MANUAL KUALITI MK.UiTM CNS.01

Transcription

1 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Kuala Pilah/Seremban Kampus Kuala Pilah : Tel : /2151, Fax : Kampus Seremban: Tel: /2226 Fax: rektor@ns.uitm.edu.my. MANUAL KUALITI MK.UiTM CNS.01 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Dr Rafidah Kamarudin Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli Prof Dr Nasrudin Mohammed Jawatan Ketua Unit Kualiti Wakil Pengurusan Rektor Tarikh 16/02/16 16/02/16 16/02/16

2 NO. RUJUKAN : MK.UiTM CNS.01 TARIKH KUATKUASA : 16/02/16 MUKA SURAT : i KAWALAN DOKUMEN Dokumen Kualiti yang terkandung di dalam fail ini disediakan bagi memastikan pelaksanaan perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran Program Pra Diploma, Diploma dan Ijazah Sarjana Muda; serta aktiviti inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement), di UiTM Cawangan Negeri Sembilan (UiTMCNS), memenuhi keperluan piawaian ISO 9001:2008. Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:- a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemaskini apabila terdapat pindaan. b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil Pengurusan dengan kelulusan Rektor atau seperti yang diputuskan di dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Kampus. c) Ditanda dengan perkataan DOKUMEN INDUK. d) Diselia dan diselenggara oleh Pengawal Dokumen. Salinan-salinan DOKUMEN INDUK tidak akan membawa perkataan DOKUMEN INDUK. Salinan-salinan tersebut akan disebar sebagai SALINAN DOKUMEN TERKAWAL dan diedarkan kepada pegawai seperti yang ditetapkan oleh Rektor UiTMCNS dalam Senarai Pemegang Dokumen Terkawal.

3 NO. RUJUKAN : MK.UiTM CNS.01 TARIKH KUATKUASA : 16/02/16 MUKA SURAT : ii TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen Terkawal untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan. Dokumen ini diedarkan kepada staf yang terlibat dalam pengurusan proses pengajaran dan pembelajaran (Program Pra Diploma, Diploma, dan Ijazah Sarjana Muda); aktiviti inovasi serta jaringan masyarakat; di UiTMCNS, atau staf yang diberi kebenaran oleh Rektor UiTMCNS. Tanggungjawab Pemegang Dokumen Terkawal adalah seperti berikut:- a) Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat dan baik. b) Memasukkan halaman atau pindaan baharu supaya ia sentiasa berada dalam keadaan kemaskini. c) Memaklumkan sebarang pindaan kepada Pengurusan UiTMCNS yang disenaraikan. d) Mengembalikan dokumen ini kepada Rektor UiTMCNS ataupun Wakil Pengurusan atau menyerahkannya kepada pengganti masing-masing sekiranya berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan.

4 NO. RUJUKAN : MK.UiTM CNS.01 TARIKH KUATKUASA : 16/02/16 MUKA SURAT : iii SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL BIL JAWATAN TANDATANGAN TARIKH 1. Rektor 2. Timbalan Rektor Akademik (TR HEA) 3. Timbalan Rektor Hal Ehwal Pelajar (TR HEP) 4. Timbalan Rektor Penyelidikan dan Jaringan Industri (TR PJI) 5. Timbalan Pendaftar REKOD PINDAAN BIL. MUKASURAT/ PERENGGAN RINGKASAN TARIKH KELULUSAN T/TANGAN 1 1/70 Penukaran nama Rektor 10/2/ /70 Penukaran nama Rektor 3. 3/70 Senarai pemegang dokumen 10/2/2012 terkawal dikurangkan kepada 5 sahaja 4 14/70 Senarai program yang ditawarkan 5 16/70 Carta Organisasi 6 28/70 Senarai Prosedur telah berubah dari 19 operasi kepada 13

5 NO. RUJUKAN : MK.UiTM CNS.01 TARIKH KUATKUASA : 16/02/16 MUKA SURAT : iv 7 39/70 Objektif Kualiti UiTMCNS telah ditambah. 8 51/70 Carta Organisasi Sistem Pengurusan Kualiti 9 52/70 Carta Organisasi Pengurusan ISO 10 60/70 Dokumen Rujukan 11 Semua mukasurat Semakan semula Manual Kualiti secara keseluruhan 12 Semua Semakan emula Manual mukasurat Kualiti secara keseluruhan mengikut templat baru yang diberi oleh InQKA 13 Semua Semakan semula Manual mukasurat Kualiti secara keseluruhan dengan mengambilkira pertambahan 2 area of concentration yang baru. 24/10/ /12/ /02/2016

6 NO. RUJUKAN : MK.UiTM CNS.01 TARIKH KUATKUASA : 16/02/16 MUKA SURAT : v BAHAGIAN ISI KANDUNGAN MUKASURAT 1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI Pendahuluan Tujuan Kandungan Manual Penyediaan, Penguatkuasaan dan Capaian Penyelarasan Pindaan MAKLUMAT ORGANISASI SEJARAH DAN LATARBELAKANG UiTMCNS Misi DASAR KUALITI UiTM Negeri SEMBILAN OBJEKTIF KUALITI UiTM Negeri SEMBILAN CARTA ORGANISASI UiTM Negeri SEMBILAN DEFINISI SINGKATAN SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI Skop Pelaksanaan Aktiviti Teras Proses Pengajaran dan Pembelajaran Rekabentuk dan Semakan Program Pendaftaran Program Pendaftaran Kursus Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran Penilaian Pengendalian Penilaian Pengurusan Keputusan Pengijazahan SISTEM PENGURUSAN KUALITI Keperluan Am Am (c) & 4.2.2(b) Prosedur Kualiti Kawalan Dokumen... 25

7 NO. RUJUKAN : MK.UiTM CNS.01 TARIKH KUATKUASA : 16/02/16 MUKA SURAT : vi Kawalan Rekod Kualiti TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Komitmen Pengurusan Atasan Tumpuan Kepada Pelanggan Dasar Kualiti Perancangan Objektif Kualiti Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Wakil Pengurusan Kaji Semula Pengurusan Am Input Kaji Semula Pengurusan Hasil Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan PENGURUSAN SUMBER Penyediaan Sumber Sumber Manusia Infrastruktur Persekitaran Kerja PENGZAHIRAN PRODUK Perancangan Penyediaan Pengajaran dan Pembelajaran Proses Berkaitan Pelanggan Penentuan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Program Kaji Semula Keperluan Berkaitan Program Komunikasi Dengan Pelanggan Rekabentuk dan pembangunan Program Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan Program Input Rekabentuk dan Pembangunan Program Hasil Rekabentuk dan Pembangunan Kurikulum Program Semakan ke atas Rekabentuk dan Pembangunan Kurikulum Program Verifikasi ke atas Rekabentuk dan Pembangunan Program Validasi ke atas Rekabentuk dan Pembangunan Kurikulum Program. 51

8 NO. RUJUKAN : MK.UiTM CNS.01 TARIKH KUATKUASA : 16/02/16 MUKA SURAT : vii Kawalan ke atas Pindaan Rekabentuk dan Pembangunan Kurikulum Program Perolehan Pelaksanaan Perolehan Maklumat Bagi Perolehan Verifikasi ke atas Bekalan dan Perkhidmatan Penyediaan Perkhidmatan Pengajaran Dan Pembelajaran Kawalan Perkhidmatan Pengajaran & Pembelajaran Validasi Proses Perkhidmatan Pengajaran dan Pembelajaran Identifikasi dan Kebolehkesanan Harta Pelanggan Pemeliharaan Produk Kawalan Peralatan Bagi Pemantauan Dan Pengukuran PENGUKURAN, ANALISA DAN PENAMBAHBAIKAN Panduan Am Pemantauan dan Pengukuran Audit Dalaman Pemantauan dan Pengukuran Proses Pemantauan dan Pengukuran Produk Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi Analisa Data Penambahbaikan Penambahbaikan Berterusan Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan... 65

9 MUKA SURAT : 8/ PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 1.1 Pendahuluan Manual Kualiti ini adalah berdasarkan keperluan dokumentasi Perkara ISO 9001: Manual ini mengandungi Maklumat Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan Prinsip Asas Jaminan Kualiti bagi memberi perkhidmatan kepada pelanggan untuk membantu UiTMCNS ke arah memenuhi keperluan Standard/Piawaian ISO 9001: Manual Kualiti ini disokong oleh dua puluh empat (24) Prosedur Kualiti, yang terdiri daripada dua belas (12) Prosedur Pengurusan dan dua belas (12) Prosedur Operasi beserta Arahan Kerja, Carta Aliran Proses dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya. Dokumen Sokongan antara lain meliputi: Akta Institut Teknologi MARA 173 dan pindaannya Akta Institusi Pengajian Tinggi (Tatatertib) 1976, Akta 174 Peraturan Akademik (Pindaan 2013) Arahan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Arahan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Pelan Perancangan Strategik Fakulti Buku Panduan Staf Code of Practice for Programme Accreditation (2009) Code of Practice for Institutional Audit (2008) Quality Assurance & Enhancement Policy (2014) Polisi Penilaian Akademik Pelajar UiTM (2015) Dasar Plagiarisma UiTM (2012) Kod Etika Pensyarah

10 MUKA SURAT : 9/ Tujuan Manual Kualiti ini adalah bertujuan untuk:- a) Menerangkan maklumat am mengenai Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan (yang selepas ini dirujuk sebagai UiTMCNS) b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) UiTMCNS yang berlandaskan piawaian ISO 9001:2008 dan COPIA dalam pengajaran dan pembelajaran semua peringkat dan mod pengajian yang ditawarkan oleh UiTMCNS yang mana selepas ini dirujuk sebagai Program (Rujuk lampiran); serta aktiviti inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement) c) Menggariskan dasar dan prinsip jaminan kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran Program yang dilaksanakan dalam memenuhi keperluan ISO 9001: 2008 dan COPIA d) Menggariskan dasar dan prinsip jaminan kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan dengan inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement), dan e) Menjelaskan proses yang dijalankan serta batasan aplikasi dalam memenuhi keperluan ISO 9001: Kandungan Manual Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian yang meliputi perkara-perkara berikut: Bahagian 1 - Pengenalan Kepada Manual Kualiti Bahagian 2 - Maklumat Organisasi Bahagian 3 - Skop Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian 4 - Keperluan Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan Bahagian 6 - Pengurusan Sumber Bahagian 7 - Pengzahiran Produk Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti

11 MUKA SURAT : 10/ Penyediaan, Penguatkuasaan dan Capaian Manual Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah diluluskan dan ditandatangani oleh Rektor UiTMCNS. Manual Kualiti ini adalah Dokumen Terkawal yang diselia dan diselenggara oleh Pengawal Dokumen Manual Kualiti ini dikemaskini mengikut arahan pengemaskinian yang dikeluarkan oleh Rektor UiTMCNS atau Wakil Pengurusan dari masa ke semasa. 1.5 Penyelarasan Pindaan Pengawal Dokumen bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas manual ini seperti mana keperluan Seksyen Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang meluluskan dokumen ini. 2.0 MAKLUMAT ORGANISASI 2.1 SEJARAH DAN LATARBELAKANG UITMCNS UiTMCNS mula beroperasi pada 1 Jun 1999 di Bangunan Pertanian Negeri Sembilan Timur yang terletak di jalan Melang di daerah Kuala Pilah. Pada tahun 2000, seluas hektar (400 ekar) tanah hutan rizab Pelangai telah diberikan oleh Kerajaan Negeri Sembilan kepada UiTM untuk dijadikan tapak kampus tetap yang meliputi empat bahagian Hutan Simpanan Pelangai. Daripada kawasan seluas 400 ekar tersebut, hanya 165 ekar sahaja boleh digunakan untuk tujuan pembangunan, manakala selebihnya merupakan kawasan yang berbukit. Untuk kontrak ini, tanah seluas 80 ekar telah digunakan. Pada 2 Jun 2009 UiTMCNS secara rasminya telah mula beroperasi di kampus tetap di Parit Tinggi, Beting dengan pelajar seramai 1013 orang pelajar. Sehingga tahun 2013, universiti ini boleh menampung sehingga 4 ribu orang pelajar. UiTMCNS menggunapakai konsep kampus di dalam hutan (campus in the forest) bersesuaian dengan kedudukan lokasi dan suasana persekitaran di sekeliling kampus. UiTMCNS (Kampus Seremban) mula dibina pada 19 Januari 2011, di atas tanah seluas 38 ekar di kawasan pembangunan Seremban 3, Seremban Negeri Sembilan.

12 MUKA SURAT : 11/55 Kampus ini menempatkan seramai 5000 orang pelajar merangkumi pelajar Diploma dan Ijazah Sarjana Muda daripada 3 buah fakulti iaitu Fakulti Sains Pentadbiran dan Pengajian Polisi, Fakulti Sains Matematik dan Komputer dan Fakulti Sains Sukan dan Rekreasi. UiTMCNS (Kampus Rembau) akan beroperasi pada tahun 2016 dengan Fakulti Pengurusan Peniagaan dan Fakulti Komunikasi Massa. UiTMCNS menawarkan sebanyak 15 program yang meliputi program pra diploma, diploma dan ijazah sarjana muda. Daripada jumlah ini, sebanyak 7 program ditawarkan di Kampus Kuala Pilah dan 8 program di Kampus Seremban seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah: Bil. Fakulti Program Kod Program Kampus Fakulti Sains Gunaan Fakulti Sains Sukan dan Rekreasi Fakulti Sains Komputer dan Matematik Ijazah Sarjana Muda (Kep.) Biologi Ijazah Sarjana Muda (Kep.) Kimia Diploma Mikrobiologi Diploma Teknologi Makanan Diploma Teknologi Tekstil Pra Diploma Sains (MDAB) Pra Diploma Sains (Online) Ijazah Sarjana Muda (Kep.) Pengurusan Sukan Ijazah Sarjana Muda (Kep.) Sains Sukan Diploma Pengajian Sukan Ijazah Sarjana Muda Sains (Kep.) Statistik Ijazah Sarjana Muda Sains (Kep.) Matematik Pengkomputeran Ijazah Sarjana Muda Sains (Kep.) Matematik Pengurusan Ijazah Sarjana Muda Sains (Kep.) Matematik Diploma Sains Aktuari AS201 AS202 AS114 AS116 AS118 PD007 PD008 SR221/241 SR243 SR113 CS221/241 CS227/247 CS228/248 CS229/249 CS112 Kuala Pilah Seremban Kampus Kuala Pilah merupakan kampus tunjang (anchor) bagi program Pra Diploma Sains dan juga menjadi kampus bagi program tunggal iaitu Diploma Teknologi Makanan dan Diploma Teknologi Tekstil. 2.2 VISI Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan akademik bagi menerajui dinamisme bumiputera dalam semua

13 MUKA SURAT : 12/55 bidang profesional bertaraf dunia supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan beretika. 2.3 MISI Mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran bumiputera dalam semua bidang menerusi penyampaian program profesional, penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika keprofesionalan. 2.4 DASAR KUALITI UITM CAWANGAN NEGERI SEMBILAN UiTMCNS komited untuk melaksanakan sistem pengurusan professional, cekap, berkesan dan bertanggungjawab ke atas pengurusan: a) program Pengajaran dan Pembelajaran berdasarkan sistem Outcome-based Education (OBE) b) aktiviti inovasi dan, c) jaringan masyarakat (community engagement) yang memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan, yang mempunyai penambahbaikan secara berterusan serta akur kepada standard dan perundangan yang ditetapkan. 2.5 OBJEKTIF KUALITI UITM CAWANGAN NEGERI SEMBILAN Mensasarkan 55 peratus daripada bilangan pelajar diploma dan 45 peratus daripada bilangan pelajar ijazah sarjana muda sepenuh masa mendapat HPNG 3.00 dan ke atas setiap semester. Mensasarkan 30 peratus daripada bilangan pelajar pra diploma layak ke peringkat diploma selepas 1 semester. Memastikan 5 penyelidikan baru berdaftar setiap tahun. Memastikan 50 penerbitan yang didaftarkan di PRISMA setiap tahun. Memastikan 75 peratus staf melibatkan diri dalam aktiviti pelajar atau kemasyarakatan setiap tahun. Memastikan 90 peratus pelajar diploma dan ijazah sepenuh masa bergraduat dalam tempoh masa pengajian yang ditetapkan.

14 MUKA SURAT : 13/55 Memperolehi sekurang-kurangnya 15 pingat dalam mana-mana pertandingan inovasi setiap tahun Memastikan sekurang-kurangnya satu penglibatan kampus dalam khidmat masyarakat di peringkat antarabangsa setiap tahun 2.6 CARTA ORGANISASI UITM NEGERI SEMBILAN NAIB CANSELOR UNIT POLIS BANTUAN ilqam UNIT PENGURUSAN KUALITI UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT REKTOR UNIT KOMUNIKASI KORPORAT Unit Perancangan strategik Academy Of Contemporary Islamic Studies (ACIS) HAL EHWAL AKADEMIK HAL EHWAL PELAJA R PENYELID IKAN,JARINGA PENTADB IRAN BENDA HARI FASILITI PERPUSTAK AAN PENOLONG REKTOR SEREMBAN PENOLON REKTOR REMBAU 2.7 DEFINISI a) Pelanggan Pelanggan UiTMCNS boleh dibahagikan kepada empat (4) kategori iaitu:- i) Pelanggan misi Ibubapa/Penjaga, Penaja Pelajar, Kementerian Pelajaran Malaysia, Lembaga Pengarah Universiti, UiTM dan industri.

15 MUKA SURAT : 14/55 ii) Pelanggan proses a. Pengajaran & Pembelajaran: Pelajar yang mengikuti Program di UiTMCNS, pensyarah, pentadbir akademik dan professional, staf sokongan. b. Inovasi: Pensyarah, penyelidik, pegawai penyelidik dan pembantu penyelidik, pentadbir akademik dan profesional, staf sokongan. c. Jaringan masyarakat: staf (akademik dan bukan akademik) dan pelajar yang terlibat dalam aktiviti jaringan masyarakat dan alumni, pentadbir akademik dan profesional, staf sokongan. Pensyarah ialah staf yang memberi perkhidmatan pengajaran & pembelajaran, penyelidik, pentadbir akademik, dan pensyarah profesional. Pentadbir akademik ialah staf akademik yang memegang jawatan pentadbiran di universiti di samping melaksanakan tugas hakiki sebagai pensyarah. iii) Pelanggan dalaman Staf yang berkhidmat di UiTMCNS. iv) Pelanggan luar Universiti, Industri, Agensi Kerajaan, masyarakat (komuniti termasuk alumni) dan lain-lain. b) Produk i. Pengajaran dan Pembelajaran Produk akhir dari proses perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran ini adalah graduan, iaitu pelajar yang tamat program. Produk sampingan yang lain termasuklah pelan pengajian, fail kursus dan bahan pengajaran, kertas soalan peperiksaan yang disediakan, tesis penyelidikan, serta hasil dari setiap proses pengajaran dan pembelajaran (termasuk laporan CDL/CQI, SuFO,

16 MUKA SURAT : 15/55 PROPENS, laporan audit, penilaian kendiri, laporan pemeriksa luar dan keputusan peperiksan). ii. Inovasi Produk akhir dari proses inovasi ialah hasil inovasi dan pensyarah yang berkepakaran di dalam bidang tujahan (niche) masing-masing. Produk sampingan penyelidikan ialah peningkatan kepakaran pensyarah, bakat (graduan pasca siswazah, pembantu penyelidik pasca siswazah dan bukan siswazah), penulisan dan penerbitan serta hasil dari inovasi seperti produk/teknologi, hasil royalti, pelesenan harta intelek seperti hakcipta, paten, rekabentuk industri serta syarikat spin-off juga turut terhasil. iii. Jaringan masyarakat (komuniti) Produk akhir dari proses jaringan masyarakat (komuniti) ialah pelajar/pensyarah yang menjadi sukarelawan, aktiviti kesukarelawanan, laporan aktiviti kemasyarakatan, MOU/MOA, tajaan, endowment, dan masalah yang diselesaikan. Produk sampingan ialah jalinan dan hubungan baik dan kerjasama antara UiTM dengan masyarakat. c) Program Program Pra Diploma, Diploma dan Ijazah Sarjana Muda yang dijalankan di UiTMCNS secara sepenuh masa; serta program/aktiviti inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement) d) Staf UiTMCNS Staf UiTMCNS terdiri daripada Staf Akademik, Staf Pentadbiran dan Staf Sokongan yang dilantik secara tetap, kontrak, harian dan sambilan. e) Pengurusan Atasan Pengurusan atasan terdiri daripada Rektor, Timbalan-timbalan Rektor, Penolong-penolong Rektor, dan Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar.

17 MUKA SURAT : 16/55 f) Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan adalah salah seorang dari staf Pengurusan Atasan UiTMCNS yang dilantik oleh Rektor untuk memastikan proses pembangunan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS selaras dengan keperluan ISO 9001: 2008 dan COPIA. Wakil Pengurusan UiTMCNS adalah Timbalan Rektor (Akademik). g) Ketua Unit Kualiti Staf yang dilantik oleh Rektor UiTMCNS bagi merancang dan memantau pelaksanaan aktiviti dan inisiatif penambahbaikan kualiti yang menyokong dan memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti di UiTMCNS sepertimana yang dinyatakan dalam Dasar Jaminan & Pengukuhan Kualiti h) Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen adalah terdiri dari Penolong Pendaftar Akademik/Pentadbiran sepertimana yang dinyatakan dalam Dasar Jaminan & Pengukuhan Kualiti yang bertanggungjawab untuk menyelia dan menyelenggara dokumen kualiti SPK UiTMCNS. 2.8 SINGKATAN UiTM - Universiti Teknologi MARA UiTMCNS - UiTM Cawangan Negeri Sembilan MQA - Malaysian Qualifications Agency COPIA - Code of Practice for Institutional Audit COPPA - Code of Practice for Programme Accreditation CSPI - Centre for Strategic Planning ICRESS - Integrated Course Registration & Scheduling System OBE - Outcome-based Education KPM - Kementerian Pengajian Tinggi MQF - Malaysian Qualifications Framework WP - Wakil Pengurusan UiTMCNS

18 MUKA SURAT : 17/55 SPK - Sistem Pengurusan Kualiti JAF - Jawatankuasa Akademik Fakulti JAN - Jawatankuasa Akademik Negeri MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan LPU - Lembaga Pengarah Universiti KUK - Ketua Unit Kualiti HEA - Bahagian Hal Ehwal Akademik HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PJI&M - Penyelidikan, Jaringan Industri & Masyarakat UKK - Unit Komunikasi Korporat UPK - Unit Pengurusan Kualiti INFOTECH - Pejabat Teknologi Maklumat LPU - Lembaga Pengarah Universiti PNG - Purata Nilai Gred HPNG - Himpunan Purata Nilai Gred MK - Manual Kualiti PK - Prosedur Kualiti TP - Timbalan Pendaftar 3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1 Skop Pelaksanaan Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS adalah Penyediaan Perkhidmatan Pengajaran dan Pembelajaran Program Pra Diploma, Diploma dan Ijazah Sarjana Muda; serta aktiviti inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement) di UiTMCNS. 3.2 Aktiviti Teras Proses Pengajaran dan Pembelajaran Terdapat 8 aktiviti teras bagi proses pengajaran dan pembelajaran di UiTMCNS. Proses pengajaran dan pembelajaran di UiTMCNS adalah berdasarkan sistem Outcome-based Education atau OBE seperti yang ditetapkan oleh MQA.

19 MUKA SURAT : 18/ Rekabentuk dan Semakan Program Rekabentuk program baru dan sediaada adalah proses pembangunan berasaskan panduan dan ketetapan KPT, MQA, Badan Profesional dan UiTM. Pengurusan UiTMCNS hendaklah mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan rekabentuk dan pembangunan kurikulum program baru serta semakan semula bagi program sediaada, verifikasi dan validasi setiap rekabentuk dan peringkat pembangunan program yang bersesuaian Pendaftaran Program Pendaftaran program adalah proses pendaftaran kemasukan pelajar ke program akademik fakulti. Selepas mendaftar, pelajar dikehendaki mengikuti taklimat UiTMCNS untuk diberi penerangan mengenai peraturan serta keperluan program akademik dan lain-lain perkara yang berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran Pendaftaran Kursus Pendaftaran kursus ialah proses pendaftaran kursus oleh pelajar mengikut Pelan Pengajian program yang ditetapkan oleh Senat pada semester berkenaan secara atas talian (on-line). Penentuan kursus yang akan ditawarkan disediakan sebelum semester bermula. Ini adalah untuk merancang penjadualan aktiviti akademik dan keperluan fasiliti pembelajaran dan pengajaran berdasarkan kepada bilangan pelajar berdaftar Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran Pengajaran topik-topik dibuat berpandukan kepada Maklumat Kursus (Course Information) dan Skima Kerja (Scheme of Work). Kelas dijadualkan menggunakan sistem ICRESS sebelum semester bermula dan kawalan dari segi penyelarasan dilakukan melalui sistem pelantikan Pakar Rujuk (Resource Person) bagi setiap kod kursus Penilaian Bagi program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda, penilaian dilakukan berdasarkan kerja kursus, latihan praktik, projek sarjana muda dan

20 MUKA SURAT : 19/55 peperiksaan akhir semester. Bagi program pra-diploma (sains) penilaian adalah berdasarkan kerja kursus dan peperiksaan akhir. Penilaian dilakukan secara berkala tetapi berterusan menurut kaedah yang ditentukan oleh fakulti tertakluk kepada kelulusan Senat Pengendalian Penilaian Hasil pembelajaran pelajar (Student s Learning Outcomes) dinilai mengikut kriteria yang ditetapkan dan direkod serta disahkan. Pemantauan dilaksanakan untuk mendokumen dan melaporkan status kemajuan pelajar untuk tujuan penganugerahan ijazah Pengurusan Keputusan Proses ini melibatkan pemarkahan, penggredan, pengumpulan dan pembetulan keputusan. Hebahan markah kepada pelajar dibuat setelah kelulusan Senat diperolehi Pengijazahan Semua pelajar yang telah memenuhi syarat penganugerahan akan dianugerahkan Diploma dan Ijazah Sarjana Muda setelah diperakukan oleh Senat. 3.3 Aktiviti Teras Proses Inovasi Proses pengurusan inovasi adalah berdasarkan Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan, Institut Pengurusan Penyelidikan Dan Inovasi. 3.4 Aktiviti Teras Proses Jaringan Masyarakat (community engagement) Terdapat 5 aktiviti teras bagi penglibatan dalam Jaringan Masyarakat (community engagement) Perancangan Aktiviti Proses ini melibatkan pengenalpastian pelbagai sumber dalaman UiTMCNS termasuk daya intelek, kepakaran praktikal serta kemudahan infrastruktur sedia ada yang mampu digunakan untuk aktiviti community engagement. Perbincangan perlu diadakan di peringkat pengurusan UiTMCNS untuk

21 MUKA SURAT : 20/55 mengenalpasti komuniti sasaran dan seterusnys perbincangan haruslah melibatkan wakil dari komuniti sasaran tersebut. Satu pelan pelaksanaan aktiviti perlu dikemukakan untuk kelulusan Rektor UiTMCNS Perancangan pembiayaan dan penjanaan pendapatan Sumber pembiayaan perlu dikenalpasti dan pelan pembiayaan perlu dikemukakan untuk kelulusan Rektor UiTMCNS. Cadangan penjanaan pendapatan serta apa-apa caj kepada komuniti juga perlu mendapat kelulusan Rektor UiTMCNS Pengurusan perjanjian Perjanjian bertulis perlu disediakan untuk persetujuan antara UiTMCNS dan wakil komuniti sasaran Pelaksanaan aktiviti Aktiviti dilaksanakan mengikut pelan pelaksanaan yang telah diluluskan dengan mengambilkira terma dan syarat perjanjian bertulis Pemantauan aktiviti Pencapaian dari hasil aktiviti perlu dipantau dan tindakan pembetulan diambil sekiranya aktiviti tidak berjalan seperti dalam pelan pelaksanaan aktiviti dan perjanjian. Sebarang pertukaran kepada terma dan syarat perjanjian perlulah mendapat persetujuan pengurusan atasan UiTMCNS serta wakil komuniti secara bertulis. Pencapaian dan hasil aktiviti juga perlu diukur dan dinilai keberkesanannya. Proses pengurusan jaringan masyarakat (community engagement) adalah berdasarkan Buku Industry Community Engagement: A University Framework.

22 MUKA SURAT : 21/ SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 Keperluan Am Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS diwujudkan bagi memastikan satu Sistem Pengurusan Kualiti dapat dibentuk, didokumen, dilaksana dan diselenggara dengan cekap dan berkesan yang juga merangkumi penambahbaikan berterusan yang berkesan selaras dengan kehendak pelanggan dan keperluan piawaian ISO 9001:2008 dan COPIA. Pengurusan Atasan UiTMCNS akan:- a. Mengenalpasti proses yang diperlukan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan perlaksanaannya ke seluruh kampus. b. Menentukan turutan dan hubungkait di antara proses c. Menentukan kriteria dan kaedah yang diperlukan bagi menilai operasi dan kawalan yang berkesan ke atas proses d. Memastikan terdapat sumber dan maklumat yang diperlukan bagi menyokong operasi dan pemantauan proses termasuk proses khidmat luar (outsourced) e. Memantau, mengukur (di mana perlu) dan menganalisa proses f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu untuk mencapai keputusan yang telah dirancang dan penambahbaikan berterusan ke atas proses. Proses-proses yang diperlukan dalam Sistem Pengurusan Kualiti telah dikenalpasti mengikut turutan dan hubungkait di antara mereka seperti yang ditunjukkan oleh Rajah 4.1.

23 MUKA SURAT : 22/55 Penambahbaikan Berterusan Sistem Pengurusan Kualiti K E P E R L U A N P E L A N G G A N Input Pengurusan Sumber Pengurusan Latihan & Kompetensi Perolehan Khidmat & Bahan Pengurusan Storan Penyelenggaraan Ruang Tanggungjawab Pengurusan Kaji Semula Pengurusan Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Penzahiran Produk Rekabentuk & Semakan Program Pendaftaran Pelajar Pendaftaran Kursus Pengendalian Program Pengurusan Peperiksaan Pengurusan Keputusan Pengijazahan Pengukuran, Analisa dan Penambahbaikan Audit Dalaman Produk tidak Memenuhi Spesifikasi Maklumbalas & Kepuasan Pelanggan Produk Output K E P U A S A N P E L A N G G A N Rajah4.1: Hubungkait dan Turutan Proses-proses SPK UiTMCNS 4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI Dokumentasi proses pengurusan dan operasi sistem kualiti yang merangkumi penyediaan dan pengendalian pengajaran dan pembelajaran program yang ditawarkan, aktiviti inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement) di UiTMCNS adalah perlu bagi mengenalpasti, memahami dan memenuhi kehendak pelanggan Am Sistem dokumentasi merangkumi penyataan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, prosedur-prosedur dan rekod-rekod yang ditetapkan oleh piawaian ISO

24 MUKA SURAT : 23/ :2008. Ianya bertujuan untuk memastikan perancangan, operasi dan kawalan proses adalah berkesan. Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS adalah berasaskan kepada Rajah 4.2 di bawah: TANGGUNGJAWAB Dekan Fakulti Pengurusan Perniagaan, Timbalan Dekan, Timbalan Pendaftar, Wakil Pengurusan Ketua Pusat Pengajian, Koordinator Kursus, Koordinator, Penyelaras, Staf Akademik Timbalan Pendaftar, Penolong Pendaftar, Ketua Pusat Pengajian, Koordinator Kursus, Penyelaras, Pegawai Eksekutif Pensyarah, Pembantu Tadbir Manual Kualiti (Dasar, Objektif) Prosedur Kualiti (Pengurusan & Operasi) Dokumen Sokongan Arahan Kerja,Carta Aliran Senarai Semak, Dokumen Luar Rekod Kualiti Borang PENERANGAN Dasar,Objektif dan Manifesto Perancangan Sistem Kualiti Dokumen berkaitan Aktiviti Operasi dan Pengurusan Dokumen Terperinci mengenai Tugasan Rekod/Dokumen yang menjadi sokongan kepada Sistem Kualiti Rajah 4.2: Struktur Dokumentasi ISO 9001:2008 UiTMCNS 4.2.1(a) Dasar dan Objektif Kualiti UiTMCNS Dasar dan Objektif Kualiti UiTMCNS adalah berlandaskan Dasar dan Objektif Kualiti UiTM. Sila rujuk 2.4 dan 2.5 untuk Dasar dan Objektif Kualiti UiTMCNS (b) & 4.2.2(a) Manual Kualiti Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan dasar dan perancangan bagi penyediaan, pengendalian perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran Program di UiTMCNS serta aktiviti inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement). Manual ini merupakan sumber rujukan

25 MUKA SURAT : 24/55 utama bagi Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS menurut ketetapan piawaian ISO 9001: Manual Kualiti UiTMCNS akan meliputi: a) Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS b) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti UiTMCNS c) Rujukan kepada prosedur dan lain-lain dokumen sokongan d) Huraian pertalian antara proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS. (rujuk 2.4 & 2.5) *Nota : Dimasukkan dalam 2.4 & 2.5 supaya selari dengan misi dan visi) 4.2.1(c) & 4.2.2(b) Prosedur Kualiti Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menyatakan segala aktiviti pengurusan dan operasi UiTMCNS. Pengurusan Atasan UiTMCNS bertanggungjawab untuk menyedia dan melaksanakan prosedur ini secara konsisten dan mengikut piawaian ISO 9001: Sehubungan dengan itu, UiTMCNS mewujudkan dua belas (12) Prosedur Pengurusan dan dua belas (12) Prosedur Operasi (sila rujuk Senarai Dokumen Induk UiTMCNS) (d) Dokumen Sokongan, Luaran dan Arahan Kerja Dokumen Sokongan dan Luaran adalah dokumen yang dijadikan bahan rujukan bagi pelaksanaan sesuatu proses. Ia mestilah disimpan dan diselenggarakan oleh UiTMCNS sebagai rujukan dan sokongan kepada Sistem Pengurusan Kualiti. Manakala Arahan Kerja pula adalah dokumen yang menjelaskan proses kualiti khusus secara terperinci dan diwujudkan mengikut keperluan aktiviti yang menyokong sesuatu Prosedur Kualiti. Dokumen Sokongan: 1. Visi & Misi UiTM 2. Visi & Misi UiTMCNS

26 MUKA SURAT : 25/55 3. Dokumen OBE 4. Malaysian Qualifications Framework (MQF) 5. Code of Practice for Institutional Audit (COPIA) 6. Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 7. Dokumen Trans4U Kawalan Dokumen Kawalan Ke Atas Dokumen a) Dokumen Kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Pelan Kualiti dan Dokumen Sokongan meliputi bahan pengajaran dan pembelajaran serta aktiviti inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement). yang diperlukan serta garispanduan berkaitan. Dokumen ini perlu mendapat kelulusan sebelum diedarkan mengikut keperluan ISO 9001:2008. b) Senarai Dokumen Induk Kualiti yang mengandungi semua dokumen yang digunakan dalam Sistem Kualiti ini hendaklah disediakan. Senarai berkenaan hendaklah dikemaskini dari masa ke semasa apabila berlaku sesuatu perubahan atau pindaan. c) Semua dokumen akan diberikan kod rujukan identifikasi nombor keluaran dan pindaan terkini serta menunjukkan tarikh keluaran untuk memastikan salinan dokumen adalah jelas dan mudah dikenalpasti. Pemegang Dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Pemegang Dokumen Terkawal. d) Manual dan Prosedur Kualiti asal yang diluluskan akan ditandakan di kulit luar sebagai DOKUMEN INDUK. Salinan Dokumen Induk tidak akan membawa perkataan DOKUMEN INDUK. Salinan yang diedarkan kepada Pengawal Dokumen akan ditanda SALINAN DOKUMEN TERKAWAL.

27 MUKA SURAT : 26/55 e) Pengawal Dokumen bertanggungjawab memastikan Dokumen Kualiti yang dirujuk dalam Sistem Kualiti ini diselenggara dengan baik dan terkini serta ditempatkan di lokasi yang selamat dan mudah dikesan. f) Penyataan Visi, Misi UiTMCNS serta Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti, Senarai Dokumen Induk Kualiti dan Manual Kualiti boleh dicapai melalui laman web UiTMCNS ( g) Semua salinan cetak yang dimuat turun dari laman ini adalah dianggap sebagai Salinan Dokumen Tidak Terkawal Pindaan Dokumen a) Setiap staf UiTMCNS boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen yang dikawal. Cadangan pindaan hendaklah dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan menggunakan borang khas yang boleh diperolehi daripada Pegawai Dokumen. b) Sebarang pindaan dokumen mestilah mendapat kelulusan daripada Rektor atau Wakil Pengurusan atau melalui Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP). c) Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatat dalam Rekod Pindaan dan Salinan Induk dokumen berkenaan dikemas kini sepenuhnya. Pindaan dokumen dibuat dengan menggantikan muka surat yang terlibat. Nombor pindaan dan nombor keluaran dikemaskini dan tarikh kuatkuasa yang baru diberikan. Pindaan yang melebihi 50% dari keseluruhan Dokumen akan diganti seluruhnya dengan nombor keluaran terbaru diberikan dan tarikh kuatkuasanya dimaklumkan. Pengurusan Atasan UiTMCNS boleh menggunakan budibicara untuk menyediakan dokumen baru walaupun kandungan pindaan tidak mencapai 50%. d) Pengawal Dokumen bertanggungjawab mengemaskini dan memasukkan semua pindaan berkaitan dan mengeluarkan

28 MUKA SURAT : 27/55 dokumen yang dibatalkan serta melupuskannya mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan Atasan UiTMCNS. e) Jika keseluruhan Dokumen Terkawal dipinda, dokumen asal perlu dikembalikan kepada Pengawal Dokumen UiTMCNS dan digantikan dengan Dokumen Terkawal yang terkini. f) Satu salinan Dokumen Terkawal asal yang tidak dipinda perlu disimpan dan ditanda BATAL. Senarai pindaan yang berkaitan juga perlu dikemas kini. g) Jika dokumen sokongan yang diperolehi dari luar melibatkan perancangan, operasi dan sistem pengurusan kualiti UiTMCNS, dokumen itu hendaklah di kenalpasti, dan edarannya terkawal Kawalan Rekod Kualiti Pengurusan UiTMCNS akan menyedia dan menyelenggara Prosedur Kawalan Rekod sebagai bukti nyata pematuhan kepada syarat-syarat dan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Satu Senarai Induk Rekod disediakan untuk mempermudah pengesanan dan penyelenggaraan rekod UiTMCNS. Satu sistem kod rujukan akan ditentukan menurut kategori rekod. Semua Rekod Kualiti disimpan dengan selamat supaya mudah dikenalpasti dan dirujuk. Jika disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back-up) bagi storan rekod elektronik berkenaan akan diadakan. Rekod Kualiti berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan semula mengikut jenis dokumen dan jadual simpanan (retention schedule) yang ditetapkan sebelum dilupuskan mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan UiTMCNS. Dokumen rujukan: 1. PK.UiTM.CNS.(P).01 Prosedur Kawalan Dokumen 2. PK.UiTM.CNS.(P).02 Prosedur Kawalan Rekod

29 MUKA SURAT : 28/ TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1 Komitmen Pengurusan Atasan Pengurusan Atasan UiTMCNS perlu membuktikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001: 2008 UiTMCNS, dan sentiasa berusaha secara berterusan untuk menambahbaik sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan:- a) Memastikan semua staf UiTMCNS memahami dan menghayati betapa pentingnya kehendak pelanggan dipenuhi serta, keperluan perundangan dan peraturan dipatuhi b) Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti (Rujuk para 2.4 & 2.5) c) Mengadakan Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan bagi menyemak dan memantau prestasi sistem pengurusan kualiti UiTMCNS. d) Memastikan sumber yang perlu untuk pelaksanaan sistem pengurusan kualiti adalah mencukupi (mengikut COPIA, COPPA dan Programme Standard) Dokumen Rujukan: Area 1, COPIA 5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan Pengurusan Atasan UiTMCNS hendaklah memastikan kehendak pelanggan dikenalpasti, dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan:- a) mewujudkan kaedah bagi menerima aduan atau maklumbalas serta cadangan daripada pelanggan berhubung dengan program yang dikendalikan. b) mengkaji semula kehendak pelanggan bagi memastikan sebarang perbezaan di antara program yang ditawarkan dan pindaan semasa pelaksanaannya dapat dijelaskan. c) memastikan pengendalian program adalah sesuai dengan keperluan dan perkembangan semasa, serta masa depan. d) memastikan sebarang pindaan dan keperluan tambahan yang ditetapkan oleh UiTMCNS direkodkan.(rujuk kepada dan 8.2.1)

30 MUKA SURAT : 29/ Dasar Kualiti Pengurusan UiTMCNS akan memastikan Dasar Kualiti adalah sentiasa:- a) bersesuaian dengan matlamat penubuhan UiTMCNS dengan mengambilkira kehendak pelanggan dan keperluan semasa b) disebar kepada semua staf supaya dihayati dan difahami oleh semua c) merangkumi komitmen pengurusan untuk memenuhi keperluan-keperluan sistem pengurusan kualiti dan meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti secara berterusan d) dikaji semula bagi menjamin kualiti yang berterusan mengikut kesesuaian; e) menjadi asas dalam mewujudkan dan mengkaji semula Objektif Kualiti. Sila rujuk para 2.4 & 2.5 untuk Dasar dan Objektif Kualiti UiTMCNS. 5.4 Perancangan Objektif Kualiti Pengurusan UiTMCNS hendaklah memastikan Objektif Kualiti disediakan bersesuaian dengan Dasar Kualiti UiTMCNS dan akan berusaha untuk mencapai sasaran yang ditetapkan. Sila rujuk para 2.5 untuk Objektif Kualiti UiTMCNS. Objektif Kualiti mestilah boleh diukur dan selaras dengan Dasar Kualiti UiTMCNS Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pengurusan Atasan UiTMCNS hendaklah memastikan:- a) Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan mengikut keperluan para 4.1 dan Objektif Kualiti. Satu struktur unit kualiti hendaklah digunapakai untuk mengukuhkan lagi SPK UiTMCNS. b) Sistem Pengurusan Kualiti kekal kukuh walaupun perubahan ke atas SPK dirancang dan dilaksanakan. Perubahan ini merangkumi semua dasar yang berkaitan pengajaran dan pembelajaran; serta aktiviti inovasi dan jaringan masyarakat (community engagement).

31 MUKA SURAT : 30/55 c) Perancangan Kualiti yang berdasarkan keperluan ISO 9001:2008 dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan d) Objektif Kualiti yang ditetapkan dapat dicapai dan dikajisemula untuk memenuhi kehendak pelanggan dan keadaan semasa. Pelan Kualiti Pengajaran dan Pembelajaran UiTMCNS ditunjukkan oleh Rajah 5.4. Rajah 5.4: Pelan Kualiti Pengajaran dan Pembelajaran UiTMCNS Klausa 4.0: SPK Klausa 5.0: TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN Klausa 8.0: PENGUKURAN, ANALISA & PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.0: PENGURUSAN SUMBER Klausa 7.0: PENGZAHIRAN PRODUK Perolehan Khidmat & Bahan Pengurusan Storan Penyelenggaraan Ruang Kuliah & Makmal Rekabentuk Program Pendaftaran Pelajar Pendaftaran Program/Kursus Pengendalian Pengajaran & Pembelajaran Penyediaan Program Penyediaan ruang, peralatan Penyediaan sumber manusia Pengurusan Peperiksaan Penyediaan Sistem Penilaian Pengurusan Keputusan Pengurusan Markah Pengijazahan Pengkelasan MANUAL KUALITI Kawalan Rekod Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Perolehan Latihan Kawalan Dokumen Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi Tindakan Pencegahan Kaji Semula Pengurusan Maklumbalas Pelanggan

32 MUKA SURAT : 31/55 Pelan Kualiti Jaringan Masyarakat UiTMCNS ditunjukkan oleh Rajah 5.5. Rajah 5.5: Pelan Kualiti Jaringan Masyarakat UiTMCNS Klausa 4.0: SPK Klausa 5.0: TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN Klausa8.0: PENGUKURAN, ANALISA & PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.0: PENGURUSAN SUMBER Klausa 7.0: PENGZAHIRAN PRODUK Perancangan Program Perolehan Khidmat & Bahan PengurusanStoran Penyelenggaraan Ruang Kuliah & Makmal Penyediaan Kertas Cadangan Program Proses Kelulusan ICAN Pengendalian Program Laporan Maklum Balas Pelanggan Penyediaan Program Penyediaan ruang, peralatan Penyediaan sumber manusia Penyediaan Sistem Penilaian Penilaian Program Penambahbaikan Program MANUAL KUALITI Kawalan Rekod Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Perolehan Latihan Kawalan Dokumen Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi Tindakan Pencegahan Kaji Semula Pengurusan Maklumbalas Pelanggan

33 MUKA SURAT : 32/55 Pelan Kualiti Inovasi UiTMCNS ditunjukkan oleh Rajah 5.6. Rajah 5.6: Pelan Kualiti Inovasi UiTMCNS Klausa 4.0: SPK Klausa 5.0: TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN Klausa 8.0: PENGUKURAN, ANALISA & PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.0: PENGURUSAN SUMBER Klausa 7.0: PENGZAHIRAN PRODUK Perolehan Khidmat & Bahan Penyelenggaraan Ruang Penyelidiakan & Makmal Permohonan Geran Penyelidikan / Inovasi Menjalankan Penyelidikan Pemantauan Hasilan Penyelidikan / Inovasi Penyediaan ruang & peralatan Penyediaan Sumber Manusia Penyediaan sistem penilaian Pelaporan Hasil Penyelidikan/ Inovasi Pembentangan/Pameran Hasil Inovasi (IID) Mendapatkan sijil patent MANUAL KUALITI Kawalan Rekod Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Kawalan Dokumen Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi Tindakan Pencegahan Kaji Semula Pengurusan

34 MUKA SURAT : 33/ Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Pengurusan Atasan UiTMCNS hendaklah mengenalpasti dan memaklumkan tanggungjawab dan bidang kuasa masing-masing kepada semua staf UiTMCNS melalui Carta Organisasi serta Senarai Tugas Wakil Pengurusan Pengurusan UiTMCNS akan melantik Wakil Pengurusan yang terdiri dari Timbalan Rektor Akademik dengan tanggungjawab seperti berikut:- a) Memastikan keperluan proses Sistem Pengurusan Kualiti diwujud, dilaksana dan diselenggarakan b) Melapor kepada Pengurusan Atasan UiTMCNS mengenai prestasi Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS dan sebarang keperluan penambahbaikan c) Memastikan Staf UiTMCNS diberi kesedaran mengenai keperluan pelanggan bagi penambahbaikan berterusan Sistem Kualiti UiTMCNS d) Bertanggungjawab sebagai pegawai perhubungan dengan pihak luar dalam hal yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS e) Melapor kepada Pengurusan Atasan UiTMCNS sekiranya keperluan sumber tidak mencukupi f) Menyelaras penilaian dan pengurusan risiko Ketua Unit Kualiti Rektor/Wakil Pengurusan (WP) akan melantik seorang Ketua Unit Kualiti (KUK) dari kalangan staff UiTMCNS yang terdiri dari gred DM52 dan ke atas. Ketua Unit Kualiti ini akan bertanggungjawab seperti berikut:-

35 MUKA SURAT : 34/55 a) Merangka, merancang, dan mengurus pembangunan dan pelaksanaan matlamat, dasar, objektif, prosedur dan system yang berkaitan dengan pengurusan dan jaminan kualiti. b) Merancang, menyelaras dan memantau aktiviti dan inisiatif kualiti yang menyokong dan memantapkan proses dan Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS dan UiTM. c) Membantu Wakil Pengurusan dalam penyediaan laporan berkaitan dengan SPK seperti laporan prestasi sistem kualiti dan pencapaian objektif kualiti. d) Membantu Wakil Pengurusan dalam perancangan Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan. e) Menubuhkan pasukan Juruaudit Dalaman dengan persetujuan Wakil Pengurusan/Rektor. f) Membantu Wakil Pengurusan dalam merancang penambahbaikan berterusan dan pengurusan risiko UiTMCNS. g) Membuat perancangan tahunan keperluan latihan staf dan program kualiti UiTMCNS. (Sila rujuk Lampiran 2: Tanggungjawab Ketua Unit Kualiti untuk tugas dan tanggungjawab yang lebih terperinci) Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen adalah terdiri dari Ketua Pentadbiran (Timbalan/Penolong Pendaftar Akademik/Pentadbiran) yang bertanggungjawab seperti berikut:- a) Mengedar semua prosedur/dokumen yang telah diluluskan dan didaftarkan dalam SPK ISO b) Menyediakan Senarai Induk Dokumen ISO, Senarai Induk Dokumen Luaran, Senarai Edaran dan Penerimaan. c) Merekodkan senarai penerima dokumen dalam Senarai Edaran. d) Memaklumkan pemegang prosedur melalui memo atau e-mel, sekiranya terdapat pindaan atau dokumen/prosedur yang ingin diwujudkan. e) Memastikan borang yang digunakan oleh kakitangan adalah borang yang terkini dan digunapakai di dalam dokumen SPK ISO 9001.

36 MUKA SURAT : 35/55 f) Memaklumkan kepada semua unit/jabatan/ketua jabatan sekiranya terdapat pekeliling, dokumen luaran, dokumen dalaman, borang atau rujukan baru yang dikeluarkan atau diterima supaya boleh dimaklumkan kepada seluruh kakitangan organisasi melalui memo atau e-mel. g) Menyimpan rekod-rekod kawalan dokumen yang berkaitan apabila diarahkan oleh Wakil Pengurusan. h) Memastikan semua rekod yang dinyatakan di dalam prosedur ditempatkan di kawasan selamat. i) Memaklumkan melalui memo atau e-mel kepada seluruh kakitangan mengenai penggunaan prosedur baru dan memastikan prosedur lama dihapuskan terus atau dikembalikan kepada pengawal dokumen untuk pelupusan. j) Memaklumkan melalui e-mel atau memo sekiranya terdapat dokumen/prosedur baru atau pindaan yang telah diluluskan untuk pelaksanaan organisasi. k) Memaklumkan melalui memo atau e-mel kepada seluruh organisasi sekiranya berlakunya pertukaran carta organisasi (Rektor, Ketua Jabatan, Wakil Pengurusan, Juruaudit Dalaman dan yang berkaitan). l) Menyelaras sebarang perubahan dokumen yang digunapakai Komunikasi Dalaman Pengurusan Atasan UiTMCNS hendaklah memastikan sistem komunikasi dalaman yang berkesan diwujudkan melalui:- (Sila nyatakan contohnya seperti di bawah): a) Mesyuarat Jawatankuasa Akademik Negeri (JAN) b) Mesyuarat Pengurusan Kampus c) Mesyuarat Staf Akademik Kampus d) Sesi Taklimat e) Notis Papan Kenyataan f) Pekeliling Kampus g) Perbincangan Kumpulan h) Sistem Aduan dan Maklumbalas Pelanggan i) Surat menyurat j) e-mel

37 MUKA SURAT : 36/55 Dokumen Rujukan: 1. Fail Mesyuarat Lembaga Akademik Negeri 2. Fail Mesyuarat Pengurusan Dalaman (MPD) 3. Fail Mesyuarat Staf Akademik 4. Fail Mesyuarat Pentadbir 5. Fail Mesyuarat Kakitangan Pentadbir 6. Fail Pekeliling UiTMCNS 7. Fail Mesyuarat Senat 5.6 Kaji Semula Pengurusan Am Pengurusan Atasan UiTMCNS hendaklah mengkaji semula Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS sekurang-kurangnya dua kali setahun untuk memastikan keberkesanan dan kesesuaiannya. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) bertujuan untuk menilai peluang-peluang penambahbaikan serta keperluan perubahan atau pindaan kepada Dasar Kualiti serta Objektif Kualiti dan Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS secara keseluruhannya. Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif/Pengurusan Kampus akan menjalankan Kaji Semula Pengurusan sapertimana yang disyaratkan dalam dokumen ini. Minit mesyuarat MKSP hendaklah disimpan sebagai rekod kualiti. Keanggotaan dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan UiTMCNS adalah seperti berikut:-

38 MUKA SURAT : 37/55 Pengerusi Wakil Pengurusan Setiausaha Ahli Jemputan (Turut Hadir) Rektor/ Wakil Rektor Timbalan Rektor Akademik Timbalan/Penolong Pendaftar Timbalan Rektor, Penolong Rektor, Ketua Unit Kualiti, Ketua Sistem Audit, Ketua Pusat Pengajian, Timbalan/Penolong Pendaftar, Koordinator Kursus/Program Penolong Bendahari, Wakil Pejabat Pengurusan Fasiliti Wakil Pejabat Pembangunan Wakil Unit Keselamatan Wakil Infotech Penyelaras Risiko Penyelaras/Wakil CSPI (mengikut keperluan) Input Kaji Semula Pengurusan Input kepada kaji semula pengurusan ini hendaklah meliputi maklumat mengenai:- a) Pencapaian Objektif Kualiti UiTMCNS b) Penemuan Hasil Audit Kualiti Dalam c) Aduan dan Maklumbalas Pelanggan d) Prestasi Proses dan Keakuran Produk (Prestasi pelajar) e) Status Tindakan Pembetulan & Pencegahan f) Tindakan susulan daripada Kajian semula Pengurusan yang lepas g) Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti seperti hal-hal yang memberi kesan kepada pengendalian program-program seperti latihan, kewangan, sosial, alam sekitar dan pindaan peraturan serta statut. g) Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan Hasil Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Hasil Kaji Semula Pengurusan ini hendaklah meliputi keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan:-

39 MUKA SURAT : 38/55 a) Penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti UiTMCNS dan proses yang terlibat. b) Penambahbaikan perkhidmatan berkaitan dengan keperluan pelanggan. c) Keperluan sumber meliputi aspek perancangan gunatenaga dan gunaruang serta kemudahan peralatan pengajaran dan pembelajaran. Semua dokumen Kaji Semula Pengurusan akan direkod, disimpan dan diselenggara oleh Pengawal Dokumen untuk memudahkan rujukan. Dokumen Rujukan: PK.UiTM.CNS.(P).07 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan 6.0 PENGURUSAN SUMBER 6.1 Penyediaan Sumber Pengurusan Atasan UiTMCNS akan memastikan, menentukan, dan menyediakan sumber yang diperlukan dengan secukupnya untuk:- a) Melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di samping meningkatkan keberkesanannya secara berterusan. b) Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan pelanggan. Dokumen Rujukan: 1. Area 6.1, COPIA, 2. PIawaian Program khusus yang dikeluarkan oleh MQA 6.2 Sumber Manusia Am Pengurusan UiTMCNS hendaklah memastikan bahawa semua staf yang melaksanakan tugas yang memberi kesan keakuran kepada keperluan

40 MUKA SURAT : 39/55 perkhidmatan (produk) adalah cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih bagi menjamin kualiti kerja samada secara langsung atau tidak langsung dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Semua keperluan sumber manusia adalah dirancang mengikut kaedah yang ditetapkan oleh UiTMCNS Kompetensi, Latihan dan Kesedaran Pengurusan UiTMCNS akan:- a) Memastikan semua staf yang memberi kesan keakuran kepada keperluan perkhidmatan mempunyai kecekapan yang diperlukan samada melalui kelayakan, kemahiran dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan pembelajaran dan pengajaran, penyelidikan dan penerbitan, serta mematuhi ketetapan Kampus dan UiTM. b) Memastikan semua staf diberi latihan dalam bidang pengkhususan dan lain-lain bidang yang berkaitan sekurang-kurangnya 42 jam setahun. c) Menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b) di atas. d) Memastikan staf mempunyai kesedaran yang tinggi akan tugastugasnya dan memberi keutamaan dalam pencapaian Objektif Kualiti UiTMCNS. e) Menyelenggara rekod pendidikan, latihan, kemahiran, dan pengalaman staf yang terlibat. (rujuk 4.2.4) Dokumen Rujukan: 1. PK.UiTM.CNS.(P).08 Prosedur Pengurusan Latihan 2. Prosedur Kawalan Rekod 3. Area 5, COPIA 4. Area 8, COPIA 6.3 Infrastruktur Pengurusan Atasan UiTMCNS komited dalam menyediakan kemudahan infrastruktur yang diperlukan untuk menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi. Kemudahan infrastruktur termasuk:-