DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA Jana Senica Maribor, september 2013

2 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA UČINKOVITO VODENJE DOKUMENTACIJE V SISTEMIH VODENJA EFFECTIVE MANAGEMENT OF DOCUMENTATION IN MANAGEMENT SYSTEMS Kandidatka: Jana Senica Program: Visokošolski strokovni Študijska usmeritev: Marketing Mentor: mag. Andrej Smogavc-Cestar Študijsko leto: 2012/2013 Maribor, september 2013

3 3 PREDGOVOR V diplomskem seminarju sem raziskala e-dokumentiranje ter na tej osnovi podala predloge za izboljšave v podjetju Grammer Automotive Slovenija d. o. o., kjer sem opravljala praktično izobraževanje in sem podrobneje spoznala vodenje nekaterih dokumentov. v podjetje vsak dan prihaja veliko raznovrstnih dokumentov, ki morajo biti ustrezno vodeni. V podjetju imajo ustrezno vodene dokumente, vendar bi s pomočjo e-dokumentiranja imeli še večji nadzor nad dokumenti. Cilji diplomskega seminarja so preučiti postopke obvladovanja dokumentacije, ki so v skladu z zahtevami najpogosteje uporabljanih sistemov vodenja (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS in ISO/TS 16949), preučiti možne načine izvedbe obvladovanja dokumentacije s posebnim poudarkom na elektronskem načinu obvladovanja; preučiti kakšna je zakonska regulativa elektronskega obvladovanja dokumentacije v Sloveniji. Ugotoviti na kakšen način vodijo in upravljajo dokumentacijo v podjetju Grammer Automotive Slovenija d. o. o. ter kje bi se lahko izboljšali v smislu uvedbe e-dokumentacije v podjetju Grammer. Glavni predpostavki diplomskega seminarja sta bili, da je za podjetje zelo pomembno, da ima vpeljan učinkovit sistem upravljanja dokumentacije, ker je brez učinkovitega sistema težko nadzorovati množico dokumentov v podjetju in, da bo sistem za obvladovanje dokumentov podjetju omogočil, da vpeljejo elektronsko obvladovanje dokumentov, ker se dokumenti na vhodu v podjetje pretvorijo v elektronsko obliko in s tem se prepreči izguba, imajo boljši pregled nad delovnimi nalogami, hitrejši dostop do informacij, večji pregled nad delovnimi procesi in prihranek časa potrebnega za delo z dokumenti. Ugotovila sem, da je za podjetje zelo pomembno, da ima vpeljan učinkovit sistem upravljanja dokumentacije, saj je brez učinkovitega sistema težko nadzorovati množico dokumentov v podjetju. S pomočjo literature in praktičnega primera sem ugotovila, da mora imeti podjetje učinkovit sistem upravljanja dokumentacije, da ne zgubi dokumentov, da ima boljšo sledljivost dokumentov in druge prednosti, ki omogočajo lažje poslovanje podjetja. S tem sem potrdila svojo prvo predpostavko. Ugotovila sem tudi, da je DMS elektronsko obvladovanje dokumentov, kjer se dokumenti na vhodu v podjetje pretvorijo v elektronsko obliko. S tem se prepreči izguba dokumentov, izboljša se pregled nad delovnimi nalogami, dostop do informacij je hitrejši, poveča se pregled nad delovnimi procesi in prihrani se čas, potreben za delo z dokumenti.

4 4 KAZALO 1 UVOD OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA NAMEN IN CILJI DIPLOMSKEGA SEMINARJA PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE DIPLOMSKEGA SEMINARJA PREDVIDENE METODE DIPLOMSKEGA SEMINARJA TEORETIČNI DEL SISTEMI VODENJA KAJ SO SISTEMI VODENJA? ISO SISTEMI IN NJIHOVA ZGODOVINA NEKATERE SKUPNE ZAHTEVE RAZLIČNIH SISTEMOV VODENJA ZAHTEVE PO OBVLADOVANJU DOKUMENTACIJE V RAZLIČNIH SISTEMIH VODENJA ISO ISO OHSAS ISO/TS DOBRE PRAKSE OBVLADOVANJA DOKUMENTACIJE KLASIČNO OBVLADOVANJE (FIZIČNE) DOKUMENTACIJE ELEKTRONSKO OBVLADOVANJE DOKUMENTACIJE ZAHTEVE IN USMERITVE SLOVENSKE ZAKONODAJE (ZVDAGA) TVEGANJA PRI OBVLADOVANJU DOKUMENTACIJE ELEKTRONSKI SISTEM ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI (EDMS) ELEKTRONSKI SISTEMI ZA DOKUMENTACIJSKO POSLOVANJE (DMS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS) KAJ JE UPRAVLJANJE DOKUMENTOV (DMS)? MOŽNI NAČINI E-DOKUMENTACIJE IN NJIHOVE PASTI (INTERNA SKUPNA RABA DATOTEK, INTRANET PORTAL, DATOTEKE V OBLAKU) OBIČAJNE FUNKCIONALNOSTI PROFESIONALNEGA DMS-A KAJ MORA MINIMALNO ZAGOTAVLJATI DOBER DMS SISTEM, DA BO SKLADEN Z ZAHTEVAMI STANDARDOV? PREGLED IN ANALIZA NEKATERIH DMS SAP DMS ALFRESCO MIKROGRAFIJA PRAKTIČNI DEL PREDSTAVITEV PODJETJA NAČIN TRENUTNEGA OBVLADOVANJA DOKUMENTACIJE V PODJETJU MOŽNE DRUGAČNE REŠITVE, NJIHOVE PREDNOSTI IN PASTI SKLEP LITERATURA IN VIRI... 76

5 5 KAZALO SLIK Slika 1: Integracija sistemov vodenja Slika 2: Graf želva Slika 3: GBS Slika 4: Podrobnosti procesa Slika 5: Dokumenti, povezani s funkcijo Slika 6: Iskanje risbe Slika 7: Izbor risbe Slika 8: Klik na izbor risbe Slika 9: Izbor zadnje verzije Slika 10: Risba Slika 11: Iskanje Slika 12: Želeni kupec Slika 13: Seznam Slika 14: Primer dokumenta Slika 15: Postopek obravnave računov Slika 16: Vnos računa v SAP Slika 17: Knjižen račun Slika 18: Primer skeniranega računa Slika 19: Črtna koda Slika 20: Zloženi dokumenti po zaporednih številkah Slika 21: Postopek vodenja drugih dokumentov KAZALO TABEL Tabela 1: Delitev dokumentov... 58

6 6 1 UVOD 1.1 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA Zagotavljanje kakovosti je del vodenja kakovosti, ki je osredotočen na vzpostavljanje zaupanja, da bodo zahteve za kakovost izpolnjene. V bistvu gre za to, da nam lahko odjemalci zaupajo še preden pričnejo sodelovati z nami. Zagotavljanje kakovosti poudarja pomen preprečevanja pred popravljanjem napak. Napake in neskladnosti lahko preprečujemo le, če poznamo, razumemo in kontroliramo procese ter z ustreznimi ukrepi preprečujemo njihov nastanek. Sistem kakovosti pa je soodvisen in povezan z vsemi dejavnostmi, ki so neposredno povezane s kakovostjo proizvoda ali storitve. Organizacija mora upoštevati koristi, stroške in tveganja tako za kupca kot za sebe. Sistem vodenja kakovosti pa določa, kakšna mora biti organizacijska struktura za izvajanje politike ter kakovosti firme, kakšne so naloge in odgovornosti v okviru organizacijske strukture ter dokumentiranje procedure za vsa področja, ki vplivajo na kakovost proizvoda ali storitve. Sistem kakovosti je razdeljen na dokumente kakovosti (poslovnik kakovosti) in zapise o kakovosti. Pomembno je, da je vsak dokument pred izdajo pregledan in odobren in da so podatki ažurirani. (Pivka, 2000) Za obravnavanje učinkovitega vodenja dokumentacije sem se odločila, ker je v številnih podjetjih veliko znanja in premoženja spravljenega v dokumentih, ne pa tudi v podatkovnih bazah. Podatkovne baze so v primerjavi s fizičnimi dokumenti boljše zaradi shranjevanja velikih količin podatkov, do katerih lahko hitro dostopamo, zaradi hitrega in natančnega prenosa podatkov in zaradi hitre in natančne obdelave ter preoblikovanja podatkov. Zato so na tem področju potrebne izboljšave. Po ISO 9001 je potrebno dokumente obvladovati ter vzpostaviti dokumentiran postopek za pregled in odobritev dokumentov pred izdajo, pregled, potrebno posodobitev in ponovno odobritev dokumentov, identifikacijo veljavnih izdaj dokumentov, zagotoviti, da so ustrezne izdaje primernih dokumentov na voljo na mestih uporabe, da dokumenti ostanejo prepoznavni in dostopni, da so dokumenti zunanjega izvora identificirani, njihovo razdeljevanje pa obvladamo ter preprečiti namerne uporabe zastarelih dokumentov in uporabe primere identifikacije zanje, če se obdržijo za kakršen koli namen. Kljub temu, da standard natančno definira, kako je potrebno voditi dokumente, je obvladovanje dokumentacije za veliko podjetij še vedno velik problem in vprašanje, kako narediti obvladovanje dokumentov hitrejše, zanesljivejše, dostopnejše, varnejše in takšno, da je še vedno skladno z zahtevami standarda. 1.2 NAMEN IN CILJI DIPLOMSKEGA SEMINARJA V diplomskem seminarju bom raziskala e-dokumentiranje ter na tej osnovi podala predloge za izboljšave v podjetju Grammer Automotive Slovenija d. o. o.

7 7 Cilji: - preučiti postopke obvladovanja dokumentacije, ki so v skladu z zahtevami najpogosteje uporabljenih sistemov vodenja (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 in ISO/TS 16949:2009); - preučiti možne načine izvedbe obvladovanja dokumentacije, s posebnim poudarkom na elektronskem načinu obvladovanja; - preučiti zakonsko regulativo elektronskega obvladovanja dokumentacije v Sloveniji; - ugotoviti, na kakšen način v podjetju Grammer Automotive Slovenija d. o. o. vodijo in upravljajo dokumentacijo; - podati predloge za izboljšanje v smislu uvedbe e-dokumentacije v tem podjetju. 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE DIPLOMSKEGA SEMINARJA 1. Za podjetje je zelo pomembno, da ima vpeljan učinkovit sistem upravljanja dokumentacije, ker je brez učinkovitega sistema težko nadzorovati množico dokumentov v podjetju. 2. DMS je elektronsko obvladovanje dokumentov, kjer se dokumenti na vhodu v podjetje pretvorijo v elektronsko obliko in s se tem prepreči izguba, imajo boljši pregled nad delovnimi nalogami, hitrejši dostop do informacij, večji pregled nad delovnimi procesi, prihrani pa se tudi čas, potreben za delo z dokumenti. Ker sem si za analiziranje tematike izbrala podjetje Grammer Automotive Slovenija d. o. o., se bom omejila zgolj na to podjetje ter na ureditev dokumentacije, saj so zahteve ISO sistemov bistveno širše. Pri pridobivanju podatkov ne bom imela posebnih težav, saj bodo vsi podatki dostopni s strani podjetja. 1.4 PREDVIDENE METODE DIPLOMSKEGA SEMINARJA Teoretični del diplomske naloge bom pripravila na podlagi razpoložljive literature in internetnih virov ter z uporabo internih podatkov podatkovnih baz podjetja. Torej bom pri delu uporabljala predvsem deskriptivno metodo. Za praktični del pa bom za osnovno gradivo in druge pomembne informacije našega obravnavanega področja za sodelovanje zaprosila vodjo kakovosti v podjetju.

8 8 2 TEORETIČNI DEL 2.1 SISTEMI VODENJA Danes poznamo različne delitve sistemov vodenja. V poslovni praksi organizacij je popularna delitev na: sistem vodenja kakovosti, sistem ravnanja z okoljem, sistem vodenja zdravja in varnosti pri delu, sistem vodenja tveganj, sistem vodenja varnosti informacij in IT, sistem vodenja kadrov, sistem vodenja financ, sistem vodenja razvoja in tehnologije. Sistemi vodenja so vzpostavljeni kot pripom oček za lažje odločanje. Vzrok za vzpostavitev pa so pričakovane koristi, ki se z njimi pridobijo in tveganja, ki se z njihovim uvajanjem obvladajo. Koristi se izražajo skozi boljše poslovne rezultate, zadovoljstvo zainteresiranih strani, z znanjem zaposlenih, obvladovanjem procesov ipd. Tveganja pa se obvladujejo za področja okolja, zaposlenih, informacij, izdelkov, financ, komercialnih odnosov, politike, tehnologij ipd. Sistemi vodenja vključujejo zahteve zakonov in lahko vključujejo zahteve ali vodila določenih standardov, ki so jih države ali organizacije uvedle za lažje obvladovanje vodenja področij, za katera so bili zapisani. Z uvajanjem takšnih sistemov se organizacije identificirajo z določenim načinom dela. Organizacije omogočajo pregled področij delovanja državnim institucijam, ki presojajo skladnost delovanja s predpisi. Organizacije pa lahko dovolijo presojo tretje neodvisne organizacije, ki presodi, ali organizacija dela ali posluje v skladu z zahtevami ali vodili določenega standarda. Če se ozremo na globalno komponento delovanja organizacij, je zelo pomembna prepoznavnost organizacije s standardi, v skladu s katerimi deluje. Še pomembnejša plat uvedbe sistema vodenja pa je znanje, ki ga je možno prenesti v novo okolje. Podobno stanje kot je v matrični organizaciji je možno vzpostaviti v kratkem času. Številne globalne organizacije nam to dokazujejo. Za primer lahko vzamemo izdelovalce pohištva, proizvajalce pijač, trgovske verige, farmacijo in podobno. Za zelo veliko sistemov vodenja, ki obstajajo danes, gledano kot celota, je značilna velika kompleksnost. Pri organizacijah povzroča nemalo težav, še posebej pri malih organizacijah, ki so kadrovsko omejene. V sistemih se pojavljajo elementi, ki so značilni v vsakem sistemu in imajo skupne točke. Povsod se pojavlja odgovornost vodstva, organizacijska struktura, politika, planiranje, cilji, viri, merjenja, presoje, neskladnosti, korektivni in preventivni ukrepi, izboljšave, metode analize, pregled vodstva itd. (Tič in Strašek 2004, 45 46) KAJ SO SISTEMI VODENJA? Sisteme vodenja lahko razumemo predvsem kot mednarodno soglasje o dobri praksi vodenja organizacij, ali kot dogovor, ki na določeni stopnji povzema izkušnje najboljših,

9 9 vodilnih v svetu. Zato so sistemi vodenja eno izmed pogosto uporabljenih orodij vodstev organizacij za doseganje poslovne uspešnosti (SIQ2010). Vsak posamezen standard sistema vodenja predstavlja en del vodenja organizacije. Zato je povsem razumljivo, da njihovo združevanje daje možnost za izboljšavo celotnega sistema vodenja organizacije. Osnovni standard sistema vodenja organizacije je trenutno standard za sistem vodenja kakovosti ISO 9001:2008. Je tudi osnova ostalih standardov, ki se nanj nadgrajujejo in ga razširjajo. Katerega od obstoječih standardov bo organizacija poleg standarda ISO 9001:2008 še uporabljala, pa je odvisno od dejavnosti posamezne organizacije. Organizacije, ki s svojo dejavnostjo pomembno vplivajo na okolje, bodo uvedle sistem v skladu z zahtevami standarda ISO 14001:2004. Organizacije, ki upravljajo s podatki, bodo uporabile enega od informacijskih standardov (ISO/IEC 27001:2005, Qweb). Organizacije, ki so udeležene v prehranski verigi, bodo uvedle sistem HACCP ali standard ISO 22000:2005. Organizacije, ki se pri delu srečujejo z večjo nevarnostjo poškodb in ogrožanja zdravja, bodo uporabljala standard BS OHSAS 18001:2007. Organizacije, ki dobavljajo avtomobilski industriji, bodo uporabile ustrezen standard za avtomobilsko industrijo ISO/TS 16949:2009, organizacije, ki izdelujejo medicinske izdelke pa npr. standard ISO 13485:2003. Posamezna organizacija lahko svoj sistem vodenja kakovosti nadgradi tudi z več dodatnimi sistemi, odvisno od njene dejavnosti (SIQ 2010) ISO SISTEMI IN NJIHOVA ZGODOVINA Razvoj standardov kakovosti ISO (»sistem ISO za vodenje kakovosti«) Standardizacija je dejavnost vzpostavljanja določil glede na dejanske ali možne težave za skupno in ponavljajočo se uporabo z namenom, da se doseže optimalna stopnja urejenosti na danem področju. Gre za prostovoljno in metodično izvajanje materialnih in nematerialnih predmetov v korist skupnosti, pri čemer sodelujejo vsi zainteresirani. Prednosti standardizacije so predvsem izboljševanje primernosti proizvodov, procesov in storitev za njihove predvidene namene, preprečevanje ovir v trgovanju tehničnega sodelovanja. Standardi kakovosti omogočajo enoten jezik med odjemalci in proizvajalci. Gre za dokumentirane sporazume, ki vsebujejo tehnične opise in druga natančna merila, kot so pravilniki, navodila, obrazci ipd.»standard je dokument, ki nastane s konsenzom in ga odobri priznan organ, ki določa pravila, smernice ali značilnosti za dejavnost in njihove rezultate ter je namenjen za občo in večkratno uporabo in je usmerjen v doseganje optimalne stopnje urejenosti na danem področju.«standardi so tako zapisani sporazumi, ki temeljijo na priznanih rezultatih znanosti, tehnike in izkušenj. Namen teh standardov je, da se zagotovi usklajenost materialov, proizvodov, storitev z zahtevami standarda in jih je treba dosledno upoštevati. Organizacije so najprej začele postavljati sistem zagotavljanja kakovosti, ki je omogočal načrtovanje, urejenost, preglednost, odgovornost in sistematičnost. Za poenotenje teh sistemov in za doseganje organizacij znotraj in do odjemalcev so bili razviti različni nacionalni in mednarodni standardi (Piskar in Dolinšek 2006, 44 45).

10 10 ZGODOVINA STANDARDOV ZA MANAGEMENT KAKOVOSTI Danes so najbolj uveljavljeni tisti standardi za sisteme managementa kakovosti, v slovenskem prevodu»družina standardov ISO za sisteme vodenja kakovosti«, ki podajajo modele organiziranosti v družbi. Pred uvedbo teh so bili pri presojanju v uporabi zelo različni kriteriji. Začelo se je s standardizacijo sistema kakovosti v vojaški industriji. Na podlagi izkušenj v zvezi s kakovostjo oborožitve iz druge svetovne vojne so v ZDA kmalu po vojni oblikovali in objavili nekaj osnovnih načel. Ta so bila v Evropi objavljena po letu 1945 kot zbirka dokumentov NATO AQAP (North Organization Allied Quality Assurance Publications). Ti standardi so spremenili temelje sklepanja pogodb med odjemalci in dobavitelji, namesto inšpekcij so poudarjali odgovornost dobavitelja. V 60. letih prejšnjega stoletja je več velikih organizacij v Veliki Britaniji spoznalo uporabnost teh dokumentov, v upoštevanju teh so videli možnosti za izboljšanje učinkovitosti lastne proizvodnje, nadzora in izbire dobaviteljev. Z objavami o uporabi nadzora oz. zagotavljanju kakovosti so želeli izboljšati svoj ugled. Več teh organizacij je objavilo lastne dokumente, v katerih so opredelili zahteve glede kakovosti tako lastnih dejavnosti kot tudi dejavnosti svojih dobaviteljev. Te zahteve so sledile osnovnim splošnim vodilom standardov DEF STANS leta 1960 (Defence Standards britanska verzija NATO AQAP), a so bile prilagojene potrebam posameznih organizacij. Večje organizacije so te zahteve postavile kot pogoje za naročila svojim dobaviteljem, ti pa so jih kmalu prevzeli in sprejeli kot lastne zahteve. To je povzročilo precejšno zmedo: v uporabi je bila kopica različnih standardov, presojanje pa je potekalo na podlagi nasprotujočih si zahtev, enake proizvode so izdelovali za različne odjemalce po različnih standardih. Da bi uvedla določen red in standardizacijo v določanju splošnih industrijskih zahtev za kakovost, je britanska organizacija za standardizacijo (British Standards Institution BSI) novembra 1972 izdala BS 4891 vodilo za zagotavljanje kakovosti. Ta standard je bil mišljen kot osnovno vodilo organizacijam, ki bi želele uvesti sistem managementa kakovosti in je bil zato napisan zelo splošno. Standard je bil dobro sprejet, industrija pa je prispevala pobude, zato je BSI v naslednjih letih pripravil več različic standardov, ki so povzemali vsebino (glavne zahteve in usmeritve) standardov DEF STAN, a v nasprotju s temi niso bili pisani v obvezujoči obliki, temveč kot priporočila. Leta 1979 je tako izšel BS 5750 (vodila) v treh delih, leta 1981 pa so sledila še vodila za uporabo. Sprejela ga je večina odjemalcev, ki so svoje sisteme prilagodili standardom (Piskar in Dolinšek 2006, 45 46). DRUŽINA STANDARDOV ZA SISTEME VODENJA KAKOVOSTI Piskar in Dolinšek (2006, 47 48) opredeljujeta, da so novi standardi kakovosti ISO (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) prinašali nekatere pomembne spremembe v primerjavi z doslej veljavnimi: procesni pristop pri obvladovanju dejavnosti v organizaciji: pomeni sistematično razpoznavanje in ravnanje procesov v organizaciji, s posebnim poudarkom na njihovih medsebojnih povezavah. Zaželene rezultate v organizacijah uspešneje dosegamo, če dejavnosti in z njimi povezane vire in zmožnosti obvladujemo

11 11 kot proces. Ključne koristi, ki jih ob primernem upoštevanju tega pristopa organizacije lahko pridobijo, so: krajši časi, učinkovitejša uporaba virov in zato nižji stroški, bolj zanesljivi in predvidljivi rezultati, izpostavljene priložnosti za izboljšave. Vsi procesi (ključni in podporni) naj bodo prepoznavni in spremljani (nadzorovani). Imajo svoje lastnike in cilje, med seboj pa se prepletajo. Večjo združljivost z drugimi sistemi managementa: po uvedbi standardov kakovosti ISO lahko organizacije nadaljujejo svoje dejavnosti v duhu npr.»modela poslovne odličnosti«, standarda ISO 14000, TQM kot nadgraditve sistema. Standard je idealna osnova za nove dejavnosti v prizadevanjih za kakovost. Izrecno poudarjanje procesa nenehnega izboljševanja: naj bi bilo stalen cilj vsake organizacije. Pomeni ponavljajoče se dejavnosti, katerih namen je povečevanje sposobnosti za izpolnjevanje zahtev (Novak 2001, 10). Ključne koristi, ki jih organizacije lahko pridobijo, so: pravočasne, utemeljene in pravilne odločitve, večja sposobnost za potrjevanje učinkovitosti preteklih odločitev na osnovi dokazil o dejanskem stanju, večja sposobnost za kritično presojo in po potrebi spreminjanje mnenj in odločitev. Izboljšave na vseh ravneh so povezane s strateškimi usmeritvami organizacije. Lahko se dogajajo v procesu (boljše delo ob nižjih stroških, čim manj podvajanja del, hiter odziv na tržne priložnosti) ali v sistemu kakovosti (izvajanje notranjih presoj, obvladovanje dokumentov). Zahteva po upoštevanju in izpolnjevanju potreb vseh zainteresiranih strani (odjemalcev, zaposlenih, dobaviteljev): to je tistih, ki imajo interes za delovanje ali uspeh organizacije. Zaposleni naj se zavedajo pomembnosti izpolnjevanja zahtev in pričakovanj odjemalcev, te pa naj poprej spoznajo. Z odjemalcem naj vzpostavijo ustrezno komuniciranje, njeno zadovoljstvo pa sistematično spremljajo (npr. prek potnih poročil, anketnega vprašalnika, osebnih obiskov ipd.). Ključne koristi, ki jih lahko organizacije pridobijo, so: večji tržni deleži in prihodki kot posledica večje prilagodljivosti in odzivnosti na tržne priložnosti, večja učinkovitost organizacije pri izrabi virov in zmožnosti, potrebnih za povečanje zadovoljstva odjemalcev, večja lojalnost odjemalcev. Standardi so prijaznejši do uporabnika: novi standardi so bolj splošni kot predhodni. To omogoča lažjo uporabo predvsem v organizacijah, ki niso proizvodne. Lahko jih uporabijo tudi zdravstvene ustanove in druge državne organizacije (npr. zavodi, občine ipd.). Najbolj razširjen standard za sisteme vodenja na svetu je bil prvič izdan leta Prvi izdaji so sledile še tri, trenutno je veljavna 4. izdaja iz leta 2008 z oznako ISO 9001:2008 (TÜV SÜD, 2013) NEKATERE SKUPNE ZAHTEVE RAZLIČNIH SISTEMOV VODENJA Mnogi standardi sistemov vodenja so bili razviti na podlagi skupnega okvirja z več vidiki standardov, ki so skupni vsem, kot na primer politika, vodstveni pregled, obvladovanje dokumentov, interna presoja, operativna kontrola in nadzor nad procesi, korektivni in preventivni ukrepi itd. Odvisno od tega, kako se organizacija razvija in izvaja svoje

12 12 sisteme vodenja kakovosti, okolja ali zdravja in varnosti, lahko doseže različne stopnje sistemske integracije. Praviloma je ta v treh stopnjah: Ločeni sistemi: Vsi sistemi vodenja so oblikovani in vodeni ločeno, brez križanja aktivnosti med standardi. Takšna organizacija omogoča visoko raven individualnega nadzora, vendar je operativna učinkovitost manjša. Usklajeni sistemi: Določeni vidiki sistema vodenja so integrirani in nekatere aktivnosti se izvajajo hkrati. To je najbolj pogosta oblika sistemske integracije, pri kateri na primer združeni postopek notranje presoje, običajen postopek obvladovanja dokumentov in en vodstveni pregled pokrivajo več standardov. V tej sestavi organizacija še vedno ohrani nekaj avtonomije in specializacije po posameznih procesih, koristi pa prinaša zmanjšanje podvajanja aktivnosti in s tem povezanih stroškov v času, delu in administraciji. Integrirani sistemi: Edinstven in celosten sistem vodenja, ki obsega vse vidike različnih poslovnih zahtev QHSE (kakovost, zdravje, varnost, okolje). Ta stopnja popolne integracije je cilj mnogih organizacij, saj omogoča maksimalno operativno učinkovitost; potrebno pa je opozoriti, da bo sistem v praksi težko upravljati, če ni zgrajen na stabilni osnovi (bureauveritas 2007). Slika 1: Integracija sistemov vodenja Vir: KORISTI INTEGRACIJE SISTEMA VODENJA Za podjetje je bolje, da ima integrirane sisteme vodenja, saj imajo različni sistemi enake oziroma skupne točke in če se povežejo, lahko dobimo številne koristi. Tič in Strašek (2004, 50 53) naslednje navajata naslednje koristi: obvladovanje tveganj, racionalizacija virov, izboljšanje celostne podobe organizacije,

13 13 izboljšanje organizacijske izvedbe, izboljšanje zadovoljstva zainteresiranih strani in zmanjšanje in obvladovanje kompleksnosti. OBVLADOVANJE TVEGANJ V organizacijah se pojavljajo tveganja, ki so odvisna od velikosti, načina dela, dejavnosti, ki jo organizacija opravlja in podobnih kriterijev. Obstajajo pa številne negotovosti v poslovanju organizacije, ki jih lahko predvidimo in negotovosti, ki so nepredvidljive. V okviru nacionalnih ekonomij so se za določena področja zavarovali s predpisi. Ta področja so okolje, zdravje in varnost, graditve objektov ipd. Vendar delovanje v skladu s predpisi ni nujno skladno, če za tem ne stojimo s sistemom. Če stojimo za tem z več sistemi vodenja, je lahko prevelika kompleksnost nevarnost za organizacijo, saj v kopici sena težko najdemo iglo. Tako je koristno, da se sistemi vodenja integrirajo in se s tem posledično zmanjša negotovost, ali bomo v dokumentaciji našli ustrezni postopek in ali bo odgovorni ravnal pravilno. RACIONALIZACIJA VIROV V praksi se dogaja, da podjetje za vsak sistem vodenja postavi tipičen sistem, ki se razlikuje od drugega. To drugače povedano pomeni, da imajo različne dokumentacijske, komunikacijske in informacijske pristope. Organizacija za vodenje treh različnih sistemov potrebuje več ljudi, ki poznajo vsak svoj sistem, ne poznajo pa drugega in si z njim ne morejo pomagati. Potrebujejo več usposabljanj, saj se na primer presoja izvaja po vsakem sistemu enako. Količina dokumentacije je bistveno večja. Za izvedbo vseh sistemov vodenja se potrebujejo večja finančna sredstva. Integracija vodi v izogibanje večkratnemu podvajanju internih virov pri vodenju sistemov kakovosti, okolja, varnosti informacij, tveganj, zdravja in varnosti. Z integracijo zmanjšamo neizbežne stroške. Združimo tudi ločene dokumentacijske sisteme. BOLJŠA CELOSTNA PODOBA ORGANIZACIJE Organizacija si z uvajanjem sistemov vodenja in izboljšanjem v smeri integracije izboljšuje celostno podobo v zvezi z zainteresiranimi stranmi, ki lahko s tem uvidijo namere organizacije v smeri izboljšav. To se lahko potrdi z neodvisnim certificiranjem. Integriran vodstveni sistem dviguje javno mnenje o organizaciji, saj aktivno deluje na področjih, ki za vodstva niso zmeraj prioritetna, sistem pa jih izpostavi v določenih obdobjih. Na področjih, kjer so možne izboljšave, podjetje postavi cilje, po potrebi tudi programe, ki imajo lastnika in rok izvedbe. BOLJŠE DELOVANJE ORGANIZACIJE Integrirani vodstveni sistem temelji na procesnem pristopu, ki z ugotavljanjem vhodov, aktivnosti, izhodov za procese, procesnih postopkov in procesnih aktivnosti omogoči združitev različnih področij delovanja. "Seciranje" sistemov in integracija procesov,

14 14 postopkov in aktivnosti omogoča določanje več vidikov gledanja na določen proces. Odgovoriti si moramo, ali so vhodi povezani s tveganjem, okoljem, nevarnimi snovmi, kakovostjo, varnostjo, zdravjem ipd. Podobno velja tudi za izhode. Za vse ugotovljeno moramo določiti potrebne ukrepe za skladno obvladovanje. To pa je izvedeno integrirano v enem opisu. S tem lahko integracija vodi k zmanjšanju ali izločitvi nesreč, obolenj ali okoljskih incidentov, povečanju pretoka informacij in s tem boljšemu komuniciranju na delovnem mestu. To vodi k izboljšani izvedbi. VEČJE ZADOVOLJSTVO ODJEMALCEV Integrirani sistem vodenja omogoča zanesljivejše obvladovanje delovanja organizacije, kar omogoča veliko zanesljivost dobav organizacije. Potrebe zaposlenih so osnova za izpolnitev obveznosti organizacije do njih, v smislu optimalnega izhoda, ki ga dajo zaposleni iz procesa. Zadovoljni zaposleni so podlaga za vrhunske storitve pri izpolnjevanju zahtev odjemalcev. Boljša kvaliteta, obvladana tveganja, varnost informacij, varnost zaposlenih in okoljska izvedba lahko bistveno vplivajo na zadovoljstvo odjemalcev. Odjemalci in dobavitelji imajo stroškovne koristi, ko delajo z organizacijo, ki uporablja standardiziran, integriran sistem za izvedbo določenega proizvoda ali storitve. ZMANJŠANJE KOMPLEKSNOSTI Organizacije z več sistemi vodenja imajo veliko kompleksnost v strukturi organizacije, v dokumentaciji, komunikacijsko-informacijskih tokovih znotraj in zunaj organizacije. Do zmanjšanja kompleksnosti v organizaciji pridemo z minimizacijo dokumentacije vodstvenega sistema, poenostavljenim izvajanjem, vzdrževanjem in izboljšanjem enega sistema ter preprostejšim usmerjanjem zaposlenih k integriranim procesom, procesnim postopkom in aktivnostim. S tem, ko imamo le eno vrsto dokumenta za zapisovanje korektivnih in preventivnih ukrepov za vse sisteme, ko imamo lahko le en vodstven pregled, ki ima potek poenoten, cilje za vse sisteme pa določene na enem mestu, bistveno poenostavimo kompleksnost. 2.2 ZAHTEVE PO OBVLADOVANJU DOKUMENTACIJE V RAZLIČNIH SISTEMIH VODENJA V tem poglavju bom podala, kako se obvladuje dokumentacija v sistemih ISO 9001, ISO 14000, OHSAS in ISO/TS OSNOVNI POJMI Dokumentacija je ključen del vsakega vodstvenega sistema. Dokumentacijski sistem mora delovati na potrebah organizacije in posameznikov, ki uporabljajo sistem. Dokumentacijski sistem je sestavni del informacijskega sistema. Pomembno je, da se dokumentira vsak korak procesov v integriranem sistemu vodenja organizacije. Dokumentiranje je sestavni del procesov, procesnih

15 15 postopkov in procesnih aktivnosti, kjer vidimo, kdo določeno aktivnost izvede in kateri dokument se uporabi. S tem se zagotavlja, da se proces izvaja pravilno. Obenem pa se omogoča pregled procesa, kjer se preveri skladnost delovanja. Procesi in postopki morajo biti definirani in primerno dokumentirani ter obnovljeni po potrebi. Organizacija mora jasno definirati, kako bo nadzirala različne vrste dokumentov, ki so vzpostavljeni in specificirala učinkovite izvedbene postopke. Stopnja in količina dokumentacije se razlikuje glede na velikost in kompleksnost organizacije. Dokumentacija se lahko uporablja za objavo: politike, splošnih in merljivih ciljev, programov in dosežkov organizacije, obvestil o spremembi zakonodaje, obvestil o spremembi dogajanj na zunanjih trgih ali razvoju novih trgov, predstavitev novih izdelkov ali storitev, obvestila o novem konkurentu, ki je vstopil na trg, predstavitve ali razvoja nove tehnologije in obvestila o pričakovanjih širše skupnosti (Tič in Strašek 2004, ). Zapisi nastajajo na osnovi temeljnih procesnih aktivnosti. Organizacija mora vzpostaviti in vzdrževati dokumentiran postopek kot sredstvo za označitev, zbiranje, indeksiranje, dostop, izpolnjevanje, hrambo, vzdrževanje, odstranjevanje, nadomestitev in ureditev primernih zapisov. Zapisi morajo biti razpoložljivi in dostopni zainteresiranim stranem. Obvladovanje zapisov se izvaja po dokumentiranem postopku, ki mora biti vzpostavljen za spreminjanje in modifikacijo raznih tipov dokumentacije. Zapisi se morajo uporabiti za izkazovanje ustreznosti s primernimi predpisi in zakonskimi zahtevami ter omogočajo sledljivost dogodkov z opazovanjem. Zapisi se uporabljajo za izkazovanje ustreznosti s specificiranimi zahtevami, da se izpolnijo davčnofiskalne in finančne obveznosti. Zapisi so spremljajoča dokazila in sledenje poteku procesov, procesnih postopkov in procesnih aktivnosti. Zapisi morajo vsebovati verifikacijo odgovornosti in časa za odločitvene procesne aktivnosti. Takšne aktivnosti namreč usmerjajo tok delovanja organizacije na osnovi različnih nivojev. Zapisi nam omogočajo sledenje dogodkov iz preteklosti. Z zapisi oblikujemo tudi temeljno znanje podjetja. Na osnovi analize zapisov lahko pridemo do dragocenih informacij za korektivno ali preventivno ukrepanje. Pomagajo pa nam tudi iskati možnosti za izboljšave. Uporabnost zapisov se povečuje z dobro informacijsko tehnologijo in primernim komuniciranjem. Nosilec zapisov in dokumentov ni več določen. Teoretično bi lahko zapisovali s klinopisom na kamnite plošče, lahko pa to storimo v E-obliki zapisovanja. Tako lahko shranjujemo pisne dokumente ali filme in fotografije. Z varnim E podpisovanjem se je povečala tudi možnost elektronskega kreiranja in verificiranja zapisov. Takšen način dela prinaša organizacijam velike koristi glede kraja in časa nastajanja zapisov. Organizacije pa lahko obvladujejo zapise tudi na druge načine. Brez zapisov je nemogoče ugotoviti, če sistem vodenja deluje, kot bi to bilo potrebno. Zapisi nam lahko naslikajo sliko zgodovinskega skladanja s sistemskimi zahtevami. Vsem nivojem vodenja in vsem, ki imajo dostop do zapisov (npr. presojevalcem) zagotavljajo potrebne informacije o vpeljavi postopkov in o njihovem doseženem učinku (Tič in Strašek 2004, ). Zapise je potrebno shranjevati zato, da lahko z njimi demonstriramo skladnost med vsemi elementi integriranega sistema vodenja. Primeri zahtevanih zapisov za področja: politika zapisi o odobritvah najvišjega vodstva, revizijah, distribucijah;

16 16 vidiki zapisi o začetni reviziji, o evalvaciji vidikov in analizi tveganja, o registru pomembnih vidikov itd; zakonske zahteve zapisi o evalvacijskem postopku, zapisi o posodobitvah postopkov, register zakonskih predpisov itd; cilji, smernice, programi zapisi o pomislekih, ki so se porajali med ustanavljanjem sistema, zapisi programov, nadzorovalni zapisi; struktura in odgovornost»organigrami«ključnih vodstvenih vlog, opisi odgovornosti posameznih delovnih mest, opisi postopkov, navodila itd; usposabljanje, zavedanje in zmožnost zapisi o usposabljanju, zapisi o obiskovanju sestankov, o povečevanju zavedanja, obrazci za ocenjevanje na usposabljanjih, analiza potreb po usposabljanju itd; notranje in zunanje komuniciran j e zapisi sprejete in poslane korespondence itd; dokumentacija postopki, navodila itd; kontrola dokumentov lista izdanih dokumentov, zapisi o revizijah; nadzor dejavnosti seznam kontrolnih zapisov sprejetih ukrepov glede na posamezne postopke (kontrolne liste itd.), zapisi o vzdrževanju, seznam kontrolnih postopkov; nevarnosti zapisi o testiranjih itd; nadzorovanje in merjenje zapisi o nadzorovanju, zapisi o kalibraciji; korektivni in preventivni ukrepi zapisi o neskladjih; zapisi register zapisov; presoje programi presoje, zapisi o presojah; vodstvena ocena izsledkov presoje - zapisniki ocen. Bistvene zahteve za zapise so naslednje: Zapisi morajo biti čitljivi, prepoznavni in sledljivi. Zapise je potrebno shranjevati in vzdrževati tako, da so zaščiteni pred naključnim izginotjem, izbrisom ali kako drugo obliko poškodbe. Za vse zapise je potrebno določiti potreben čas shranjevanja. Jasno je, da ni mogoče obdržati vseh zapisov za nedoločen čas, saj bi v tem primeru organizaciji kaj hitro zmanjkalo arhivskega prostora. Vsekakor pa je potrebno nekatere zapise hraniti zelo dolgo, saj le-ti lahko predstavljajo pomembno podporo v primeru dokazovanja skladnosti z opredeljenimi zahtevami; ti zapisi pa so lahko zelo koristni tudi v primeru, ko poskušamo predvideti dolgoročne trende učinka. Za nekatere vrste zapisov je minimalno obdobje hranjenja lahko tudi zakonsko določeno. Po določenem roku hranjenja je potrebno zapise odstraniti (Tič in Strašek 2004, ) ISO 9001 Navodila o dokumentaciji, zahtevah standarda ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 omogoča prožnost organizacije na način, da se odloči, da dokumentira svoj sistem vodenja kakovosti (SVK). To omogoča, da vsaka posamezna organizacija učinkovito načrtuje razvoj najmanjše količine dokumentacije, potrebne, da se dokaže

17 17 učinkovito načrtovanje, upravljanje in nadzor procesov in izvajanje ter nenehno izboljševanje učinkovitosti njenih sistemov vodenja kakovosti. Dokumentacijske zahteve Splošne zahteve: zahteva od organizacije je, da vzpostavi, dokumentira, izvaja in vzdržuje sistem vodenja kakovosti ter nenehno izboljšuje svojo učinkovitost v skladu z zahtevami tega mednarodnega standarda. Splošno pojasnjuje, da dokumentacija o sistemu vodenja kakovosti vključuje: a) dokumentirane izjave o politiki kakovosti in cilje kakovosti; b) priročnik kakovosti; c) dokumentirane postopke, ki jih zahteva ta mednarodni standard; d) dokumente, ki jih organizacija potrebuje za zagotovitev učinkovitega načrtovanja, delovanja in nadzor nad njenimi procesi in e) evidence, ki jih zahteva ta mednarodni standard. Pojasnila po klavzuli 4.2 so jasna, da kadar standard izrecno zahteva "dokumentiran postopek", je treba postopek vzpostaviti, dokumentirati, izvajati in vzdrževati. Prav tako poudarja, da se lahko obseg dokumentacije sistema vodenja kakovosti razlikuje od ene do druge organizacije zaradi: velikosti organizacije in vrste dejavnosti; kompleksnosti procesov in njihovih interakcij in usposobljenosti osebja. Vsi dokumenti, ki so del sistema vodenja kakovosti, morajo biti pod nadzorom v skladu s klavzulo ISO 9001:2008 izrecno zahteva, da ima organizacija za "dokumentirane postopke" naslednjih šest aktivnosti: obvladovanje dokumentov, obvladovanje zapisov, notranjo revizijo, nadzor neskladnih izdelkov, popravljalne ukrepe, preventivne ukrepe. Te dokumentirane postopke je treba kontrolirati v skladu z zahtevami klavzule Nekaterim organizacijam se morda zdi, da je primerno, da se s postopkom združi več dejavnosti v en dokumentiran postopek (na primer korektivni in preventivni ukrepi). Drugi lahko določijo za dokumentiranje določene dejavnosti, ki jih uporablja več kot en dokumentiran postopek (na primer notranja revizija). Obe sta sprejemljivi. Nekatere organizacije (posebno večje organizacije ali tiste z bolj zapletenimi procesi) lahko zahtevajo dodatne dokumentirane postopke (zlasti tiste v zvezi s procesi realizacije proizvoda) za izvajanje učinkovitega sistema vodenja kakovosti.

18 18 Organizacija mora biti sposobna zagotoviti objektivne dokaze (ne nujno dokumentirane), da se njegov SVK učinkovito izvaja. Obstaja več zahtev iz ISO 9001:2008, kjer lahko organizacija prispeva k dodani vrednosti svojih sistemov vodenja kakovosti in dokaže skladnost s pripravo drugih dokumentov, čeprav jih standard izrecno ne zahteva. Primeri lahko vključujejo: procesne zemljevide, karte procesa pretoka in/ali opise procesa, organizacijske sheme, tehnične podatke, delo in/ali navodila testov, dokumente, ki vsebujejo interne komunikacije, razporeditev proizvodnje, odobrene seznami dobaviteljev, testiranje in pregled načrtov, načrte za kakovost. Vsi ti dokumenti morajo biti pod nadzorom v skladu z zahtevami iz klavzule in/ali Zapisi Organizaciji ni potrebno razvijati drugih zapisov, ki bi lahko bili potrebni za dokazovanje skladnosti njihovih procesov, proizvodov in sistema vodenja kakovosti. Zahteve za nadzor evidenc so drugačne od tistih za druge dokumente in vse evidence je treba nadzorovati v skladu s tistim na oddelku standarda ISO 9001:2008. Organizacije, ki se pripravljajo za izvajanje vodenja kakovosti Za organizacije, ki so v procesu izvajanja ali ki se pripravljajo za izvajanje sistema vodenja kakovosti ISO 9001:2008, se poudarja procesni pristop. To vključuje: določitev postopkov, potrebnih za učinkovito izvajanje, sistem vodenja kakovosti, določanje interakcij med temi procesi. Dokumentiranje procesov v obsegu, ki je potreben, da se zagotovi njihovo učinkovito delovanje in krmiljenje (Morda bi bilo primerno dokumentirati procese s pomočjo postopka zemljevidov. Treba je poudariti, da procesnih zemljevidov ni potrebno dokumentirati po ISO 9001:2008.). Ti procesi vključujejo upravljanje, vire, realizacije proizvoda in merilne postopke, ki so pomembni za učinkovito delovanje sistema vodenja kakovosti.

19 19 Analiza postopkov mora biti gonilna sila za določanje višine dokumentacije, potrebne za sistem vodenja kakovosti, ob upoštevanju zahteve standarda ISO 9001:2008. To ne bi smela biti dokumentacija, ki poganja procese. Organizacije, ki želijo prilagoditi obstoječ sistem vodenja kakovosti Organizacijam z obstoječim SVK ne bi bilo treba na novo napisati vse svoje dokumentacije, če izpolnjuje zahteve standarda ISO 9001:2008. To še posebej velja, če: je organizacija strukturirala svoje vodenje kakovosti, ki temelji na tem, kako to dejansko deluje, z uporabo procesnih pristopov. V tem primeru ustreza obstoječa dokumentacija in se lahko preprosto sklicuje na spremenjen priročnik kakovosti. organizacija, ki ni uporabljala procesni pristop v preteklosti bo morala posvečati posebno pozornost pri opredelitvi svojih procesov, njihovo zaporedje in medsebojne odnose. organizacija lahko izvede nekaj poenostavitev in/ali konsolidacije obstoječih dokumentov, da poenostavijo svoje vodenje kakovosti. Evidence, ki jih zahteva ISO 9001:2008 Potrebno je zapisati: ocene upravljanja, izobraževanje, usposabljanje, spretnosti in izkušnje, dokaze, da realizacija procesov in izdelki izpolnjujejo zahteve, rezultate pregleda zahtev v zvezi z izdelkom in dejavnosti izhajajo iz pregleda, načrtovanje in razvoj vhodov v zvezi z zahtevami za izdelek, rezultate načrtovanja in razvoja pregledov in potrebne ukrepe, rezultate projektiranja in razvoja preverjanja in vseh potrebnih ukrepov, rezultate projektiranja in razvoja potrditve in vse potrebne ukrepe, rezultate pregleda projektnih in razvojnih sprememb in vse potrebne dejavnosti, rezultate vrednotenja podjetja in vse potrebne ukrepe, ki izhajajo iz vrednotenja, zahteve organizacije, ki so potrebne za dokazovanje, potrditev procesov, kjer prikaza ni mogoče preveriti z naknadnim spremljanjem in merjenjem, identifikacijsko oznaka izdelka, kjer se zahteva sledljivost, kupčevo lastnina, ki je izgubljena, poškodovana ali drugače izkazana kot neprimerno za uporabo, podlago, uporabljeno za umerjanje ali preverjanje merilne opreme, kjer ne obstajajo mednarodni ali nacionalni merilni standardi, veljavnost predhodnih merilnih rezultatov, če je ugotovljeno, da merilna oprema ni skladna z zahtevami, rezultate umerjanja in potrjevanja merilne opreme, rezultate notranje revizije in nadaljnji ukrepi, oseb(e), ki dovoljuje sprostitev proizvoda, naravo neskladnosti proizvoda in vsi nadaljnji ukrepi, sprejeti, pridobljene koncesije, rezultate korektivnih ukrepov,

20 20 rezultate preventivnih ukrepov. (ISO 2008) ISO Določiti je treba vse dokumente oziroma vrste dokumentov, ki se uporabljajo pri vodenju, izvajanju in vzdrževanju sistema ravnanja z okoljem ter določiti pravila njihovega vodenja. Nadzorovani dokumenti sistema so na primer: politika do okolja, okvirni in izvedbeni okoljski cilji, okoljski programi, informacije o pomembnih okoljskih vidikih, register okoljskih vidikov, poslovnik ravnanja z okoljem s postopki sistema (system level procedures) pri trinivojskem sistemu dokumentov, procesni/operativni postopki (operative procedures) odvijanja procesov, organizacijski predpisi, navodila za delo in izvajanje pregledov, podatki o materialih (posebej nevarnih), navodila za uporabo (pri nevarnih materialih), interni standardi organizacije, kontrolne liste, nacionalni in mednarodni standardi, okoljska zakonodaja in regulativa, register zakonodaje in regulative, plani izrednih razmer, organizacijske sheme, opisi delovnih mest, dokumentacija usposabljanja, seznami izdanih dokumentov in zapisov, seznami odobrenih dobaviteljev in pogodbenikov. Mesta izdaj posameznih dokumentov ter odgovornosti za njihovo izdelavo, pregled in odobritev so podani v postopkih, kjer se ti pojavljajo, povzetek teh pa je podan v matriki dokumentov. Elementi vodenja dokumentov so: številka dokumenta ali druga identifikacijska označba,

21 21 datum izdaje dokumenta (datum veljavnosti od kdaj naprej se uporablja), številka izdaje in/ali označba revizije dokumenta, številka izvoda dokumenta, številka strani/število strani dokumenta, evidenca prejemnikov dokumenta (npr. po razdelilniku dokumenta), seznami izdanih dokumentov (z zadnjim stanjem spremembe dokumenta). Kriteriji za novo izdajo dokumenta so praviloma: večja sprememba obsega in/ali vsebine dokumenta, preglednost in razumljivost dokumenta po več opravljenih spremembah. Postopki vodenja dokumentov morajo, podobno kakor pri sistemu vodenja kakovosti ISO 9001, zagotoviti: da so za vsak dokument oziroma skupino dokumentov določene odgovornosti za izdelavo, pregled in odobritev dokumenta, mesto izdaje, prejemniki dokumenta in način razdeljevanja dokumenta; da vse dokumente pred njihovo izdajo pregledajo in odobrijo pristojna mesta (vključno računalniško prirejene dokumente); da so izvodi izdanih dokumentov, ki so vključeni v sistem nadzora, oštevilčeni; da se razdeljevanje dokumentov izvaja po razdelilnikih ali na drug ustrezen način, ki omogoča učinkovit nadzor nad izdanimi izvodi dokumentov in njihovimi prejemniki; da so na vseh mestih izdaje in uporabe dostopne le veljavne verzije ustreznih dokumentov; da se vse spremembe dokumentov izvajajo po predpisanih postopkih (vključno računalniško prirejeni dokumenti); da se dokumenti po vsaki spremembi ponovno pregledajo in odobrijo; da preglede in odobritve sprememb dokumentov izvajajo ista mesta, kjer so bile pregledane in odobrene prve izdaje dokumentov (morebitne izjeme je treba posebej opredeliti); da je za vsak dokument ali skupino dokumentov določen način označevanja stanja spremembe dokumenta (datum, revizija in/ali izdaja); da so za vsak dokument ali skupino dokumentov določene odgovornosti za razdeljevanje spremenjenih dokumentov in urnik neveljavnih dokumentov z vseh mest izdaje in uporabe; da so neveljavni in/ali zastareli dokumenti hitro in zanesljivo vzeti z vseh mest izdaje in uporabe ter uničeni ali jasno označeni za neveljavne; da so zastareli dokumenti, ki so zadržani za kasnejše potrebe (npr. zakonske namene ali zavarovanje znanja), ustrezno označeni, tako da je preprečena njihova pomotna uporaba; da se vzdržujejo seznami veljavnih dokumentov ali drug ustrezen postopek nadzora, tako da je za vsak dokument, ki je v uporabi, hitro razvidna zadnja veljavna verzija (sprememba stanja) dokumenta;

22 22 da so izvirniki dokumentov shranjeni na mestih, kjer je preprečena njihova poškodba ali izguba; da je pri računalniško prirejenih dokumentih zagotovljena zadostna varnost pred uničenjem ali zlorabo podatkov; da je za vsak dokument oziroma vrsto dokumentov določen minimalen čas zadržanja izvirnika ali izvoda dokumenta po njegovi odstranitvi iz uporabe (vključno za dokumente zunanjega izvora); da se izdani postopki periodično pregledujejo glede na njihovo primernost in ekonomičnost ter po potrebi posodabljajo; da so dokumenti zunanjega izvora, potrebni za delovanje in vzdrževanje sistema ravnanja z okoljem (zakoni, predpisi, standardi, podatki o nevarnih materialih ipd.), jasno prepoznavni in da je njihovo razdeljevanje nadzorovano; da so določene odgovornosti za vodenje posameznih dokumentov zunanjega izvora; da ostanejo dokumenti ves čas uporabe čitljivi in lahko razpoznavni. Vsi nadzorovani izvodi dokumentov (vključno z zunanjimi dokumenti), ki so predani v uporabo in so pod nadzorom, naj bodo na prvi strani (ali na vseh straneh) dokumenta označeni s številko izvoda dokumenta (1, 2, 3...). Dokument se lahko uporablja le kot celota, uporaba posameznih strani dokumenta ni dovoljena. Samovoljno kopiranje nadzorovanih/oštevilčenih izvodov dokumentov je prepovedano. Dodatni izvodi dokumentov, ki so namenjeni le za informacijo (ne za uporabo) in niso pod nadzorom, naj bodo na prvi strani (ali na vseh straneh) dokumenta jasno označeni (npr. samo za informacijo/nenadzorovan izvod). Dokumentacija sistema se mora stalno prilagajati novim zahtevam, predpisom in stanju tehnike na tem področju. Zato je treba postopke, po potrebi tudi druge dokumente sistema (navodila, interne standarde ipd.), periodično pregledovati ter po potrebi dopolniti in/ali spremeniti, da se zagotovi njihova stalna primernost in ekonomičnost. Za vsak dokument ali vrsto dokumenta se določi»skrbnika/lastnika«dokumenta, ki je odgovoren za izvajanje teh pregledov. Ti pregledi ne nadomeščajo pregledov dokumentov pri notranjih presojah. Običajno se izvajajo v intervalih od dveh do petih let, odvisno od vrste in pomembnosti dokumenta ter pogostnosti njegovih sprememb. Postopki, posebno tisti, ki urejajo nadzor nad pomembnimi okoljskimi vidiki, se tako pregledujejo na eno do dve leti, postopki za vodstveni pregled in notranje presoje pa na tri do štiri leta. Opravljeni pregledi morajo biti dokumentirani. Postopki spreminjanja dokumentov naj bodo prilagojeni pomembnosti in kompleksnosti dokumentov. Za primarne dokumente naj se predvidi postopek s pisnim zahtevkom za spremembo, iz katerega naj bodo razvidni osnova za spremembo, predlagatelj spremembe in potrebni ukrepi, za sekundarne dokumente pa zadostuje poenostavljen postopek z neformalnim zahtevkom. Stanje spremembe dokumenta (datum, revizija in/ali izdaja) mora biti neposredno razvidno na samem dokumentu, tako da je preprečena pomotna uporaba neveljavnih dokumentov. Kjer je to izvedljivo, naj bo v dokumentu razvidna tudi vrsta spremembe (opis spremembe). Če to ni mogoče, naj bodo spremembe dokumentirane tako, da je mogoča sledljivost poteka sprememb (npr. zahtevki za spremembo, dokumentirane odločitve, zapisi

23 23 o opravljenih spremembah). Pozornost je treba nameniti tudi posledicam, ki bi jih lahko predlagane spremembe imele na druge postopke. Ker vsaka sprememba dokumenta lahko vpliva na poslovanje in njegove kritične procese, je treba uporabnike dokumentov podrobno seznaniti z vsebino spremembe in po potrebi, glede na vrsto in pomembnost spremembe, pripraviti ustrezno usposabljanje. Izvirniki dokumentov se arhivirajo kot pisni izvodi ali kot računalniško prirejeni dokumenti. Računalniško prirejeni dokumenti naj se hranijo v dveh varnostnih kopijah (back-up). Pri vsaki spremembi dokumenta naj se izdelata novi varnostni kopiji. Imenovane osebe za arhiviranje in vzdrževanje dokumentov in njihovi namestniki so odgovorni, da so izvirniki dokumentov shranjeni v primernem okolju, tako da je preprečena njihova poškodba ali izguba. Ukrepi Izdelati, uvesti in vzdrževati je treba postopek oziroma postopke za vodenje dokumentov sistema. Izdelati, uvesti in vzdrževati je treba postopek oziroma postopke za vodenje dokumentov zunanjega izvora (zakoni, predpisi, nacionalni in mednarodni standardi, podatki o nevarnih materialih ipd.). Dokumente sistema (postopki, navodila, interni standardi ipd.) je treba periodično pregledovati glede na njihovo primernost in ekonomičnost ter po potrebi posodobiti. Vzdrževati je treba sezname izdanih dokumentov (vključno zunanjih), tako da je za vsak dokument, ki je v uporabi, hitro razvidna zadnja veljavna verzija (sprememba stanja) dokumenta. Namigi Ključno vprašanje pri vodenju dokumentov je:»ali pri svojih dejavnostih vsi uporabljajo veljavne dokumente?«na vsakem nadzorovanem izvodu dokumenta naj bodo razvidni: številka dokumenta (ali druga identifikacijska označba), datum izdaje (od kdaj naprej je dokument veljaven), označba revizije in/ali izdaje dokumenta, odobritev dokumenta (npr. podpis), številka izvoda dokumenta, stran/število strani dokumenta, datoteka dokumenta (pri računalniško prirejenih dokumentih) (Vujoševič 2006, ). Vodenje zapisov Zapisi so zgodovina nečesa, kar se je pripetilo. Ne morete jih spreminjati. Okoljski zapisi ne nastajajo le pri pregledih in meritvah, temveč v celotnem poslovnem procesu organizacije ter pri delovanju in vzdrževanju sistema ravnanja z okoljem. Zato je treba razlikovati med zapisi, ki se nanašajo na procese in dejavnosti organizacije in

24 24 zapisi, ki se nanašajo na sistem ravnanja z okoljem. To so dokumenti, ki neposredno ali posredno nazorno kažejo: kako izpolnjujemo predpisane zahteve zakonodaje in regulative, politiko do okolja, postavljene cilje in okoljske programe, izvedene ukrepe, ki zadevajo neskladnosti s temi zahtevami. Okoljski zapisi lahko vključujejo (v obsegu, kot je potrebno): informacije o izpolnjevanju okoljskih ciljev in nalog, informacije o okoljskih programih, informacije o procesih, dejavnostih, proizvodih in storitvah, povezanih s pomembnimi okoljskimi vidiki, informacije o pomembnih okoljskih vidikih in njihovih vplivih na okolje, informacije o razvoju novih proizvodov in/ali uvajanju novih tehnologij, informacije o nevarnih snoveh, ki se uporabljajo v organizaciji, informacije o zakonskih in drugih zahtevah, ki so predpisane za organizacijo, informacije o dobaviteljih in pogodbenikih, izdana dovoljenja in soglasja, zapise o nadziranju procesov in dejavnosti, zapise o opravljenih meritvah in pregledih, zapise o kalibracijah in vzdrževanju merilne opreme, zapise o periodičnih ocenjevanjih rezultatov meritev glede na izpolnjevanje zakonskih in drugih zahtev, ki so predpisana za organizacijo, zapise o ugotovljenih neskladnostih in njihovih ureditvah, zapise o uvedenih popravnih in preventivnih ukrepih, zapise o nezgodah, pritožbah in posledičnih ukrepih, zapise o potencialnih nevarnostih, zapise o nastalih izrednih razmerah in odzivih na njih, zapise o preskušanju postopkov pri izrednih razmerah, zapise o kršitvah zakonodaje, zapise o opravljenih analizah (odpadne vode, odpadita olja, emisije ipd.), zapise o odstranjevanju nevarnih in posebnih odpadkov, zapise dobaviteljev (npr. potrdila in/ali informacije o dobavljenih materialih), zapise o okoljskem usposabljanju, zapise o notranjih in zunanjih presojah, zapise o vodstvenih pregledih, reklamacije/pritožbe kupcev in zainteresiranih strank, zapise o spremembah in revizijah dokumentov, zapise/poročila s sestankov, zapise o notranjih in zunanjih komunikacijah, dopisovanje z zunanjimi strankami (upravnimi organi, dobavitelji itd.).

25 25 Okoljski zapisi morajo biti: čitljivi, enoznačno razpoznavni, datirani, jasno povezani s procesom, dejavnostjo, proizvodom ali storitvijo, na katere se nanašajo, lahko dostopni, shranjeni za predpisan čas zadržanja, zavarovani pred poškodbo in/ali izgubo. Za vsak zapis oziroma vrsto zapisa je treba določiti: identifikacijsko označbo, po kateri je zapis evidentiran, mesto izdaje, mesto odobritve (ko je odobritev potrebna/zahtevana), prejemnike izvodov (npr. po razdelilniku), način odložitve zapisa (po letu izdaje, številki naročila, objektu/projektu, napravi ipd.), mesto/lokacijo hranjenja, minimalni čas zadržanja (v letih). Vse zahteve po zapisih, tako v poslovnem procesu organizacije kot pri delovanju in vzdrževanju sistema ravnanja z okoljem, naj bodo podane v postopkih, kjer se pojavljajo. Pripadajoči zapisi dobaviteljev in pogodbenikov so sestavni del teh podatkov. Tako kot standard ISO 9001 tudi standard ISO ne določa minimalnega časa zadržanja zapisov. Če zakonsko ali pogodbeno ni določen daljši čas zadržanja zapisov, je ta v praksi običajno od 3 do 10 let, v posebnih primerih, na primer pri zapisih, ki se nanašajo na nevarne snovi in nevarne odpadke, lahko tudi 25 let in več. Časi zadržanja nekaterih zapisov so lahko zakonsko določeni. Glede na čase zadržanja lahko zapise razvrstimo na pet skupin, in sicer na zapise: pri katerih časi zadržanja niso posebej določeni (npr. zapisi, ki se nanašajo na opravljanje del, preglede, meritve itd.), pri katerih so časi zadržanja podrobno določeni (npr. zapisi, ki se nanašajo na nevarne odpadke), pri katerih so časi zadržanja zakonsko predpisani (npr. pri zakonskih in/ali pravnih postopkih), pri katerih so časi zadržanja omejeni z revizijami izdanih zapisov (npr. računi o plačilu davkov, carin, pristojbin itd.), ki jih je treba zadržati, dokler obstaja možnost preiskav od državnih organov, in/ali zaradi sporov.

26 26 Pred arhiviranjem/odložitvijo zapisa je treba preveriti: identifikacijo/pripadnost zapisa, popolnost in pravilnost podatkov, preglednost in čitljivost podatkov, datum in mesto izdaje, odobritev zapisa (ko je bila odobritev potrebna/zahtevana). Računalniško prirejeni zapisi morajo vsebovati vse tiste informacije kot izvirni dokumenti. Ukrepi Izdelati, uvesti in vzdrževati je treba postopek za identifikacijo, vodenje, vzdrževanje in hranjenje vseh zapisov, ki nastajajo pri delovanju in vzdrževanju sistema ravnanja z okoljem. Postopek naj določa njihovo prepoznavanje, označevanje, zbiranje, vlaganje, shranjevanje, vzdrževanje, iskanje, zadrževanje in odstranjevanje. Zagotoviti je treba, da so zapisi shranjeni v primernem okolju, tako da je preprečena njihova poškodba ali izguba podatkov (pri zapisih na elektronskem mediju). Urediti je treba dostop do zapisov in razpolaganje z njimi. Pozornost je treba nameniti zapisom, ki so zakonsko zahtevani (kako se zahteve zanje prenesejo znotraj organizacije, kje in kako se zbirajo in kdo je za to odgovoren), ki jih je treba predati upravnim organom (kje in kako se zbirajo in kdo je za to odgovoren). Zagotoviti je treba, da so vsi zapisi zadržani za predpisan čas,varno shranjeni in lahko dostopni. Izdelati je treba matriko zapisov, iz katere naj bodo za vsak zapis oziroma vrsto zapisa razvidni medij zapisa (npr. P - pisni dokument, E - elektronski medij, M - mikrofilm), mesto izdaje, mesto odobritve (ko je odobritev potrebna/zahtevana), prejemniki izvodov, način odložitve zapisa (npr. po letu izdaje, objektu, projektu, programu, procesu, napravi ipd.), mesto/lokacija hranjenja, zahtevan čas zadržanja in odgovorno mesto za odstranitev zapisa iz arhiva (po preteku predpisanega časa zadržanja). Primerno je voditi tudi evidenco uničenih zapisov. Kadar se zapisi predajo iz organizacije (npr. upravnim organom), je treba pred predajo pregledati popolnost in pravilnost podatkov. (Vujoševič 2006, ) OHSAS Organizacija mora vzpostaviti in vzdrževati informacije v primernem mediju, tako na papirju kot elektronsko tako, da: opisuje ključne elemente sistema upravljanja in njihovo vzajemno delovanje in zagotavlja usmeritev za pripadajočo dokumentacijo.

27 27 Organizacija mora vzpostaviti in vzdrževati postopke za obvladovanje vseh dokumentov in podatkov, ki so v tej specifikaciji OHSAS potrebni za zagotovitev, da: se razporedijo, so redno pregledani, v kolikor je to potrebno in pooblaščeno osebje potrdi njihovo primernost, so trenutne različice ustreznih dokumentov in podatkov na voljo na vseh lokacijah, kjer se izvajajo operacije bistvene za učinkovito delovanje sistema OHSAS, zastarele dokumente in podatke takoj odstranijo z vseh vidikov vprašanj in točk rabe ali kako drugače zagotovijo pred nezaželeno uporabo in se arhivi dokumentov in podatkov obdržijo za namene prava ali za ohranjanje znanja in so ustrezno označeni. Dokumentacija o sistemu vodenja OH & S vključuje: a) politiko in cilje OH & S; b) opis obsega sistema upravljanja OH & S; c) opis glavnih elementov sistema OH & S, ravnanje in njegove medsebojne povezave ter sklic na sorodne dokumente; d) dokumente, vključno z zapisi, ki so potrebni za standard, OHSAS; e) dokumente, vključno z zapisi, ki jih določi organizacija, kjer je potrebna za zagotovitev učinkovitega načrtovanja, delovanja in obvladovanja procesov, ki se nanašajo na upravljanje tveganja. OPOMBA: Pomembno je, da je dokumentacija sorazmerna s stopnjo kompleksnosti, nevarnosti in tveganja in se hrani na minimum, ki je potreben za uspešnost in učinkovitost. KONTROLA DOKUMENTOV Dokumenti, ki jih zadeva sistem upravljanja OH & S, in s tem OHSAS standard, je treba kontrolirati. Zapisi so posebna vrsta dokumentov in jih je treba kontrolirati v skladu z zahtevami: Organizacija mora vzpostaviti in vzdrževati zapise, ki so potrebni za dokazovanje izpolnjevanja zahtev svojega sistema vodenja OH & S in tega OHSAS standarda ter zapise o doseženih rezultatih. Organizacija mora vzpostaviti, izvajati in vzdrževati postopek oz. postopke za identifikacijo, shranjevanje, zaščito, dostopnost, čas hranjenja in odstranjevanje evidenc. Zapisi morajo biti in ostati čitljivi, prepoznavni in sledljivi. Organizacija mora vzpostaviti, izvajati in vzdrževati postopek oz. postopke: a) odobritev primernosti dokumentov pred njihovo izdajo; b) pregled in posodobitev ter ponovno odobritev dokumentov; c) zagotovitev, da se opredelijo spremembe in trenutni status popravkov dokumentov; d) zagotovitev, da so na voljo na mestih uporabe ustrezne izdaje zadevnih dokumentov; e) zagotovitev, da dokumenti ostanejo čitljivi in zlahka opredeljivi;

28 28 f) zagotovitev, da so dokumenti zunanjega izvora, ki jih organizacija določi kot potrebne za planiranje in delovanje sistema upravljanja OH & S, opredeljeni, njihova distribucija pa kontrolirana; g) preprečitev nenamerne uporabe zastarelih dokumentov in uporabo primerne identifikacije zanje, če se obdržijo za kakršen koli namen (BSI - British Standards 2007) ISO/TS Trenutno veljavna izdaja standarda Tehnična specifikacija ISO/TS je bila prvič izdana leta 1999, trenutno pa je v veljavi 3. izdaja z oznako ISO/TS 16949:2009. Vsebina tehnične specifikacije Tehnična specifikacija je rezultat želje proizvajalcev v avtomobilski industriji, da poenoti zahteve za sisteme vodenja kakovosti kot dopolnitev zahtev za proizvode. Kot osnova pri nastanku tega dokumenta so bile upoštevane zahteve posameznih nacionalnih avtomobilskih združenj in z njimi povezani zvezki z zahtevami VDA 6.1 (Nemčija), AVSQ (Italija), EAQF (Francija) in QS 9000 (ZDA). Tehnična specifikacija popolnoma povzema zahteve standarda ISO 9001:2008 in ga dopolnjuje z dodatnimi zahtevami, specifičnimi za avtomobilsko industrijo. Struktura je povsem enaka kot pri standardu ISO 9001:2008 (sistem vodenja kakovosti, odgovornost vodstva, vodenje virov, realizacija proizvoda oz. storitve ter merjenje, analiziranje in izboljševanje). Za razliko od standarda ISO 9001:2008, ki zaradi svoje široke uporabe ne konkretizira zahtev, ima tehnična specifikacija v nekaterih delih dokaj konkretizirane zahteve (npr. uporaba metode FMEA, vsebina plana obvladovanja proizvodnje, plan izrednih razmer, vrste notranjih presoj ipd.) (tuv-sud 2013). Povezave z drugimi standardi/specifikacijami/zahtevami Tehnično specifikacijo ISO/TS 16949:2009, tako kot ISO 9001:2008, dopolnjujeta standarda ISO 9000: 2005 (Osnove in pojmi) in ISO 9004:2009 (Smernice in izboljšave delovanja). Predvsem standard ISO 9000:2005 pomeni neločljivo povezavo s standardom ISO 9001:2008 in zato tudi s tehnično specifikacijo ISO/TS 16949:2009, saj pojasnjuje pojme, ki se uporabljajo v tem dokumentu. Standard ISO 9004:2000 pa pomeni koristno dopolnitev, saj nakazuje uporabo nekaterih možnih metod za uspešnejšo uvedbo standarda ISO 9001:2008. Prav tako je potrebno omeniti še standard ISO 19011, ki podaja smernice za izvajanje presoj sistemov vodenja. Pomembno dopolnilo tehnični specifikaciji so»specifične zahteve kupcev za sisteme vodenja kakovosti«., ki bolj natančno definirajo posamezne metode (tuv-sud 2013). Komu je standard namenjen?

29 29 Tehnična specifikacija se uporablja izključno v avtomobilski industriji, omejeni na cestna vozila (osebna vozila, tovorna vozila, avtobusi in motorna kolesa). Zahteve, ki so podane v tej specifikaciji, se lahko uporabijo pri preverjanju sposobnosti organizacije (navadno dobavitelja materialov, delov ali storitev) v smislu internih presoj, presoj druge strani (kupci) ali presoj tretje strani (certifikacijske presoje). V primeru certifikacijske presoje lahko certifikat izda samo s strani IATF pooblaščeni certifikacijski organ. Predmet presoje so lahko samo serijski deli ali originalni rezervni deli. Tako imenovani»after market«proizvodi ne morejo biti predmet certifikacije (tuv-sud 2013). Najpomembnejše prednosti Standard spodbuja vodstvo organizacije k procesnemu pristopu pri vodenju. Prednost tega pristopa se kaže predvsem v transparentnosti in možnosti izboljševanja načrtovanih procesov, opredelitev odgovornosti in pooblastil znotraj teh procesov, prepoznavanja informacijskih tokov, umestitev metod, ki se uporabljajo v sistemu vodenja, prepoznavanju potrebnih virov in boljšemu nadzoru nad poslovnimi procesi. Prav tako pomembna korist standarda je spodbujanje podjetja k nenehnemu izboljševanju po principu PDCA (Planiraj-Izvedi-Preveri-Ukrepaj), s poudarkom na motivaciji zaposlenih za stalne izboljšave ter korektivne in preventivne ukrepe. Organizacije so prisiljene osvojiti pojme in metode, značilne za avtomobilsko industrijo, kar bistveno olajša in prispeva k boljšemu rezultatu presoje kupca, ki se izvajajo v tej panogi neprimerno bolj pogosto kot pri drugih (tuv-sud 2013). Splošno QMS (quality management system) dokumentacija mora vsebovati: a) izjave o politiki kakovosti in cilje kakovosti, b) navodila za kakovost, c) dokumentirane postopke, ki jih zahteva standard, d) dokumente, ki jih potrebuje organizacija za zagotovitev učinkovitega načrtovanja, delovanja in obvladovanja procesov QMS, e) evidence, ki jih zahteva standard. Opomba 1 - Če se pojavi izraz "dokumentiran postopek" v standardu, to pomeni, da je postopek uveden, dokumentiran, se izvaja in vzdržuje. Opomba 2 - Obseg dokumentacije sistema vodenja kakovosti se lahko razlikujejo od ene organizacije do druge zaradi: a) velikost organizacije in vrste dejavnosti, b) kompleksnosti procesov in njihove interakcije, c) usposobljenosti osebja. Opomba 3 - Dokumentacija je lahko v kakršni koli obliki ali vrsti medija. Ključna razlaga točk in nasveti:

30 30 Dokument je informacija, ki je napisana ali posneta na nekem mediju, kot je papir ali računalnik. Dokument lahko navede zahteve (npr. risbo ali tehnično specifikacijo), ki zagotavlja smernice (npr. kakovostni načrt), prikazuje rezultate ter dokazila o opravljenih dejavnostih (npr. evidenca). Postopek je poseben način za opravljanje dejavnosti ali procesa (metode ali prakse, ki jih organizacija uporablja) in je lahko napisan ali nenapisan. Če je napisan, se imenuje dokumentiran postopek. Enako velja za delovna navodila, ki so lahko dokumentirana ali ne. Klavzula določa vse vrste dokumentacije, ki so potrebne za vodenje kakovosti. Potreba po dodatni dokumentaciji presega tiste, ki so določene v tem standardu in so odvisne od kupcev. Drugi dejavniki lahko vključujejo kompleksnost proizvodov in procesov, učinek na kakovost, nezadovoljstvo strank, gospodarsko tveganje, uspešnost in učinkovitost; usposobljenost osebja itd. Dokumenti, ki jih morate vključiti v svoj QMS so tisti, ki so potrebni za zagotovitev učinkovitega načrtovanja, delovanja in nadzora za QMS procesov (klavzula 4.2.1). Vsaka organizacija mora določiti, za kaj je dokumentacija potrebna. Narediti se mora seznam vseh dokumentov, ki jih QMS zahteva, ne glede na medij ali vir dokumenta. Ta seznam lahko vključuje dokumente strank, dobaviteljev, proizvajalcev, naročnikov, znotraj vaše organizacije, industrije in upravne organe, registre, itd. To je seznam dokumentov, ki so predmet klavzule o nadzornih zahtevah Imeti morate dokumentirane izjave o vaši politiki in ciljih kakovosti. Obstaja veliko načinov, kako dokumentirati svoj poslovnik kakovosti. Pod TS morate imeti dokumentirane postopke za: nadzor dokumentov; obvladovanje zapisov, izobraževanje; notranjo revizijo, nadzor neskladnih izdelkov, korektivne ukrepe in preventivne ukrepe. Glede na velikost, zahtevnost, kompotence itd. vaše organizacije se lahko odločite za dodatne postopke ali prenesete vse ali nekatere postopke, ki ste jih imeli v prejšnjem QMS sistemu. Upoštevajte, da obstaja več načinov za zapis postopkov. Lahko se odločite tudi svoje postopke in dokumentacijo na nižji ravni kakovosti ali jih organizirate na drug način. Praktičnost tega je odvisna od velikosti organizacije, kompleksnosti proizvodov in procesov, kompetenc osebja, medijev, ki se uporabljajo za dokumentacijo (na papirju v primerjavi z računalniško), enostavnost uporabe in razumevanja s strani osebja, vzdrževanosti itd. Pod opombo 1 zgoraj piše "dokumentirati postopke", to pomeni, da je treba vzpostaviti, dokumentirati, izvajati in vzdrževati. To se naredi z upoštevanjem zahtev po točki kontrola dokumentov. Opomba 2 določa smernice o obsegu dokumentacije, ki jih vaša organizacija mora imeti. To je odvisno od organizacije do organizacije v skladu z merili. Druga merila, ki lahko

31 31 vplivajo na obseg dokumentacije, lahko vključujejo vpliv na kakovost, nezadovoljstvo strank, stranke regulativnih organov in zahteve industrije, stabilnost delovne sile ter pretekle težave s kakovostjo in neskladnostmi. Katera koli kombinacija medijev je za dokumente in zapise, ki so skladni z zahtevami, določenimi v oddelku kontrolo dokumentov in v klavzuli Obvladovanje zapisov (ISO/TS :2002), sprejemljiva. 2.3 DOBRE PRAKSE OBVLADOVANJA DOKUMENTACIJE KLASIČNO OBVLADOVANJE (FIZIČNE) DOKUMENTACIJE Upravljanje dokumentarnega gradiva (tudi pisarniško poslovanje, records management, upravno poslovanje) zajema organizacijo in izvajanje postopkov sprejemanja klasične in elektronske pošte ter drugih oblik sporočil, odpiranje pošte, preverjanje veljavnosti elektronskih podpisov, odtis prejemne štampiljke, klasificiranje in razvrščanje gradiva po funkcijah ali vsebini, določanje številke (šifre, oznake, signature, osnovne identifikacije) dokumentov, zadev ali spisov, signiranje in dodeljevanje gradiva v reševanje, evidentiranje spisov, zadev in dokumentov v elektronske ter druge evidence, reševanje in ustvarjanje dokumentov, vodenje rokovnika, odpravo pošte in hranjenje dokumentarnega gradiva v poslovanju in pri delu pravnih ter fizičnih oseb. Glavna pisarna (sprejemna pisarna, informacijska pisarna, vložišče, tajništvo) je notranja organizacijska enota organizacije, odgovorna za centralno sprejemanje, odpiranje in pregledovanje vseh vrst pošte, signiranje in klasificiranje zadev ter dokumentov, vodenje evidenc o zadevah in dokumentih, dodeljevanje zadev v reševanje, vodenje rokovnika, odpravo pošte (ekspedit), vodenje tekoče in stalne zbirke dokumentarnega gradiva ali vodenje arhiva organa ter naloge nadzora nad upravnim poslovanjem v organizaciji. Glavna pisarna lahko opravlja tudi naloge informacijske in sprejemne pisarne (vložišča) in kurirske službe. V manjših upravnih organih, zavodih in podjetjih opravljajo naloge glavne pisarne običajno v tajništvu ali administraciji. Organizacija ima lahko več glavnih pisarn, ko deluje na različnih lokacijah ali ko veliki sistemi, zlasti v gospodarstvu, zahtevajo več glavnih pisarn, ločenih po notranjih organizacijskih enotah. V takih primerih lahko organizacije vodijo več tekočih zbirk dokumentarnega gradiva ali priročnih arhivov, vendar le eno stalno zbirko dokumentarnega gradiva ali centralni arhiv organizacije (Žumer 2008, 26). Prednosti klasičnega obvladovanja dokumentacije:

32 32 Enostavna uporaba: Papir je fizične, otipljive in vidne narave, zato osebe ne potrebujejo dodatnega znanja o računalnikih za obdelavo in delo z dokumenti v računalniški obliki. Takšni dokumenti se lahko sistematično shranijo v datoteke, mape, omare itd. Razmnoževanje: Dokumenti se lahko kopirajo z uporabo fotokopirnih strojev. Priznana in zahtevana s strani zakona: Izvirniki dokumentov v papirni obliki dokumentov so priznani z zakonom kot "uradni" in se priznavajo kot dokaz na sodišču. Zakon lahko tudi zahteva, da imate nekatere dokumente samo v papirni obliki in jih je treba upoštevati kot veljavne (sohodox 2013). Pomanjkljivosti klasičnega obvladovanja dokumentacije: Prostor za shranjevanje: Ker je papir po naravi fizične oblike, zavzema veliko prostora za shranjevanje. S svojimi omejenimi sredstvi si podjetja ne morejo privoščiti, da bi najeli ali kupili prostor za shranjevanje na licu mesta ali zunaj. Ponavljajoči se stroški dobave: Če shranite večino vaših dokumentov v papirni obliki, porabite vsak mesec več paketov praznega papirja za fotokopiranje, tiskanje, fax, več blokov, poslovnih knjig itd. Omejena mobilnost: Ni dvoma, da lahko pošljemo dokument po pošti ali faksu, ampak ga je po elektronski pošti boljše, saj ga pošljete kot prilogo k neposrednim sporočilom. Težko urejanje: Urejanje tipkanih ali lastnoročno napisanih dokumentov bo pustilo sledi na papirju. Edini način, da se ohrani papir je, da se naredi kopija. Ta postopek je treba ponoviti vsakič, ko uredite ali popravite dokument. Težko sodelovanje: Če so vodje oddelkov vašega podjetja na različnih koncih podjetja in želijo sodelovati, bo moral pomočnik najprej narediti kopije dokumenta in jih razdelili. Potem bo moral vsak narediti zapiske. Da bi lahko videli zapiske drug drugega, se bodo morali vseeno zbrati na sestanku, preden se lahko dokončno oblikuje akcijski načrt. Primerjajte to z elektronskim sistemom za upravljanje dokumentov, kjer lahko preprosto delite dokument (zagotovite dostop do njega) s svojimi vodji oddelkov, vsak od njih lahko doda svoje zapiske in shrani dokument. Dokument s pojasnili vsakogar lahko nato vidijo vsi. Srečanje ni potrebno, s čimer se prihrani čas. Dovzetni za poškodbe: Zaradi pogostega ravnanja, izpostavljenosti do slabih vremenskih razmer itd. je papir izpostavljen obrabi, zato sistem za upravljanje z dokumenti, ki je zgolj na papirju, ni stabilen. V primeru nesreče lahko izgubite vse svoje dokumente. Dokumenti, ki niso v digitalni obliki, ne morejo biti podprti na spletu (sohodox 2013 ) ELEKTRONSKO OBVLADOVANJE DOKUMENTACIJE V osnovi lahko sistem za upravljanje z dokumenti (DMS) razdelimo na štiri podsklope: elektronski zajem dokumentov (Imaging), obvladovanje delovnih tokov (Workflow), osrednji del dokumentnega sistema (DMS) in arhiviranje (Archiving).

33 33 Te osnovne stebre povezuje sporočilni sistem (messaging) in s pomočjo ustreznih orodij in procedur lahko celoten DMS integriramo s t.i. transakcijskimi sistemi (ERP), kot so SAP R/3, Navision ipd. Elektronski zajem dokumentov sestoji iz naslednjih faz: 1. digitalizacija dokumentov, 2. klasificiranje in indeksiranje, 3. verifikacija. V praksi lahko imamo različne oblike vhodnih dokumentov: papirni dokumenti, faksi, word, excel, datoteke ipd., i, XML idr. Iz seznama ugotovimo, da so določeni dokumenti že v digitalni obliki, ostale pa je potrebno še digitalizirati. V podjetjih je še vedno najpogostejša papirnata različica dokumentov, ki pa jih s pomočjo skeniranja pretvorimo v digitalno obliko. Rezultati skeniranih dokumentov so grafične datoteke različnih formatov. Poznamo dva načina skeniranja dokumentov: a) sprotni vsak dokument skeniramo posebej, ga opremimo z atributi in shranimo, b) paketni masovni zajem z avtomatiziranim kreiranjem enega ali več atributov, npr. s pomočjo črtne kode in/ali obdelave obrazcev. Z dokumentov moramo po navadi izvleči določene podatke in jih evidentirati v elektronske sisteme, namenjene za poznejšo obdelavo podatkov. V veliko podjetjih danes še vedno ročno vnašajo podatke, vendar je veliko naprednejši in hitrejši postopek OCR (Optical Character Recognition), s katerim se nadomesti ročno delo vnašanja podatkov. V tem procesu gre v bistvu za proces prepoznavanja posameznih znakov, s katerim iz pretvorbe slike dokumenta v grafičnem načinu dobimo podatke v tekstualni obliki. Proces razpoznavanja znakov lahko izvajamo za celoten dokument ali pa samo za izbrane segmente oziroma dele dokumenta. Za prepoznavanje rokopisov poznamo postopek, ki se imenuje ICR (Intelligent Character Recognition). Po opravljenem OCR/ICR prepoznavanju lahko dokumente razvrstimo (klasificiramo) v skupine glede na določene specifične lastnosti in elemente, ki jih neka skupina dokumentov vsebuje. V podjetjih se pojavljajo različni tipi dokumentov, npr. računi, pogodbe, projektna dokumentacija ipd. Vsi dokumenti zahtevajo zajem in evidentiranje različnih podatkov iz dokumenta. Ta postopek imenujemo indeksiranje. Pridobljene podatke, ki jih pridobimo z indeksiranjem pa imenujemo indeksni podatki ali metapodatki. Ti podatki nosijo informacijo o dokumentu, ki je potrebna za poznejšo obdelavo oziroma predstavlja ključ za poznejše iskanje in pregledovanje dokumenta (Golob 2013)

34 34 Elektronski zajem podatkov se dejansko zaključi z verifikacijo zajetih dokumentov. S to fazo omogočimo ročno kontrolo podatkov, ki so bili zajeti in prepoznani ter reševanje nepravilnosti in odpravljanje napak, ki nastanejo v fazi klasifikacije ali prepoznavanja. Tako pregledane in prečiščene podatke lahko uporabimo v poznejših fazah (Golob 2013). Jedro sistema za upravljanje z dokumenti Celovito obvladovanje dokumentacije lahko dosežemo z uporabo spletnih tehnologij, kar omogoča celovito upravljanje dokumentov na poljubni lokaciji: načrtovanje in priprava dokumentov, izdelava dokumentov s priljubljenimi orodji (MS Word, Excel ipd.), nadzor nad različicami dokumentov, življenjski krog dokumentov in distribucija dokumentov v pregled in odobritev v elektronski obliki, elektronski podpis dokumenta, kontroliran izpis dokumentov na zahtevo, distribucija in objava dokumentov v spletnem okolju, omogoča povratno informacijo o tem, kdo je bil seznanjen s spremembami dokumentov, obvestilo o novih dokumentih, omogoča vnos zahteve za spremembo v dokumentaciji s strani uporabnikov sistema, obvladovanje in sledenje sprememb. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov (DMS) so zato nedvomno pravi odgovor za poslovna okolja in dejavnosti, kjer je potrebno obvladovati velike količine nestrukturiranih informacij, ob tem pa zagotavljati revizijsko sled sprememb, varnost dostopa in minimiranje potrebnega časa za posamezne operacije (Golob 2013). Elektronsko arhiviranje dokumentov Urejena hramba dokumentov je osnovna ideja arhiva. V arhivu ima vsak dokument pripadajočo indeksno kartico ali drugače rečeno arhivsko kartico, na kateri so navedeni metapodatki o tem dokumentu. Za varnost poskrbijo postopki obvladovanja arhiva, ki nadzorujejo hrambo objektov ter določajo kdo ima pravico dostopa do posameznega dokumenta ali objekta ter koliko časa se posamezen dokument hrani v arhivu in na kakšen način ga lahko izločimo iz arhiva. Kot zadnjo fazo lahko opredelimo elektronsko arhiviranje. Zatrdimo lahko, da je najpomembnejši del upravljanja z dokumenti. Elektronsko arhiviranje je digitalno urejena shramba vseh dokumentov. Sodobna informacijska rešitev omogoča zajem in shrambo različnih objektov na magnetnih in optičnih medijih, ne glede na njihov izvor ali način izdelave. Vsi dokumenti se v elektronskem arhivu upravljajo sistematično in vsi postopki v elektronskem arhivu so nadzorovani. Elektronski arhiv primarno omogoča funkcije zajema, hierarhične shrambe, varnega dostopa in nadzora življenjskega cikla dokumentov. Elektronski arhiv zagotavlja zajem tako digitalnih objektov (računalniške datoteke, računalniški izpisi ipd.) kot tudi fizičnih dokumentov (papir, analogni medijski zapisi, ipd). Elektronski arhiv mora

35 35 ponujati različna orodja, ki pretvorijo dokument iz originalnega formata v standardiziran format, da bo dokument lahko v hrambi dlje časa.. Hierarhična hramba dokumentov pomeni večnivojsko shranjevanje dokumentov na različnih medijih glede na čas hranjenja dokumentov in pomembnost dokumentov. Zaželeno je, da se dokumenti nahajajo na hitrih magnetnih medijih, kot je na primer računalniški disk, saj je do dokumentov pričakovanih več dostopov. Čez določen čas lahko dokument prenesemo na optične diske (počasnejše medije). Z optičnimi mediji se zagotovi daljša obstojnost zapisanih dokumentov. Optični mediji so v primerjavi z magnetnimi mediji cenejši. Vsi dokumenti v elektronskem arhivu bi morali biti ustrezno zaščiteni. Elektronski arhiv mora zagotavljati elemente avtorizacije in avtentikacije uporabnikov na različnih ravneh (od posameznega hranjenega dokumenta do celotnega arhiva). Znotraj elektronskega arhiva je potrebno tudi popolno sledenje vsem dogodkom, tako uporabniškim kot administrativnih, saj se s tem lahko zagotovi verodostojnost zapisov. Analiza dostopov omogoča personalizacijo elektronskega arhiva ali pa nam pokaže preference uporabnikov. Za analizo dostopov lahko uporabimo podatke o uporabniški aktivnosti. Vsak dokument gre skozi naslednje faze življenjskega cikla: nastanek dokument lahko nastane v ali izven organizacije; lahko je popolnoma nov ali pa samo verzija predhodnika, pregledovanje zelo redki dokumenti nastanejo samo na enem mestu, večinoma so rezultat skupinskega dela, potrjevanje dokument mora biti potrjen pred objavo in veljavnostjo, varen dostop dokument omogoča izmenjavo informacij in idej ter pogosto poraja nastanek novih dokumentov, izločanje iz arhiva izločanje lahko pomeni uničenje, izročitev v javne arhive ali pa drugo aktivnost prenosa objekta iz arhiva, elektronski arhiv mora zagotavljati nadzor in upravljanje z vsemi fazami življenjskega cikla dokumentov. V vsaki fazi mora ponuditi tudi ustrezna orodja za delo z dokumenti; predvsem je to pomembno v fazi nastanka dokumenta, kjer je potrebna podpora za skupinsko delo (Golob 2013) ZAHTEVE IN USMERITVE SLOVENSKE ZAKONODAJE (ZVDAGA) Ta zakon ureja način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo zajema ter hrambo dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki, veljavnost oziroma dokazno vrednost takega gradiva, varstvo arhivskega gradiva in pogoje za njegovo uporabo, naloge arhivov in javne arhivske službe ter s tem povezane storitve in nadzor nad izvajanjem. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (2000) Zakon ureja poslovanje z elektronskim dokumentarnim gradivom in zajema poslovanje v elektronski obliki na daljavo z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije ter elektronskega podpisa v pravnem prometu. To vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih, če posebni zakoni ne določajo drugače. Elektronsko poslovanje zajema oblikovanje, pošiljanje, prejemanje, shranjevanje in druge

36 36 vrste obdelave podatkov v elektronski obliki. Zakon določa tudi osnovne pogoje elektronske hrambe izvirnega elektronskega gradiva in daje izvirnim elektronskim podatkom ter elektronskim dokumentom pravno veljavnost in dokazno vrednost, če so shranjeni pod predpisanimi pogoji. Dokumenti se lahko verodostojno hranijo in arhivirajo v elektronski obliki: če so podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo; če so podatki shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v kakšni; drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke, če je iz shranjenega elektronskega sporočila mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema in če uporabljena tehnologija in postopki zadostno onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, ki ju ne bi bilo mogoče enostavno ugotoviti, ali če obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila (Žumer 2008, 68). Zakon tudi določa primere, kdaj se mora dokumentarno gradivo ohranjati in arhivirati sočasno tudi v izvirni fizični obliki na papirju. Poleg elektronskega arhiviranja ali arhiviranja v obliki mikrofilma morajo namreč vse pravne in fizične osebe v Republiki Sloveniji hkrati v izvirniku na papirju arhivirati: dokumentarno gradivo, ki pomeni arhivsko gradivo po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, če je to v izvirniku nastalo na papirju, pri čemer moramo upoštevati sezname arhivskega gradiva iz priloge Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave in posamezna pisna navodila o odbiranju arhivskega gradiva, ki jih izdajajo pristojni javni arhivi ustvarjalcem gradiva in drugo gradivo, če tako določajo predpisi (recimo Slovenski računovodski standardi, Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli in Pravilnik o dokumentaciji v devetletni osnovni šoli). Teh predpisov je malo. Če je arhivsko gradivo nastalo pri poslovanju organov javne uprave v izvirni fizični obliki na papirju, se tudi hrani, odbira in izroča pristojnim arhivom v papirni obliki, razen ko pristojni arhiv izjemoma dovoli hrambo in izročitev na mikrofilmu ali v digitalni obliki (denimo popisnice prebivalstva, ki pomenijo arhivsko gradivo, vendar so v papirni obliki zaradi velikega obsega neobvladljive) (Žumer 2008, 69). Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ZVDAGA celovito ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki, v primerjavi z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih ZAGA iz leta 1997, ki je določal predvsem varstvo arhivskega gradiva v fizični obliki, dostop do arhivskega gradiva in organizacijo javne arhivske službe v

37 37 Republiki Sloveniji. Dotedanji zakon je bil sicer dobra pravna podlaga za varstvo arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika, ni pa urejal varstva elektronskega dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki je zaradi tehnološkega razvoja informacijske družbe postalo prevladujoče in izjemno pomembno. Nova zakonska ureditev varstva elektronskih zapisov, in s tem s podzakonskimi akti standardizirana hramba elektronskega gradiva v digitalni obliki, je bila zato več kot nujna. ZVDAGA ureja: način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo hrambe dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki, skupaj s pravnimi učinki takšne hrambe; varstvo javnega in zasebnega arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika, ne glede na vrsto, obliko ali nosilca zapisa ali medij; pogoje za njegovo dostopnost in uporabo; naloge in organizacijo javne arhivske službe v Republiki Sloveniji ter nadzor nad izvajanjem zakona. Zakon je poleg tega, da je bistveno dopolnil ureditev varstva gradiva s celovitim in učinkovitim varstvom elektronskega dokumentarnega in elektronskega arhivskega gradiva, v pravno ureditev varstva arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika vnesel nekatere spremembe in dopolnitve v zvezi z merili in postopki vrednotenja ter odbiranja javnega arhivskega gradiva, varstvom filmskega arhivskega gradiva, arhivskim informacijskim sistemom in dostopom do arhivskega gradiva v javnih arhivih (Žumer 2008, 70) TVEGANJA PRI OBVLADOVANJU DOKUMENTACIJE Upravljanje časa Tudi v dobi elektronske pošte in interneta imamo še vedno veliko papirnatih dokumentov in datotek. Tam je veliko podatkov iz vseh smeri, ki jih moramo obdelati in običajno shranjevanje kasneje priklicati. Informacije morajo biti dostopne, ko jih potrebujemo in da jih je mogoče uporabiti za nadaljnje analize, pisanje poročil ali ustvarjanje predstavitev. Vse prepogosto smo izgubljali svoj čas (in pogosto tudi čas drugih ljudi) z iskanjem podatkov, ki smo jih imeli nekje na naši mizi, v kabinetu ali pisarni. Biti moramo bolj organizirani in učinkoviti z našim upravljanjem datotek, da bo naše delo opravljeno pravočasno. Kljub temu, da imamo vzpostavljen sistem obvladovanja dokumentacije, lahko prihaja do nereda, če nismo dobro organizirani. Tukaj je nekaj nasvetov za učinkovito upravljanje datotek:

38 38 Izogibajte se shranjevanju nepotrebnih dokumentov - Pregled skozi vsebino in da shranite datoteko traja nekaj sekund. Biti moramo selektivni, kaj bomo obdržali. Sledite dosledni metodi za poimenovanje datotek in map - Na primer: razdelite glavno mapo v podmape za stranke, prodajalce in sodelavce. Zapišite skrajšano ime za identifikacijo (na kaj ali na koga se mape nanašajo). Še več, lahko celo daste drugačen zgled ali pogled na različne kategorije map. Sorodne dokumente shranite skupaj, ne glede na njihov tip Kar se nanaša na posamezen projekt (poročila, pisma, predstavitve pojasnila, preglednice in grafike), razporedimo v eno. Na ta način bomo veliko hitreje našli dokumente za določen projekt. Ločite neopravljeno delo od opravljenega - Nekateri ljudje imajo na mizi trenutno ali stalno delo, dokler ni dokončano. Potem, ko je opravljeno, ga je potrebno premakniti na ustrezno mesto (kjer so shranjene datoteke v isti kategoriji). Izognite se prenapolnjenosti mape - Če imate veliko število datotek v eni mapi ali veliko število podmap v glavni mapi, jih je potrebno urediti v manjše skupine (podmape). Na primer: mapo z imenom "poslovni načrt" lahko razdelite v podmape, imenovane "BP2008", "BP2009" in "BP2010." Prav tako lahko delite mapo za stranko z imenom»delta Trgovci«v podmape z imenom "Delta Trgovci prodajne predstavitve" in»delta Trgovci pogodbe«. Ideja je, da se vse datoteke v mapo ali podmapo logično razdelijo, namesto da bi imeli en ogromen seznam datotek. Naredite digitalne kopije papirnih dokumentov s skenerjem - To je uporabno, če nimate veliko prostora za shranjevanje papirnih dokumentov ali če želite arhivirati dokumente, ne da bi jih popolnoma uničili (mindtools 2013). 2.4 ELEKTRONSKI SISTEM ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI (EDMS) Elektronski sistem upravljanja z dokumenti premaga vse omejitve klasičnega sistema upravljanja dokumentov in ponuja številne druge prednosti. Nekatere izmed prednosti so zmanjševanje stroškov, večji prostor za shranjevanje, dokumenti v skupni rabi in učinkovitejše upravljanje z dokumenti ELEKTRONSKI SISTEMI ZA DOKUMENTACIJSKO POSLOVANJE (DMS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS) Kjer je to mogoče, je treba uporabiti elektronski način upravljanja z dokumenti. To zmanjša čas uprave za posodobitev sistema in zagotavlja bolj učinkovito upravljanje z informacijami (aiim 2013) KAJ JE UPRAVLJANJE DOKUMENTOV (DMS)? Upravljanje z dokumenti, pogosto imenovan kot sistemi za upravljanje dokumentov (DMS), je uporaba računalniškega sistema in programske opreme za shranjevanje, upravljanje in sledenje elektronskih dokumentov in elektronske podobe papirja na osnovi podatkov posnete z uporabo skeniranih dokumentov. Ključne DMS značilnosti so:

39 39 prijava/odjava in zaklepanje, nadzor različice, vrnitev nazaj, revizijska sled, označevanje in žig, povzemanje. (aiim 2013) Elektronski sistem za upravljanje z dokumenti (DMS) je računalniško podprto upravljanje z dokumenti zajema značilnosti digitalnega arhiviranja in podpira upravljanje elektronskih dokumentov. DMS običajno združuje različne tehnike upravljanje dokumentov. Skeniranje in prefinjene OCR (Optical Character Recognition) sta potrebna za digitalizacijo papirnih dokumentov. Hladen postopek ponuja možnost za pretvorbo tiskanih medijev v ustreznem formatu in posledično uvoz arhiva. DMS je sestavni digitalni arhiv za dokumente, potrdila, grafike, elektronske pošte itd. Dodatne informacije v zvezi z dokumenti, kot so vrsta dokumenta, datum nastanka, deponira oznake ali celotno besedilo, se shranijo v bazo podatkov. Na podlagi teh informacij se lahko dokumenti kasneje pogledajo in prikličejo kadarkoli. Poleg tega elektronski sistem za upravljanje dokumentov ne le arhivira, ampak tudi upravlja informacije. To vključuje samodejno ali ročno razdelitev dokumentov do posebnih primerov delavcev, nadzor dostopa, dokumentov s pripisi, obdelave dokumentov. Sistem za upravljanje dokumentov podpira tudi potek dela, ki omogoča, da so dokumenti na razpolago ustreznim organom za nadaljnjo predelavo v kronološko pravilnem vrstnem redu. Postaviti je potrebno dovoljenja za dostop za vsakega uporabnika ali skupine uporabnikov. DMS podpira celoten življenjski cikel dokumenta, od njegove ustanovitve predarhiviranja, raziskovanja, predelave in nazadnje tudi črtanje dokumenta. Večje prednosti DMS za poslovanje so: hiter dostop do dokumentov in informacij, dostopnost do znanja podjetja, večja produktivnost, manj izgubljenih dokumentov, odpustitev distribucijskih kopij, neodvisen dostop do dokumentov tudi če so "v postopku", manjša poraba prostora, precejšnje odpravnine monotonije shranjevanja, preglednost, uresničevanje in nadzor smernic (bitfarm-archiv 2013) MOŽNI NAČINI E-DOKUMENTACIJE IN NJIHOVE PASTI (INTERNA SKUPNA RABA DATOTEK, INTRANET PORTAL, DATOTEKE V OBLAKU IPD.) Osnove skupne rabe datotek Skupno rabo datotek in map lahko omogočite na več načinov. Najpogostejši način skupne rabe datotek v programu Windows je neposredno v vašem računalniku. Windows omogoča dva načina take skupne rabe datotek: skupno rabo datotek lahko omogočite v kateri koli mapi v računalniku ali v javni mapi. Izbira načina je odvisna od tega, kam želite shraniti mape v skupni rabi, komu želite omogočiti skupno rabo in koliko nadzora želite imeti nad

40 40 datotekami. Oba načina omogočata skupno rabo datotek ali map z uporabnikom vašega ali drugega računalnika v istem omrežju (wiki.answers 2013) Skupna raba datotek v kateri koli mapi v računalniku Če uporabite ta način skupne rabe, lahko določite, komu želite omogočiti spreminjanje datotek v skupni rabi in kakšne spremembe (če so dovoljene) lahko ustvari. To storite z nastavitvijo dovoljenj za skupno rabo. Dovoljenja za skupno rabo lahko dodelite posameznim uporabnikom ali skupini uporabnikov v istem omrežju. Nekaterim uporabnikom lahko na primer omogočite le ogled datotek v skupni rabi, drugim pa omogočite ogled in spreminjanje datotek. Uporabniki, ki jim omogočite skupno rabo, lahko vidijo le datoteke, ki so v skupni rabi. Ta način skupne rabe lahko uporabite tudi, kadar želite do datotek v skupni rabi dostopati iz drugega računalnika, ker so vse datoteke v skupni rabi vidne tudi v drugih računalnikih (wiki.answers 2013). Prednosti izmenjave datotek V okolju za izmenjavo datotek lahko veliko število uporabnikov dostopa do programa, kot da se program dejansko nahaja na enem datotečnem strežniku. To je velika prednost za majhne delovne postaje, kjer prostora na disku ni veliko. Centralizacija datoteke v nekaj datotečnih strežnikih ne le poenostavlja upravljanje, ampak tudi pomaga vzdrževati skladnost deljenih datotek. Ko bo prišlo do sprememb datoteke v skupni rabi, bodo takoj na voljo vsem uporabnikom. Slabosti izmenjave datotek varnostna vprašanja (potrebno izrecno programiranje), sočasni dostop anomalije večkratnega dostopa v isti datoteki, v primeru več uporabniških sistemov, nedoslednost podatkov, podvajanje podatkov, nestandardiziran nadzor nad organizacijo datotek, nestandardiziran nadzor nad strukturo datotek. (wiki.answers 2013) Intranet portal je orodje, ki združuje dostop podatkov v organizaciji. Pomaga podjetjem, da je upravljanje podatkov in informacij zelo enostavno in lahko imajo osebni pogled na celotne podatke o podjetju v kratkem času. To orodje uporabljajo tudi v podjetjih, zato je znan tudi kot portal podjetja. Prednosti: Intranet portali pomagajo zaposlenim, da se lahko bolje odločijo v vsakem položaju. To omogoča zmanjšanje stroškov in prihranek časa, tako da se lahko hitro in zanesljivo odločijo s pomočjo tega orodja. Ti podatki so lahko dostopni kjerkoli in tako povečujejo učinkovitost in produktivnost dela.

41 41 Intranet portal je spletno orodje, ki uporabnikom omogoča, da ustvarijo prilagojeno stran glede na njihove potrebe. Lahko potegnete vse internetne dejavnosti in želene vsebine v eno stran, ki olajšajo dostop. Slabosti: Cena je nekoliko višja, vendar je vredna stroškov, saj ima veliko prednost pri izvajanju. Stalen problem je vprašanje varnosti, strokovnjaki delajo na tem, da bi bil dostop do podatkov bolj varen in da se preprečijo nepooblaščeni dostopi. Da je vse na enem mestu, je zelo dobro, vendar če ni dobro organizirano, potem boste v neredu, kar znižuje produktivnost in je več napak. Zato strokovnjaki še vedno delajo na organizaciji, da bodo stvari bolje organizirane (articlesbase 2013). Vrste računalniških oblakov O'Neill (2010) trdi, da imajo vse različne vrste oblakov podobne osnovne funkcije. Edina razlika je v tem, kdo lahko dostopa do katerega oblaka. Obstajali naj bi trije splošno sprejeti modeli (O'Neill 2010; Juričet et al. 2009, 4): javni oblak (ang. public cloud): najbolj razširjena in poznana vrsta, nekakšen standarden model RO. Različne storitve (npr. management odnosov z odjemalci) so na voljo kateremu koli odjemalcu preko interneta. Nekaj storitev določenih ponudnikov je postalo že skoraj sestavni del poslovanja, tako da se uporabniki niti ne zavedajo, da uporabljajo storitve v oblaku. Storitve v javnem oblaku se lahko enostavno nastavijo preko uporabniškega vmesnika v brskalniku, stroški programske in strojne opreme so nični (za odjemalca storitve), zmogljivosti se lahko prilagajajo uporabniku glede na potrebo. Kljub temu imajo te koristi za določena podjetja tudi nekaj tveganja. Javni oblaki jim namreč ne nudijo nadzora nad viri v oblaku, varnosti zaupnih podatkov, nad težavami z zmogljivostjo omrežja in interoperabilnost. zasebni oblak (ang. private cloud): ta vrsta oblaka zmanjšuje tveganja, ki se pojavijo pri javnem oblaku. Kupec si namreč lasti vso opremo, ki poganja oblak, ima nadzor nad informacijskimi viri in podatki ter je odgovoren za varnost podatkov. Viri se združujejo in zbirajo, da imajo odjemalci storitev (zaposleni v podjetju oz. organizacija) na voljo podobne zmogljivosti in ekonomije obsega kot v javnem oblaku. Vzpostavitev in upravljanje zasebnega oblaka zahteva več znanja o strojni in programski opremi, omrežjih in virtualizaciji. hibridni oblak (ang. hybrid cloud): kot nakazuje ime, gre za kombinacijo zasebnega in javnega oblaka oz. pristopa. Notranji viri ostanejo pod nadzorom kupca oz. odjemalca, za zunanje vire priskrbi ponudnik storitev v oblaku. Občutljivi podatki so varno shranjeni pri odjemalcu, hkrati je podjetju na voljo skoraj neomejena skalabilnost javnega oblaka. Na ta način podjetja lahko rešijo nekaj problemov, ki zadevajo varnost, in hkrati izkoriščajo prednosti javnega oblaka. (povzeto po: Brenčič 2010) Poleg treh splošno sprejetih vrst oblakov obstaja še nekaj vrst oblakov oz. različnih poimenovanj za določeno obliko oblakov. Mell in Grance (2009, 2) opredelita še eno vrsto oblaka, in sicer oblak skupnosti (ang. community cloud). Infrastrukturo oblaka uporablja več organizacij oz. specifična skupnost, ki jo družijo skupni cilji, problemi ali naloge (npr. misija, varnostne zahteve, politika). Tako vrsto oblaka lahko upravljajo organizacije ali

42 42 zunanji ponudnik in oblak lahko obstaja zunaj ali znotraj skupnosti (npr. vse upravne enote v Sloveniji bi lahko uporabljale skupni oblak). (povzeto po: Brenčič 2010) Hibridni pristop se zdi za organizacije morda najboljši. Podjetja namreč lahko najamejo RO za celotno raven poslovanja ali za določene poslovne funkcije. Verjetno je malo podjetij, ki bi v oblak prenesla vse informacije oz. poslovanje. Za manj pomembne funkcije v podjetju bi podjetje najelo storitve javnega oblaka, za podatke vitalnega pomena pa bi najelo oz. ustvarilo zasebni oblak. V takem primeru mora biti zelo dobro poskrbljeno za varnost znotraj podjetja oz. določeno, katere podatke bi podjetje zaupalo javnemu oblaku ter kako bi preprečilo»uhajanje«ključnih podatkov v javni oblak. V interesu posameznega ponudnika je, da zagotavlja ne samo nemoteno delovanje svojih storitev, ampak tudi ustrezno visoko raven varnosti. (povzeto po: Brenčič 2010) Koristi in nevarnosti računalništva v oblaku Koristi računalništva v oblaku Juričet et al. (2009, 3), Miller (2009, 29 33) ter Cisco Systems (2009, 5) opredelijo naslednje koristi: prihranek stroškov in truda: uporaba RO zniža trud in stroške, povezane z vzdrževanjem infrastrukture, platforme ali PR in tako prihrani precej stroškov, povezanih z delovanjem informacijskih sistemov. prilagodljivost in skalabilnost uporabe virov: najete kapacitete se dinamično prilagajajo zahtevam stranke oz. ravnem obremenitve. Oddelki za informatiko tako ne kupijo toliko strežnikov, kot jih potrebujejo ob maksimalnih obremenitvah, s čimer se prihrani veliko stroškov. Le-ti se tudi spremenijo iz investicijskih v operativne. Privarčevani informacijski viri se lahko namenijo za druge stvari (npr. za namizne PR). Če je potrebno več prostora na prenosnem računalniku, je treba kupiti (nov) zunanji disk. Pri ponudniku RO se lahko enostavno poveča količina najetega prostora. lažja optimizacija poslovnih procesov: še zlasti tistih, ki potekajo med več organizacijami. Pred uporabo RO so se ti procesi razdelili na posamezne dele, ki so se izvajali znotraj vsake izmed vpletenih organizacij in iskale so se stične točke med posameznimi deli.»lastništvo«procesov je bilo tako zagotovljeno, vendar se je na ta način skoraj onemogočilo celostno spremljanje razdeljenih procesov. Avtorji povzemajo ugotovitve družbe Gartner, ki trdi, da se v poslovne namene RO največkrat uporablja za podporo poslovnim procesom. lažje (skupinsko) delo z dokumenti in datotekami: podatki v oblaku so lahko dostopni od kjer koli, potreben je samo dostop do interneta. Shranjevanje je lažje, saj s seboj ni treba nositi USB-ključkov in prenosnih pomnilniških medijev. Lažje je skupinsko delo na projektih, ker so popravki in spremembe datotek oz. dokumentov takoj vidni vsem in tako omogočajo simultano delo na eni datoteki. (okoljska in ekonomska) učinkovitost: zaradi slabega načrtovanja in porabe sredstev je večina podatkovnih centrov ekonomsko neučinkovitih in nevarnih za okolje. Z izkoriščanjem ekonomij obsega in zmogljivosti za učinkovitejše upravljanje sredstev RO porabi mnogo manj energije in drugih sredstev kot tradicionalno podatkovno središče. osredotočenost na osrednje sposobnosti (ang. focus on core competency): najem RO omogoča organizacijam, da se lažje osredotočijo na osrednje konkurenčne sposobnosti.

43 43 izboljšana avtomatizacija: storitve RO temeljijo na predpostavki, da so lahko zagotovljene na visoko avtomatizirani ravni. Ta posebna lastnost omogoča pomembne prednosti za podjetja (povzeto po: Brenčič 2010). Nevarnosti računalništva v oblaku Juričet et al. (2009, 3 4), Miller (2009, 33 35) ter Butina (2010a, 4 5) navajajo naslednje nevarnosti: vprašanje zaupanja ponudniku: s ponudnikom se moramo natančno dogovoriti o vsebini pogodbe. Prepričani moramo biti, da kakovost storitev, ki jih najemamo, ne bo na nižji ravni, kot če bi jih zagotavljali sami. lokacija podatkov: informacij o (natančni) lokaciji podatkov nimamo. Ta točka je povezana z zgoraj omenjenim vprašanjem zaupanja ponudniku. Lahko izberemo hibridni oblak ali podatke zaupamo tretji organizaciji. zahteva stalno in dovolj hitro internetno povezavo: brez internetnega dostopa ni RO. Lahko pride do izpada internetne povezave pri ponudniku internetnih storitev oz. se znajdemo na področju, kjer je hitrost povezave slaba oz. povezave ni. Klicni dostop je v večini primerov prepočasen. izvajanje storitev (PR) je lahko počasno: tudi na računalniku s hitro povezavo je lahko izvajanje (zahtevne) spletne PR oz. storitve zelo počasno, saj se morajo podatki pošiljati naprej in nazaj med uporabnikom in ponudnikom. zmožnosti so lahko omejene: nekatere PR v oblaku še nimajo vseh možnosti, ki jih ponujajo namizne PR oz. se še dodajajo. problem varnosti in izgube podatkov: oblak morda ni dovolj dobro zaščiten in do podatkov lahko dostopajo nezaželene osebe. Verjetno je, da bodo strežniki ponudnika večkrat tarča poskusov vdorov in napadov. Podatki se v oblaku multiplicirajo na več strežnikih. Vendar če ponudnik izgubi čisto vse podatke in nismo skrbeli za izdelavo lastnih varnostnih kopij, lahko ostanemo brez podatkov. skladnost z regulativi in predpisi: lokacija shranjevanja podatkov in zagotavljanje dostopa do njih sta lahko v nasprotju s pravnimi predpisi. Pojavljajo se tudi vprašanja o plačevanju davkov ponudnika, katerega oblak se razteza čez več držav. zaverovanost v metaforo oblaka: trenutne storitve so daleč od popolnosti. Napake na strežnikih ponudnikov se dogajajo tako kot na lokalnih strežnikih. Ta vidik je povezan tudi s problemom varnosti in izgube podatkov, ki je omenjen zgoraj. stroškovna nepredvidljivost: ponudnik lahko podraži določene storitve, še zlasti če ugotovi, da mu ne prinašajo dovolj velikega ekonomskega učinka. (povzeto po: Brenčič 2010) OBIČAJNE FUNKCIONALNOSTI PROFESIONALNEGA DMSA Sistemi za upravljanje dokumentov, kot pove že ime, so sistemi, ki pomagajo pri založništvu, skladiščenju, indeksiranju in iskanju dokumentov. Poleg tega se ukvarjajo skoraj izključno z znanjem, ki mora biti pri samem obsegu dokumentov, ki jih mora organizacija obravnavati in jih narediti uporabne in je to v nekaterih primerih celo obvezno. Pogosto so del sistemov za upravljanje vsebin. Sistem za upravljanje dokumentov vključuje naslednje naloge:

44 44 Zajem: Da bodo papirnati dokumenti uporabni v sistemu za upravljanje dokumentov, jih je potrebno skenirati. Za podjetja, ki potrebujejo izvedbo tega procesa in ki imajo številne dokumente v papirni obliki, je to lahko dolgotrajno in drago. Razvrstitev uporabe metapodatkov: Metapodatki (podatki o podatkih) se uporabljajo za identifikacijo dokumentov tako, da jih je mogoče kasneje pridobiti. Vključite lahko ključne besede, kot so datum, avtor itd. Optično prepoznavanje znakov se lahko uporabi za prepoznavanje besedila na skeniranih slikah. Indeksiranje: Obstaja veliko različnih oblik indeksiranja in dober sistem indeksiranja je ključnega pomena. Funkcija indeks bo uporabil metapodatke. Iskanje in priklic: Dokumentni sistem je eden najpomembnejših elementov. Iskalne funkcije so lahko bolj ali manj zapletene in omogočajo iskanje po elementih metapodatkov dokumenta ali omogočajo iskanje dejanskih dokumentov po ključnih besedah/besednih zvezah. Različice: Shranjevanje in upravljanje različic dokumentov je uporabno za dokumente, ki jih je treba pogosto posodabljati. Pooblaščenim uporabnikom omogoča, da se vrnejo v prejšnje različice. Uprava in varnost: Vsak informacijski sistem mora biti urejen in nadzorovan. Uporabniki potrebujejo različna dovoljenja za nekatere bolj občutljive funkcije/dokumente, ki so na voljo le izbranim uporabnikom/administratorjem. Sistemi za upravljanje dokumentov so zavarovani v primeru nezgode. V primerjavi z neelektronskimi sistemi, ponujajo sistemi za upravljanje z dokumenti zmanjševanje operativnih stroškov, izboljšanje učinkovitosti in hitrosti nalaganja, boljšo doslednost in več varnosti (tako v smislu varnostne kopije datotek in varnostnih ukrepov) (knowledge-management-tools 2013) KAJ MORA MINIMALNO ZAGOTAVLJATI DOBER DMS SISTEM, DA BO SKLADEN Z ZAHTEVAMI STANDARDOV? Standardne lastnosti sistema za upravljanje dokumentov Dokumentni sistem prinaša bistvene dokumente, evidenco in vodenje delovnega procesa. V nadaljevanju so nekatere od mnogih standardnih funkcij v programski opremi: Spletni dostop pri delu na daljavo lahko s programsko opremo za upravljanje dokumentov prek spletnega vmesnika dostopate od kjerkoli na svetu. Podpira več brskalnikov in na voljo so vse funkcije vključno z administracijo in upravo knjižnice. Iskanje najdite, kar morate z uporabo celotnega besedila in podatki, ki temeljijo na iskanju. Programska oprema za upravljanje dokumentov omogoča uporabnikom, da shranijo enostavne ali napredne iskalne poizvedbe kot Shranjena iskanja. Microsoft Office integracija tesna integracija z Microsoft Office omogoča neposreden dostop iz programske opreme za upravljanje z dokumenti na: Word, Excel, Outlook, PowerPoint in Visio.

45 45 Evidence upravljanja upravljate lahko kratkoročne in dolgoročne delovne in arhivirane dokumente. Dokumenti, podatki in zgodovina uporabe so v celoti zajeti, da ostanejo v skladu. Elektronski obrazci (e-obrazci) e-obrazce lahko ustvarite z uporabo standardnih programov Microsoft, ki jih najdemo v Office Word orodjih. Koledar s pomočjo koledarja ločite svoje vsakodnevne naloge in postanite bolj spretni pri uresničevanju svojih ciljev za upravljanje dokumentov. Nadzor dokumentov različica programske opreme nadzora dokumentov določa, da se preprečujejo dokumenti, ki so prepisani ali izbrisani, kot so dokumenti posodobljeni od več kot ene stranke. Programska oprema za upravljanje dokumentov vodi vse različice dokumenta Skeniranje dokumentov in slikanje Preverja dokumente od zunaj in notranje dokumente uporabniki lahko pregledujejo dokumente in se odjavljajo iz dokumentov s pomočjo programske opreme za upravljanje znotraj sistema Microsoft Office, z uporabo namizne aplikacije ali prek spletnega vmesnika kjerkoli na svetu. Dokument "označevanje" ali metapodatki zajemanje metapodatkov (ključni podatki o dokumentu) je ključ za uspešno iskanje in organizacijo dokumentov. Programska oprema je preprosta za uporabo nadzorovanih dokumentov, označevanje zagotavlja, da so dokumenti razvrščeni. Veliko funkcij, ki zajemajo metapodatke, je avtomatiziranih. Virtualne mape funkcija virtualne mape v programski opremi za upravljanje dokumentov omogoča neomejeno združevanje dokumentov v celotni knjižnici. Vodja projekta lahko z virtualno mapo upravlja s projektno dokumentacijo, pravnimi razpisi, z dokumentacijo projekta, računi in e-pošto, čeprav je vsak dokument shranjen na različnih lokacijah v knjižnici. Odsotni z dela če potujete ali vas ni v pisarni in niste povezani s strežnikom za upravljanje dokumentov, lahko še vedno delate na vaših pomembnih dokumenti brez povezave. Programska oprema za upravljanje z dokumenti bo priznala spremembe dokumentov. Dokument povezovanje povezovanje zagotavlja možnost, da se ustvarijo bližnjice dokumentov do dokumentov, ki se pogosto potrebujejo. Mobilna delovna sila programska oprema z dokumenti, evidencami in potekom dela podpira delavce na poti. Optično prepoznavanje znakov (OCR) in indeksiranje programska oprema omogoča, da lahko uporabniki programske opreme upravljate s skeniranimi dokumenti, ker se besedila na tipkanih papirnatih dokumentih pretvorijo v elektronsko obliko. Samodejno označevanje (Auto Tagging) dokument preprosto povlečete v mapo in preiskujete meta podatke ali "oznake", povezane z isto zadevo, ki se samodejno doda. Uporabniške vloge in varnost programska oprema za upravljanje dokumentov z izbiro od 11 različnih varnostnih vlog uporabnikov. Nadzorovane mape programska oprema se lahko nastavi tako, da se lahko dokumenti (npr. e-pošta), ki jih je treba poslati na naslov, samodejno premaknejo v hierarhiji zbirke. Mape, ki ste jih pregledali, v elektronski obliki premaknete v knjižnico. Enostavnost uporabe ta pristop dokumentov zagotavlja, da lahko uporabniki enostavno brskajo po dokumentih v logičnem in učinkovitem načinu. Elektronsko sporočilo pošlji dokument prek priključkov ali povezav.

46 46 Potek naročnine programska oprema za upravljanje z dokumenti omogoča uporabnikom, da se naročite in prejemate urejene dokumente ali spremembe map, na katere ste naročeni. Ko se obstoječi dokument posodobi ali se v mapo doda dokument, uporabnik prejme e-poštno obvestilo, da je prišlo do spremembe in prejme varno povezavo do neposrednega dostopa dokumenta. Dokumenti, imenovani standard programska oprema lahko samodejno ustvari imena dokumentov. Spletne storitve te spletne storitve so na voljo, da zagotovijo enostavno integracijo z drugimi podjetniških rešitvami in aplikacijami produktivnosti. URL Podpora omogoča pošiljanje zavarovane povezave do dokumenta. Številčenje dokumentov ta funkcija omogoča samodejno izvajanje kontrolnih številk od dokumentov do dokumentov. Poročanje in pisanje skladnosti programska oprema za upravljanje dokumentov prihaja z veliko vgrajeno v poročilih, ki omogočajo skrbnikom informacije o uporabi dokumentov in uporabnikov. FIPS skladnost licence in gesla so šifrirani z uporabo skladnega algoritma FIPS (Federal Information Processing Standards), ki morajo izpolnjevati popolno skladnost. (filehold 2013) PREGLED IN ANALIZA NEKATERIH DMS Primerjala sem tri sisteme za upravljane dokumentov, in sicer SAP, Alfresco in Mikrografija: kako sistemi delujejo in kakšne izdelke oziroma storitve ponujajo SAP DMS V zadnjih letih je večja kompleksnost proizvodov privedla do bolj kompleksnih razvojnih orodij, kot so (CAD), sistemi za računalniško podprto načrtovanje in bolj naprednih proizvodnih procesov, kot je računalniško podprta proizvodnja (CAM) sistemov. CAD in CAM orodja so uporabljena za optimizacijo proizvodnih časov in kakovosti. Ker je ta proces bolj zapleten, morajo biti sistemi za upravljanje tehnične dokumentacije bolj sofisticirane. Veliko je različnih postopkov, ki opisujejo proizvode (kot so risbe, fotografije in besedila), kar pomeni, da je veliko digitalno shranjenih podatkov. Kakovost in dostopnost do dokumentacije je vedno bolj pomembna. Document Management System (DMS) v sistemu SAP nudi naslednje prednosti : Če povežete upravljanje dokumentov z računalniškem razvojem in proizvodnimi sistemi, se izognete redundanci podatkov, ohranite doslednost podatkov in zmanjšate delovno obremenitev pri vstopu in posodabljanju podatkov. Da bi lahko uporabljali velike podatkovne zbirke, morate biti sposobni vzpostaviti hitro in varno izmenjavo podatkov. Lahko dostopate do svojih podatkov neposredno z uporabo elektronskih iskalnikov ali najdete dokumente z znanimi parametri. Lahko tudi poiščete in prikažete dokumente (originalne datoteke aplikacije ) prek interneta/intraneta. Z zmanjšanjem časa dostopa in bremena v rutinskih opravilih se lahko bistveno znižajo stroški. Lahko se uporabi distribucija dokumentov za distribucijo dokumentov, ki se upravljajo v sistemu za upravljanje dokumentov (DMS), bodisi ročno ali avtomatsko glede na posamezne postopke družbe.

47 47 Strožja zakonodaja odgovornosti za proizvode pomeni, da je vedno bolj pomembno arhiviranje dokumentov v življenjskem ciklu proizvoda. Kakovost proizvoda vključuje proizvodni proces in celotno organizacijsko okolje ter tudi sam izdelek. Podjetje, ki želi biti certificiran za upravljanje kakovosti (ISO 9000 to 9006), mora izpolniti stroge zahteve glede kakovosti z uporabo visoko zmogljivih funkcij za upravljanje dokumentov (help.sap 2013). SAP za upravljanje z dokumenti izpolnjuje vse te zapletene zahteve. Poleg upravljanja dokumentov, prav tako usklajuje obdelave dokumentov. Lahko avtomatizirate celoten življenjski cikel dokument: od ustvarjanja dokumentov za shranjevanje dokumenta do dostopa do posodobitev. Do vsakega dokumenta lahko takoj dostopate s katerega koli računalnika v omrežju. SAP za upravljanje z dokumenti predstavlja nabor funkcij za urejanje dokumentov, ki so lahko shranjeni v SAP sistemu podjetja in zunanjih sistemih. SAP za upravljanje z dokumenti vam ponuja široko paleto funkcij za upravljanje produktne dokumentacije in zagotavljanje izmenjave podatkov med različnimi aplikacijami (help.sap 2013) SAP vam ponuja podjetniški sistem za upravljanje dokumentov, in sicer SAP DMS, ki ga lahko uporabite za upravljanje dokumentov za vaše podjetje. Presenetljivo je, da mnoga podjetja tega ne uporabljajo. SAP DMS funkcionalnosti so: varno shranjevanje dokumentov, odjava funkcionalnost, sposobnost za razvrstitev dokumentov za iskanje, povezovanje dokumentov na druge predmete za prepoznavnost v okviru celotnega sistema, integracija Microsoft Pisarniške aplikacije za posodabljanje dokumentov, izdelati varnostnih profilov za zaščito dostopa do dokumentov, nadzor dokumentov skozi proces upravljanja sprememb, predstavitev, iskanje po celotnem besedilu čez shranjene dokumente, samodejna pretvorba dokumentov v nevtralno obliko za gledanje, pri dolgotrajnem skladiščenju, integracija vašega CAD sistema v SAP DMS za upravljanje risb in modelov. Prednosti SAP DMS Obstaja veliko koristi oz. prednosti za uporabo SAP DMS in za sistem za upravljanje dokumentov na splošno. Če pomislimo, podjetja in posamezniki vsak dan ustvarjajo veliko število dokumentov. Ti dokumenti so ključnega pomena za družbo. Brez njih podjetje ne more obstajati. Dokumenti se lahko shranijo na prenosnik osebe ali na skupen pogon ali pa se lahko skrivajo v namiznem predalu. Ljudje potrebujejo dostop do teh dokumentov za prave poslovne odločitve. Dostop do dokumentov mora biti hiter, ljudje ne smejo porabiti več ur ali več dni, da poiščejo prave informacije. To SAP DMS prepreči. Z njegovo

48 48 uporabo lahko sprejmete vse ključne poslovne dokumente, ki jih vaše podjetje ustvarja in jih shranite na enem mestu, da jih lahko vsakdo uporablja kot vir. To je velika prednost podjetja. Pri izvajanju SAP DMS lahko pričakujete, da boste pridobili naslednje koristi vaše podjetje: varno shranjevanje dokumentov, enostavno iskanje dokumentov, odlične zmogljivosti iskanja, zmanjšan čas iskanja dokumentov, nadzorovano okolje za posodobitve dokumentov, zapletena varnostna pravila za nadzor dostopa, povečala se bo prepoznavnost ključnih dokumentov, en vir in en sklop pravil za upravljanje dokumentov. (iso 2008) Zakaj podjetje potrebuje DMS? DMS sistem za upravljanje dokumentov rešuje zahteve po: upravljanju verzij in statusa dokumentov, delovnega toka, distribuciji dokumentov, varnostnem shranjevanju brez podvajanj, integraciji z ERP brez dodatnih vmesnikov, visokih zmogljivostih kljub velikemu številu podatkov, poenostavitvi timskega dela in internega povezovanja, enostavnem povezovanju z ostalimi poslovnimi objekti, avtorizacijah, upravljanju vseh vrst dokumentov. (sap 2010) Dokument kot centralni objekt - Document Information Record v SAP-ju Meta podatki: podatki za upravljanje (status dokumenta, avtor, verzije, deli ipd.), klasifikacija dokumenta, povezave objektov, hierarhija dokumentov, workflow delovni tok. Vsebina: originalne datoteke (vse vrste formatov), upravljanje verzij vsebine. Sistem za upravljanje dokumentov standard SAP DMS: Možnosti sistema Funkcionalnosti dokumenta: oštevilčenje,

49 49 upravljanje verzij, klasifikacija, hierarhija dokumentov, upravljanje originalnih dokumentov, distribucija dokumentov. Zapisi povezanih objektov znotraj sistema: materiali, standardi, kupci. Povezava z zunanjimi sistemi: vsaka desktop aplikacija, CAD sistemi via SAP-CAD interface, arhiviranje z uporabo ArchiveLink ali KnowledgeProvider. (sap 2010) IZDELKI: Upravljanje z dokumenti s SAP PLM Dokument je splošni izraz, ki vključuje različne fizične datoteke in digitalizirane podatke, ki so vse objavljene v matriki oblikah. Kljub splošnosti vsi dokumenti delijo eno ključno zahtevo: sistem, ki omogoča organizacijam, da učinkovito upravljajo njihov razvoj in distribucijo kot tudi njihov dostop do njihovih dokumentov. Tak sistem bi moral uporabnikom zagotoviti sposobnost za iskanje, nalaganje in tiskanje dokumentov, ki jih potrebujejo. Samo s takšnim sistemom lahko zainteresirani učinkovito uporabljajo take ključne poslovne dokumente, kot so projektni načrti, tehnične risbe, pogodbe, specifikacije izdelkov in računi. Ta funkcija lahko pomaga uporabnikom hitro iskanje informacij, ki jih potrebujejo, še posebej ko uporabljajo SAP PLM spletni uporabniški vmesnik. S tem lahko uporabniki tudi povezujejo dokumente izdelkov in podjetij prek poslovnih procesov, ki jih ponujajo SAP ERP Enterprise osrednji del (ECC). Kot rezultat lahko uporabniki dostopajo do dokumenta od kjerkoli v svojem poslovnem okolju (sap 2010). Integracija PLM SolidWorks integracija s CAD sistemi out-of-box Funkcionalnosti: upravljanje modelov in risb (models and drawings),

50 50 kontrola odlaganja datotek, lansiranje/kontrola verzij, kreiranje, dodelitev materialov, kreiranje kosovnic, prenos podatkov v glavo risb, built-in viewer. (sap 2010) SAP CAD namizje: kreiranje dokumentov masovno po pravilih, kreiranje materialov (surovine, polizdelki ipd.), kreiranje kosovnic (večnivojsko), upravljanje sprememb - Engineering Change Mng. Pri uporabi funkcije za upravljanje dokumentov SAP PLM lahko uporabniki tudi povezujejo dokumente prek Microsoftovih vmesnikov, optičnih arhivov, skeniranja in naprav, kot so razni CAD vmesniki in zunanjimi sistemi za upravljanje dokumentov. (sap 2010) Easy Document Management System Prednosti za podjetja: poenostavljeno upravljanje dokumentov, hiter in direkten dostop do informacij, zmanjšan obseg vzdrževanja, enostavnejše timsko delo in interna komunikacija, enostavno za uporabo, nizki stroški šolanja uporabnikov. Tehnične prednosti: varno in centralno shranjevanje vseh poslovnih dokumentov, enostavna namestitev, podpora dislociranim enotam, uporaba standardnih SAP ERP nastavitev. Uporaba standardnih SAP avtorizacijskih konceptov (sap 2010) Osnovne funkcije Easy DMS: upravljanje strukture dokumentov in dokumentov samih, odlaganje dokumentov s funkcionalnostmi drag&drop, cut & paste, splošen iskalnik dokumentov, pregled in upravljanje osebnih map in dokumentov, pregled in upravljanje javnih map in dokumentov, odlaganje dokumentov direktno z Office orodji z ukazi Shrani in Odpri,

51 51 možnost uporabe ukaza Move in Copy, uporaba povezave SAP objektov, brisanje dokumentov, upravljanje vezij dokumentov, dostop do dokumentov in struktur, izvoz dokumentov in struktur, enostavna uporaba avtorizacij, možnost dodatnih podatkov s klasifikacijskimi objekti SAP-ja, povezava z drugimi objekti, pošiljanje dokumentov preko e-pošte, možnost pripenjanja več dokumentov hkrati. (sap 2010) ALFRESCO Alfresco je odprta platforma za kritično poslovno upravljanje dokumentov in sodelovanje. Z avtomatizacijo dokumentov omogoča intenzivne poslovne procese in obsežno sodelovanje. Alfresco podjetjem omogoča, da se stranke bolje in hitreje prilagajajo hitrim spremembam na trgu. Vsak dan se več kot 7 milijonov poslovnih uporabnikov v 75. državah zanaša na Alfresco za upravljanje 4 milijarde dokumentov, datotek in procesov za požarnim zidom, v oblaku in tudi na svojih mobilnih napravah (alfresco 2013) IZDELKI IN STORITVE Alfresco One Alfresco One je vsebina, ki organizacijam omogoča popolno upravljanje kakršne koli vrste vsebine od preprostih pisarniških dokumentov do skeniranih slik, fotografij, risb, inženiringa in celo velikih video datotek. Alfresco One podjetjem omogoča avtomatizacijo dokumentov intenzivnih poslovnih procesov, prihranek časa in denarja. Funkcije omogočajo varno sodelovanje znotraj ali celo izven požarnega zidu. Upravljanje z dokumenti Preprost za uporabo, da se omogoči sprejetje uporabnikov. Enotni repozitoriji za upravljanje kakršne koli vrste datoteke. Integriran potek dela za upravljanje poslovnih procesov. Upravljanje dokumentov Ena integrirana rešitev za dokumente in zapise. Prilagodljiva oblika za podporo kakršne koli organizacije. Preprost za uporabo.

52 52 Alfresco v oblaku Uporaba Alfresco v oblaku: Zagotavljajo varen ekstranet za vašo organizacijo, kjer lahko uporabniki sodelujejo in varno izmenjavajo vsebine z vašimi partnerji, strankami in naročniki. Zagotoviti varen mobilni dostop do vsebine brez bremena VPN in da bi odprli notranje sisteme z internetom. Idealen je za prodajne ekipe, ki potrebujejo hiter in enostaven dostop do najnovejših novic pri trženju na svojem ipadu ali za vaše vodstvo, ki potrebuje varen dostop do svojih dokumentov, ko je na poti. Zagotavljanje varne sinhronizacije vsebin med napravami vseh uporabnikov, hkrati pa ohranja nadzor. Zagotavljajo varno skladišče, da se lahko priključite na druge storitve v oblaku in da so vaše vsebine shranjene na enem mestu. Uporaba lahko celo injicira vsebino teh storitev v oblaku v vaše poslovne procese. Alfresco Workdesk Alfresco Workdesk - brskalnik z brezhibno integracijo namizja Da bi prihranili še več časa, Alfresco Workdesk prinaša procese transakcijske vsebin v namiznih aplikacijah, kot je Microsoft Office. Alfresco Urad za pisalno mizo omogoča iskanje, ustvarjanje in spreminjanje datotek desno od skupnega Open File in Shrani tako pogovornih oken kot tudi urejanje lastnosti vsebine neposredno na namiznih aplikacijah. V MS Word je celo mogoče, da bi vgradili lastnine polj v dokument in sinhronizacijo njihove vrednosti z indeksi Alfresco. V ozadju Alfresco je ravnanje za nadzor različic, indeksiranje in za potek dela. Alfresco Pisarna pisalno mizo je kot nalašč za uporabnike, ki delajo v namiznih aplikacij ves dan in potrebujejo za interakcijo z vsebino osredotočene procesov. Prednosti Alfresco Workdesk vključujejo: Racionalizacijo vsebine osredotočene na poslovne procese. Pristop uporabnikom omogoča, da se osredotočijo na tisto, kar morajo storiti. Prilagodljivi vmesniki, kot so mobilni telefoni. Osredotočenost na konfiguracijo namesto kodiranja, hitrosti in časa za uvajanje (alfresco 2013). Alfresco Mobile: Omogočajo, da se vsebina lahko odpre v Quickoffice HD, Docs To Go, iworks in drugih podobnih programih, tako da se lahko izvede urejanje in se shrani naravnost nazaj v Alfresco. Ima več možnosti povezovanja, ki so dodane ves čas. Alfresco Mobile SDK razvijalcem ponuja vse, kar potrebujejo za vključitev v svoje aplikacije z Alfresco. Funkcije za zaščito pomembnih vsebin podjetja:

53 53 Šifriranje podatkov ves čas ohranja vsebino šifrirano na mobilni napravi. Za večjo varnost se ponovi neobvezno geslo na vstopu na vsaki uporabi aplikacije. Vsebine podjetja so vedno na dosegu roke: S povezavo Alfresco Mobile se povežete v prostor in v oblak hkrati. Omogočena je sinhronizacija za dostop do najbolj uporabljenih dokumentov, tudi če ni povezave. Omogočeno je iskanje po straneh, mapah in datotekah znotraj mobilne aplikacije MIKROGRAFIJA V Mikrografiji so zaposleni izkušeni strokovnjaki s področja informatike, obvladovanja dokumentov in arhivistike, ki svoje znanje nenehno nadgrajujejo. V zadnjem času se srečujejo z vse več izzivi s področja naraščajočega števila dokumentacije na način, ki omogoča posodobitev oziroma optimizacijo poslovnih procesov ter obenem zagotavlja varno in učinkovito arhiviranje gradiva pri naročnikih ali v naši varni sobi. Poleg celovitih rešitev za upravljanje in arhiviranje dokumentov izvajajo tudi vse spremljevalne storitve (urejanje arhivov, masovno skeniranje dokumentacije različnih vrst, priprava notranjih pravil, prepoznavanje znakov, arhiviranje dokumentacije v elektronski obliki, digitalizacija mikforilmov, uničenje gradiva) bodisi na lokaciji naročnikov bodisi na eni izmed štirih lokacij, kjer imajo ustrezno varovane in opremljene prostore. Pri uspešni izvedbi projektov uporabljajo programsko in strojno opremo priznanih blagovnih znamk Easy, Kodak, Kofax, Zeutschel, Colortrac, Canon, Luratech, TIS in še mnoge druge (mikrografija 2013). Storitve s področja upravljanja dokumentacije: urejanje, svetovanje, zajem, skeniranje, arhiviranje, uničenje Njihove storitve zajemajo celoten obseg življenjske poti različnih vrst dokumentacije, od usklajevanja stanja z zakonodajnimi zahtevami in predpisi podjetja, preko skeniranja, zajema in elektronske ali fizične hrambe do zadnje faze, uničenja gradiva. Storitve so investicijsko učinkovite, strokovne in varne. urejanje arhivov, arhiviranje dokumentacije v fizični obliki, priprava Notranjih pravil zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev, priprava projekta postavitve rešitev, zajem oz. skeniranje dokumentacije (poslovne, knjižnične, tehnične in upravne), prepoznava znakov (OCR), arhiviranje dokumentacije v elektronski obliki, mikrofilmanje, digitalizacija mikrofilmov, uničenje dokumentacije (mikrografija 2013).

54 54 Programska oprema: EASYWARE rešitev za arhiviranje in obvladovanje dokumentov v elektronski obliki (Produkti EASY delujejo v vseh obstoječih operacijskih sistemih in delovnih okoljih. Omogočajo enostaven prenos podatkov iz vseh obstoječih standardnih aplikacij z vsemi formati datotek. Osnova dokumentacijskega sistema je dokumentacijski in arhivski strežnik EASY Enterprise.i (na osnovi OS Windows) ali EASY Enterprise.x (deluje v vseh OS). Omogočajo številne možnosti za reševanje različnih nalog. Ker so rešitve EASY Enterprise sestavljene iz modulov, se prilagodijo vsaki zahtevi in jih je mogoče pridružiti že obstoječim sistemom, bodisi manj zahtevnim oddelčnim uporabniškim programom bodisi celovitemu informacijskemu sistemu še tako velikega podjetja.). KOFAX za hiter in natančen zajem manjšega števila dokumentov (OCR) (KOFAX rešitve, produkti in tehnologije izboljšajo hitrost, natančnost in učinkovitost poslovnih procesov. Rezultati, kot so znižanje stroškov izvajanja poslovnih procesov in transakcij, so posledica avtomatske izmenjave informacij s komerkoli, kjerkoli in v katerem koli formatu.) (mikrografija 2013). TIS fleksibilno, učinkovito in inteligentno orodje za prepoznavo zajem masovnih podatkov (Zajame in obdela vse vrste dokumentov: papir, faks, sliko, datoteko, ; v 170 jezikih). Zajame in obdela vse oblike dokumentov: strukturirane, delovno strukturirane in nestrukturirane. Izboljšana celostranska OCR in ICR prepoznava za večjo natančnostjo podatkov. Napredno prepoznavanje z uporabo glasovanja med gonilniki za prepoznavanje. Vgrajen vrhunski mehanizem za boljše rezultate prepoznave, aplikacija je sposobna samoučenja. Barvna podpora zmanjša napake in poveča prepustnost. Najhitrejši in najnatančnejši»approximate Database Search Engine«za izboljšano prepoznavo podatkov.»ap Workflow«za usmerjanje in dodeljevanje poslovno kritičnih informacij do primerne odgovorne osebe ali oddelka potrditve. Avtomatizirano razvrščanje»mailroom«.»enterprise«konektorji za integracijo v SAP, ostale vodilne ERP in»workflow«sisteme. Edinstven osrednji nadzorni kontroler za preverjanje več aplikacij, lokalno in preko mreže, vsebuje avtomatsko razvrščanje in realno časovno statistiko. Podprt z več tehnologijami, vključno z Microsoft.Net.) (OCR) (mikrografija 2013). Luratech oprema za barvno kompresijo elektronskih dokumentov (LuraDocument PDF Compressor je Windows aplikacija za avtomatsko (verzija Server) ali ročno konvertiranje (različica Namizje) skeniranih dokumentov v visoko stisnjene PDF dokumente. Vhodni formati, ki jih podpira. so TIFF, JPEG, BMP in PNM.). Mikrografija je že od leta 2005 pooblaščeni partner podjetja Luratech za Slovenijo in trge

55 55 bivše Jugoslavije. Programska oprema stisne (komprimira) skenirane dokumente ne glede na to, ali vsebujejo črno-bele, sivinske ali barvne (MRC oz. Mixed Raster Content) elemente. Gre za vodilno implementacijo ISO standardov JPEG2000/Part6, ki prepozna ter zapiše JPM datoteke. Rezultat postopka, s katerim loči tekstovni in slikovni del skeniranega dokumenta in ju vsakega zase komprimira, so ekstremno majhne datoteke, ki pa kljub temu zadržijo odlično kakovost besedila in slikovnih delov. Rešitev je res revolucionarna; razmerja, v katerih kompresiramo, so 1:147, 1:180, 1:200, 1:298 in celo 1:420. Tako obdelani dokumenti so shranjeni v formatu pdf, zato jih je mogoče pregledovati in iskati po vsebini (Full Text Search) s pomočjo programa Adobe Reader. Tak izdelek je zelo primeren za pregledovanje dokumentov, objavljenih na spletu ali intranetu (mikrografija 2013). PRIMERJAVA SISTEMOV Sistem za upravljanje dokumentov mora vključevati bistvene lastnosti, kot so zajem dokumentov za nadaljnjo uporabo, razvrstitev metapodatkov, indeksiranje, iskanje in priklic dokumentov, shranjevanje in upravljanje različic dokumentov ter uprava in varnost. V analizi sistemov DMS sem ugotovila, da vsi omogočajo vse potrebne lastnosti. Vsi sistemi omogočajo preprosto uporabo, hiter dostop do dokumentov, enostavno iskanje po podatkih, povezovanje podatkov, skladiščenje, zajem podatkov, oštevilčenje, pretvorbo risb in modelov. Sistemi imajo različne ponudbe. Alfresco ponuja storitve v oblaku, in sicer na mobitelih in brskalnikih z integracijo sistema. SAP DMS ponuja Easy DSM za upravljanje dokumentov in SAP PLM-spletni uporabniški vmesnik, s čimer lahko uporabniki tudi povezujejo dokumente izdelkov in podjetij prek poslovnih procesov. Mikrografija ponuja zajem podatkov, skeniranje, prepis iz mikrofilma, hrambo dokumentov in uničenje dokumentacije. Ugotovila sem, da se pri Mikrografiji osredotočajo na zajem podatkov, urejanje dokumentov in na hrambo dokumentov, medtem ko se Afresco in SAP DMS poleg zajema in hrambe osredotočata tudi na povezovanje dokumentacije pri poslovanju in s tem omogočata učinkovitost. Vsi DMS omogočajo povezovanje z Microsoft orodji, kar je velika prednost, saj je tako delo veliko hitrejše in enostavnejše, saj ni potrebno še dodatne opreme za urejevanje dokumentov, ker je to možno narediti z Microsoft orodji. SAP DMS in Mikrografija ponujata integracijo z SAP sistemom za učinkovito obvladovanje poslovanja, kar je zelo pomembno za podjetja, ki uporabljajo SAP, saj se tako omogoči še boljše poslovanje, prihranek časa in tudi samo delo je lažje, ker ni potrebno iskati podatkov po različnih programih. Vsi programi imajo poskrbljeno za varen dostop do dokumentov. Ugotovila sem, da je Alfresco primeren za podjetnike, ki jih ni veliko v pisarni, saj ponudbe vključujejo dostop preko mobitelov in to je v današnjem času velika prednost. Podjetnikom, ki veliko potujejo, bi glede na vsebino priporočila Alfresco, saj vse ponudbe vključujejo povezavo do dokumentov tudi, če ni povezave, in sicer preko mobitelov. S tem lahko poslujejo kjerkoli. Za ostala podjetja bi priporočila SAP DMS, saj omogoča oštevilčenje, upravljanje verzij, klasifikacijo, hierarhijo dokumentov, upravljanje originalnih dokumentov, distribucijo dokumentov in druge številne prednosti, ki so zelo koristne pri upravljanju dokumentov.

56 56

57 57 3 PRAKTIČNI DEL 3.1 PREDSTAVITEV PODJETJA LOKACIJA Grammer Automotive Sovenija d. o. o. se nahaja na naslovu Celjska cesta 45 v Slovenj Gradcu. Kot globalnega akterja v avtomobilski industriji in industriji gospodarskih vozil lahko Grammer najdete na štirih kontinentih, s 24. podjetji in več kot 30. proizvodnimi in distribucijskimi mesti v 18. državah. Grammer je s posebnim poudarkom na najvišjih standardih kakovosti vedno v neposredni bližini strank. VIZIJA Podjetje je vodilni proizvajalec notranje opreme vozil v tehnološkem in kakovostnem smislu na področju PMS pasivni vzglavniki. Na področju tehnologije in kakovosti izdelkov so vodilni na področju notranje opreme vozil. Zavezani so k nadaljnjemu razvoju tehnologij in izdelkov, ki jih ločijo od konkurence. To jih zavezuje, da se osredotočijo k bistvenemu in da delo izvajajo pravilno. V ospredje dajejo pričakovanja svojih kupcev in zahteve trgov, z upoštevanjem kakovosti v tehnologiji, izdelku in procesih. POSLANSTVO Z inovativnim pristopom dosegati kakovost za človeštvo. Prizadevajo si k neprestanemu tehničnemu izboljševanju komponent in sklopov z zagotavljanjem visoke stopnje varnosti, ergonomije in udobja za končnega uporabnika. Zadovoljni uporabniki so osnova za njihov napredek, s katerim gradijo ekonomsko in socialno odgovornost do njihovih kupcev, investitorjev in širšega okolja, v katerem živimo. PROIZVODNI PROGRAMI IN PROIZVODI Njihov proizvodni program temelji na petih bistvenih tehnoloških procesih: izdelava izdelkov iz poliuretanske pene, šivanju, montaži, tornem varjenju, direktnem penjenju izdelkov.

58 58 Proizvodi: komolčniki, vzglavniki, stranske obloge, predalniki, izdelki iz pene, puše in ostalo. 3.2 NAČIN TRENUTNEGA OBVLADOVANJA DOKUMENTACIJE V PODJETJU Dokumentacija v podjetju Grammer Automotive Slovenija d. o. o. se vodi po standardu ISO/TS 16949, ki ima enaka določila za dokumentacijo kot ISO Ostala certifikata, ki ju ima podjetje, sta še ISO (vodenje okolja) in CCC certifikat (potrdilo za trženje izdelkov na kitajski trg). Podjetje upravlja svojo dokumentacijo preko: elektronske pošte datotečnega sistema SAP sistema GBS (Grammer Business System). Dokumentacija v podjetju se deli na: Tabela 1: Delitev dokumentov DOKUMENTI SISTEMA poslovnik kakovosti postopki - procesi, navodila za delo, opisi del. Mest, obrazci NOTRANJI DOKUMENTI IN PODATKI ZUNANJI TEHNIČNI DOKUMENTI ZAKONI, DOKUMENTI KUPCA PREDPISI, risbe, sheme, tehnološki načrti, načrti kontrole, operacijski listi risbe in drugi tehnični dokumenti, norme kupcev STANDARDI ustrezni državni in mednarodni zakoni in predpisi ustrezni državni in mednarodni standardi TRŽNI DOKUMENTI pogodbe, naročila, poslovno-tehnične zahteve GBS SISTEM SAP SISTEM SAP INTERNET SAP Vir: Lasten vir

59 59 DOKUMENTI SISTEMA GBS sistem je Grammerjev poslovni sistem, na katerem lahko najdemo: priročnike, direktive, postopke, navodila za delo, obrazce, priloge, letake, informacije, dokumente usposabljanja, opise postopka - želvji diagram. Slika 2: Želvji diagram Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Vsi aktualni dokumenti sistema se vodijo v GBS sistemu in/ali se najdejo v strukturiranih mapah. Vsak natisnjen dokument je informativne narave in se pri spremembah ne zamenjuje, če ni drugače določeno (npr. v proizvodnji). Kopiranje in spreminjanje sistemskih dokumentov ni dovoljeno. Potreba po spremembah dokumentov mora biti sproščena s strani uporabnika in uvedena.

60 60 Na sliki je GBS. Oranžni kvadratki prikazujejo glavne procese, sivi kvadratki pa nam prikazujejo podrobnosti glavnih procesov. Slika 3: GBS Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Če nas zanimajo podrobnosti procesa, se postavimo na željen kvadratek in se nam pojavijo funkcije, procesi in z njimi povezani dokumenti.

61 61 Slika 4: Podrobnosti procesa Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Če kliknemo funkcijo, dobimo vse dokumente, ki so povezani z izbrano funkcijo. Slika 5: Dokumenti povezani s funkcijo Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o.

62 62 TEHNIČNI DOKUMENTI Tehnični dokumenti, torej risbe, sheme, tehnološki načrti, načrti kontrole in operacijski listi, se vodijo v sistemu SAP. Sistem SAP nudi, da so vsi tehnični dokumenti na enem mestu in jih lahko pridobimo takoj, ko jih potrebujemo. PRIMER PRIKLICA RISBE Slika prikazuje prvi korak, kako v sistemu SAP najdemo risbo. Najprej v okence za iskanje vtipkamo kodo, ki je predvidena za risbe. Slika 6: Iskanje risbe Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. V okence dokument napišemo, katero risbo želimo videti.

63 63 Slika 7: Izbor risbe Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Izberemo dokument. Slika 8: Klik na izbor risbe Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o.

64 64 Kliknemo na zadnjo verzijo. Slika 9: Izbor zadnje verzije Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Slika 10: Risba Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o.

65 65 NORME KUPCEV / MEDNARODNI STANDARDI Dokumentacija kupca se vodi podobno kot tehnična dokumentacija v sistemu SAP. Tudi za kupce so vsi podatki na enem mestu. PRIMER V okence vtipkamo kodo za dostop do norm/standardov. Slika 11: Iskanje Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Napišemo želeno normo/standard.

66 66 Slika 12: Želena norma / standard Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. Odpre se nam seznam vseh norm, iz katerega izberemo ustrezen dokument. Slika 13: Seznam Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Ko izberemo želen dokument, se nam ta odpre.

67 67 Slika 14: Primer dokumenta Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. ZAKONI, PREDPISI IN STANDARDI Zakoni, predpisi in standardi se spremljajo preko interneta. TRŽNI DOKUMENTI Tudi tržni dokumenti se vodijo v sistemu SAP. Slika 15: Postopek obravnave računov Računovodstv o Pošta Recepcija Računovodstvo - vpis Drugi oddelki -pregled -podpis -knjiženje -skeniranje -odlaganje v pisarni Ahiv Vir: Lasten vir

68 68 Vsa dospela pošta se sprejme v recepciji, kjer jo prevzame receptor. Vse prispele dokumente in račune receptor opremi s štampiljko, ki vsebuje naslednje podatke: Pod postavko»prejeto«vpiše datum dospetja. V računovodstvu prejete račune najprej prevzame vodja računovodstva oz. namestnik ali referent v računovodstvu. Referent v računovodstvu razdeli račune na SAP račune (navedena naročilnica s predpono ) in OSTALE račune. Na vseh računih mora biti navedena številka naše naročilnice. Nabavni referenti so odgovorni, da dobavitelje seznanijo z našimi internimi zahtevami, katere podatke poleg zakonsko predpisanih mora vsebovati njihov račun. V kolikor na računu od dobavitelja podatka o številki naše naročilnice ni in ni možno ugotoviti verodostojnost listine, ga referent v računovodstvu zavrne z dopisom, ki ga podpiše vodja računovodstva ali namestnik. Kopijo dopisa in računa hranimo v računovodstvu. SAP računi 1. Referent v računovodstvu račune opremi z pripadajočimi dobavnicami in CMR-i, ki jih v računovodstvu prejmemo od skladiščnika. Skladiščnik dobavnice opremi s prejemi oz. jih podpiše, datira in pripiše številko naročila materiala. Dobavnice se nahajajo v redniku DOBAVNICE, ločene na DOMAČE in TUJE. 2. Glede na številko naročila (z začetnico ) referent v računovodstvu preveri, če se cena na računu ujema s ceno v sistemu. 3. v kolikor je cena na računu pravilna in če račun vsebuje vse potrebne podatke, ki jih zahtevajo Zakon o davku na dodano vrednost, Zakon o dobičku pravnih oseb in interni akti ( referent v računovodstvu s»signircem«na računu označi vse zahtevane podatke), se račun lahko poknjiži k pripadajočemu prevzemu, podpisnik na računu ni potreben. 4. Če račun ne vsebuje vseh zgoraj navedenih podatkov ali so le-ti napačni, referent v računovodstvu račun zavrne z dopisom (kopijo dopisa in računa hranimo v računovodstvu), ki ga podpiše vodja računovodstva ali namestnik.

69 69 5. Če referent v računovodstvu ugotovi, da se cena na računu ne ujema s ceno v sistemu, račun zavede v MIRO materialno knjigovodstvo-prejeti računi, seveda pod pogojem, da so vsi zahtevani podatki pravilni, ga opremi z datumom pod PREJETO in odda v nabavno službo, kjer nabavni referent preveri odstopanje v ceni. V kolikor je cena kljub odstopanju potrjena, račun podpiše odgovorna oseba, ki je navedena v prilogi št. FR/VD 2 in 3 pravilnika o računovodstvu in ga vrne v računovodstvo v knjiženje. Pri vnašanju računa v sistem mu le-ta avtomatsko dodeli INTERNO številko, ki jo referent v računovodstvu zapiše na zgornji desni rob računa. Isto številko, ki jo nosi račun, napiše na pripadajočo dobavnico, prav tako tudi št. računa, vzrok, zakaj je bil račun dan v podpis v nabavo (cena, stroški, količina ipd.) ter datum (PREJETO). Račune odda v nabavo BREZ dobavnice; te shrani nazaj v rednik. Ko nabavni referent vrne podpisan in potrjen račun v računovodstvo, ga referent v računovodstvu opremi s pripadajočo dobavnico. Račun se lahko poknjiži. Ostali računi 1. Referent v računovodstvu preveri, če računi vsebujejo vse podatke, ki jih zahtevata Zakon o davku na dodano vrednost in Zakon o davku od dobička pravnih oseb za priznavanje stroškov. Vse podatke na računu označi s»signircem«. 2. Če kateri od podatkov ni ustrezen, referent v računovodstvu račun zavrne z dopisom, ki ga podpiše vodja računovodstva ali namestnik. Kopijo dopisa in računa hranimo v računovodstvu. 3. V računovodstvu se oddajo dobavnice, referent v računovodstvu račune opremi z dobavnicami, kjer je to potrebno. 4. Referent v računovodstvu račune vnese v sistem z inicialkami podpisnikov in številko računa, tako da je iz kartice razvidno, komu je bil račun dan v podpis. 5. Račune v računovodstvo vrnejo podpisniki sami. 6. Podpisniki opremijo račune z vsemi potrebnimi podatki SM, DATUM in podpisom. V kolikor iz računa vsebina ni razvidna, podpisnik na račun napiše obrazložitev. 7. Račune prevzame vodja računovodstva oz. namestnik, ki jih glede na vrsto stroška kontira v skladu z kontnim načrtom družbe in z internimi navodili za dodeljevanje stroškov na stroškovna mesta ter konta. 8. Referenti v računovodstvu knjižijo račune, jih skenirajo in arhivirajo v rednike po zaporednih številkah.

70 70 Vnos računa v SAP Slika 16: Vnos računa v SAP Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Knjižen račun Slika 17: Knjižen račun Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o.

71 71 Skeniran račun Slika 18: Primer skeniranega računa Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Na sliki je vidno, kako morajo biti opremljeni računi in ostala dokumentacija. Vsak dokument, ki prispe v podjetje, ob vpisu v sistem SAP prejme črtno kodo, po kateri se lahko dokumentu v samem sistemu sledi. Slika 19: Črtna koda Vir: Interno gradivo Grammer Automotive Slovenija d. o. o. Vsi računi, ki so bili vneseni v sistem in nato knjiženi, se morajo skenirati. Skeniranje ni zahtevno opravilo, vendar vzame veliko časa, saj je ogromno računov. Vse skupaj se mora pregledati, da se kakšen račun ne izpusti ali večkrat skenira. Skeni se nato prenesejo v sistem. Prednost skeniranja je v prihranku časa, saj v primeru naknadnega iskanja ali

72 72 preverjanja računa ni potrebno fizično iskati, ker je v vsakem trenutku viden v sistemu. Po skeniranju se računi zložijo po zaporednih številkah in se odložijo v registratorje. Slika 20: Zloženi dokumenti po zaporednih številkah Vir: Lasten vir UREJANJE ARHIVA Vsako podjetje se zaradi registratorjev in raznih papirjev znajde v prostorski stiski. Vsako leto je vse več in več pomembnih dokumentov, ki morajo biti shranjeni, zato je potrebno v podjetju urediti arhiv. V Excelu se naredi seznam registratorjev, ki se jih sprazni. Škatle z odpadnim papirjem je potrebno odnesti na uničenje. Za uničeno dokumentacijo se pripravi tudi uradni zapisnik, ki ga podpišejo pooblaščene osebe. Vsako podjetje mora po zakonu shranjevati razne dokumente, doba hrambe pa je odvisna od vrste dokumenta (npr. plačilne liste in izkazi poslovanja se hranijo trajno; računi, ki so osnova za dokazovanje stroškov in prihodkov pa 10 let + tekoče leto). OSTALI DOKUMENTI Slika 21: Postopek vodenja drugih dokumentov Pošta Recepcija Oddelek za katerga je dokument - vpis -pregled -podpisi odgovornih -skeniranje - hramba v pisarni arhiv Vir: Lasten vir