UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA (UPNM)

Transcription

1 UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA (UPNM) PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI PK(O). UPNM. BEND. 05 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH TANDATANGAN NAMA MOHD HAIRAY BIN MD YUSOF JENERAL TAN SRI DATO SERI PANGLIMA PROF. HJ. ZULKIFLI BIN HJ. ZAINAL ABIDIN JAWATAN BENDAHARI NAIB CANSELOR TARIKH 26 OKTOBER OKTOBER 2017

2 SENARAI EDARAN SALINAN DOKUMEN TERKAWAL No. Salinan Kawalan Penerima 01 NAIB CANSELOR Tarikh Edaran Diterima 26/ 10/ 17 Tandatangan Tarikh Edaran Dipinda Catatan Hard Copy 02 WAKIL PENGURUSAN 26/ 10/ 17 Hard Copy

3 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh No. No. Rujukan / Pindaan Butir-butir Diluluskan Oleh Pindaan Keluaran Pindaan Mukasurat Terlibat Pindaan 15 / 09 / Muka Depan & Senarai Edaran Nama dan Tanda tangan NC baru 01 / 03 / Semua Mukasurat Pindaan Tarikh kuat kuasa 22 / 09 / Muka Depan, & Senarai Edaran 16 / 10 / Muka Depan, Senarai Edaran & Semua muka surat Pindaan Nama, Tarikh & Tandatangan NC & WP baru UPNM Pindaan Nama, Tarikh & Tandatangan NC & WP baru UPNM 26/02/ Semua Muka Surat Pindaan No. Prosedur dan Tarikh Kuatkuasa 12/10/ Semua Muka Surat Pindaan No. Prosedur dan Tarikh Kuatkuasa 12/10/ Muka Surat 8 Lampiran 9.0- Kod Lampiran dipinda

4 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh Pindaan No. Keluaran No. Pindaan Rujukan / Pindaan Mukasurat Terlibat Butir-butir Pindaan 07/04/ Semua Muka Surat Pindaan No. Keluaran dan Tarikh Kuatkuasa Diluluskan Oleh 07/04/ Muka Surat 2 Penambahan di para 5.0 Singkatan Ketua Pegawai Kewangan 07/04/ Muka Surat 3-6 Pindaan proses kerja di para 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 07/04/ Muka Surat 3-6 Penambahan proses kerja di para Proses Pembayaran Elaun Lebih Masa Kakitangan 2. Proses Pembiayaan Komputer 07/04/ Muka Surat 7-12 Pindaan tindakan di para 7.0 Carta Aliran

5 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh Pindaan No. Keluaran No. Pindaan Rujukan / Pindaan Mukasurat Terlibat Butir-butir Pindaan 07/04/ Muka Surat 7-12 Penambahan Carta Aliran di para 7.0 Diluluskan Oleh 1. Pembayaran Elaun Lebih Masa Kakitangan 2. Proses Pembiayaan Komputer 07/ 04/ Muka Surat 13 Pindaan Lampiran / 10 / Muka Depan, Senarai Edaran & Semua muka surat Pindaan Nama, Tarikh & Tandatangan NC UPNM

6 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 1/ OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pembayaran gaji dilaksanakan dengan cekap dan teratur selaras dengan peraturan yang telah ditetapkan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai di Pejabat Bendahari, Universiti Pertahanan Nasional Malaysia dalam menguruskan pembayaran gaji kakitangan yang bertujuan untuk memastikan gaji dapat dibayar mengikut tarikh dan peraturan yang sedang berkuatkuasa pada masa ini. 3.0 RUJUKAN 3.1 MK.UPNM Perintah-Perintah Am Berkaitan Gaji. 3.3 Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Berkaitan Gaji. 4.0 DEFINISI 4.1 Gaji - Gaji ialah sejumlah wang yang dibayar kepada kakitangan pada setiap bulan sebagai ganjaran dari kerja yang dilakukan pada setiap hari. 1 13

7 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 2/ SINGKATAN BIL SINGKATAN NAMA PENUH 5.1 NC Naib Canselor 5.2 TNC Timbalan Naib Canselor 5.3 BEND Bendahari 5.4 Kpeg Kew Ketua Pegawai Kewangan 5.5 Peg Kew Pegawai Kewangan 5.6 PAk Penolong Akauntan 5.7 PT Kew Pembantu Tadbir (Kewangan) 5.8 PAP Pembantu Am Pejabat 5.9 J BEND Jabatan Bendahari 5.10 J PEND Jabatan Pendaftar 5.11 BPb Bahagian Pembayaran 2 13

8 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 3/ TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan Peg Kew/PAk 1. A. PROSES PEMBAYARAN GAJI KAKITANGAN Terima data perubahan gaji (pendapatan dan potongan) serta data gaji kakitangan baru jika ada yang dikeluarkan oleh JP/Agensi terlibat / kakitangan. 2. Semak data :- i. Jika lengkap, buka sistem gaji. ii. Jika tidak lengkap, pulangkan untuk pindaan. PAk / PT Kew 3. Buka sistem gaji dan kemas kini data. Peg Kew/PAk Semak data yang telah dikemaskini. Buat pindaan jika ada perubahan. Peg Kew/PAk 6. Masukkan data ke dalam sistem autopay bank serta cetak laporan data gaji sistem autopay bank untuk semakan. Peg Kew/PAk Semak laporan data gaji sistem autopay bank yang telah dicetak dan sekiranya ada kesalahan buat pindaan (hanya sehingga Proses 5.1) Muatnaik data ke dalam CIMBBIZCHANNEL Dapatkan pengesah ke atas laporan data gaji sistem autopay bank. Penandatangan Sah (Kpeg Kew /BEND) 9. Semak dan tandatangan ke atas laporan data gaji sistem autopay bank. 3 13

9 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 4/13 Tanggungjawab Tindakan PAk/ PT Kew 1. B. PROSES PEMBAYARAN POTONGAN GAJI KAKITANGAN Cetak semua laporan potongan gaji kakitangan. 2. Sediakan baucer bayaran kepada BPb. Peg Kew 3. Semak baucar bayaran. BEND/ Peg Kew 4. Tandatangan baucar bayaran. Kpeg Kew /BEND 5. Meluluskan bayaran secara EFT PT Kew 6. Hantar baucar bayaran yang telah lengkap kepada BPb untuk penyediaan cek. Peg Kew 7. Terima cek yang telah lengkap dan sediakan surat iringan kepada Agensi terlibat untuk tujuan pembayaran. PAP 8. Hantar surat. PT Kew 9. Masukkan data gaji yang dicetak ke fail agensi yang berkaitan. 4 13

10 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 5/13 Tanggungjawab Tindakan PT Kew/PAk 1. C. PROSES PEMBAYARAN ELAUN LEBIH MASA KAKITANGAN Terima Permohonan Lebih Masa daripada Staf Semak dokumen permohonan :- 2. i. Jika lengkap, kira elaun lebih masa. ii. Jika tidak lengkap, pulangkan kepada staf. Peg Kew /PAk 3. Semak kiraan elaun lebih masa i. Jika betul, masukkan data dalam sistem gaji SAGA. ii. Jika tidak betul, buat pindaan Peg Kew /PAk Semak data yang telah dikemaskini. Buat pindaan jika ada perubahan. Peg Kew /PAk 6. Masukkan data ke dalam sistem autopay bank serta cetak laporan data gaji sistem autopay bank untuk semakan. Peg Kew /PAk Semak laporan data gaji sistem autopay bank yang telah dicetak dan sekiranya ada kesalahan buat pindaan. Muatnaik data dalam CIMBBIZCHANNEL Dapatkan pengesah ke atas laporan data gaji sistem autopay bank. Penandatangan Sah (Kpeg Kew /BEND) 9. Semak dan tandatangan ke atas laporan data gaji sistem autopay bank. 5 13

11 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 6/13 Tanggungjawab Tindakan D. PROSES PEMBIAYAAN KOMPUTER PT Kew/PAk 1. Terima permohonan yang telah disahkan/disokong oleh Pendaftar Semak dokumen :- i. Jika lengkap, beri pada Bendahari untuk kelulusan. ii. Jika tidak lengkap, dokumen dipulangkan. Bendahari 2. Tanda tangan kelulusan pembiayaan PT Kew/PAk 3. Terima Kontrak Perjanjian i. Jika lulus, surat kelulusan, tawaran dan jadual bayaran balik dikeluarkan oleh Unit Pembiayaan Komputer ii. Jika tidak lulus, dokumen dipulangkan Peg Kew /PAk 4. Masukkan data pemohon di dalam menu Staff Loan di dalam sistem SAGA Bahagian Pembayaran 5. Serahkan dokumen pada Bpb untuk keluarkan Cek PT Kew/PAk 6. Serah Cek, Salinan Surat Tawaran dan kontrak perjanjian kepada pemohon PT Kew/PAk 7. Terima Invois dan Delivery Order daripada pemohon 6 13

12 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 7/ CARTA ALIRAN 7.1 Proses Pembayaran Gaji Kakitangan Mula TINDAKAN Terima Data Gaji dari JP/Agensi/Kakitangan PT Kew/PAk Dapatkan maklumat Tidak Lengkap Semak Data Gaji yang Diterima Peg Kew /PAk Lengkap Kemaskini Data (Dalam Sistem Gaji) PAk/PT Kew Semak Data Pendapatan yang Telah Dikemaskini dan Buat Pindaan (jika berubah) Peg Kew /PAk Masukkan Data Dalam Sistem autopay dan Cetak Laporan Peg Kew/PAk Pindaan Tidak Betul Semak Laporan data Gaji yang telah Dicetak Peg Kew/PAk Betul A 7 13

13 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 8/13 A TINDAKAN Muatnaik data dalam CIMBBIZCHANNEL Dapatkan Pengesahan Ke Atas Laporan Peg Kew/PAk Pindaan Tidak Lengkap Semak dan Tandatangan Laporan BEND/ Kpeg Kew Lengkap Tamat 8 13

14 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 9/ Proses Pembayaran Potongan Gaji Kakitangan Mula TINDAKAN Cetak Laporan Potongan Gaji Dan Sediakan Baucar Bayaran PAk/PTKew Pindaan Tidak Semak Baucar Bayaran Peg Kew Ya Tandatangan Baucar Bayaran BEND/ Peg Kew Meluluskan EFT BEND/ Kpeg Kew Hantar Baucar Bayaran Kepada Bpb Untuk Penyediaan Cek PT Kew Terima Cek yang Telah Lengkap dan Sediakan Surat Kepada Agensi Terlibat PT Kew Hantar Surat PAP Masuk Fail Berkaitan PT Kew Tamat 9 13

15 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 10/ Proses Pembayaran Elaun Lebih Masa Kakitangan Mula TINDAKAN Terima Permohonan Lebih Masa dari Staf PT Kew/PAk Pulangkan kepada Staf Tidak Lengkap Semak Dokumen Permohonan Lebih Masa PT Kew Lengkap Pengiraan Elaun Lebih Masa PAk/PT Kew Pindaan Tidak Betul Semak Kiraan Elaun Lebih Masa Peg Kew/PAk Betul Masukkan Data Dalam Sistem gaji SAGA PAk/PT Kew Pindaan Tidak Betul Semak Laporan data Lebih Masa yang telah dimasukkan Peg Kew/PAk Betul A 10 13

16 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 11/13 A TINDAKAN Proses Elaun Lebih Masa bersama Proses Gaji di dalam sistem SAGA dan Cetak Laporan Peg Kew/PAk Pindaan Tidak Betul Semak Laporan data Elaun Lebih Masa yang telah Dicetak Peg Kew/PAk Betul Muatnaik data dalam CIMBBIZCHANNEL Dapatkan Pengesahan Ke Atas Laporan Peg Kew/PAk Pindaan Tidak Lengkap Semak dan Tandatangan Laporan Kpeg Kew /BEND Lengkap Tamat 11 13

17 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 12/ Proses Pembiayaan Komputer Mula TINDAKAN Terima Permohonan yang telah disahkan/disokong oleh Pendaftar PT Kew/PAk Pulangkan Dokumen Tidak Lengkap Semak Dokumen PT Kew/PAk Lengkap Tidak Lulus Tanda tangan Kelulusan Pembiayaan BENDAHARI Lulus Keluarkan Surat Kelulusan & Tawaran kepada Pemohon beserta Jadual Bayaran Balik Peg Kew/PAk Terima Kontrak Perjanjian PT Kew/PAk Masukkan Data Pemohon di dalam menu Staff Loan di dalam Sistem SAGA PAk/Peg Kew Keluarkan Cek Bahagian Pembayaran Beri Cek, Salinan Surat Tawaran & Kontrak Perjanjian kepada Pemohon PT Kew/Pak Terima invois dan delivery order PT Kew/Pak Tamat 12 13

18 UPNM PROSEDUR OPERASI PEMBAYARAN GAJI No. Ruj. Dokumen : PK(O). UPNM. BEND. 05 No. Keluaran : 06 No. Pindaan : 00 Tarikh : 26 OKTOBER 2017 Mukasurat : 13/ REKOD KUALITI BIL REKOD LOKASI 8.1 Fail Peribadi Pejabat Bendahari TEMPOH PENYIMPANAN Sepanjang Tempoh Perkhidmatan 8.2 Fail Berkaitan Dengan Rekod Gaji Pejabat Bendahari 7 Tahun 9.0 LAMPIRAN 9.1 Lampiran 1 - Contoh Format Borang Laporan Perubahan Gaji[PK(O) BEND.05.01] 9.2 Lampiran 2 - Contoh Format Slip Gaji [PK(O).BEND.05.02] 9.3 Lampiran 3 - Contoh Format Borang Elaun Lebih Masa [PK(O).BEND.05.03] 9.4 Lampiran 4 - Contoh Borang Permohonan Pembiayaan Komputer [PK(O).BEND.05.04] 9.5 Lampiran 5 - Contoh Jadual Bayaran Balik [PK(O).BEND.05.05] 9.6 Lampiran 6 - Contoh Surat Kelulusan & Tawaran [PK(O).BEND.05.06] 9.7 Lampiran 7 - Contoh Kontrak Perjanjian [PK(O).BEND.05.07] 13 13

19

20 UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA Kem Sungai Besi, Kuala Lumpur, Malaysia PENYATA GAJI BAGI BULAN 01/2017 NO. STAF BAHAGIAN NAMA SURIYADI BIN SOJIPTO NO. K/P NO.AKAUN BANK T (FAK. KEJURUTERAAN ) PENDAPATAN RM POTONGAN RM GAJI POKOK 5, IMBUHAN TETAP KHIDMAT AWAM IMBUHAN TETAP PERUMAHAN BYRN INS. PKHDMTAN KRITIKAL BANTUAN SARA HIDUP PCB BIRO ANGKASA 1, PPZ KL PTPTN JUMLAH PENDAPATAN 6, JUMLAH POTONGAN 1, GAJI BERSIH 4, CARUMAN OLEH MAJIKAN KWSP 0.00 PERKESO 0.00 PENCEN * NOTA: Ini adalah cetakan berkomputer. Tiada tandatangan diperlukan.

21 JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA TEL : FAX : UPNM.BEND.012 (OT1) KEWAJIPAN, MARUAH, INTEGRITII MS ISO 9001:2008 REG NO KLR Bulan Tuntutan: A. BUTIRAN PEMOHON 1. Tertakluk kepada 1/3 daripada gaji pokok. 2. Borang yang tidak lengkap akan dikembalikan. Nama : No. Staf : Bahagian/Jabatan : Jawatan : Gaji Pokok : RM Kadar kelayakan setiap jam : RM 0.00 x 12 = RM B. PERAKUAN PENYELIA [Kumpulan A atau B (jika Kumpulan A tiada)] Penyelia perlu memastikan tempoh masa yang dituntut adalah munasabah. Tandatangan & Tarikh : Cop Jawatan : C. SOKONGAN BAYARAN (Diisi oleh Ketua Jabatan/ Ketua PTJ ) Pembayaran kerja lebih masa di atas adalah disahkan dan disokong. Tandatangan & Tarikh : Cop Jawatan : Status Tuntutan Lebih Masa Kadar Masa Tuntutan 1. Biasa Siang Biasa Malam Hujung Minggu Siang Hujung Minggu Malam Cuti Umum Siang Cuti Umum Malam

22 E. KADAR - KADAR TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HARI BIASA JUMLAH JAM KADAR JUMLAH Hari Siang : 0.00 Jam : RM = 0.00 Sejam = RM 0.00 Hari Malam : 0.00 Jam : RM = 0.00 Sejam 1.25 = RM 0.00 HARI REHAT BIASA Hari Siang : 0.00 Jam : RM = 0.00 Sejam 1.25 = RM 0.00 Hari Malam : 0.00 Jam : RM = 0.00 Sejam 1.50 = RM 0.00 HARI KELEPASAN AM Hari Siang : 0.00 Jam : RM = 0.00 Sejam 1.75 = RM 0.00 Hari Malam : 0.00 Jam : RM = 0.00 Sejam 2.00 = RM 0.00 JUMLAH BESAR RM 0.00 RINGGIT MALAYSIA: Saya mengaku bahawa saya telah menyempurnakan kerja lebih masa pada waktu-waktu dan hari-hari seperti butir-butir yang tercatat dalam penyata tuntutan ini. Tarikh Tandatangan yang menuntut elaun Adalah disahkan bahawa: yang bekerja sebagai (jawatan) : telah sebenarnya melakukan kerja lebih masa selepas waktu pejabat seperti butir-butir yang tercatat dalam borang tuntutan. Adalah mustahak kerja lebih masa itu diadakan dan dirasakan tempoh masa yang dituntut adalah munasabah. Bayaran elaun kerja lebih masa adalah mengikut Pekeliling Perkhidmatan 2 Tahun 1977 bertarikh , Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 21/77 dan Perintah Am Bab 'G'. Tarikh Tandatangan Ketua Jabatan * Sila rujuk Senarai Semak Borang Permohonan Tuntutan Elaun Lebih Masa sebelum permohonan tuntutan dimajukan bagi memastikan borang permohonan adalah lengkap untuk diproses.

23 D. BORANG ARAHAN DAN TUNTUTAN KERJA LEBIH MASA TARIKH KETERANGAN TUGAS / KERJA YANG DI ARAHKAN (SECARA TERPERINCI) WAKTU (ARAHAN) MULA TAMAT WAKTU (TUNTUTAN) MULA TAMAT HARI BIASA SIANG MALAM HARI REHAT BIASA SIANG MALAM KELEPASAN AM SIANG MALAM TANDATANGAN & TARIKH PENGESAHAN KERJA SELESAI DILAKSANAKAN OLEH PENYELIA JUMLAH TUNTUTAN (MINIT) : JUMLAH TUNTAN (JAM) :

24 JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA TEL : FAX : UPNM.BEND.012 (OT2) KEWAJIPAN, MARUAH, INTEGRITII MS ISO 9001:2008 REG NO KLR BORANG KELULUSAN MEMBUAT KERJA LEBIH MASA MELEBIHI 1/3 DARIPADA GAJI POKOK BAHAGIAN I ( untuk diisi oleh pemohon) Saya mengakui bahawa saya telah diarah membuat kerja lebih masa untuk bulan seperti butir-butir tercatat di bawah dan tuntutan saya ini adalah mengikut peraturan di Lampiran D Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun Nama : Jawatan : No. Kad Pengenalan : Gred Gaji : Fakulti/ Jabatan : Gaji Pokok : RM 0.00 No. Kakitangan : Tandatangan : BAHAGIAN II (Perakuan Ketua Jabatan) Dengan ini saya membenarkan pegawai seperti butir-butir di atas membuat kerja lebih masa dengan bayaran lebih masa melebihi 1/3 gaji pokoknya atas justifikasi berikut:- Kelulusan adalah dibenarkan bagi tarikh/waktu/jam berikut:- WAKTU KERJA DIBUAT TARIKH DARI HINGGA JUMLAH JAM KERJA DIBUAT KERJA Jam/Min Jam/Min TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN Nota : Sila buat lampiran sekiranya ruangan tidak mencukupi Tandatangan dan Cop Ketua Jabatan Tarikh

25 SENARAI SEMAK BORANG PERMOHONAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA Bil Perkara Status (Lengkap / Tak Lengkap) 1 2 Borang BEND 012(OT1) lengkap diisi dan ditandatangani oleh pemohon dan Ketua Jabatan. Borang Arahan dan Tuntutan Kerja Lebih Masa telah ditandatangani oleh Ketua Jabatan & Penyelia pada setiap kali arahan dikeluarkan dan kerja selesai dilaksanakan. 3 Penyata masa kehadiran kakitangan. 4 Sekiranya tuntutan lebih masa dibuat melebihi 1/3 gaji pokok kakitangan, telah mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan dengan mengisi Borang BEND 012(OT2). Status Borang Permohonan : Tidak Lengkap & Dipulangkan:... (Tarikh & Tandatangan) Lengkap Untuk Diproses :... (Tarikh & Tandatangan)

26 Kewajipan, Maruah, Integriti JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA TEL: FAKS: UPNM.BEND.036 MS ISO 9001:2008 REG NO KLR PERMOHONAN PEMBIAYAAN KOMPUTER (Diisi Sebanyak 3 Salinan) KEMUDAHAN DAN SYARAT PEMBIAYAAN KOMPUTER 1. Skim pembiayaan ini ditawarkan kepada semua staf yang berkhidmat di Universiti Pertahanan Nasional Malaysia bertaraf tetap dan telah disahkan dalam perkhidmatan. 2. Pinjaman dibenarkan setiap tiga (3) tahun sekali dengan syarat pinjaman terdahulu telah diselesaikan sepenuhnya. 3. Amaun pembiayaan maksimum adalah RM3, (dikira kepada angka ratusan yang terendah). 4. Jumlah potongan bulanan pembelian komputer tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok. 5. Jumlah semua potongan gaji tidak melebihi 60% daripada jumlah gaji pokok + elaun. 6. Tempoh maksimum pembiayaan ialah 48 bulan dan hendaklah tidak melebihi baki tempoh perkhidmatan staf dengan UPNM. 7. Pemohon haruslah mematuhi syarat kelayakan dan pembiayaan yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Bendahari bil. 1/2016. Bil Senarai Semak bagi Permohonan Pembiayaan Komputer UPNM Dokumen Disertakan Ya ( / ) Tidak ( X ) 1. Salinan Slip Gaji Terkini 2. Salinan Kad Pengenalan 3. Sebut harga asal yang mempunyai butiran dan spesifikasi lengkap mengenai komputer, perkakasan atau perisian yang ingin dibeli menggunakan kepala surat syarikat. 1/5

27 Kewajipan, Maruah, Integriti JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA TEL: FAKS: UPNM.BEND.036 MS ISO 9001:2008 REG NO KLR BAHAGIAN I (Diisi oleh pemohon ) 1. Nama Penuh (Huruf Besar) :. 2. No. Kad Pengenalan :. 3. Alamat : 4. No Pekerja :.. 5. (a) Gelaran Jawatan Sekarang :. (b) Gred Jawatan :.. 6. (a) Jabatan/ Fakulti : (b) Telefon (Pej) :. (H/P) :. 7. (a) Taraf Pegawai (percubaan/tetap/kontrak) : (b) Tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan : 8. (a) Gaji Pokok : RM. (b) Jumlah Elaun : RM. (c) Jumlah Potongan : RM 2/5

28 Kewajipan, Maruah, Integriti JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA TEL: FAKS: UPNM.BEND.036 MS ISO 9001:2008 REG NO KLR BAHAGIAN II (Butir-butir Komputer Dan Pembiayaan Yang Dipohon) Maksimum pembiayaan RM 3,500 dan tempoh bayaran balik tidak melebihi 48 bulan Harga Komputer Yang Hendak Dibeli a) Komputer Desktop b) Komputer Riba c) Komputer Tablet RM RM RM * Maksima 2 jenis komputer dalam satu permohonan 9.2 Harga Perkakasan Yang Hendak Dibeli a) Mesin pencetak b) Mesin pengimbas c) Peranti pelbagai fungsi RM RM RM * Maksima 2 jenis perkakasan dalam satu permohonan Jumlah Harga Komputer dan Perkakasan RM (Sertakan sebut harga yang mengandungi butir-butir perkakasan/perisian) 10. Jumlah Pembiayaan Yang Dimohon : RM. (Ringgit Malaysia:. ) 11. Tempoh Bayaran Balik :.. bulan 12. Pernah menerima pinjaman pembiayaan komputer oleh UPNM sebelum ini. (Ya/Tidak) 3/5

29 Kewajipan, Maruah, Integriti JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA TEL: FAKS: UPNM.BEND.036 MS ISO 9001:2008 REG NO KLR BAHAGIAN III (Pengakuan Pemohon) 13. Saya bersetuju untuk mengemukakan resit pembelian dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pembelian. Sekiranya gagal atau jumlahnya kurang daripada yang telah diluluskan, penyelarasan akan dibuat melalui potongan gaji tanpa diberi apa-apa notis. 14. Saya membuat akuan bahawa saya akan menyelesaikan sepenuhnya baki pinjaman saya sebelum menamatkan perkhidmatan di Universiti atau dipinjamkan ke institusi lain. 15. Saya juga akan mematuhi semua syarat di dalam Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016. Tarikh :.. ( Tandatangan Pemohon) BAHAGIAN IV (Pengesahan Jabatan Pendaftar) i. Disahkan bahawa butir-butir yang diberikan oleh pemohon telah diselidiki dan didapati benar. ii. iii. Pemohon *mematuhi/tidak mematuhi syarat kelayakan dan pembiayaan yang ditetapkan di dalam Pekeliling Bendahari bil. 2/2015. Saya *berpuas hati/ tidak berpuas hati bahawa pembayaran balik pembiayaan ini tidak akan menyebabkan kesusahan kewangan kepada pemohon. Saya * memperakukan / tidak memperakukan permohonan ini. Ulasan: Tarikh:.. Tandatangan Pendaftar Nama. * potong mana yang tidak berkenaan 4/5

30 Kewajipan, Maruah, Integriti JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA TEL: FAKS: UPNM.BEND.036 MS ISO 9001:2008 REG NO KLR BAHAGIAN V (Diisi Oleh Jabatan Bendahari) Kepada: * (a) Pinjaman sebanyak RM diluluskan dengan bayaran balik sebanyak RM selama bulan. *(b) Pembiayaan tidak diluluskan. Tarikh: (Tandatangan Bendahari)KUAN BAHAGIAN VI (Diisi Oleh Jabatan Bendahari) 1. No.Akaun Pinjaman : No.Baucar: Tarikh Baucar : No.Cek/*EFT: Tarikh Cek/*EFT: /5

31 JADUAL PEMBAYARAN BALIK PEMBIAYAAN KOMPUTER NAMA NO STAF Jumlah Pinjaman RM3, Tempoh Ansuran Ansuran Bulanan RM76.77 Jumlah Faedah Bulan Akhir Pembayaran Jan-21 Jumlah Ansuran Bulanan 48 bulan RM RM 3, Bulan Bulan Potongan Gaji Bayaran Pokok (RM) Bayaran Keuntungan (RM) Ansuran Bulanan (RM) Pokok Terkumpul (RM) Baki Pinjaman (RM) 1 Feb , , Mar , , Apr , , May , , Jun , , Jul , , Aug , , Sep , , Oct , , Nov , , Dec , , Jan , , Feb , , Mar , , Apr , , May , , Jun , , Jul , , Aug , , Sep , , Oct , , Nov , , Dec , , Jan , , Feb , , Mar , , Apr , , May , , Jun , , Jul , , Aug , , Sep , , Oct , , Nov , Dec Jan Feb Mar Apr May Page 1

32 JADUAL PEMBAYARAN BALIK PEMBIAYAAN KOMPUTER Bulan Bulan Potongan Gaji Bayaran Pokok (RM) Bayaran Keuntungan (RM) Ansuran Bulanan (RM) Pokok Terkumpul (RM) Baki Pinjaman (RM) 41 Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan JUMLAH , Page 2

33 Lampiran B Encik/Puan No. K/P: KELULUSAN DAN TAWARAN PEMBIAYAAN PEMBELIAN KOMPUTER. Dengan segala hormatnya saya diarah untuk merujuk perkara di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa permohonan tuan/puan telah diluluskan oleh Bendahari pada 17/1/2017 Jumlah kelulusan adalah sebanyak RM 3, Kelulusan ini adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut: (i) (ii) Tuan/Puan adalah dikehendaki melengkapkan dan menandatangani Surat Perjanjian Pembiayaan Pembelian Komputer sebelum bayaran dikeluarkan melalui cek/eft dapat dibuat. Duti Setem untuk Surat Perjanjian mestilah dibayar oleh pihak tuan/puan berdasarkan kepada kadar yang telah ditetapkan oleh LHDN. 3. Sila gunakan pen mata bola berdakwat hitam sahaja. 4. Dokumen perjanjian yang telah disempurnakan di dalam tiga (3) salinan hendaklah dikembalikan ke Bahagian Gaji, Jabatan Bendahari dengan segera untuk tindakan selanjutnya. Sekian, terima kasih. KEWAJIPAN, MARUAH, INTEGRITI Saya yang menurut perintah,... Urus setia, Skim Pembiayaan Komputer b/p Bendahari Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

34 Lampiran C Agreement No: C0002/2017 UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA PERJANJIAN UNTUK SKIM PEMBIAYAAN KOMPUTER (Diisi dengan 3 salinan) PERJANJIAN ini dibuat pada hari bulan 20 ANTARA UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL Malaysia (kemudian daripada ini disebut sebagai UPNM ) sebagai satu pihak DAN (No. K/P : ) yang beralamat di (kemudian daripada ini disebut sebagai Peminjam ) sebagai pihak yang satu lagi. BAHAWASANYA Peminjam telah memohon kemudahan Pembiayaan komputer untuk membeli komputer di bawah Skim Pembiayaan Komputer UPNM sebanyak RM3, (Ringgit Malaysia tiga ribu empat ratus) sahaja (kemudian daripada ini disebut sebagai Pembiayaan ) dan UPNM telah meluluskan permohonan Pembiayaan tersebut kepada Peminjam tertakluk kepada syarat-syarat yang diperuntukkan dalam Perjanjian ini. MAKA ADALAH DENGAN INI Peminjam bersetuju dan beraku janji untuk: i. Mematuhi syarat dan peraturan yang terkandung di dalam Pekeliling Bendahari bil. 2/2015 iaitu skim Pembiayaan Komputer UPNM atau Pekeliling lain yang berkuat kuasa di UPNM dari semasa ke semasa. ii. Amaun Pembiayaan yang dipinjamkan oleh UPNM kepada Peminjam mesti digunakan bagi maksud Pembiayaan tersebut yang telah diluluskan oleh Bendahari. Jika didapati Peminjam menggunakan Pembiayaan tersebut untuk 1/4

35 tujuan lain, Pembiayaan tersebut adalah terbatal dan Peminjam dikehendaki membayar keseluruhan amaun Pembiayaan yang telah diluluskan berserta amaun keuntungan dalam tempoh tiga puluh (30) hari selepas Pembiayaan tersebut dibatalkan. Peminjam dengan ini juga memberi kebenaran kepada UPNM untuk menahan gaji dan elaunnya sehingga kesemua jumlah Pembiayaan itu dijelaskan. iii. Menjelaskan semua baki Pembiayaan secara sekali gus atau cara lain mengikut budi bicara Bendahari sekiranya perkhidmatan Peminjam ditamatkan oleh UPNM atau Peminjam meletakkan jawatan di UPNM atau Peminjam bersara sebelum menamatkan perkhidmatan dengan UPNM. iv. Sekiranya Peminjam bertukar atau dipinjamkan dari UPNM ke institusi atau jabatan kerajaan yang lain, bada-badan berkanun, pihak-pihak berkuasa tempatan atau syarikat swasta (kemudian daripada ini disebut secara kolektif sebagai Jabatan Baharu ), Peminjam hendaklah menjelaskan semua baki Pembiayaan secara individu atau melalui Jabatan baharu yang disertai secara sekali gus atau cara lain mengikut budi bicara Bendahari. v. Jika Peminjam meninggal dunia, baki Pembiayaan akan diselesaikan oleh waris Peminjam secara sekali gus atau cara lain mengikut budi bicara Bendahari. vi. Semua kos termasuk duti setem, apa-apa duti lain, cukai atau yuran dan perbelanjaan yang berkaitan dengan Perjanjian ini hendaklah ditanggung dan dibayar oleh Peminjam. vii. Segala maklumat kewangan berkaitan pembiayaan komputer adalah seperti di Jadual Pertama dan Jadual Pertama ini diertikan sebagai bahagian yang mustahak dan dibaca bersama dalam Perjanjian ini. 2/4

36 DITANDATANGANI OLEH: dengan kehadiran UPNM SAKSI Tandatangan Nama Penuh: No. Kad Pengenalan: Jawatan: Tandatangan Nama Penuh: No. Kad Pengenalan: Jawatan: DITANDATANGANI OLEH: dengan kehadiran PEMINJAM SAKSI Tandatangan Nama Penuh: No. Kad Pengenalan: Jawatan: Tandatangan Nama Penuh: No. Kad Pengenalan: Jawatan: 3/4

37 JADUAL PERTAMA Bil. Perkara Butiran 1. Jumlah Pembiayaan RM 3, (Ringgit Malaysia tiga ribu empat ratus) 2. Jumlah Pembiayaan dan keuntungan UPNM. RM 3, ( Ringgit Malaysia tiga ribu enam ratus lapan puluh empat dan lapan puluh tujuh sen ) 3. Jumlah bayaran balik setiap bulan serta tempoh pembiayaan. Pembiayaan dan keuntungan UPNM hendaklah dibayar balik secara potongan daripada gaji setiap bulan sebanyak RM (Ringgit Malaysia tujuh puluh enam dan tujuh puluh tujuh sen) Bagi tempoh 48 bulan. 4/4