BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)

Transcription

1 BAHAGIAN A: Huraian indaan Dokumen ISO (Diisi oleh emohon/emilik roses dan sila abaikan ruangan No. CD kerana akan dilengkapkan oleh TKD ) No. CD QMS (OR): (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: ROSEDUR ENGURUSAN BAHAN ERUSTAKAAN Kod Dokumen: UM/OR/SAS/002 No. Isu: 02, No. Semakan: 09, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2017 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: ROSEDUR ENGURUSAN BAHAN ERUSTAKAAN Kod Dokumen: UM/OR/SAS/002 No. Isu: 02, No. Semakan: 10, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/ REKOD A. EROLEHAN BAHAN ERUSTAKAAN 7.0 REKOD A. EROLEHAN BAHAN ERUSTAKAAN Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 27. UM/SAS/100-17/1/8 erolehan Bahan Terbitan Bersiri Bercetak Tanggungja wab Mengumpul dan Memfail Tanggun gjawab Menyele nggara Tempat dan Tempoh Simpanan /Kn KB BTB 7 tahun Kuasa Melup us Ketua TJ Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 27. UM/SAS/100-17/1/8 erolehan Bahan Terbitan Bersiri Bercetak Senarai Semak angkalan Data Baru Langgan (OR/SAS/SS02/SMK) Tanggungja wab Mengumpul dan Memfail Tanggungj awab Menyelen ggara Tempat dan Tempoh Simpanan /Kn KB BTB 7 tahun Kuasa Melup us Ketua TJ T 28. UM/SAS/BTB/ angkalan Data / Jurnal Dalam Talian KB BTB 7 tahun Ketua TJ UM/SAS/BTB/ erjanjian Lesen KB BTB 7 tahun Ketua TJ Log enyerahan Dokumen embayaran BTB /Kn KB BTB 7 tahun Ketua TJ Log enyerahan Dokumen embayaran BTB /Kn KB BTB 7 tahun Ketua TJ Log enyerahan Dokumen embayaran BTB (OR/SAS/BL02/BYR) Log enyerahan Dokumen embayaran BTB (OR/SAS/BL02/BYR) 1

2 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Log Rekod Langganan Jurnal BTB KB BTB 1 tahun Ketua TJ Log Rekod Langganan Jurnal BTB KB BTB 1 tahun Ketua TJ Log Rekod Langganan Jurnal BTB (OR/SAS/BL02/RKD) Log eruntukan (Belanja Mengurus) BTB /Kn KB BTB 7 tahun Ketua TJ Log Rekod Langganan Jurnal BTB (OR/SAS/BL02/RKD) Log eruntukan (Belanja Mengurus) BTB /Kn KB BTB 7 tahun Ketua TJ Log eruntukan (Belanja Mengurus) BTB (OR/SAS/BL02/UTK) Baucer BTB /Kn KB BTB 7 tahun Ketua TJ Log eruntukan (Belanja Mengurus) BTB (OR/SAS/BL02/UTK) Baucer BTB /Kn KB BTB 7 tahun Ketua TJ Baucer BTB Baucer BTB Borang ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri KB BTB KBS 1 tahun Ketua TJ Borang ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri KB BTB KBS 1 tahun Ketua TJ Borang ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MHN) Borang Maklumbalas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) Borang ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MHN) Borang Maklumbalas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) 2

3 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses erkhidmatan enyelidikan dan Maklumat Nama Dokumen: ROSEDUR ROGRAM LITERASI MAKLUMAT Kod Dokumen: UM/OR/SAS/012 No. Isu:_02, No. Semakan: 07, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: ROSEDUR ROGRAM LITERASI MAKLUMAT Kod Dokumen: UM/OR/SAS/012 No. Isu: _02, No. Semakan: 08_, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/ TUJUAN Menerangkan persediaan dan pengendalian kelas bagi rogram Literasi Maklumat. 1.0 TUJUAN rosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan persediaan dan pengendalian kelas bagi rogram Literasi Maklumat. T 2.0 SKO 2.3 enilaian post test hanya untuk Modul Katalog erpustakaan (OAC) bagi elajar ra-siswazah Baharu dan Strategi encarian Maklumat bagi elajar Siswazah Baharu. 3.0 TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan semua yang terlibat mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi: 2.3 enilaian post test hanya untuk Modul Katalog erpustakaan (OAC) bagi pelajar prasiswazah baharu dan Strategi encarian Maklumat bagi pelajar pascasiswazah baharu. 3.0 TANGGUNGJAWAB K dan Timbalan Wakil engurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 5.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AJK : Ahli JKLMS yang dilantik BM : erkhidmatan enyelidikan dan Maklumat Fasilitator : ustakawan / enolong ustakawan / embantu erpustakaan Kanan / embantu erpustakaan / embantu Am ejabat / embekal / enerbit JKLMS : Jawatankuasa rogram Literasi Maklumat : Sesi engenalan erpustakaan[engerusi tetap ialah KBM; Setiausaha tetap ialah enyelaras rogram Literasi Maklumat] 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AJK : Ahli JKLMS yang dilantik BM : erkhidmatan enyelidikan dan Maklumat Fasilitator : ustakawan / enolong ustakawan/ embantu ustakawan Kanan / embantu ustakawan / embekal / enerbit JKLMS : Jawatankuasa rogram Literasi Maklumat: Sesi engenalan erpustakaan [engerusi tetap ialah KBM; Setiausaha tetap ialah enyelaras rogram Literasi Maklumat] 3

4 CD emilik roses JKSKBS : Jawatankuasa Sesi engenalan erpustakaan erpustakaan Kampus Bintulu Sarawak JKSKSKOSSAS : Jawatankuasa Semakan Keberkesanan Sistem engurusan Kualiti Operasi erkhidmatan Sokongan erpustakaan Sultan Abdul Samad KB : Ketua erkhidmatan enyelidikan dan Maklumat / Ketua Kualiti dan erpustakaan Cawangan K : Ketua ustakawan A : embantu Am ejabat en : enolong ustakawan KBS : erpustakaan Kampus Bintulu Sarawak KSB : erpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : embantu erpustakaan F : ustakawan enghubung Kn : embantu erpustakaan Kanan SK : erpustakan erubatan dan Sains Kesihatan V : erpustakaan erubatan Veterinar SAS : erpustakaan Sultan Abdul Samad (merangkumi erpustakaan Utama dan erpustakaan Cawangan) S : Sesi engenalan erpustakaan UM : Universiti utra Malaysia WEBOAC : Katalog erpustakaan Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () JKSKBS : Jawatankuasa Sesi engenalan erpustakaan erpustakaan Kampus Bintulu Sarawak KB : Ketua erkhidmatan enyelidikan dan Maklumat / Ketua Kualiti dan erpustakaan Cawangan K : Ketua ustakawan KBS : erpustakaan Kampus Bintulu Sarawak KSB : erpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : embantu ustakawan F : ustakawan enghubung Kn : embantu ustakawan Kanan SK : erpustakan erubatan dan Sains Kesihatan V : erpustakaan erubatan Veterinar SAS : erpustakaan Sultan Abdul Samad (merangkumi erpustakaan Utama dan erpustakaan Cawangan) S : Sesi engenalan erpustakaan UM : Universiti utra Malaysia WEBOAC : Katalog erpustakaan 4

5 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.0 ROSES TERERINCI 6.0 ROSES TERERINCI Tanggungjawab Carta alir Tanggungjawab Carta alir 6.1 Mula 6.1 Mula KB / enyelaras / F KB / enyelaras / F 6.2 Rancang engendalian Kelas KB / enyelaras / F 6.2 Rancang pengendalian kelas KB / enyelaras / F enyelaras / AJK / F / enyelaras / AJK / F enyelaras / AJK / F 6.3 Buat ersediaan Kelas KB / enyelaras / F 6.3 Ada pertukaran? Ya enyelaras / AJK / F / / Kn Tidak Fasilitator Fasilitator Fasilitator 6.4 Laksana Kelas enyelaras / AJK / F /Kn/ 6.4 Buat persediaan kelas A A 5

6 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () A A Fasilitator 6.5 Buat enilaian Kelas Fasilitator 6.5 Laksana kelas Fasilitator F / / Kn enyelaras / F KB 6.6 Semak Laporan enialaian / encapaian dan Laksana Tindakan embetulan Fasilitator 6.6 Buat penilaian kelas KB KB F /Kn/ 6.7 Input data dan fail borang 6.7 Tamat enyelaras / F 6.8 Sedia laporan penilaian C T B B 6

7 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () KB 6.9 Semak laporan penilaian T KB C 6.10 Ada pembetulan? Ya T Tidak Kn / 6.11 Fail laporan penilaian T KB 6.12 Bentang laporan T 6.13 Tamat 7

8 CD emilik roses 6.0 ROSES TERERINCI Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.0 ROSES TERERINCI 6.1 Mula 6.2 erincian Rancang engendalian Kelas (a) Kenalpasti kelas yang akan diadakan. (b) Tentukan tarikh dan masa kelas. (Sediakan takwim jika perlu) (c) Kenalpasti fasilitator bertugas 6.3 Buat ersediaan Kelas (a) Sediakan jadual (S / Kelas Berjadual) beserta jadual bertugas fasilitator. Rekod/Dokumen Rujukan Garis anduan enyediaan dan engendalian Kelas rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/G06/LM) Garis anduan enyediaan dan engendalian Kelas rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/G06/LM) erincian 6.2 Rancang pengendalian kelas (a) Kenalpasti kelas yang akan diadakan. (b) Tentukan tarikh dan masa kelas. (Sediakan takwim jika perlu) (c) Kenalpasti fasilitator bertugas 6.3 Ada pertukaran? (a) Jika ya, ikut langkah 6.2 (b) Jika tidak, ikut langkah 6.4 Rekod/Dokumen Rujukan Garis anduan enyediaan dan engendalian Kelas rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/G06/LM) (b) Sediakan modul pengajaran (c) Sediakan buku panduan / brosur / nota (jika ada) (d) astikan borang berkaitan dan keperluan prasarana pengajaran mencukupi dan berfungsi Borang Senarai Kehadiran rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/SEN) Borang enilaian rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/LM) Garis anduan erkhidmatan Kemudahan erpustakaan (OR/SAS/G03/K) 6.4 Buat persediaan kelas (a) Sediakan jadual (S / Kelas Berjadual) beserta jadual bertugas fasilitator. (b) Sediakan modul pengajaran. (c) Sediakan buku panduan / brosur / nota (jika ada). Garis anduan enyediaan dan engendalian Kelas rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/G06/LM) (e) Buat makluman tentang kelas yang dijadualkan selewatlewatnya satu (1) minggu sebelum kelas S / Berjadual dikendalikan. (f) Beri taklimat mengenai jadual dan tugasan serta edaran jadual bertugas kepada fasilitator dan pembantu 8

9 CD emilik roses universiti yang terlibat selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum kelas S / Berjadual dikendalikan. 6.4 Laksana Kelas (a) Laksanakan kelas mengikut jadual / tarikh dan masa yang ditetapkan. (b) Rekod kehadiran pengguna. (c) Edarkan buku panduan / brosur / nota (jika ada). 6.5 Buat enilaian Kelas (a) astikan pengguna membuat penilaian kelas secara dalam talian ataupun manual. (b) astikan pengguna membuat penilaian ost-test 1 bagi kelas WEBOAC (elajar ra- Siswazah Baharu) dan ost- Test 2 bagi kelas Strategi encarian Maklumat (elajar Siswazah Baharu) (c) Input data dari borang penilaian kelas. Failkan borang penilaian kelas / ost-test (d) Sediakan laporan penilaian selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas kelas dikendalikan. Borang Senarai Kehadiran rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/SEN) Borang enilaian rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/LM) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Borang enilaian rogram Literasi maklumat - ost Test 1 (OR/SAS/BR06/T1) Borang enilaian rogram Literasi maklumat - ost Test 2 (OR/SAS/BR06/T2) Borang enilaian rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/LM) (d) astikan borang berkaitan dan keperluan prasarana pengajaran mencukupi dan berfungsi. (e) Buat makluman tentang kelas yang dijadualkan selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum kelas S / Berjadual dikendalikan. (f) Beri taklimat mengenai jadual dan tugasan serta edaran jadual bertugas kepada fasilitator dan pembantu universiti yang terlibat selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum kelas S / Berjadual dikendalikan. 6.5 Laksanakan kelas mengikut jadual / tarikh dan masa yang ditetapkan. (a) Rekod kehadiran pengguna. Borang Senarai Kehadiran rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/SEN) Borang enilaian rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/LM) Borang enilaian rogram Literasi Maklumat: ost- Test 1 (OR/SAS/BR06/T1) Borang enilaian rogram Literasi Maklumat: ost- Test 2 (OR/SAS/BR06/T2) Garis anduan erkhidmatan Kemudahan erpustakaan (OR/SAS/G03/K) Borang Senarai Kehadiran rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/SEN) 6.6 Semak Laporan enilaian / encapaian dan Laksana Tindakan embetulan (a) Semak laporan penilaian kelas Fail rogram Literasi Maklumat : Sesi engenalan erpustakaan (100-17/3/7) Fail rogram Literasi Maklumat (b) Edarkan buku panduan / brosur / nota (jika ada). 9

10 CD emilik roses (b) Lapor laporan penilaian / pencapaian kelas di Mesyuarat engurusan atau mesyuarat lain yang berkaitan (c) Laksanakan tindakan pembetulan jika tidak mencapai KI yang ditetapkan : Berjadual (100-17/3/8) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Fail rogram Literasi Maklumat : ermohonan (100-17/3/9) 6.6 astikan pengguna membuat penilaian kelas, penilaian ost-test 1 bagi kelas WEBOAC (pelajar prasiswazah baharu) atau ost-test 2 bagi kelas Strategi encarian Maklumat (pelajar pascasiswazah baharu). Borang enilaian rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/LM) Borang enilaian rogram Literasi maklumat - ost Test 1 (OR/SAS/BR06/T1) Borang enilaian rogram Literasi maklumat - ost Test 2 (OR/SAS/BR06/T2) 6.7 Tamat 6.7 Input data dari borang penilaian kelas. Failkan borang penilaian kelas / ost- Test Borang enilaian rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/LM) Borang enilaian rogram Literasi maklumat - ost Test 1 (OR/SAS/BR06/T1) 6.8 Sediakan laporan penilaian selewatlewatnya satu (1) bulan selepas kelas dikendalikan. Borang enilaian rogram Literasi maklumat - ost Test 2 (OR/SAS/BR06/T2) T 6.9 Semak Laporan enilaian. T 6.10 Ada pembetulan? T (a). Jika ya, ikut langkah 6.8 (b). Jika tidak, ikut langkah Failkan laporan penilaian. Fail rogram Literasi Maklumat erpustakaan (100/17/6/1) T 10

11 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.12 Bentang laporan pencapaian rogram Literasi Maklumat di Mesyuarat engurusan atau mesyuarat lain yang berkaitan. T 7.0 REKOD 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. - Borang Senarai Kehadiran rogram Literasi Maklumat Borang Senarai Kehadiran rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06/ SEN) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail /Kn Tanggungjawab Menyelenggara KB/enyelaras/ F Tempat dan Tempoh Simpanan BM KBS KSB SK V 1 Tahun Kuasa Melup us K Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. - Borang Senarai Kehadiran rogram Literasi Maklumat Borang Senarai Kehadiran rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06 /SEN) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Kn/ Tanggungjawab Menyelenggara KB/enyelaras/ F Tempat dan Tempoh Simpanan BM KBS KSB SK V 1 Tahun Kuasa Melup us K 2. - Borang enilaian rogram Literasi Maklumat Borang enilaian rogram Literasi Maklumat (OR/SAS /BR06/LM ) /Kn KB/enyelaras/ F BM KBS KSB SK V 1 Tahun K 2. - Borang enilaian rogram Literasi Maklumat Borang enilaian rogram Literasi Maklumat (OR/SAS /BR06/LM ) Kn/ KB/enyelaras/ F BM KBS KSB SK V 1 Tahun K 3. - Borang enilaian rogram Literasi Maklumat : ost Test 1 Borang enilaian rogram Literasi Maklumat : ost Test 1 (OR/SAS/BR 06/T1) / Kn KB / enyelaras / F BM KBS KSB SK V 1 Tahun K 3. - Borang enilaian rogram Literasi Maklumat: ost-test 1 Borang enilaian rogram Literasi Maklumat: ost-test 1 (OR/SAS/BR 06/T1) Kn/ KB / enyelaras / F BM KBS KSB SK V 1 Tahun K 11

12 CD emilik roses 4. - Borang enilaian rogram Literasi Maklumat : ost Test 2 Borang enilaian rogram Literasi Maklumat : ost Test 2 (OR/SAS/BR 06/T2) / Kn KB / enyelaras / F Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () BM KBS KSB SK V 1 Tahun K 4. - Borang enilaian rogram Literasi Maklumat: ost-test 2 Borang enilaian rogram Literasi Maklumat: ost-test 2 (OR/SAS/BR 06/T2) Kn/ KB / enyelaras / F BM KBS KSB SK V 1 Tahun K /3/7 Fail rogram Literasi Maklumat: Sesi engenalan erpustakaan - surat menyurat - panggilan mesyuarat - laporan minit mesyuarat - lantikan JKLMS - jadual - Laporan enilaian /Kn KB/enyelaras/ F BM KBS KSB SK V 2 Tahun K /17/6/1 Fail rogram Literasi Maklumat erpustakaan - Borang ermohonan rogram Literasi Maklumat (OR/SAS/BR06 /MOH) - surat menyurat - panggilan mesyuarat - laporan minit mesyuarat - lantikan JKLMS/ JKSKBS - jadual - laporan penilaian Kn/ KB/enyelaras/ F BM KBS KSB SK V 2 Tahun K /3/8 Fail rogram Literasi Maklumat: Berjadual - surat menyurat - jadual - Laporan enilaian /3/9 Fail rogram Literasi Maklumat : ermohonan - Borang ermohon an rogram Literasi Maklumat (OR/SA S/BR06/M OH) - Surat menyurat - Laporan enilaian /Kn /Kn KB/enyelaras/ F KB/enyelaras/ F BM KBS KSB SK V 2 Tahun BM KBS KSB SK V 2 Tahun K K 12

13 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses erkhidmatan engguna Nama Dokumen:ROSEDUR ERKHIDMATAN MAKLUMAT Kod Dokumen: UM/OR/SAS/015 No. Isu: 02, No. Semakan: 09, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2017 B.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN LUAR) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: ROSEDUR ERKHIDMATAN MAKLUMAT Kod Dokumen: UM/OR/SAS/015 No. Isu: 02, No. Semakan: 10, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/2018 B.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN LUAR) Tanggungjawab Carta alir Tanggungjawab Carta alir 6.1 Mula 6.1 Mula / en/ ustakawan 6.2 Terima ermohonan / en/ ustakawan 6.2 Terima ermohonan / en/ ustakawan 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/tidak? Tidak / en/ ustakawan 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/tidak? Tidak / en/ ustakawan Lengkap 6.4 Lengkapkan permohonan / en/ ustakawan Lengkap 6.4 Lengkapkan permohonan / en/ ustakawan 6.5 Rekod ermohonan / en/ ustakawan 6.5 Rekod ermohonan / en / ustakawan 6.6 Semak bahan dalam OAC / pangkalan data SAS Tiada A / en / ustakawan 6.6 Semak bahan dalam OAC / pangkalan data SAS Tiada A Ada Ada / en/ ustakawan 6.7 Buat pinjaman bahan / salinan foto / cetakan artikel / en/ ustakawan 6.7 Buat pinjaman bahan / salinan foto / cetakan artikel / en/ ustakawan 6.8 Hantar bahan / en/ ustakawan 6.8 Hantar bahan 13

14 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () / en/ ustakawan 6.9 embaharuan Ya / en/ ustakawan 6.9 embaharuan Ya / en/ ustakawan Tidak 6.10 Lakukan pembaharuan bahan / en/ ustakawan Tidak 6.10 Lakukan pembaharuan bahan / en/ ustakawan 6.11 emulangan bahan A / en/ ustakawan 6.11 emulangan bahan A 6.12 Tamat B B KB 6.12 Bentang laporan T 6.13 Tamat 14

15 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () B.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN LUAR) B.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN LUAR) erincian Rekod/Dokumen Rujukan erincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.2 Terima permohonan sama ada melalui borang permohonan S, surat, e-mel atau faksimili. 6.2 Terima permohonan sama ada melalui borang permohonan S, surat, e-mel atau faksimili. 6.3 Semak butiran permohonan. (a) Jika lengkap, ikut langkah 6.5. (b) Jika tidak lengkap, ikut langkah Semak butiran permohonan. (a) Jika lengkap, ikut langkah 6.5. (b) Jika tidak lengkap, ikut langkah Minta pemohon lengkapkan maklumat dan ikut langkah Minta pemohon lengkapkan maklumat dan ikut langkah Rekod permohonan di Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2). ( nombor rujukan, cop tarikh penerimaan dan catat butiran permohonan). Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) 6.5 Rekod permohonan di Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2). ( nombor rujukan, cop tarikh penerimaan dan catat butiran permohonan). Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) 6.6 Semak bahan dalam OAC/ pangkalan data SAS (a) Jika ada, ikut langkah 6.7. (b) Jika tiada, ikut langkah Semak bahan dalam OAC/ pangkalan data SAS (a) Jika ada, ikut langkah 6.7. (b) Jika tiada, ikut langkah Uruskan pinjaman bahan/ salinan foto / cetakan artikel dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima. Sekiranya bahan dalam pinjaman, buat tempahan. Arahan Kerja Sirkulasi (UM/OR/SAS/AK22) 6.7 Uruskan pinjaman bahan/ salinan foto / cetakan artikel dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima. Sekiranya bahan dalam pinjaman, buat tempahan. Arahan Kerja Sirkulasi (UM/OR/SAS/ AK22) 6.8 Hantar bahan (berserta makluman kadar bayaran, jika perlu) ke Institusi yang berkenaan. Garis anduan enghantaran Dokumen (OR/SAS/G03/D) 6.8 Hantar bahan (berserta makluman kadar bayaran, jika perlu) ke Institusi yang berkenaan. Garis anduan enghantaran Dokumen (OR/SAS/G03/ D) 6.9 embaharuan bahan (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Arahan Kerja Sirkulasi (UM/OR/SAS/AK22). 6.9 embaharuan bahan (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Arahan Kerja Sirkulasi (UM/OR/SAS/ AK22). 15

16 CD emilik roses 6.10 Lakukan pembaharuan bahan dan rekod di Log ermohonan embekalan Dokumen(ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) 6.10 Lakukan pembaharuan bahan dan rekod di Log ermohonan embekalan Dokumen(ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/ D2) Arahan Kerja Sirkulasi (UM/OR/SAS/AK22). Arahan Kerja Sirkulasi (UM/OR/SAS/ AK22) Lakukan pemulangan bahan dan rekod di Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) 6.11 Lakukan pemulangan bahan dan rekod di Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) Log ermohonan embekalan Dokumen (ermohonan Luar) (OR/SAS/BL03/D2) 6.12 Bentangkan laporan dalam Mesyuarat engurusan SAS. T 16

17 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () C.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN DALAM) C.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN DALAM) Tanggungjawab Carta alir Tanggungjawab Carta alir 6.1 Mula 6.1 Mula / en/ ustakawan / en/ ustakawan 6.2 Terima ermohonan 6.2 Terima ermohonan / en/ ustakawan / en/ ustakawan Lengkap 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/tidak? Tidak Lengkap 6.4 Lengkapkan permohonan / en/ ustakawan / en/ ustakawan Lengkap 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/tidak? Tidak Lengkap 6.4 Lengkapkan permohonan / en/ ustakawan 6.5 Cop tarikh penerimaan dan catat nombor D / en/ ustakawan 6.5 Beri nombor D / en/ ustakawan 6.6 Failkan borang permohonan / en/ ustakawan 6.6 Semak bahan dalam OAC / pangkalan data SAS Ada / en/ ustakawan 6.7 Semak bahan dalam OAC / pangkalan data SAS Ada / en/ ustakawan C Tiada 6.7 Semak OAC Institusi lain Tiada / en/ ustakawan C Tiada 6.8 Semak OAC Institusi lain Tiada / en/ ustakawan Ada 6.8 Hantar permohonan F / en/ ustakawan Ada 6.9 Hantar permohonan F A B A B 17

18 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Tanggungjawab Carta alir Tanggungjawab Carta alir A B A B / en/ ustakawan 6.10 Terima Maklumbalas / en/ ustakawan 6.9 Terima Maklumbalas / en/ ustakawan C Tidak 6.11 Dokumen Boleh Dibekal Tidak / en/ ustakawan C Tidak 6.10 Dokumen Boleh Dibekal Tidak Ya Ya / en/ ustakawan 6.12 Berbayar? Tidak D / en/ ustakawan 6.11 Berbayar? Tidak D / en/ ustakawan Ya 6.13 Maklum kepada pemohon / en/ ustakawan Ya 6.12 Maklum kepada pemohon / en/ ustakawan 6.14 Setuju bayar? Tidak / en/ ustakawan 6.13 Setuju bayar? Tidak / en/ ustakawan Ya 6.15 Batalkan permohonan / en/ ustakawan Ya 6.14 Batalkan permohonan E E / en/ ustakawan 6.16 Terima dokumen D / en/ ustakawan 6.15 Terima dokumen D 18

19 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () / en/ ustakawan 6.17 Dokumen yang diterima betul / dalam keadaan baik? Tidak / en/ ustakawan 6.16 Dokumen yang diterima betul / dalam keadaan baik? Tidak / en/ ustakawan Ya 6.18 Maklum kepada Institusi embekal F / en/ ustakawan Ya 6.17 Maklum kepada Institusi embekal F G G Tanggungjawab Carta alir Tanggungjawab Carta alir G G / en/ ustakawan 6.19 Maklumkan pemohon untuk ambil dokumen / en/ ustakawan 6.18 Maklumkan pemohon untuk ambil dokumen / en/ ustakawan 6.20 Serah dokumen kepada pemohon / en/ ustakawan 6.19 Serah dokumen kepada pemohon / en/ ustakawan 6.21 Terima kembali dokumen dari peminjam / en/ ustakawan 6.20 Terima kembali dokumen dari peminjam / en/ ustakawan 6.22 erlu pembaharuan? Tidak / en/ ustakawan 6.21 erlu pembaharuan? Tidak / en/ ustakawan Ya 6.23 Dapatkan engesahan Dari Institusi embekal / en/ ustakawan Ya 6.22 Dapatkan engesahan Dari Institusi embekal / en/ ustakawan 6.24 Semak Keadaan Bahan / en/ ustakawan 6.23 Semak Keadaan Bahan H I H I 19

20 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Tanggungjawab Carta alir Tanggungjawab Carta alir H I H I / en/ ustakawan Tidak 6.25 Ada masalah? / en/ ustakawan Tidak 6.24 Ada masalah? Ya Ya / en/ ustakawan 6.26 Minta bayaran ganti rugi / en/ ustakawan 6.25 Minta bayaran ganti rugi / en/ ustakawan 6.27 Kemaskini butiran di Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D)(Buku/Tesis*) / en/ ustakawan 6.26 Kemaskini butiran pada Borang erkhidmatan embekalan Dokumen O/ / en 6.28 ulangkan buku ke Institusi pembekal O/ / en 6.27 ulangkan buku ke Institusi pembekal E E 6.29 Tamat KB 6.28 Bentang Laporan 6.29 Tamat 20

21 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () C.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN DALAM) C.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN DALAM) erincian Rekod/Dokumen Rujukan erincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.2 Terima permohonan melalui Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OR/SAS/BR03/D1) / Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Artikel) (OR/SAS/BR03/D2), surat, e-mel atau faksimili Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OR/SAS/BR03/D1) Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Artikel) (OR/SAS/BR03/D2) 6.2 Terima permohonan melalui Borang erkhidmatan embekalan Dokumen atas talian melalui Sistem Ezroxy dan proses permohonan dalam tempoh 5 hari bekerja. Sistem Ezroxy Borang erkhidmatan embekalan Dokumen 6.3 Semak butiran permohonan. (a) Jika lengkap, ikut langkah 6.5. (b) Jika tidak lengkap, ikut langkah Semak butiran permohonan. (a) Jika lengkap, ikut langkah 6.5. (b) Jika tidak lengkap, ikut langkah Minta pemohon lengkapkan maklumat dan ikut langkah Minta pemohon lengkapkan maklumat dan ikut langkah Cop tarikh penerimaan dan catat nombor D dalam borang permohonan. 6.6 Failkan Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OR/SAS/BR03/D1) atau Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Artikel) (OR/SAS/BR03/D2) Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OR/SAS/BR03/D1) Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Artikel) (OR/SAS/BR03/D2) 6.5 Beri nombor D pada Borang erkhidmatan embekalan Dokumen Semak bahan dalam OAC / pangkalan data SAS (a) Jika ada, ikut langkah (b) Jika tiada, ikut langkah Semak bahan dalam OAC / pangkalan data SAS (a) Jika ada, ikut langkah (b) Jika tiada, ikut langkah

22 CD emilik roses 6.8 Semak bahan dalam OAC Institusi lain untuk mengesan bahan yang dipohon. (a) Jika ada, ikut langkah 6.9. (b) Jika tiada, ikut langkah Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.7 Semak bahan dalam OAC Institusi lain untuk mengesan bahan yang dipohon dan kemaskini butiran pada Borang erkhidmatan embekalan Dokumen. (a) Jika ada, ikut langkah 6.8. (b) Jika tiada, ikut langkah Hantar permohonan ke Institusi berkenaan melalui e-mel, faks atau menggunakan borang S dan catat tarikh dihantar pada borang permohonan. Hantar dalam tempoh 5 hari bekerja (dalam keadaan biasa) dari tarikh penerimaan. Untuk permohonan ke British Library rujuk manual: (a) The British Library Automated Requesting International User Guide (b) The British Library International Customer Handbook Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Buku/Tesis*) (OR/SAS/BR03/D1) Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Artikel) (OR/SAS/BR03/D2) 6.8 Hantar permohonan ke Institusi berkenaan melalui e-mel. Untuk permohonan ke British Library rujuk manual: (a) The British Library Automated Requesting International User Guide (b) The British Library International Customer Handbook erincian 6.10 Terima maklumbalas bahan dari institusi berkenaan. Rekod/Dokumen Rujukan erincian 6.9 Terima maklumbalas bahan dari institusi berkenaan. Rekod/Dokumen Rujukan 6.11 Dokumen boleh dibekalkan (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ulang langkah 6.8 untuk semakan semula OAC institusi lain. Sekiranya dokumen tidak dapat dibekalkan oleh IT tempatan dan British Library, terus ke langkah Dokumen boleh dibekalkan (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ulang langkah 6.7 untuk semakan semula OAC institusi lain. Sekiranya dokumen tidak dapat dibekalkan oleh IT tempatan dan British Library, terus ke langkah Berbayar? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Berbayar? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Maklum kepada pemohon (Rujuk Senarai Kadar Bayaran erkhidmatan Maklumat) Senarai Kadar Bayaran erkhidmatan Maklumat 6.12 Maklum kepada pemohon (Rujuk Senarai Kadar Bayaran erkhidmatan Maklumat) Senarai Kadar Bayaran erkhidmatan Maklumat 22

23 CD emilik roses 6.14 Setuju bayar? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.13 Setuju bayar? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Batalkan permohonan: (a) Batalkan permohonan yang tidak dapat dipenuhi atau yang tidak dapat dikesan dari mana-mana Insititusi dalam tempoh 2 bulan dari tarikh permohonan, serta cop dibatalkan pada borang permohonan. (b) Maklumkan pemohon sebab pembatalan dan rekodkan pada borang permohonan maklumat yang berkaitan. Ikut langkah Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Buku/Tesis*) (OR/SAS/BR03/D1) Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Artikel) (OR/SAS/BR03/D2) 6.14 Batalkan permohonan: (a) Batalkan permohonan yang tidak dapat dipenuhi atau yang tidak dapat dikesan dari mana-mana Insititusi dalam tempoh 2 bulan dari tarikh permohonan. (b) Maklumkan pemohon sebab pembatalan dan kemaskini butiran pada Borang erkhidmatan embekalan Dokumen. Ikut langkah Terima dokumen dari Institusi pembekal dan catat pada borang permohonan Terima dokumen dari Institusi pembekal Semak sama ada dokumen betul/ berkeadaan baik seperti dimohon: (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Semak sama ada dokumen betul/ berkeadaan baik seperti dimohon: (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Maklumkan institusi pembekal, pulangkan dokumen dan mohon semula dokumen (jika perlu), ikut langkah Maklumkan institusi pembekal, pulangkan dokumen dan mohon semula dokumen (jika perlu), ikut langkah 6.8. erincian 6.19 Maklumkan pemohon melalui emel atau telefon, untuk mengambil dokumen. Rekod/Dokumen Rujukan erincian 6.18 Maklumkan pemohon melalui emel atau telefon, untuk mengambil dokumen dan kemaskini butiran pada Borang erkhidmatan embekalan Dokumen. Rekod/Dokumen Rujukan 23

24 CD emilik roses 6.20 Serah dokumen kepada pemohon. (a) Catat tarikh penyerahan pada borang permohonan, serta cop Dibenarkan sehingga bagi dokumen berbentuk buku. (b) Lekatkan slip pemulangan yang telah di cop, dicatit dengan tarikh pemulangan dan ditandatangan di dalam buku yang dibekalkan. Jika dikenakan bayaran: (a) Bayaran secara tunai, keluarkan bil tunai Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Buku/Tesis*) (OR/SAS/BR03/D1) Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Artikel) (OR/SAS/BR03/D2) Senarai Kadar Bayaran erkhidmatan Maklumat Rujuk Garis anduan Kutipan Wang (OR/SAS/G03/KW) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.19 Serah dokumen kepada pemohon. (a) Lekatkan slip penerimaan dan pemulangan yang telah lengkap dan pastikan pemohon lengkapkan maklumat berkaitan pada ruang yang disediakan. (b) Kemaskini butiran pada Borang erkhidmatan embekalan Dokumen Jika dikenakan bayaran: (a) Bayaran secara tunai, keluarkan bil tunai Senarai Kadar Bayaran erkhidmatan Maklumat Rujuk Garis anduan Kutipan Wang (OR/SAS/G03/KW) Garis anduan embayaran Melalui otongan Vot (OR/SAS/G06/VOT) (b) Bayaran melalui potongan vot 6.21 Terima kembali /permohonan pembaharuan bahan dari peminjam. Garis anduan embayaran Melalui otongan Vot (OR/SAS/G06/VOT) (b) Bayaran melalui potongan vot 6.20 Terima kembali /permohonan pembaharuan bahan dari peminjam erlu pembaharuan? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah erlu pembaharuan? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Dapatkan pengesahan dari institusi pembekal, catat tarikh baru dan kadar bayaran (jika perlu) pada borang permohonan berkenaan dan maklumkan kepada pemohon Dapatkan pengesahan dari institusi pembekal, nyatakan tarikh baru dan kadar bayaran (jika perlu) pada Borang erkhidmatan embekalan Dokumen berkenaan dan maklumkan kepada pemohon Semak keadaan bahan Semak keadaan bahan. erincian 6.25 Ada masalah pada bahan? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Rekod/Dokumen Rujukan erincian 6.24 Ada masalah pada bahan? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah Rekod/Dokumen Rujukan 24

25 CD emilik roses 6.26 Minta bayaran ganti rugi daripada peminjam mengikut kadar yang ditetapkan oleh institusi pembekal. Sekiranya peminjam gagal membuat bayaran, sekat rekod ahli dalam Sistem engurusan erpustakaan. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.25 Minta bayaran ganti rugi daripada peminjam mengikut kadar yang ditetapkan oleh institusi pembekal. Sekiranya peminjam gagal membuat bayaran, sekat rekod ahli dalam Sistem engurusan erpustakaan Kemaskini butiran di Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D)(Buku/Tesis*) (OR/SAS/BR03/D1) dan cop Dikembalikan pada borang permohonan berkenaan. Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Buku/Tesis*) (OR/SAS/BR03/D1) 6.26 Kemaskini butiran pada Borang erkhidmatan embekalan Dokumen ulangkan buku ke Institusi yang membekalkannya. Garis anduan enghantaran Dokumen (OR/SAS/G03/D) 6.27 ulangkan buku ke Institusi yang membekalkannya. Garis anduan enghantaran Dokumen (OR/SAS/G03/D) 6.28 Bentang laporan dalam Mesyuarat engurusan SAS. T C.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN DALAM) Bil Tanggungj Tempat Tanggungja awab dan Kod Fail, Tajuk Fail dan wab Mengump Tempoh Senarai Rekod Menyeleng ul dan Simpan gara Memfail an 1. - en/yb KB B KBS Borang erkhidmatan embekalan Dokumen 2 Tahun (ermohonan Dalam) Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OR/SAS/BR03/D1 ) Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (Artikel) (OR/SAS/BR03/D2 ) Kuasa Melupus Ketua TJ C.ERKHIDMATAN EMBEKALAN DOKUMEN (ERMOHONAN DALAM) Bil Tanggungj Tempat Tanggungja awab dan Kod Fail, Tajuk Fail dan wab Mengump Tempoh Senarai Rekod Menyeleng ul dan Simpana gara Memfail n 1. - KBSTM KBSTM Server Lotus Sistem Ezroxy Notes Borang erkhidmatan embekalan Dokumen Kekal Kuasa Melupus Ketua TJ 25

26 CD emilik roses D. ERKHIDMATAN VERIFIKASI HARTA INTELEK erkhidmatan enyelidikan Tanggungjawab erincian Rekod/Dokumen Rujukan dan Maklumat Borang ustakawan enyelidik ustakawan enyelidik 6.2 Terima maklumat permohonan daripada utra I, utra Science ark untuk verifikasi harta intelek. 6.3 Semak butiran permohonan; (a) Jika lengkap, ikuti langkah 6.5 (b) Jika tidak lengkap, ikuti langkah 6.4. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () erkhidmatan Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/ BR06/VHI) D. ERKHIDMATAN VERIFIKASI HARTA INTELEK Tanggungjawab erincian Rekod/Dokumen Rujukan ustakawan enyelidik ustakawan enyelidik 6.2 Terima maklumat permohonan daripada utra I, utra Science ark untuk verifikasi harta intelek. 6.3 Semak butiran permohonan; (a) Jika lengkap, ikuti langkah 6.5 (b) Jika tidak lengkap, ikuti langkah 6.4. Borang Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/ BR06/VHI) ustakawan enyelidik 6.4 Mohon pegawai utra I, utra Science ark untuk lengkapkan maklumat dan ikuti langkah 6.2 ustakawan enyelidik 6.4 Mohon pegawai utra I, utra Science ark untuk lengkapkan maklumat dan ikuti langkah 6.2 ustakawan enyelidik 6.5 Laksana verifikasi sebelum tarikh cadangan pembentangan harta intelek menggunakan sumber/ koleksi yang terdapat di SAS atau sumber luar. Borang erkhidmatan Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/ BR06/VHI) ustakawan enyelidik 6.5 Laksana verifikasi sebelum tarikh cadangan pembentangan harta intelek menggunakan sumber/ koleksi yang terdapat di SAS atau sumber luar. Borang Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/ BR06/VHI) ustakawan enyelidik ustakawan enyelidik/ KB 6.6 Rekod maklumat verifikasi pada Borang erkhidmatan Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/BR06/VHI). 6.7 Dapatkan pengesahan hasil verifikasi pencarian daripada pegawai utra I, utra Science ark pada borang tersebut. Borang erkhidmatan Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/ BR06/VHI) ustakawan enyelidik ustakawan enyelidik/ KB 6.6 Rekod maklumat verifikasi pada Borang Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/BR06/VHI). 6.7 Dapatkan pengesahan hasil verifikasi pencarian daripada pegawai utra I, utra Science ark pada borang tersebut. Borang Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/ BR06/VHI) 6.8 Serah borang kepada KB untuk pengesahan. 6.9 Rekod data dalam Microsoft Excel Borang erkhidmatan Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/ BR06/VHI) 6.8 Serah borang kepada KB untuk pengesahan. 6.9 Rekod data dalam Microsoft Excel Borang Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/ BR06/VHI) enyelaras Harta Intelek 6.10 Fail Borang erkhidmatan Verifikasi Harta Intelek 6.11 Buat analisis bulanan dan fail ke dalam Fail Verifikasi Harta Intelek (UM/SAS/BS/8.7.43). Fail Verifikasi Harta (UM/SAS/ BS/8.7.43) enyelaras Harta Intelek 6.10 Fail Borang Verifikasi Harta Intelek 6.11 Buat analisis bulanan dan fail ke dalam Fail Verifikasi Harta Intelek (rior Art Search) Fail Verifikasi Harta Intelek (rior Art Search) (UM/SAS/100-18/1/2) 26

27 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () (UM/SAS/100-18/1/2). KB 6.12 Bentang laporan dalam Mesyuarat engurusan SAS. KB 6.12 Bentang laporan dalam Mesyuarat engurusan SAS. 7.0 REKOD 7.0 REKOD D. ERKHIDMATAN VERIFIKASI HARTA INTELEK D. ERKHIDMATAN VERIFIKASI HARTA INTELEK Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. - Borang erkhidmatan Verifikasi Harta Intelek Borang erkhidmatan Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/BR06/VHI) Tanggungj awab Mengump ul dan Memfail Tanggungj awab Menyelen ggara Tempat da Tempoh Simpanan KB BM 1 Tahun Kuasa Melupus Ketua TJ Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. - Borang Verifikasi Harta Intelek Borang Verifikasi Harta Intelek (OR/SAS/BR06/VHI) Tanggungj awab Mengump ul dan Memfail Tanggungj awab Menyelen ggara Tempat da Tempoh Simpanan KB BM 1 Tahun Kuasa Melup us Ketua TJ 2. UM/SAS/BS/ Fail Verifikasi Harta Intelek Surat menyurat Jadual Laporan KB BM 2 Tahun Ketua TJ 2. UM/SAS/100-18/1/2 Fail Verifikasi Harta Intelek (rior Art Search) Surat menyurat Jadual Laporan KB BM 2 Tahun Ketua TJ 27

28 CD QMS (OR) : (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: ARAHAN KERJA ENGURUSAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: UM/OR/SAS/AK04 No. Isu: 02, No. Semakan: 05, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: ARAHAN KERJA ENGURUSAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: UM/OR/SAS/AK04 No. Isu: 02, No. Semakan: 06, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/2018 A. ESANAN BAHAN TERBITAN BERSIRI 3. Cop Tarikh enerimaan dan engesahan Terimaan dan Kelulusan embayaran pada Kedua-Dua Salinan Invois. Bagi Invois Luar Negeri erlu Ditambah Cop SEGERA LUAR NEGERI pada Kedua-Dua Salinan 5. Bina Rekod dalam Sistem engurusan erpustakaan Seperti Berikut: a) rekod pembekal (vendor), jika tiada dalam senarai. b) muat turun rekod MARC dari pangkalan data ITS MARC atau rekod sementara dengan mengisi butiran pada tag 022, 090, 245, 260 dan 500 (nama pemohon). c) rekod `holding' (masukkan butiran pembekal pada tag 941 dan lokasi di tag 852). d) rekod pesanan berpandukan invois (masukkan nombor pesanan, nama pembekal, harga, matawang, vot, nombor invois dan lain-lain yang berkaitan) 13. Serahkan Dokumen esanan Kepada Kn K Bagi Tujuan enyediaan Baucer erpustakaan. 14. Terima Baucer erpustakaan (2 Salinan bagi BTB / 1 salinan bagi KBS) daripada Kn K / berserta Salinan Invois dan Salinan esanan Belian (RO) Bendahari 3. Cop Tarikh enerimaan dan engesahan Terimaan dan Kelulusan embayaran pada Kedua-Dua Salinan Invois. Bagi Invois Luar Negara erlu Ditambah Cop SEGERA LUAR NEGARA pada Kedua-Dua Salinan. 5. Bina Rekod dalam Sistem engurusan erpustakaan Seperti Berikut: (a) rekod pembekal (vendor), jika tiada dalam senarai. (b) muat turun rekod MARC dari pangkalan data ITS MARC atau rekod sementara dengan mengisi butiran pada tag 022, 090, 245, 260 dan 500 (nama pemohon). (c) rekod pesanan berpandukan invois (masukkan nombor pesanan, nama pembekal, harga, matawang, vot, nombor invois dan lain-lain yang berkaitan) 13. Buat salinan Invois, Borang esanan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/SN) dan salinan Bank Deraf bersama surat iringan bagi pesanan luar negara. Failkan dalam fail erolehan Bahan Terbitan Bersiri Sumber Elektronik (100-17/1/2). 14. Serahkan Dokumen esanan Kepada Kn K Bagi Tujuan embayaran. 15. Semak dan Sahkan Baucer erpustakaan 15. Terima Bank Deraf / Cek daripada Kn K bagi esanan Luar Negara. Sediakan Surat Rasmi embayaran kepada embekal. 28

29 CD emilik roses 16. Catit Nombor Baucer erpustakaan di Log eruntukan (Belanja Mengurus) BTB (OR/SAS/BL02/UTK) dan Serahkan Semula 2 Salinan Baucer erpustakaan, Salinan ertama Invois dan Salinan Bendahari Kepada Kn K untuk roses embayaran. 17. Terima Semula Salinan Kedua Invois dan 1 Salinan Baucer erpustakaan daripada Kn K. Failkan salinan kedua invois dan salinan baucer dalam Fail esanan Terbitan Dari Luar Negara (UM/SAS/100-10/8/1) / Fail esanan Terbitan Dalam Negeri (UM/SAS/100-10/8/2) / erolehan Bahan Terbitan Bersiri / Sumber Elektronik (UM/SAS/100-17/1/2) / erolehan Bahan Terbitan Bersiri Bercetak (UM/SAS/100-17/1/8) 18. Terima Bank Deraf / Cek, dan 1 Salinan Baucer erpustakaan daripada Kn K bagi esanan Luar Negara. Sediakan Surat Rasmi embayaran kepada embekal. Buat salinan bank deraf / cek, dan surat rasmi pembayaran, kemudian failkan dalam fail esanan Terbitan Dari Luar Negara (UM/SAS/100-10/8/1) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 19. Serahkan Surat Rasmi embayaran Beserta Bank Deraf / Cek, dan Baucer erpustakaan kepada Kn K untuk Dihantar kepada embekal. B. EMROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI 7. Katalog dan klasifikasi bahan dalam Rekod MARC dan Holding MARC. 7.1 Langganan Terima bahan baharu daripada embantu erpustakaan Semak dalam Sistem engurusan erpustakaan Sekiranya terdapat rekod MARC, lengkapkan tag-tag berikut iaitu tag 008, 090, 300, 310, 500, 610, 650, dan 850 berdasarkan Dasar engkatalogan 7. Katalog dan klasifikasi bahan dalam Rekod MARC. 7.1 Langganan Terima bahan baharu daripada embantu ustakawan Semak dalam Sistem engurusan erpustakaan Bina rekod MARC dengan mengisi tag 008, 022, 040, 090, 110, 245, 260, 300, 310, 500, 610, 650, 651, 710, 850 dan 942. (Rujuk anduan engkatalogan). 29

30 CD emilik roses (OR/SAS/DR01/DKT) dan anduan engkatalogan (OR/SAS/DR01/KT) Sekiranya tiada rekod MARC, bina rekod MARC dengan mengisi tag 008, 022, 090, 245, 260, 300, 310, 500, 610, 650, dan Nombor panggilan (tag 090) dan subjek (tag 650, 651) untuk bahan diberikan dengan berpandukan kepada Super LCCS Gales s Library of Congress Classification Schedules, Library of Congress Subject Heading dan Cutter-Sanborn Three Figure Author Table Bina Holding MARC dengan mengisi tag 008, 852, 930 dan 990 berdasarkan Dasar engkatalogan (OR/SAS/DR01/DKT) dan anduan engkatalogan (OR/SAS/DR01/KT) Sekiranya rekod telah lengkap, serahkan kepada embantu erpustakaan untuk proses check-in. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nombor panggilan (tag 090) dan subjek (tag 650, 651) untuk bahan diberikan dengan berpandukan kepada Super LCCS Gales s Library of Congress Classification Schedules, Library of Congress Subject Heading dan Cutter-Sanborn Three Figure Author Table Sekiranya rekod telah lengkap, serahkan kepada embantu ustakawan untuk proses check-in. 30

31 CD emilik roses 7.2 Hadiah Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 7.2 Hadiah Terima bahan daripada embantu erpustakaan Semak bahan yang diterima di dalam Sistem engurusan erpustakaan Sekiranya bahan telah ada, serahkan kepada embantu erpustakaan untuk proses check-in Sekiranya bahan tiada, bina rekod MARC dengan mengisi tag-tag berikut iaitu tag 008, 090, 300, 310, 500, 610, 650, dan Bina Holding Marc dengan mengisi tag 008, 852, 930 dan 990 berdasarkan Dasar engkatalogan (OR/SAS/DR01/DKT) dan anduan engkatalogan (OR/SAS/DR01/KT) Nombor panggilan (tag 090) dan subjek (tag 650, 651) untuk bahan diberikan dengan berpandukan kepada Super LCCS Gales s Library of Congress Classification Schedules, Library of Congress Subject Heading dan Cutter-Sanborn Three Figure Author Table Tag-tag 022, 245, 260, 500, 710 dan 850 diisi dengan berpandukan kepada Dasar engkatalogan (OR/SAS/DR01/DKT) dan anduan engkatalogan (OR/SAS/DR01/KT) Serahkan kepada embantu erpustakaan untuk proses check-in. 8. Buat roses Check In dalam tempoh 10 hari bekerja dan cetak nota tuntutan pertama, jika ada. Catatkan penerimaan bahan dengan menggunakan Borang enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/TER) dan failkan borang tersebut. Rujuk Garis anduan enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/G02/CKN) Terima bahan daripada embantu ustakawan Semak bahan yang diterima di dalam Sistem engurusan erpustakaan Sekiranya bahan telah ada, serahkan kepada embantu ustakawan untuk proses check-in Bina rekod MARC dengan mengisi 008, 022, 040, 090, 110, 245, 260, 300, 310, 500, 610, 650, 651, 710, 850 dan 942. (Rujuk anduan engkatalogan) Nombor panggilan (tag 090) dan subjek (tag 650, 651) untuk bahan diberikan dengan berpandukan kepada Super LCCS Gales s Library of Congress Classification Schedules, Library of Congress Subject Heading dan Cutter-Sanborn Three Figure Author Table Serahkan kepada embantu ustakawan untuk proses check-in. 8. Buat roses Check In dalam tempoh 10 hari bekerja. Catatkan penerimaan bahan dengan menggunakan Borang enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/TER) dan failkan borang tersebut. Rujuk Garis anduan enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/G02/CKN). 31

32 CD emilik roses 10. Buat roses Identifikasi Bahan, Cop Tarikh amer dan Hantar ke Lokasi Berkenaan dengan Menggunakan Borang enghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/HTR) dan failkan borang tersbut. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 10. Buat roses Identifikasi Bahan, Cop Tarikh amer dan Hantar ke Lokasi Berkenaan dengan Menggunakan Borang enghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/HTR) dan failkan borang tersebut bahan comes-bound terus pamer di rak kini bahan loose-issues terkini terus pamer di rak pamer Koleksi Kebelakangan (KK) bahan loose-issues lama keluarkan dari rak pamer Koleksi Kebelakangan dan simpan bahan mengikut nombor KK di ruang simpanan Koleksi Kebelakangan (KK). 16. Bina Rekod Item dalam Sistem engurusan erpustakaan. Rujuk Garis anduan roses enjilidan Jurnal (OR/SAS/G02/JIL) langkah Bagi e-jurnal/pangkalan data atas talian/ebooks : Terima Makluman Secara E-Mel daripada embekal / enerbit tentang URL angkalan Data Dalam Talian yang baharu Dilanggan Maklumkan kepada embekal / enerbit Melalui E-Mel atau Telefon Sama Ada angkalan Data Tersebut Berjaya Diakses atau Tidak Maklumkan kepada Web Master Melalui E-Mel untuk Memuatkan angkalan Data Tersebut di dalam Senarai angkalan Data dalam Talian pada Laman Web SAS supaya Dapat Diakses oleh Semua engguna SAS bahan comes-bound terus ke rak jurnal bahan loose-issues terkini terus pamer di rak pamer bahan loose-issues lama keluarkan dari rak pamer dan simpan bahan mengikut nombor KK di ruang simpanan Koleksi Kebelakangan (KK). 16. Bina Rekod Item dalam Sistem engurusan erpustakaan. Rujuk Garis anduan roses enjilidan Jurnal (OR/SAS/G02/JIL) langkah Bagi e-jurnal/pangkalan data atas talian/e-books : Terima Makluman daripada embekal / enerbit tentang URL angkalan Data Dalam Talian yang baharu Dilanggan Maklumkan kepada embekal / enerbit Sama Ada angkalan Data Tersebut Berjaya Diakses atau Tidak Maklumkan kepada Web Master untuk Memuatkan angkalan Data Tersebut di dalam Senarai angkalan Data dalam Talian pada Laman Web SAS supaya Dapat Diakses oleh Semua engguna SAS. 32

33 CD emilik roses B. EMROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () B. EMROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Bil. Tindakan 13 Hantar bahan ke Seksyen Arkib dan emuliharaan, BMA beserta Borang enjilidan Bahan (OR/SAS/BR05/JIL) dan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OR/SAS/BR02/JLD). Rujuk rosedur enjilidan Bahan (UM/OR/SAS/019). 15 Buat proses identifikasi bahan. Rujuk Garis anduan Identifikasi dan Melabel Bahan (G/SAS/SAS/G01/ILB) 20 Bagi bahan untuk dihantar ke V/SK, catatkan judul bahan ke dalam Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid V (OR/SAS/BL02/EDR) dan dapatkan pengesahan penghantaran dan penerimaan Semak kemudahan-kemudahan penting (compulsory features) seperti basic search, butang help atau user guide pada pangkalan data tersebut supaya boleh diguna. Tanggungj awab A A A USTAKA WAN Bil. Tindakan 13 Hantar bahan ke Seksyen Arkib dan emuliharaan, BMA beserta Borang enjilidan Bahan (OR/SAS/BR05/JIL) dan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OR/SAS/BR02/JLD). Rujuk rosedur enjilidan Bahan (UM/OR/SAS/019). 15 Buat proses identifikasi bahan. Rujuk Garis anduan Identifikasi dan Melabel Bahan (G/SAS/SAS/G01/ILB) 20 Bagi bahan untuk dihantar ke V/SK, catatkan judul bahan ke dalam Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid V (OR/SAS/BL02/EDR) dan dapatkan pengesahan penghantaran dan penerimaan Semak kemudahankemudahan penting (compulsory features) seperti basic search, butang help atau user guide pada pangkalan data tersebut supaya boleh diguna. Tanggungja wab ustakawan Lengkapkan Senarai Semak angkalan Data Baru Langgan (OR/SAS/SS02/SMK). T 33

34 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses engurusan Sumber Digital Nama Dokumen: ARAHAN KERJA ENGINDEKSAN BAHAN Kod Dokumen: UM/OR/SAS/AK18 No. Isu: 02, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 B. Arahan Kerja : engindeksan Bahan UM IR Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: ARAHAN KERJA ENGINDEKSAN BAHAN Kod Dokumen: UM/OR/SAS/AK18 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/2018 B. Arahan Kerja : engindeksan Bahan UM IR Bil. Tindakan Tanggungjawab 5. Semakan Akhir Semak dan buat pengesahan rekod. (Rujuk Dasar Repositori Institusi Universiti utra Malaysia (UM IR)). Bil. Tindakan Tanggungjawab 5. Semakan Akhir Semak dan buat pengesahan rekod. (Rujuk Dasar Repositori Institusi Universiti utra Malaysia (UM IR)). 5.1 Jika ada pembetulan, isi Borang embetulan Rekod engindeksan (OR/SAS/BR08/BI) dan kembalikan bahan kepada /en/ ustakawan. KB/enyelaras UM IR 5.1 Jika ada pembetulan, isi Borang embetulan Rekod engindeksan (OR/SAS/BR08/BI) dan kembalikan bahan kepada /en/ ustakawan. KB/enyelaras UM IR/enyelaras UM etheses/ ustakawan T 5.2 Jika tiada pembetulan, luluskan rekod untuk paparan di portal UM IR. 5.2 Jika tiada pembetulan, sahkan rekod. 34

35 CD QMS (OR) : (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: GARIS ANDUAN ROSES ENERIMAAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OR/SAS/G02/CKN No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: GARIS ANDUAN ROSES ENERIMAAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OR/SAS/G02/CKN No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/ Dapatkan Skrin MARC Holdings dan semak butiran bahan: a. kekerapan bahan b. pastikan bahan masih aktif i. bahan langganan masih dilanggan ii. bahan hadiah masih diterima berterusan c. pembekal/kod pembekal bagi bahan langganan 2.5 Dapatkan skrin Check-In dan semak keluaran. 2.6 Check-In bahan di Sistem engurusan erpustakaan. 2.7 Cetak Nota Tuntutan ertama untuk Keluaran Kebelakangan yang belum diterima jika ada. 2.4 Dapatkan Skrin MARC bahan dan masukkan butiran berikut: Tag 563 Binding Information contoh: KK 0041 / Kod Warna Dapatkan skrin Add Item dan masukkan butiran berikut: 8c. Shelving location 8h. Serial Enumeration / chronology 8y. Koha Item Type Rujuk Garis anduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/G02/CLM). 2.8 Rekod butiran bahan pada Borang enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/TER) dan failkan borang tersebut. 2.9 Catatkan butiran di sudut kiri sebelah atas pada kulit depan bahan untuk tujuan pengkelasan seperti berikut: L - Langgan H - Hadiah - amer No. KK - Nombor Koleksi Kebelakangan MS - Medical Serials VS - Veterinar Serials KM - Koleksi Malaysiana 2.6 Rekod butiran bahan pada Borang enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/TER) dan failkan borang tersebut. 2.7 Catatkan butiran di sudut kiri sebelah atas pada kulit depan bahan untuk tujuan pengkelasan seperti berikut: L - Langgan H - Hadiah - amer No. KK - Nombor Koleksi Kebelakangan MS - Medical Serials VS - Veterinar Serials KM - Koleksi Malaysiana 35

36 CD emilik roses Rujuk Lampiran 1. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Rujuk Lampiran Catatkan nombor panggilan: a. Bagi bahan keluaran terkini, catat di sudut kiri sebelah bawah pada kulit depan bahan. b. Bagi bahan sedia berjilid, catat di sudut kanan sebelah bawah belakang mukasurat judul atau di sudut kiri sebelah bawah helaian pertama bahan, mengikut kesesuaian. Rujuk Lampiran Rekod bahan yang telah diproses pada Borang Statistik Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/STA) dan borang tersebut Asingkan bahan mengikut lokasi dan isi Borang enghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/HTR). Serah bahan kepada A untuk roses Identifikasi Bahan. Rujuk Garis anduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OR/SAS/G01/ILB) Buat proses indentifikasi, cop tarikh penerimaan dan hantar ke lokasi dengan menggunakan Borang enghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/HTR) dan failkan borang tersebut. 2.8 Catatkan nombor panggilan: (a) Bagi bahan keluaran terkini, catat di sudut kiri sebelah bawah pada kulit depan bahan. (b) Bagi bahan sedia berjilid, catat di sudut kanan sebelah bawah belakang mukasurat judul atau di sudut kiri sebelah bawah helaian pertama bahan, mengikut kesesuaian. Rujuk Lampiran Rekod bahan yang telah diproses pada Borang Statistik Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/STA) dan failkan borang tersebut Asingkan bahan mengikut lokasi dan isi Borang enghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/HTR) Buat proses identifikasi, cop tarikh penerimaan dan hantar ke lokasi dengan menggunakan Borang enghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/HTR) dan failkan borang tersebut. Rujuk Garis anduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OR/SAS/G01/ILB). T T 36

37 CD QMS (OR) : (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: GARIS ANDUAN ROSES ENJILIDAN JURNAL Kod Dokumen: OR/SAS/G02/JIL No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/ ROSES AWAL ENJILIDAN JURNAL Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: GARIS ANDUAN ROSES ENJILIDAN JURNAL Kod Dokumen: OR/SAS/G02/JIL No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/ ROSES AWAL ENJILIDAN JURNAL 2.1 Kenalpasti jurnal yang telah lengkap keluaran untuk dijilid. Isi Borang roses enjilidan Jurnal (OR/SAS/BR02/JUR) dan tag 960 dalam rekod Holding bagi setiap satu judul jurnal. Terima bahan yang lengkap keluaran setahun dari Koleksi Kebelakangan beserta Borang roses enjilidan Jurnal (OR/SAS/BR02/JUR). 2.2 Semak bahan pada Borang roses enjilidan Jurnal (OR/SAS/BR02/JUR) dan pastikan butiran lengkap: a) judul jurnal b) keluaran jurnal c) kod warna (530 : Merah, 531 : Hijau, 532 : Merun, 544 : Biru, 571 : Coklat, 585 : Hitam). 3.5 Semak bahan di Sistem engurusan erpustakaan menggunakan ISSN / judul / nama pengarang / nombor panggilan. Dapatkan skrin Holding dan pastikan: a) volume / keluaran bahan adalah betul. b) buang status at bindery di tag 960 (holding) bagi bahan yang telah dijilid. 3.6 Semak dan catat nombor panggilan berpandukan rekod MARC/ Holding : a) Bagi bahan Jurnal Berjilid, catat nombor panggilan di sudut kiri sebelah bawah helaian pertama bahan. b) Bagi bahan Sedia Berjilid, catat nombor panggilan di belakang muka surat judul atau helaian pertama bahan. 2.1 Kenalpasti jurnal yang telah lengkap keluaran untuk dijilid dan isi Borang roses enjilidan Jurnal (OR/SAS/BR02/JUR). 2.2 Catatkan butiran berikut pada borang: (a) judul jurnal (b) keluaran jurnal (c) kod warna (530 : Merah, 531 : Hijau, 532 : Merun, 544 : Biru, 571 : Coklat, 585 : Hitam). 3.5 Dapatkan bahan di Sistem engurusan erpustakaan menggunakan ISSN / judul / nama pengarang / nombor panggilan. 3.6 Dapatkan Skrin Add Item dengan menekan butang New Item dan masukkan butiran seperti berikut: contoh, bagi bahan berlokasi Main-Serials : 7c) Not for loan In rocess 8c) Shelving location 8h) Serial Enumeration/Chronology 8p) Barcode 8y) Koha Item Type 37

38 CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 3.7 Dapatkan Skrin Item Information dengan menekan butang add item dan masukkan butiran seperti berikut: contoh, bagi bahan berlokasi Main-Serials : a) Units -ilih Free text. -Masukkan vol./no./tahun. b) Circulation Rules -ilih Use Loan eriod : 0. - Allow Request : pastikan tidak c) Location - ilih lokasi bahan. d) Imbas atau masukkan no. kod palang pada ruang Barcode dan pastikan Status adalah In rocess. Rujuk lampiran Item Screen Information dalam Dasar engkatalogan. 3.7 Semak dan catat nombor panggilan berpandukan rekod MARC: a) Bagi bahan Jurnal Berjilid, catat nombor panggilan di sudut kiri sebelah bawah helaian pertama bahan. b) Bagi bahan Sedia Berjilid, catat nombor panggilan di belakang muka surat judul atau helaian pertama bahan. 38

39 CD QMS (OR) : (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: GARIS ANDUAN ENILAIAN RESTASI EMBEKAL BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OR/SAS/G02/RE No. Isu: 02, No. Semakan: 06, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/ angkalan Data Dalam Talian (Langganan Baru dan Sedia Ada) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: GARIS ANDUAN ENILAIAN RESTASI EMBEKAL BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OR/SAS/G02/RE No. Isu: 02, No. Semakan: 07, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/ angkalan Data Dalam Talian (Langganan Baharu dan Sedia Ada) (a) enilaian dibuat ke atas pembekal bagi harga langganan sekurang-kurangnya USD$50, atau GB 30, dalam satu-satu invois. 4.1 embekal Baru Sebaik sahaja judul-judul jurnal bercetak atau pangkalan data dalam talian disahkan untuk dilanggan. (a) enilaian dibuat ke atas pembekal bagi harga langganan sekurang-kurangnya USD$50, atau GB 30, dalam satu-satu invois. 4.1 embekal Baharu Sebaik sahaja judul-judul jurnal bercetak atau pangkalan data dalam talian disahkan untuk dilanggan. 6.0 Dokumen-Dokumen yang Digunakan: Semasa membuat penilaian terhadap prestasi pembekal, dokumen-dokumen berikut digunakan, sebagai panduan dan membantu dalam proses penilaian tersebut: 6.0 Dokumen-Dokumen yang Digunakan: Semasa membuat penilaian terhadap prestasi pembekal, dokumen-dokumen berikut digunakan, sebagai panduan dan membantu dalam proses penilaian tersebut: a. Fail JK emilihan Syarikat embekal Bahan (UM/SAS/100-17/1/14). b. Nota tuntutan Bahan Terbitan Bersiri. c. Log Lawatan embekal BTB (OR/SAS/BL02/LW). d. Fail esanan Terbitan Dari Luar Negara (UM/SAS/100-10/8/1) / esanan Terbitan Dalam Negeri (SAS/UM/100-10/8/2) / erolehan Bahan Terbitan Bersiri / Sumber Elektronik (UM/SAS/100-17/1/2) /erolehan Bahan Terbitan Bersiri Bercetak (UM/SAS/100-17/1/8) e. Borang enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/TER). f. Borang emeriksaan Bahan Terbitan Bersiri: (OR/SAS/BR02/TB). g. Fail angkalan Data / Jurnal Dalam Talian (a) Fail JK emilihan Syarikat embekal Bahan (UM/SAS/100-17/1/14). (b) Nota tuntutan Bahan Terbitan Bersiri. (c) Log Lawatan embekal BTB (OR/SAS/BL02/LW). (d) Fail esanan Terbitan Dari Luar Negara (UM/SAS/100-10/8/1) / esanan Terbitan Dalam Negeri (SAS/UM/100-10/8/2) / erolehan Bahan Terbitan Bersiri / Sumber Elektronik (UM/SAS/100-17/1/2) /erolehan Bahan Terbitan Bersiri Bercetak (UM/SAS/100-17/1/8) (e) Borang enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/TER). (f) Borang emeriksaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/TB). (g) Log Rekod Latihan / Demo angkalan Data 39

40 CD emilik roses (UM/SAS/BTB/8.2.4). h. Fail Laporan enggunaan angkalan Data (UM/SAS/BTB/8.2.44). i. Log Rekod Latihan / Demo angkalan Data Langganan (OR/SAS/BL02/LTH). j. Fail erjanjian Lesen (UM/SAS/BTB/8.2.51). Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Langganan (OR/SAS/BL02/LTH). 40

41 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: GARIS ANDUAN BAHAN TERBITAN BERSIRI ERMOHONAN BAHARU Kod Dokumen: OR/SAS/G02/TBB No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/ ROSES YANG ERLU DIIKUTI OLEH YB: Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: GARIS ANDUAN BAHAN TERBITAN BERSIRI ERMOHONAN BAHARU Kod Dokumen: OR/SAS/G02/TBB No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/ ROSES YANG ERLU DIIKUTI OLEH YB: i. Semak butiran permohonan, jika maklumat tidak lengkap, kembalikan borang permohonan kepada pemohon beserta Borang Maklumbalas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM). i. Semak butiran permohonan, jika maklumat tidak lengkap, kembalikan borang permohonan kepada pemohon beserta Borang Maklumbalas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM). ii. Semak Di Sistem engurusan erpustakaan untuk memastikan bahan ada / tiada dalam koleksi dalam tempoh 3 hari bekerja selepas permohonan / maklumat diterima. Jika ada, maklumkan kepada pemohon dengan menggunakan Borang Maklum Balas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau emel. iii. Semak maklumat bibliografi untuk mengenalpasti jurnal / pangkalan data dengan menggunakan Senarai Semak Verifikasi Bibliografi Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/SS02/BIB) dalam masa 3 hari bekerja. ii. Semak pada Sistem engurusan erpustakaan dan pangkalan data berkaitan untuk memastikan bahan ada / tiada dalam koleksi serta dapatkan maklumat bibliografi dalam tempoh 3 hari bekerja selepas permohonan / maklumat diterima. Jika ada, maklumkan kepada pemohon dengan menggunakan Borang Maklum Balas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau emel. - iv. Semak status kewangan dengan Ketua Terbitan Bersiri samada permohonan boleh diteruskan atau tidak. Sekiranya kewangan mengizinkan, maklumkan pemohon bahawa permohonan tersebut akan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa enilaian erolehan Bahan Terbitan Bersiri (JBTB) dengan menghantar Borang Maklumbalas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau melalui E-Mel. iii. Semak status kewangan dengan Ketua Terbitan Bersiri samada permohonan boleh diteruskan atau tidak. Sekiranya kewangan mengizinkan, maklumkan pemohon bahawa permohonan tersebut akan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa enilaian erolehan Bahan Terbitan Bersiri (JBTB) dengan menghantar Borang Maklumbalas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau melalui E-Mel. v. Sediakan senarai jurnal dan maklumat lanjut mengenai pangkalan data yang dipohon Berpandukan Borang ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MHN) / Sebutharga / Cadangan embekal / enerbit Dan Juga Hasil Analisa enilaian angkalan Data Dalam ercubaan, Jika Ada. iv. Sediakan senarai jurnal dan maklumat lanjut mengenai pangkalan data yang dipohon Berpandukan Borang ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MHN) / Sebutharga / Cadangan embekal / enerbit Dan Juga Hasil Analisa enilaian angkalan Data Dalam ercubaan, Jika Ada. 41

42 CD emilik roses vi. Adakan Mesyuarat JBTB untuk Menilai Kesesuaian Jurnal / angkalan Data dan Dapatkan ersetujuan Langganan. Rujuk Dasar erkembangan Koleksi. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () v. Adakan Mesyuarat JBTB untuk Menilai Kesesuaian Jurnal / angkalan Data dan Dapatkan ersetujuan Langganan. Rujuk Dasar erkembangan Koleksi. vii. Jika bersetuju, Maklumkan kepada Ketua ustakawan Minit Mesyuarat JBTB dan Dapatkan ersetujuan Langganan. Jika tidak bersetuju atau lain-lain keputusan, maklumkan kepada pemohon dengan menghantar Borang Maklum Balas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau melalui e-mel. ilih / Maklumkan embekal / enerbit Jurnal Bercetak / angkalan Data dalam Talian Tentang Tajuk / angkalan Data yang akan Dilanggan Melalui Surat /E-Mel dan Minta Laporan / Dokumen engesahan Langganan. viii. Dapatkan kelulusan : vi. Jika bersetuju, Maklumkan kepada Ketua ustakawan Minit Mesyuarat JBTB dan Dapatkan ersetujuan Langganan. Jika tidak bersetuju atau lain-lain keputusan, maklumkan kepada pemohon dengan menghantar Borang Maklum Balas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau melalui e-mel. ilih / Maklumkan embekal / enerbit Jurnal Bercetak / angkalan Data dalam Talian Tentang Tajuk / angkalan Data yang akan Dilanggan Melalui Surat /E-Mel dan Minta Laporan / Dokumen engesahan Langganan. vii. Dapatkan kelulusan : a) Jurnal bercetak Jawatankuasa emilihan Syarikat a) Jurnal bercetak Jawatankuasa emilihan Syarikat b) angkalan Data dalam talian Surat ekeliling erbendaharaan Bil.8 Tahun 2001 erolehan Berkaitan Information and Communication Technology (ICT dan Rangkaian Intenet) b) angkalan Data dalam talian Surat ekeliling erbendaharaan Bil.8 Tahun 2001 erolehan Berkaitan Information and Communication Technology (ICT dan Rangkaian Intenet) Naib Canselor UM (langganan kurang dari RM50,000.00) Naib Canselor UM (langganan kurang dari RM50,000.00) Jawatankuasa erolehan B (langganan lebih dari RM50,000.00) Jawatankuasa erolehan B (langganan lebih dari RM50,000.00) ix. Jawatankuasa Kerja ICT UM Rekodkan Tajuk Baharu dan Beri Nombor esanan dalam Log Rekod Langganan Jurnal BTB (OR/SAS/BL02/RKD). viii. Jawatankuasa Kerja ICT UM Rekodkan Tajuk Baharu dan Beri Nombor esanan dalam Log Rekod Langganan Jurnal BTB (OR/SAS/BL02/RKD). x. Maklumkan kepada embekal / enerbit Tajuk Jurnal / angkalan Data yang Ingin Dilanggan beserta Nombor esanan. ix. Maklumkan kepada embekal / enerbit Tajuk Jurnal / angkalan Data yang Ingin Dilanggan beserta Nombor esanan. xi. Muat Turun Rekod MARC atau Bina Rekod Sementara di Sistem engurusan erpustakaan dengan Mengisi Butiran pada Tag 022, 090, 245, 260 dan Masukkan Nama emohon pada Tag 500. x. Muat Turun Rekod MARC atau Bina Rekod Sementara di Sistem engurusan erpustakaan dengan Mengisi Butiran pada Tag 022, 090, 245, 260 dan Masukkan Nama emohon pada Tag 500. xii. xiii. Maklumkan kepada emohon tentang Status Langganan dengan Menghantar Borang Maklum Balas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel. Terima Invois daripada embekal / enerbit dan Buat roses esanan dalam Tempoh 10 Hari Bekerja Selepas Invois Diterima. xi. xii. Maklumkan kepada emohon tentang Status Langganan dengan Menghantar Borang Maklum Balas ermohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel. Terima Invois daripada embekal / enerbit dan Buat roses esanan dalam Tempoh 10 Hari Bekerja Selepas Invois Diterima. 42

43 CD emilik roses Rujuk Arahan Kerja engurusan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/AK04). Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Rujuk Arahan Kerja engurusan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/AK04). xiv. Maklumkan kepada emohon Bila Jurnal / angkalan Data Diterima dengan Menghantar Borang Maklum Balas enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel. xiii. Maklumkan kepada emohon Bila Jurnal / angkalan Data Diterima dengan Menghantar Borang Maklum Balas enerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel. xv. Bagi jurnal bercetak, maklumkan pemohon apabila keluaran pertama jurnal diterima. xiv. Bagi jurnal bercetak, maklumkan pemohon apabila keluaran pertama jurnal diterima. xvi. Bagi pangkalan data dalam talian, maklumkan pemohon apabila maklumat URL / katalaluan yang diberi oleh pembekal / penerbit telah berjaya diakses. xv. Bagi pangkalan data dalam talian, maklumkan pemohon apabila maklumat URL / katalaluan yang diberi oleh pembekal / penerbit telah berjaya diakses. xvii. Maklumkan Melalui E-Mel kepada Web Master Laman Web dan ustakawan Sebaik Saja angkalan Data Boleh Diakses. xvi. Maklumkan Melalui E-Mel kepada Web Master Laman Web dan ustakawan Sebaik Saja angkalan Data Boleh Diakses. xviii. Buat penilaian prestasi pembekal selepas setahun langganan bagi menilai prestasi pembekal tersebut. Rujuk Garis anduan enilaian restasi embekal Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/G02/RE). xvii. Buat penilaian prestasi pembekal selepas setahun langganan bagi menilai prestasi pembekal tersebut. Rujuk Garis anduan enilaian restasi embekal Bahan Terbitan Bersiri (OR/SAS/G02/RE). 43

44 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: BORANG SENARAI JURNAL HANTAR JILID Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/JLD No. Isu: 02, No. Semakan: 05, Tarikh Kuatkuasa: 13/05/2016 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: BORANG SENARAI JURNAL HANTAR JILID Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/JLD No. Isu: 02, No. Semakan: 06, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/

45 CD QMS (OR) : (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: BORANG ROSES ENJILIDAN JURNAL Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/JUR No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: BORANG ROSES ENJILIDAN JURNAL Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/JUR No. Isu: 02, No. Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/

46 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: BORANG ERMOHONAN LANGGANAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/MHN No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: BORANG ERMOHONAN LANGGANAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/MHN No. Isu: 02, No. Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/

47 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () T T 47

48 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: BORANG ENILAIAN RESTASI EMBEKAL (ANGKALAN DATA DALAM TALIAN) Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/RE2 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: BORANG ENILAIAN RESTASI EMBEKAL (ANGKALAN DATA DALAM TALIAN) Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/RE2 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/2018 T 48

49 CD QMS (OR) : (SAS) emilik roses Terbitan Bersiri Nama Dokumen: BORANG ENERIMAAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/TER No. Isu: 02, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: 01/04/2011 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: BORANG ENERIMAAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Dokumen: OR/SAS/BR02/TER No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/2018 T 49

50 CD QMS (OR) : (SAS) emilik roses erkhidmatan engguna Nama Dokumen: Borang ermohonan/embaharuan Keahlian Luar Kod Dokumen: OR/SAS/BR03/AHL1 No. Isu: 02, No. Semakan: 05, Tarikh Kuatkuasa: 24/03/2017 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: Borang ermohonan/embaharuan Keahlian Luar Kod Dokumen: OR/SAS/BR03/AHL1 No. Isu: 02, No. Semakan: 06, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/

51 CD QMS (OR) : (SAS) emilik roses erkhidmatan engguna Nama Dokumen: Borang Laporan Bahan Hilang / Rosak Kod Dokumen: OR/SAS/BR03/LBH No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 05/06/2015 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: Borang Laporan Bahan Hilang / Rosak Kod Dokumen: OR/SAS/BR03/LBH No. Isu: 02, No. Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/

52 CD QMS (OR) : (SAS) QMS (OR) : (SAS) emilik roses erkhidmatan engguna erkhidmatan engguna Nama Dokumen: Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Buku/Tesis) Kod Dokumen: OR/SAS/BR03/D1 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 Nama Dokumen: Borang erkhidmatan embekalan Dokumen (D) (Artikel) Kod Dokumen: OR/SAS/BR03/D2 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 01/07/2016 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Dokumen digugurkan berkuatkuasa 29/06/2018. Dokumen digugurkan berkuatkuasa 29/06/

53 CD QMS (OR): (SAS) emilik roses erkhidmatan enyelidikan dan Maklumat Nama Dokumen: BORANG ERMOHONAN ROGRAM LITERASI MAKLUMAT Kod Dokumen: OR/SAS/BR06/MOH No. Isu: 02, No. Semakan: 06 Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2017 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / emotongan indaan () Nama Dokumen: BORANG ERMOHONAN ROGRAM LITERASI MAKLUMAT Kod Dokumen: OR/SAS/BR06/MOH No. Isu: 02, No. Semakan: 07, Tarikh Kuatkuasa: 29/06/2018 & T & T & T T T & T & T & T & T & T & T 53