VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR POSLOVNI SEKRETAR

Transcription

1 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR POSLOVNI SEKRETAR DIPLOMSKA NALOGA TADEJA LESJAK Maribor 2008 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

2

3 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR POSLOVNI SEKRETAR RACIONALIZACIJA ČASA IN DELA S POMOČJO ELEKTRONSKEGA SHRANJEVANJA V PODJETJU HENKEL SLOVENIJA TADEJA LESJAK Predavateljica - mentorica: Mentorica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Organizacija: Lektor/ica: Prevod v tuji jezik: Branka Kolarič, univ. dipl. ekon. Vedrana Vuković, univ. dipl. ekon. Henkel Slovenija Božena Kurbos, prof. slov. Kristina Pikelj, prof. ang. in nem. Maribor 2008 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

4 ZAHVALA V prvi vrsti bi se zahvalila svoji mentorici, ge. Branki Kolarič, ki mi je s svojimi strokovnimi nasveti pomagala pri pisanju diplomske naloge. Zahvalila bi se tudi podjetju Henkel Slovenija d.o.o., ki mi je omogočilo opravljanje praktičnega izobraževanja, ter mentorici ge. Vedrani Vuković. Zahvaljujem se tudi fantu, ki me je vzpodbujal skozi celoten študij in na koncu tudi pri pisanju diplomske naloge.

5 POVZETEK Praktično izobraževanje sem opravljala v podjetju Henkel Slovenija, in sicer na izvoznem oddelku. V njem imajo opravka z ogromnim številom dokumentov, ki pa se v veliki večini še vedno shranjujejo v papirnati obliki. Ravno v tem sem opazila težave, ki so nastale, ko je bilo potrebno poiskati kakšne dokumente za nazaj. Preden smo potreben dokument našli, je preteklo veliko časa, zato smatram, da smo izgubljali dragocen čas. V diplomski nalogi sem se odločila preučiti to težavo s pomočjo literature, virov in pa seveda zaposlenih. V vsakem podjetju je čas denar in zato je pomembno, da je le-ta najbolj koristno porazdeljen. Razlog za izbrano tematiko Racionalizacija časa in dela s pomočjo elektronskega shranjevanja, je bil rešiti težavo, saj se zaradi papirnatega shranjevanja izgublja preveč časa, s tem pa nastajajo tudi zamude pri delu. Z elektronskim shranjevanjem bi se tako marsikateri težavi izognili. V diplomski nalogi sem predstavila načine shranjevanja podatkov, pri čemer sem se osredotočila na elektronsko shranjevanje podatkov in prednosti, ki jih ta način prinaša. Na podlagi teoretičnih izhodišč sem posnela stanje v podjetju in ga analizirala. Ugotovila sem, da se zaradi klasičnega shranjevanja izgublja preveč časa, pa tudi delo ne poteka tekoče kot bi lahko. Za pomoč sem se obrnila tudi na zaposlene z anketnim vprašalnikom. Na podlagi tega sem podala nekaj izboljšav, ki bodo zaposlenim v pomoč pri njihovem delu. Za racionalizacijo dela in postopkov v zvezi s shranjevanjem dokumentarnega gradiva sem predlagala elektronski način shranjevanja in v prilogi tudi prikazala primer iz podjetja Comtech. Prav tako sem v prilogi prikazala primer najema elektronskega arhiva iz podjetja Arhiviraj.si. Ključne besede: klasično shranjevanje, dragoceni čas, racionalizacija časa, elektronsko shranjevanje.

6 ABSTRACT I did my work placement in the Export department of company Henkel Slovenija. This department deals with an enormous amount of documents, most of which are still stored in physical paper form. I noticed that many problems appear when employees try to locate old documents. Locating a document is very time-consuming and I consider the lost time very valuable. In my thesis I decided to research the above mentioned problem by studying different references, literature, as well as discussing the problem with the employees. Time is money in every company, therefore it is important to use time effectively. I decided for the topic Time and work rationalisation by electronic document storage because I wanted to solve the problem of lost time when storing documents in physical form and the delays in work that arise consequently. By storing documents electronically we would save ourselves a lot of problems. My thesis presents different ways of document storage; I focused on electronic storage of data and the advantages that this method brings. I based my research and analysis of company situation on theoretical background. I established that by classical storage of documents too much time is lost and the work is not as effective as it should be. I wanted to research the opinions of employees so I asked them to fill in a survey. Based on the analysis of the survey I suggested a few new and improved approaches which can help employees to be more effective. To save time in document storage I suggested the electronic way of storing documents and presented a practical example of company Comtech. In the enclosure I also presented an example of an electronic archive in company Arhiviraj.si. Key words: classical storage of documents, valuable time, time rationalisation, electronic storage of documents

7 KAZALA KAZALO VSEBINE 1 UVOD Namen diplomske naloge Cilji diplomske naloge Osnovne trditve Metode dela PREDSTAVITEV PODJETJA Dejavnost podjetja Najbolj znane blagovne znamke OBSTOJEČE STANJE V PODJETJU Predlogi izboljšav ARHIVIRANJE OZIROMA SHRANJEVANJE PODATKOV IN INFORMACIJ Shranjevanje podatkov splošno Način shranjevanja dokumentarnega gradiva Klasični način shranjevanja Elektronski način shranjevanja Mediji za shranjevanje dokumentarnega gradiva Elektronsko shranjevanje Razlogi za hrambo na sodobnih nosilcih Postopek digitalizacije papirnatih dokumentov Prednosti elektronskega shranjevanja Varovanje dokumentarnega gradiva pred poškodbami, uničenjem in izgubo Zakonske podlage arhiviranja OPIS PROBLEMA ANALIZA ANKETNIH REZULTATOV Predlogi izboljšav ZAKLJUČEK SEZNAM LITERATURE IN VIROV KAZALO SLIK Slika 1: Logotip podjetja Henkel Slovenija d.o.o Slika 2: Shematični prikaz posameznih faz optičnega branja... 20

8 KAZALO GRAFOV Graf 1: Izguba časa in motenje dela zaradi klasičnega shranjevanja Graf 2: Pogostost rabe dokumentov iz tekoče zbirke Graf 3: Pogostost rabe dokumentov iz arhiva podjetja Graf 4: Doslednost zaposlenih pri označevanju registratorjev Graf 5: Olajšanje dela zaradi elektronskega shranjevanja Graf 6: Stroški vzpostavitve elektronskega shranjevanja Graf 7: Strinjanje glede vzpostavitve elektronskega shranjevanja KAZALO PRILOG Priloga 1: Anketni vprašalnik Priloga 2: Primer elektronskega shranjevanja

9 1 UVOD V času izobraževanja se naučimo veliko teoretičnega znanja, ki pa ga moramo nato prenesti v prakso. Kot bodoče poslovne sekretarke bomo morale to znanje še kako znati realizirati. 1.1 Namen diplomske naloge Namen diplomske naloge je prikazati različne načine shranjevanja, še posebej pa elektronsko shranjevanje. Na ta način bi si pri delu prihranili čas in odpravili zamude. 1.2 Cilji diplomske naloge Glede na prebrano literaturo in pridobljeno znanje med študijem želim pomagati zaposlenim in jim s tem olajšati delo. Zato so cilji moje diplomske naloge: - opredeliti načine shranjevanja dokumentarnega gradiva, - poiskati vzroke odločanja za način shranjevanja (zakaj je za podjetje boljši klasični ali elektronski način shranjevanja), - oblikovati predloge izboljšav za racionalizacijo časa, prostora in denarja s pomočjo elektronskega shranjevanja. 1.3 Osnovne trditve Osnovne trditve diplomske naloge so: 1. Zaposleni se še vedno v veliki večini odločajo za klasičen način shranjevanja dokumentarnega gradiva, ker so nanj navajeni in ne prinaša sprememb v njihovo delo. 2. S pomočjo elektronskega shranjevanja bi zaposleni prihranili dragocen čas, prostor in tudi denar, njihovo delo bi bilo bolj racionalno. 9

10 1.4 Metode dela V teoretičnem delu bom na podlagi prebrane literature in virov, pa tudi študijske literature poiskala informacije, ki se mi zdijo pomembne. V praktičnem delu bom izvedla anketo med zaposlenimi v podjetju Henkel Slovenija na izvoznem oddelku. Anketne vprašalnike bom analizirala in na osnovi tega naredila še grafični prikaz, v pomoč mi bo program Excel. 10

11 2 PREDSTAVITEV PODJETJA Na spletni strani sem povzela nekaj podatkov, s katerimi bom predstavila podjetje, v katerem sem opravljala praktično izobraževanje. Napisala bom osnovne podatke, dejavnost, vizije, cilje in najbolj znane blagovne znamke podjetja ter povzela njihov logotip. Osnovni podatki Henkel Slovenija, katerega proizvodnja se nahaja v Mariboru, uprava in trženje pa v Ljubljani, je ena pomembnejših slovenskih industrijskih družb. V njem je zaposlenih okrog 600 delavk in delavcev; za Henkel pa dela po celem svetu več kot ljudi. Henkel Slovenija je del svetovnega koncerna Henkel s sedežem v Düsseldorfu v Nemčiji in je povezano podjetje Henkel srednja in vzhodna Evropa s sedežem na Dunaju. Direktor je g. Andreas Knöbl. Dejavnost podjetja Henkel Slovenija je podjetje za proizvodnjo in trženje kozmetike ter pralnih in čistilnih sredstev, lepil in kemičnih izdelkov ter za opravljanje trgovinske dejavnosti. Glede na tržni delež je vodilno podjetje na več področjih poslovanja in tehnologije. Ima močno razvito imajo mikrobiološko kontrolo izdelkov ter kontrole surovin, embalaže in končnih izdelkov. Vizija podjetja Vizija podjetja Henkel je omogočiti ljudem lažje, boljše in lepše življenje. To uresničujejo z nenehnimi inovacijami na področju razvoja proizvodov, tehnologij in sistema poslovanja. Kontinuirane izboljšave na področju zaščite okolja in potrošnika so stalni cilj politike Henkla. 11

12 Cilji podjetja Cilji podjetja so: - v proizvodnjo uvajati učinkovite, varne in ekonomične postopke, - z izdelki, ki temeljijo na trajnostnem razvoju, graditi konkurenčno prednost, - imeti odgovorne in motivirane zaposlene. Najbolj znane blagovne znamke Najbolj znane blagovne znamke podjetja so: Taft, Schauma, Persil, Silan, Pril, Bref, Perwoll, Fa, Poly, Vademecum. Logotip podjetja: Slika 1: Logotip podjetja Henkel Slovenija d.o.o. Vir: V nadaljevanju bom opisala obstoječe stanje v izvoznem oddelku, v katerem sem opravljala praktično izobraževanje. 12

13 3 OBSTOJEČE STANJE V PODJETJU Praktično izobraževanje sem opravljala na izvoznem oddelku podjetja Henkel, zato bom v nadaljevanju diplomske naloge opisala stanje, ki sem ga videla. Oddelek je sestavljen iz štirih pisarn, in sicer iz: - glavne pisarne (vodja oddelka), - pisarne, kjer se sprejemajo naročila kupcev oziroma naročnikov, - pisarne, kjer odpremljajo izdelki (razporejanje gotovih izdelkov na kamione) in - pisarne, v kateri imajo zaposleni določeno vrsto izdelka, s katerim se ukvarjajo in razpolagajo glede na naročila kupcev oziroma naročnikov. V vsaki pisarni so omare, ki jih je toliko, kolikor jim to dopušča prostor. V njih imajo tako imenovani tekoči arhiv, kar bi strokovno imenovala»tekočo zbirko dokumentarnega gradiva«. Dokumenti so shranjeni v mapah in registratorjih. Ko ti zapolnijo prostor v omarah, jih zložijo v kartonske škatle, v katere gre približno 15 registratorjev. Šele nato se odnesejo v arhiv podjetja ali»stalno zbirko dokumentarnega gradiva«. Ker je arhiv namenjen za celotno podjetje in s tem za vse oddelke, je razumljivo, da je le ta zelo zapolnjen in tudi nepregleden. Zaposleni v arhivu ima dokumente razdeljene po oddelkih, vendar so po večini v kartonskih škatlah, ki so zložene na police. V naslednjih korakih bom opisala, kako poteka samo delo na izvoznem oddelku. Postopek prejemanja naročil kupcev oziroma naročnikov poteka po naslednjih korakih: - postopek poteka preko sporočil oziroma e-pošte, - pri tem uporabljajo SOP program, - pa tudi Excel programa. Podatki se vnašajo fizično in je možen vpogled le za trenutno stanje. 13

14 Sledi faza preverjanja pokritosti z materiali. V tej fazi se preverijo obstoječe količine materialov. V kolikor je predviden primanjkljaj, se naročijo dodatne količine pri dobaviteljih s katerimi poslujejo. Postopek je naslednji: - V podjetju se uporablja program SAP (program, ki je zanesljiv in dostopen, vendar omogoča vpogled le trenutnega stanja). - Za dobavitelji se preverjajo: - termini oziroma roki (v Excel programu), - obstoječe zaloge (e-pošta, fizična pošta), - minimalne količine naročanja, - oblikovanje cen, - prihajajoči material. Sledijo naloge za tekoče delo v proizvodnji. Te naloge so: - delovni nalogi (izdelani v SAP programu in posredovani fizično v proizvodnjo), - tehtalni nalogi (izdelani v SAP programu in posredovani fizično v proizvodnjo), - planiranje kapacitet (stroji), - razporejanje ljudi (uporaba Excel programa). Nazadnje se preveri še napolnjenost skladišč. Za potrebe skladišč se: - vodijo zaloge (SAP program), - naročajo kamioni (telefaks). Ko so te faze zaključene, sledi odprema narejenega materiala. Vsako jutro smo po predhodnem naročilu prejeli po telefaksu število razpoložljivih kamionov. 14

15 S pomočjo SAP/SOP programa se pregledajo količine narejenega materiala in potrebe kupcev oziroma naročnikov. Nato se stiskajo količine in vrsta materiala, ki bodo šle na kamion za določeno državo. Vsi papirji, ki spadajo v odpremo enega kamiona, se pošljejo po telefaksu v skladišče. Duplikat papirjev pa se vloži v papirnato mapo in nato v registrator. Registratorji so razdeljeni po državah, hranijo pa se v omarah pisarne. 3.1 Predlogi izboljšav Glede na opisano obstoječe stanje, prebrano literaturo in analizo ankete, ki jo bom prikazala kasneje, bom predstavila nekaj izboljšav, ki bi zmanjšale izgubo časa in olajšale delo. Zapisala sem že, da imajo v oddelku opravka z ogromnim številom dokumentov, ki jih še zmeraj arhivirajo na klasičen način v papirni obliki, ki je običajno shranjena v registratorju. Ta način, po moji oceni, ni več optimalen, saj prihaja do velike izgube časa zaposlenih, posebno pri iskanju želenih podatkov. Pri naročilih kupcev, kjer je dokumentacija sicer računalniško podprta, menim, da obstoječ računalniški program ni ustrezen. Po mojem mnenju bi zaposlenim najbolj olajšalo delo, če bi jim računalniški sistem oziroma program omogočal, da bi imeli omogočen vpogled dela za nazaj. Svetujem, da bi bili podatki oziroma dokumenti razdeljeni po datumih, da bi tako bilo mogoče kar najhitreje poiskati potrebne podatke oziroma dokumente. S tem bi se izognili iskanju po registratorjih, ki odvzema dragocen čas in prekinja tekoče delo. Pri pokritosti z materialom je največja težava v tem, da so vsi potrebni podatki v različnih bazah, ki jih uporablja kar nekaj zaposlenih. Delo bi bilo olajšano, če bi vzpostavili skupno bazo z omejenim dostopom. S tem bi se izognili nenadzorovanemu vnašanju podatkov. Težavo vidim tudi v tem, da je arhiv podjetja namenjen vsem oddelkom v podjetju. Primerno bi bilo, da je dokumentarno gradivo v njem pravilno in natančno shranjeno. Arhiv je že razdeljen po oddelkih, potrebno bi bilo le še natančnejše označevanje in boljši pregled. Že same police bi lahko imele podatke, ki bi jih nato v oddelkih enako napisali na registratorje. Na ta način bi bilo iskanje veliko lažje. 15

16 Predlagam, da imajo registratorji identifikacijsko številko oddelka, na ovojnici je zapisano, kateri dokumenti so v njem, letnica, kdaj je dokument nastal in čas oz. rok hranjenja. V arhivu bi morale biti tudi protipožarne omare, v katerih bi bili dokumenti, ki se trajno hranijo in so zelo pomembni za podjetje. V nadaljevanju bom opisala arhiviranje oziroma shranjevanje podatkov. Podatki se lahko shranjujejo klasično in elektronsko. Ker diplomska naloga temelji na elektronskem shranjevanju, saj je po moji oceni, le to sodoben in pregleden način shranjevanja in arhiviranja dokumentacije podjetja, bom opisala predvsem ta način shranjevanja in njegove prednosti. 16

17 4 ARHIVIRANJE OZIROMA SHRANJEVANJE PODATKOV IN INFORMACIJ Vsako podjetje se samo odloči, na kakšen način bo shranjevalo podatke in informacije. Odloča se lahko med klasičnim (papirnatim) in elektronskim načinom shranjevanja. Odločitev pa temelji na potrebah, ki jih podjetja imajo. 4.1 Shranjevanje podatkov splošno Shranjevanje je postopek prevzemanja, hranjenja, vzdrževanja, strokovne obdelave in uporabe dokumentarnega in arhivskega gradiva v zbirki dokumentarnega gradiva oziroma v arhivu ustanove ali posameznika, je zapisal Žumer (2001, str. 48). Shranjujejo se dokumenti, ki so rešeni oziroma zaključeni in jih ne potrebujejo za tekoče poslovanje. Dokumentarno gradivo arhiviramo zaradi različnih potreb in hranimo v arhivu ustanove, dokler ne potečejo roki hranjenja. Roke določajo predpisi oziroma podjetje glede na potrebe dokumentov, še opozarja Žumer (2001, str. 48). 4.2 Način shranjevanja dokumentarnega gradiva Odločamo se lahko med dvema načinoma shranjevanja: - klasični način shranjevanja, - elektronski način shranjevanja Klasični način shranjevanja Klasično arhiviranje pomeni urejanje in izločanje arhivske dokumentacije v skladu s pravilniki, kajti brez njih ni mogoče opraviti kvalitetnega dela. Na spletni strani svetujejo, da obstoječo dokumentacijo uredimo po navodilih pravilnikov in opremimo z arhivskimi številkami ter ji določimo roke hrambe in lokacijo, pri tem pa vsekakor upoštevamo zakonska določila v zvezi s hrambo posameznih vrst dokumentacije (roki, načini), postopke dela za arhiviranje, navodila z obrazci za izločanje itd. 17

18 4.2.2 Elektronski način shranjevanja Zaradi velike količine dokumentov, ki se naberejo čez leta, je lahko elektronski način shranjevanja velika prednost, kar se tiče prostora shranjevanja. Pri tem načinu pa je prav tako veliko lažje poiskati dokumentarno gradivo. Za shranjevanje podatkov pa poznamo različne medije, ki jih bom na kratko opisala. 4.3 Mediji za shranjevanje dokumentarnega gradiva Skozi zgodovino so obstajali različni mediji za shranjevanje gradiva. Markelj in Hrženjak (2005, str. 36) sta jih opredelili: - Na papirju današnje kvalitete naj bi se podatki ohranili 10 do 30 let. - Na tonskih in video trakovih je življenjska doba do 20 let. - CD plošče in optični diski bi naj teoretično zdržali 30 do 100 Novi načini shranjevanja so po teoriji zelo obstojni, še trdita Markelj in Hrženjak (2005, str. 36). Nihče pa ne more z gotovostjo trditi, da se bodo tudi v resnici obdržali tako dolgo, saj so nastali pred kratkim in s trajnostjo zapisov nimamo nobenih izkušenj. 4.4 Elektronsko shranjevanje Markelj in Hrženjak (2005, str 31 32) sta o elektronskem shranjevanju zapisali, da je to shranjevanje dokumentarnega gradiva v digitalni obliki. Veljavna zakonodaja dovoljuje elektronsko shranjevanje dokumentov. Tako shranjeno gradivo ima tudi ustrezno dokazno vrednost, saj zaradi elektronske oblike ni mogoče odreči dokazne vrednosti in verodostojnosti. Hkrati pa zakonodajalec predpisuje, da je potrebno določene vrste dokumentov (obvezni izpis iz glavne knjige, ustanovitvene akte podjetja, nekatera finančna poročila, kadrovsko dokumentacijo itd.) hraniti v papirnati obliki ne glede na to, ali so nastali v elektronski obliki. 18

19 Merilo za zagotovitev funkcionalnosti elektronskega gradiva pa so ustrezni mehanizmi za preprosto in hitro iskanje informacij. Prav to pa so glavne prednosti takšnega arhiva. Pri tem je potrebno zagotoviti ustrezno varnost arhiviranih dokumentov. 4.5 Razlogi za hrambo na sodobnih nosilcih Takšno shranjevanje dokumentov ima številne prednosti, sta zapisali Markelj, Herženjak (2005, str. 32): - Dostopnost dokumentov (dokumenti so dostopni preko spleta; so časovno in krajevno neodvisni. Dostopni so nam kadarkoli jih potrebujemo). - Razpoložljivost dokumentov (možnost oddaljenega elektronskega shranjevanja brez dodatnih stroškov posredovanja, razmnoževanja, razpošiljanja). - Zmanjšanje stroškov (ni prostorske zasedenosti, stroškov tiskanja, fotokopiranja ter časa, porabljenega za iskanje dokumentov). - Zaščita pred izgubo in poškodovanjem dokumentov (ni tveganja za nenadzorovan iznos dokumentov iz arhiva). - Lažji nadzor nad uporabo dokumentom (sistem zagotavlja natančen nadzor nad uporabo določenega dokumenta in beleži vsak vpogled, spremembo ali izpis, kar zagotavlja revizijsko sledljivost skozi čas hrambe). - Zagotavljanje integritete dokumentov (dokumentom lahko ves čas dodajamo nove priloge k osnovnim dokumentom, tako da imamo vedno dostop do zadnje različice leteh). - Lažje obvladovanje delovnih procesov (do elektronsko arhiviranih dokumentov lahko dostopamo kar iz aplikacij, s katerimi opravljamo posamezni poslovni proces. Tako bi lahko na primer dostopali do elektronsko shranjene pogodbe ali naročilnice kar iz aplikacije, v kateri izdajamo račune). (Markelj, Herženjak, 2005, str ) 19

20 4.6 Postopek digitalizacije papirnatih dokumentov Postopek digitalizacije, kjer papirnati dokument spremenimo v binarni zapis in tako ustvarimo elektronsko kopijo dokumenta, po mnenju Markelj, Herženjak (2005, str. 33) razdelimo na več faz: - Priprava dokumentov za optično branje (gre za tehnično (zlaganje dokumentov iz registratorjev in map in odstranjevanje sponk) in vsebinsko (razdeljevanje dokumentov na posamezne vsebinske celote in morebitno opremljanje vodilnega lista vsebinske celote z elementi za avtomatsko identifikacijo ob skeniranju) pripravo). - Branje (proces je sestavljen iz optičnega branja dokumenta, nadzora kakovosti in ponovnega branja ob neustrezni kakovosti). - Označevanje dokumentov (gre za označevanje dokumentov z opisnimi oznakami, po katerih jih bodo uporabniki iskali v arhivu. Oznake se vnašajo ročno ali z orodji za avtomatsko prepoznavanje). - Arhiviranje skeniranega dokumenta (slika dokumenta in elementi za njegovo identifikacijo se prenesejo v elektronski arhiv. Zahteve za varno arhiviranje so zagotavljanje celovitosti, uporabnosti, dostopnosti, zanesljivosti in avtentičnosti). (Markelj, Herženjak, 2005, str. 33) Slika 2: Shematični prikaz posameznih faz optičnega branja Vir: 20

21 4.7 Prednosti elektronskega shranjevanja Ko je sistem elektronskega shranjevanja enkrat vzpostavljen, omogoča veliko prednosti. V knjigi je Györkös (2002, str ) opisal nekaj parametrov, zakaj je elektronski način shranjevanja boljši kot klasični. «Računalniško upodabljanje in arhiviranje dokumentov predstavlja brez dvoma temeljno funkcijo oziroma osnovni podsistem v celovitem sistemu za upravljanje dokumentov. Brez učinkovitega skeniranja in arhiviranja dokumentov imamo opravka zgolj z nekakšnim evidenčnim sistemom. Od ročnega dela se razlikuje zgolj v tem, da se različne evidence o dokumentih nahajajo v računalniškem sistemu, dokumente same pa še vedno fotokopiramo in jih prepisujemo, da lahko (počasi) krožijo in se izgubljajo.» V življenjskem ciklusu skeniranih dokumentov imamo opravka z naslednjimi ponavljajočimi se fazami ali aktivnostmi: - nastanek oziroma kreiranje dokumentov, - zajem, vnos podatkov v sistem za upravljanje dokumentov, - indeksiranje podatkov, - arhiviranje, - obdelava (procesiranje) podatkov iz dokumentov, - distribuiranje, - iskanje, pregledovanje ali popravljanje. Na osnovi teh ugotovitev že lahko predvidimo temeljne funkcije, ki jih mora imeti ustrezna programska oprema: - kontrola, nadzor delovanja skenerja in skeniranje samo, - kontrola kakovosti oziroma vidnosti dokumenta (gostota, kontrast, povečave), - izboljšanje vidnosti (čiščenje ozadja) in vertikalno poravnavanje strani, - vpis dodatnih opomb in komentarjev, kot sestavni del skeniranega dokumenta, - optično prepoznavanje znakov in priprava podatkov za iskanje po polnem besedilu, - pregledovanje in seveda - arhiviranje oziroma povezljivost s podsistemom arhiviranja. 21

22 Nekaj podatkov, ki so jih zbrale v ZDA različne svetovne in raziskovalne organizacije: - 90 % dokumentov, s katerimi imamo opravka vsak dan je pomešanih. - Zbiranje, razvrščanje in razpošiljanje dokumentov predstavlja 90 % tipičnih opravil v pisarni. - 7,5 15 % dokumentov se izgubi in za njihovo iskanje porabimo 30 % svojega časa. - Stroški za hranjenje informacij na papirju so neprimerno dražji kot hranjenje na optičnem disku. - V podjetju naredijo povprečno 19 kopij istega dokumenta. - Podjetja hranijo 90 % svojega znanja na papirjih in s prehodom na elektronsko obravnavanje dokumentov lahko zmanjšajo obseg arhiva za %. Ko so podatki shranjeni, sledi varovanje le-teh pred poškodbami, uničenjem in izgubo. 4.8 Varovanje dokumentarnega gradiva pred poškodbami, uničenjem in izgubo»v sklop varovanja dokumentarnega in arhivskega gradiva v tekočih in stalnih zbirkah spada tudi tako imenovano materialno varovanje, ki obsega vzdrževanje oziroma varovanje gradiva pred poškodbami, uničenjem, izgubo ali neupravičeno uporabo oziroma zlorabo, je zapisal Žumer (2005, str. 267), prav tako je to zapisano v temeljnem zakonu, ki ga moramo pri shranjevanju in arhiviranju dokumentarnega gradiva poznati. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), objavljen v Uradnem listu RS, št. 30/2006, z dne še določa, da se arhivsko gradivo trajno in neoporečno hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi. 22

23 4.9 Zakonske podlage arhiviranja Žumer (2001, str. 11) je opozoril na nekaj zakonov in uredb, ki se navezujejo na arhiviranje dokumentarnega gradiva ter jih moramo, še posebej poslovne sekretarke, poznati: - Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) (Uradni list RS, št. 30/2006) - Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) (Uradni list RS, št. 57/2000) - Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 59/1999). - Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 59/1999) - Pravilnik o ravnanju z zasebnim arhivskim gradivom (Uradni list RS, št. 59/1999) - Uredba o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva - Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006) - Uredba o poslovanju upravnih organov z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 91/2001). V nadaljevanju bom opisala težave, ki sem jih zasledila med opravljanjem praktičnega izobraževanja. 23

24 5 OPIS PROBLEMA Glede na obstoječe stanje na izvoznem oddelku, bom v nadaljevanju opisala nekaj težav, s katerimi sem se srečala v času opravljanja praktičnega izobraževanja. Pri posnetku stanja sem že zapisala, da se naročila kupcev sprejemajo preko elektronskih sporočil in posebne računalniške aplikacije, imenovane SOP program. Težava nastane, ko želijo naročniki videti naročila za nazaj, pa tega program ne omogoča. Edina rešitev je bila poiskati elektronsko sporočilo, vloženo v registratorju. S tem se je izgubljal čas, pa tudi delo je bilo prekinjeno. Zgodilo se je tudi, da smo potrebovali podatke oziroma dokumente, ki so že bili shranjeni v arhivu podjetja. Takrat smo potrebovali veliko časa, da smo te podatke našli. V arhivu so registratorji zloženi v kartonske škatle, zato je potrebnega kar nekaj časa, da najdeš iskani dokument. Največja količina dokumentov pa se nabira pri odpremah. Tam težave klasičnega arhiviranja pridejo še bolj do izraza. Registratorji, ki se napolnijo tudi v enem tednu, se odložijo v kartonske škatle. V pisarni smo hranili po dve polni škatli, preden smo jih odnesli v arhiv. Te dokumente smo še pogosteje potrebovali za nazaj, predvsem pri reklamacijah naročnikov. Ker o težavah, povezanih s shranjevanjem, vedo največ zaposleni, sem se odločila za anketni vprašalnik. S pomočjo analize anketnih vprašalnikov sem povzela mnenja zaposlenih. 24

25 6 ANALIZA ANKETNIH REZULTATOV V podjetju Henkel sem opravila raziskovalno nalogo v obliki ankete. Za anketo sem se odločila, ker sem želela dobiti čim bolj natančne podatke, ki so pomembni za diplomsko nalogo. Anketirala sem zaposlene v izvoznem oddelku, saj sem tam opravljala praktično izobraževanje, zato se anketa navezuje le na ta oddelek. Rezultati in komentarji anketnega vprašalnika Zaposlenih je 20 ljudi in vodja. Vse sem zaprosila za sodelovanje in jim razdelila anketne vprašalnike. Vrnjenih je bilo 15 anketnih vprašalnikov. Najprej me je zanimalo, ali se jim zdi, da je klasičen način shranjevanja ovira pri njihovem delu. Graf 1: Izguba časa in motenje dela zaradi klasičnega shranjevanja Izguba časa in motenje dela zaradi klasičnega shranjevanja 20% 33% 47% Včasih Ponavadi Nikoli Iz grafa 1 je razvidno, da je precej več takih, ki jih klasično shranjevanje ovira pri delu ponavadi ali vsaj občasno. Redki so tisti, ki jih tak sistem shranjevanja ne ovira. Naslednja vprašanja pa so bila neposredno vezana na uporabo tega načina shranjevanja. 25

26 Graf 2: Pogostost rabe dokumentov iz tekoče zbirke Pogostost rabe dokumentov iz tekoče zbirke 60% 7% 33% Večkrat na dan Včasih Nikoli Graf 2 prikazuje, kako pogosto zaposleni uporabljajo dokumente iz tekoče zbirke. Vidimo lahko, da jih večina rabi le občasno, nekaj pa je takih, ki jih potrebujejo večkrat na dan. Zelo malo je takih, ki teh dokumentov sploh ne potrebujejo. Graf 3: Pogostost rabe dokumentov iz arhiva podjetja Pogostost rabe dokumentov iz stalne zbirke 60% 33% 7% 3 x na leto 1 x na mesec Nikoli Graf 3 prikazuje, kako pogosto zaposleni potrebujejo dokumente, ki so spravljeni v arhivu podjetja oziroma stalni zbirki. Dobra polovica je takih, ki teh dokumentov ne potrebuje, preostali jih rabijo občasno. 26

27 Graf 4: Doslednost zaposlenih pri označevanju registratorjev Doslednost označevanja registratorjev 87% 0% 13% Včasih Vedno Nikoli Iz grafa 4 je razvidno, da velika večina zaposlenih dosledno označuje registratorje. Nekaj pa je takih, ki to počnejo včasih. Ker sem takšne odgovore pričakovala, sem jih v nadaljevanju spraševala o njihovem mnenju glede sodobnejšega, elektronskega načina shranjevanja dokumentarnega gradiva. Graf 5: Olajšanje dela zaradi elektronskega shranjevanja Olajšanje dela s pomočjo elektronskega shranjevanja 7% Da Ne 93% Graf 5 prikazuje, ali bi jim vzpostavitev elektronskega shranjevanja olajšala delo. Velika večina se je strinjala, da bi jim tak sistem dela odgovarjal. 27

28 Graf 6: Stroški vzpostavitve elektronskega shranjevanja Ali so stroški vzpostavitve elektronskega shranjevanja preveliki? 13% Da Ne 87% Iz grafa 6 je razvidno, da je večina zaposlenih mnenja, da vzpostavitev sistema za elektronsko shranjevanje ne bi bil prevelik strošek za podjetje. Graf 7: Strinjanje glede vzpostavitve elektronskega shranjevanja Vzpostavitev elektronskega shranjevanja 0% Da Ne 100% Iz grafa 7 je razvidno, da se prav vsi zaposleni strinjajo z vzpostavitvijo elektronskega sistema shranjevanja podatkov. 28

29 Komentar: Na podlagi anketnih vprašalnikov sem dobila različne odgovore zaposlenih v izvoznem oddelku podjetja Henkel. Iz rezultatov je razvidno, da večina zaposlenih ni zadovoljna z dosedanjim načinom shranjevanja podatkov oziroma dokumentov. Velika večin zaposlenih občasno ali večkrat na dan potrebuje dokumente iz tekočega arhiva, zaradi česar izgubljajo čas, pri tem pa je moteno njihovo tekoče delo. To je dovolj razvidno iz odgovorov na vprašanje 7, ko so se prav vsi zaposleni strinjali, da bi podprli vzpostavitev elektronskega shranjevanja podatkov. Vsak zaposleni je podal tudi svoje mnenje, kaj bi jim sistem elektronskega shranjevanja pomenil. Mnenja zaposlenih so bila: - prihranek na času pri iskanju podatkov, - hitrejši dostop do podatkov, - manj izgube časa s shranjevanjem v fascikle, - olajšanje dela in lažji dostop do arhiviranih podatkov, - lažji pregled, iskanje in dostop do podatkov, - hitra reakcija na spremembe, - večja preglednost in nadzor nad podatki, - večja dostopnost vsem zaposlenim. 6.1 Predlogi izboljšav Na osnovi analize anketnih vprašanja in prebrane literature bom v nadaljevanju podala svoje predloge izboljšav: - večina zaposlenih sicer dosledno označuje registratorje; ker pa je nekaj takih, ki tega ne počnejo, se takoj poveča nepreglednost dokumentov. Zaradi tega predlagam, da prav vsi zaposleni po pravilih, ki bi jih določili, označujejo registratorje, saj bi s tem avtomatično pripomogli k lažjemu iskanju le-teh. 29

30 - Ker večina zaposlenih redno pri svojem delu potrebuje dokumente, ki so vloženi v registratorje tekoče zbirke, bi predlagala vzpostavitev elektronskega sistema shranjevanja. - Elektronski sistem shranjevanja podatkov bi moral biti razdeljen na različne baze podatkov. Na ta način se omeji nenadzorovan vnos podatkov kot tudi sprememba leteh. V prilogi sem povzela tak primer elektronskega shranjevanja od podjetja Comtech. - Sprva je morda velik finančni zalogaj za podjetje, vendar pa se za tako veliko podjetje, kot je Henkel, vsekakor splača. Prihranili bi ogromno prostora, ki ga zavzema klasičen način shranjenih podatkov. - Zaposliti nekoga, ki bi sproti urejal, predvsem pa vzdrževal ta način shranjevanja. Že ob nakupu ustreznega elektronskega načina, bi sklenili s prodajalcem tega sistema takšno pogodbo, ki bi zajemala tudi izobraževanje zaposlenih za uporabo tega načina oziroma sistema shranjevanja podatkov. 30

31 7 ZAKLJUČEK V svoji diplomski nalogi sem želela izboljšati in olajšati delo zaposlenim v izvoznem oddelku v podjetju Henkel Slovenija d.o.o. S pomočjo prebrane literature, virov in analize anketnih vprašalnikov sem podala izboljšave, za katere sem prepričana, da bi jim olajšale delo in s tem prihranek na času. Pri delu z dokumenti bi jim svetovala, da že od samega začetka skrbijo za dosledno in natančno označevanje registratorjev. Ker gre za tako veliko podjetje, bi jim vsekakor bilo v pomoč, če bi se odločili za elektronski način shranjevanja podatkov. Elektronski arhiv bi bil v pomoč prav vsem oddelkom v podjetju. Ta bi bil dostopen vsem, seveda pa bi bilo potrebno omejiti vnos vanj le na pooblaščene osebe. Prepričana sem, da sem s svojo diplomsko nalogo dokazala, da: - je glede na velikost podjetja primernejši elektronski način shranjevanja, saj na ta način prihranijo veliko prostora, ki je potreben za klasičen način shranjevanja, torej je ta način veliko bolj racionalen kot sedanji; - je pomembno, da se dokumenti, ki morajo biti v papirnati obliki, vlagajo v natančno označene registratorje, saj s tem olajšajo poznejše iskanje; - bi bili zaposleni veseli elektronskega načina shranjevanja, saj bi jim le ta olajšal delo. Prihranili bi tudi izgubljeni čas, ki ga porabijo za iskanje podatkov oziroma dokumentov v registratorjih, torej bi bilo delo opravljeno optimalno ter zato bolj racionalno. Pri pisanju diplomske naloge sem naletela tudi na nekaj težav, ki so bile povezane predvsem z iskanjem ustrezne literature. Kot bodoča poslovna sekretarka si želim delati v podjetju, kjer se ne bojijo sprememb, saj nam le-te lahko omogočajo, da bo naše delo potekalo čim bolj ažurno. 31

32 8 SEZNAM LITERATURE IN VIROV Knjige: 1. Gyórkó, J., Pivka, M., Premzl, V. (2002) Sodobni arhivi, Maribor, Koda Press. 2. Herženjak, V., Markelj, T. (2005) Sodobno pisarniško poslovanje, Maribor, Doba. 3. Žumer, V. (2001) Arhiviranje zapisov, Ljubljana, GV založba. Viri: 1. Mikrografija (2005) Elektronski vir, [dostop 8. junij 2007] 2. Skrt, R. (2006) Elektronski zajem in arhiviranje dokumentov, Nasvet. Dostopno na: [dostop 8. junij 2007] Zakoni: - Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) (Uradni list RS, št. 30/2006) - Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) (Uradni list RS, št. 57/2000) - Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 59/1999). - Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 59/1999) - Pravilnik o ravnanju z zasebnim arhivskim gradivom (Uradni list RS, št. 59/1999) - Uredba o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva - Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006) - Uredba o poslovanju upravnih organov z dokumentarnim gradivom (Uradni lest RS, št. 91/2001). 32

33 IZJAVA O AVTORSTVU Tadeja Lesjak, študentka Višje strokovne šole Maribor, smer poslovni sekretar, izjavljam, da je diplomska naloga z naslovom Racionalizacija časa in dela s pomočjo elektronskega shranjevanja moje avtorsko delo. Maribor, maj

34 PRILOGA: Priloga 1: anketni vprašalnik ANKETNI VRAŠALNIK Spoštovani, sem Tadeja Lesjak, študentka Višje strokovne šole Maribor, smer poslovni sekretar. Naslov moje diplomske naloge je Racionalizacija časa in dela s pomočjo elektronskega shranjevanja in vas prosim za pomoč. Pred vami je anketni vprašalnik. Pri vsakem vprašanju so trditve in tisto, za katero ste se odločili, prosim, obkrožite. Zelo bom vesela tudi vaših komentarjev. 1) Ali zaradi klasičnega shranjevanja izgubljate čas in je moteno vaše delo? Včasih Ponavadi Nikoli 2) Kako pogosto potrebujete dokumente, ki so vloženi v registratorje tekoče zbirke (omare v pisarni)? Večkrat na dan Včasih Nikoli 3) Ali morate kdaj po dokument v arhiv podjetja oziroma pokličete v arhiv, da vam jih poiščejo? 3x na leto 1x na mesec Nikoli 4) Ali registratorje dosledno označujete? Včasih Vedno Nikoli 5) Ali bi vam vzpostavitev sistema elektronskega shranjevanja olajšalo delo? Da Ne 34

35 6) Ali menite, da bi bila vzpostavitev elektronskega shranjevanja prevelik strošek za podjetje? Da Ne 7) Bi vi podprli vzpostavitev elektronskega shranjevanja? Da Ne 8) Kaj bi za vas pomenila uporaba elektronskega arhiva? Za vaše odgovore se vam zahvaljujem. 35

36 Priloga 2: Primer elektronskega shranjevanja PRIMER ELEKTRONSKEGA SHRANJEVANJA povzet po podjetju Comtech Pri iskanju dokumenta najprej opredelimo ustrezne kriterije. Vir: 36

37 Prikaže se nam seznam zadetkov dokumentov, ki ustrezajo kriterijem. Vir: V meniju izberemo, kaj želimo storiti. Vir: 37

38 Pri dodajanju novega dokumenta najprej vpišemo ustrezne podatke. Vir: Dokument, ki smo ga dodali, se prikaže v seznamu zadetkov. Vir: 38

39 Priloga 3: Primer cen za elektronski arhiv PRIMER CEN ZA NAJEM ELEKTRONSKEGA ARHIVA povzeto po podjetju Arhiviraj.si Cene so izražene v EUR in ne vključujejo 20% DDV. Produkt/storitev Paket hrambe 5H2-5 mesečna naročnina Paket hrambe 5H5 mesečna naročnina Paket hrambe 5H12-5 mesečna naročnina Paket hrambe 10H2-5 mesečna naročnina Paket hrambe 10H5 mesečna naročnina Paket hrambe 10H12-5 mesečna naročnina Večji paketi Diskovna omejitev (v MB) Št. uporab Mesečna naročnina do EUR do EUR do EUR do EUR do EUR do EUR glede na povpraševanje Cenik priklopa in dodatnih storitev: Produkt/storitev EM Cena na EM Priklop storitve kos 500 EUR Dodatni uporabnik/mesečna naročninae kos 2 EUR Izobraževanje uporabnika (osnovno)/udeleženec kos 25 EUR Prenos dokumentov po varni povezavi MB 0,10 EUR Uvoz dokumenta v arhiv kos 0,002 EUR Uvoz elektronsko podpisanega dokumenta v arhiv kos 0,01 EUR Rešitev problema v klicnem centru kos 4 EUR Digitalno potrdilo ponovna izdaja kos 30 EUR 39

40 Odprava napak v naročnikovih obdelavah ura 50 EUR Dodatna dela na zahtevo naročnika ura 50 EUR Potni stroški - do 25 km skupne poti (delo na lokaciji naročnika) kos 25 EUR Potni stroški - vsak nadaljnji km nad 25 km skupne poti (delo na lokaciji naročnika) km 0,50 EUR 40