D I P L O M S K A N A L O G A

Transcription

1 FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU D I P L O M S K A N A L O G A VISOKOŠOLSKEGA STROKOVNEGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA PRVE STOPNJE HELENA NOVOSEL

2

3 FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU DIPLOMSKA NALOGA POTREBE IN PRIČAKOVANJA MANJŠIH IN SREDNJE VELIKIH PODJETIJ PRI ZAJEMU VSEBIN Mentor: viš. pred. mag. Andrej Dobrovoljc Novo mesto, september 2014 Helena Novosel

4 IZJAVA O AVTORSTVU Podpisana Helena Novosel, študentka FIŠ Novo mesto, izjavljam: da sem diplomsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v diplomski nalogi, da dovoljujem objavo diplomske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjižnici, da je diplomska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki, identična tiskani verziji, da je diplomska naloga lektorirana. V Novem mestu, dne Podpis avtorice

5 ZAHVALA Zahvaljujem se domačim za potrpljenje v času študija in pisanja diplome, najbolj pa Robiju, za spodbudo in spravljanje v dobro voljo. Zahvaljujem se tudi mentorju, prof. Andreju Dobrovoljcu za pomoč in vodstvo pri izvedbi ankete in sami izdelavi diplomske naloge. Ne nazadnje pa velika hvala tudi gospe Marjani Miškovič iz referata za vso pomoč v času študija.

6

7 POVZETEK V diplomski nalogi smo opisali poslovno-informacijske rešitve, ki jih danes uporabljajo podjetja. Poudarek je na informacijskih sistemih (IS), ki jih uporabljajo manjša in srednje velika podjetja. Slovenska podjetja, tako kot tudi tuja, z njihovo uporabo zmanjšujejo stroške, izboljšujejo poslovne procese, krajšajo odzivnost in čas obdelave podatkov. Vse to jim omogočajo različni ponudniki storitev, ki pa le-te ponujajo tudi kot storitve v oblaku. Vsa podjetja pa seveda poslujejo z dokumentacijo, ki pa je lahko elektronska, lahko papirnata. Lažje poslovanje pa je, kadar so podatki v elektronski obliki. Tukaj jim v pomoč pridejo programske rešitve, kot je OCR (optična prepoznava znakov), ki omogoča branje podatkov s skeniranih dokumentov oziroma slik. Analiza stanja v slovenskih podjetij nam je pokazala, katera dokumentacija jim povzroča največ dela in kateri dajejo prednost. Prav tako smo izvedeli, kateri metapodatki so pomembni za nadaljnje poslovanje podjetij in na kakšne načine jih shranjujejo. Ker je vse več poslovno-informacijskih rešitev dostopnih tudi kot rešitev v oblaku, nas je zanimalo, kakšno je stanje zaupanja v poslovanje v oblaku pri slovenskih podjetjih. Seveda je pomembna tudi varnost in dostop do podatkov. KLJUČNE BESEDE: metapodatki, OCR, ERP, CRM, informacijski sistem (IS), oblak ABSTRACT In my thesis I've described business software that enterprises are using today. The impact was on business solutions that are being used by small and middle sized companies. Slovenian companies, as foreign do, use them to lower their costs, to improve their business processes and to reduce response and time of processing data. All this is available by different software providers that offer their solutions also as cloud services. Documentation is used by every company and it can be either in paper or electronic version. Using data in electronic form eases the business processes. This is why software solutions as OCR are a great aid, because they can recognise and read the characters from the scanned documents. The analysis for Slovenian companies gave us insights of which documentation is more demanding and which of them is their priority. We also learned which metadata is important for further business and what the ways that they are being stored are. And since more and more business software solutions are available in cloud version, we wondered about the trust of Slovenian companies in cloud computing. Of course, the data access and security of it are also very important. KEY WORDS: metadata, OCR, ERP, CRM, business software, cloud computing

8

9 KAZALO 1. UVOD PREVZEM IN UPORABA VHODNIH DOKUMENTOV V ORGANIZACIJAH Dokumentacija v podjetjih Poslovno-informacijski sistemi Pojavne oblike dokumentov Vrste oblik dokumentov Struktura dokumentov Metapodatki Zajem dokumentov Obstoječa ponudba zajema na slovenskem trgu Primer zajema podatkov z dokumentov Hramba dokumentov Uporaba dokumentov Najpogostejše vrste dokumentov pri podjetniškem poslovanju ANALIZA ZAJEMA, HRAMBE IN UPORABE DOKUMENTOV V MANJŠIH IN SREDNJE VELIKIH SLOVENSKIH PODJETJIH Zajem Vrste dokumentov, ki se najpogosteje zajemajo Metapodatki, ki se najpogosteje zajemajo Hramba Kam vse danes podjetja shranjujejo skenirane/zajete dokumente (dokumentni sistemi, oblak ) Zaupanje v hrambo v oblaku Uporaba Trenutna povezanost dokumentnih sistemov z drugimi programskimi rešitvami Zagotavljanje varnosti pri uporabi/dostopu do dokumentov (predvsem je tukaj delikaten dostop do dokumentov v oblaku) PRIČAKOVANJA GLEDE ZAJEMA, HRAMBE IN UPORABE V PRIHODNOSTI Zeleno poslovanje Priložnosti za zajem v prihodnosti... 49

10

11 4.3 Pričakovanja glede hrambe v prihodnosti Potrebe podjetij po integracijah v bodoče Pričakovana cena produkta za»lasten zajem«(podjetje samo izvaja skeniranje in vnos metapodatkov) CILJI IN VPRAŠANJA RAZISKAVE ZAKLJUČEK LITERATURA IN VIRI PRILOGA

12

13 KAZALO GRAFOV Graf 3.1: Zajem podatkov Graf 3.2: Vrste dokumentov Graf 3.3: Najbolj zahtevna dokumentacija Graf 3.4: Dokumentacija, ki je ima podjetje največ Graf 3.5: Dokumentacija, ki jo je potrebno prej obdelati Graf 3.6: Najpomembnejša dokumentacija Graf 3.7: Dokumentacija, ki ni potrebna v papirnati obliki Graf 3.8: Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1 4) Graf 3.9: Povprečna ocena Graf 3.10: Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov Graf 3.11: Lokacije za odlaganje dokumentov Graf 3.12: Povezava IS z drugim IS Graf 3.13: Uporabljane poslovno-informacijske rešitve Graf 3.14: Dostop do dokumentov KAZALO SLIK Slika 2.1: Tok BMP... 6 Slika 2.2: Podatki o sliki Slika 2.3: Metapodatki Word Slika 2.4: Primer zajema več dokumentov Slika 2.5: Primer ročno izpolnjenega dokumenta Slika 2.6: Zajem podatkov z obrazca... 18

14

15 KAZALO TABEL Tabela 2.1: Vrste dokumentov po strukturi Tabela 2.2: Klasifikacijski načrt državne uprave Tabela 3.1: Zajem podatkov Tabela 3.2: Vrste dokumentov Tabela 3.3: Najbolj zahtevna dokumentacija Tabela 3.4: Dokumentacija, ki je ima podjetje največ Tabela 3.5: Dokumentacija, ki jo je potrebno prej obdelati Tabela 3.6: Najpomembnejša dokumentacija Tabela 3.7: Dokumentacija, ki ni potrebna v papirnati obliki Tabela 3.8: Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1 4) Tabela 3.9: Povprečna ocena Tabela 3.10: Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov Tabela 3.11: Lokacije za odlaganje dokumentov Tabela 3.12: Povezava IS z drugim IS Tabela 3.13: Uporabljane poslovno-informacijske rešitve Tabela 3.14: Dostop do dokumentov... 46

16

17 1. UVOD Organizacije si pri poslovanju izmenjujejo dokumente v več različnih oblikah. Kljub temu da že več kot desetletje govorimo o poslovanju brez papirja, še vedno znaten del komunikacije (izmenjava dokumentov) poteka ravno v papirnati obliki. Poleg tega so dokumenti v polstrukturirani in nestrukturirani obliki, kar povzroča težave podjetjem ob prejemanju teh dokumentov. Prejete dokumente je potrebno zajeti. Ta korak je sestavljen iz digitalizacije in zajema metapodatkov. Pravi učinek dosežemo, če te podatke shranimo na ustrezna mesta v poslovno-informacijske rešitve (IS). Postopek zajema je mogoč pri vseh vrstah dokumentov, vendar organizacije zajem izvršijo le na delu dokumentov. Zanima nas, katere so tiste vrste dokumentacij, ki so najpogosteje predmet zajema, in zakaj. Poleg tega nas zanima, v kakšnem obsegu se ti zajeti dokumenti uporabljajo v različnih poslovno-informacijskih rešitvah. Ali obstajajo povezave med različnimi produkti ter dokumentacijskim sistemom? Vemo, da IS na trgu podpirajo možnosti povezovanja, vprašanje je, koliko so te možnosti izkoriščene v praksi. V poslovnem svetu ima vsako podjetje veliko dokumentov. Ker smo v obdobju rasti računalniškega razvoja, večina podjetij dokumente skenira in pomembne podatke shranjuje v podatkovnih bazah. Ti podatki se potem uporabljajo v analizah poslovanja, pri posredovanju določenih informacij drugim podjetjem, državi ali posameznikom, največ pa se metapodatki uporabljajo za iskanje samih dokumentov. Na ta način se zmanjša uporaba papirnih shramb in posledično se zmanjša poraba prostora, papirja, kar dobro vpliva na okolje. Najbolj pomembno pri tem načinu obdelave podatkov so metapodatki posameznih dokumentov. Baze, kjer so shranjeni, morajo omogočati popolno varnost le-teh in pa tudi integracijo metapodatkov v več različnih sistemov. Podjetja, velika in majhna, po večini danes uporabljajo poslovne sisteme, ki jim vključujejo deljenje dokumentov, dostop zaposlenim do skupne baze podatkov, elektronsko pošto podjetja, znotraj-podjetniško komunikacijo zaposlenih, načrtovanje dela, določanje rokov, vsakemu zaposlenemu pa so določene uporabniške pravice, ki omejujejo dostop do informacij. 1

18 Največ se danes uporablja podatke računov, dobavnic in naročil, načrtovanje projektov, slike načrtov stavb in ostalega, pogodbe in poslovni dopisi, pomembni datumi in partnerji. Ker je skoraj vse že računalniško vodeno, je zelo pomembno, da se dokumenti ne podvajajo, so pa podatki dokumentov dostopni v več sistemih; npr. stroški naročila morajo biti dostopni tako menedžerju, ki material naroča, delavcu, ki ga uporablja, računovodstvu, ki bo strošek knjižilo, in pa dobavni službi, ki ga bo prejela. Veliko podjetij uporablja interni intranet, ki zaposlenim omogoča lažji dostop do službenih podatkov, s tem da so na ta način podatki veliko bolj varni. Vse bolj popularne postajajo e-shrambe v oblaku. Na ta način podjetja ne potrebujejo ogromnih podatkovnih strežnikov, ampak prostor zakupijo pri ponudniku e-shramb. Ker si danes poslovanja brez spleta skorajda ne moremo več predstavljati, je to prihodnost poslovanja vseh podjetij. Da pa bi ta način lahko maksimalno izkoristili, potrebujejo vsa podjetja dobro zasnovane dokumente in pa tudi sisteme, ki znajo iz le-teh pobrati pomembne podatke in jih shraniti za nadaljnjo uporabo. V diplomski nalogi se bomo osredotočili na najbolj pomembne metapodatke, ki jih podjetja potrebujejo, opozorili bomo na načine uporabe po shrambi dokumentov, predstavili bomo sisteme, ki te podatke obdelujejo, ter zapisali, kako se ti sistemi med seboj povezujejo oz dopolnjujejo. 2. PREVZEM IN UPORABA VHODNIH DOKUMENTOV V ORGANIZACIJAH Splošno znano je, da podjetja in organizacije pri svojem poslovanju uporabljajo ogromno dokumentov v papirnati obliki. Mednje spadajo pravilniki podjetij oziroma organizacij, finančni in razvojni načrti, časovnice in seznami zaposlenih in sodelujočih ter njihovi podatki, seznami in podatki poslovnih partnerjev oziroma podjetij ali organizacij, s katerimi sodelujejo, finančni papirji, kot so prejeti in izdani računi, dobavnice, prevzemnice in podobno. Ti dokumenti se pojavljajo v različnih oblikah. Kar je potrebno podpisovati oziroma potrditi s pečatom, je po večini v papirnati obliki, kajti to je najpopularnejši in najenostavnejši 2

19 način zagotavljanja veljavnega podpisa na dokumentih. Količina dokumentov, ki jih morajo podjetja shranjevati, je delno določeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-NPB1, 2014), lahko pa se podjetja tudi sama odločijo shranjevati dodatno dokumentacijo. Med poslovanjem podjetja izmenjujejo dokumente z drugimi podjetji in organizacijami. To je edini način za transparentno poslovanje, določen tudi z zakonom. Največkrat so to poslovne pogodbe, dobavnice, prejemnice, računi in reklamacije. Vsi ti dokumenti pa so še zmeraj v večini natisnjeni, kljub temu da so shranjeni že elektronsko. To pa zato, ker je za overitev dokumenta potreben podpis in žig podjetja. Seveda obstaja elektronsko podpisovanje in elektronski žigi, vendar podjetja večinoma še vedno raje posegajo po papirnatih podpisanih dokumentih. Dokumenti, ki jih podjetja uporabljajo, so definirani v njihovem klasifikacijskem načrtu, ki je usklajen z zakoni o hrambi dokumentov. Če povzamemo, lahko dokumentacijo podjetij in organizacij v splošnem razdelimo na pet vrst glede na poslovne funkcije, ki obstajajo v gospodarskih organizacijah (Dobrovoljc, 2004). Te so: dokumentacija iz razreda kadrovanja (analize, plani, pogodbe ), dokumentacija razreda financ in računovodstva, dokumentacija s področja upravljanja, vzdrževanja in zavarovanja premoženja, dokumentacija s področja trženja in komerciale, dokumentacija s področja razvoja in izvedbe (proizvodi, storitve). V medpodjetniškem poslovanju pa lahko predvidevamo, da se najpogosteje uporabljajo prav dokumenti s področja financ, kot so dobavnice, prevzemnice, računi, pogodbe, predračuni, potrdila o plačilih, garancijske listine in podobno. Vrste dokumentov so odvisne od dejavnosti posameznega podjetja. Vendar vsako podjetje pri poslovanju z drugim podjetjem potrebuje poslovno pogodbo, kjer je definirano njuno poslovanje, računi oziroma dokumenti z dogovorom o plačilu ene strani za sodelovanje z drugim podjetjem. Jasno mora biti določeno, koliko kakšna dejavnost ali produkt stane, kdaj je izdan nalog plačila, kdaj je bilo dejanje narejeno oziroma produkt dostavljen ter seveda rok plačila. Kajti vsak prihodek nekega podjetja je vir dohodka za državo preko davka na dodano vrednost (DDV), ki ga plača vsako podjetje od vsakega prejetega zneska za opravljeno storitev oziroma za prodani produkt. V 3

20 Sloveniji je trenutno davčna stopnja 22 %. Kadar podjetje posluje s tujo državo, plača davek, kot je določen v lastni državi, torej vsako podjetje računa drug davek. Podjetja podatke obdelujejo v svojih informacijskih sistemih. Imenujemo jih CRM, ERP, BI, BPM in podobno. Vsaka vrsta ima svoje funkcionalnosti. Nekatere nadzorujejo procese in izvajanja le-teh, drugi upravljajo s podatki o strankah in komunikacijo s strankami in zaposlenimi, spet tretji omogočajo povezave med zunanjimi elektronskimi bazami in sistemi, preko katerih delajo zaposleni. 2.1 Dokumentacija v podjetjih Standardni klasifikacijski načrt za gospodarstvo vsebuje več razredov. Vsak od njih pa ima različne vrste dokumentacije: a) razred kadrovanja; sem spadajo dokumenti o zaposlenih, pravilniki o načinu nagrajevanja in napredovanja, statistična analiza o potrebah po delavcih; sem spadajo tudi delovne pogodbe, odločbe o višinah in izplačevanju plač, nagrad, dokumenti o razpisih, dokumenti varstva pri delu, pravilniki o delovnem času, evidence prisotnosti in odsotnosti delavcev, evidence o bolniški, dopustu, dokumentacija varstva pri delu, izobraževanja zaposlenih in podobno, b) razred financ in računovodstva; v tem razredu imamo finančne plane, analize, obračune, predračune, davke podjetja, naložbe in kredite, knjige prejetih in izdanih računov, same račune, drobni inventar, dokumente o amortizaciji, plače zaposlenih; imamo tudi dokumente plačilnega prometa, kot so potni nalogi, stroški prevoza in malice, letni regres, inventurne evidence in ostalo, c) razred upravljanja, vzdrževanja in zavarovanja premoženja; tukaj so dokumenti o nepremičninah, voznem parku, inšpekcijskih pregledih, transportna dokumentacija, kot so pogodbe s prevozniki; imamo tudi najemnine, investicijsko dokumentacijo, tehnično dokumentacijo strojev in naprav in navodila za uporabo ter zavarovalne police osnovnih sredstev, d) razred trženja in komerciale; tu je vsa dokumentacija, ki je vezana na oglaševanje, medije, blagovne znamke in prodajo, s tem pa tudi predračuni, ponudbe, reklamacije, prodajne evidence in ceniki; sem spadajo tudi vsebine spletnih strani, katalogi in brošure, e) razred razvoja in izvedbe (proizvodi, storitve); v tem razredu najdemo dokumentacijo, ki je vezana na tehnološko dokumentacijo, kot so postopki izvedbe, navodila, preverjanje. 4

21 Seveda so tukaj tudi dokumenti, vezani na sama raziskovanja, in razvoj in postopki vseh preizkusov izboljšanj in napredka. (Dobrovoljc, 2004) 2.2 Poslovno-informacijski sistemi ERP (angl. Enterprise Resource Planning) sistemi omogočajo podjetju ali organizaciji, da načrtuje izdelke, stroške poslovanja, razvoj, proizvodnjo, prodajo, plačevanja, dostavo in podobno. Omogoča vpogled v trenutno stanje in dogajanje v podjetju. Povezan je na podatkovno bazo, v katero se shranjujejo podatki. Hkrati pa povezuje različne oddelke znotraj podjetja in jim zagotavlja dostop do potrebnih podatkov, prav tako nadzira tudi dostop do podatkov izven podjetja. ERP so najpogostejši informacijski sistemi znotraj podjetij, saj zajemajo vsa področja dela v nekem podjetju ali organizaciji. To omogoča enostavnejši pretok podatkov do zaposlenih, lažji nadzor nad dogajanjem, varnost, saj je določeno, kdo lahko dostopa do sistema, zabeleženo je tudi, kdo dostopa do česa in kdaj (Enterprise resource planning, 5. julij 2014). Zavedati se je potrebno, da je omejenost dostopa do vseh dokumentov in podatkov podjetja, še posebej tistih, ki so za podjetje ključnega pomena, najbolj pomembna. Način poslovanja in podatki, ki jih pridobijo, so to, kar jih loči od konkurence, ta pa je danes večja kot kadarkoli, ker poslovanje podjetij in organizacij ni več samo lokalno in državno, ampak je globalno. Tekmeci z nekega področja poslovanja so vsa podjetja, ki v le-tem poslujejo. CRM je kratica za upravljanje odnosov s strankami (angl. Customer Relationship Management). To so informacijski sistemi, ki, kot kaže njihovo ime, skrbijo, da podjetja ali organizacije strankam lažje zagotovijo storitve ali izdelke, ki jih le-te želijo. Preko njih se obdelujejo podatki o strankah, njihove kupne navade, skrbijo za komunikacijo s strankami. Podjetja se za CRM odločajo predvsem zaradi boljše prodaje. Na ta način lažje upravljajo s podatki o kupci, zaradi tega jim tudi lažje dajejo nove ponudbe. Vsa podjetja vseskozi iščejo nove kupce, seveda pa hočejo obdržati tudi stare, zato je pomembno ohranjati stik z njimi, kar pa CRM olajša. Prav tako olajša tudi same nakupe in plačevanja, saj je velikokrat strankam omogočeno naročilo kar preko mobilnega telefona. Skratka, CRM je sistem, ki zagotavlja boljšo povezavo med podjetjem in stranko in tudi predvidi prihodnje potrebe strank (Beal, 6. julij 2014). 5

22 Eden od načinov, kako CRM spremlja navade kupcev, so danes zelo popularne kartice zvestobe. Uporablja jih vse več podjetij, in sicer z namenom, da zbirajo podatke o nakupih strank. Vse to se hrani v podatkovnih bazah, CRM-sistemi pa potem delujejo kot analitiki, ki za vsakega posameznega kupca točno vedo, kaj ga zanima in mu ponudbo o tem tudi pošljejo. Na ta način podjetje lažje obdrži stranke, saj jim ponuja točno to, kar hočejo oziroma potrebujejo. BPM (angl. Business Process Management) ali poslovno-informacijski sistem za upravljanje poslovnih storitev vsem podjetjem omogoča popoln nadzor nad vsemi poslovnimi procesi podjetja. Z njegovo pomočjo lahko na primer uredimo potek nastajanja nekega dokumenta; vsak oddelek vnaša določene podatke, na koncu pa dobimo celoten dokument, ki je ves čas nastajanja in tudi na koncu vsem dostopen. Uporabljamo jih tudi za analitično predvidevanje. Tako lahko simuliramo bodoče stroške, potrebe kupcev in tudi same poslovne postopke (način prejema robe, spremljanje nabave ). BPM-sistemi pomenijo tesno sodelovanje tako med ljudmi z različnih oddelkov kot tudi sodelovanje s samim sistemom. Tako sam sistem omogoča opozarjanje na bližajoče roke, obvešča nadrejene o zamudah, ko posameznik dobi novo nalogo, ga na to opozori, lahko pa nalogo prerazporedi tudi drugemu delavcu, za katerega vidi, da ima čas za njo (BPM-sistem spremlja storilnost vsakega posameznika kaj ima za narediti in kaj je že naredil) (Business Process Management 101: The Basics of BPM and How to Choose the Right Suite InformationWeek, 27. avgust 2014). Slika 2.1: Tok BMP Vir: BPM-Life_Cycle.gif (27. avgust 2014) Legenda podatkov na sliki: Process Modeling = modeliranje procesa, Process Flow Model = model toka procesa, 6

23 Process Activity Implementation = implementacija procesa, Deployable code = pošiljanje kode, Process Execution & Deployment = izvrševanje procesa in pošiljanje, Execution Metrics = matrike izvršitve, Proces Monitor & Analysis = nadzor in analiza procesa, Process Enhancements = izboljšave procesa. Primer BPM-sistema je uporaba Dashboarda. Veliko podjetij uporablja to storitev za spremljanje produktivnosti svojih zaposlenih. Mesečno se vnašajo podatki o prodaji in delu posameznega delavca. Na ta način lahko načrtujejo spremembe, ki lahko izboljšajo produktivnost. BI (angl. Business Intelligence) ali poslovna inteligenca je naziv za poslovno-informacijski sistem, ki uporabnikom omogoča enostavnejši dostop do podatkov. Uporablja se za zbiranje podatkov, analizo podatkov in informacij o poslovanju podjetja. Njegov namen je vodilnim kadrom pomagati pri odločanju za naprej, in sicer tako, da s pomočjo zbranih preteklih podatkov naredi statistično analizo, s pomočjo katere napove najboljše možnosti za poslovanje ali delovanje v prihodnosti. Povezani so s podatkovnimi bazami, iz katerih tudi vlečejo podatke za analize. Področja uporabnosti so kadrovske analize in napovedi, raziskave tržišča in strank, analize produktov in storitev in drugo. Možna je tudi uporaba v oblaku. Na kratko je programska oprema poslovna inteligenca, ki izloča pomembne podatke izmed vseh podatkov v podjetju in na ta način omogoča hitrejše in boljše odločitve za poslovanje (Beal, 27. avgust 2014; Business intelligence, 28. avgust 2014). DMS (angl. Document Management System) so dokumentni sistemi, ki se ukvarjajo, kot nam pove že ime, z upravljanjem s samimi dokumenti in podatki z njih. Kadar je dokument shranjen v elektronsko obliko, je lažje in hitrejše dostopen vsem, ki ga potrebujejo oziroma ga morajo dopolniti ali popraviti. S tem se zmanjša stroške dela in tudi skrajša čas samega dela. Z uporabo DMS-sistema pa lahko tudi nadziramo, kdo, kdaj in kako dostopa do nekega dokumenta, omogoča nam sledenje spremembam in tudi omejuje dostop do dokumentov. Na ta način so dokumenti tudi bolj varni, saj lahko k različnim verzijam posameznega dokumenta dostopamo glede na vsako spremembo, ker jih DMS shranjuje. Pomembni so metapodatki, ki 7

24 omogočajo razvrščanje dokumentov in tudi podatkov (Document management system, 28. avgust 2014). 2.3 Pojavne oblike dokumentov Poleg največjega obsega dokumentov v papirnati obliki obstajajo tudi dokumenti v elektronski obliki. Največkrat pa se ti dokumenti še zmeraj natisnejo, podpišejo oziroma žigosajo in nato poskenirajo in shranijo v sisteme. Papirnata oblika dokumentov je lahko natipkana na stroju, natisnjena z računalnika, napisana ročno. Vsebuje pa lahko vse od številk in črk pa do slik in načrtov, ki jih podjetje potrebuje. Same slike na dokumentih po navadi predstavljajo načrte stavb, slike naprav, ki jih uporabljajo podjetja (za jasnejšo evidenco), različne logotipe in simbole podjetij oziroma organizacij in podobno, načrti pa velikokrat predstavljajo poslovne procese, proizvodne procese, časovne in razvojne načrte ter finančne načrte. Ker smo v dobi elektronike, so po večini vsi narejeni računalniško. Dogaja pa se, da se načrti narišejo tudi ročno, potem pa se prenesejo v računalnik s pomočjo skeniranja. Kljub dobi elektronike in poskušanju uveljavljanja zelenega poslovanja s čim manj uporabe papirja, še vedno papir ostaja najpogostejša oblika dokumentov v poslovanju, še posebej v medpodjetniškem oziroma v medorganizacijskem poslovanju. Večinoma zato, ker podjetja ne uporabljajo istih informacijskih sistemov, poleg tega pa znajo imeti tudi različno razporejene dokumente. Zato je najlažje podatke z dokumentov zajemati iz papirnate oblike, kjer se programsko določi, kateri del dokumenta se zajema in kam se ga shrani. Po večini so v papirnatih oblikah pogodbe, ki znajo biti podpisane in natisnjene v več izvodih, izdani in prejeti računi, zaradi davčnih obveznosti, razni načrti stavb, načrti projektov, naprav, večjih pogonov proizvodnje, raznih navodil za uporabo programske opreme in naprav oziroma drugače povedano dokumenti, ki jih podjetja potrebujejo za lastno uporabo, uporablja pa jih več zaposlenih, vendar jih ne potrebujejo istočasno. V elektronski obliki se poleg v papirnati shranjujejo tudi prejeti in izdani računi, saj se le-ti velikokrat elektronsko tudi pošiljajo. 8

25 2.3.1 Vrste oblik dokumentov Vrst dokumentov, ki se v podjetjih in organizacijah uporabljajo, je ogromno. Nekatere od njih pa so: vizitke to so majhne kartice, na katerih so kontaktni podatki podjetja oziroma kontaktne osebe v nekem podjetju ali organizaciji, so v papirnati obliki, faksi so v papirnati obliki: to so dokumenti, ki se jih pošilja elektronsko, vendar jih prejemnik vidi tako, da jih natisne (naprava faks to naredi samodejno), to je ena najhitrejših oblik pošiljanja dokumentov, urniki ali koledarji njihov namen je organiziranost poslovnih oseb; v njih se zapišejo časovno razporejeni dogodki, uporabljajo se na sestankih pri dnevnem redu sestanka, pri naročanju oseb na sestanke (kateri dan in katera ura), kot dnevnik opravljenih dejavnosti in podobno, na sestankih so po navadi v papirnati obliki, lahko pa se uporabljajo tudi v elektronski, dopisi lahko se jih uporablja tako v elektronski kot tudi papirnati obliki, so neformalni dokumenti. zapisniki dokumenti, ki so shranjeni v papirnati obliki, saj so neke vrste poročila sestanka na njih je zapisano vse, kar se je dogajalo na določenem sestanku; lahko se uporabljajo kot reference za nadaljnje sestanke, delovni listi lahko so v elektronski ali v papirnati obliki; po navadi se sestavijo elektronsko, potem pa se natisnejo na papir, grafikoni in predstavitve to so dokumenti, ki so v elektronski obliki; uporabljajo se jih za prikaze stanja in informacij. (Different types of Documents Produced in a Business Environment, 10. avgust 2014) Slike in podobna avtorska dela, ki so narejena ročno, se ne pošiljajo po elektronski pošti. Enako tudi načrti, kot so arhitekturni načrti, saj so preveliki za tiskanje na navadnih tiskalnikih. Tako neko arhitekturno podjetje končne načrte, ki jih nariše, pošlje po pošti oziroma jih odda osebno, osnutke in skice pa za vpogled lahko pošlje tudi elektronsko. 9

26 2.4 Struktura dokumentov Dokumenti v podjetjih imajo različne oblike. Delimo jih na strukturirane, dokumente, ki majo določeno število in določene vrste podatkov, polstrukturirane (dokumenti, ki imajo delno določeno obliko) in nestrukturirane (dokumenti, ki imajo obliko in količino podatkov odvisno od posamezne osebe, ki jih piše). Nekateri so standardizirani, kot so računovodski papirji, s strani države, drugi so standardizirani pri poslovanju z določenimi partnerji in imajo točno določeno obliko, spadajo pa v strukturirano obliko dokumentov. Strukturirani dokumenti so najbolj urejeni dokumenti od vseh. Možnost zapisanih podatkov na njih je omejena, vsaka vrsta podatkov je vedno na že vnaprej določenem mestu in ima tudi vedno približno enako količinsko vsebnost (razlike so največje pri imenih in priimkih ter naslovih). Sem spadajo elektronski obrazci, vprašalniki z danimi možnimi odgovori, osebni dokumenti in podobno. Imamo pa tudi nestrukturirane dokumente. Ti nimajo določene oblike, le določeno vsebino. Največkrat so taki dokumenti pisani ročno. Po večini so to obvestila, izjave in podobno. Polstrukturirana oblika, kot nam že samo ime pove, ima lastnosti obeh prej omenjenih oblik. Del teh dokumentov je urejen in vedno enake oblike, del pa je v obliki, ki je odvisna od osebe, ki ga napiše. Struktura dokumentov pove stopnjo težavnosti pri računalniški obdelavi dokumentov. Kadar je nek dokument standardno strukturiran, ga je z računalniškim programom dosti bolj enostavno obdelati. V programu se določijo specifikacije, ki nas v dokumentu zanimajo, in na ta način ob zajetju dokumenta v računalnik program enostavno z njega prebere podatke, ki nas zanimajo oziroma jih podjetje potrebuje in jih shrani v dokumentni sistem. Na ta način potem zaposleni potrebne podatke vlečejo iz dokumentnega sistema in jim ni treba ob vsaki potrebi za podatki brati vsakega dokumenta posebej in brskati med papirologijo, ampak enostavno vnesejo zahtevo v program, ta pa jim podatke izpiše. V polstrukturiranih (delno strukturiranih) dokumentih je zajem podatkov težji. Program lahko nastavimo, da enostavno pobira podatke le za tisti del dokumenta, ki je zmeraj enak, za preostali del pa ne moremo, saj je vsakič drugačen, slednje pa velja tudi za nestrukturirane 10

27 dokumente. Najlažji način za shranjevanje take vsebine dokumentov je shranjevanje celotne vsebine dokumentov, zaposleni pa potem do podatkov pride tako, da vsak shranjeni dokument prebere. Seveda to zmanjša produktivnost zaposlenega in posledično tudi daljša časovno obdobje, ki bi bilo drugače potrebno za obdelavo podatkov. Tabela 2.1: Vrste dokumentov po strukturi Vrsta Nestrukturirani dokumentov dokumenti Lastnosti Dokumenti, ki nimajo dokumentov določene skupne oblike ali postavitve podatkov Primeri Slike, različni teksti, dokumentov zvočne in video datoteke Vir: Dobrovoljc (2012, str. 7) Delno strukturirani/ polstrukturirani dokumenti Dokumenti, ki imajo določeno postavitev elementov, vendar jih različni podatki naredijo drugačne Računi z različnimi postavkami, anketni vprašalniki Strukturirani dokumenti Dokumenti s podatki iz baz, čigar oblika je že v naprej preddefinirana Obrazci, položnice, poizvedbe Poslovni dokumenti vsebujejo črke, številke, znake, slike, tabele, grafe itd. Podatki na njih se razlikujejo od dokumenta do dokumenta, to pa pomeni, da moramo v program, preko katerega bomo dokument shranili, določiti postavke za vsakega med njimi. Ker pa jih vnašajo zaposleni z različnih oddelkov, jih po navadi razdelijo v skupine glede na oddelke. Enako velja tudi za elektronske dokumente. 2.5 Metapodatki Pojem metapodatek lahko definiramo kot podatek ali informacijo o nekem podatku. Ta izraz je prišel v uporabo v šestdesetih letih prejšnjega stoletja kot način dostopa do podatkov v bazah. Danes pa je pojem metapodatek definiran kot informacija, ki označuje, kako je nek podatek ustvarjen, kakšen je njegov namen, kdaj je bil ustvarjen, kdo in kje (na kateri napravi) ga je ustvaril ter s kakšno programsko opremo je bil ustvarjen. Vsi ti podatki nam res omogočajo lažje razporejanje dokumentov in samih podatkov, lažje razvrščanje le-teh in posledično tudi lažji dostop do njih. Vendar metapodatki niso samo podatki o podatkih, kot na 11

28 primer, če števila, ki predstavljajo informacijo o dnevu, poimenujemo kot datume (vsi podatki formata dan.mesec.leto so shranjeni kot»datum«), predstavljajo tudi same podatke o dokumentih in tudi podatke z dokumentov (Metadata, 29. avgust 2014). Če vzamemo za primer neko sliko, imamo o njej več podatkov. Metapodatki so na primer velikost slike, ločljivost slike, format (ali je slika GIF ali BMP), podpis ustvarjalca slike kot tudi datum in čas nastanka slike. Prav tako pri Wordovem dokumentu lahko izvemo, kdo je dokument ustvaril in kdaj, kdo ga je spremenil in kdaj. Seveda pa so tudi sami podatki v Wordovem dokumentu ali dokumentu kake druge oblike že sami metapodatki le-tega. Naslov dokumenta nam na primer pove, za kakšen dokument gre, če imamo naslovnika, vemo, komu je namenjen. Pri računih imamo podatke o količinah določenih izdelkov, cene posameznega izdelka in podobno. Vse to so informacije pa tudi metapodatki (primer: cena je metapodatek izdelka). Slika 2.2: Podatki o sliki Vir: Novosel, lastni prikaz (2014) 12

29 Slika 2.3: Metapodatki Word Vir: Novosel, lastni prikaz (2014) Na slikah 2. 2 in 2. 3 lahko vidimo, kaj so metapodatki dokumentov in katere podatke predstavljajo. V dokumentnih sistemih pa s pomočjo poimenovanj podatkov v njem lažje najdemo iskane dokumente ali podatke. 2.6 Zajem dokumentov Ne glede na vrsto dokumenta ima vsak dokument podatke, ki so za podjetje pomembni in katere bo podjetje oziroma organizacija mogoče še kdaj potrebovala. Da ni potrebno vsakič znova pregledovati in prebirati vsakega dokumenta v celoti, se pomembne podatke iz teh dokumentov zajame. Na kakšen način, je odvisno od vrste dokumenta. Kadar je dokument v elektronski obliki, je zajem pomembnih podatkov najlažji in najhitrejši. Ker so določene vrste dokumentov po obliki več ali manj popolnoma enake (določeni podatki so na enakih mestih), s pomočjo programov označimo, kateri podatki se s katere vrste dokumentov shranjujejo in program podatke sam prebere in hrani na mesto, ki smo ga predhodno določili. Enako je tudi pri spletnih obrazcih, XML-dokumentih in podobno. Drugače pa je, kadar imamo PDF-dokumente. Dokumenti, ki so v papirnati obliki, pa vzamejo več časa. Preden se iz dokumenta zajame podatke, ga je potrebno poskenirati. Na ta način dobimo dokument v elektronski obliki in ga 13

30 računalnik lahko bere. Tako kot pri PDF-dokumentih, so tudi skenirani dokumenti in slike deležni drugačne obravnave. Enostavni programi niso dovolj (npr. pregledovalniki slik ali Adobe Reader), ustreznejši so programi, namenjeni točno branju podatkov iz dokumentov. Ko imamo dokumente skenirane, se programu ukaže, na katerem delu dokumenta (slike) naj zajame in prepozna znake. Zato je zelo pomembno, da so določene vrste podatkov zmeraj na istem mestu v dokumentu, sicer lahko pride do napak pri shrambi posameznih podatkov, to pa lahko onemogoči ali pa tudi oteži nadaljnjo uporabo podatkov. Najlažje je rokovanje s strukturiranimi dokumenti, ki imajo določene vrste podatkov na enakih mestih. Vedno pa je zajem podatkov možen tudi z ročnim vnosom podatkov v podatkovno bazo. V primeru papirnatih dokumentov je to tudi eden najlažjih načinov, kljub temu da je časovno potraten in posledično drag. Sisteme za optično prepoznavo znakov (OCR) je potrebno naučiti brati podatke s poskeniranih dokumentov. To se naredi tako, da določene vrste dokumentov vnesemo v program in s pomočjo pozicioniranja (določanja lokacije podatka) programu ukažemo, katere znake naj izbere za branje. Kar prebere, potem shrani v naprej določeno bazo za točno to vrsto podatkov s te pozicije. Ker je lokacija, kjer je podatek, ki bo bran, pomembna, je to najlažje izpeljati s strukturiranimi dokumenti. Podjetja in organizacije se za digitalizacijo podatkov odločajo zato, ker s tem zmanjšajo prostor za shranjevanje in se znebijo papirja, poleg tega je tudi olajšano njihovo iskanje in izmenjava med zaposlenimi. Podatki in dokumenti so hkrati lahko dostopni vsem, ki jih potrebujejo. Ker pa nimajo vsa podjetja OCR-sistemov, se le-ta velikokrat odločijo za zunanje sodelavce, ki zajem podatkov naredijo namesto njih. Na ta način lahko dokumente pošljejo v obdelavo podjetjem, ki se s tem ukvarjajo, lahko pa uporabljajo njihov OCR-sistem preko oblaka Obstoječa ponudba zajema na slovenskem trgu V Sloveniji je ponudba zajema podatkov z dokumentov velika, na svetovnem tržišču pa mnogo večja, vsaj pri razvitih državah sveta. Vendar najprej pojasnimo, kaj sploh je zajem podatkov in dokumentov. To na kratko pomeni branje in shranjevanje podatkov z dokumentov ali pa shranjevanje celih dokumentov. Kadar je zajem delan s skeniranega 14

31 dokumenta, zanj uporabljamo OCR-program, kar pomeni program za optično prepoznavo znakov. Zajem se uporablja tako za obrazce kot tudi za navadne slike. Prepoznava znakov (tudi ICR) in besedila je odvisna od same programske rešitve, ki se jo uporablja. Ker tehnologija vsakodnevno napreduje, vse bolj zahtevni pa postajamo tudi uporabniki, niso na voljo le zapletene programske rešitve, namenjene samo podjetjem in organizacijam, ampak tudi rešitve za malega in navadnega uporabnika. Prav iz tega razloga je na trgu že kar nekaj brezplačnih programskih rešitev, ki omogočajo zajem podatkov. Tu ne mislimo le na programe za branje, obstajajo tudi že rešitve, vgrajene v same naprave za skeniranje, ki omogočajo shranjevanje dokumentov v različne oblike, iz katerih se lahko želeno besedilo samo označi in skopira. Prav to pa je razlog, da se podjetja pri odločanju za programske rešitve za zajem ne odločajo samo na podlagi možnosti zajema, ampak tudi dodatnih možnostih, ki jih programska rešitev omogoča. Najboljše ocenjene OCR-programske rešitve so: OmniPage Standard; prepozna tipkane in pisane znake v 125 jezikih, pretvarja v različne oblike dokumentov, tudi direktno preko e-pošte, Presto! OCR; podpira 40 jezikov in dokumente vseh barv, njegova točnost prepoznave je 99,98 %, ohranja oblike tabel, Readiris Pro; na voljo je v 25 jezikih, prepozna pa jih kar 120; daje možnost pretvorbe dokumenta v poljubno obliko, PDF Transformer; ABBY-jeva rešitev, ki omogoča pretvorbo vseh PDF-dokumentov v poljubno obliko z ohranjenim formatom dokumenta; omogoča tudi spoj več različnih dokumentov v en PDF-dokument, Acrobat Standard; spreminja PDF-dokumente v Word, omogoča zaščito dokumentov in digitalne podpise, ustvarja PDF-obrazce, ki se jih lahko izpolnjuje, FineReader Professional; pri pretvorbi ohranja tudi glave in noge dokumentov, omogoča pretvorbo in popravljanje skeniranih dokumentov, ohranja tudi oblike in pisave v dokumentih. (Shipley, 1. avgust 2014; Comparison of optical character recognition software, 20. avgust 2014) 15

32 Na slovenskem trgu nam ponujajo lastne in tuje programske rešitve, glavni ponudniki le-teh pa so: ShakeSpeare PIA informacijski sistemi in storitve Cetis Mikrografija Microcop IBM Njihove OCR-rešitve pa so: ShakeSpeare Dokumentni manager ODOS-dokumentni sistem (PIA) Cetis upravljanje in hramba dokumentarnega gradiva mzajem (Mikrografija) IBM Document imaging and capture Kofax (Microcop) Seveda so vsem dostopne vse programske rešitve, ki jih lahko najdemo in si jih tudi lahko finančno privoščimo Primer zajema podatkov z dokumentov Če na kratko povzamemo, dokumente in podatke z njih lahko obdelamo na različne načine. Papirnate dokumente skeniramo, podatke pa preberejo posebej za to namenjene programske rešitve, lahko pa jih seveda vnesemo tudi ročno oziroma pretipkamo v bazo. Elektronske dokumente pa samo shranimo v bazo, programske rešitve pa poiščejo vnose in le-te shranijo v dokumentni sistem. Najbolj znana programska rešitev za zajem podatkov je ABBY FlexiCapture. Deluje na Windows platformi in ima možnost prilagajanja potrebam vsakega podjetja. Deluje tako, da se papirnati dokument poskenira in odpre v samem programu. Za vsako vrsto dokumenta je potrebno določiti, kateri del se bo shranil in kam se bo shranil. Po vnosu ukaza programska oprema poišče, prepozna, prebere in shrani znake na že vnaprej določeno mesto. 16

33 Slika 2.4: Primer zajema več dokumentov Vir: ABBYY FlexiCapture (19. avgust 2014) Programska rešitev je tako napredna, da prebere tudi dokumente, ki so napačno skenirani (po vrstnemm redu strani ali narobe obrnjeni). Poleg posameznega skeniranja dokumentov pa je možno tudi skeniranje po več dokumentov iste vrste. Slika 2.5: Primer ročno izpolnjenega dokumenta Vir: ABBYY FlexiCapture (19. avgust 2014) 17

34 Program prepozna barkode, več kot 100 različnih pisav in jezikov, torej uporablja optično prepoznavo znakov (OCR, znaki, napisani strojno) in inteligentno prepoznavo znakov (ICR, znaki, napisani ročno). Če kakšnih ročno napisanih znakov ne prepozna, poda možnost ročnega vnosa podatkov. Ko so vsi podatki procesirani, jih lahko poljubno tudi izvozimo, kamor želimo v obliki, ki jo želimo (ABBYY FlexiCapture, 19. avgust 2014). Zajem podatkov z obrazcev pa je možen tudi s programi Microsoft Office, in sicer z Wordom, preko Excela in Outlooka. Dodatek, ki to omogoča, je na voljo za Office 2007, 2010 in Na ta način lahko obrazce, ki smo jih dobili po elektronski pošti, enostavno direktno iz pošte uvezemo v sam program za zajem, le-ta pa nam bo sam prebral vnose v obrazcu. Ob zaznavi praznih polj, ki bi sicer morala biti izpolnjena, lahko pošiljatelju obrazec avtomatsko vrne v ponovno izpolnitev ali dopolnitev. Podatke shrani v tabelo ali pa v CSV-obliko (angl. Comma Separated Values). Možen je tudi poljuben izvoz (Graham, 19. avgust 2014). Slika 2.6: Zajem podatkov z obrazca Vir: Graham (19. avgust 2014) 18

35 Podatke nam lahko iz tiskanih, strojno napisanih dokumentov preberejo tudi številni programi, in sicer: OneNote, FreeOCR, SimpleOCR, DigitEyeOCR in mnogi drugi. Zadnji tri med navedenimi pa so brezplačne programske rešitve, dostopne na spletu. To pa pomeni, da majhnim podjetjem in organizacijam, ki nimajo velike količine dokumentov, ni potrebno zapravljati za napredne programske rešitve, ampak lahko uporabijo eno ali tudi več brezplačnih rešitev. 2.7 Hramba dokumentov Kot je že omenjeno, vsa podjetja hranijo dokumente. Dokumente s področja računovodstva so dolžni hraniti, ker jim tako nalaga zakonodaja. Prav tako le-ta določa tudi čas hrambe posameznih dokumentov. Ker smo v dobi elektronike, nekateri dokumenti ne rabijo biti shranjeni v papirnati obliki, je pa to nujno za dokumente, ki vsebujejo podpise. Čas dostopnosti dokumentov z možnostjo vpogleda je določen v klasifikacijskem načrtu, ki je narejen v skladu z zakonodajo. Zelo jasno je določena zakonodaja glede računovodskih dokumentov. Časovno lahko hranjenje dokumentov delimo na dokumente za trajno hrambo, dokumente, ki se hranijo deset let, in dokumente, ki se lahko hranijo manj kot deset let. Trajno hranimo glavne računovodske knjige, bilance, prikaze poslovnih izidov in poročila leteh, obračunske liste plač, vse podatke, ki so povezani s plačevanjem prispevkov in z dohodnino. Poleg izvirnikov se vse te listine lahko hranijo tudi elektronsko. Pri nekaterih se lahko podjetje po določenem času odloči le za hrambo v elektronski obliki in izvirnike uniči. Tega ne smejo storiti le, ko gre za letne obračunske dokumente. V Sloveniji lahko za neplačane davke davčni urad terja plačilo za deset let nazaj. To pomeni, da po preteku desetih let od nastanka davčne obveze le-ta preneha veljati. Zaradi tega je nekatere dokumente potrebno hraniti le deset let, po tem obdobju pa se jih lahko brezskrbno uniči. Taki so vsi dokumenti, na katerih je vidna davčna obveznost, oziroma dokumenti, ki kažejo, koliko kakšnega davka je potrebno odvesti. Sem spadajo tudi poslovni dokumenti, ki kažejo osnovo za obračun davka zaposlenim, davka na dobiček in podobno. Potrebno jih je hraniti, ni pa nujno, da so v izvirni obliki lahko so shranjeni le v elektronski obliki. Zanimivo pa je, da se morajo računi, povezani z nepremičninami, hraniti dvajset let (skladišča, poslovne stavbe, parkirišča ). 19

36 Vsi ostali računovodski dokumenti se morajo hraniti manj kot deset let, seveda pa je potrebno pri shrambi upoštevati tisti predpis, ki določa najdaljši rok hrambe. Ta je odvisen od vrste poslovanja podjetja. Nujno je tudi obveščanje davčnega urada o hrambi dokumentacije v tujini, če jo podjetje ima (Hramba dokumentov v podjetju, 3. avgust 2014). Ker je za nekatere dokumente trajanje hrambe prepuščeno oceni potreb posameznega podjetja, je pomembno, da se določene vrste dokumentov hranijo isto dolžino časa. Zelo pomembno pa je tudi, da ima vsaka vrsta dokumentacije tudi svojo identifikacijsko oziroma klasifikacijsko oznako. Te so na primer v javni upravi dolge najmanj tri in največ pet številk. Pet osnovnih skupin dokumentov je razvrščenih bolj podrobno na deset skupin. Med njimi so zopet le-te razvrščene na podskupine in tako naprej. Na ta način razvidno določimo in opišemo skupine dokumentov, njihove klasifikacijske oznake in roke trajanja hramb za vsako posamezno skupino dokumentov (Center vlade RS za informatiko; klasifikacijski načrt, 1. avgust 2014). Primer dela klasifikacijskega načrta državne uprave: Tabela 2.2: Klasifikacijski načrt državne uprave 01 ORGANIZACIJA JAVNE UPRAVE IN DRŽAVNIH ORGANOV 010 Sistem, delovanje, organizacija in razvoj javne uprave A Organizacija javne uprave, reforma javne uprave, teritorialna razdelitev, sistem plač v javnem sektorju, standardi vodenja in zagotavljanje kakovosti (ISO-standard, CAF, VEM), izvajanje ukrepov za izboljšanje dela v javni upravi (ugotavljanje zadovoljstva zaposlenih, strank), poročila in analize o delu, odprava administrativnih ovir Odbori in delovna telesa A Organizacija, sestava in pristojnosti, vabila, gradiva, zapisniki in sklepi (vezani na delo posameznega odbora) Medresorske in druge komisije A Organizacija, sestava in pristojnosti, vabila, gradiva, zapisniki in sklepi (vezani na delo posamezne komisije), komisija za popravo krivic, delovne skupine za pripravo stališč v postopku 20

37 sprejemanja zakonodajnih predlogov in drugih aktov EU, delovna skupina za evropske zadeve 013 Strokovni in drugi sveti A Organizacija, sestava in pristojnosti, vabila, gradiva, zapisniki in sklepi (vezani na delo posameznega sveta), koordinacijski sosvet načelnika upravne enote, svet za sistem plač, uradniški svet, inšpekcijski svet, mladinski sveti, nadzorni sveti, nacionalni svet za knjižničarstvo 014 Javni skladi, javne agencije, javni zavodi, zbornice in koncesije, javna pooblastila A Javni skladi, javne agencije, javni zavodi (npr. s področja zdravstva, šolstva, sociale, prometa), soglasja k statutom, spremembe statutov zavodov, soglasja k imenovanju direktorjev, članov svetov, koncesijske pogodbe, postopek podelitve koncesije, postopek podelitve in izvajanje javnega pooblastila 015 Nezasedeno 016 Nezasedeno 017 Nezasedeno 018 Nezasedeno 019 Druge zadeve iz skupine 01 Vir: Okvirni klasifikacijski načrt z določenimi minimalnimi roki hranjenja zadev (1. avgust 2014) Kot je razvidno iz primera državnega klasifikacijskega načrta, je v vseh takih načrtih določena klasifikacijska številka oziroma oznaka, vrsta dokumentacije pod to številko, trajanje hrambe določene dokumentacije (A pomeni, da je shranjeno gradivo arhivsko, T pomeni trajno hrambo gradiva, leta se pišejo s številko) in tudi opis, kateri dokumenti pridejo v poštev v določeni skupini dokumentov klasifikacijskega načrta. Glede na načrt podjetje hrani svojo dokumentacijo. Seveda mora biti le-ta napisan v skladu z zahtevami zakona posamezne države. Hrambo fizičnih dokumentov pa lahko podjetje izvaja na sedežu podjetja, na kakšni drugi lokaciji, lahko to za njih opravi drugo podjetje, lahko pa dokumentacijo hranijo v elektronski obliki. Kadar je v elektronski obliki, se hrani v podatkovni bazi. Le-ta je lahko del 21

38 informacijskega sistema podjetja, lahko je ločena od njega oziroma del neodvisnega informacijskega sistema in samostojna, lahko je v oblaku pri drugem podjetju. Ker so po navadi dokumenti nekega podjetja ali organizacije zaupne narave, je zelo pomembno, da je pri shranjevanju poskrbljeno za varnost tako za elektronske kot tudi papirnate dokumente. 2.8 Uporaba dokumentov V poslovnih procesih nekega podjetja ali organizacije se izmenja ogromno dokumentov. Raznovrstnost sega od navadnih obrazcev in zapiskov pa do uradnih pogodb in elektronskih sporočil. Seveda je tudi pomembnost dokumentov temu primerno različna. Ker pa je vsak od teh dokumentov uradni dokument podjetja, je pomembno, da je le-ta strokovno in pravilno napisan. Ne nazadnje se večina dokumentov shrani. Ker pa je prvotni namen vsakega podjetja neko finančno poslovanje, je največ prav finančnih dokumentov. Tako je poslovni tok med podjetjema ali pa med podjetjem in stranko največkrat sestavljen prav iz povpraševanja, ponudbe, cene, predračunov in računov. Kadar nek posameznik, organizacija ali podjetje želi opraviti nek nakup, pošlje povpraševanje o izdelku oziroma storitvi k ponudniku. Le-ta povpraševalcu pošlje seznam izdelkov s ceno, to je ponudbo. Ponudbo pa ima lahko ponudnik tudi na spletni strani. Če pogledamo slovenske spletne strani, če le-ta ni spletna trgovina, cene redko opazimo. Prav zaradi tega je potrebno povprašati o ponudbi. Glede na njo se povpraševalec odloči, ali bo nakup opravil ali ne. Če se za nakup odloči, pošlje naročilo. Na njem je seznam in količina izdelkov, ki jih povpraševalec hoče. Ponudnik potem to naročilo pregleda, pripravi naročilo za oddajo in naredi predračun. Na tem predračunu, ki dejansko prikazuje celoten strošek povpraševalca, so zapisani vsi izdelki, seštevek njihovih cen, izračun davka na dodano vrednost in v primeru stroškov dostave tudi le-ti. Kadar je naročilo po potrebi spremenjeno in nato potrjeno, ponudnik povpraševalcu pošlje naročilo skupaj z dobavnico. Dobavnica ima vse postavke kot predračun, le da jo lahko povpraševalec že smatra kot račun. Po potrditvi prejema ponudnik povpraševalcu izstavi tudi račun, povpraševalec pa ga v dogovorjenem roku plača. V primeru, da povpraševalec s ponudnikom posluje večkratno in ima odprtih več dobavnic, ponudnik po navadi račune ali tudi le en račun pošlje za vse dobavnice hkrati konec tekočega meseca (The flow of financial documents used in a business purchase, 1. avgust 2014). 22

39 Iz samega poslovnega procesa ponudbe in povpraševanja lahko opazimo, da se pojavljajo v različnih dokumentih enake postavke. Logično sklepanje je, da lahko podjetje podatke shrani le na eno mesto, s pomočjo informacijskih rešitev pa jih lahko uporablja na več različnih dokumentih. Podatki posameznih naročil morajo biti shranjeni samostojno, vendar pa podatke o strankah podjetje lahko shrani v podatkovno bazo strank in njihove podatke pobira od tam. Enako velja za izdelke. Neka vrsta izdelkov ima svojo kodo. To pomeni, da lahko podjetje shrani vse podatke o tej vrsti izdelkov na eno mesto, ni pa to potrebno za vsak posamičen izdelek vsi izdelki z isto kodo imajo skupne postavke in lastnosti, ker so enaki. V bazo se doda le še količina izdelkov. V primeru spremembe cen pa se le-ta dopiše vključno z zadnjo dobavo, od katere se cena spremeni (CIK Trebnje, 2014). Dokumenti, ki nastajajo v elektronski obliki v povezavi s podatkovnimi bazami, tudi ostanejo shranjeni v njej. Problem nastane pri prejetih dokumentih. Le-te podjetje dobi v papirnati obliki. Da bi podatke z njih lahko uporabljalo v nadaljnjem poslovanju, mora le-te vnesti v elektronsko obliko. Tega se podjetja lotijo z ročnim vnašanjem v podatkovne baze, skeniranjem in shranjevanjem celotnih dokumentov in pa z optično prepoznavo znakov pri skeniranju. Na ta način imajo dostop do podatkov v elektronski obliki, kar je za potrebe podjetij bolj praktično, saj je manj zamudno in dostopnejše zaposlenim, ki do določenega podatka lahko dostopajo hkrati Najpogostejše vrste dokumentov pri podjetniškem poslovanju Pomembno je razumeti, da dokumente podjetja ustvarjajo različne osebe na različnih položajih. Pišejo jih navadni delavci, vodje, direktorji, pravniki itn. Da so razumljivi vsem, morajo biti napisani slovnično pravilno in strokovno. To pa je pomembno tudi zato, ker so lahko v prihodnosti dokaz poslovanja podjetja in prikaz komuniciranja zaposlenih znotraj njega. Čeprav se nekateri ne shranjujejo, še zmeraj lahko kak dokument obravnava pomembno zadevo in se samo zaradi tega shrani v arhiv. Najpogostejši dokumenti so: Elektronska sporočila in dopisi Elektronska sporočila so način komuniciranja sodelavcev med seboj. Pred njimi so se uporabljali dopisi, ki se danes še zmeraj uporabljajo, ampak sedaj večinoma v primerih bolj zaupne vrste komunikacije in kot spremstvo nekemu zaupnemu 23

40 dokumentu. V obeh vrstah dokumentov pa sta razvidna prejemnik in pošiljatelj dokumenta ter seveda zadeva dokumenta. Oblika vsebine je uradna, saj je dokaz načina komuniciranja med sodelavci. Pisma Poslovna pisma se uporabljajo pri komuniciranju s posamezniki, podjetji ali organizacijami izven podjetja. Prejemniki so lahko sodelavci, uradne osebe ali pisarne, skratka vsi, ki dokument dobijo izven podjetja samega. To so lahko zahvale, prošnje, uradni odgovori, prijave na razpise in podobno. Pošiljajo se lahko po navadni pošti, lahko pa kot priponka v elektronski pošti. Oblika samega dokumenta je uradna, na njem je uradna oblika podjetja, znak podjetja in seveda tudi delovno mesto in podpis (pravi ali elektronski) osebe, ki ga je poslala. Poročila Poročila so po navadi dokumenti, ki so bolj formalno in strukturirano urejeni kot pisma. So daljša in pokrivajo več različnih področij dela. Po navadi so sestavljena iz načrta del, ki naj bi se opravila, dejanskega stanja opravljenega dela in trenutnega stanja ter načrtov in napovedi za naprej. Vsebujejo tabele, grafe, lahko tudi slike. Velikokrat vsebujejo finančne podatke. Poročila so lahko tedenska, mesečna, polletna in tudi letna. Redkokdaj so dnevna. Velikokrat so delana po predlogah, da so med seboj lažje primerljiva. Transakcijski dokumenti Transakcije so del poslovanja vsakega podjetja, dokumenti, ki pa se v sklopu njih uporabljajo, pa so po večini iste oblike in večinoma obrazci. Ker so te vrste dokumentov najpogosteje uporabljene, je uporaba obrazcev bolj praktična in časovno manj obremenjujoča. Pod to vrsto dokumentov spadajo naročilnice, potrdila, predračuni, dobavnice, računi, potrdila o plačilu itn. Seveda imajo različne vrste podjetij različne finančne dokumente, skupno jim je le dopis izračuna davka na dodano vrednost in to, da je vsak dokument opremljen z informacijo o času in obeh strankah poslovanja naročniku in ponudniku. Finančni dokumenti Vsako podjetje vodi evidenco o svojem finančnem stanju. To najlažje počne s pomočjo finančnih dokumentov: bančni izpiski, plačilne liste, dokumenti s podatki o dohodkih in odhodkih, seznami prejetih in plačanih računov, bilance stanja, poročila o plačanih davkih in podobno. Z njihovo pomočjo lahko vidijo, kako uspešno ali 24

41 neuspešno podjetje posluje, na katerih področjih so težave, ali je poslovanje potekalo v določenem okvirju stroškov, ali delajo dobiček in podobno. Na temelju podatkov se s finančnih dokumentov lahko pripravijo novi finančni predlogi, načrti stroškov in prodaje in tudi jasen vpogled finančnega toka podjetja. To je najboljši pokazatelj realnega stanja podjetja, ki ga vodstvo uporabi za spremembe v nadaljnjem poslovanju podjetja. (Tingum, 13. avgust 2014) Večina podjetij posluje izven meja matične države podjetja. To pomeni, da gredo izdelki čez carinske preglede. Že samo zaradi tega morajo podjetja močno paziti, da so vsi papirji, ki izdelke spremljajo, pravilno izpolnjeni. Ker se carinjenje plača, je ob izdelkih vedno potreben račun ali dobavnica s ceno. Pri vseh dokumentih pa je zelo pomembno, da se podjetje seznani ne samo s svojimi dolžnostmi in pravilniki, ki določajo, katere podatke določeni dokumenti morajo vsebovati, koliko in v kakšni obliki morajo biti shranjeni, ampak tudi, ali lahko s pomočjo vsebine dokumenta tudi kaj pridobijo na primer manjše davke (Documents Import export, 14. avgust 2014). 3. ANALIZA ZAJEMA, HRAMBE IN UPORABE DOKUMENTOV V MANJŠIH IN SREDNJE VELIKIH SLOVENSKIH PODJETJIH Slovenska, tako kot tuja podjetja, uporabljajo sodobno tehnologijo. ERP- in CRM-sistemi so del vsakdanjosti skoraj vsakega med njimi, še posebej pri velikih podjetjih. Elektronsko poslovanje je nekaj, kar uporabljajo tudi samostojni podjetniki, saj je enostavnejše in bolj pregledno kot papirnato. S pomočjo ERP-sistemov delo v podjetju poteka hitrejše in varnejše, saj imajo ERP-sistemi že vgrajene varnostne nastavitve, kot je na primer dostop z uporabniškim imenom in geslom. CRM-sistemi pa podjetjem omogočajo kvalitetnejši stik s strankami in s tem posledično boljše poslovanje in zvestejše stranke. Pred izvedbo raziskave smo postavili več hipotez, in sicer naslednje: 25

42 H1: Večina organizacij digitalizira (skenira) vsaj del svoje poslovne dokumentacije. Ta trditev se nam zdi najbolj verjetna zato, ker podjetja dnevno prejemajo in ustvarjajo tolikšno količino dokumentov, da bi bili poslovni prostori hitro natrpani. Del dokumentacije zagotovo nastaja v elektronski obliki, a brez papirja ne posluje praktično nobeno podjetja. Ker so dokumenti dokazno gradivo, si ga podjetja ne upajo uničevati, zato ga pretvarjajo v obliko, ki zasede manj prostora. H2: Organizacije shranjujejo večino digitaliziranih dokumentov zgolj kot dokazno gradivo (arhiviranje) in le manjši del uporabijo v samih poslovnih procesih pri njihovi obdelavi (npr. likvidacija prejetega računa ipd.). Shranjevanje dokumentov, tako papirnatih kot elektronskih, zavzema prostor. Dokumenti, ki niso pomembni in so le vmesni faktor do pomembnih dokumentov (npr. osnutki), se ne shranjujejo. Tisti dokumenti, ki pa so jih podjetja zakonsko obvezana hraniti, pa ostanejo shranjeni. Veliko takih dokumentov je računovodske in finančne vrste, z le-teh pa se ne uporablja veliko podatkov. So pa pomembni zaradi sledi poslovanja posameznega podjetja. H3: Organizacije po večini povezujejo dokumentne sisteme z drugimi poslovnimi aplikacijami zaradi avtomatizacije procesa obdelave tistih dokumentov, ki zahtevajo najhitrejšo obdelavo in se dnevno pojavljajo v poslovanju (npr. računi, pogodbe). Vsako podjetje hoče imeti čim hitrejšo obdelavo podatkov. To je najlažje storiti s povezavo obstoječega dokumentnega sistema z neko poslovno-informacijsko rešitvijo, ki te dokumente in podatke z njih obdela, razvrsti in tudi olajša dostop do vseh njih. Zato je močno verjetno, da se podjetja odločajo za nakup poslovnih aplikacij, s katerimi bodo pospešila svoje poslovanje in povečala učinkovitost svojih zaposlenih. H4: Podjetja se večinoma odločajo za lastno hrambo podatkov, ker ne zaupajo storitvam shranjevanja poslovnih dokumentov v oblaku. Varnost podatkov je za vsako podjetje ena najpomembnejših stvari v poslovanju. Poslovne skrivnosti oziroma aktivnosti, ki jih podjetje ima, so tiste, ki zagotavljajo konkurenčnost in uspeh na trgu, ki je danes močno konkurenčen. Hramba podatkov v oblaku pa pomeni hranjenje prav teh pomembnih podatkov na lokaciji izven naslova podjetja pri nekem drugem podjetju. To zahteva ogromno zaupanje in seveda tudi tveganje, kar je razlog, da se hramba podatkov v oblaku še ni tako razširila. 26

43 H5: Obstoječe povezave dokumentnih in poslovno-informacijskih rešitev (ERP, CRM) uporabnikom ne omogočajo popolnoma avtomatiziranega dela (večinoma še vedno nujna zamudna uporaba več aplikacij). Povezave med dokumentnimi in poslovno-informacijskimi rešitvami močno olajšajo in pospešijo delovanje nekega podjetja. Kljub temu pa še zmeraj ni dovolj samo programska oprema. Za dobro delovanje so potrebni ljudje, ki s temi programi upravljajo in dajejo navodila le-tem. Po navadi posamezne rešitve ponujajo aplikacije za uporabnike, ki pa niso nujno enake; vsaka rešitev ima svojo aplikacijo namesto ene, ki bi delala z vsemi. Tukaj je še velik prostor za bodoče poslovno-informacijske rešitve. Anketo smo izvajali elektronsko. Napisana je bila v Google forms, posamezna vprašanja pa so bila pogojevana z odgovori na predhodna vprašanja. Prošnjo za izpolnitev ankete smo poslali približno 70 podjetjem, odgovorilo pa nam jih je le 22. Menimo, da je ta številka za vzorec čisto primerna. Vsi, ki so odgovarjali, so anketo izpolnili pravilno in do konca. Rezultati ankete, ki so predstavljeni v nadaljevanju, so potrdili vse postavljene hipoteze. 3.1 Zajem Zajem podatkov s papirnatih dokumentov v podjetjih in organizacijah je možen s skeniranjem, direktnim vnosom ali ročnim vnosom podatkov v podatkovno bazo. Če so dokumenti skenirani, gredo skozi proces prepoznave vrste dokumenta in podatkov na njem. Šele ko z ustrezno programsko opremo obdelamo te skenirane dokumente, le-ta programska rešitev nato omogoča shranjevanje potrebnih podatkov v bazo. Elektronske dokumente pa ni potrebno skenirati, podatke z njih programi le prepišejo v bazo (na primer XML-dokumenti). Zanimalo nas je, na kakšen način slovenska podjetja zajemajo podatke z dokumentov, in odgovori so bili sledeči: Vprašanje 14: Na kakšen način zajemate podatke z dokumentov? 27

44 Tabela 3.1: Zajem podatkov Skeniranje in OCR Ročno vnašanje XML-dokumenti Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Graf 3.1: Zajem podatkov Način zajemanja podatkov Skeniranje in OCR Ročno vnašanje XML-dokumenti Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Anketiranci so imeli na voljo izbrati več načinov zajemanja podatkov. Videti je, da 19 podjetij podatke zajema s skeniranjem in OCR. Najmanj jih podatke zajema s pomočjo XML-dokumentov. Iz tega podatka lahko vidimo, da je večina poslovnih dokumentov še zmeraj na papirju, saj je take dokumente potrebno skenirati in nato obdelati z optično prepoznavo znakov (OCR). Če bi bil rezultat med odgovori Skeniranje in OCR in XML-dokumenti ravno obraten, bi lahko sklepali, da je večina poslovnih dokumentov v elektronski obliki. Pojavlja pa se vprašanje, ali je hipoteza, da je večina poslovnih dokumentov v papirnati obliki, napačna, ker podjetja rabijo podatke ravno s papirnatih dokumentov (in kateri dokumenti so to), to pa je razlog za take odgovore v anketi, ali pa je hipoteza točna in res dokumenti prevladujejo v papirnati obliki Vrste dokumentov, ki se najpogosteje zajemajo Da bi razjasnili zgornje odgovore, smo potrebovali tudi druga vprašanja v anketi. Le-ta so nam podala podrobnejše razumevanje zgornjih odgovorov. Eden od pomembnih podatkov je to, kateri dokumenti se v podjetjih največ zajemajo in shranjujejo. 28

45 Vprašanje 8: Katere vrste dokumentov največ shranjujete v dokumentni sistem? Tabela 3.2: Vrste dokumentov Razvoj in izvedba Splošna in kadrovska dokumentacija Upravljanje, vzdrževanje in zavarovanje premoženja Finance in Trženje in (proizvodi, (analize, plani, (npr. dobavnice, vozni listi, računovodstvo komerciala storitve) pogodbe ) najemne pogodbe) Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Graf 3.2: Vrste dokumentov Najpogosteje skenirana dokumentacija Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Anketiranci so pri vprašanju izbirali tri najpogostejše dokumentacije od vseh petih. Glede na odgovore lahko opazimo, da 14 podjetij najpogosteje skenira dokumente s področja financ in računovodstva. Po odgovorih pa lahko opazimo, da sledita še dokumentaciji s področja splošne in kadrovske dokumentacije in dokumentacija s področja razvoja in izvedbe. Najmanj pa se skenirajo dokumentacije s področja upravljanja, vzdrževanja in zavarovanja premoženja. Pri odgovorih se je analiziralo tako, da se je iskalo pojavljanje vsake vrste dokumentacije ne glede na kombinacijo odgovorov (vrsta dokumentacije je šteta iz vsake kombinacije odgovorov). Razlog za take odgovore se lahko skriva v zakonodaji RS. Le-ta namreč nalaga, da se večina dokumentov s področja financ in računovodstva hrani deset let ali pa trajno (plačilne liste, glavne knjige itd.). Vsako podjetje pa mora redno plačevati tudi davke, za njih pa mora izpolniti tudi posebne obrazce. To je na oddelku računovodstva 29

46 najlažje, če imajo podatke v elektronski obliki in jih poiščejo glede na datum oziroma vrsto davka vse to pa se določi ob zajemu podatkov v podatkovno bazo. Glede na rezultate pri tem vprašanju lahko rečemo, da podjetja še zmeraj močno poslujejo v papirnati obliki, ne glede na to, da skenirajo dokumente, katerih podatke potrebujejo za nadaljnje delo. Zanimivo je to, da se dokumentacija s področja upravljanja in vzdrževanja najbolj poredko zajema, kljub temu da imata vsaka naprava in program svoja navodila za namestitev ali vzpostavitev, uporabo in vzdrževanje. Vprašanje 10: Katera dokumentacija vam povzroča največ dela oziroma vam vzame največ časa za obdelavo? Tabela 3.3: Najbolj zahtevna dokumentacija Razvoj in izvedba (proizvodi, storitve) Splošna in kadrovska dokumentacija (analize, plani, pogodbe ) Finance in Trženje in računovodstvo komerciala Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Upravljanje, vzdrževanje in zavarovanje premoženja (npr. dobavnice, vozni listi, najemne pogodbe) Graf 3.3: Najbolj zahtevna dokumentacija Dokumentacija, ki je najbolj časovno zahtevna Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Zopet imamo največ označene dokumentacije s področja financ in računovodstva, kar pa je v skladu s prejšnjima odgovoroma. Sledita dokumentaciji s področja razvoja in izvedbe in 30

47 splošna in kadrovska dokumentacija. Tako lahko sklepamo, da je dokumentacija, ki jo najpogosteje skenirajo, tudi dokumentacija, ki jim vzame največ časa za obdelavo, hkrati je to tudi dokumentacija, čigar podatke podjetja najbolj potrebujejo in z njimi največ delajo. Dokumenti s področja financ in računovodstva ne zajemajo samo prejete in izdane račune, dobavnice in prevzemi, davčne napovedi in podobno, ampak tudi pogodbe. Na njih so podatki, s kom in kako podjetja oziroma organizacije poslujejo, kakšni so dobavni in nabavni roki, kakšne so kazni za zamujanja in plačilno nedisciplino in podobno. Kljub temu, da so plačilne liste povezane s kadrovsko dokumentacijo, spadajo tudi v računovodsko. Le-te se namreč hranijo celo življenjsko dobo nekega podjetja ali organizacije. Vprašanje 11: Kateri dokumentaciji pri skeniranju dajete prednost? To vprašanje je bilo razdeljeno na štiri podvprašanja; vsako vrsto dokumentacije so anketirani označili z oceno od 1 do 4. Ocena 1 pomeni najmanjšo prednost, ocena 4 pa največjo prednost. Odgovori so nam dali vpogled v pomembnost dokumentacije, ki gre v skeniranje. Na ta način smo lahko sklepali, da podjetja res po večini poslujejo v papirnati obliki. Podvprašanje 1: Prednost ima dokumentacija, ki je ima podjetje količinsko največ Tabela 3.4: Dokumentacija, ki je ima podjetje največ Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Graf 3.4: Dokumentacija, ki je ima podjetje največ Dokumentacija, katere je količinsko največ Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) 31

48 Glede na odgovore lahko sklepamo, da ta dokumentacija nima prednosti pri večini anketiranih podjetij, saj je večina anketiranih ocenila prednost skeniranja z oceno 2. Kljub temu pa se je očitno lotevajo prej, da zmanjšajo količino nabrane dokumentacije v fizični obliki, predvidoma, ko imajo za to čas. Podvprašanje 2: Prednost ima dokumentacija, ki jo je potrebno časovno prej obdelati Tabela 3.5: Dokumentacija, ki jo je potrebno prej obdelati Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Graf 3.5: Dokumentacija, ki jo je potrebno prej obdelati Dokumentacija z bližjim rokom obdelave Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Glede na odgovore lahko sklepamo, da podjetja dajejo največjo prednost dokumentaciji, ki se ji bliža rok obdelave, torej dokumentaciji, ki je bolj nujna, zatorej oceni 3 in 4. Kar je tudi logičen način obdelave dokumentov, saj so verjetno na teh dokumentih tudi bolj pomembni podatki oziroma podatki, ki jih bo podjetje kmalu potrebovalo. Če primerjamo s prejšnjimi odgovori, lahko rečemo, da so to podatki s področja financ in računovodstva. Ti imajo po navadi tudi mesečne ali tedenske roke obdelave, kajti podatki z njih se uporabljajo v vsakodnevnem poslovanju. 32

49 Podvprašanje 3: Prednost ima dokumentacija, ki je za podjetje najpomembnejša Tabela 3.6: Najpomembnejša dokumentacija Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Graf 3.6: Najpomembnejša dokumentacija Najpomembnejša dokumentacija za podjetje Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Zopet vidimo, da podjetja dajejo prednost tudi dokumentaciji, ki je za podjetje najpomembnejša. Kar je podoben odgovor prejšnjemu. Seveda je dokumentacija, ki je najpomembnejša, tista, ki vsebuje najbolj pomembne podatke in le-ti morajo biti čim prej obdelani in shranjeni. Velikokrat so ti podatki potrebni tudi za nadaljnje poslovanje podjetja, zato sta elektronizacija in zajem podatkov z njih zelo pomembna. Kadar so namreč podatki v elektronski obliki, so lažje dostopni zaposlenim in različnim oddelkom, na katerih jih potrebujejo, pa tudi splošna analiza stanja je enostavnejša. Podvprašanje 4: Prednost ima dokumentacija, ki je ne potrebujete v papirnati obliki Tabela 3.7: Dokumentacija, ki ni potrebna v papirnati obliki Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) 33

50 Graf 3.7: Dokumentacija, ki ni potrebna v papirnati obliki Dokumentacija, ki ni potrebna v papirni obliki Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Vidimo lahko, da dokumentaciji, ki je podjetja ne potrebujejo v papirnati obliki, skorajda ne dajejo prednosti. Kar lahko pomeni, da jo skenirajo takrat, ko ne skenirajo bolj nujnih oziroma pomembnejših dokumentacij. Dejstvo, ali so nekateri dokumenti shranjeni le elektronsko, za anketirana podjetja ni pomembno, saj jih tudi v primeru, da shranjevanje v papirnati obliki ni potrebno, ne dajejo na prednostno listo za obdelavo in zajem podatkov z njih. Skupna analiza vseh podvprašanj Tabela 3.8: Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1 4) Ocena 1 Ocena 2 Ocena 3 Ocena 4 Količinsko največ Bližji rok Najpomembnejša za podjetje Ni potrebna v papirnati obliki Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) 34

51 Graf 3.8: Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1 4) Prednost dokumentacije pri skeniranju (ocene 1 4) Količinsko največ Bližji rok Najpomembnejša za podjetje Ni potrebna v papirnati obliki Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Pri skupni analizi vseh podvprašanj lahko opazimo, da imajo največjo prednost pri obdelavi in zajemu podatkov z dokumentov pri slovenskih podjetjih ravno dokumenti, ki imajo najbližji rok obdelave, in pa dokumentacija, ki je za podjetje najpomembnejša. Glede na to lahko tudi sklepamo, da je pri podjetjih prisotno sprotno obdelovanje podatkov, saj so roki obdelave tisti, ki narekujejo zaporedje skeniranja in zajema podatkov. Povprečne ocene Tabela 3.9: Povprečna ocena Količinsko Bližji Najpomembnejša Ni potrebna v največ rok za podjetje papirnati obliki Povprečna ocena 2,36 3,36 3,36 1,68 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) 35

52 Graf 3.9: Povprečna ocena Povprečna ocena 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 2,36 3,36 3,36 1,68 Količinsko največ Bližji rok Najpomembnejša za podjetje Ni potrebna v papirnati obliki Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Vidimo lahko, kot pri prejšnjem grafu, da podjetja največjo prednost dajejo dokumentacijam, ki se jim bliža rok in ki so za podjetje ali organizacijo najpomembnejša. Pričakujemo lahko, da so to finančni podatki, saj so pri njih vedno določeni roki. Ti roki pa so določeni s strani države zaradi davka in s strani poslovnih partnerjev oziroma strank (poravnanje finančnih dolžnosti). Seveda so finančni dokumenti tisti, ki vsebujejo največ podatkov za nadaljnjo obdelavo in tudi za vpogled za nadaljnje poslovanje. Zato smemo sklepati, da so najpomembnejši za podjetje ravno tisti dokumenti, ki imajo najbližje roke in so s področja financ. Ne nazadnje je bistvo vsakega podjetja delati dobiček in večati zaslužek Metapodatki, ki se najpogosteje zajemajo Skupine podatkov v elektronski obliki označimo kot metapodatke. Seveda nas je zanimalo, kateri so podatki oziroma kakšne vrste podatkov so ti podatki, ki jih podjetja najbolj potrebujejo in uporabljajo. S temi odgovori lahko ugotovimo, ali je naše predvidevanje pravilno ali ne. Vprašanje 9: Katere podatke s skeniranih dokumentov najpogosteje potrebujete v vašem podjetju? 36

53 Tabela 3.10: Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov Številski podatki Besedni podatki Datumski podatki Drugo Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Graf 3.10: Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov Najpogosteje potrebni podatki z dokumentov Številski podatki Besedni podatki Datumski podatki Drugo Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Od 22 sodelujočih podjetij jih 14 s skeniranih dokumentov najpogosteje potrebuje številske podatke. Pri možnosti Drugo pa so z enega podjetja odgovorili»part numbers«(kombinacija črk in številk, ki predstavlja kodo izdelka). Glede na prejšnje vprašanje je razvidno, da velika večina najpogosteje potrebuje podatke s področja financ in računovodstva. Torej so podatki, ki jih podjetja zajemajo z dokumentov, količine in nazivi izdelkov oziroma storitev, cene le-teh, davčne obveznosti, roki dobave in plačil (datumi ali število dni), številke predračunov, računov, dobavnic, prevzemnic, celotni zneski in podobno. To pa zato, ker so vsi ti podatki potrebni za točno nadaljnje poslovanje. Če so podatki z računov vneseni v elektronsko obliko, se lahko z njimi takoj posodobi stanje zaloge, posodobi se stanje obveznosti in ne nazadnje tudi finančno stanje samega podjetja. Enako je tudi z roki. Ko so vneseni v podatkovno bazo, lahko informacijski sistem sam opozarja na bližajočo zapadlost, prav tako pa računovodstvu pokaže, da morajo za ta račun prijaviti davčno obveznost. Datum prejema izdelka ali opravljene storitve pa pokaže, ali je neka stvar že končana ali še zmeraj odprta. Skratka, ko so podatki zajeti in v elektronski obliki, so dostopni več oddelkom v podjetju, to pa omogoča bolj tekoče poslovanje, s tem pa hitrejše opravljeno delo in manjše stroške. 37

54 3.2 Hramba Vse dokumente, papirnate ali elektronske, je potrebno nekje tudi shraniti. Papirnati dokumenti so ponavadi v mapah, ločeni glede na področje oziroma kategorijo, kamor spadajo in v arhivih, to je v prostorih, kjer hranijo vse papirnate dokumente (lahko s policami, predalniki, omarami). Elektronski dokumenti pa so shranjeni v virtualnih arhivih. To pomeni, da so shranjeni v elektronski podatkovni bazi, ki pa fizično ne zavzema več prostora kot en trdi disk. Zaradi te majhne zahteve po prostoru se velika večina podjetij tudi odloča za shranjevanje dokumentov v elektronski obliki, ki ne le varčuje s prostorom, ampak omogoča tudi lažje iskanje in lažji dostop do podatkov s teh dokumentov. To pa posledično pomeni tudi hitrejšo obdelavo podatkov. Elektronsko shranjevanje dokumentov pomeni tudi elektronski dostop do njih in podatkov z njih. In ker imamo danes tako razvito tehnologijo, ki nam omogoča oddaljene dostope do naprav, imamo lahko enako omogočen tudi oddaljeni dostop do podatkovnih baz in njihove vsebine. To pa pomeni široko možnost shranjevanja na različnih lokacijah Kam vse danes podjetja shranjujejo skenirane/zajete dokumente (dokumentni sistemi, oblak ) Podjetja in organizacije svoje dokumente največkrat shranjujejo kar pri sebi, na osebnih računalnikih ali strežnikih, kar nam je raziskava tudi potrdila. Na ta način občutijo varnost in verjamejo v omejen dostop do svojih, mnogokrat zaupnih, dokumentov. In čeprav obstajajo možnosti hrambe v oblaku, to je virtualne hrambe na samih računalnikih, še zmeraj prav zaradi nezaupanja v varnost, te možnosti ne izkoriščajo v polni meri. Največkrat se podjetja odločajo za osebne (podjetniške) podatkovne baze, ki jih imajo shranjene na strežnikih. V njih so shranjeni tako celi dokumenti kot tudi podatki z le-teh. Seveda pa do tega dokumentnega sistema dostopajo vsi zaposleni, ki imajo potrebo po podatkih ali dokumentih, ki so shranjeni v njej. S tem, da je baza fizično v samih prostorih podjetja, pa je tudi najbolj varna, vsaj v očeh vodilnih. Tu imajo lahko dostop vedno pod nadzorom. 38

55 3.2.2 Zaupanje v hrambo v oblaku Pri podatkovnih bazah, ki se nahajajo fizično pri drugih podjetjih in so za odjemalska podjetja dostopne preko spleta, so to hrambe v oblaku, nad katerimi uporabniška podjetja nimajo popolnega nadzora. To pomeni, da morajo zaupati ponudniku te storitve, da bo poskrbel za varnost njihovih podatkov in na vsak način omejil dostop do njih, nadzoroval vsa dogajanja znotraj baze in ne bo dostopal do samih dokumentov oziroma podatkov znotraj nje. Kadar so dokumenti delikatni in visoko zaupne narave, je takšno zaupanje težko. Velikokrat je sama prihodnost podjetja lahko odvisna od tega, ali so neki podatki varovani ali pa pridejo v javnost. Naše mnenje je, da danes še nismo pripravljeni na tako velika tveganja. Vsak mesec lahko slišimo ali beremo, kako so nekaterim podjetjem ukradli uporabniška imena in gesla, podatke o strankah, bankam tudi podatke o transakcijah in podobno. To je jasen znak, da podatki, ki so na spletu, niso varni. Prav tako tudi podatki, do katerih lahko dostopamo preko spleta. Če vzamemo za primer spletno bančništvo: dostop do poslovnega računa ima po navadi računovodja. Ta ima shranjen identifikacijski ključ na svojem računalniku ali ključu. Za dostop potrebuje tudi geslo. Le-to se lahko generira ob vsakem dostopu, lahko pa je vedno enako. Tu je uporabnik le eden ali pa sta dva, odvisno od velikosti podjetja. Varnost dostopa je dokaj varna in tudi izsledljiva. Če pa vzamemo za primer podatkovno bazo z dokumenti in podatki, ki so v stalni uporabi in do njih dostopa več sto zaposlenih vsakodnevno, imamo takrat uporabnikov skoraj toliko, kot je zaposlenih, ki s podatki iz baze delajo. Za varnost je v tem primeru najboljše poskrbljeno, kadar je dostop do podatkovne baze omogočen samo preko opreme, ki je fizično povezana na bazo, torej je znotraj omrežja, ki je v samem podjetju. Takoj ko damo oddaljen dostop do podatkov več kot desetim osebam, je varnost podatkov vprašljiva. Še posebej, kadar tega dostopa ne nadzorujemo mi sami, ampak nekdo drug. Primerjamo lahko s tem: baza v oblaku je kot stanovanjski blok. Ponudnik ima na strežniku več odjemalcev, za vsakega med njimi ima posebej urejene pravice dostopa in shranjevanja. To je lepo urejeno. Vsak od odjemalcev ima več ključev do nje. Dokler je dostop do podatkov opravljen pravilno in odklenjen s ključem, ponudnik hrambe vidi kot varne. Zaradi velikega števila različnih uporabnikov se ne more vedeti, ali so dostopali res samo tisti, ki imajo dovoljenje za to. Število uporabnikov z 39

56 njihove strani ni omejeno, omejijo jih podjetja sama. Le-ta pa nimajo popolnega nadzora do dostopov in tudi ne do ažurnih informacij, do katerih podatkov se je kdaj dostopalo. Zato je rezultat, ki ga je dalo naslednje vprašanje, popolnoma razumljiv: Vprašanje 4: Kje se nahajajo vaši dokumentni sistemi oziroma lokacije za odlaganje dokumentov? Tabela 3.11: Lokacije za odlaganje dokumentov V podjetju samem 17 Rešitev v oblaku 0 Eno in drugo 3 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Graf 3.11: Lokacije za odlaganje dokumentov Kje se nahajajo vaši dokumentni sistemi oz. lokacije za odlaganje dokumentov? V podjetju samem Rešitev v oblaku Eno in drugo Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Na vprašanje so odgovarjali anketiranci, ki so predhodno odgovorili, da imajo dokumentni sistem oziroma lokacijo za odlaganje dokumentov. Od vseh dvajsetih, ki dokumente shranjujejo oziroma odlagajo, nihče ne uporablja izključno hrambe v oblaku. Kar je jasen pokazatelj, da ni zaupanja v varnost. Vsaj ne v tej meri, da bi v oblak shranjevali delikatne podatke. Seveda pa obstaja verjetnost, da se bo to v prihodnosti spremenilo. Tri od anketiranih podjetij že uporabljajo kombinacijo lastnega dokumentnega sistema z rešitvijo v 40

57 oblaku. Verjetno delikatne podatke shranjujejo doma, za ostale pa uporabljajo rešitve v oblaku. Seveda lahko rešitev v oblaku pomeni tudi podatkovna baza ali programska rešitev poslovnega partnerja, ki ga uporabljajo oboji, je pa fizično pri poslovnih partnerjih. 3.3 Uporaba Skenirane dokumente in zajete podatke z njih se uporablja za nadaljnje poslovanje podjetja. Najbolj pogosto zajemani podatki, kot nam povejo rezultati analize, so številski podatki. Nadaljnja uporaba teh podatkov je lahko v računovodstvu pri izdelavi bilance stanja, pri vodilnih kadrih za izdelavo finančnega poročila in izdelave poslovnih načrtov, pri preverjanju plačilnih obveznosti in nadzorom nad stroški in tudi pri spremljanju dobička. Uporabljajo se podatki, kot so naslovi, imena, datumi, različne kode in valute. Pri elektronskem poslovanju je sledenje spremembam in novostim lažje, saj se beleži tudi datum vnosa in zaporedje, sledi se spremembam in dostopom v dokumentih. To nam najboljše omogočajo ERP-, CRM- in BPMprogramske rešitve, ki jih povežemo s podatkovnimi bazami, lahko pa so le-te že vgrajene znotraj same rešitve. Na slovenskem trgu je kar nekaj ponudnikov takih programskih rešitev. Med njimi so: Intrix, CRM-rešitev, ki omogoča bolj tekočo komunikacijo pri projektih, zmanjša porabo časa pri komunikaciji s strankami, poveča ažurnost in daje podporo vodilnim kadrom, SAP, podjetje, ki ponuja ERP, CRM in ostale informacijske rešitve; posebej pa imajo razvito tudi rešitev za majhna in srednje velika podjetja, in sicer SAP SME, ki omogoča enako upravljanje kot standardni paket, le v manjšem obsegu, možne pa so nadgradnje (SME Software, 21. avgust 2014), IRC je ERP-rešitev, ki zagotavlja povezanost s poslovnimi partnerji, dobavitelji in tudi strankami njihov sistem pa pokriva vsa področja poslovanja nekega podjetja ali organizacije, Microsoft Dynamics je CRM, ki upravlja odnose s strankami in daje podporo vsem tržnim in prodajnim poslovnim procesom; omogoča integracijo s poštnim programom Microsoft Outlook, kar poenostavi posodabljanje poslovanja z rešitvijo (Adacta Microsoft Dynamics CRM, 19. avgust 2014), 41

58 CREA je BPM-rešitev, ki ponuja storitve pri analizi, optimizaciji in informatizaciji poslovnih rešitev; ponujajo tudi prilagoditve rešitve potrebam posamezne organizacije ali podjetja (CREA BPM and E-Business Provider, 19. avgust 2014). Vse te informacijske rešitve pa podjetjem, organizacijam in tudi posameznikom omogočajo lažje poslovanje, lažjo sledljivost podatkom, večjo ažurnost, manjšo porabo časa in s tem tudi manjšo porabo stroškov. Seveda pa informacijske rešitve ponujajo tudi nadzor in s tem tudi varnost informacij Trenutna povezanost dokumentnih sistemov z drugimi programskimi rešitvami Trenutno pri nas podjetja in organizacije ne zaupajo preveč dokumentnim sistemom v oblaku. Še zmeraj svoje podatke in vredne informacije raje hranijo na sedežu podjetja. Se pa že pojavljajo tudi taki, ki svoje podatkovne baze povezujejo z drugimi programski rešitvami, ki niso znotraj podjetja, ampak do njih dostopajo preko spletnih povezav, oziroma se uporabljajo rešitve v oblaku. Glede na rezultate analize vprašalnika, ki so ga izpolnjevala slovenska podjetja, lahko brezskrbno potrdimo predvidevanje, da slovenska podjetja še niso pripravljena na popolnoma virtualno hrambo podatkov, ki ni fizično prisotna pri njih. Ker pa imamo tudi odgovore, da imajo nekateri podjetja povezane dokumentne sisteme z drugimi, ki so v oblaku, lahko sklepamo, da uporabljajo tudi kakšne druge informacijske rešitve, ki so prav tako v oblaku. Najbolj pogosto je to verjetno pri poslovanju s poslovnimi partnerji in njihovimi informacijskimi sistemi. Iz izkušenj vemo, da hočeta oba poslovna partnerja vedeti, kakšen je dnevni izkupiček (lahko tudi tedenski in mesečni), tako oba poslovna partnerja sproti vnašata podatke v isti informacijski sistem. Eden od njiju pa zagotovo do njega dostopa preko spleta. Za tega je taka programska rešitev v oblaku. Trgovine pogosto uporabljajo povezave z rešitvami v oblaku, povezava blagajne s podatkovno bazo poteka preko spletne povezave (to velja za trgovske verige, ki imajo veliko trgovin na različnih lokacijah). Spet njihovi poslovni partnerji lahko zalogo prav tako spremljajo preko spletne povezave. Poslovanje v oblaku obstaja že kar nekaj časa, le da se podjetja tega ne zavedajo. 42

59 Poslovno-informacijske rešitve pa so tudi računovodski programi, ki si jih ni potrebno nameščati na osebne računalnike, ampak se jih uporablja kar v spletni različici. Enako je tudi s ponudniki spletne pošte, kot so na primer Gmail, Yahoo, Hotmail in podobni. Vsi lahko uporabljamo informacijsko rešitev, ki pa je dejansko nimamo. Prav tako so tudi vsi naši stiki, pošta in ostali podatki shranjeni nekje drugje, v oblaku, mi pa ne vemo, kje se fizično nahajajo. Enako je z Dropboxom in Google Driveom. Na njih nalagamo različne dokumente, podatke, slike in obrazce, pa vendar zaupamo, da je vse to pri njih varno. Kljub temu, da je dejansko to storitev v oblaku. Enako je s spletnimi koledarji, to so rešitve, ki so v oblaku. Če omenimo še spletna družbena omrežja, kot so Facebook, MySpace, Twitter, Instagram, na vseh objavljamo podatke, slike in podobno, vendar verjamemo, da jih bodo videli samo ljudje, za katere tudi hočemo, da jih. Večina ljudi pa pozablja, da je vse to shranjeno na strežnikih na tisoče kilometrov daleč in te storitve uporabljamo v oblaku. Uporaba rešitev v oblaku je prihodnost, ki se ji ne bo izognilo nobeno podjetje ali organizacija. Po vsej verjetnosti že sedaj uporabljajo nekatere storitve v oblaku in se tega sploh ne zavedajo. Pot do popolnega poslovanja v oblaku pa ne bo enostavna. Predvsem zaradi nezaupanja v varnost. Pojavilo se je vprašanje, ali tudi slovenska podjetja in organizacije poslujejo z več informacijskimi sistemi, tako kot velike tuje korporacije. Da bi dobili to informacijo, smo postavili sledeče vprašanje: Vprašanje 13: Ali je vaš informacijski sistem (IS) povezan s še kakšnim informacijskim sistemom? Tabela 3.12: Povezava IS z drugim IS Da Ne 14 8 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) 43

60 Graf 3.12: Povezava IS z drugim IS IS podjetja je povezan s še kakšnim IS Da Ne Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Pri odgovorih smo pričakovali manj ali skoraj nič takih, ki ne uporabljajo več med seboj povezanih informacijskih rešitev. Iz analize odgovorov lahko vidimo, da imata dve tretjini podjetij povezan IS. To lahko pomeni, da imajo med seboj povezanih več informacijskih sistemov znotraj podjetja, lahko pa imajo svoj IS povezan s kakšnim zunanjim IS. Cela tretjina pa uporablja samo eno informacijsko rešitev. Kar je presenetljivo. Še posebej zaradi tega, ker imajo največkrat podjetja več informacijskih rešitev, tako da imajo enega za elektronsko pošto, enega pa za dokumente. Novo vprašanje, ki se pojavlja, je, ali mogoče majhna in srednje velika podjetja niti ne potrebujejo več poslovno-informacijskih rešitev, ker nimajo tako zahtevnih poslovnih procesov, ali pa raje uporabljajo brezplačne rešitve in kupijo samo tisto, kar res potrebujejo. Odgovor na to nam lahko nakaže ponudba domene pri Gmailu. Namreč, če je neko podjetje želelo personaliziran Gmailov elektronski naslov, je le-to lahko dobilo brezplačno. Danes je že plačljivo (za vsak naslov na poljubno domeno je cena 50 $ na leto (Simple & Flexible Pricing Plans Google Apps for Business, 19. avgust 2014)). Če pa se podjetja odločijo za končno domeno Gmail, pa imajo še zmeraj vse, kar Gmail ponuja brezplačno. Takih ponudnikov je več. Ker pa veliko podjetij uporablja za elektronsko pošto Microsoft Outlook, je logično, da se jih dosti odloči tudi za Microsoftov strežnik z že vgrajeno možnostjo Aktivnega imenika, ki omogoča nadzor nad uporabniškimi računi. 44

61 Kljub temu da obstaja veliko ponudnikov poslovno-informacijskih sistemov, je logično sklepanje, da se bodo majhna in srednje velika podjetja in organizacije odločile za čim cenejše in tudi brezplačne možnosti. Odgovor na to dilemo smo dobili pri Vprašanju 1: Vprašanje 1: Katere poslovno-informacijske rešitve uporabljate? Tabela 3.13: Uporabljane poslovno-informacijske rešitve ERP 14 CRM 8 BI 9 BPM 3 DMS 13 Ostalo 2 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Graf 3.13: Uporabljane poslovno-informacijske rešitve Katere poslovno-informacijske rešitve uporabljate? ERP CRM BI BPM DMS Ostalo Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Odgovori so bili pričakovani. Vprašanje je imelo možnosti oznake več odgovorov, zato smo lahko dobili informacije o tem, katere poslovno-informacijske rešitve slovenska podjetja največ povezujejo. Večina podjetij uporablja ERP-poslovno-informacijsko rešitev v kombinaciji s še kakšno. Največ kombinacij je bilo ravno med ERP in CRM ter ERP- in DMS-rešitvami. 45

62 Če odgovore na to vprašanje povežemo s prejšnjim vprašanjem, lahko vidimo, da tistih 14 podjetij, ki uporablja več poslovno-informacijskih rešitev, najverjetneje uporablja ERP- ali DMS-sisteme, nekateri pa tudi oboje Zagotavljanje varnosti pri uporabi/dostopu do dokumentov (predvsem je tukaj delikaten dostop do dokumentov v oblaku) Ne glede na to, kakšne poslovno-informacijske rešitve podjetja ali organizacije uporabljajo, je vsem v interesu, da so njihovi podatki in dokumenti varni. To pomeni, da so vsi zaupni podatki skrivni in da do njih ne more dostopati kdorkoli. To se najlažje uvede s pomočjo uvedbe uporabniških imen in gesel in pa z določanjem uporabniških pravic. Seveda niso odveč tudi kakšne druge zaščitne metode. Kako je v slovenskih podjetjih poskrbljeno za varnost, nam je prikazala analiza odgovorov na vprašanje: Vprašanje 12: Ali imajo vsi zaposleni dostop do vseh dokumentov, ali je pravica do vpogleda v dokumente uporabniško omejena? Tabela 3.14: Dostop do dokumentov Dostop do dokumentov Dostop do dokumentov je omejen ni omejen 20 2 Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) 46

63 Graf 3.14: Dostop do dokumentov Dostop do dokumentov je odvisen od delovnega mesta Ne 2 Da Vir: Novosel, lastna raziskava (2014) Glede na te odgovore vidimo, da ima večina podjetij omejen vpogled do podatkov, ki pa je odvisen od delovnega mesta. Po tem lahko sklepamo, da imajo dobro varovane podatke, do katerih lahko dostopajo samo zaposleni, ki pa se jim lahko zaradi uporabe uporabniškega imena in gesla beleži vsak dostop do podatkov. S tem se zagotavlja sledljivost dostopa do informacij, vsak uporabnik pa je tudi odgovoren, da njegovo uporabniško ime in geslo ne prideta v napačne roke. Torej lahko rečemo, da je za varnost v večini podjetij poskrbljeno. Omejenega dostopa nimata le podjetji, ki nimata dokumentnega sistema. Vendar uporaba uporabniških omejitev ni edini način zaščite. Velikokrat se podjetja odločijo le za notranjo povezavo do podatkovne baze, in sicer preko intraneta. To pomeni, da je dostop do podatkov in dokumentov možen le, kadar je naprava, preko katere do njih dostopamo fizično, v podjetju in povezana na notranjo mrežo podjetja ali organizacije. Na ta način je onemogočen oddaljeni dostop do podatkov in dokumentov, s tem pa so tudi preprečeni neželeni vdori in kraje informacij. Pri uporabi poslovno-informacijskih rešitev v oblaku je ta notranja zaščita nemogoča. Zanašati se je potrebno na poslovnega partnerja, ki nam to rešitev ponuja, da je za varnost naših podatkov in dokumentov dobro poskrbel. Tu je pomembno, da dostop do njih ni omogočen samo z uporabniškim imenom in geslom, ampak tudi s kakšnim varovalnim ključem, kot je to urejeno pri spletnem bančništvu. 47