute, kasete, diskete, itd.)(žumer, 2001, str. 49). V arhivski nestrokovni javnosti ni jasna razlika med arhivskim gradivom in gradivom, ki ga je potrebno hraniti trajno. Arhivsko gradivo (označeno z oznako A), ki je kulturni spomenik, je potrebno po najmanj 30 letih od nastanka oddati v pristojno arhivsko ustanovo. Dokumentarno gradivo, ki pa je označeno le z oznako trajno (označujemo z znakom T), pa na splošno nima značaja kulturnega spomenika (razen, če ga pristojni arhiv ne opredeli kot arhivsko gradivo), ima pa razmeroma dolgo dobo uporabnosti (npr. od 80 do 100 let) in ga po poteku uporabnosti lahko uničimo (Žumer, 2001, str. 59). 3.6 Razvrščanje dokumentarnega gradiva Večina pisarn uporablja kombinacijo enega ali več sistemov razvrščanja predstavljenih v nadaljevanju Abecedno razvrščanje Abecedno razvrščanje je najenostavnejši način shranjevanja, saj so dokumenti razvrščeni glede na imena pravnih in fizičnih oseb oziroma kupce, dobavitelje, investitorje, delavce, učence ipd. Ločujemo sistem razvrščanja po strogi abecedi ali le po prvih črkah nazivov. Vsa podjetja uporabljajo enaka načela (besedo za besedo ali po načelu črka za črko), kot prikazuje primer: beseda za besedo Mal Sonja Mali Tadej Marhold Pia ali črka za črko Malič Nika Mali Robert Malkoč Tomaž (Žumer, 2001, str. 60)

15 3.6.2 Številčno ali numerično razvrščanje Ta sistem je najstarejši in se najpogosteje uporablja za poslovno finančno korespondenco. Pri tem sistemu je posamezniku, poslu ali subjektu dodeljena zaporedna številka,ki dodeljena številka določa razvrstitev dokumenta. Dokumenti so enostavno razvrščeni po številčnem zaporedju, zaradi česar je to ena najenostavnejših oblik razvrščanja gradiva. Še posebej pogosta je v kombinaciji kronološkega in abecednega razvrščanja (Lorbar M. in Stare J., 1998, str. 56) Abecedno-številčni sistem razvrščanja»ta sistem vsebuje črke in številke in je zelo pogost. Pozicija črke in cifre določa hierarhijo hranjenja. Pri tem sistemu je vsakemu delu organizacije dodeljena predpona. Vsaki enoti je dodeljena koda ali šifra za dokument«(t. Markelj in V. Herženjak, 2005, str. 39) Časovno ali kronološko razvrščanje Pri kronološkem razvrščanju obstaja več možnosti razvrščanja je pa zelo podobno številčnemu razvrščanju. Gradivo lahko razvrstimo po časovnem obdobju (npr. po dnevih, tednih, mesecih), datum pa vključimo v označbo zadeve tudi v kombinaciji z abecednim ali številčnim razvrščanjem. Za vsako obdobje sproti vpisujemo nove zadeve po abecedi ali zaporednih številkah. Ta sistem se največ uporablja za zadeve, ki se shranjujejo do poteka določenega roka. V praksi se ne uporablja pogosto (T. Markelj in V. Herženjak, 2005, str. 40) Geografsko razvrščanje Geografski sistem razvrščanja je uporaben za dejavnosti povezane z določenim geografskim območjem na primer za turističnem, komunalnem ali prometnem področju. Poznamo pa dva načina shranjevanja:

16 samo po določeni geografski enoti in nato po abecednem ali številčnem načinu ali po širši geografski enoti, nato po vedno ožjih, pri najožjih pa še po abecednem ali številčnem načinu (Lorbar M. in Stare J., 1998, str. 57) Vsebinsko razvrščanje Vsebinsko razvrščanje se uporablja predvsem pri velikem številu zadev. Celotno količino zadev razdelimo na več delov, in sicer na vsebinska področja. Ta razdelimo na še manjše vsebinske sklope, ki jih označimo s primerno številčno oznako. Pri tem zanj uporabljamo številčni sistem, ki pa je pogosto kombiniran z abecednim sistemom razvrščanja (Lorbar M. in Stare J., 1998, str. 58) Drugi sistemi razvrščanja V praksi obstaja še več sistemov razvrščanja, ki so kratko predstavljeni v nadaljevanju:»razvrščanje po vrstah dokumentov zapisniki, statusi, pravilniki, poročila, personalne mape; razvrščanje po organizacijski strukturi organizacijska struktura je pogosto osnova za razvrščanje gradiva v gospodarskih družbah, podjetjih, bankah, zavarovalnicah, zadrugah in tudi večjih zavodih. Ta sistem je primeren za zelo stabilne organizacije. Razpade namreč takoj, ko pride do reorganizacije. Z vsako spremembo v strukturi mora organizacija prevzeti tudi spremembe v upravljanju z dokumenti; razvrščanje po poslovnih funkcijah poslovne funkcije služijo predvsem kot osnovni okvir za razvrščanje gradiva podjetij oziroma gospodarskih družb, kjer se ne naslanjajo na organizacijsko strukturo podjetja. Ta sistem je zelo primeren za ustanove, ki se v organizacijskem smislu zelo hitro spreminjajo«(t. Markelj in V. Herženjak, 2005, str. 41)

17 Graf 1: Razvrščanje dokumentarnega gradiva na VURS 20% 5% 0% 5% 40% 30% Abecedno razvrščanje Abecedno številčno razvrščanje Geografsko razvrščanje Številčno ali numerično razvrščanje Časovno in kronološko razvrščanje Vsebinsko razvrščanje Vir: Interni podatki VURS, Območni urad Maribor Iz grafa 1, ki predstavlja razvrščanje dokumentarnega gradiva na VURS, Območnem uradu Maribor je razvidno, da se največ uporabljata abecedno razvrščanje in številčno ali numerično razvrščanje. Prav tako se v majhni meri uporablja časovno in pa vsebinsko razvrščanje, geografsko se ne uporablja. 3.7 Odbiranje arhivskega gradiva»odbiranje arhivskega gradiva je predpisan postopek odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva ustanove na podlagi pismenega navodila za odbiranje, ki ga da ustanovi pristojni arhiv, ter na podlagi strokovnih napotkov, ki jih da pristojni arhiv ob odbiranju. Arhivsko gradivo se odbira in izroča pristojnim arhivom zaradi potreb zgodovine, drugih znanosti in kulture, tako da se lahko trajno uporablja za raziskovalne, študijske, izobraževalne, kulturne, pravne, poslovne, osebne in druge namene«(žumer, 2001, str. 50). 3.8 Mikrofilmanje dokumentarnega gradiva»mikrofilmanje dokumentarnega gradiva je v zadnjih tridesetih letih sodobna oblika arhiviranja, ki zagotavlja dokaj dolgo dobo hranjenja mikrofilmov (približno 100 let), velike

18 prednosti pa prinaša pri prihranku prostora za hranjenje gradiva ter pretoku informacij. Postopki mikrofilmanja, varovanja in uporabe so standardizirani«(žumer, 2001, str. 49). Mikrofilmanje pomeni fotografiranje gradiva z mikrofilmsko kamero. Postopek je podoben digitaliziranju, le da je digitaliziranje tehnološko zahtevnejše. 3.9 Skeniranje dokumentarnega gradiva (digitalizacija)»digitalizacija ali skeniranje dokumentarnega gradiva je najsodobnejša oblika zapisovanja, reproduciranja oziroma snemanja ter shranjevanja dokumentov s pomočjo računalniške strojne opreme, z možnostjo prikazovanja na računalniškem zaslonu in shranjevanja (arhiviranja) skeniranih slik dokumentov na papirju ali mikrofilmu na magnetne in optične nosilce. Uporabnost teh nosilcev zapisov je zelo kratka (10 let). Postopki digitalizacije še niso standardizirani in se hkrati z razvojem informacijske tehnologije zelo hitro spreminjajo, pa tudi cenijo. Prihodnost arhiviranja je nedvomno v računalniških zapisih v povezavi z zapisi na mikrofilmu in papirju, čeprav se količina zapisov na papirju pri arhiviranju zaradi različnih razlogov še dolgo ne bo zmanjšala«(žumer, 2001, str. 49)

19 4 PREDSTAVITEV VETERINARSKE UPRAVE REPUBLIKE SLOVENIJE, OBMOČNI URAD MARIBOR 4.1 Območni uradi V organizacijski enoti VURS»notranja veterinarska inšpekcija«je deset območnih uradov in šest izpostav. Območni uradi so krajevno pristojne enote VURS za izvajanje uradnega nadzora in upravnih nalog ter pokrivajo celotno območje Republike Slovenije. Notranjo veterinarsko inšpekcijo vodi direktor, ki je med drugim odgovoren tudi za vodenje, načrtovanje in koordiniranje dela območnih uradov, za organiziranje enotnega izvajanja predpisov, ki urejajo delovno področje notranje veterinarske inšpekcije, za strokovni nadzor dela uradnih veterinarjev v območnih uradih in načrtovanje akcij s področja dela organa ter poročanje o delu organa. Območne urade vodijo direktorji območnih uradov, ki načrtujejo, organizirajo, usmerjajo in nadzorujejo opravljanje dela v območnih uradih, odločajo v postopkih na zahtevo strank ter opravljajo najzahtevnejše strokovne naloge v organizacijskih enotah. V območnih uradih neposredno izvajajo uradni nadzor ter upravne naloge uradni veterinarji, ki so organizirani na strokovnih področjih oddelkov za javno veterinarsko zdravstvo in zdravstveno varstvo ter zaščito živali

20 4.2 Organizacija veterinarske uprave Republike Slovenije Slika 1: Organizacijska struktura Veterinarske uprave Republike Slovenije Vir: Naloge in cilji Upravne naloge in inšpekcijsko nadzorstvo na področju veterinarstva opravlja Veterinarska uprava Republike Slovenije, ki je organ v sestavi Ministrstva za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano. Na svoji spletni strani Veterinarska uprava Republike Slovenije (VURS, 2008) opisuje najpomembnejše upravne naloge, v katere spadajo: skrb za izvajanje predpisov o veterinarstvu in zagotavljanje izobraževanja na tem področju;

21 spremljanje gibanja živalskih kužnih bolezni v državi in v tujini ter obveščanje vseh zainteresiranih v Sloveniji in tujini; možnost prepovedi uporabe določenih škodljivih snovi in zdravil; registriranje in vodenje registra prevoznikov živali. Zraven upravnih nalog opravlja Veterinarska uprava Republike Slovenije tudi inšpekcijsko nadzorstvo nad izvajanjem zakonov, drugih predpisov in mednarodnih pogodb, ki se nanašajo na: veterinarstvo v Republiki Sloveniji; varstvo pred kužnimi boleznimi živali; uporabo zdravil, ki se uporabljajo v veterinarski medicini; zdravstveno ustreznost in zdravstveno nadzorstvo nad živili; higieno proizvodnje in prometa z mlekom; veterinarske ukrepe v živinoreji glede zagotavljanja nemotene reprodukcije živali, glede ukrepov za preprečevanje in zatiranje jalovosti, glede zdravja živali in zdravstvene sposobnosti za razmnoževanje, prometa in skladiščenja živalskega semena, jajčnih celic, zarodkov, iker, valilnih jajc in čebeljih matic, glede pridobivanja in priprave živalskega semena, jajčnih celic in zarodkov ter osemenjevanja in zdravstvene ustreznosti živalskega semena, jajčnih celic in zarodkov; ukrepe za varstvo živali pred škodljivim delovanjem ionizirajočih sevanj; zaščito živali pred mučenjem

22 Območnih uradov notranje inšpekcije V ta namen ima Veterinarska uprava Republike Slovenije organiziranih 10 območnih uradov notranje inšpekcije. Slika 2: Območni uradi Vir: :

23 4.5 Arhivski prostor in oprema na Veterinarski upravi Republike Slovenije, Območnem uradu Maribor Ustrezno arhiviranje je ena poglavitnih stvari za urejeno življenje. Ustrezno arhivirane stvari bomo hitreje našli in si s tem pridobili nekaj prostega časa ali mogoče nekaj manj»sivih las«. Če pa bomo imeli stvari tudi dobro varovane, da se ne bodo uničile ali izgubile, pa si bomo mogoče s tem prihranili tudi nekaj denarja. Največja problematika na VURS je prostorska stiska. Arhivski prostor se nahaja v kletnih prostorih, velikost sobe kjer se shranjujejo dokumenti je približno 25 m², prostor je precej temačen s tremi kletnimi okni. V prostoru se nahajajo pisarniške omare, katere pa niso vse na ključ, v njih so shranjeni razni dokumenti in gradiva, zato je varnost pred požarom,zelo pomembna. Tla in stene niso obdelane

24 5 SPLOŠNE UGOTOVITVE IN PREGLED POMANJKLJIVOSTI NA VETERINARSKI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE, OBMOČNEM URADU MARIBOR 5.1 Ugotovitve V času urejanja dokumentarnega in arhivskega gradiva na Veterinarski upravi Republike Slovenije, Območnem uradu Maribor, sem opazila največjo problematiko v nepreglednosti in precej pomanjkljivi zaščiti pred požari ter pomanjkanju prostora oziroma neustrezna odlagališča s tajnimi podatki. Arhivska skladišča se uporabljajo samo za hrambo arhivskega gradiva, ter v nadaljevanju menijo,da skladišča morajo biti: ločena od drugih prostorov, na mestu varnem pred vdorom vode, primerno oddaljena od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave in podobnih nevarnih napeljav ter sistemov; grajena morajo biti protipotresno, iz ognjevarnih materialov, grajena tako, da zagotavljajo pravilne mikroklimatske pogoje za hrambo gradiva; ustrezno morajo biti hidro in toplotno izolirana, zavarovana pred požarom, vlomom in strelo. Arhivska skladišča morajo imeti: kovinsko opremo; ustrezne gasilske aparate in sisteme, higrometre in termometre, naprave za javljanje požara, vloma in izliva vode, navaja Uredba o Varstvu dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva, iz Uradnega lista RS 86/2006, 42.člen. Kljub najdenemu opisu in zakonih temu v praksi ni tako. V času mojega praktičnega izobraževanja na Veterinarski upravi Republike Slovenije, Območnem Uradu Maribor, smo urejali arhivski prostor. V začetku urejanja smo najprej naleteli na gradiva, ki jim je že potekel rok hrambe in so samo zavzemala prostor. Ta gradiva smo zato izločili. Pred tem smo naredili popis v obliki zapisnika in gradiva po 15 dneh, od dneva, ko je bil sestavljen zapisnik, izločili ter uničili. Tekočo in stalno zbirko dokumentarnega gradiva vodi, ureja in vzdržuje glavna pisarna v skladu s predpisi in standardi o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva. Za druga gradiva, ki niso arhivska, in tista, ki jih ni potrebno trajno hraniti, se določijo roki hrambe. Roke hrambe pa po pravilih določi predstojnik organa javne

25 uprave v skladu s predpisi. Arhivsko gradivo se označi s črko A in se praviloma loči od ostalega dokumentarnega gradiva. Vso gradivo smo najprej razporedili in s tem dosegli večjo preglednost le-tega. Nato smo poklicali komisijo za izločanje in odbiranje gradiva iz zbirk. Komisija, ki jo imenuje predstojnik, je izločila dokumentarno gradivo, ki so imela lastnosti arhivskega gradiva. Komisija mora najmanj vsakih 5 let odbrati arhivsko gradivo organa. Med prebiranjem gradiva smo naleteli tudi na gradiva s tajnimi podatki. Ta gradiva, ki vsebujejo zaupne podatke se morajo hraniti ločeno tako da je zavarovana njihova tajnost, a žal temu ni bilo tako. Veliko dela smo imeli tudi s pripravo spisov za mikrofilmanje. Vsak list je potrebno nalepiti s tekočim lepilom, kajti spis oziroma dokument, ki gre v mikrofilmanje ne sme vsebovati kovinskih delov (sponk, itd.). To nam je ob pregledovanju gradiva vzelo največ časa, saj je bilo najbolj zamudno delo. V evidenci dokumentarnega gradiva se označijo zadeve, dosjeji oziroma posamezni dokumenti, ki so že bili mikrofilmani

26 6 PREDLOG ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA NA VETERINARSKI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE, OBMOČNEM URADU MARIBOR Zelo praktična in pregledna je vsekakor hramba gradiva v elektronski obliki. Dokumentarno gradivo v elektronski obliki se v zbirki dokumentarnega gradiva hrani s pomočjo informacijsko telekomunikacijske opreme, ki zagotavlja, da so podatki: 1. dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo; 2. shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti; 3. shranjeni v elektronski obliki tako, da je mogoče ugotoviti od kod izvirajo, komu so bili poslani ter čas in kraj njihovega pošiljanja ali prejemanja; 4. shranjeni z uporabo takšne tehnologije in postopkov, ki v zadostni meri onemogočajo njihovo spremembo ali izbris, oziroma obstaja zanesljiv način, da se takšne spremembe ugotovijo. Pri tem pa se je potrebno zavedati tveganja uvedbe elektronskega arhiva: zagotoviti je potrebno zadovoljivo varnost arhiviranega dokumentarnega gradiva ter trajno in zanesljivo hrambo za dolgo časa, ob tem pa tudi izpolniti merila za uničevanje papirnatih izvirnikov. Tako je odločitev za elektronsko arhiviranje kot del elektronskega poslovanja lahko že danes racionalna, jutri pa zagotovo nujna (Rot, 2004, str )

27 Slika 3: E-arhiviranje Vir:

28 Za dokumentarno gradivo, ki vsebuje elektronsko podpisane podatke, je potrebno zagotoviti ponovni elektronski podpis teh podatkov preden je zanesljivost elektronskega podpisa s časom zmanjšanja v skladu s predpisi, ki urejajo elektronsko poslovanje. Pri dokumentarnem gradivu, hranjenem v elektronski obliki in tehnološko zaščitenem pred dostopom (šifriranje...) je potrebno sočasno, ločeno od gradiva, shraniti tudi podatke in sredstva za odstranitev takšne zaščite. Gradivo v elektronski obliki, ki predstavlja arhivsko gradivo, se hrani v elektronski obliki in hkrati natisnjeno na papir, razen če predpisi, ki urejajo hrambo gradiva v elektronski obliki, določajo drugače. Ta oblika je v mojem vidiku zelo primerna in pregledna, vendar je potrebna izredna natančnost pri vnašanju podatkov. To obliko na VURS, Območnem uradu Maribor, uporabljajo predvsem v tajništvu. Z vztrajnostjo in trudom smo dosegli večjo preglednost dokumentov. Nekaj dokumentov smo izločili nekateri pa so bili uničeni. Vsekakor je bilo najbolj zamudno delo lepljenje spisov za mikrofilmanje in pisanje zapisnika o uničenih dokumentih. Kljub veliki prostorski stiski na VURS, Območnem uradu Maribor nam je uspelo doseči preglednost nad dokumenti in arhivskim gradivom

29 7 PREDLOGI IZBOLJŠAV V ARHIVU Na VURS, Območnem uradu Maribor, bi bilo potrebno spremeniti sistem shranjevanja in arhivski prostor opremiti z regali ter kovinskimi omarami. Menim, da bi vsak večji urad moral imeti zaposlenega nekoga, ki bi sproti urejal in shranjeval dokumente. Največjo preglednost vidim v tem, da bi se vsako gradivo, ki se pospravi na police, zabeležilo oziroma shranilo na računalnik kaj in kam ter na katero polico oziroma v kateri regal smo shranil. Vodenje preko računalnika je moja zamisel. Program bi moral biti narejen uporabnikom prijazen, enostaven za iskanje in uporabo. 7.1 Izbira prostora za arhivsko skladišče Pred odločitvijo in izbiro prostora za arhivsko skladišče je potrebno vsaj okvirno ugotoviti, kakšen je in kakšen bo dotok arhivskega in dokumentarnega gradiva v naslednjih letih, saj šele potem lahko izberemo prostor za arhivsko skladišče. Na VURS, Območnem uradu Maribor, je možnost skladišča samo v kletnih prostorih stanovanjskega bloka. Skladišče v nobenem primeru ne sme biti prostor, kamor se odlagajo obrabljena ali neuporabljena osnovna sredstva. Prav tako v skladišču ne sme biti nobene take stvari, ki bi lahko povzročila kakršnokoli možnost poškodbe dokumentacije. Pri izbiri prostorov za arhivsko skladišče je potrebno upoštevati: obliko in velikost, možnost postavitve kovinskih polic ter seveda dostopnost brez ovir. V ta arhivski prostor bi bilo potrebno predvsem nadomestiti opremo, ki jo bom navedla v nadaljevanju. Gre za regale, kovinske omare, ognjevarne omare in podobno, kar pa je iz finančnega vidika velik zalogaj. Zato predlagam da bi bilo potrebno namestiti vsaj kovinske police v klasični izvedbi. V primeru, večje količine dokumentacije, kar se zna čez leta zgodit, pa se je bolje odločiti za nabavo premičnih kovinskih polic, ki imajo to prednost, da z njimi lahko dosežemo najboljšo izrabo prostora. Pred nabavo takšne opreme, kot so ognjevarna omara in kovinski predalčniki za velike formate gradiva, moramo vedeti, da mora biti nosilnost tal od kp/m², kar pa je dodatni strošek, saj je potrebno strokovno mnenje gradbenega strokovnjaka s področja statike, ki mora iz ohranjene gradbene dokumentacije ugotoviti, kakšno obremenitev lahko prenesejo tla. Skladišče se nahaja, kot sem že večkrat omenila v kletnem prostoru, zato bi se bilo potrebno posvetiti tudi temu, da bi preprečili vdor vode in prisotnost previsokega odstotka relativne vlage v zraku. Pri tem imajo seveda pomembno vlogo pravilno izdelana vrata in okna. Trenutna vrata so neprimerna. Vrata

30 morajo biti kovinska, stalno zaklenjena in opremljena z ustreznimi napisi, ki opozarjajo na prepovedan dostop nezaposlenim. Zaradi varnosti bi bilo dobro zaščititi tudi okna kletnega prostora s posebnimi mrežami. Na VURS, Območnem uradu Maribor, se dokumenti, ki se uporabljajo skoraj dnevno, shranjujejo v glavni pisarni, kjer uporabljajo kombinacijo enega ali več sistemov razvrščanja in sicer kombinacijo abecednega in časovno kronološkega razvrščanja. Tukaj so dokumenti pregledno in dobro shranjeni. Najpogosteje se na VURS, Območnem uradu Maribor, uporabljajo registratorji, da pa ne pride do poškodb dokumentacije se za spise v upravnoinšpekcijskih zadevah, ki pa jih je v dokumentarnem gradivu največ, se nikoli ne uporablja luknjanje v registratorje, tako da se tovrstne dokumentacije pri poslovanju ne poškodujejo. Pri takšni pogojih hranjenja kot so na VURS, Območnem uradu Maribor, torej v kletnem prostoru, prihaja navadno do rjavenja železnega dela tehnike, ki je v registratorju. Ta rja se prenaša z železa na papir in če se te razvije več, se ta zlepi s papirjem. Zelo pozorni moramo biti pri jemanju dokumentacije iz registratorjev je potrebno biti pozoren, da se papir ne poškoduje oziroma, da se ne raztrga pisna podlaga in se tako uničijo zapisane informacije

31 7.2 Predlog ureditve arhivskega skladišča Arhivski prostor VURS, Območni urad Maribor, se nahaja v kletnih prostorih stanovanjskega bloka. V kletnih prostorih se navadno srečujemo s prevelikim odstotkom relativne vlage in tako je tudi v tem primeru. V poletnem času lahko sicer vlago zmanjšujemo s prepihom in prezračevanjem v zgodnjih jutranjih urah. V zimskem času pa bi moral biti ta prostor dodatno ogrevan in s kombinacijo prezračevanja dosegati vsaj minimalne standarde, saj obstaja nevarnost razvoja plesni, če relativna zračna vlaga presega 70% tudi pri nizki temperaturi. V skladišču bi bili zato vsekakor potrebni primerna hidroizolacija in toplotna izolacija. To skladišče bi moralo imeti: kovinsko opremo (police, omare, predalnike); ustrezne gasilske aparate in sisteme za gašenje; higrometre za merjenje zračne vlage in temperature. 7.3 Regali Arhivski regali so standardna oprema v vseh arhivskih skladiščih, čeprav temu v tem skladišču ni tako. Ta način hrambe ne nudi varovanja proti vlomu in odtujitvi, pa čeprav je to standardna oprema v vseh skladiščih. To nalogo mora prevzeti prostor, v katerem se nahaja arhivsko skladišče VURS, Območni urad Maribor. Prav tako je pomembno, da so v arhivskem skladišču postavljene samo pravilne in profesionalno izdelane kovinske police, ki so kvalitetne, premišljeno postavljene tako da se zaposleni ob stiku z njimi ne morejo poškodovati. Trenutno se arhivsko gradivo shranjuje v pisarniške omare

32 7.3.1 Regal z nosilnostjo do 175 kg Regali so namenjeni za opremljanje skladiščnih prostorov. Funkcionalno in kvalitetno izdelani ter hitro sestavljivi stabilni regali omogočajo optimalno izrabo prostora ter skladiščenje lažjih in srednje težkih bremen. Na svoji spletni strani podjetje Manutan (Manutan, 2008) opisuje funkcionalnost teh regalov. Možne so številne kombinaciji in dimenzije regalov. Regale je možno vgraditi v prevozne sisteme z ročnim ali elektronsko motorskim pogonom. Možno je postaviti tri regale enega vrh drugega ter jih opremiti s pohodnimi podesti, dostopnimi stopnicami in podobno. Slika 4: Regal z nosilnostjo do 175 kg Vir:

33 7.3.2 Arhivski regal s policami Police naj bodo globine 40 cm. Na takšne police se lahko nalaga dokumentacija, ki je vložena v registratorje ali mape s preklopnimi tablicami. Primerna višina arhivskih polic je od 2,20 m do 2,50 m, da ni potrebno uporabljati lestve ali kakšnih drugih pripomočkov. Menim, da so takšna pomagala, pa tudi razni stoli in podobno, ob nepravilni uporabi nevarna in vzrok mnogim delovnim nezgodam. Slika 5: Arhivski regal s policami Vir:

34 7.3.3 Kovinske omare Vsekakor so kovinske omare boljše kot kovinske police in v tem primeru, ko se nahaja arhivski prostor v kletnih prostorih, bolj primerne. Kovinske omare varujejo arhivsko gradivo pred zaprašitvijo in UV žarki. Omare so narejene iz enostavne konstrukcije, sicer se zaklepajo,a vendarle ne nudijo prevelike zaščite pred vlomom in odtujitvijo (Vezjak, 2002, str. 108). Slika 6: Kovinske omare Vir:

35 7.3.4 Ognjevarna omara 120 minut Večina trezorjev ponuja za požarno varnost le jekleno omaro, ki ne nudi dovolj zaščite. Škoda, ki pri tem nastane, je lahko zelo velika. Veliko dokumentov se enostavno ne da povrnit. Na svoji spletni strani podjetje Manutan (Manutan, 2008) predstavlja ta proizvod, ki je bil testiran na tehnični univerzi v Braunschweigu glede odpornosti na ogenj. Test je potekal dve uri pri temperaturi 1090 C in padcu z višine 9,15 m (največja dovoljena porast temperature ne sme preseči 150 C). Moderna večplastna izvedba telesa in vrat s posebnim tesnilom in polnilom zagotavlja maksimalno varnost. Slika 7: Ognjevarna omara Vir:

36 7.3.5 Kovinska omara s steklenimi vrati Arhivske kovinske omare so namenjene za shranjevanje vseh vrst dokumentov, poročil, pogodb in drugih listin. Omare ponujajo lahek dostop do gradiva tudi v majhnih prostorih ter so na voljo v kombinaciji zaprtih, odprtih ali omar s steklenimi vrati. Na svoji spletni strani podjetje Manutan (Manutan, 2008) opisuje, da so vratna stekla iz prozornega nelomljivega stekla, zaklepanje je s cilindrično ključavnico, police so nastavljive po višini z rastrom 25 mm, nosilnost polic je 60 kg. Slika 8: Kovinska omara s steklenimi vrati Vir:

37 7.3.6 Arhivska omara za dokumente Arhivske omare so namenjene za arhiviranje dokumentov, ki naj ne bi bili dosegljivi vsakemu, zato ima vsaka omara ključavnico. Na medmrežju podjetje Manutan (Manutan, 2008) opisuje arhivsko omaro kot izredno kvalitetno saj je iz kakovostno varjene jeklene pločevine. Vrata so dvokrilna z notranjimi ležaji, ki se odpirajo do 180 stopinj, plastične letve na vratih pa omogočajo tiho zapiranje. Police so nastavljive po višini v rastru 35 mm, zato so omare primerne za shranjevanje registratorjev. Slika 9: Arhivska omara za dokumente Vir:

38 7.3.7 Arhivske škatle Dokumentarno gradivo, ki je bilo proglašeno za arhivsko gradivo, je potrebno primerno zavarovati in preložiti v ustrezno opremo. To je vsekakor ena od oprem, ki je na Veterinarski upravi Republike Slovenije, Območnem uradu Maribor, primanjkuje, kajti pravilna tehnična oprema za arhivsko gradivo je arhivska škatla. Da je takoj vidno kaj je v arhivski škatli, mora vsebovati osnovne informacije o dokumentaciji vloženi v arhivsko škatlo. Pomembna je tudi vezava arhivske škatle. Ta mora biti povezana tako, da je škatla sestavljena v kompaktno celoto obeh delov. Le v tako zvezani arhivski škatli je vložena dokumentacija tudi dobro zavarovana, ker se ne more zvijati ali kako drugače poškodovati

39 7.4 Finančni vidik nastalih stroškov za predlagane izboljšave Pri nakupu pisarniškega pohištva gre za nakup izdelka trajnejše rabe. Investicijske odločitve so vedno spadale med najpomembnejše dileme v uradih in podjetjih. Bistvo naložb v pisarniško opremo je posredno ali neposredno opravljanje osrednje dejavnosti urada. Splošni model investicijskih odločitev, ki velja za naložbe v pisarniško opremo, kot tudi v vse ostalo, ima več korakov (Remenji et al, 2000, str. 71): Definicija ciljev: določimo, kaj želimo z naložbo doseči. Iskanje naložbenih možnosti: proučimo načine, kako pridobiti sredstva, ki so potrebna za realizacijo ciljev. Proučevanje okolja: proučimo okolje, v katerem se bo naložba odvijala, in v katerem bomo pridobivali rezultate naložbe. Proučevanje okolja je pomembno, zato ker se lahko rezultati naložbe v celoti spremenijo, če se na primer spremeni davčna zakonodaja, če se spremeni stimuliranje nekaterih naložb, subvencij in podobno. Merjenje končnih učinkov vsake različice: proučimo vsako različico, ki smo jo opredelili takrat, ko smo iskali možnosti naložbe. Izbira naložbenega projekta. Potrditev: ustrezni organi v uradu ali podjetju naložbo potrdijo. Realizacija: zadnja faza v modelu investicijskih odločitev. V nadaljevanju je prikazana investicija za izboljšanje kakovosti hrambe dokumentov na Veterinarski upravi Republike Slovenije, Območnem uradu Maribor. Tabela 1 : Investicija Regal z nosilnostjo do 175 kg SLIKA 4 58,99 + ddv Arhivski regal s policami SLIKA 5 108,62 + ddv Ognjevarna omara 120 minut SLIKA ,57 + ddv Kovinska omarica s predali SLIKA ddv Kovinska omara s steklenimi SLIKA 8 352,73 + ddv vrati Arhivska omara za dokumente SLIKA 9 300,69 + ddv Vir: Cenik podjetja Manutan d.o.o., Vodovodna cesta 101, 1000 Ljubljana

40 8 ZAKLJUČEK Pravilno arhiviranje zapisov oziroma dokumentarnega gradiva je zelo pomembno, kajti le tako lahko pridemo do želenih podatkov. Veterinarska uprava Republike Slovenije, Območni urad Maribor, ustvarja dnevno veliko količino dokumentov, zato je ustrezno arhiviranje zelo pomembno. Ugotovila sem, da je največja problematika v arhivskem prostoru, ki ni ustrezno opremljen in s tem primeren za shranjevanje dokumentov. Pravila, ki so predstavljena v nalogi narekujejo, kako bi naj izgledal arhivski prostor oziroma skladišče. Predvsem je pomembno, da je gradivo zavarovano pred vdorom vode, da je primerno oddaljeno od vodovodnih napeljav in glavnih vodov kurjave. Vzrok, da temu ni tako je predvsem ta, da se arhivski prostor nahaja v kletnih prostorih stanovanjskega bloka. Ne glede na to bi morali izboljšati varnost gradiva. Izboljšave, o katerih bi morali resno razmisliti so na področju hidro in termo izolaciji arhivskega prostora ter v uporabi regalov, arhivskih omar in podobno. V okviru praktičnega dela svoje diplomske naloge sem analizirala ravnanje z arhivskim gradivom ter sam arhivski prostor in s tem dosegla zastavljeni cilj. Pri analizi sem ugotovila pomanjkljivosti, ki so v samem prostoru in predlagala možne rešitve ter hiter pregled dokumentov z elektronskim vodenjem arhiviranja. Prvi korak k zastavljenem cilju je preureditev prostora in verjamem, da bo vodstvu VURS, Območnem uradu Maribor, to uspelo. Potrebno se je zavedati, kako pomembno je ustrezno arhiviranje dokumentov, saj nam bo to pri delu prihranilo veliko časa, ker bomo ustrezen dokument hitreje našli in tako rešili marsikateri problem, ki nastane zaradi neprimernega hranjenja

41 9 VIRI Comtech (2008) Elektronski vir, [dostop 5. januar 2008]. Lorbar, M. (1998) Upravno poslovanje 1, Ljubljana, Gospodarski vestnik. Lorbar, M. (1998) Upravno poslovanje 2, Ljubljana, Gospodarski vestnik. Manutan (2008) Elektronski vir, [dostop 15. januar 2008]. Remenyi Dan, Money Arthur, Sherwod-Smith Michael, (2000) The Effective Measurement and Managment of It Costs and Benefits 2. izdaja, Oxford. Rot, M. (maj 2004) Elektronsko arhiviranje dokumentov: Prednosti digitalne hrambe, Tajnica. T. Markelj in V. Herženjak, (2005) Sodobno pisarniško poslovanje, učno gradivo, Maribor, Doba. Uredbe o Varstvu dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva, Uradni list RS 86/2006. Uredba o Varstvu dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva, Uradni list RS 86/2006. Vezjak, Z. (2002) Oprema arhivskih skladišč in priročnih depojev, Sodobni arhivi št. 24. Veterinarska uprava Republike Slovenije (2008) Elektronski vir, e_uprave_rs/,[dostop 10. januar 2008]. Veterinarska uprava Republike Slovenije (2008) Elektronski vir, [dostop 15. januar 2008] Žumer, V. (2001) Arhiviranje zapisov, Ljubljana, GV Založba

42 IZJAVA Podpisana Klavdija Jamnik, rojena , študentka višje strokovne šole DOBA Maribor, smer poslovni sekretar, izjavljam, da je diplomsko delo z naslovom ANALIZA UREJANJA IN ARHIVIRANJA DOKUMENTARNEGA GRADIVA NA VETERINARSKI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE, OBMOČNEM URADU MARIBOR moje avtorsko delo. Klavdija Jamnik