Modul 3: Obrada teksta Microsoft Word

Transcription

1

2 Lanaco ECDL priručnik Modul 3: Obrada teksta Microsoft Word Lanaco Edukacija Banja Luka, v1.1. Copyright 2010 Umnožavanje, reprodukcija ili na drugi način korištenje i objavljivanje tekstova iz ovog priručnika, bez naknade i bez dozvole autora ili izdavača, kažnjivi su po članu 120. Zakona o autorskom pravu i srodnim pravima ( Službeni glasnik BiH, broj 7/02).

3 Sadržaj 3 Modul 3 obrada teksta MS Word Korištenje aplikacije Rad sa dokumentima Otvaranje i zatvaranje MS Word-a i njegovih dokumenata Kreiranje novog dokumenta Spremanje dokumenta Tipovi datoteka Prelazak sa jednog otvorenog dokumenta na drugi Poboljšanje produktivnosti Podešavanje osnovnih parametara Help funkcija Povedalo Prikaz ostalih traka sa alatima Kreiranje dokumenta Unos teksta Načini prikaza stranica Unos teksta u dokument Unošenje simbola i specijalnih karaktera Označavanje (selektovanje) i uređivanje (editovanje) teksta Prikaz znakova formatiranja Selektovane dijelova teskta i cijelog teksta Unos, brisanje i prekucavanje slova i riječi u postojedem tekstu Komanda Find Komanda Replace Kopiranje i premještanje teksta unutar dokumenta i između otvorenih dokumenata Brisanje teksta Undo i Redo komande Formatiranje (oblikovanje) Formatiranje teksta Promjena veličine i tipa fonta Naglašavanje teksta

4 Komande Subscript i Superscript Promjena boje teksta Promjena tipa slova (pisana u štampana i obrnuto) Automatsko oblikovanje crtica (za razdvajanje riječi) kao srednjih crta i crta Paragrafi (pasusi) Kreiranje i objedinjavanje (spajanje) jednog ili više pasusa Meki prelom teksta (soft line brak) Preporuka za poravnanje teksta Poravnanje teksta Uvlačenje pasusa Podešavanje, uklanjanje i korištenje tabulatora (tabulatorksih markera) Preporuka: razmak između pasusa Podešavanje razmaka između pasusa Liste nabrajanja (dodavanje i uklanjanje znakova i brojeva u listi nabrajanja) Dodavanje ivica i boje/pozadine pasusa Stilovi Primjena postojedeg stila karaktera na označeni tekst Primjena postojedeg stila pasusa na jedan illi više pasusa Korištenje alata za kopiranje tipa oblikovanja (formata) Format Painter alat Objekti Kreiranje tabele Kreiranje tabele za unos podataka Unos i uređivanje informacija u tabeli Selektovanje reda, kolone, delije i cijele tabele Umetanje i brisanje redova i kolona Oblikovanje (formatiranje) tabele Promjena širine kolone i veličine reda Promjena stila, širine i boje ivica delije Dodavanje boje/pozadine delijama Grafički objekti Umetanje objekta na određenu lokaciju u dokumentu Označavanje objekata Kopiranje i premještanje objekta unutar dokumenta i između otvorenih dokumenata

5 Promjena veličine i brisanje objekta Cirkularno pismo (Mail Merge) Priprema Otvaranje i priprema dokumenta kao glavnog dokumenta za cirkularno pismo Selektovanje liste adresa ili drugih podataka za korištenje u cirkularnom pismu Selektovanje liste primaoca Izlazne opcije Objedinjavanje cirkularnog pisma u novi fajl ili fajl za štampanje Štampanje cirkularnog pisma Priprema za štampanje Podešavanje Promjena orijentacije dokumenta i veličine papira Promjena margina Preporuka: Dodavanje novih stranica Dodavanje nove stranice (Page Break) Zaglavlja i podnožja (Headers and Footers) dodavanje i uređivanje teksta Dodavanje datuma, broja stranice i imena dokumenta u zaglavlje i podnožje Primjena automatskog numerisanja stranica Provjera pravopisa i štampanje Provjera gramatičkih i pravopisnih grešaka Dodavanje riječi u ugrađeni rječnik korištenjem provjere pravopisa Pregled dokumenta prije štampe Štampanje dokumenta Dodatak Rječnik stranih pojmova

6 3 Modul 3 obrada teksta MS Word Microsoft Word (u daljem tekstu MS Word) je program namjenjen za obradu teskta i sastavni je dio programskog paketa Microsoft Office kojeg proizvodi kompanija Microsoft. Pod obradom teksta se podrazumijeva pisanje i oblikovanje tekstualnih dokumenata, omogudujudi primjenu različitih stilova oblikovanja. Pored unošenja i obrade teksta, MS Word vam omoguduje i dodavanja razliličitih objekata: slika, tabela, grafikona, raznih geometrijskih oblika, itd. MS Word je, u suštini, program koji je najviše zastupljen u svakodnevnom radu, kako poslovnih tako i kudnih korisnika. U ovom modulu demo vidjeti kako upotrijebiti niz opcija I alata koje vam nudi MS Word prilikom obrade teksta. Verziju MS Word-a koju demo obrađivati jeste Word 2003, a isto tako demo, radi usporedbe, pokazati gdje se sve te opcije I alati nalaze u Word 2007 programu. 3.1 Korištenje aplikacije U ovom poglavlju demo pokazati osnove rada sa dokumentima, kao što su: otvaranje i zatvaranje dokumenata, kreiranje novog dokumenta, spremanje dokumenta, razne vrste ekstenzija pod kojima možete sačuvati dokument, kao i prelazak sa jednog otvorenog dokumenta na drugi. Isto tako, vidjedemo kako podesiti Word 2003 i iskoristiti određene alate u cilju produktivnijeg rada u programu Rad sa dokumentima Otvaranje i zatvaranje MS Word-a i njegovih dokumenata Da bi ste otvorili Word uradite slijedede: kliknite na Start All Programs Micorosoft Office Microsft Office Word 2003 Slika 3-1 Otvaranje MS Word-a 6

7 Takođe, MS Word možete otvoriti tako što dva puta kliknete na ikonicu Microsoft Office Word 2003, odnosno 2007, koja se može nalaziti na desktop (sl. 3-2), zatim na Word-ov dokument ili na prečicu (shortcut) Word-ovog dokumenta. Na sl. 3-2 i sl. 3-3 su prikazane ikonice Word-ovih dokumenata (verzije Word 2003 i Word 2007), odnosno njihove prečice: Ova ikonica predstavlja Word 2003 dokument Ova ikonica predstavlja Word 2007 dokument Slika 3-2 Ikonice koje predstavljaju različite verzije Word programa:word 2003 i Word 2007 Ova ikonice predstavljaju prečice (shortcuts) od Wordovih dokumenata Slika 3-3 Ikonice koje predstavljajuju prečice od Word-ovih dokumenata Ako želite da zatvorite dokument, u meniju kliknite na File otvorenog dokumenta: Close ili klikom na crno X dugme od Sa crvenim dugmetom X zatvrate Word program Sa crnim dugmetom X zatvrate dokument Slika 3-4 Zatvaranje programa i dokumenta sa ikonicama X Word program možete zatvoriti i ako u meniju kliknete na File Exit. 7

8 Kreiranje novog dokumenta Kada otvorite MS Word program, automatski de vam se otvoriti i jedan prazan dokument (blank document) koji nosi naziv Document 1: Trake sa alatima Naslovna traka Linijari Novi prazni dokument blank document Okvir sa zadacima Slika 3-5 Prilikom otvaranja MS Word-a otvoride se prazan dokument Ako želite da otvorite novi prazni dokument, uradite slijedede: u meniju kliknite na File New Slika 3-6 Kreiranje novog dokumenta nakon toga de se sa desne strane prozora pojaviti okvir sa zadacima (Task Pane) New Document (sl. 3-7): 8

9 Okvir sa zadacima New Document Slika 3-7 Klikom na File New, otvoride se okvir sa zadacima New Document Kao što vidimo na sl. 3-7, okvir sa zadacima nam nudi da otvorimo slijedede tipove dokumenata: Blank document XML document Web Page message Klikom na Blank document opciju otvoridete novi prazni dokument. Prazni dokument možete otvoriti i klikom na ikonicu na Standard traci sa alatkama prikazanu na sl. 3-8: Slika 3-8 Ikonica New Blank Document Takođe, MS Word vam nudi da kreirate dokumente na osnovu ved unaprijed predefinisanih šablona (predložaka). Ako u okviru sa zadacima New Document, prikazanom na sl. 3-7, kliknete na opciju On my computer, u grupi Templates, otvoride vam se sljededi dijalog: 9

10 Grupe šablona Slika 3-9 Dijalog sa predefinisanim šablonima Kao što vidimo na sl. 3-9, listidi (tabovi) u ovom dijalogu predstavljaju grupe šablona. Radi pokaza, iz grupe Publications, odabrali smo šablon Brochures i na taj način kreirali sljededi document - brošuru (sl. 3-10): Slika 3-10 Šablon Brochure Napomena: Klikom na opciju Templates on Office Online, u grupi Templates u okviru sa zadacima, otvoride vam se Microsoft Office web stranica na kojoj možete nadi i spustiti veliki broj gotovih šablona. 10

11 WORD 2007: Kreiranje novog dokumenta, odnosno otvaranje gotovih šablona, u MS Word-u 2007, se vrši na sljededi način: kliknite na Office dugme New Office dugme Slika 3-11 Kreiranje novog dokumenta u MS Word-u 2007 otvoride se sljededi dijalog: Slika 3-12 Dijalog New Document u MS Word-u

12 Spremanje dokumenta Nakon što ste kreirali vaš dokument, trebalo bi da taj dokument sačuvate (spremite) na neku lokaciju na vašem računaru. To dete uraditi na sljededi način: u meniju, kliknite na File Save As Slika 3-13 Komanda Save As za spremanje dokumenta otvoride vam se sljededi dijalog: Podrazumijevana lokacija Slika 3-14 Save As dijalog 12

13 Kao što vidimo na sl. 3-14, podrazumjevana lokacija za spremanje dokumenta je My Documents. Ako želite da promjenite lokaciju, kliknite na strelicu na desnoj strain polja Save in, pa iz padajude liste izaberite lokaciju. Takođe, na lijevoj strani dijaloga, u grupi Save In, možete izabrati neku od ved predefinisanih lokacija. Isto tako, u polju File name, MS Word de sam automatski odrediti ime dokumenta. Vi možete promijeniti ovo ime tako što dete kursorom miša kliknuti u polje File name i ukucati željeno ime (radi pokaza ukucali smo ime Word-vjezba). na kraju, pritisnite dugme Save. Na ovaj način ste spremili vaš dokument na vaš računar. Napomena: Kada prvi put spremate neki dokument, klikom na ikonicu Save, u Standard traci sa alatkama, otvoride vam se Save As dijalog (kao na sl. 3-14). Kad jednom sačuvate dokument, ikonica Save samo de spremiti promjene koje ste napravili u tom dokumentu. Slika 3-15 Ikonica Save WORD 2007: Da bi ste sačuvali (spremili) dokument u Word-u 2007, uradite sljedede: kliknite na Office dugme Save As... Slika 3-16 Spremanje dokumenta u MS Word 2007 otvoride vam se dijalog Save As... 13

14 Tipovi datoteka Prilikom spremanja dokumenta na neku lokaciju, kada vam se otvori dijalog Save As, u polju Save as type možete odabrati i druge tipove datoteka: Tipovi datoteka Slika 3-17 Tipovi datoteka Podrazumijevani tip datoteke je Word Document (.doc). Pored ovog tipa, dokument možete sačuvati kao običan tekst (Plain Text), predložak-šablon (Document Template), Web stranicu (Web Page, Single File Web Page, Web Page Filtered), zatim kao dokument sa određenim formatiranjem (Rich Text Format), kao dokument za ostale verzije Worda (Word 2007, Word XP-2003), itd Prelazak sa jednog otvorenog dokumenta na drugi Svakodnevni poslovi de često od vas zahtjevati da radite na više dokumenata odjednom. Ako imate više otvorenih dokumenata, prelazak sa jednog na drugi mogud je na više načina: 1. način: na Windows traci sa zadacima (taskbar) možete kliknuti na željeni listid koji predstavlja jedan od dokumenata (sl. 3-18) 14

15 Listidi koji predstavljaju Word dokumente na traci sa zadacima (Taskbar) Slika 3-18 Prelazak sa jednog dokumenta na drugi klikom na listid dokumenta na traci sa zadacima 2. način: u meniju, kliknite na Window, pa zatim iz liste izaberite dokument na koji želite da pređete (da bude aktivan). Kvačica pored imena dokumenta označava trenutno aktivni dokument (dokument na kome radite). Slika 3-19 Prelazak na drugi dokument pomodu opcije Window Kao što vidimo na sl. 3-19, u meniju Window postoji opcija Compare Side by Side with. Klikom na ovu opciju, dva otvorena dokumenta de se, na ekranu, postaviti jedan pored drugog (vertikalno) radi lakše usporedbe. Ako imate više od dva otvorena dokumenata, klikom na ovu opciju, otvoride vam se dijalog Compare Side by Side u kome dete označiti jedan od otvorenih dokumenata sa kojim želite da uporedite dokument na kome se trenutno nalazite. Word 2007: Prelazak sa jednog dokumenta na drugi u MS Word-u 2007 vrši se na sljededi način: na Ribbon-u (traci sa komandama), kliknite na listid (tab) View, a u grupi Window, kliknite na Switch Windows, pa iz liste izaberite document: 15

16 1. kliknite na listid VIew Ribbon 2. kliknite na komandu Switch Windows 3. iz liste izaberite dokument Slika 3-20 Prelazak između dokumenata u MS Word-u Poboljšanje produktivnosti U cilju što boljeg i produktivnijeg rada u MS Word-u, sam program vam nudi nekoliko opcija I alata za poboljšanje rada. To su: postavljanje osnovnih parametara (korisničko ime, podrazumijevana fascikla (folder) za otvaranje i spremanje dokumenata, korištenje Help funkcije, povedalo, prikaz određenih traka sa alatima Podešavanje osnovnih parametara Pod podešavanjem osnovnih parametara se podrazumjeva definisanje korisničkog imena, kao i podešavanje podrazumijevane lokacije za otvaranje, odnosno spremanje dokumenata. Podešavanje korisničkog imena se vrši na sljededi način: u meniju kliknite na Tools Options otvoride vam se dijalog Options u kome dete kliknuti na listid User Information Slika 3-21 Listid User Information na kome mijenjate informacije o korisniku u polje Name unesite vaše ime i prezime kliknite na dugme OK 16

17 Inače, korisničko ime je, ustvari ime autora dokumenta. Ako otvorite dokument i u meniiju kliknete na File Properties, otvoride vam se dijalog (ime dokumenta) Properties (sl. 3-22): Slika 3-22 Informacije o dokumentu Na sl vidimo da je u polju Author ispisano ime i prezime osobe koja je kreirala dokument. U ovom dijalogu možete popuniti i ostala polja tako što dete kursorom miša kliknuti na željeno polje i unijeti potrebne informacije. Podešavanje podrazumijevane lokacije za otvaranje, odnosno spremanje dokumenata, se vrši na sljededi način: u meniju kliknite na Tools Options otvoride vam se dijalog Options u kome dete kliknuti na listid File Locations Slika 3-23 Listid File Locations na kome mijenjate podrazumjevanu lokaciju za otvaranje i spremanje dokumenta 17

18 u listi File Types klikom označite na Documents, pa zatim pritisnite dugme Modify otvoride vam se dijalog Modify Location Slika 3-24 Dijalog Modify Location kliknite na strelicu pored polja Look In, a zatim iz padajude liste odaberite željenu lokaciju (primjer, Local Disk C: ) kliknite na dugme OK kliknite dugme OK u dijalogu Options da potvrdite promjenu Napomena: Ako vršite promjenu korisničkog imena i podrazumijevane lokacije, a ved ste otvorili neki postojedi dokument (ranije sačuvan), te promjene nede uticati na taj dokument, nego de uticati na sve ostale nove dokumente koje budete, poslije podešavanja, kreirali. WORD 2007: Promjena korisničkog imena u MS Word-u 2007 se vrši na sljededi način: kliknite na Office dugme Word Options Word Options dugme Slika 3-25 Word Options u MS Word-u

19 u dijalogu Word Options, pod opcijom Popular, u grupi Personalize your copy of Microsoft Office, u polje User name unesite vaše ime i prezime Slika 3-26 Podešavanje korisničkog imena u MS Word-u 2007 Ako želite da promijenite podrazumijevanu lokaciju u MS Word-u 2007, uradite sljedede: kliknite na Office dugme Word Options u dijalogu Word Options, pod opcijom Save, u grupi Save documents, kliknite na dugme Browse u polju Default file location, a zatim izaberite lokaciju kao na slici 3-27, pa kliknite na dugme OK Slika 3-27 Podešavanje podrazumijevane lokacije u MS Word-u 2007 kliknite na dugme OK na dijalogu Word Options da potvrdite promjene 19

20 Help funkcija Ako ne znate kako nešto uraditi u programu, tj. zaboravil ste gdje se nalazi neka opcija, pomodu Help funkcije, na vrlo lak i jednostavan način, možete pronadi odgovor na vaše postavljeno pitanje. Pristup Help funkciji je mogud na više načina: klikom na Help ikonicu na traci sa alatima Slika 3-28 Ikonica Help na Standard traci sa alatkama u meniju kliknite na Help Micorosft Office Word Help Slika 3-29 Jedan od načina pristupa Help funkciji pritiskom na tipku F1 na tastaturi Nakon što ste primjenili jedan od tri načina pristupa, sa desne strane prozora, otvoride vam se okvir sa zadacima Word Help Polje za unos riječi (fraze) za pretragu Slika 3-30 Okvir sa zadacima-word Help 20