5. Upravljanje dokumentima. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 1

Transcription

1 5. Upravljanje dokumentima Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 1

2 Svrha dokumenta Documents convert information into action. Dokumenti pretvaraju informaciju u akciju. Kevin Craine Informacijska tehnologija prikuplja, pretvara i prikazuje informacije. Postoji jaz između informacije i akcije. Dokumenti ispunjavaju taj jaz. Dokumenti komuniciraju informaciju. communicate dolazi od latinskih riječi commun i ie, što znači učiniti nešto Osnovna funkcija dokumenta informaciju koju smo prikupili od informacijskog sustava iskomunicirati ljudima koji će zatim učiniti neku akciju Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 2

3 Zašto je potrebno upravljanje dokumentima? Informacije sadržane u dokumentima ključne su za donošenje poslovnih odluka, te je njihova točnost presudna. Istraživanje Xerox-a: Tvrtke koje posvećuju dovoljno pažnje upravljanju dokumentima i informacijama bolje su pripremljene za smanjivanje troškova i imaju brže reakcije na promjene na tržištu Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 3

4 Upravljanje dokumentima vs. upravljanje bazama podataka U čemu je specifičnost upravljanja dokumentima u odnosu na baze podataka? BAZE strogo strukturirani podaci DOKUMENTI nositelji nestrukturiranih podataka, imaju proizvoljni oblik i sadržaj Za upravljanje dokumentima potrebno je najprije uvesti sustav prepoznavanja informacija u njima. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 4

5 Sustav upravljanja dokumentima (EDMS) Sustav upravljanja dokumentima (eng. Enterprise Document Management System EDMS) je cjelovito rješenje problema praćenja dokumenata. Prednosti EDMS-a: povećana učinkovitost povećana produktivnost optimalnom upotrebom dokumenata povećana konzistentnost klasifikacije, indeksiranja i dohvaćanja dokumenata povećano dijeljenje dokumenata praćenje donošenja odluka automatizirano arhiviranje ili uništavanje dokumenata Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 5

6 Svrha sustava upravljanja dokumentima 1. automatizacija svih procesa koji se temelje na upravljanju dokumentima u elektronskom obliku (npr. upravljanje dokumentacijom sustava kvalitete, financijskom dokumentacijom, izrada i promjene tehničke dokumentacije, itd.) 2. trajno arhiviranje i čuvanje zbirke zapisa pomoću sustava za arhiviranje. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 6

7 Tehnologija upravljanja dokumentima Sustav za upravljanje dokumentima temelji se na mrežnoj tehnologiji i upotrebi standardnog XML jezika. Korisnik preko standardnog Web preglednika koristi mrežnu aplikaciju tvrtke i ima točno određenu razinu pristupa dokumentima. Dokumenti se nalaze na poslužitelju (serveru), a za pristup se koristi standardni TCP/IP protokol kako bi korisnik mogao pristupiti poslužitelju i unutar lokalne mreže, kao i putem Interneta, uz punu zaštitu od neovlaštenog pristupa. Kako se svi dokumenti čuvaju na poslužitelju, lakše ih je zaštititi i pretraživati, nego u slučaju čuvanja na korisničkim (klijent) računalima. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 7

8 Papirnati vs. elektronički dokumenti U usporedbi s papirnatim dokumentima, elektronički dokumenti imaju mogućnosti opisa dodatnih atributa podataka o podacima (metapodataka) Metapodaci mogu opisivati npr. zaštitu dokumenata, rok trajanja, datum nastanka, tok nastajanja, brojčanu oznaku, adresu, autorske podatke, kontrolora, dobavljača, radno okruženje i drugo. Oni određuju i osobe koje sudjeluju u opisanom procesu. Svrha metapodataka: da dokumentom možemo učinkovito upravljati, a kasnije ga i jednostavno potražiti. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 8

9 Metapodaci u dokumentu Metapodaci se kod dokumenata sastoje od dijelova: metapodaci o formi (obliku) dokumenta metapodaci o strukturi dokumenta metapodaci o sadržaju dokumenta Najčešći metapodaci u dokumentima su: autor, naslov, šifra (broj) projekta, šifra (broj) datoteke, tip dokumenta, verzija, datum/vrijeme izmjene, i dr. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 9

10 XML (extensible Markup Language) Cilj razvoja jezika za označavanje SGML (preteče HTML i XML jezika ) i Tex (Latex) bio je umetnuti metapodatke u dokument, sa svrhom obrade informacije u njima na različitim platformama i medijima. Moto SGML jezika je store-oncedeliver-in many-forms. XML ima za svrhu omogućiti jedinstvenu identifikaciju podataka na Web-u. u njegovom razvitku sudjeluju: Microsoft, IBM, Oracle, Sun, Intel, HP, i dr., a rad nadzire W3C (World Wide Web Consortium) API (Application Interface) veza između prezentacije dokumenata na webu i same aplikacije Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 10

11 XML (extensible Markup Language) XML je jezični standard za opis podataka koji se koristi za dijeljenje poslovnih informacija neovisan o operativnom sustavu, mreži ili aplikaciji. Nastanak: iz SGML jezika (preteča HTML-a) XML koristi standardne oznake (tag-ove) da bi definirao strukturu i sadržaj datoteke. Iste XML oznake u svim datotekama omogućuju učinkovito indeksiranje, pretraživanje, kombiniranje i ponovno korištenje tekstualnih informacija. Budući dase XML temeljinatekstutenijeograničen na računalne jezike pojedinih proizvođača, omogućuje razmjenu informacija između obično nekompatibilnih sustava. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 11

12 Razlika HTML vs. XML HTML definira kako će se prikazivati podaci na Webu XML definira što u sebi sadrže elementi web stranica omogućuje da Web stranice funkcioniraju kao slogovi u bazi podataka Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 12

13 XML primjer upotrebe Kako izgledaju XML datoteke? počinju s Document Type deklaracijom i (ili) XML deklaracijom (koja verzija se koristi) u tekst se umeću oznake (metapodaci) za pojedine dijelove, npr. za naslov, za tekst, za model, itd. koje odgovaraju standardu koji se koristi Primjer 1. početak novinskog članka <?xml version="1.0"?> <!DOCTYPE advert SYSTEM <advert> <headline>...<pic/>...</headline> <text>...</text> </advert> Primjer 2. dio dokumenta za opis proizvoda <part num="da42" models="ls AR DF HG KJ" update=" "> <name>camshaft end bearing retention circlip</name> <image drawing="rr98-dh37" type="svg" x="476" y="226"/> <maker id="rq778">ringtown Fasteners Ltd</maker> <notes>angle-nosed insertion tool <tool id="gh25"/> is required for the removal and replacement of this item.</notes> </part> Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 13

14 XML unutar e-business alata Alati za e-business podržavaju XML, npr. RosettaNet model partnerstva u B2B poslovanju (Cisco, Compaq, Dell, HP, Intel, Siemens, Sun) Model se sastoji od 3 modula: pristupnog modula, modula rječnika podataka i implementacijskog modula BizTalk (inicijativa Microsofta) skup smjernica za publiciranje shema u XML-u i korištenje XML poruka za integriranje programa u el. poslovanju aplikacije međusobno komuniciraju putem BizTalk poslužitelja BizTalk poslužitelj prima formatirane dokumente od aplikacija, obrađuje ih i konstruira poruke koje prosljeđuje drugom BizTalk poslužitelju Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 14

15 Tehnologije prepoznavanja teksta U sustavu upravljanja dokumentima, ponekad je potrebno paprinate dokumente pretvoriti u elektroničke. U tu svrhu koristi se najčešće optičko čitanje/prepoznavanje dokumenata (skeniranje). Optičko prepoznavanje teksta (OCR, ICR) OCR program (eng. Optical Character Recognition), koristi posebne algoritme za prepoznavanje oblika slova i njihovo pretvaranje u odgovarajuće znakove na računalu. Kvaliteta se mjeri u točnosti pretvorbe i zadržavanju formatiranja teksta. Dodatne mogućnosti automatsko povezivanje s tekst procesorom i eksport u XML. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 15

16 Upravljanje sadržajem web-a Za upravljanje dokumentima na webu koriste se alati pod nazivom CMS (eng. Content Management Systems) CMS je sustav za upravljanje sadržajem čija je uloga olakšati i organizirati procese vezane uz kreiranje sadržaja, posebice ako je sadržaj plod suradnje više osoba (Vlahović, V., 2004) namjena CMS-a: olakšati izradu i objavu web dokumenata korisnicima koji se mogu fokusirati na sadržaj brojna komercijalna i opensource rješenja na tržištu Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 16

17 Vrste CMS sustava razvojne osnove za CMS (CM Frameworks) alati s pomoću kojih se tek izgrađuje CMS sustav Page-based sustavi Modularni sustavi Objektno orjentirani sustavi Kako izabrati najpogodniji CMS sustav za tvrtku? Primjeri rješenja:ez Publish, Plone/Zope, PHPNuke Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 17

18 Skladište dokumenata EDMS vs. Document Warehouse standardni sustav za upravljanje dokumentima (EDMS) tretira dokumente kao samostalne jedinice, podržava dohvaćanje informacija, ali ne i text mining, ima limitiranu semantiku metapodataka, i nije uvijek povijesno kompletan Skladište dokumenata (Document Warehouse) ima veću mogućnost korištenja metapodataka o dokumentima, omogućava text mining, vezu s data mining-om, fleksibilniju klasifikaciju dokumenata Integracija EDMS-a u skladište dokumenata moguća. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 18

19 Aktivnosti u skladištu dokumenata Ekstrahiranje dokumenata Dohvaćanje dokumenata Reformatiranje, konvertiranje znakova, prijevod jezika Klasteriranje Sumacija Indeksiranje, ključne riječi i teme Izvor: Sullivan, D., Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 19

20 Text mining rudarenje teksta Text mining is the art and science of extracting information and knowledge from text. (Sullivan, D.,2001) predstavlja traženje neotkrivenih informacija iz mase dokumenata (traženje poslovne inteligencije iz teksta) dio je Data mining-a (rudarenja podataka), koje traži skrivene uzorke u podacima TM obuhvaća ove discipline, koje su ujedno i faze TM procesa: Dohvaćanje informacija (eng. Information retrieval - IR) Računalnu lingvistiku (eng. Computational linguistics - CL) Prepoznavanje uzoraka (eng. Pattern recognition) pretraživanje i dohvaćanje (IR) jezična obrada (CL) evaluacija i selekcija ekstrakcija karakteristika i veza Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 20

21 Primjer TM-a migrena i prehrana ISTRAŽIVANJA O MIGRENAMA znanje jednog istraživača znanje jednog istraživača TM znanje jednog istraživača ISTRAŽIVANJA O PREHRANI znanje jednog istraživača znanje jednog istraživača znanje jednog istraživača Odjel za matematiku Uredsko poslovanje Izvor: Sullivan, D,

22 TM metodologija u poslovanju upotreba Cross-Industry Process (CRISP) modela za data mining, koji je razvijen od strane konzorcija tvrtki: NCR, Integrated Solutions Limited, Daimler Chrysler, OHRA i BV, s ciljem razvijanja modela za otkrivanje znanja koji će biti nezavisan od alata za data mining. Razumijevanje poslovanja Razumijevanje podataka 1 2 Priprema podataka 3 4 Razvoj 7 6 Modeliranje 5 Evaluacija CRISP model, izvor: Sullivan, D., Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 22

23 TM aplikacije Aplikacije razvijene za TM orjentirane su na rješavanje problema iz tri područja: poznavanje vlastitog posla poznavanje klijenata poznavanje konkurencije Koraci ka učinkovitom TM: 1. definirati tip informacije koja nam treba 2. specificirati proces za ekstrahiranje te informacije. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 23

24 Alati za text mining S obzirom na tip obrade teksta koji podržavaju, razlikujemo alate koji omogućuju: klasteriranje teksta kategorizaciju teksta izlučivanje važnih karakteristika sumiranje navigaciju u bazama teksta vizualizaciju (prikaz rasporeda dokumenata u obliku vizualizacijskih topografskih mapa) Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 24

25 Programski alati za upravljanje dokumentima (EDMS) raspoloživost brojnih alata na tržištu masovnija upotreba alata čiji su proizvođači ujedno isporučitelji platformi opći i specijalizirani EDMS sustavi (npr. za e-government) Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 25

26 MS SharePoint Services i SharePoint Portal Server MS Windows Share Point Products and services programski paket nudi integraciju s MS Office sustavom, na način da omogućuje lako kreiranje web stranica i web mjesta svakom članu radnog tima direktno iz bilo kojeg Office paketa (Word, Excel, Power Point,..) omogućava organizacijama da personaliziraju i prema preferencama urede svoje intranet i extranet portale omogućava pristup poslovnim aplikacijama putem ugrađene integracije s Microsoft BizTalk Server-om. Share Point Portal Server 2003 skalabilni portalski poslužitelj koji povezuje pojedinačna web mjesta organizacije u jedinstvenom portalu koji omogućuje suradnju, personalizaciju i povezivanje aplikacija Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 26

27 Lotus Domino Document Manager -IBM programski paket za organiziranje dokumenata te dijeljeni pristup radnim timovima. Prati dokumente kroz cijeli životni ciklus, te je dobra osnova za sustave za upravljanje sadržajem. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 27

28 Combis Document Life Cycle Sustav prati cijeli životni vijek dokumenta, od njegovog nastanka (povijest obrade, odobravanja), prolaska kroz različite statuse (nadležnosti, odobravanja različitih osoba), pa sve do arhiviranja tog dokumenta. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 28

29 eboard bespapirne sjednice programski paket za upravljanje dokumentima prvenstveno namijenjen rješavanju problema u vertikalnoj kolaboraciji. Omogućava dijeljenje dokumenata s drugim osobama, kontrolu pristupa dokumentima, te objavljivanje istih unutar organizacije. Aktivnosti koje e-board podržava: praćenje verzija dokumenata, te bilježenje njihove povijesti primjena opisnih, te pretraživih informacija (metadata) za prepoznavanje dokumenata kontrola objavljivanja dokumenata automatizirani sustav revizije dokumenata prije njihovog objavljivanja Web rasprave, on-line komentiranje dokumenata od strane revizora, lektora kontrola pristupa dokumentima bazirana na prije određenim pravilima Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 29

30 DCS Job Manager - Invaris Sustav koji proizvodi elektronske, interaktivne obrazce bazirane na pravim dokumentima pogodan za izradu tehničke dokumentacije. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 30

31 Meridio - BCC sustav je integriran u okruženja Microsoft Windowsa, Office i SharePoint Portala. Pruža i uslugu integriranja sustava za upravljanje dokumentima u poslovne aplikacije korisnika. može pohraniti sve vrste elektroničkih dokumenata koje posjeduje neka organizacija, ali i informacije o onim dokumentima koji se ne čuvaju u elektroničkom obliku. I dokumenti i podaci o dokumentima pohranjuju se na strukturiran i sistematiziran način, koji omogućuje sigurno pospremanje, potpunu kontrolu pristupa, te brz i jednostavan dohvat ovlaštenim korisnicima. Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 31

32 Literatura Čerić, V., Varga, M., ur., Informacijska tehnologija u poslovanju, Sveučilište u Zagrebu, Element, Zagreb, Sullivan D., Document Warehousing and Text Mining, Wiley Computer Publishing, John Wiley & Sons, Inc., New York, Goyal Chin A. (Editor), Text Databases and Document Management: Theory and Practice, Wiley, 1996 Sellen, A.J., Harper, R.H.R, The Myth of the Paperless Office, The MIT Press; Reprint edition, Sutton, M.J.D, Document Management for the Enterprise : Principles, Techniques, and Applications, Wiley, Craine, K., Designing a Document Strategy, MC2 Books, Panian, Ž., Izazovi elektroničkog poslovanja, Narodne novine, Zagreb, Gligorić, Z., Kako sprečiti zagušenje, Security, br. 10, 2004, px?id=197, Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 32

33 Softverski alati Upravljanje informacijama pomoću XML-a u programskom paketu Office Professional Edition 2003, x, Combis Document Life Cycle IBM Lotus Domino Document Manager, Business.com directory of Document management software, and_document_management/, Eurocomputer Systems, e-board rješenje za pripremu i upravljanje sjednicama, Meridio BCC, Upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, Meridio.htm, Odjel za matematiku Uredsko poslovanje 33