SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BURSAR UPM/SOK/KEW-BYR/P011. PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 05/06/2015

Transcription

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembayaran gaji atau elaun. 2.0 SKOP Meliputi pembayaran gaji pegawai tetap dan sementara serta elaun pelajar. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Rujuk laman sesawang Rujuk laman sesawang Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pekeliling Perkhidmatan berkaitan yang berkuatkuasa Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Jadual Tahunan Bayaran Gaji yang telah diluluskan oleh Perintah-perintah Am 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN e-ihrms : e-intergrated Human Resource Management Systems KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PA : Penolong Akauntan PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas mengikut pekeliling yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa dari semasa ke semasa Pentadbir : Pegawai UPM yang bergred dari 41 dan ke atas mengikut pekeliling yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa dari semasa ke semasa PTJ : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir Kewangan Sementara : Kakitangan yang bertaraf kontrak atau sambilan Pelajar : Pelajar Pasca Siswazah yang dilantik sebagai Graduate

2 Halaman: 2/11 Research Asisstant (GRA), Special Graduate Research Asisstant (S-GRA) dan Tenaga Akademik Muda (TAM) Elaun : Elaun-elaun yang dibayar kepada pelajar di bawah skim yang diluluskan oleh Universiti. 5.0 TANGGUNGJAWAB Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR Mula Hantar Dokumen / Maklumat Dalam Talian Terima Dokumen / Maklumat Dalam Talian 7.3 Semakan Dokumen / Maklimat Dalam Talian? 7.4 Tidak Lengkap Lengkap Penyediaan Data 7.5 Pengesahan / Kelulusan Data Kemasukan / Kemaskini Data Tidak Semak Laporan? 7.8 Ralat Tiada Ralat Penyediaan Baucar / Multiple Jernal Pengesahan Baucar? Ya 7.11 Kelulusan Baucar? Tidak Ya Batching 7.12 Penyediaan / Pengedaran Cek 7.13 Kemaskini Fail 7.14 Tamat

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Hantar Dokumen/Maklumat Dalam Talian Lengkapkan dokumen dan borang pembayaran gaji atau elaun yang berkenaan. Rujuk Senarai Semak Pembayaran Gaji Dan Elaun (SOK/KEW/SS011/BYR) PPPTJ Dapatkan pengesahan dan kelulusan bayaran gaji atau elaun daripada Ketua PTJ sekiranya berkaitan Hantar maklumat atau dokumen-dokumen berkenaan kepada Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang Terima Dokumen/Maklumat Dalam Talian Terima dan cop tarikh terima pada muka hadapan dokumen atau borang yang berkaitan. Terima maklumat dalam talian daripada Pendaftar. 7.4 Semakan Dokumen/Maklumat Dalam Talian Semak dokumen/borang yang diterima diproses dan pastikan lengkap berpandukan garis panduan:- PA/ (a) Sistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (b)

5 Halaman: 5/11 Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR) Sekiranya dokumen tidak lengkap kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian(SOK/KEW/GP014/BYR) para Bagi dokumen yang lengkap teruskan ke langkah Penyediaan Data Sediakan data berdasarkan garis panduan berikut :- PA/ (a) Sistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (b) Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR) 7.6 Pengesahan / Kelulusan Data Dapatkan pengesahan / kelulusan daripada pegawai yang bertanggungjawab.sekiranya data didapati tidak lengkap atau mempunyai kesilapan, kembali ke langkah untuk tindakan pembetulan. PK 7.7 Kemasukan/Kemaskini Data Masukkan / kemaskini data ke dalam sistem berpandukan :- (a) Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Sistem e-ihrms (M026) atau (b) Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Wincom Payroll (M027)

6 Halaman: 6/ Proses dan cetak bayaran gaji atau elaun melalui sistem yang berkaitan 7.8 Semak Laporan Semak laporan yang dikeluarkan daripada sistem yang berkenaan serta dapatkan pengesahan pegawai yang bertanggungjawab. Sekiranya terdapat ralat di laporan kembali ke langkah 7.7 untuk tindakan pembetulan. PK 7.9 Penyediaan Baucar/Multiple Jernal Sediakan baucar berpandukan Arahan Kerja Kemaskini Baucer (UPM/OPR/BEN/AK009/AKN) atau Multiple Jernal berpandukan Arahan Kerja Penyediaan Jernal (OPR/BEN/AK024/AKN) Gaji atau elaun hendaklah dibayar mengikut jadual yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh 7.10 Pengesahan Baucar Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/ untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. PK/ Bagi baucar yang tidak dsahkan, kembali ke langkah 7.4 untuk tindakan semakan semula Kelulusan Baucar Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/ untuk kelulusan mengikut had kuasa yang ditetapkan. PK/PKA Bagi baucar yang tidak diluluskan pembayaran, kembali ke langkah 7.4 untuk tindakan semakan semula.

7 Halaman: 7/ Batching Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching 7.13 Penyediaan/Pengedaran Cek Sedia dan edar cek berpandukan prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005) Bagi cek yang hendak dibatalkan / diganti, rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan Mengganti Cek / Bank Deraf / Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR) Seksyen Kewangan Perakaunan 7.14 Kemaskini Fail Kemaskini fail pembayaran gaji atau elaun berpandukan garis panduan:- PA/ (a) Sistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (b) Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR)

8 Halaman: 8/ REKOD KUALITI Bil 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Buku Daftar Batching Baucar/ Jernal Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1 Tahun Kuasa Melupus PK 2. Baucar Pembayaran Asal Arkib Negara 3. Salinan Baucar Pembayaran Asal 5 Tahun PK 4. Fail Individu Gaji Pegawai tetap Minimum 25 Tahun Arkib Negara 5. Fail Individu Gaji Pegawai sementara Minimum 5 Tahun 6. Fail Surat Menyurat ke Bank 2 Tahun 7. Senarai Edit Transaksi 8. Fail Senarai Pendapatan Bulanan

9 Halaman: 9/11 9. Arahan Pembayaran 10. Laporan PT 11. Penyata Caruman KWSP 12. Senarai Caruman PERKESO 13. Penyata Potongan Cukai 14. Senarai Potongan Lain 15. Laporan Pencen 16. Senarai Caruman Pencen 17. Edit Jumlah Kawalan 18. Reconciliation Report

10 Halaman: 10/ Vot Analisa 20. Senarai bank 21. Senarai Cek 413/EFT Laporan Bayaran Gaji (Sistem Wincom Payroll) GL Summary Journal Summary Deduction Summary Cost Center Summary Allowance Summary Journal Pay Cheque Bank Letter EPF Borang A SOCSO 8A (Borang 8A) Income Tax CP39 5 Tahun

11 9.0 SEJARAH SEMAKAN SOKONGAN Halaman: 11/11 No. Isu No. Semakan No. CPD SOK:Kew 10/2011 SOK:Kew 1/2015 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011 Mesyuarat Pengurusan kali ke-4/2015 Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 22/08/2011 WP 05/06/2015