SOKONGAN KEWANGAN. Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011. PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 18/08/2016

Transcription

1 Halaman: 1/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/ TUJUN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembayaran gaji atau elaun. 2.0 SKOP Meliputi pembayaran gaji pegawai tetap dan sementara serta elaun pelajar. 3.0 TNGGUNGJWB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKN Kod Dokumen Rujuk laman sesawang Rujuk laman sesawang Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pekeliling Perkhidmatan berkaitan yang berkuatkuasa Pekeliling Perkhidmatan berkaitan yang berkuatkuasa Jadual Tahunan Bayaran Gaji yang telah diluluskan oleh Perintah-perintah m

2 Halaman: 2/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/ TERMINOLOGI DN SINGKTN e-ihrms KPTJ : e-intergrated Human Resource Management Systems : Ketua Pusat Tanggungjawab P PK PP PTJ Sementara Pelajar Elaun Penolong kauntan Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas mengikut pekeliling yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa dari semasa ke semasa Pegawai UPM yang bergred dari 41 dan ke atas mengikut pekeliling yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa dari semasa ke semasa Pusat Tanggungjawab Pembantu Tadbir Kewangan Kakitangan yang bertaraf kontrak atau sambilan Pelajar PascaSiswazah yang dilantik sebagai Graduate Research sisstant (GR), Special Graduate Research sisstant (S-GR)dan Tenaga kademik Muda (TM) Elaun-elaun yang dibayar kepada pelajar di bawah skim yang diluluskan oleh Universiti.

3 Halaman: 3/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/ PROSES TERPERINCI. Tindakan Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula PPPTJ Lengkapkan dokumen dan borang 6.2 Hantar dokumen/maklumat pembayaran gaji atau elaun yang Dalam Talian berkenaan. Rujuk Senarai Semak Pembayaran Gaji Dan Elaun (SOK/KEW/SS011/BYR) Dapatkan pengesahan dan kelulusan bayaran gaji atau elaun daripada Ketua PTJ sekiranya berkaitan. Tidak Lengkap Hantar maklumat atau dokumen-dokumen berkenaan kepada Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang Terima Dokumen/Maklumat Dalam Talian? Terima dan cop tarikh terima pada muka hadapan dokumen atau borang yang berkaitan. Terima maklumat dalam talian daripada Pejabat Pendaftar Semak dokumen/borang yang diterima 6.4 Semakan Dokumen/Maklumat diproses dan pastikan lengkap Dalam Talian? berpandukan garis panduan:- (a) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalu isistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (b) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR)

4 Halaman: 4/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/2016 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan Lengkap Sekiranya dokumen tidak lengkap kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para Bagi dokumen yang lengkap teruskan ke langkah Penyediaan Data Sediakan data berdasarkan garis panduan berikut :- (a) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (b) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR) PK/P Dapatkan pengesahan / kelulusan daripada Pengesahan/Kelulusan pegawai yang bertanggungjawab.sekiranya Data data didapati tidak lengkap atau mempunyai kesilapan, kembali ke langkah untuk tindakan pembetulan. 6.7 Kemasukan / Masukkan/kemaskini data ke dalam sistem Kemaskini Data berpandukan. (a) Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Sistem e-ihrms (M026) atau (b) Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (M027)

5 Halaman: 5/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/2016 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan Proses dan cetak bayaran gaji atau elaun melalui sistem yang berkaitan Ralat PK Semak laporan yang dikeluarkan daripada 6.8 Semak Laporan? sistem yang berkenaan serta dapatkan pengesahan pegawai yang bertanggungjawab. Sekiranya terdapat ralat di laporan kembali ke langkah 6.7 untuk tindakan pembetulan. Tiada Ralat Sediakan baucar berpandukan rahan 6.9 Penyediaan Kerja Kemaskini Baucer Baucar/Multiple Jernal (UPM/OPR/BEN/K009/KN) atau Multiple Jernal berpandukan rahan Kerja Penyediaan Jernal (OPR/BEN/K024/KN) Tidak Gaji atau elaun hendaklah dibayar mengikut jadual yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh PK/ Serah baucar dan dokumen pembayaran 6.10 Pengesahan Baucar? kepada PK/ untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. Ya Bagi baucar yang tidak disahkan, kembali ke langkah 6.4 untuk tindakan semakan semula. PK/ Tidak 6.11 Kelulusan Baucar? Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/ untuk kelulusan mengikut had kuasa yang ditetapkan Bagi baucar yang tidak diluluskan pembayaran, kembali kelangkah 6.4 untuk tindakan semakan semula.

6 Halaman: 6/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/2016 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Ya Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching 6.12 Batching Seksyen Kewangan Perakaunan 6.13 Penyediaan/Pengedaran Cek Sedia dan edar cek berpandukan prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN- KN/P005) Bagi cek yang hendak dibatalkan / diganti, rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan MenggantiCek / Bank Deraf / Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR) 6.14 Kemaskini Fail Kemaskini fail pembayaran gaji atau elaun berpandukan garis panduan:- (c) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (d) Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR) Tamat

7 Halaman: 7/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/ REKOD KULITI 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Buku Daftar Batching Baucar/Jernal Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1 Tahun Kuasa Melupus PK 2. Baucar Pembayaran sal rkib Negara 3. Salinan Baucar Pembayaran sal 5 Tahun PK 4. Fail Individu Gaji Pegawai Tetap Minimum 25 Tahun rkib Negara 5. Fail Individu Gaji Pegawai Sementara Minimum 5 Tahun 6. Fail Surat Menyurat ke Bank 2 Tahun 7. Senarai Edit Transaksi 8. Fail Senarai Pendapatan Bulanan 9. rahan Pembayaran 10. Laporan PT 11. Penyata Caruman KWSP 12. Senarai Caruman PERKESO 13. Penyata Potongan Cukai

8 Halaman: 8/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/ Senarai Potongan Lain 15. Laporan Pencen 16 Senarai Caruman Pencen 17. Edit Jumlah Kawalan 18. Reconciliation Report 19. Vot nalisa 20. Senarai Bank 21. Senarai Cek 413/EFT 22. Laporan Bayaran Gaji (Sistem Wincom Payroll) GL Summary Journal Summary Deduction Summary Cost Center Summary llowance Summary Journal Pay Cheque Bank Letter EPF Borang Socso 8(Borang 8) Income Tax CP39 5 Tahun

9 Halaman: 9/9 PROSEDUR PEMBYRN GJI TU ELUN Tarikh: 18/08/ SEJRH SEMKN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan WP 03/01/ SOK:Kew 10/2011 Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011 WP 22/08/ SOK:Kew 1/2015 Mesyuarat Pengurusan kali ke-4/2015 WP 05/06/ SOK: Kew 02/2016 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016 TPKD TWP 18/8/2016