M A G I S T R S K A N A L O G A

Transcription

1 FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU M A G I S T R S K A N A L O G A ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE TATJANA GRAHEK

2

3 FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU MAGISTRSKA NALOGA VZPOSTAVITEV ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V JAVNEM ZAVODU Mentorica: izr. prof. dr. Nadja Damij Novo mesto, oktober 2013 Tatjana Grahek

4 IZJAVA O AVTORSTVU Podpisana Tatjana Grahek, študentka FIŠ Novo mesto, v skladu z določili statuta FIŠ izjavljam: da sem magistrsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v magistrski nalogi, da dovoljujem objavo magistrske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjižnici FIŠ (obkroži odločitev): o takoj, o po preteku 12 mesecev po uspešnem zagovoru, o ne dovoljujem objave na spletni strani oz. v elektronski knjižnici FIŠ zaradi prepovedi organizacije, v sklopu katere je bil pripravljen empirični del naloge. da je magistrska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki, identična tiskani verziji, da je magistrska naloga lektorirana. V Novem mestu, dne Podpis avtorice

5 POVZETEK V današnjem času si vse več podjetij želi avtomatizirati in optimizirati svoje poslovanje iz več razlogov; v prvi vrsti zaradi pretirane porabe časa za iskanje potrebnih dokumentov, pomanjkanja prostora za hrambo velike količine papirnih dokumentov in izgube dokumentov. Uvedba sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti (EDMS) je prava rešitev za vsa podjetja, ki želijo avtomatizirati temeljne poslovne procese. Za ta korak se je odločil tudi Zavod za zdravstveno varstvo Novo mesto, z namenom optimizacije in avtomatizacije procesa izvajanja notranjih presoj. V magistrski nalogi smo pripravili analizo trenutnega stanja za izbrani proces, na podlagi katere smo nato formirali koncept za elektronski dokumentni sistem. Z optimizacijo izbrane programske rešitve in ureditvijo delovnega toka dokumentov smo podali predlog izboljšave trenutnega stanja, ki bo informacijsko podprt z EDMS. KLJUČNE BESEDE: dokument, EDMS sistem, informatizacija, sistem vodenja kakovosti, notranja presoja, Novell Vibe, predlog rešitve, delovni tok. ABSTRACT In today's times more and more companies want to automate and optimize their business for several reasons, primarily because of excessive spending time searching for relevant documents, lack of space for the storage of large amounts of paper documents and loss of documents. Implementation of electronic document management system (EDMS) is the right solution for all businesses who want to automate core business processes. Zavod za zdravstveno varstvo Novo mesto has also decided to take this step, because they want to optimize and automate the process of implementation of internal audits. In the thesis, we prepared an analysis of the current status of the selected process based on which we then formed the concept of an electronic document management system. With optimization of the selected software solutions and editing document flow we made improvements to the current state of the proposal, which will be supported with EDMS. KEY WORDS: document, EDMS system, informatization, quality management system, internal audit, Novell Vibe, proposed solution, workflow.

6

7 KAZALO 1 UVOD Predstavitev problematike obravnavanega področja Namen in cilji magistrske naloge Hipoteze Metode dela Struktura magistrske naloge UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI Sistemi za upravljanje z elektronskimi dokumenti (EDMS) Arhitektura EDMS Dokumenti Uporabniki Procesi Tehnologija Metodologija uvajanja EDMS Analiza Izgradnja prototipa Načrt in razvoj Implementacija in podpora UPRAVLJANJE Z ELEKTRONSKIMI DOKUMENTI Elektronsko arhiviranje dokumentov Digitalna hramba dokumentov Rok hranjenja dokumentov Nadzor in varnost dokumentov Dostop Revizijske sledi Rezervna kopija in obnova elektronskih dokumentov Avtentičnost in celovitost ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE IN SLOVENSKA ZAKONODAJA Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Zakon o arhivskem gradivu in arhivih Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih NOVELL VIBE...31

8 6 UVEDBA ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V JAVNEM ZAVODU Predstavitev javnega zavoda Sistem vodenja kakovosti Analiza trenutnega stanja za izbrane procese Proces notranje presoje Proces letnega planiranja notranjih presoj Proces najave notranje presoje Proces izdelave poročila o presoji Proces odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranjih presoj Predlog izbranih procesov po vpeljavi EDMS Primer praktične uporabe EDMS Kritična analiza predlaganih rešitev Prednosti in priložnosti Slabosti in tveganja Izobraževanje uporabnikov ZAKLJUČEK LITERATURA IN VIRI...67 PRILOGE

9 KAZALO SLIK Slika 2.1: Veriga znanja...12 Slika 5.1: Osebni profil v Novell Vibeu...32 Slika 5.2: Prijava v aplikacijo Novell Vibe...34 Slika 5.3: Vstopna stran v Novell Vibe...35 Slika 5.4: Primer shranjevanja dokumenta iz Microsoft Worda v Novell Vibe s pomočjo dodatka...36 Slika 5.5: Novell Vibe Desktop...37 Slika 6.1: Organizacijska shema ZZV Novo mesto...38 Slika 6.2: Proces notranje presoje...42 Slika 6.3: Proces notranje presoje nadaljevanje...43 Slika 6.4: Proces letnega planiranja notranjih presoj...45 Slika 6.5: Proces najave notranje presoje...46 Slika 6.6: Proces izdelave poročila o presoji...47 Slika 6.7: Proces izdelave poročila o presoji nadaljevanje...48 Slika 6.8: Proces odpravljanja nepravilnosti pri notranji presoji...49 Slika 6.9: Proces odpravljanja nepravilnosti pri notranji presoji nadaljevanje...50 Slika 6.10: Predlog procesa notranje presoje z EDMS...52 Slika 6.11: Predlog procesa notranje presoje z EDMS nadaljevanje...53 Slika 6.12: Predlog procesa letnega planiranja notranjih presoj z EDMS...54 Slika 6.13: Predlog procesa najave notranje presoje z EDMS...55 Slika 6.14: Predlog procesa izdelave poročila o presoji z EDMS...55 Slika 6.15: Predlog procesa izdelave poročila o presoji z EDMS nadaljevanje...56 Slika 6.16: Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje z EDMS...57 Slika 6.17: Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje z EDMS nadaljevanje...58 Slika 6.18: Elektronski obrazec za vnos dokumenta Poročilo o ugotovitvi...59 Slika 6.19: Grafični prikaz delovnega toka v Novell Vibeu...60 Slika 6.20: Seznam vnesenih Poročil o ugotovitvi...61

10

11 1 UVOD Pri poslovanju vsakega podjetja je v obtoku veliko različnih vrst dokumentov. Klasično papirno poslovanje za zaposlene predstavlja veliko fizičnega dela (ustvarjanje, posredovanje, iskanje dokumentov). To vzame veliko delovnega časa, slabi operativnost, informacije so razpršene, stroški dela pa visoki. Papirna dokumentacija je težko obvladljiva, pogostokrat neurejena, predvsem pa nezaščitena pred vpogledi nepooblaščenih oseb. Vsak dokument ima za podjetje neko vrednost, zato je v interesu podjetij, da so dokumenti, s katerimi razpolagajo, točni, ažurni, varni in uporabnikom dosegljivi vedno in takoj. S pojavom sistemov za upravljanje z dokumenti (v nadaljevanju EDMS) lahko podjetja te želje uresničijo. EDMS omogoča, da podjetja papirne in elektronske dokumente enostavno in zanesljivo združijo na enem mestu. EDMS omogoča nastajanje dokumentov in ravnanje z njimi, distribucijo, pregledovanje, spremljanje verzij, pretok, varovanje in njihovo shranjevanje (Jereb, 2005). Poleg tega uvedba elektronskega poslovanja podjetju prinese spremenjeno komunikacijo med zaposlenimi in podjetji, spremeni se način dela zaposlenih, saj se upravljanje s papirjem in tiskanjem drastično zmanjša. Podjetja morajo biti danes hitro prilagodljiva in elastična, če hočejo konkurirati na zasičenem in neizprosnem trgu, zato takšen način upravljanja z dokumenti postaja v današnjem času potreben in nujen. Za takšen korak se je odločil tudi Zavod za zdravstveno varstvo Novo mesto (v nadaljevanju ZZV Novo mesto/zavod), saj želijo optimizirati in avtomatizirati določene poslovne procese. Tako bo ključni doprinos naše magistrske naloge predstavljal z orodjem Novell Vibe implementiran elektronski dokumentni sistem na ZZV Novo mesto, ki bo prirejen potrebam Zavoda in bo prinesel pomemben prispevek k praksi. Vpeljan elektronski dokumentni sistem bo kot primer iz prakse lahko uporaben tudi v organizacijah v javnem ali zasebnem sektorju, cilji naše magistrske naloge pa relevantni in neposredno uporabni v slovenskem prostoru. 1

12 1.1 Predstavitev problematike obravnavanega področja ZZV Novo mesto vso dokumentacijo, ki se nanaša na sistem vodenja kakovosti in jo bomo podrobneje obravnavali v naši magistrski nalogi, izpolnjujejo ročno ali v Microsoft Wordu ter hranijo v papirni obliki v fasciklih to pa zavzema veliko fizičnega prostora, največkrat na več lokacijah hkrati. Iskanje teh dokumentov je zamudno, dokumenti se pogosto podvajajo, prihaja do založitve ali izgube dokumentov. ZZV Novo mesto sicer ima svojo intranetno spletno stran za sistem vodenja kakovosti, kjer objavljajo večino dokumentacije, ki zagotavlja obvladovanje kakovosti na nivoju Zavoda, kakor tudi v posameznih organizacijskih enotah le-tega. Ob hitrem razvoju IKT pa so takšni pristopi nezadostni in zastareli, stroški hrambe dokumentacije pa visoki. Dokumente na tej spletni strani lahko vidijo in pregledujejo vsi zaposleni, nekatere tudi natisnejo (če niso zaščitene pred tiskanjem), iskanje dokumentov pa je zamudno, saj spletna stran nima iskalnika. Na takšen način vodena dokumentacija je dokaj nepregledna, nezaščitena, saj lahko do nje dostopajo vsi zaposleni, kar oslabi zanesljivost in učinkovitost poslovanja Zavoda ter racionalno porabo delovnega časa. Prav zaradi vsega zgoraj navedenega se ZZV Novo mesto spopada z izzivom, kako na primeren in dokaj enostaven način organizirati tok teh dokumentov, kako jih ustvarjati in spremljati v procesu ter kako jih hraniti. Poudarek želijo dati predvsem poenostavljenemu kreiranju, popravljanju in iskanju dokumentov ter povečati nadzor nad dokumenti, uporabnikom pa omogočiti hitrejši način dostopanja do želenih dokumentov. Skratka, stremijo k čim bolj elektronskemu poslovanju. Zaradi navedenega so se odločili, da implementirajo elektronski dokumentni sistem, ki bi delo s tovrstno dokumentacijo optimiziral in avtomatiziral. Za vzpostavitev elektronskega dokumentnega sistema bodo uporabili orodje Novell Vibe, ki spada k programski opremi Novell in jo v podjetju že imajo, zato uvedba ne bo predstavljala dodatnih stroškov za nakup licenc. Vzpostavitev bodo opravili sami postopoma in brez pomoči zunanjih izvajalcev. Tako bodo prihranili že v samem začetnem segmentu vpeljave. Za pripravo testnega okolja in rešitve bomo tako uporabili orodje Novell Vibe 3.4, ki je že postavljeno v virtualnem strežniku na platformi Suse Linux Enterprise Server 10. Virtualno okolje pa je postavljeno s produktom VMware. 2

13 1.2 Namen in cilji magistrske naloge Namen magistrske naloge: preučiti področje sistemov za upravljanje z dokumenti; predstaviti tehnologijo Novell Vibe, s katero bo vzpostavljen elektronski dokumentni sistem na ZZV Novo mesto; pripraviti analizo trenutnega stanja za izbrani proces, na podlagi katere bomo zgradili koncept za elektronski dokumentni sistem; z optimizacijo izbrane programske rešitve in ureditvijo delovnega toka dokumentov podati predlog izboljšave trenutnega stanja, ki bo informacijsko podprt; predstaviti koristi, prednosti, slabosti in funkcionalnosti, ki jih lahko implementiran dokumentni sistem prinese Zavodu; ugotoviti dejavnike, ki vplivajo na vpeljavo, in težave, ki se pojavljajo pri sami vpeljavi. Cilji magistrske naloge: na procesu notranje presoje, ki je del sistema vodenja kakovosti, izdelati predlog rešitve za elektronski dokumentni sistem; postaviti testno okolje, ki bo približno enako produkcijskemu okolju, prilagojeno konkretnim potrebam in ki bo pripravljeno za morebitni razvoj v končno aplikacijo; kritična analiza vpeljanega sistema. 1.3 Hipoteze V magistrski nalogi želimo potrditi hipoteze, da bo z vzpostavitvijo EDMS na ZZV Novo mesto dosežena avtomatizacija in racionalizacija poslovanja, povečana bosta varnost (tudi revizijska) in nadzor nad dokumenti. 3

14 1.4 Metode dela V teoretičnem delu magistrske naloge bomo podrobneje preučili področje EDMS, ki bo podlaga za naš praktični del naloge, in predstavili orodje, s katerim bo vzpostavljen EDMS na ZZV Novo mesto. V praktičnem delu magistrske naloge bomo za pridobitev potrebnih podatkov najprej uporabili metodo opazovanja in metodo osebnih razgovorov z zaposlenimi (intervju). Opazovali in pogovarjali se bomo z zaposlenimi, ki delajo na tistih delovnih procesih, ki jih bomo vključili v EDMS. Z analizo podatkov, pridobljenih z omenjenima metodama, bomo ugotovili, kakšno je trenutno stanje. V tej fazi bomo tudi upoštevali vse želje, težave in predloge zaposlenih. Pomagali si bomo tudi z internim gradivom ZZV Novo mesto. Zavod je certificiran, ima certifikat za sistem vodenja kakovosti ISO9000 in ima zato nekatere sistemske postopke in navodila že definirane. V drugem delu, pri sami implementaciji EDMS, bomo uporabili metodo razvojnega prototipa (angl. evolutionary prototype). Prototip bomo razvili do končne aplikacije. Na ta način bo uporabnik lahko že od samega začetka sodeloval, eksperimentiral oz. s preizkušanjem ocenil, ali zadovoljuje njegove zahteve, mi pa jo bomo lahko dopolnjevali, dokler ne bo ustrezal vsem zahtevam uporabnika (Werber, 2000). 1.5 Struktura magistrske naloge Magistrska naloga je razdeljena na sedem poglavij. V prvem, uvodnem poglavju, bomo najprej predstavili problematiko obravnavanega področja, strukturo, namen in cilje magistrske naloge ter metodološki pristop. Drugo poglavje bo namenjeno EDMS, kjer bomo predstavili arhitekturo in metodologijo uvajanja EDMS. V tretjem poglavju bomo preučili upravljanje z elektronskimi dokumenti, v četrtem poglavju pa bomo predstavili slovensko zakonodajo na področju elektronskega arhiviranja. Sledilo bo poglavje, kjer bomo podrobneje predstavili orodje Novell Vibe, s katerim bo podan naš praktični primer magistrske naloge. V šestem poglavju bo predstavljena uvedba elektronskega dokumentnega sistema v javnem zavodu, kjer bomo na podlagi analize trenutnega stanja na izbranih procesih podali predloge za avtomatizacijo in informatizacijo teh procesov z vpeljavo EDMS. Temu poglavju bo sledil zaključek z navedenimi sklepnimi ugotovitvami. 4

15 2 UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI Upravljanje dokumentov in zapisov ima svoje začetke daleč pred začetkom civilizacije. Naši zgodnji predniki, jamski ljudje, so risali slike na stene svojih jam, s katerimi so prikazovali dogodke svojega časa. To si lahko predstavljamo kot eno izmed prvih znanih oblik vodenja evidenc, torej je šlo za beleženje dogodkov za poznejšo uporabo. Tudi egipčanski hieroglifi so lep primer primitivne oblike vodenja evidenc. S časom se je seveda njihova oblika spreminjala. Z njihovo pomočjo so zgodovinarji posredno pridobili informacije o okolju in dejavnosti ljudi iz minulih obdobij (Azad, 2008). Danes se organizacije po vsem svetu dnevno bojujejo z upravljanjem svojih dokumentov. V času in okolju, v katerem živimo, so dokumenti in informacije del premoženja organizacije, saj nam znanje, ki ga dokumenti imajo, zagotavlja skladnost najobčutljivejših procesov podjetja. Inženiring, proizvodnja, marketing, prodaja vsi ti pomembni procesi so dokumentirani (pogodbe, razpisna dokumentacija, projektna dokumentacija, poslovniki, pravilniki ISO, različna poslovna poročila ipd.). Prav zaradi velike količine dokumentov, ki jih imajo organizacije, lahko velikokrat pride do zastarelosti ali netočnosti informacij, kar lahko pomembne procese upočasni ali celo ustavi. Lahko pa se tudi zgodi, da informacije enostavno niso na razpolago takrat, ko jih potrebujejo (Bolanča, 2003). Pri upravljanju z dokumenti ne gre za eno entiteto, temveč za kombinacijo elementov, kot so: dokumenti vseh oblik (papirnati, elektronski mediji, mikrofilmi, magnetni trakovi ); tehnologija (strojna in programska oprema za zajem, shranjevanje in uporabo dokumentov); ljudje in organizacijska kultura; organizacija dela (obvladovanje posameznih poslovnih procesov); zakonodaja (zakonske zahteve in omejitve glede načina hrambe dokumentov v elektronski obliki, možnosti za pretvorbo dokumentov v elektronsko obliko, predpisani minimalni roki hrambe (Bielawski in Boyle, 1997). 5

16 Horjak in Kovačič (2011) menita, da je 90 % premoženja znanja v podjetjih spravljenega v dokumentih in ne v podatkovnih bazah. Vse večji pomen pri izmenjavi znanja in informacij ima zaradi tega ustrezna informacijska tehnologija, ki omogoča cenejši zajem in shranjevanje dokumentov ter skupno rabo znanja. Celovito upravljanje znanja pa vključuje naslednje zahteve: pravo informacijo ob pravem času, aplikacije za dostop do vsakovrstnega znanja, dostop do informacij kjerkoli in kadarkoli in spreminjanje načina dosedanjega dela. Jones (2007) je razvil teorijo o metodologiji dokumenta. V njej je želel prikazati, kako razumeti, upravljati, nadzirati in spreminjati kompleksne poslovne procese, podprte z informacijskim sistemom. Razvil je metodologijo dokumenta, v katero uvršča pet aksiomov, ki so osnova te metodologije in vsi so med seboj povezani. Temelječ na predpostavki, da so vsebina dokumentov, pretok in razporeditev predmeti znanja v vseh poslovnih procesih, metodologija dokumenta uporablja statične, dinamične in predmetne modele za zagotovitev sredstev za merjenje, upravljanje in izboljšanje procesov. Prav tako predstavlja poslovno strategijo za ogled dejavnosti, ki je zaposlenim v podjetju na voljo v najbolj celoviti in jedrnati obliki (Jones, 2007). Vsaka organizacija vodi svoj arhiv, s pomočjo katerega dostopa do svojih dokumentov. Nekatere imajo poleg klasičnega arhiva, ki je velikokrat na več lokacijah, tudi intranetne strani, kjer objavljajo nekatero (pogosto ne vso) arhivsko dokumentacijo, kar jim nekoliko olajša iskanje, vendar pa si lahko dokumente samo ogledajo in jih pogosto ne morejo kopirati. Ti pristopi so ob hitrem razvoju IKT nezadostni in zastareli, stroški hrambe dokumentacije pa visoki. Organizacije zato težijo k racionalizaciji obstoječih procesov, želijo povečati nadzor nad dokumenti in izboljšati preglednost nad poslovanjem, približati se želijo brezpapirnemu poslovanju, skratka želijo bolj razgiban potek dela. Vse to pa bodo dosegle z uvedbo EDMS v njihovo poslovanje, saj je njegova prednost v tem, da ni pomembno, kako je dokument nastal (fizična oblika, optična prepoznavnost, prejet preko elektronske pošte, ustvarjen z orodjem Office ali pa 6

17 programom ERP, naložen s spleta ipd). V kakršni koli obliki je nastal, takšnega je možno uporabiti v EDMS (Župančič, 2010). Pri sleherni organizaciji je pomembno, da vzpostavi informacijsko infrastrukturo, ki lahko prinese znatno učinkovitost, zmanjšanje stroškov in časa, in sicer z enakim številom zaposlenih ali manj. Upravljanje z dokumenti je tehnologija, ki bi morala biti na»seznamu želja«tako finančnega kot tudi IT direktorja. To je lahko obnovljeno na vseh področjih, od upravljanja in shranjevanja dokumentov ter financ pa vse do elektronskega shranjevanja raznih evidenc. V času gospodarskega varčevanja je to prepričljiv predlog, saj naj bi se investicija v tovrstno tehnologijo povrnila v manj kot šestih mesecih (Buck, 2012). 2.1 Sistemi za upravljanje z elektronskimi dokumenti (EDMS) Kapitanovič (2003, str. 89) sisteme za upravljanje z dokumenti definira kot»nabor orodij, ki omogočajo poenostavitev procesov uporabe dokumentov in upravljanja z njimi«. Kratica EDMS izhaja iz Electronic Document Management Systems in predstavlja sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti. Je informacijski sistem; njegova naloga je upravljanje z dokumenti v elektronski obliki ter njihov nadzor skozi celoten življenjski cikel od nastanka do arhiviranja. EDMS omogoča nastajanje dokumentov, ravnanje z njimi, distribucijo, pregledovanje, spremljanje verzij oz. različic, delovni tok (angl. workflow), varovanje in shranjevanje dokumentov. EDMS je sistem za organiziranje, distribucijo, hranjenje in elektronski zajem (Jereb, 2005). EDMS je programska oprema, ki nadzira in organizira dokumente v celotni organizaciji, naj so ti deklarirani kot zapisi ali ne. Odvisno od izdelka je lahko EDMS majhen kot samostojni namizni sistem ali pa kot velik, na podjetniški ravni širok strežniški sistem. EDMS navadno vključuje ustvarjanje in zajem dokumentov in vsebin, revizijo, obdelavo slik, potek dela, upravljanje poslovnih procesov (angl. Business Process Management), zbirke, Computer-Output Laser Disk/Enterprise Report Management (v nadaljevanju COLD/ERM) in druge izhodne sisteme ter iskanje informacij (The Ohio State University). 7

18 EDMS podpirajo proces izdelave dokumentov, elektronski podpis, sledljivost procesa, upravljanje procesa. Te sisteme lahko uporabljamo na različne načine; obdelujemo lahko poslovno dokumentacijo (račune, pogodbe ), tehnično dokumentacijo, dokumentacijo, ki se nanaša na sistem kakovosti, lahko ga tudi integriramo z ostalimi sistemi v podjetju. So računalniško podprti sistemi za obvladovanje dokumentov v podjetju, ki omogočajo zajem in shranjevanje dokumentov, indeksiranje in preiskovanje dokumentov, distribucijo in arhiviranje dokumentov (Jakovljević, 2006). Enns (2011) ugotavlja, da lahko EDMS poimenujemo tudi digitalni sistemi za upravljanje predmetov, saj obstaja veliko vrst sistemov, ki se poleg dokumentov osredotočajo na različne vrste datotek. Ti sistemi običajno zagotavljajo storitve, kot so zajemanje, indeksiranje in iskanje, spremljanje različic, shranjevanje, sodelovanje, delovne tokove, objavo, distribucijo in varnost. Lahko jih prilagodimo za opravljanje teh storitev za določeno vrsto datotek. Sistem za upravljanje digitalnih sredstev na primer zagotavlja storitve, ki ustrezajo digitalnim slikam (npr. fotografije ali video posnetki); sistem za spletne vsebine podpira spletne strani, ki vsebujejo besedilo, fotografije in video posnetke; e-poštni sistem za upravljanje pa se osredotoča na elektronsko pošto (s prilogo ali brez nje). EDMS so se pojavili v letu V glavnem se nanašajo na sisteme, ki so primarno ustvarjeni za elektronsko upravljanje dokumentov. Pri implementiranju EDMS ne gre le za tehnologijo; tukaj gre v prvi vrsti za ljudi, organizacije, organizacijsko kulturo, spremembo, kulturno spremembo, za upravljanje kulturne spremembe in za dober, močan, še prilagodljiv projektni menedžment (Azad, 2008). Da gre pri EDMS tudi za organizacijsko kulturo, ugotavlja Downing (2006). Izbiranje prave programske opreme za EDMS je za organizacijo pomembno, vendar je sama tehnologija manj pomembna od ljudi, ki ga bodo uporabljali, in poslovnih procesov, ki jih bo podprl. Implementirati EDMS programsko opremo in pričakovati, da se bo v podjetju spremenila organizacijska kultura, bi bila velika napaka. Pri implementaciji EDMS velja staro pravilo 80 20; za večino uspeha se je potrebno osredotočiti le na 20 odstotkov prizadevanj na področju tehnologije, 80 odstotkov pa na vprašanja kulture. 8

19 Wilkins in drugi (2009) ugotavljajo, da vpeljava EDMS, zaradi neizogibnih interakcij med poslovnimi in tehnološkimi vprašanji, pomeni ne le vprašanje interdisciplinarnega projektiranja, temveč tudi nekaj, kar ustvarjalci in uporabniki potrebujejo za delo v partnerstvu in kar zagotavlja trajno uporabnost zapisov. Izkazalo se je, da je sprejetje teh zahtev osnova za uspešno vpeljavo sistema; prav tako pa je potreben zagon tako s strani vodstva kot zaposlenih. Vzpostavitev trajne uvedbe sistema zahteva obravnavo številnih strateških vprašanj, kot recimo, kaj je na različnih ravneh organizacije pomembno za posameznike in uporabnost okvira na različnih stopnjah uvedbe. Ključne značilnosti vpeljave sistema vključujejo niz dobro dokumentiranih IT strategij za upravljanje zapisov, vzpostavljenih pred začetkom projekta. Pozneje se strategija komuniciranja razvije in vključi v načrt projekta za preprečevanje morebitnega odpora osebja, še posebej v času usposabljanja. Strategija identifikacije predstavitve poslovnega procesa iz vsake enote naj bi služila morebitnemu povečanemu izvajanju in ohranjanju zanimanja v sistemu, medtem ko naj bi bila dokumentacija delovnih tokov poslovnih procesov namenjena razvoju EDMS kot sistemu, ki bi ga ljudje želeli in ne le, da bi ga morali uporabljati. Vsekakor pa je, kot poudarja Prijanovič (2010), EDMS programska oprema oz. orodje, za katerega je potrebno zagotoviti potrebno tehnično in organizacijsko infrastrukturo. Potrebno ga je načrtovati, razviti, namestiti, testirati, vpeljati in vzdrževati. EDMS ne bo v celoti služil namenu, če ne bo zagotavljal pravne veljave svoje vsebine oz. dokumentarnega gradiva. Ob vpeljavi EDMS v poslovni informacijski sistem podjetja se spremeni način uporabe dokumentarnega gradiva v poslovnih procesih podjetja; velik delež dokumentarnega gradiva, ki je bil v poslovnih procesih uporabljan v papirni obliki, je po uvedbi EDMS dostopen izključno v elektronski obliki. EDMS mora zagotoviti nemoten in za zaposlene v podjetju preprost dostop do dokumentov, ki jih potrebujejo. Pri tem je potrebno upoštevati obstoječo organizacijsko strukturo, na podlagi katere uporabnikom po uvedbi EDMS skladno s pravili poslovnega okolja določamo omejevanje pravic dostopa do dokumentarnega gradiva. Pomembna lastnost EDMS je možnost integracije z drugimi, že obstoječimi informacijskimi sistemi v podjetju. S tem podjetje posledično hitreje dostopa do informacij. Na trgu lahko izbiramo med številnimi lokalnimi in globalnimi rešitvami, vendar je izrednega pomena, da izberemo tako rešitev, ki čim bolj učinkovito pokriva 9

20 poslovanje podjetja in ki je skladna s slovensko zakonodajo ter akreditirana pri Arhivu Republike Slovenije (Rob, 2012). 2.2 Arhitektura EDMS Podjetja so sestavljena iz uporabnikov, sistemov in poslovnih procesov, vendar se njihove lastnosti razlikujejo od podjetja do podjetja. Procesi, ki sisteme povezujejo z uporabniki, so za posamezno podjetje edinstveni, kombinacija vseh treh pa predstavlja organizacijsko kulturo. Te organizacijske kulture so si v določenih panogah sicer podobne, vendar nikoli identične. Le edinstvene organizacijske kulture definirajo konkurenčno prednost podjetja. Način, kako se uporabniki, sistemi in procesi v podjetju povezujejo in delujejo, spremenimo z uvedbo EDMS. To pa ima bistven vpliv na poslovanje podjetja in na njegovo organizacijsko kulturo (Zebec, 2010). Arhitekturo EDMS tako sestavljajo štirje bistveni elementi: dokumenti, uporabniki, procesi in tehnologije (Jereb, 2005) Dokumenti Dokumenti se lahko pojavljajo v različnih oblikah in predstavitvah. Navadno so predstavljeni kot logično razmejeni informacijski objekti, kot na primer različni zapisi. Vendar pa vedno pogosteje najdemo dokumente v obliki distribuiranih objektov, kot so relacijske baze podatkov in sestavljeni zapisi (Mednarodni arhivski svet, 2005). Bielawski in Boyle (1997) dokument definirata kot nosilec zbirke elementov ali objektov, ki so povezani z določeno problematiko ali temo. Služi nam kot vir informacij. Wojtowicz (2010) dokument opisuje kot zapisano informacijo ali predmet, ki ga je mogoče obravnavati kot enoto. Zapisan je lahko na različne načine, na papirju, kot magnetni zapis, lahko je mikrooblike ipd. Vključuje lahko poljubno kombinacijo besedila, podatkov, grafike, zvoka, gibljivih slik ali kakršne koli druge oblike informacij in lahko sestoji iz ene ali več komponent. 10

21 Dokument lahko definiramo na različne načine; navadno je prikazan kot določena informacija, ki se zbira v podjetju in podatke znotraj podjetja predstavlja na organiziran način (zapisniki, pošta, elektronska sporočila, zaznamki, računi, tabele, študije in podobno). Lahko je skupina objektov, do katerih lahko posameznik dostopa in jih uporablja. Po navadi so shranjeni v papirni, elektronski ali mikrografični obliki in predstavljajo materialno osnovo za prenašanje podatkov in informacij med posameznimi poslovnimi subjekti (Jakovljević, 2006). Po Jereb (2005) lahko dokumente delimo glede na vsebino, izvor, zvrst in zaupnost. Dokumenti glede na izvor so lahko prejeti, to so tisti, ki jih organizacija prejme od strank oz. različnih uporabnikov, lahko so lastni, ki nastanejo pri delu organizacije in so namenjeni interni uporabi, in odposlani dokumenti, ki jih naslovimo na poslovnega partnerja ali stranko, kopijo odposlanega pa obdržimo. Dokumenti glede na zvrst so lahko poslovni ali uradni. Poslovni so lahko standardizirani ali nestandardizirani, organizacije si jih med seboj izmenjujejo. Uradni dokumenti pa so tisti, ki jih prejemajo, obravnavajo in odpošiljajo državni organi. Dokumente je mogoče razvrstiti tudi na podlagi njihove funkcije, to je povezave datotek z različnimi vrstami aktivnosti in transakcij v pisarniškem okolju (zadeve, sodni spisi, dosjeji osebne zadeve, korespondenca, spletni dokumenti itd.), in/ali njihove oblike in formata (zapisi, oblikovani v Microsoft Wordu, podatkovne zbirke, zapisi v hipertekstu, slike, preglednice, elektronska sporočila, zvočna sporočila, video posnetki itd). Dokument mora biti povezan z aktivnostjo, ki jo izvaja organizacija ali posameznik. Vse organizacije morajo zajeti in vzdrževati dokumente svoje poslovne funkcije, zato da zadovoljijo poslovne potrebe in zakonske zahteve. Za podporo poslovne funkcije in zagotovitev dokaza mora imeti dokument lastnosti, kot so verodostojnost (ohranjanje izvirnih lastnosti dokumenta, se pravi, da je dokument tisto, kar naj bi bil) in zanesljivost (sposobnost dokumenta, da služi kot zanesljiv dokaz) (Mednarodni arhivski svet, 2005) Uporabniki Tako kot katerikoli sistemi ima tudi EDMS različne uporabnike. Uporabniki so lahko ustvarjalci, koordinatorji ali potrošniki vsak posameznik ima vlogo v njem. Ustvarjalec je avtor, ki dokument ustvari, ustvari njegovo vsebino. Koordinator zagotavlja, da je 11

22 dokument ustrezno pregledan in odobren za objavo. Odgovoren je tudi za dodeljevanje nalog ostalim članom, ki s tem dokumentom upravljajo. Prav tako je odgovoren za dostavo dokumenta do potrošnika. Potrošnik je končni uporabnik dokumenta, ki ga na koncu prebere ali preuči. Zanaša se na koordinatorja, saj le-ta lahko zagotovi dokument, ki ga želi, in sicer v primernem formatu (Sathiadas in Wikramanayake, 2003). Izrednega pomena je, da se ob uvedbi EDMS v podjetje sistem ne usmeri zgolj na dokumente, temveč tudi na uporabnike. Prav njih je potrebno vključiti že v fazo načrtovanja uvedbe EDMS, saj je glavni cilj EDMS povečati učinkovitost in produktivnost uporabnikov. Le tisti sistem je uspešen, ki uporabniku dostavi pravo informacijo ob pravem času in na pravem mestu. Potrebno je ugotoviti, katere so tiste prave informacije, ki jih zaposleni potrebujejo v okviru EDMS, zato moramo podrobno spoznati, kaj zaposleni delajo in kako (Jereb, 2005) Procesi Proces predstavlja življenjski cikel dokumenta. Ko dokument prehaja iz izdelave v uporabo, mora proces zagotoviti, da vse poteka po načrtih in v skladu s pričakovanji (Sathiadas in Wikramanayake, 2003). Jereb (2005) pravi, da v tem primeru lahko govorimo tudi o verigi znanja oz. procesu pretvorbe podatkov v znanje, ki je prikazana na sliki 2.1. Slika 2.1: Veriga znanja Avtor Potrošnik PODATKI INFORMACIJE ZNANJE Vir: Jereb (2005, str. 17) Koordinator 12

23 2.2.4 Tehnologija Pri EDMS ne gre za eno tehnologijo, pač pa za različne, dopolnjujoče se tehnologije. Glede na funkcionalnost jih lahko razdelimo na več skupin oz. komponent, ki so pojasnjene v nadaljevanju. Moramo pa se zavedati, da vsaka implementacija dokumentacijskega sistema ne vsebuje vseh elementov oz. komponent. Prav tako jih ne uporablja vsak dokument; so pa to poglavitne skupine večine dokumentacijskih sistemov (Jakovljević, 2006). Zajem Temelj EDMS je učinkovit zajem vseh poslovnih informacij kjerkoli v organizaciji (vložišče, na strani kupca, na oddaljeni pisarni). Podatki vstopajo v organizacijo in izstopajo iz nje na več načinov; kot papirni dokumenti, spletni obrazci, črtne kode, s fotokopiranjem ali uporabo večfunkcijskih naprav, kot je skeniranje, uporabo e-pošte, faksov, elektronskih podpisov in še kaj. Zajemanje pomembnih podatkov, shranjenih v dokumentih in njihovo shranjevanje v osrednjemiskalnem repozitoriju, z možnostjo do dostopanja in uporabe dokumentov kadar koli, je za poslovanje zelo pomembno. Prav tako je pomembno, da se pred zajemom pregledajo vsi dokumenti, ki krožijo po organizaciji. Organizacija mora vedeti, kateri dokumenti vodijo poslovne odločitve in potiskajo procese naprej. Prepričana mora biti, da bo z izbrano tehnologijo hitro, dosledno in jasno zajela vse vhodne tipe (Best Practices Electronic Document Management, 2012). Repozitorij Repozitorij je jedro EDMS. Vsebuje in nadzira vse dokumente in informacije o teh dokumentih. Primarne funkcije repozitorija so: knjižnične storitve (prijava dokumenta, atributi, imena datotek, odjava dokumenta, varnost), nadzor nad različicami (spremljanje in beleženje sprememb na dokumentih) in upravljanje konfiguracij (skrbi, da so vsi elementi dokumenta logično povezani in usklajeni). Nekateri omogočajo še določene sekundarne funkcije, kot so pretvorba, iskanje, indeksiranje in delovni tok (angl. workflow) (Jereb, 2005). 13

24 Pretvorba Pri delu z dokumenti se uporabljajo različna orodja in paketi, prihaja do veliko različnih formatov dokumentov, ki so velikokrat nezdružljivi. Posledično se zato pojavljajo potrebe po pretvorbi v primerno obliko za uporabo (enoten format) in digitalizaciji starih papirnih dokumentov. Poznamo elektronske pretvorbe, pri katerih je ne glede na vrsto pretvorbe smiselno uporabljati standardne formate (tekst: HTML, ASCII; grafika: CGM, GIF, JPEG; multimedija: MPEG) in pretvorba papirne v elektronsko obliko oz. imaging ali skeniranje dokumentov, ki je proces preslikave papirnega dokumenta v elektronski dokument. Sistem za pretvorbo sestavljajo optični čitalec skener, programska oprema za zajem, procesiranje in optično prepoznavo znakov (Jereb, 2005). Iskanje in indeksiranje Cilj iskanja je enostavno in hitro poiskati želen dokument. Pri tem si pomagamo z indeksiranjem (Jereb, 2005). Postopki skeniranja in indeksiranja so med seboj povezani. Prvi postopek pri EDMS je zajemanje podatkov. Ko je tiskani dokument pripravljen za shranjevanje, je skeniran za ustvarjanje elektronske različice. Ko je e-različica dokumenta pripravljena, se ji dodeli indeksiranje informacije z več ključnimi besedami, opredeljenimi v indeksnih poljih. To se izvaja ročno ali samodejno. Indeksiranje razlikuje dokumente med seboj. To je najpomembnejši proces v EDMS, kajti če v tem procesu pride do napake v indeksiranju dokumenta, se le-ta lahko v sistemu trajno izgubi (Grange in Scott, 2010). Pretok Pri upravljanju dokumentov je pomembno tudi gibanje dokumenta skozi poslovni proces. Z delovnimi tokovi lahko pretok dokumenta oblikujemo in nadziramo pravilnost poteka. Tudi na ta način pospešimo proces, saj dokumenti potujejo po točno določeni poti. Za pripravo konfiguracije procesa dokumenta uporabljamo dva sistema, sistem življenjskega cikla (angl. lifecycle system) in sistem delovnega toka (angl. workflow system) (Jakovljević, 2006). 14

25 Življenjski cikel predstavlja poslovni proces. Vsak poslovni proces vsebuje serije različnih faz, kot so»pregled«ali»odobritev«, skozi katere gre dokument. Preden dokument preide v naslednje stanje, se izvedejo določene zahteve ali končajo neke akcije. Na podlagi sprožitvenih pravil dokumenti prehajajo iz ene faze v drugo, ki so povezane z izpolnitvijo določenih pogojev. Življenjski cikel je ključni mehanizem, ki omogoča nadzorovanje dokumenta (Jakovljević, 2006). Sistem delovnega toka vključuje štiri glavne elemente: proces zaporedje posameznih korakov, opravilo kaj je treba narediti, človek kdo mora kaj narediti, dokument osrednji element procesa (Jereb, 2005). Pri sistemu delovnega toka ločimo dve vrsti procesov. Prvi je strukturiran pri tem so zapovrstni koraki vnaprej določeni in zagotavlja, da gredo vsi tipi določenega dokumenta skozi vse za ta dokument določene korake, kar zagotavlja celovitost (integriteto) celotnega poslovnega procesa. Drugi proces pa je ad-hoc, ki je nasproten strukturiranemu pri njem ne poznamo poti do cilja, koraki niso vnaprej določeni, pretok je vsakič drugačen, zato ga težje nadzorujemo. Delovni tok je vmesna plast med uporabnikom in repozitorijem. Lahko je že sestavni (integrirani) del EDMS ali pa je razvit dodatno. Ključne točke, v katerih moreta sistema dobro delovati, če hočemo, da bo integracija uspešna, so uporabniki in skupine, varnost, različice, atributi, dokumenti in relacije (Jereb, 2005). Uporabniški vmesnik Pri uporabniškem vmesniku je pomembno, da je enostaven za uporabo, saj uporabniki tako lažje razumejo funkcionalnosti, ki jih nudi vmesnik, delo z dokumenti pa je tako lažje. Namenjen je prijavi v dokumentacijski sistem z domenskim uporabniškim imenom in geslom, pregledovanju vsebine dokumentov, tiskanju dokumentov, pregledovanju lastnosti dokumentov, iskanju dokumentov po njihovih lastnostih, iskanju dokumentov po njihovi vsebini, izpisu poročil in pregledovanju nabiralnika (angl. inbox), v katerem so obvestila za posameznega uporabnika. Marsikateri uporabniški vmesnik 15

26 dokumentacijskega sistema ima videz okolja Windows, denimo raziskovalec ali nabiralnik, podobnega Microsoft Outlook, kar zagotavlja, da uporabnik hitreje obvlada aplikacijo, saj so okolja Windows vsem zelo domača. Videz uporabniškega vmesnika pa lahko uporabnik prilagodi na način, ki mu je najbolj domač. Ta možnost se imenuje personalizacija (angl. personalization), ki je v sedanjem času postala zelo razširjena. Enostavno jo definiramo za vsakega posameznega uporabnika posebej (Jakovljević, 2006). Distribucija Distribucija je dostava informacije v obliki dokumenta končnemu uporabniku. Poznamo papirno distribucijo, ki predstavlja tiskanje dokumentov na papir iz tehnoloških ali praktičnih razlogov, in elektronsko distribucijo, ki ima veliko prednosti od nižjih stroškov, lažjega vzdrževanja in ažuriranja dokumentov, hitrejšega dostopa do dokumentov, do večjega nelinearnega dostopa do informacij, večje kakovosti predstavitve, izgled dokumentov je»po meri«. Tehnologija za distribucijo je elektronska verzija papirne oblike (angl. electronic paper), v PDF formatu, dokument on-line (HTML format) in domači dokument (znotraj organizacije) (Jereb, 2005). 2.3 Metodologija uvajanja EDMS Pri uvedbi EDMS v organizacijo lahko uporabimo veliko različnih pristopov in metod. Jereb (2005) pravi, da je za razumevanje tehnologije EDMS potrebno biti pozoren na tri kritične elemente: filozofijo to pomeni, da mora biti metodologija uvajanja EDMS v organizacijo osredotočena na uporabnika in ne na dokumente; poslovni pristop se pravi postaviti neko osnovo, iz katere bodo črpali vsi oddelki organizacije; tehnični pristop kar pomeni, da gremo pri uvajanju EDMS skozi šest faz: analizo, prototip, obliko, razvoj, implementacijo in fazo po implementaciji. 16

27 2.3.1 Analiza Prijanovič (2010) meni, da je poglavitni razlog za izvedbo analize pred začetkom uvedbe EDMS pridobitev informacij, ki znižujejo raven tveganj, s katerimi se organizacije srečajo ob uvedbi takšnega sistema. Rezultat analize orisuje možnosti in priložnosti, ki obstajajo pri uvajanju ter optimalen pristop k načinu implementacije rešitev, povezanih z EDMS. Analiza je ključna faza izgradnje sistema EDMS. Lahko jo razdelimo na dve fazi; prva faza je planiranje, ko pregledamo poslovanje organizacije, opredelimo razsežnost zadeve in naredimo plan razvoja in implementacije sistema. Druga faza je analiza in je podrobnejša, z njo pa poizkušamo razumeti okolje organizacije, ljudi ter dokumente, in sicer za uspešno izgradnjo EDMS, ki bo zadovoljil potrebe organizacije za doseganje poslovnih ciljev. Podrobno je potrebno spoznati, kaj zaposleni delajo in kako. To lahko ugotovimo z metodami, kot so intervju, zajemanje procesov (analitik poizkuša podrobno opisati delovne procese in dokumentirati izvedbo vsake naloge oziroma funkcije), intervju s skupinami (za odkrivanje nejasnosti v procesih) in opazovanje. Ko spoznamo ljudi, ki so vpleteni, in njihove naloge v organizaciji, lahko hitro določimo informacije, ki jih le-ti potrebujejo za opravljanje svojih nalog (Jereb, 2005). Jereb (2005) razdeli analizo na šest faz: prva faza orientacija in izdelava profila organizacije (podroben pregled projektnega plana in diskusija vodje projekta z ekipo o projektnem planu; pri profilu organizacije gre za zbiranje vseh potrebnih informacij o njej); druga faz izdelava začetnega spiska vseh dokumentov, ki se uporabljajo v organizaciji; tretja faza izdelava profilov uporabnikov (analiza delovnih mest in nalog, tj. ugotoviti, kateri dokumenti podpirajo posamezne naloge); četrta faza izdelava profilov dokumentov (dokumenti v profilu uporabnikov so t. i. kritični dokumenti; profil vključuje naslov in namen dokumenta, strukturo, tip, količino, povprečno število strani, povprečno velikost hranjenja, format, določitev metapodatkov, določitev lastnika dokumenta, kdo ga pregleda, beleženje poti 17

28 dokumenta skozi podjetje, vloge ljudi in njihove naloge, odgovornosti, varnost, ugotovitev pravic uporabnikov); pata faza izdelava profila okolja; tj. zbiranje informacij o obstoječih sistemih in standardih (opis odjemalcev, njihove strojne in programske opreme, strežnikov, mreže); šesta faza ocena potreb po kapacitetah za shranjevanje (upoštevati je potrebno različne varnostne metode zaščite podatkov, ki zahtevajo dodatne kapacitete). Specifikacija zahtev je zadnja pomembna stvar v fazi analize, s katero povemo, kaj mora sistem delati. Pri EDMS mora sistem podpirati funkcije, kot so kreacija, pretvorba, upravljanje, delovni tok, iskanje, pregled, varnost in sistemi (Jereb, 2005) Izgradnja prototipa V tej fazi se izvaja razvoj sistema; Jereb (2005, str. 59) temu pravi»manjša verzija EDMS sistema«. Uporabniki v tej fazi vidijo in občutijo delovanje sistema. Na ta način se ugotovijo pomanjkljivosti sistema (kaj je treba dodati, spremeniti ali izpopolniti v sistemu), ki so izrednega pomena za nadaljnji razvoj sistema. Proces izgradnje prototipa poteka po več korakih; najprej je potrebno določiti obseg sistema (uporabniški vmesnik, globina, širina sistema) in se osredotočiti na kritične elemente. Sledi skica, kako bo sistem izgledal (ekranske slike, navigacija, izrazi, ki se bodo uporabljali itd.). Tretji korak je izbira orodja; pomembno je, da se izbere takšno orodje, ki bo pokrilo največ potreb in ga bo najlažje integrirati v obstoječi sistem. Tukaj sta pomembna predvsem cena in stabilnost ponudnika orodja. Četrti korak je izgradnja in pregled prototipa. Na tej točki se mora organizacija odločiti, na kakšen način bo potekala izgradnja in s čigavo pomočjo. Na polovici razvoja sledi prvi pregled, kjer uporabniki sodelujejo in podajo pripombe in predloge. Število pregledov je odvisno od potrebe uporabnikov. V petem koraku se naredi analiza vrzeli, kjer se ugotavlja razlike med zahtevami in tistim, kar orodje in tehnologija omogočata. Identificira se odstopanja in se nato pretehta možnosti za njihovo odpravo, možnih pa je več načinov (orodje se priredi lastnim potrebam, doplačilo nadgradnje orodja, nabava dodatnega dela, sprememba procesa, nabava drugega orodja). V šestem koraku se postavi infrastruktura; določi se, katere strežnike se bo uporabljalo za katere funkcije, določi se njihova specifikacija, uporaba skenerjev, ekranov, določi se topologija 18

29 mreže. Postavitev infrastrukture sestoji iz nakupa opreme, usposabljanj in treningov, instalacije in dokumentiranja (Jereb, 2005) Načrt in razvoj Načrt na višjem nivoju prikazuje, kako bo celoten sistem s prepletanjem vlog in odgovornosti uporabnikov z arhitekturo in funkcijami sistema deloval. Jezik mora biti razumljiv širšemu krogu uporabnikov, jasno mora biti opredeljeno, kdo, kje, kdaj in kako bo opravljal katere funkcije. Na tehnično detajlnem nivoju pa se do podrobnosti opredeli, kako bo sistem deloval; pomembna sta predvsem uporabniški vmesnik in načrt EDMS. V tem načrtu so navadno opredeljene teme, kot so kreacija (podrobna funkcionalnost orodij, ki jih uporabljajo avtorji), pretvorba (kako bo določen dokument pretvorjen v drug format), delovni tok (vključuje vloge, odgovornosti in poti) in repozitorij. Repozitorij mora pokrivati naslednje elemente: uporabniki, skupine, razredi dokumentov, atributi, ustvarjanje različic, dostop, sporočanje, objava, povezave, lokacija hranjenja, arhiviranje, formati, predaja in model arhitekture. Ostale pomembne teme so še varnost dostop (branje, pisanje, spreminjanje, brisanje) gesla, iskanje in indeksiranje (namen, vsebina, tipi indeksov, komu bodo na razpolago), distribucija in običajne aplikacije (namen in cilj aplikacije, določa vhode, izhode, natančne korake za vsako aplikacijo in definira iskanje napak in upravljanje) (Jereb, 2005). Pri razvoju razvijalci nastavijo parametre kupljenega sistema ali razvijejo svoje aplikacije oziroma dopolnijo sistem po meri. Nato sistem testirajo, prilagodijo standarde, na voljo morajo biti tudi uporabniški priročniki in vsa potrebna dokumentacija za izobraževanje in učenje uporabnikov (Jereb, 2005) Implementacija in podpora V tej zadnji fazi gre za uvajanje sistema v celotno organizacijo in v kateri sistem uspe ali propade. Na vpeljavo je v tej fazi potrebno gledati iz treh zornih kotov; ekipe EDMS (razvijalci), organizacijske enote in uporabnikov (avtorji, porabniki, koordinatorji) (Jereb, 2005). 19

30 Jereb (2005) navaja štiri elemente implementacije: inštalacija (veliko ponovitev, veliko časa vzame odkrivanje in odpravljanje napak); polnjenje vsebine (zbiranje in sortiranje dokumentov, določanje atributov, polnjenje EDMS z dokumenti); usposabljanje uporabnikov sistema; izvedba (skrb, da se zgoraj omenjeni elementi izvajajo v ustreznem zaporedju). Po implementaciji EDMS se marsikomu v mislih poraja vprašanje, kot je:»ali lahko sedaj odstranimo papirnate dokumente, in če, kdaj?«niedzwiecki (2011) meni, da je to poglavitna prednost uporabe EDMS, vprašanje, ki ostaja, je le, kdaj je pravi čas za to. To pa je odvisno od tipa dokumenta in posebnih predpisov, ki odrejajo hranjenje papirnih dokumentov. Seveda pa je odvisno tudi od podjetja oz. organizacije in njihovih zakonskih določil glede hranjenja dokumentov v papirni obliki. Prav tako je zelo pomembno, da se uporabnike podpira in spodbuja pri uporabi sistema, da sistem raziskujejo in začnejo uporabljati tudi bolj napredne funkcije. Uvajalci sistema, ki sistem zelo dobro poznajo, morajo nuditi posamična ali skupinska usposabljanja že na samem začetku vpeljave sistema. Tudi organizacija sama mora dejavno podpirati in spodbujati uporabnike z nadaljnjimi usposabljanji (Azad, 2008). Implementacija EDMS velja za uspešno, če sistem zajema uradne evidence podjetja, če se zapisi upravljajo v njihovem celotnem življenjskem ciklu in predvsem, če EDMS postane tako zakoreninjen v kulturi podjetja, da si zaposleni ne morejo predstavljati dela na drug način, saj je upravljanje z dokumenti del dela vsakega zaposlenega (Downing, 2006). 3 UPRAVLJANJE Z ELEKTRONSKIMI DOKUMENTI S povečanjem števila elektronskih dokumentov v sistemih za pisarniško poslovanje in ostalih sistemih se povečuje tudi skrb za vzdrževanje in dolgoročno hrambo. Za uspešno ohranitev elektronskih dokumentov je pomembno upoštevati arhivske zahteve pri 20

31 oblikovanju sistemov za pisarniško poslovanje ter skrben nadzor dokumentov v njihovem celotnem življenjskem ciklusu, saj je le na ta način zagotovljena njihova kakovost in celovitost (Mednarodni arhivski svet, 2005). 3.1 Elektronsko arhiviranje dokumentov»elektronski arhiv je urejena digitalna shramba vseh vrst dokumentov in objektov. Takšna sodobna informacijska rešitev omogoča zajem in shrambo različnih objektov na magnetnih in optičnih medijih ne glede na njihov izvor ali način izdelave. Vsi objekti v elektronskem arhivu so sistematično upravljani, vsi postopki pa so nadzorovani. Elektronski arhiv primarno omogoča funkcije zajema, hierarhične shrambe, varnega dostopa in nadzora življenjskega cikla dokumentov,«definirata elektronski arhiv Pičman Štefančič in Štefančič (2003, str 84). Žerko (2003) pa ga opredeljuje kot najpomembnejši del sistema za celovito upravljanje z dokumenti. Pri velikem številu dokumentov igra najpomembnejšo vlogo ustrezen sistem za arhiviranje. Stopnja odvisnosti od arhiviranih dokumentov, ki predstavljajo zaključene procese, je v posameznih poslovnih sistemih različna. Odvisna je predvsem od dejavnosti in organiziranosti poslovnih procesov. Razlogi za arhiviranje dokumentov: za potrebe kontrole in revidiranja, arhiviranje za potrebe kasnejšega dokazovanja dejstev, na katera kažejo shranjeni dokumenti, arhiviranje zaradi zaščite interesov tretjih oseb, na katere se nanašajo arhivirane listine (Projekt e-slog, 2004). Zajem objektov v elektronski arhiv mora biti enostaven, a mora uporabnika voditi tako, da dokument pravilno uvrsti vanj. Zagotavlja zajem digitalnih objektov (računalniške datoteke, računalniški izpisi ) in fizičnih dokumentov (papir, analogni medijski zapisi ipd.), ponujati pa mora tudi orodja za pretvorbo iz originalnega v standardiziran format za daljšo hrambo. Vsi objekti v elektronskem arhivu morajo biti ustrezno zaščiteni. Elektronski arhiv mora 21

32 zagotavljati elemente avtentifikacije in avtorizacije uporabnikov na različnih ravneh (od celotnega arhiva do posameznega hranjenega objekta). Znotraj njega je potrebno popolno sledenje vsem dogodkom (administrativnim, uporabniškim), saj je le tako zagotovljena verodostojnost zapisov. Zagotavljati mora nadzor in upravljanje z vsemi fazami življenjskega cikla dokumentov. V vsaki fazi mora ponuditi ustrezna orodja za delo z dokumenti, predvsem v fazi nastanka dokumenta, kjer je potrebna podpora za skupinsko delo (Pičman Štefančič in Štefančič, 2003). Pogosto pa temu ni tako, saj Tomičić Pupek in drugi (2009) ugotavljajo, da se problemi skrivajo predvsem v srednje kvalitetni tehnologiji za arhiviranje dokumentov, v ogromnih količinah podatkov, nestabilnih shranjevalnih medijih in zastareli strojni in programski opremi. Osnovne prednosti digitalnega arhiva ali digitalnega dokumentacijskega sistema, so v tem, da se postopek opravi lažje, hitreje in bolj kvalitetno. Oceniti stroške uvedbe in koristi, povezane z novim DMS, je dosti bolj komplicirano kot literatura, ki jo ponujajo podjetja, ki proizvajajo strojno in programsko opremo za DMS (Tomičić Pupek in drugi, 2009). Burnač in drugi (2012) so mnenja, da kakovosten arhiv, klasični ali elektronski, pomembno vpliva na učinkovito poslovanje podjetja. Dejstvo je, da je arhivski sistem le eden od sistemov v podjetju. Učinek daje šele celovitost in povezanost vseh posameznih sistemov v celoto. Z integracijo arhivskega sistema se poveča zadovoljstvo strank, saj urejanje zadev poteka bistveno hitrejše in kvalitetnejše, zmanjša se čas odprave napak in poveča kakovost storitev. Manj težav je pri izgubi znanja, npr. pri odhodu zaposlenih v pokoj. Ob primerni strategiji, vodenju in koordinaciji dela pa se ti učinki še bistveno povečajo. Povezanost sistemov v organizaciji zahteva sodelovanje, zato je podpora vodstva ključna. Če se vodstvo podjetja zaveda in podpira možnosti, ki jih sodobne tehnologije omogočajo, lahko podjetje tudi v kriznih časih lažje preživi ali celo izboljšuje svoj položaj na trgu. Van Aswegen in Heap (2011) se sprašujeta, zakaj je sploh treba hraniti dokumente? Eden od razlogov je zakonska dolžnost. Različni zakoni izrecno predpisujejo, da je treba dokumente hraniti. V okviru družb in davčnih predpisov morajo posamezniki in podjetja 22

33 voditi evidence, ki preverjajo in pojasnjujejo transakcije, finančni položaj in uspešnost podjetja. Poleg tega obstaja obveznost hrambe zapisov, ki so ali bi lahko postali pomembni zaradi sodnih postopkov. Evidence pa je potrebno hraniti tudi zaradi upravljanj s tveganji in zaradi poslovnih previdnosti. 3.2 Digitalna hramba dokumentov Podjetja arhivirajo in hranijo dokumente zaradi dveh različnih interesov; poslovnega in zakonskega. Poslovni interes podjetja je, da ima hiter dostop do aktualnih dokumentov. Ko se ta interes po hrambi konča, se navadno začne dolgoročna hramba in s tem zakonski interes države (Pauletič in drugi, 2011). Ustvarjanje, zbiranje in vse večja uporaba elektronskih dokumentov odpirajo vprašanja, povezana z definiranjem kriterijev za odločanje o uvedbi učinkovitega načina elektronske hrambe in vpliva kazalnikov odločanja o elektronski hrambi na poslovanje organizacij. Spremembe pri zagotavljanju okolja za hrambo elektronskih dokumentov imajo globok učinek na organizacije in arhive, ki se srečujejo z izzivi hrambe v digitalnem okolju, kjer se celotna praksa odločanja prenaša v nov, digitalni svet (Horjak in Kovačič, 2011). 3.3 Rok hranjenja dokumentov Rok hranjenja elektronskih dokumentov je lahko različen. Nekatere roke predpisujejo kogentni predpisi (npr. rok hranjenja poslovnih listin, računov itd.), nekateri roki so določeni s postopki, v katerih se dokumenti uporabljajo kot dokazno sredstvo (pri čemer so dokumenti relevantni, dokler postopki ne zastarajo), nekateri roki pa so odvisni od razpolaganja strank v zasebnih pogodbenih odnosih (npr. pogodba o najemu zemljišča in nepremičnine lahko traja poljubno vrsto let, tudi 50 ali 100). Na splošno zato velja, da ni zgornje meje hranjenja elektronskih dokumentov. Za stranke, ki hranijo posamezne elektronske dokumente, pa je priporočljivo, da poznajo, koliko časa so taki dokumenti relevantni, da bodo lahko sprejele ustrezne ukrepe za shranjevanje v času njihove relevantnosti. Z vidika elektronskih arhivov delimo rok shranjevanja elektronskih dokumentov na kratek, srednji in dolgi rok, v odvisnosti od dostopnosti podatkov za elektronsko podpisovanje, podatkov za preverjanje elektronskega podpisa in glede na njihovo varnost, ki se s tekom časa zmanjšuje (Projekt e-slog, 2004). 23

34 Štrumbl (2012) poudarja, da je potrebno pri določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva upoštevati okvirni kvalifikacijski načrt organizacije; roki hrambe dokumentarnega gradiva so napisani in so del klasifikacijskega načrta. Klasifikacijski načrt z določitvijo rokov hranjenja je osnova pisarniškega poslovanja, na podlagi klasifikacijskega znaka in na podlagi evidence zadeva vedno najde dokument, da se na podlagi rokov, ki so določeni, gradivo ne kopiči v nenormalnih količinah. Roki hrambe dokumentarnega gradiva se lahko določajo v skladu z mednarodnimi standardi (npr. računovodski standardi), v skladu s predpisi, ki neposredno določajo roke (Zakon o računovodstvu, Zakon o graditvi objektov itd.), v skladu s predpisi, iz katerih lahko izvajamo roke oziroma sklepamo na dobo hranjenja (npr. Zakon o obligacijskih razmerjih, Zakon o splošnem upravnem postopku ), glede na izkustvena predvidevanja koliko časa bo dokumentarno gradivo potrebno za delo pravne ali fizične osebe (npr. premoženjsko pravne zadeve) in glede na konkretne potrebe poslovanja oziroma dela fizične ali pravne osebe. Za večino dokumentarnega gradiva, s katerim se srečujejo podjetja in organizacije, je opredeljen desetletni rok hrambe (to večinoma velja za knjigovodske listine, pa še tu so izjeme recimo račun pri trgovanju z nepremičninami). Določene vrste dokumentarnega gradiva imajo bistveno daljše roke hrambe to velja na primer za vso kadrovsko dokumentacijo. Hipotekarne kreditne pogodbe so lahko aktivne trideset let in več; ko jih kreditojemalci poplačajo, jih je treba hraniti še deset let. To pomeni, da je treba takšno gradivo skladno z veljavnim arhivskim zakonom in podzakonskimi akti hraniti izključno v obliki za dolgoročno elektronsko hrambo. Gre za predpisane kriterije, ki se jih moramo držati, ko želimo elektronsko hraniti dokumente dlje kot pet let. V tem primeru morajo biti shranjeni skladno s standardom Enotne tehnološke zahteve, ki ga je predpisal Arhiv RS (Pauletič in drugi, 2011). Za gospodarske subjekte dolgoročna elektronska hramba pomeni trajno ohranjanje dokazne vrednosti elektronskih zapisov. Pri tem pa morajo biti zagotovljena štiri glavna načela: dostopnost kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa ves čas trajanja arhiva; 24

35 uporabnost kar pomeni zagotavljanje reproduciranja in primernost reprodukcij za uporabo; celovitost ali nespremenljivost (izvirnost) in neokrnjenost ter urejenost reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva in avtentičnost oziroma dokazljivost povezanosti reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva (Pauletič in drugi, 2011). 3.4 Nadzor in varnost dokumentov Vsaka organizacija mora biti sposobna nadzirati dostop do svojih dokumentov, ker le-ti lahko vsebujejo osebno, poslovno ali operativno občutljive podatke. Omejiti ali dovoliti mora dostop do specifičnih dokumentov in zadev posameznikom ali skupinam uporabnikov. Določiti mora, kdo ima dovoljenje in v kakšnih okoliščinah; dodeljevanje pravic mora biti omejeno na določene vloge. Tako dostop kot tudi druge dejavnosti, povezane z njim, je potrebno shraniti v revizijske sledi, da se zagotovi pravna dopustnost in ki lahko pomagajo pri ponovnem pridobivanju podatkov. Varnost dokumentov vključuje možnost varovanja pred sistemskimi napakami, tj. s pomočjo rezervne kopije in na podlagi le-te tudi možnost obnovitve dokumenta (ETZ, 2006) Dostop Vsak informacijski sistem za upravljanje dokumentov (v nadaljevanju ISUD) v organizaciji mora skrbniku dovoljevati omejevanje dostopa do dokumentov, zadev in metapodatkov določenim uporabnikom ali uporabniškim skupinam, mu dovoljevati dodajanje atributov profilu uporabnika, ki bodo določali možnosti, polja metapodatkov, dokumente ali zadeve, do katerih ima uporabnik dostop. Sposoben mora biti ponuditi enake kontrolne funkcije za nosilce vlog in za uporabnike (ta funkcija skrbnikom dovoljuje, da namesto večjega števila posameznih uporabnikov skrbijo za določeno vrsto vlog glede pravic do dostopa in le-te upravljajo) in biti sposoben vzpostaviti skupino uporabnikov, ki je povezana z naborom zadev ali dokumentov (npr. osebje). Uporabniku mora dovoliti, da je član več kot ene skupine, kot tudi dovoliti, da samo skrbniki vzpostavljajo uporabniške profile in uporabnike dodelijo skupinam. Dovolil naj bi uporabniku določiti, kateri drugi uporabniki ali skupine lahko dostopajo do dokumentov, 25

36 za katere so odgovorni (to možnost zagotovi skrbnik v skladu z politiko organizacije). Dovoljevati mora spremembe varnostnih atributov za skupine ali uporabnike (kot so pravice dostopa, raven zaščite, privilegiji, dodelitev gesla in upravljanje), vendar pa jih lahko izvedejo le skrbniki ter ponuditi katerega od odgovorov, če uporabnik zahteva dostop ali išče dokument, mapo ali zadevo, do katere nima pravice dostopa. Možni odgovori, izbrani v času nastavitve programa so lahko: prikazati naslov in metapodatke, prikazati obstoj podatkov, zadeve ali dokumenta, ne pa tudi izpisati naslova in drugih metapodatkov ter ne prikazati nikakršnih informacij o dokumentih ali namigovati na njihov obstoj (te opcije so predstavljene po vrstnem redu povečevanja varnosti). Nikoli pa ne sme vključiti v seznam rezultatov iskanja nobenih dokumentov, do katerih uporabnik nima pravic dostopa, če pa dovoljuje uporabniku poskuse nepooblaščenih dostopov do zadev, map ali dokumentov, mora to zabeležiti v revizijski sledi (ETZ, 2006) Revizijske sledi Revizijska sled je zapis opravljenih dejanj, ki jih storijo uporabniki, skrbniki ali dejanja, ki se samodejno izvajajo preko ISUD, in sicer kot rezultat sistemskih parametrov. Uporabnik je nikakor ne more spreminjati ali uničiti. ISUD mora biti sposoben upravljati in nadzorovati elektronske dokumente skladno s standardi, skladnost mora biti sposoben prikazati. Revizijska sled na vsakem dokumentu ohranja celovit zapis o vseh dejanjih. ISUD mora vzdrževati nespremenjeno revizijsko sled, sposobno samodejno zajemati in shranjevati informacije o vseh dejanjih, ki so potekala na elektronskih dokumentih, zadevah ali klasifikacijskem načrtu; o uporabnikih, ki so začeli in/ali izvedli dejanja ter datumu in času dogodka. Vzdrževati jo mora tako dolgo, dokler je potrebno, najmanj dokler obstajajo elektronski dokumenti (ETZ, 2006) Rezervna kopija in obnova elektronskih dokumentov ISUD mora imeti zagotovljen vsestranski nadzor za zagotavljanje vsakodnevnega izdelovanja rezervnih kopij dokumentov in metapodatkov in mora biti sposoben ob izgubi, nesreči ali kršitvi varnosti hitro obnoviti dokumente. Sam ali s pomočjo ostalih sistemov mora omogočati redno samodejno izdelovanje rezervnih kopij. Funkcije izdelave rezervnih kopij in obnavljanja so lahko razdeljene med skrbnike ISUD in osebje, zadolženo za IT v organizaciji. Omogočati mora avtomatsko izdelavo rezervnih kopij in 26

37 postopek obnove vseh dokumentov, metapodatkov in administrativnih atributov podatkovnega skladišča ISUD. Skrbniku mora dovoliti vzpostavitev prejšnjega stanja na osnovi rezervne kopije in po obnovi mora biti zagotovljena popolna neokrnjenost podatkov. V primeru nepopolno obnovljenih podatkov mora biti ISUD sposoben na to opozoriti uporabnike, uporabnikom mora tudi omogočati navedbo izbranih dokumentov kot»vitalnih«, saj sta identifikacija in varstvo takšnih dokumentov zelo pomembni za vsako organizacijo (ETZ, 2006) Avtentičnost in celovitost Od posamezne politike podjetja in zahtev poslovnih procesov je odvisno, katere dokumente bodo zajeli in kdaj. Ko je dokument zajet, se vsi njegovi deli ne spreminjajo več (struktura in metapodatki, potrebni za zagotovitev avtentičnosti in celovitosti dokumenta). Za ohranitev avtentičnosti se morajo zajeti dokumenti ohraniti v nespremenljivi obliki in biti zavarovani pred namernimi ali naključnimi spremembami vsebine, konteksta, strukture in izgleda. Za zagotovitev zavarovanja avtentičnosti in celovitosti elektronskih dokumentov mora ISUD omejiti dostop do sistemskih funkcij v skladu z vlogo uporabnika in strogim administrativnim nadzorom sistema. Prav tako pa mora tudi preprečiti, da bi uporabniki in skrbniki kakorkoli spreminjali vsebino elektronskih dokumentov (ETZ, 2006). 4 ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE IN SLOVENSKA ZAKONODAJA»Verodostojno, pravno veljavno, varno, zanesljivo, urejeno, pregledno in učinkovito klasično ter elektronsko pisarniško poslovanje ter hrambo (arhiviranje) dokumentarnega in arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb v Republiki Sloveniji urejajo sodobni predpisi«, meni Žumer (2009: 22). Nekatere bomo v nadaljevanju tudi na kratko predstavili. 27

38 Kot menijo Pauletič in drugi (2011), je področje dolgoročne elektronske hrambe v Sloveniji precej bolj regulirano kot drugje po Evropi. Prvi»glavni greh«slovenske regulative je, da isti zakon obravnava hrambo celotnega dokumentarnega gradiva, se pravi tistega, ki mu lahko rečemo»kulturni/znanstveni spomenik«(arhivsko gradivo), in tistega, ki ga pri svojem poslovanju vsakodnevno uporabljajo podjetja. Drugi»greh«pa so notranja pravila, ki so popolnoma nepotrebna, saj jih ne upošteva niti država, ki si jih je izmislila in jih uzakonila. K sreči so notranja pravila obvezna le za organe javne uprave in ponudnike storitev hrambe in spremljevalnih storitev. 4.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (v nadaljevanju ZEPEP) je sprejel Državni zbor Republike Slovenije dne 23. junija Zakon povzema določbe direktive EU o elektronskem podpisu ter vzorčni zakon UNCITRAL o elektronskem poslovanju. ZEPEP opredeljuje pojme, kot so podatki v elektronski obliki, elektronsko sporočilo, navaden in varen elektronski podpis, časovni žig, pošiljatelj, naslovnik, prejemnik in posrednik elektronskega sporočila, podatki in sredstva za elektronsko podpisovanje, podatki in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa, kvalificirano in navadno potrdilo itd. Značilno za zakon je, da vsebuje tako materijo elektronskega podpisa kot materijo elektronskega poslovanja (Projekt e-slog, 2004). ZEPEP torej ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače (ZEPEP, 2000). ZEPEP v 12. členu ureja hranjenje podatkov v elektronski obliki. ZEPEP na splošno določa, da se lahko določeni dokumenti, zapisi ali podatki, za katere zakon (ali drug predpis) določa, da se morajo hraniti, hranijo tudi v elektronski obliki. Pri tem pa morajo biti taki podatki: dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo; shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke; 28

39 če gre za elektronsko sporočilo, mora zagotavljati sledljivost, od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema; uporabljena tehnologija in postopki morajo v zadostni meri onemogočati spremembo ali izbris podatkov, ki ju ne bi bilo mogoče enostavno ugotoviti, oziroma obstajati mora zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila (Projekt e-slog, 2004). 4.2 Zakon o arhivskem gradivu in arhivih Dokumenti v elektronski obliki so zaradi svoje narave izpostavljeni modifikacijskim posegom brez nadzora. Ključen problem elektronskih vsebin je osredotočen na ohranjanje avtentičnosti (verodostojnosti) in zagotavljanje integritete (celovitosti) podatkov. Elektronske dokumente je prav tako potrebno zaščititi na dolgi rok, in sicer v povezavi z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih (v nadaljevanju ZAGA), ki je bil sprejet leta Ta ureja odnose in pravilno poslovanje z arhivskim gradivom, zakonsko določa varstvo arhivskega gradiva in uporabo tega, podrobneje pa opisuje tudi pristojnosti in naloge posameznih arhivov (SETCCE, 2003). 4.3 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih Leta 2006 je bil sprejet Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA), skupaj z podzakonskimi akti, Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (v nadaljevanju UVDAGA) in Enotnimi tehnološkimi zahtevami (v nadaljevanju ETZ), ki sta osnova za nastanek elektronskih arhivov, ti so pred zakonom izenačeni s tistimi, ki dokumente hranijo v papirni obliki (ZVDAGA, 2006). ZVDAGA ureja način, infrastrukturo, zajem in predvsem varno hrambo dokumentarnega gradiva tako v elektronski kot tudi fizični obliki. Ureja pravno veljavnost elektronsko hranjenega gradiva in postavlja pravno ogrodje za zagotovitev infrastrukture, ki omogoča elektronsko hrambo vseh vrst gradiv (ZVDAGA, 2006). 29

40 Temeljna načela ZVDAGA so: načelo ohranjanja dokumentarnega gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine, načelo trajnosti, načelo celovitosti, načelo dostopnosti ter načelo varstva kulturnega spomenika (ZVDAGA, 2006). UVDAGA pa podrobneje določa pogoje in spremljevalne storitve, ki so potrebne za hrambo gradiva v elektronski obliki. Določa notranja pravila za osebe, ki hranijo dokumentarno ali arhivsko gradivo (ZVDAGA, 2006). ETZ določajo poslovne in tehnološke pogoje za izpolnjevanje zakona ZVDAGA. So povezovalni dokument med zakonskimi zahtevami in spreminjajočimi se praksami in tehnološkimi postopki za upravljanje gradiva v elektronski obliki in njegovo hrambo. Za sprejemanje ETZ je pristojen Arhiv Republike Slovenije (ZVDAGA, 2006). ETZ med drugim določa, da mora biti dokumentarno gradivo, ki ga hranimo izključno v elektronski obliki, shranjeno najmanj na dveh lokacijah, ki sta med seboj fizično oddaljeni najmanj 50 km. Osnovne tehnološke in infrastrukturne rešitve spremljajo tudi organizacijski ukrepi za zagotavljanje neprekinjenega poslovanja oz. zaščito pred tveganji, ki spremljajo elektronsko poslovanje in rabo informacijske tehnologije (Pauletič in dr., 2011). ETZ so dinamičen dokument, ki se spreminja glede na napredek stroke in tehnologije, pri njegovem nastajanju sodelujejo strokovnjaki z relevantnih področij hrambe in drugi deležniki. So instrument, s katerim se zagotovi temeljna izhodišča uspešnega zagotavljanja celotne infrastrukture za elektronsko hrambo. Bistvo ETZ je v poenotenju praks in tehnoloških postopkov za upravljanje dokumentarnega gradiva in njegovo hrambo v elektronski obliki (ETZ, 2006). 30

41 5 NOVELL VIBE Preden v praktičnem delu magistrske naloge podrobneje opišemo opravljanje dokumentov v Novell Vibeu, je dobro, da to orodje najprej predstavimo. Kaj je Novell Vibe, kakšne so njegove značilnosti, funkcionalnosti, njegove namestitvene zahteve, iz kakšnih komponent je sestavljen, uporabniški vmesnik in podobne informacije, s katerimi bomo dobili jasno sliko o orodju, s katerim bomo delali. Kaj je Novell Vibe? Novell Vibe je orodje, ki ponuja precej širok spekter funkcionalnosti, glede na njegove glavne značilnosti pa ga le stežka enostavno opredelimo. Zagotovo pa velja za stično točko v podjetju, saj združuje ljudi, projekte in procese na enem mestu. Značilnosti Najprej ga lahko opredelimo kot orodje za skupinsko sodelovanje v podjetju, saj si zaposleni lahko sami enostavno ustvarijo in urejajo osebne profile (glej sliko 5.1), z ostalimi v podjetju delijo svoje vsebine (interese, strokovno znanje in kontaktne podatke), zlahka vidijo dejavnosti svojih kolegov, sledijo njihovim projektom, znanjem in interesom, ustvarjajo pa si lahko tudi svoje lastne wikije, bloge in toke dejavnosti. Učinkovit je tudi pri projektnem sodelovanju, saj omogoča samostojno kreiranje projektnih timov (Novell Vibe Business White Paper, 2010). 31

42 Slika 5.1: Osebni profil v Novell Vibeu Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Pri Novell Vibeu moramo izpostaviti tudi dve ključni značilnosti. Prva je upravljanje dokumentov, saj zagotavlja strukturirano okolje za shranjevanje dokumentov. Druga pomembna značilnost pa je, da uporabnikom daje možnost, da bolj učinkovito ustvarjajo, upravljajo in sodelujejo pri kateremkoli danem dokumentu. Kontrolirajo lahko različice dokumentov, upravljajo z življenjskim ciklom dokumenta in prejemajo samodejna obvestila, ko pride do sprememb na dokumentih. Avtomatizacija delovnega toka in elektronski obrazci pa naredijo ponavljajoče se procese efektivnejše in zanesljivejše (Novell Vibe Business White Paper, 2010). Obe značilnosti bomo v praktičnem delu naše magistrske naloge tudi predstavili. Izmed ostalih pomembnejših značilnosti lahko izpostavimo še bazo znanja, ki posameznemu podjetju daje možnost, da ohrani težko zasluženo znanje, ki so ga prispevali posamezniki ali skupine v podjetju, enostaven iskalnik, s pomočjo katerega uporabniki najdejo ključne informacije, dokumente, predstavitve, preglednice in navsezadnje sodelavce, ki imajo strokovno znanje, izkušnje ali informacije o sorodnih projektih ali vsebini, da jim lahko svetujejo in pomagajo. Zelo dobrodošla in koristna značilnost je tudi mobilnost in dostop do spleta, ki posameznikom ali skupinam v podjetju omogoča dostop do njihovih podatkov iz katere koli naprave, ki se lahko priključi na internet. Delo tako ni omejeno le na pisarno, lahko delajo tudi doma ali kjerkoli drugje (Novell Vibe Business White Paper, 2010). 32

43 Namestitev Namestitveni program Novell Vibe predvideva dve vrsti namestitve: osnovno in napredno. Novi uporabniki z osnovno namestitvijo dobimo popolnoma funkcionalno stran Novell Vibe z vsemi potrebnimi konfiguriranimi in privzetimi možnostmi za dodatne nastavitve, izkušeni Vibe administratorji pa lahko izvedejo napredno namestitev, ki vključuje vse namestitvene in konfiguracijske možnosti (Novell Vibe Installation Guide, 2012). Če želimo Novell Vibe uspešno namestiti na svoj računalnik, mora naš sistem ustrezati sistemskim zahtevam sistema Vibe. Sistemske zahteve za server Vibe so podrobneje opisane v Prilogi 1. Kot uporabniki pa moramo, če uporabljamo operacijski sistem Linux (v nadaljevanju OS), imeti nameščen spletni brskalnik Mozilla Firefox 3 (ali novejši) ali najnovejšo verzijo Google Chrome. Če uporabljamo Windows OS, moramo imeti nameščen spletni brskalnik Microsoft Internet Explorer 6 (ali novejši), ki pa ne sme imeti nameščenega Google Chrome Frameplug, Mozilla Firefox 3 (ali novejši) ali najnovejšo verzijo Google Chrome. Pri Mac OS pa potrebujemo Safari 4 (ali novejši) ali Mozilla Firefox 3 (ali novejši). Pri pisarniških aplikacijah pri Linux OS potrebujemo OpenOffice.org/LibreOffice (ali novejše), pri Windows OS Microsoft Office 2007 (ali novejše), OpenOffice.org/LibreOffice (ali novejše), pri Mac OS pa OpenOffice.org/LibreOffice (ali novejše) (Novell Vibe Installation Guide, 2012). Novell Vibe lahko uporabljamo tudi na svojih mobilnih telefonih, saj je mobilni vmesnik Novell Vibe podprt na mobilnih napravah, kot so iphone, Android in Blackberry, pa tudi na vseh ostalih mobilnih telefonih, ki zagotavljajo vmesnik, zasnovan na HTTP/HTML (Novell Vibe Installation Guide, 2012). Komponente Novell Vibe je sestavljen iz štirih velikih komponent; programske opreme, ki je prilagojena verzija programske opreme Apache Tomcat in zagotavlja spletne (angl. web based) funkcionalnosti, ki se uporabljajo ob dostopanju v Vibe preko spletnega 33

44 brskalnika, baze podatkov, ki se uporablja za shranjevanje podatkov o Vibe in uporabnikih, repozitorija datotek, ki vsebuje vse datoteke, ki se uvažajo v Vibe in vse informacije v zvezi z uvoženimi datotekami in indeksa Lucene, ki je visoko zmogljiv motor za iskanje Java in vsebuje napotke glede dejanskih podatkov, shranjenih v skladišču datotek Vibe. Indeks omogoča iskalniku Lucene, da opravi zelo hitro iskanje po velikih količinah podatkov Vibe (Novell Vibe Installation Guide, 2012). Uporabniški vmesnik Uporabniškega vmesnika ni potrebno nameščati, ker se v Novell Vibe prijavljamo z uporabo poljubnega spletnega brskalnika (Mozilla Firefox, Internet Explorer ali Google Chrome). V aplikacijo se preprosto prijavimo z uporabniškim imenom in geslom, kar je prikazano na sliki 5.2. Na sliki 5.3 pa lahko vidimo vstopno stran v aplikacijo Vibe, ki jo lahko poljubno kreiramo. Slika 5.2: Prijava v aplikacijo Novell Vibe Vir: Aplikacija Novell Vibe (2013) Uporabniki lahko aplikacijo uporabljajo kot portal, ki omogoča dodatne funkcije in akcije. Te potrebujejo pri obvladovanju dokumentov in zapisov, kar pomeni izdelava, pregled, odobritev, distribucija, elektronsko podpisovanje, iskanje, sestavljanje dokumentov, sodelovanje v poteku dela in obvladovanje procesov, ki temeljijo na obvladovanju zapisov (Bolanča, 2003). 34

45 Slika 5.3: Vstopna stran v Novell Vibe Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Delovni tokovi Novell Vibe omogoča kreiranje delovnih tokov po meri, s katerimi lahko v podjetju racionaliziramo pomembne poslovne procese in s tem izboljšamo učinkovitost poslovanja. Ko je delovni tok ustvarjen, lahko uporabniki z njim poljubno upravljamo. Lahko mu omogočimo, da se, ko so v mapi ustvarjene nekatere vrste vpisov, samodejno zažene ali pa jih konfiguriramo, da jih po kreiranju zaženemo ročno (Novell Vibe Advanced User Guide, 2012). V praktičnem delu magistrske naloge si bomo delovni tok dokumenta tudi podrobneje ogledali. Funkcionalnosti Kot smo že na začetku tega poglavja omenili, ponuja Novell Vibe veliko različnih funkcionalnosti; v nadaljevanju bomo na kratko predstavili dve, za uporabnika najbolj pomembni. To sta dodatek Novell Vibe za Microsoft Office in Novell Vibe Desktop. Dodatek Novell Vibe za Microsoft Office omogoča, da dokumente v Novell Vibeu pregledujemo in urejamo, nato pa jih shranimo nazaj vanj direktno iz Microsoft Officea. 35

46 To lahko počnemo z vsemi orodji Microsoft Office Word, Excel in Power Point. Za uporabo tega dodatka moramo poskrbeti, da imamo programsko opremo, ki izpolnjuje pogoje, kot so Windows XP, Vista 7 ali 8, Microsoft Office 2007, 2010 ali 2013 (dokumenti Word, Excel in Power Point so podprti). Ob uporabi Microsoft Officea 2013, moramo namestiti Vibe add-in verzijo ali poznejšo, da si s tem zagotovimo, vse funkcije, ki so specifične za Office 2013 in Novell Vibe 3.4 ali poznejši, ki je konfiguriran s HTTPS (Novell Vibe Advanced User Guide, 2012). Na sliki 5.4 je prikazan primer dokumenta, ki je bil ustvarjen v Microsoft Wordu in nato shranjen direktno v Novell Vibe. Slika 5.4: Primer shranjevanja dokumenta iz Microsoft Worda v Novell Vibe s pomočjo dodatka Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Z Novell Vibe Desktopom (glej sliko 5.5) lahko sinhroniziramo datoteke Novell Vibe z datotečnim sistemom na našem računalniku, najpomembneje pa je, da datoteke lahko spreminjamo brez neposrednega dostopanja do Novell Vibea. Dopolnitve in spremembe med Novell Vibeom in našim računalnikom pa se avtomatsko sinhronizirajo (Novell Vibe Desktop for Windows, 2012). 36

47 Slika 5.5: Novell Vibe Desktop Vir: Novell Vibe Desktop for Windows (2012) Novell Vibe poleg vsega do sedaj opisanega ponuja še mnogo več, vendar je za našo magistrsko nalogo pomemben predvsem z vidika upravljanja dokumentov, avtomatizacije delovnih tokov in kreiranja elektronskih obrazcev. To pa bomo v 6. poglavju magistrske naloge na praktičnih primerih tudi prikazali. 6 UVEDBA ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V JAVNEM ZAVODU Za učinkovito uvedbo elektronskega dokumentnega sistema v javnem zavodu je potrebno v prvi vrsti dobro poznavanje okolja, v katerem bomo sistem vzpostavili. Ker sistem vodenja kakovosti in z njim tudi izvajanje notranjih presoj zavzema prav vse oddelke v javnem zavodu, bomo ZZV Novo mesto najprej na kratko predstavili. 6.1 Predstavitev javnega zavoda ZZV Novo mesto je javni zdravstveni zavod, ki deluje na območju jugovzhodne Slovenije. Ukvarja se s problematiko zdravstvenega varstva na področjih socialne medicine, higiene, epidemiologije in zdravstvene ekologije. Na sliki 6.1 je prikazana njihova organizacijska shema. Kot lahko vidimo, je ZZV Novo mesto sestavljen iz različnih organizacijskih enot oz. služb ali laboratorijev. Vsaka od njih pa znotraj zavoda opravlja svoje dejavnosti (Poslovnik sistema vodenja kakovosti, 2011). Dejavnosti, s katerimi se ZZV Novo mesto ukvarja, so podrobno opisane v prilogi 2. 37

48 Slika 6.1: Organizacijska shema ZZV Novo mesto Vir: Organigram ZZV Novo mesto (2011, str. 4) 6.2 Sistem vodenja kakovosti V ZZV Novo mesto je zagotavljanje kakovosti način razmišljanja in dela, rezultati takšnega pristopa pa so vidni v dejavnostih, programih in storitvah, ki jih opravljajo. V ospredje postavljajo skrb za zadovoljstvo strank in izvajanje ter posredovanje kakovostnih storitev. Zato so se v obdobju odločili za uvajanje sistema vodenja kakovosti v skladu z zahtevami izhodiščnih standardov SIST ISO 9001:2008 in SIST EN ISO/IEC 17025:2005. S pričetkom uvajanja sistema vodenja kakovosti so se zavezali k spoštovanju zahtev izhodiščnih standardov, dobrih praks, vodil in ostalih priporočil, povezanih z njihovimi dejavnostmi. Z izjavo zavezanosti so sprejeli politiko in cilje kakovosti, vzpostavili organizacijsko strukturo, odgovornosti in pooblastila ter procese in postopke, potrebne za doseganje in vzdrževanje visoke ravni kakovosti njihovih storitev. Kakovost je ključni dejavnik njihovega dolgoročnega uspeha in obstoja, certificiranje in akreditiranje dejavnosti pa jim omogoča prehod v celovito obvladovanje kakovosti in poslovno odličnost (Poslovnik sistema vodenja kakovosti, 2011). Na področju sistemov vodenja kakovosti delujejo na treh ravneh: zagotavljanje kakovosti posameznih dejavnosti zavoda v skladu s standardom SIST EN ISO/IEC 17025:2005, 38

49 zagotavljanje kakovosti kontrolnega organa v skladu s standardom SIST EN ISO/IEC 17020:2004 in zagotavljanje kakovosti storitev celotnega zavoda v skladu s standardom SIST ISO 9001:2008 (Poslovnik sistema vodenja kakovosti, 2011). Organizacija, ki izvaja svoje poslovanje v skladu s priporočili sistema vodenja kakovosti ISO ima pogosto težave pri uvajanju priporočil v praksi. Pogosto se poleg vsebinskih sprememb in sprememb v organizaciji poslovanja srečuje tudi s praktičnimi problemi pri pripravi tovrstne dokumentacije in njihovi distribuciji. Priporočila ISO temeljijo na dokumentiranju procesov in postopkov, ki se v podjetju odvijajo dnevno, o njih pa morajo biti obveščeni vsi zaposleni, ki v teh procesih sodelujejo (Bolanča, 2003). 6.3 Analiza trenutnega stanja za izbrane procese Himelrajh in Strojin (2008, str. 34) se v prispevku sprašujeta,»kako doseči prenovo poslovnih procesov«. Prvi korak je popis procesov (as it is), ki jih nameravamo prenoviti. Ko popis pripravimo, moramo pred nadaljevanjem postopkov pri prenovi/optimizaciji procesov jasno vedeti, kako bomo k optimizaciji pristopili. Lahko se jih lotimo z organizacijskimi prijemi ali si pomagamo z informacijskimi orodji, ki so nam v pomoč pri merjenju in nadzoru procesov, iz pridobljenih podatkov pa lahko ob pomoči analitičnih metod dobimo informacije, ki nam bodo v pomoč pri upravljanju s procesi in pri uvajanju sprememb v procese (Himelrajh in Strojin, 2008). Torej je analiza trenutnega stanja z vidika vpeljave EDMS izredno pomembna, saj z analizo ugotavljamo, kakšno je trenutno stanje sistema, na katerega smo se v magistrski nalogi osredotočili. Znotraj sistema vodenja kakovosti smo se s pomočjo internega gradiva zavoda in razgovorov z uporabniki poglobili v proces notranje presoje in procesov, ki se izvajajo znotraj tega procesa. Preučili smo izvajanje notranjih presoj in podali predloge za avtomatizacijo in informatizacijo teh procesov z vpeljavo rešitve EDMS. Pri izrisu trenutnega stanja procesov in stanja avtomatiziranih procesov smo si pomagali z ARIS Express 2.4, tj. brezplačno programsko opremo, ki omogoča dokumentiranje in modeliranje informacijskih sistemov, predvsem delovnih procesov. 39

50 Orodje temelji na istoimenski metodologiji ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) za razvoj arhitekture integriranih informacijskih sistemov (ARIS Express). Razgovori z uporabniki (v našem primeru so uporabniki predvsem tisti uporabniki, ki so udeleženi pri izvajanju notranjih presoj) so bili začetna točka pri izdelavi analize trenutnega stanja. Na ta način smo dobili točne in izčrpne podatke o njihovem delovnem okolju, njihovih nalogah in jasno sliko, kako dejansko potekajo notranje presoje na zavodu. Ugotovili smo, da zahtevane obrazce večinoma še vedno izpolnjujejo ročno, da se nekateri obrazci fizično prenašajo od osebe do osebe v izpolnjevanje, zamudno je iskanje teh dokumentov po fizičnem arhivu, dokumenti se velikokrat podvajajo oz. prihaja do več verzij enega dokumenta. Vsa ugotovljena dejstva skupaj predstavljajo problemsko stanje, ki ga je potrebno z vidika uporabnika čim bolj učinkovito in enostavno odpraviti. Prvi korak za odpravo teh problemov je vzpostavitev EDMS. Pri procesu notranje presoje smo definirali štiri pomembne procese. To so tisti procesi, na podlagi katerih nastanejo dokumenti, ki so pomembni (ključni) za izvedbo notranje presoje oz. da je notranja presoja ustrezno dokumentirana. Vse nejasnosti smo sproti reševali z osebnimi razgovori in preko elektronske pošte s pomočnikom direktorja, ki je hkrati tudi predstavnik vodstva za kakovost, in tako dobili jasno sliko problemskega stanja, ki se pojavlja pri obravnavanih procesih Proces notranje presoje Notranje presoje so orodje vodstva za spremljanje in ocenjevanje učinkovitosti Sistema vodenja kakovosti na ZZV Novo mesto. So načrtovane in v izrednih primerih tudi nenapovedane. Izvaja jih kompetentno osebje, ki praviloma ne presoja področja, kjer ima neposredno odgovornost za izvajanje aktivnosti in procesov. Notranje presoje so sistemski postopek, ki velja le na ravni ZZV Novo mesto. Je sistematičen, neodvisen in dokumentiran proces, s pomočjo katerega organizacija pridobi objektiven vpogled v izpolnjevanje zahtev standardov. Lahko se izvajajo s strani organizacije same (notranje presoje) ali pa s strani zunanjih presojevalcev (zunanje presoje) (Notranje presoje, 2011). Za izbor primernega števila presojevalcev in za njihovo usposabljanje je odgovoren predstavnik vodstva za kakovost, v skladu z zahtevami SIST ISO 19011:2003 (tudi SIST 40

51 ISO , 2, 3, vsi izdaja 1995), da bi zagotovil učinkovitost in uspešnost notranjih presoj. Kandidate za notranje presojevalce v Zavodu predlagajo direktor, predstavnik vodstva za kakovost, predstojniki, vodje oddelkov in vodje kakovosti v posamezni organizacijski enoti. Seznam usposobljenih notranjih presojevalcev izdela predstavnik vodstva za kakovost, odobri pa ga direktor. Seznam je pripravljen na osnovi kriterijev za izbiro notranjih presojevalcev, tj. Notranje presoje, ki so podrobno razloženi v sistemskem postopku Zavoda (Notranje presoje, 2011). Proces notranje presoje, prikazan na slikah 6.2 in 6.3, v Zavodu trenutno poteka v naslednjih fazah: predstavnik vodstva za kakovost v sodelovanju z vodji kakovosti na posamezni organizacijski enoti planira presoje za tekoče koledarsko leto; plan odobri direktor, ostali udeleženci pa so z njim seznanjeni preko predstavnika vodstva za kakovost po elektronski pošti ali z objavo na intranetu; vodja presoje nato presojo najavi na predpisanem obrazcu Najava presoje; praviloma po elektronski pošti; vodja presoje prav tako obvezno skliče informativni razgovor z odgovornimi osebami presojanega področja na podlagi obrazca Priprava notranje presoje; na podlagi zgoraj opisanega se na osnovi izdelanega vprašalnika Vprašalnik in poročilo o presoji izvede presoja v organizacijski enoti; po opravljeni presoji sledi uskladitev rezultatov presoje in izdelava poročila o njej, in sicer s pomočjo obrazca Poročilo o presoji, kjer presojevalci pomembne ugotovitve med seboj izmenjajo na kratkih usklajevalnih oz. posvetovalnih sestankih; temu sledi zaključni razgovor s poročanjem presojevalcev vodji presojanega področja in ostalim sodelujočim na presoji, vodja presoje posreduje poročilo direktorju in predstavniku vodstva za kakovost; slednji ga, ko je presoja zaključena, objavi na intranetni strani zavoda. V primeru ugotovljenih neskladnosti pri notranji presoji presojevalci na obrazcu Poročilo o ugotovitvi, ki jim ga razdeli vodja presoje, evidentirajo ugotovitve (priporočila in neskladnosti), ki nastanejo bodisi ob presoji, reklamaciji stranke ali sprejemu odločitve o razvoju (nove metode), to pa je lahko kategorizirano kot priporočilo, neskladnost, kritična neskladnost ali pričetek razvoja. Vodje presoje nato posredujejo Poročilo o 41

52 ugotovitvi vodjem kakovosti v organizacijskih enotah v nadaljnji postopek, ki je opisan v nadaljevanju magistrske naloge (Notranje presoje, 2011). Slika 6.2: Proces notranje presoje Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 42

53 Slika 6.3: Proces notranje presoje nadaljevanje Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 43

54 6.3.2 Proces letnega planiranja notranjih presoj Presoje za koledarsko leto planira predstavnik vodstva za kakovost v sodelovanju z vodji kakovosti na organizacijskih enotah, predstojniki in vodji oddelkov, tako da vsaj enkrat v triletnem obdobju zajame vsa področja dela in procese ter znotraj njih vse elemente sistema vodenja kakovosti, ki določajo vsebino posameznega področja oz. procesa (Notranje presoje, 2011). Letno planiranje notranjih presoj na ZZV Novo mesto trenutno poteka na naslednji način (glej sliko 6.4): Predstavnik vodstva za kakovost v sodelovanju z vodji kakovosti na posamezni organizacijski enoti planira presoje za tekoče koledarsko leto. Za vsako presojo določi presojano področje, presojevalce, termin, elemente sistema kakovosti, organizacijske enote in za kakšno vrsto presoje gre (redna, izredna, naknadna presoja, ali gre za metode ali postopke). Izdelan letni plan nato po elektronski pošti pošlje direktorju zavoda v pregled. Direktor letni plan notranjih presoj pregleda in če je plan primeren, ga potrdi, predstavnik vodstva za kakovost pa ga objavi na intranetni strani zavoda. Ostali udeleženci so preko predstavnika vodstva za kakovost po elektronski pošti seznanjeni z letnim planom notranjih presoj za tekoče leto. V primeru, da pa plan ni zadovoljiv, direktor v sodelovanju s predstavnikom vodstva za kakovost letni plan dopolni, po dopolnitvi gre naprej v potrditev, objavo in obveščanje (Notranje presoje, 2011). 44

55 Slika 6.4: Proces letnega planiranja notranjih presoj Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 45

56 6.3.3 Proces najave notranje presoje Po pogovoru z vodjo presoje smo ugotovili, da je pri najavi notranje presoje potek dela trenutno takšen, da vodja presoje le-to najavi z izpolnitvijo predpisanega obrazca Najava presoje in nato vse udeležence v presoji obvesti po elektronski pošti (Slika 6.5). Slika 6.5: Proces najave notranje presoje Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Proces izdelave poročila o presoji Po opravljeni presoji sledi uskladitev rezultatov presoje in izdelava Poročila o presoji, kjer presojevalci pomembne ugotovitve med seboj izmenjajo na kratkih usklajevalnih oz. posvetovalnih sestankih. Proces izdelave poročila o presoji na podlagi pogovora z udeleženimi v procesu poteka na naslednji način (glej sliki 6.6 in 6.7): vodja presoje preko elektronske pošte od presojevalcev zbere potrebne podatke iz presoj in na podlagi pridobljenih podatkov sestavi poročilo o presoji; ko je poročilo o presoji sestavljeno, ga po elektronski pošti pošlje presojevalcem v pregled; presojevalci pregledajo poročilo o presoji in če je zadovoljivo, vodja presoje poročilo po elektronski pošti pošlje predstavniku vodstva za kakovost, ta pa ga 46

57 nato objavi na intranetni strani Zavoda in po elektronski pošti vpletene v presoji obvesti o objavi; v primeru, da poročilo o presoji ni dobro izpolnjeno, presojevalci poročilo dopolnijo in ga po elektronski pošti pošljejo vodji presoje, ki ga ponovno kompletira in pošlje naprej v pregled presojevalcem; proces se nato nadaljuje enako kot v predhodnem opisu. Slika 6.6: Proces izdelave poročila o presoji Vir: Grahek lastna raziskava (2013) 47

58 Slika 6.7: Proces izdelave poročila o presoji nadaljevanje Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Proces odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranjih presoj Ugotovljene nepravilnosti je na Zavodu potrebno vpisati v obrazec Poročilo o ugotovitvi. Na začetku je potrebno opisati predmet presoje, razlog, za kakšno presojo gre (sistem, postopek, metoda), za kakšno vrsto ugotovitve gre (priporočilo, neskladnost, kritična neskladnost, pričetek razvoja) in nato ugotovitve opisati. Opisu ugotovitev sledi analiza vzrokov neskladnosti, na podlagi katere lahko na ravni Zavoda direktor, na ravni organizacijske enote pa predstojnik oddelka ali vodja oddelka odredijo korektivne ukrepe z naslednjimi elementi: določitev obsega ukrepa, določitev odgovorne osebe, določitev roka za izvedbo ukrepa, predlog ukrepa, določitev načina nadzora uspešnosti ukrepa (učinkovitosti) in določitev načina poročanja. Po opravljeni analizi vzrokov sledita predlog in izvedba ukrepa, to pa izpolni odgovorna oseba za ukrepanje. Ukrep lahko zahteva samo oseba z vodstvenimi odgovornostmi (direktor, predstojnik, vodja oddelka, predstavnik vodstva za kakovost in vodja kakovosti na organizacijski enoti). Pri tem mora oseba, ki ukrep predlaga, le-tega zasnovati tako, da ga je možno nadzirati in meriti, preveriti njegovo izvajanje ter na koncu preveriti učinkovitost. Pri tem izbere vrsto ukrepa: korekcijo, korektivni ali preventivni ukrep in potrebnost naknadne presoje. Tukaj 48

59 je potrebno ločiti, ali gre pri ugotovitvi le za korekcijo ali gre za korektivni ukrep, kajti pri korekciji gre le za odpravo ali popravilo neželenega stanja, kjer ni potrebe po analizi vzrokov; korektivni ukrep pa zahteva analizo vzrokov ravno zato, da do ponovne neskladnosti ne bi prišlo. Oseba, odgovorna za ukrepanje, tudi določi rok za izvedbo ukrepov. Po tej aktivnosti sledi nadzor nad izvedbo ukrepov in poročilo o izvedenih ukrepih oz. aktivnostih (verifikacija). Verifikacija je dopolnjena zahteva, ki izhaja iz standardov SIST ISO 9001:2000 in SIST EN ISO/IEC 17025:2005. Odgovorna oseba mora rezultate nadzirati, da zagotovi učinkovitost izvedenih ukrepov, postopek nadzora pa mora biti obvladovan, dokumentiran in pregledan. Pregled učinkovitosti ukrepa ali validacije se izvaja po izvedenem ukrepu, preveri ga vodja kakovosti v organizacijski enoti. Oseba, odgovorna za potrditev učinkovitosti (direktor, predstojnik, vodja oddelka ali vodja kontrolnega organa), ukrep obvezno potrdi s svojim podpisom in datumom (Neskladnosti, preventivni in korektivni ukrepi, 2011). Proces odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje, ki se trenutno izvaja, lahko vidimo tudi na slikah 6.8 in 6.9. Slika 6.8: Proces odpravljanja nepravilnosti pri notranji presoji Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 49

60 Slika 6.9: Proces odpravljanja nepravilnosti pri notranji presoji nadaljevanje Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 50

61 Razumevanje vseh zgoraj opisanih procesov je ključno za nadaljnji razvoj rešitve EDMS, saj so ti procesi ključni pri izvajanju notranjih presoj na zavodu in nujni, da je notranja presoja dokumentirana. Vsi ti procesi bodo z implementacijo EDMS spremenjeni, predlogi rešitev pa so podani v poglavju Predlog izbranih procesov po vpeljavi EDMS Kot smo že v prejšnjem poglavju omenili, smo med popisom trenutnega stanja oz. načina dela pri izvajanju notranjih presoj na ZZV Novo mesto identificirali štiri ključne dokumente oz. obrazce, ki so pri izvajanju notranjih presoj obvezni in ki hkrati dokumentirajo (dokazujejo) izvedbo notranje presoje in s tem ugotavljanje nepravilnosti v Zavodu. Na takšen način je dokumentirano, da so se nepravilnosti ugotovile in tudi odpravile, saj obstajajo zapisi o tem. Odločili smo se, da v sodelovanju s predstavnikom vodstva za kakovost in uporabniki samimi podpremo te štiri procese z EDMS in na ta način predlagamo izboljšave, ki jih bo Zavodu prinesla vpeljava EDMS in ki bo zadovoljila potrebe uporabnikov. Pomembno je, da smo v tej fazi natančno določili, kako bo sistem z vpeljavo EDMS deloval. Kot navaja Bolanča (2003), problem obvladovanja papirne dokumentacije sistema kakovosti lahko reši računalniško podprt sistem kakovosti. Zato smo v nadaljevanju podrobneje prikazali predloge, kako bodo omenjeni procesi, ki so del sistema vodenja kakovosti v Zavodu, potekali z vpeljavo EDMS. Na slikah 6.10 in 6.11 lahko vidimo predlog poteka procesa notranje presoje z vpeljavo EDMS. Vidimo lahko, na katerih točkah v procesu bo le-ta podprt z dokumentnim sistemom. S tem bomo dosegli informatizacijo in optimizacijo procesa, saj bodo dokumenti potovali in bodo objavljeni v dokumentnem sistemu in ne več po elektronski pošti in intranetu, omejeno bo fizično prenašanje in razmnoževanje dokumentov, delo bo potekalo bolj tekoče in transparentno. 51

62 Slika 6.10: Predlog procesa notranje presoje z EDMS Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 52

63 Slika 6.11: Predlog procesa notranje presoje z EDMS nadaljevanje Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Prva točka, v kateri naj bi proces notranje presoje bil povezan z dokumentnim sistemom, je zahteva za planiranje notranje presoje. Predstavnik vodstva za kakovost izdela letni plan, tako da v Microsoft Wordu izpolni predpisan obrazec Planiranje notranje presoje, ga vnese v dokumentni sistem (kot priponko) in s tem sproži delovni tok dokumenta. Direktor po elektronski pošti dobi sporočilo, naj pregleda letni plan presoje, in sicer z linkom do dokumenta. S klikom na link se mu odpre vstopna stran Novell Vibea. Ko se prijavi v sistem, ga ta avtomatsko pripelje do dokumenta, ki naj bi ga pregledal. Če je plan zadovoljiv, gre avtomatsko v potrditev, nato v objavo in obveščanje presojevalcev. Če pa temu ni tako, ga skupaj s predstavnikom vodstva dopolnita in tak gre v potrditev, objavo in obveščanje. Proces tako postane avtomatiziran. V tem primeru gre za strukturiran tip delovnega toka, saj so zapovrstni koraki vnaprej določeni (na ta način gredo vsi tipi dokumenta skozi vse za ta dokument določene korake). To zagotavlja celovitost (integriteto) celotnega poslovnega procesa (Jereb, 2005). Predlog procesa letnega planiranja notranjih presoj z EDMS na ZZV Novo mesto je jasno viden na sliki

64 Slika 6.12: Predlog procesa letnega planiranja notranjih presoj z EDMS Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Tudi najave notranjih presoj so lahko s predlaganim vpeljanim dokumentnim sistemom avtomatizirane, saj na ta način vodja presoje z vnosom izpolnjenega obrazca Najava presoje v dokumentni sistem in njegovo objavo osebe presojevanega področja avtomatsko (elektronska pošta z linkom do dokumenta) obvesti o notranji presoji, ki se bo izvajala (glej sliko 6.13). 54

65 Slika 6.13: Predlog procesa najave notranje presoje z EDMS Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Z vpeljavo EDMS je lahko tudi proces izdelave poročila o presoji enostavnejši in hitrejši, saj v primerjavi s trenutnim procesom kar nekaj aktivnosti odpade. To lahko nazorno vidimo na slikah 6.14 in Slika 6.14: Predlog procesa izdelave poročila o presoji z EDMS Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 55

66 Slika 6.15: Predlog procesa izdelave poročila o presoji z EDMS nadaljevanje Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Pri zadnjem procesu, kjer gre za odpravljanje nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje, smo se odločili, da v Novell Vibeu kreiramo elektronski obrazec, ki ga bodo vpleteni v ta proces izpolnjevali direktno v dokumentni sistem. Ta proces je zahtevnejši od prejšnjih, saj je v izpolnjevanje tega obrazca vpletenih več oseb. Zato ga bomo v nadaljevanju kot primer praktične uporabe EDMS predstavili tudi v Novell Vibeu in tako dobili jasno sliko, kako proces poteka v dokumentnem sistemu. Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranjih presoj z vpeljanim EDMS lahko vidimo na slikah 6.16 in

67 Slika 6.16: Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje z EDMS Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 57

68 Slika 6.17: Predlog procesa odpravljanja nepravilnosti pri izvajanju notranje presoje z EDMS nadaljevanje Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 6.5 Primer praktične uporabe EDMS Kot pravi Jerebova (2005, str. 16),»je glavni cilj EDMS povečati učinkovitost in produktivnost uporabnikov«, zato je»uspešen sistem tisti, ki bo uporabniku dostavil pravo informacijo v pravem času na pravem mestu«(jereb 2005, str. 53). Če je bila analiza trenutnega stanja natančno in podrobno opravljena, bodo tudi ugotovitve, kakšne informacije potrebujejo uporabniki znotraj EDMS, prave. Naš cilj je bil pripraviti predlog optimalne rešitve za elektronsko vodenje dokumentov na ZZV Novo mesto, ki smo jo razvijali v testnem okolju. Kot smo že na začetku omenili, smo za pripravo testnega okolja in rešitve uporabili Novell Vibe 3.4, tj. orodje, ki je že postavljeno v virtualnem strežniku na platformi Suse Linux Enterprise Server 10. Virtualno okolje je postavljeno s produktom VMware. 58

69 Da si bomo lažje predstavljali upravljanje dokumentov znotraj sistema Novell Vibe, se bomo sprehodili skozi proces evidentiranja ugotovitve, ki nastane ob notranji presoji. Ko se z uporabniškim imenom in geslom prijavimo v sistem (glej sliko 5.1), se nam odpre vstopna stran (glej sliko 5.2), ki jo lahko poljubno oblikujemo glede na potrebe in želje organizacije. Na levi strani izberemo vrsto dokumenta, ki ga želimo vnesti v dokumentni sistem. Izberemo dokument Poročilo o ugotovitvi in odpre se nam obrazec z zahtevanimi polji, ki jih je potrebno izpolniti, glede na to, katere metapodatke potrebujemo za ta dokument (slika 6.18). Ko izpolnimo vsa zahtevana polja in določimo odgovorne osebe, ki sodelujejo pri izpolnjevanju tega obrazca, izberemo datoteko Poročilo o ugotovitvi in pritisnemo OK. S tem sprožimo delovni tok dokumenta (slika 6.19). Vsebinski prikaz delovnega toka je prikazan v prilogi 3. Slika 6.18: Elektronski obrazec za vnos dokumenta Poročilo o ugotovitvi Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Vodja presoje izpolni elektronski obrazec Poročilo o ugotovitvi z vsemi zahtevanimi podatki in določi odgovorno osebo, presojevalce in osebo, ki zahteva ukrep. Pritisne OK 59

70 in s tem sproži delovni tok dokumenta. Oseba, ki mora zahtevati ukrep, dobi elektronsko pošto z linkom do dokumenta, s klikom na link se ji odpre aplikacija Novell Vibe, vanj se prijavi z uporabniškim imenom in geslom in takoj se ji prikaže stran z dokumentom (glej sliko 6.20). Izbere dokument in pritisne modify, da zahteva ukrepe in določi odgovorno osebo za ukrepanje in nato pritisne OK. Odgovorna oseba za ukrepanje nato na enak način izpolni svoj del dokumenta, in sicer analizira vzroke in predlaga ukrepe. Dokument gre nato k osebi, ki zahteva ukrepe v potrditev. Če jih ne potrdi, gre tok dokumenta nazaj v ponovno analizo in predlog ukrepov, če pa jih potrdi, gre tok dokumenta naprej k osebi, odgovorni za ukrepanje v izvedbo ukrepov. Ko so po določenem času ukrepi izvedeni, dokument potuje naprej k predstavniku vodstva za kakovost in/ali k vodji kakovosti v organizacijski enoti, ki napiše poročilo o izvedenem ukrepu (poročilo o verifikaciji), izpolni pa tudi pregled učinkovitosti izvedenega ukrepa (poročilo o validaciji). Če izvedeni ukrepi ne odpravljajo nepravilnosti, gre tok dokumenta v ponovno analizo in predlog ukrepov, če pa ukrepi nepravilnosti odpravljajo, gre tok dokumenta naprej k direktorju ali predstojniku ali vodji oddelka (odvisno od vrste ugotovitve) v potrditev učinkovitosti in nato v zaključek. Vsi, ki so sodelovali pri ugotavljanju nepravilnosti, dobijo elektronsko pošto z linkom do dokumenta, ki ima ob zaključku status»zaključen«. Slika 6.19: Grafični prikaz delovnega toka v Novell Vibeu Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) Na sliki 6.20 je prikazan seznam v Novell Vibe vnesenih poročil o ugotovitvi. Vidimo lahko poročila, ki so v različnih stanjih izpolnitve. 60

71 Slika 6.20: Seznam vnesenih Poročil o ugotovitvi Vir: Grahek, lastna raziskava (2013) 6.6 Kritična analiza predlaganih rešitev S predlaganimi rešitvami smo prikazali optimizacijo in informatizacijo za izbrane procese, kar s seboj prinaša tako določene prednosti in priložnosti kot tudi nekatere slabosti in nevarnosti Prednosti in priložnosti Z vpeljavo predlagane rešitve z Novell Vibeom bi zavod pridobil kar nekaj pomembnih novitet in prednosti, kot so v prvi vrsti hitrejša distribucija in pridobitev dokumentov ter enostavno in hitro iskanje. Z vpeljavo bi postalo poslovanje Zavoda bolj pregledno, saj bi bili dokumenti zbrani na enem mestu (centraliziran arhiv) in dostopni uporabnikom, ki bi imeli pravico dostopanja. Ker se v Novell Vibe lahko prijaviš od kjerkoli, kjer je možna internetna povezava, bi bili dokumenti dostopni vedno in povsod. Prav tako bi uporabniki dostopali do veljavnih verzij dokumentov, jih pregledovali in jih lahko tudi istočasno 61