MEDIABELEID 6P/ Goedgekeur. Raad van die Noordwes-Universiteit

Transcription

1 MEDIABELEID Verwysingsnommer Verantwoordelike uitvoerende bestuurder 6P/6.2.3 Uitvoerende Direkteur: Institusionele Bevordering Beleideienaar Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge Verantwoordelike afdeling Institusionele Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge en Kampusbemarkings- & Kommunikasiedepartemente Status Goedgekeur deur Goedgekeur Raad van die Noordwes-Universiteit Datum van goedkeuring Eerste goedkeuring: 2012 Hersiening goedgekeur: 20 November 2015 Wysigings Vervat in die beleid Datum van wysigings 2015 Hersieningsdatum 2018 Prosedures ingevolge hierdie beleid Webadres van hierdie beleid Adres op die beleidsdatabasis Reëls en Riglyne is aangeheg aan die beleid as ʼn aanhangsel: NWU-mediaprotokol Oorsponklike gegewens: RMA SHARE /NWU Home/User Homes/AMANDA VAN DER MERWE ( )/RMA/2. Management/2.1.3 Policy development and review/ Review/Policy documents_6p/6.2.3_media_a.docm

2 Institusionele Bevordering Mediabeleid 1 Aanhef As ʼn toonaangewende universiteit in Afrika, gedryf deur die strewe na kennis en innovasie, met ʼn unieke institusionele kultuur gegrond op die waardes wat die Universiteit voorstaan, het die Noordwes-Universiteit (hierna die NWU genoem) hierdie Mediabeleid op 20 November 2015 aanvaar. Hierdie beleid vervang enige vorige weergawes van ʼn Mediabeleid wat bestaan of bestaan het op enige van die drie kampusse van die NWU. 2 Beleidsverklaring Dit is in die beste belang van die NWU om te hou by ʼn mediabeleid wat die oorhoofse strategie van die universiteit sowel as die huidige bevorderingsdoelwitte van die instansie ondersteun, en om terselfdertyd optimale verhoudings met die media in Suid-Afrika sowel as internasionaal te handhaaf. Handelsmerkvestiging en bevordering van die openbare beeld van die instansie fasiliteer die universiteit se vermoë om suksesvol te wees m.b.t. sy kernbesigheid, en sodanige beeld word direk beïnvloed deur dit wat in die media gerapporteer word vandaar die rasionaal vir beheer oor die NWU se mediaverhoudingeaktiwiteite d.m.v. hierdie beleid. Die oorhoofse doel van die beleid is om die universiteit se openbare beeld te bevorder, veral deur bestuur van die instansie se verhoudinge met lede van die media. Die beleid is gebaseer op ʼn aantal fundamentele beginsels, insluitende: Die NWU heg waarde aan vryheid van uitdrukking, ʼn veelvoud van uiteenlopende sienings, akademiese vryheid en kritiese denke, maar ons onderskryf nie enige vorm of voorspraak vir diskriminasie op grond van ras, ouderdom, godsdiens, geslag, huwelikstaat, nasionaliteit van oorsprong, fisieke of geestelike gestremdheid, seksuele oriëntasie of ander gronde wat ingevolge Suid-Afrikaanse gelykegeleentheidwetgewing beskerm word, of wat aanhitsing om skade te berokken veroorsaak nie (soos "haatspraak"). Die universiteit moedig deursigtige kontak met die media deur interne belanghebbers aan en erken dat die media ʼn belangrike rolspeler is binne ʼn toenemend mededingende hoëronderwyssektor in die algemeen, en wat betref die beïnvloeding van openbare houdings jeens en persepsies van die NWU, in die besonder. In ʼn voortdurend veranderende, tegnologiegedrewe en kitskommunikasiesamelewing word bestuur van die vloei van inligting en die optimering van mediaverhoudinge ʼn toenemend belangrike, maar uitdagende aspek van bevordering van die universiteit. Kommunikasie moet eerlik, oop, tydig en akkuraat wees, en ons streef daarna om gesonde en onberispelike interpersoonlike verhoudinge met lede van die media te bou. Die beleid spruit nie voort uit ʼn verwysingsraamwerk wat daarop gemik is om die grondwetlike regte van vryheid van uitdrukking/spraak/assosiasie in te kort nie; dit is inteendeel daarop gemik om die bevordering en posisionering van die NWU en sy prestasies in die openbare domein op ʼn professioneel verantwoordbare wyse te fasiliteer. Alle grondwetlike regte gaan egter hand aan hand met ooreenstemmende verantwoordelikhede; interne rolspelers by die instansie moet dus hul plig besef vir die bevordering van die beeld/reputasie van die NWU en dat hulle verantwoordelik gehou sal word vir enige skade aan die reputasie van die universiteit deur middel van openbare opmerkings wat die universiteit aan minagting kan blootstel. Die beleid bevorder die verspreiding van aktuele, informatiewe en boeiende materiaal wat aangebied word op ʼn konsekwente, akkurate en professionele wyse gedurende alle vorms van media-interaksie insluitende gedrukte, elektroniese, sosialemedia-platforms, ens. Dit verskaf ook praktiese riglyne (verwys na die NWUmediaprotokol, aangeheg as ʼn aanhangsel tot die beleidsdokument) vir die bestuur van die verskillende aspekte van mediaverhoudinge. Mediabeleid 1

3 3 Omvang van toepassing Hierdie beleid geld vir alle bedryfseenhede binne die universiteit insluitende personeel en studente op institusionele, kampus- en fakulteitsgebaseerde vlakke. Ter wille van duidelikheid word onderskeid getref tussen amptelike en nie-amptelike (of private) optrede m.b.t. interaksie met die media deur werknemers van die NWU: Eerstens: Die beleid is nie daarop gemik om akademiese personeel, navorsers of dissipline- /onderwerpspesifieke kundiges te verplig om enige bepaalde sienings/gedagtes/opinies te huldig of te deel nie, met dien verstande dat die inligting wat aan die media verskaf word nie die professionele vertrouensverhouding tussen die individu en sy/haar werkgewer ondermyn nie en nie enige vertroulikheidsooreenkomste verbreek wat die besigheid en/of handelsmerk van die universiteit skade kan berokken nie. Akademiese personeel word dus aangemoedig om kommentaar te lewer oor hul onderskeie spesialiteitsrigtings en om tersaaklike inligting met die media te deel. Vir hierdie doel is ʼn lys NWU-kundiges/spesialiste ook beskikbaar op die NWU-webwerf. Tweedens: Die beleid is nie daarop gemik om die vloei van private inligting van of na personeel/studente te reguleer nie, behalwe in gevalle waar sodanige optrede die reputasie van die werkgewer direk skaad (en wat gereguleer word deur die NWU-gedragskode), of waar die gedrag van die individu ʼn direkte negatiewe impak het op die funksionering en/of handelsmerk van die universiteit. Personeel en studente moet besondere omsigtigheid aan die dag lê tydens interaksie met die media insluitende plasings op sosialemedia-platforms en dit duidelik stel dat die inligting wat versprei word of die respons wat hulle aanbied in reaksie op navrae óf uitgegee word in hul amptelike hoedanigheid as ʼn gemagtigde verteenwoordiger/woordvoerder van die universiteit of ʼn eenheid binne die universiteit; óf dat hulle kommentaar lewer in hul rol as ʼn dissiplinespesifieke/akademiese kundige oor die betrokke onderwerp; óf dat hulle in hul persoonlike hoedanigheid optree. Veral met sosiale media kan dit moeilik raak om hierdie onderskeid getref te kry. Die beleid geld eksplisiet nie vir gevalle van beskermde bekendmakings (of fluitjieblaas ) nie, wat afsonderlik deur die betrokke wetgewing oor die onderwerp in Suid-Afrika gereguleer word. 4 Definisies Vir die doeleindes van hierdie beleid behels mediakontak: verskaffing van inligting via persvrystellings of - verklarings, briewe aan die redakteur van ʼn publikasie, reaksie op medianavrae oor die telefoon en via e-pos, onderhoude of inligtingsessies, bekendmaking en bespreking van inligting op sosialemedia-platforms, sowel as media-aktiwiteite vir gebeurtenisse, verslae, bekendstellings, ens. Dit verwys spesifiek na populêre of massa -media (soos koerante, tydskrifte, radio, televisie, nuuswebwerwe, sosialemedia-platforms, ens.) en nié na wetenskaplike of akademiese joernale/publikasies nie. Twee kategorieë van mediakontak word onderskei: Proaktiewe mediakontak gevalle waar personeel of ʼn departement/besigheidseenheid mediadekking verlang vir ʼn aangeleentheid wat in die openbare belang is (soos ʼn nuwe kursus, akademiese toekennings, industrievennootskappe, uitreikprojekte, aanstellings, akademiese leerstoele, navorsingsbevindinge, ens.), in welke geval toegang tot die media gereël sal moet word. Van besondere belang hier is die potensiële vlak van openbare belang/joernalistieke waarde (of nuuswaardigheid ) van die aangeleentheid. Reaktiewe mediakontak navrae van lede van die media oor ʼn bepaalde universiteitsverwante aangeleentheid, in welke geval die betrokke woordvoerder hieronder gedefinieer word. Personeel wat sodanige versoek van die media ontvang, moet die navraag na die korrekte universiteitskanale toe verwys. 5 Amptelike woordvoerders en goedgekeurde mediaskakelingpersoneel Die universiteit onderskei tussen verskeie kategorieë aangeleenthede waarvoor die onderskeie mediaskakelbeamptes verantwoordelik is, insluitende: institusionele/strategiese/universiteitsbeleid-aangeleenthede universiteitsbedryfsaangeleenthede kampusaangeleenthede fakulteitsaangeleenthede Mediabeleid 2

4 akademies-/navorsing-/dissiplinespesifieke aangeleenthede: studenteaangeleenthede. Benewens bogenoemde word ʼn bepaalde Krisis/Noodkommunikasiestrategie, bestaande uit spesifieke mediaen kommunikasieprosedures, deur Institusionele Bevordering (IB) geïmplementeer in omstandighede wat ʼn meer gesentraliseerde, gekontroleerde of omsigtig bestuurde benadering verg, en in die geval van krisisbestuur moet alle interne rolspelers gesensitiseer word om bedag te wees op die openbaarmaking van sienings wat verkeerd verstaan (of gesensasionaliseer ) kan word deur die media. Die gemandateerde woordvoerders van die NWU is die volgende persone: vir institusionele/strategiese/universiteitsbeleid-aangeleenthede: Voorsitter van die NWU-Raad - Visekanselier (VK) wat die primêre mediawoordvoerder van die universiteit is of sy/haar genomineerde / aangewese woordvoerder - Uitvoerende Direkteur: IB - Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of sy/haar genomineerde vir bedryfsaangeleenthede: - die relevante lid van Institusionele Bestuur (bv. Registrateur, Uitvoerende Direkteur: Finansies, ens.) vir kampusaangeleenthede: - Kampusrektore - Kampusdirekteurs: Bemarking & Kommunikasie (KBK) of sy/haar genomineerde vir fakulteitsaangeleenthede: - Dekane van Fakulteite vir akademies-/navorsing-/dissiplinespesifieke aangeleenthede: - akademiese personeellede (onderwerpspesifieke kundiges) in departemente/sentrums/eenhede/skole vir studenteaangeleenthede: - algemene/institusionele navrae oor studenteaangeleenthede: Studentedekaan - spesifieke studenteaangeleenthede: die aangewese woordvoerder van die Verteenwoordigende Studenteraad (VSR). 6 Rolle en verantwoordelikhede As ʼn algemene beginsel is die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of die KBK s die eerste punt van verwysing vir alle medianavrae, en NWUpersoneel word sterk aangeraai om vrae as heel eerste stap na hierdie kantoor toe te verwys. Die betrokke kantoor sal die versoek na die toepaslike funksie/persoon toe kanaliseer en ook moniteer dat die aangeleentheid die nodige aandag ontvang. Die rolle en verantwoordelikhede van die onderskeie rolspelers kan soos volg opgesom word: 6.1 Raadsvoorsitter Die Raadsvoorsitter is die amptelike woordvoerder van die NWU oor alle Raadsverwante aangeleenthede, en in sy/haar afwesigheid of onbeskikbaarheid neem die visekanselier (of ʼn persoon wat afgevaardig word deur die VK) verantwoordelikheid oor vir hierdie funksie. 6.2 Visekanselier en lede van Institusionele Bestuur Die Visekanselier is die amptelike woordvoerder van die NWU, en in sy/haar afwesigheid of onbeskikbaarheid neem die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge (of ʼn persoon wat afgevaardig word deur die VK) verantwoordelikheid oor vir hierdie funksie. Lede van IB verteenwoordig ʼn tweede vlak van respondente wat met die media in gesprek tree oor aangeleenthede m.b.t. hul onderskeie portefeuljes. 6.3 Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge Onder leiding van die Uitvoerende Direkteur: IB is die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge verantwoordelik vir die implementering van die NWU-mediastrategie. In hierdie hoedanigheid keur hy/sy met die hulp van die KBK's, sover moontlik, alle eksterne inhoud goed vir mediavrystellings deur die universiteit, wat aan ʼn voorgeskrewe formaat moet voldoen. Mediabeleid 3

5 Die direkteur gee ook advies aan die VK en lewer ʼn mediaskakeldiens aan die besigheidseenhede, koördineer die kampusse se interaksie met die media, ondersteun hulle met die opbou van verhoudinge met joernaliste, om medianavrae te hanteer en te filtreer, en met die monitering van media-impak. Daarbenewens maak die kantoor jaarliks ʼn kapasiteitsbou-intervensie beskikbaar oor die onderwerp van die bestuur van mediainteraksie vir akademiese kundiges wat hul vaardighede wil uitbou en die waarskynlikheid van sukses op hierdie gebied wil maksimaliseer. Die kantoor is voorts verantwoordelik vir media-monitering op ʼn institusionele vlak. 6.4 Kampusrektore en Bemarkings- en Kommunikasiedepartemente op die onderskeie kampusse Kampusrektore of hulle genomineerdes tree op as die amptelike woordvoerders van elke kampus, met die ondersteuning van hul Kampusbemarkings- & Kommunikasiedepartemente. KBK's fokus op kommunikasie met die media, primêr oor aangeleenthede m.b.t. elk van die onderskeie kampusse, insluitende die opstel van persvrystellings en -verklarings, die voer van media-onderhoude, voorbereiding van mediapakkies/agtergrondmateriaal en skakeling met die betrokke personeel vir koördinering van toepaslike reaksies op medianavrae. Daar word van die KBK s verwag om die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge in kennis te stel oor sensitiewe of kontroversiële media-aangeleenthede m.b.t. die instansie. Wanneer ʼn eksterne openbare betrekkinge-agentskap en/of konsultant betrek word, moet die betrokke besigheidseenheid eers met die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of KBK oorleg pleeg voordat enige ooreenkomste aangegaan word. Alle openbare betrekkinge-konsultante moet met die KBK en/of IB saamwerk, en is nie gemagtig om publisiteitsmateriaal of persvrystellings namens die NWU te versprei sonder vooraf goedkeuring nie. 6.5 Akademiese kundiges Alle akademiese personeellede wat kundiges is op ʼn spesifieke gebied word aangemoedig om betrokke te raak by openbare debatte en kommentaar te lewer binne hul spesialisareas. Akademiese personeel moet dus ook verseker dat hul besonderhede in die universiteit se lys van kundiges opgeneem word, wat aan die media voorsien word in ʼn poging om mediablootstellingsgeleenthede te fasiliteer vir akademici/navorsers wat sulke moontlikhede wil benut. Nieteenstaande die reg om hul akademiese sienings sonder beperking uit te druk, word kundiges sterk aangeraai om enige kontroversiële kwessies/bevindinge/aankondigings wat hulle aan die media wil maak m.b.t. kwessies wat direk op die universiteit reflekteer, eers met die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of die kampusdirekteur: Bemarking en Kommunikasie te bespreek, met die oog daarop om doeltreffende dekking te verseker en om enige moontlike negatiewe publisiteit te beperk. 6.6 Personeel en studente Personeel of studente wat verlang dat inligting aan die media vrygestel word, word versoek om die KBK (op kampusvlak) of Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge (institusionele aangeleenthede) te kontak, wat behulpsaam sal wees met die opstel van ʼn persvrystelling of - verklaring. Indien personeel of studente direk deur ʼn joernalis gekontak word, moet hulle die aangeleentheid sonder verwyl na die KBK of die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge toe verwys. Personeel en studente word ontmoedig om die verskillende mediaplatforms as meganismes te gebruik om uiting te gee aan persoonlike griewe/meningsverskille met die universiteit of in ʼn poging om interne geskille by te lê formele kanale en prosedures is beskikbaar om sodanige kwessies te besleg. Hulle moet in gedagte hou dat die reg op vryheid van spraak vir almal geld, en dat hulle steeds in ʼn vertrouensverhouding met die universiteit staan en verplig is om die toepaslike gedragskodes en grieweprosedures te volg. Slegs die Institusionele Kantoor (IK) beskik oor die mandaat om namens die universiteit ʼn klag in te dien by die Persombudsman, en in sodanige gevalle is die universiteit se Regsdienste normaalweg betrokke. Mediabeleid 4

6 7 Reëls t.o.v. die mediabeleid Reëls vir spesifieke aspekte van die bestuur van mediakontak is bygevoeg as aanhangsel tot die beleid, met inbegrip van die volgende: 7.1 Reëls vir bestuursaangeleenthede en krisiskommunikasie 7.2 Reëls vir media-opleiding 7.3 Reëls vir skakeling met die media 7.4 Reëls vir mediamonitering 7.5 Reëls vir vertroulikheid 7.6 Reëls vir diskresie. 8 Riglyne t.o.v. die mediabeleid Riglyne vir die volgende aspekte van mediakontak is aangeheg as aanhangsel tot die beleid. 8.1 Riglyne vir publisering en kommentaarlewering op mediaplatforms 8.2 Riglyne vir wanneer daar met die media geskakel word 8.3 Riglyne vir wanneer mediadekking verlang word 8.4 Riglyne vir besoekende joernaliste, fotograwe en filmspanne. Oorsponklike gegewens: RMA SHARE /NWU Home/User Homes/AMANDA VAN DER MERWE ( )/RMA/2. Management/2.1.3 Policy development and review/ Review/Policy documents_6p/6.2.3_media_a.docm Lêerverwysing: 6P/6.2.3 Mediabeleid 5

7 AANHANGSEL: NWU-mediaprotokol 6Pr/6.2.3 Reëls t.o.v. die mediabeleid 7.1 Bestuursaangeleenthede en krisiskommunikasie Daar word van alle personeel en studente verwag om enige kwessies van potensiële media- of openbare belang/sensitiwiteit m.b.t. die NWU onder die aandag van die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of die betrokke KBK te bring, wat die krisiskommunikasieplan sal aktiveer indien nodig. Die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of KBK sal dan saam met die betrokke personeel ʼn mediarespons ontwikkel wat in ooreenstemming is met die NWU se mediastrategie. Geen individuele personeellede of studente is gemagtig om in geval van ʼn krisis namens die kampus of NWU as instansie met die media te praat nie, tensy gemagtig ingevolge die Nood- /Krisiskommunikasieplan, wat op die NWU-intranet beskikbaar is. 7.2 Media-opleiding Die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge, sowel as die KBK's op kampusse, is beskikbaar om akademiese personeel by te staan met kwessies i.v.m. interaksie met en bestuur van die media, met inbegrip van voorbereiding vir media-onderhoude deur inligtingsessies, leiding en ondersteuning m.b.t. hantering van medianavrae, opstel van mediavrystellings, ens. Alle onderwerpspesifieke kundiges van die NWU word aangemoedig om die mediaopleidingsgeleenthede by te woon wat jaarliks deur die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge gereël word en wat gemik is op die ontwikkeling van NWU-personeel se vaardighede op hierdie gebied. 7.3 Mediaskakeling Ingevolge die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting is die media geregtig op inligting, en verg omgang met die media dieselfde vlak van professionele hoflikheid/respek as interaksie met alle ander NWU-belanghebbendes. Daar moet in gedagte gehou word dat mediaverteenwoordigers dikwels onder tydsdruk werk (om die nuus eerste te breek of om ʼn spertyd vir publikasie te haal); vinnige reaksietye is dus belangrik in hierdie konteks. In geval van direkte medianavrae moet NWU-personeel die persoon na die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of KBK toe verwys. Op ʼn praktiese noot: ʼn Respons wat dui op ʼn onwilligheid om te help of ʼn gebrek aan outoriteit (soos geen kommentaar of ek mag nie met die media praat nie ) frustreer net joernaliste die navraag moet eerder hanteer word deur behulpsaam te wees en die persoon na die korrekte kanale te verwys (insluitende die verskaffing van relevante NWU-kontakbesonderhede aan die joernalis). Alle inligting wat aan die media verskaf word, moet waar, akkuraat, ondubbelsinnig, duidelik en feitelik korrek wees. Subjektiewe bydraes moet vermy word. Media-response is dus altyd op rekord. Buiten kommentaar oor die universiteit mag opmerkings ook nie enige neerhalende opmerkings oor ander organisasies, groepe of individue insluit nie. Kundige kommentaar en navorsingsgebaseerde bevindinge is uitgesluit. Alle media-navrae en die NWU se reaksies daarop moet verkieslik deur die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge en/of KBK aangeteken word. 7.4 Mediamonitering Die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge aanvaar verantwoordelikheid daarvoor om te verseker dat ʼn mediamoniteringsdiens in plek is om die NWU se nuusdekking te moniteer en om behulpsaam te wees met die bestuur van die instansie se reputasie. Indien personeel of studente direkte interaksie met die media het, moet die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of die KBK daarvan in kennis gestel word sodat sodanige artikel/insetsel/publikasie/opmerking/plasing nagespoor kan word en om dit vir die persoon van oorsprong moontlik te maak om die korrektheid van die feite soos aangebied te kontroleer. Mediabeleid 6

8 7.5 Vertroulikheid Persoonlike of kontakbesonderhede van personeel, lede van die IB en die Raad, sowel as studente, word beskerm deur die bepalings van die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting; sodanige besonderhede mag dus nie sonder hul eksplisiete toestemming aan die media verskaf word nie. Dit sluit nie amptelike woordvoerders of ander individue of kundiges in wat ingestem het dat hul persoonlike kontakbesonderhede bekendgemaak mag word nie. Die bekendmaking van enige inligting aangaande NWU-personeel sal bestuur word in ooreenstemming met die instansie se mensekapitaal- en vertroulikheidsbeleide. 7.6 Diskresie Die nodige bedagsaamheid moet aan die dag gelê word wanneer godsdiens, politiek of enige ander kontroversiële kwessies bespreek word wat ʼn gelade, emosionele reaksie kan uitlok. Riglyne t.o.v. die mediabeleid 8.1 Riglyne vir publisering en kommentaarlewering op mediaplatforms Die NWU onderskryf die konsepte en praktyk van vryheid van mening/uitdrukking as essensieel vir die implementering van die kernbesigheid van die universiteit insluitende onderrig, navorsing en wetenskapsbeoefening. Binne hierdie bestek lê ook die tradisionele rol van die universiteit daarin om ingeligte kommentaar te lewer op samelewingsgebruike en praktyk, en die uitdaging van gevestigde oortuigings, beleide en strukture. Saam met hierdie reg rus ʼn verpligting op personeel en studente om die vryheid te gebruik op ʼn manier wat strook met ʼn verantwoordelike en eerlike soeke na kennis en waarheid, gegrondves in wetenskaplike bewyse en met inagneming van die universiteit se visie, missie en reputasie. In hul omgang met die media kan kundige kommentators met reg op die ondersteuning van die NWU reken. Dit impliseer nie noodwendig die onderskrywing van ʼn bepaalde siening nie, maar beteken dat hul reg gerespekteer sal word om as kundiges oor hul onderskeie akademiese dissiplines te praat, en sluit ook hulp in met betrekking tot die bestuur van die interaksie met die media. Wanneer ʼn personeellid of student verwag dat kommentaar of stellings met die uitsondering van aankondigings/inligting wat op wetenskaplike bewyse of professionele kundigheid berus ʼn belanghebbende kan aanstoot gee of kontroversieel sal wees, word hulle aangeraai om oorleg te pleeg met die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of KBK. Dit sal die NWU in staat stel om beskerming te bied aan personeel en studente wat andersins die onderwerp van publieke omstredenheid sou wees, en om die universiteit se belanghebberverhoudinge en reputasie doeltreffend en op ʼn proaktiewe wyse te bestuur. Alle kommentaar, hetsy gebaseer op wetenskaplike bewyse of professionele kundigheid, moet te alle tye regverdig en nie-diskriminerend wees. NWU-personeel en studente moet bewustelik vermy om in die media of openbaar kommentaar lewer op enige aktiwiteit/onderwerp wat daarop gemik is om die NWU in diskrediet te bring nie. Studente en personeel moet ʼn duidelike onderskeid tref tussen kommentaar in hul hoedanigheid van (onderskeidelik) ʼn aangewese woordvoerder, ʼn onderwerpspesifieke/akademiese kundige, of hul private/persoonlike hoedanigheid. Dit belangrik om daarop te wys aan die begin van enige kommentaar/onderhoud/plasing en om daarop aan te dring dat die betrokke hoedanigheid duidelik gemaak word in die publikasie/insetsel. Dit volg dat enigiemand wat in hul persoonlike hoedanigheid kommentaar lewer, nie na die NWU of hul posisie/benoeming by die werkgewer mag verwys nie. Enigeen wat deur ʼn joernalis vir ʼn aanhaling genader word, behoort te vra vir ʼn geleentheid om die aanhaling deur te lees vóór publikasie. 8.2 Riglyne vir wanneer daar met die media geskakel word In die geval van media-onderhoude of mediaverklarings mag personeel nie: - godslasterlike of aanstootlike taal of inhoud besig nie - gemoeid wees met onderwerpe/inhoud wat diskriminasie op grond van ras, ouderdom, godsdiens, geslag, huwelikstaat, nasionaliteit van oorsprong, fisiese of geestelike gestremdheid, seksuele oriëntasie of ander gronde wat ingevolge Suid-Afrikaanse gelykegeleentheidwetgewing beskerm word, bevorder, aankweek of laat voortduur nie Mediabeleid 7

9 - inhoud of ʼn sosialemediaplasing skryf of van materiaal gebruik maak wat as dreigend, lasterlik, teisterend, diskriminerend of as boeliegedrag vertolk kan word jeens ʼn ander belanghebbende (intern sowel as eksterne rolspelers) van die universiteit nie. - finansiële vergoeding aanvaar of vra nie - betrokke wees by iets onwettigs of onwettige aktiwiteite aanmoedig nie - inligting deurgee wat die veiligheid of sekuriteit van die publiek of publieke stelsels in die gedrang kan bring nie - van inhoud gebruik maak wat wettige eienaarskap van enige ander persoon skend nie, met inbegrip van skending van kopiereg of intellektuele eiendomsregte van die universiteit of ʼn ander instansie of persoon - enige vertroulike of persoonlike inligting wat in hul hoedanigheid as personeellid/kontrakteur van die NWU bekom is, openbaar maak nie - die NWU se naam, wapen of logo gebruik sonder voorafgoedkeuring van IB of die KBK nie - inhoud gebruik wat misleidend of bedrieglik is nie. 8.3 Riglyne vir wanneer mediadekking verlang word Lede van die universiteitsgemeenskap wat mediadekking verlang met die oog op publisiteit/blootstelling vir hul werk/suksesse/navorsingsbevindinge/impak in die gemeenskap/wetenskaplike bydraes is welkom om die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of KBK te kontak, wat behulpsaam sal wees met die opstel van ʼn mediavrystelling, fasilitering van dekking van bepaalde gebeure en die reël van nuuskonferensies, ens. Kampusse/fakulteite/akademiese departemente/besigheidseenhede/sentrums wat ʼn mediavrystelling wil onderneem, word aangemoedig om ʼn konsepverklaring in te dien by óf die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge óf KBK vir redigering en/of goedkeuring. Mediaverklarings word altyd in ooreenstemming met die volgende standaardformaat voorberei: - die korporatiewe NWU-logo - vrystellingsdatum - opskrif (of titel van die verklaring) - vrystellingsinstruksies vir onmiddellike publikasie of met ʼn embargo (in welke geval die datum en tyd van bekendmaking aan die publiek gestipuleer word) - die inhoud van die vrystelling (indien moontlik, ʼn maksimum van 800 woorde) - verdere navrae met vermelding van die naam en kontakbesonderhede van die mediaskakelpersoon en/of kundige wat verdere inligting kan verskaf - standaardvoetskrif na gelang van die outeur van die vrystelling 8.4 Riglyne vir besoekende joernaliste, fotograwe en filmspanne Die NWU verwelkom joernaliste, nuusfotograwe, videograwe en uitsaaiers by die universiteit se besigheidseenhede. Toestemming word egter altyd vereis vir verfilming in binnenshuise sowel as buitenshuise universiteitsfasiliteite, insluitende NWU-administrasie- en - kantoorgeboue, klaskamers, laboratoriums, koshuise, ens. en die reël geld vir alle tipes fotografie (stilfotografie, video en film). Indien ʼn lid van die media toestemming vra om onderhoude te voer met personeel of studente, foto's te neem of binne die universiteit se fasiliteite/besigheidseenhede te verfilm om nuusinhoud in te samel of om ʼn dokumentêr te maak, moet die versoek na die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of KBK toe verwys word vir magtiging. Beskermingsdienste moet ook in kennis gestel word. Indien ʼn joernalis, verslaggewer of kameraspan onaangekondig by ʼn NWU-fasiliteit opdaag soos tydens nuuswaardige krisissituasies (byvoorbeeld ʼn betoging of ʼn boikot) moet die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie & Belanghebberverhoudinge of KBK onverwyld gekontak word sodat hy/sy die situasie kan help bestuur. Die volgende riglyne moet gevolg word wanneer joernaliste/televisiekameraspanne of fotograwe onaangekondig by ʼn fasiliteit opdaag: - Hoewel die media nie verbied kan word om met enige individu te praat of om die buitekant van ons fasiliteite af te neem of te verfilm nie, sal die betrokke nuuskantore en/of redakteurs gekontak word om meer duidelikheid te verkry oor die doel van die besoek. - Die media mag nie ʼn NWU-fasiliteit sonder toestemming betree om dit af te neem of te verfilm nie. Sodanige magtiging sal oorweeg word aan die hand van die indiening van ʼn brief van voorneme by die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie Mediabeleid 8

10 & Belanghebberverhoudinge of KBK, met ʼn uiteensetting van die relevante inligting (oor die verlangde perseel, datums, tye, tydsduur en die aantal mense en voertuie wat betrokke sal wees by die voorgestelde projek, ʼn lys van NWU-verwante materiaal wat gebruik sal word, sowel as ʼn beskrywing van die projek en die beoogde gebruik daarvan). - Die media mag nie die ingang na enige NWU-fasiliteit versper of mense verhoed om in te gaan of om normale universiteitsbesigheid te bedryf nie, en die universiteit kan die media inlig indien enige NWU-kliënt kla oor ongerief (bv. in die parkeerareas of loopweë). - Enigeen wat vir kommersiële doeleindes en/of vermaak die NWU se naam, byname, gebou- of eenheidname tydens verfilming, video-opname en/of fotografering van die NWU se kampusse wil gebruik, moet vooraf skriftelike goedkeuring van die Institusionele Direkteur: Korporatiewe Sake en Belanghebberverhoudinge of KBK's verkry. Mediabeleid 9