Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Menerangkan kaedah Dokumen yang dilaksanakan bagi mengesan dan mendapatkan dokumen yang dimohon oleh pengguna warga UPM. 2.0 SKOP 2.1 Meliputi semua permohonan untuk mendapatkan dokumen berbentuk buku, tesis dan artikel (dari jurnal bercetak atau atas talian) daripada warga UPM (Permohonan Dalam) sahaja. 2.2 Meliputi kerja-kerja mengesan, memohon, membekalkan dokumen dan urusan pembayaran. 2.3 Menguruskan permohonan dari Perpustakaan Cawangan kecuali PS. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/PSAS/GP06/VOT OPR/PSAS/GP06/D OPR/PSAS/GP03/KW - Tajuk Dokumen The British Library Automated Requesting International User Guide - The British Library International Customer Handbook Garis Panduan Pembayaran Melalui Potongan Vot Garis Panduan Penghantaran Dokumen Garis Panduan Kutipan Wang 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BPM OPAC PS D P PSAS : Bahagian Pengurusan Maklumat : Ketua Bahagian Pengurusan Maklumat / Ketua Perpustakaan Cawangan : Katalog Perpustakaan : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak : Pembantu Perpustakaan : Dokumen : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Sultan Abdul Samad (merangkumi Perpustakaan Utama dan Perpustakaan Cawangan)
Halaman: 2/9 S UPM : Sistem Pembekalan Penerbitan : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan semua staf yang melaksanakan tugas dalam perkhidmatan ini mematuhi prosedur.
Halaman: 3/9
Halaman: 4/9 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan Sama Ada melalui Borang Perkhidmatan Pembekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OPR/PSAS/BR06/D1) / Borang Dokumen (Artikel) (OPR/PSAS/BR06/D2), Surat, E-Mel atau Faksimili. 7.3 Semak Butiran Permohonan. 7.3.1. Jika lengkap ikut langkah 7.5. 7.3.2. Jika tidak lengkap, ikut langkah 7.4. 7.4 Minta Pemohon Lengkapkan Maklumat Sama Ada Melalui Borang Dokumen (Buku/Tesis) (OPR/PSAS/BR06/D1) / Borang Dokumen (Artikel) (OPR/PSAS/BR06/D2), Surat, E-Mel atau Faksimili Dan Ikut Langkah 7.2. 7.5 Failkan di Log Dokumen (Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/D1): 7.5.1 Beri nombor rujukan dan cop tarikh penerimaan. /P/ Pustakawan 7.5.2 Masukkan maklumat di pangkalan data Lotus Notes / Pangkalan Data (untuk tujuan statistik). 7.6 Semak OPAC PSAS dan Pangkalan Data Atas Talian untuk Memastikan Dokumen Tiada Dalam Koleksi: /P/ Penyelaras 7.6.1 Jika dokumen ada, ikut langkah 7.10. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7. 7.7 Semak OPAC Institusi-Institusi Lain untuk Mengesan Bahan yang Dipohon: P 7.7.1 Jika dokumen ada, ikut langkah 7.8. 7.7.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10.
Halaman: 5/9 Tindakan 7.8 Hantar Permohonan Ke Institusi Berkenaan Melalui E-Mel, Faks atau Menggunakan Borang S dan Catat Tarikh Dihantar pada Borang di Log Dokumen (Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/D1). Hantar Dalam Tempoh 5 Hari Bekerja (Dalam Keadaan Biasa) dari Tarikh Penerimaan. /P/ Penyelaras Untuk permohonan ke British Library rujuk manual: i) The British Library Automated Requesting International User Guide dan ii) The British Library International Customer Handbook 7.9 Terima Maklumbalas sama ada Dokumen Dapat Dibekalkan atau Tidak: 7.9.1. Jika dapat dibekalkan a. Bahan dibekalkan tanpa bayaran, ikut langkah 7.11. b. Bahan berbayar, dapatkan persetujuan pemohon, jika setuju, ikut langkah 7.11. Jika tidak, ikut langkah 7.10 7.9.2. Jika tidak dapat dibekalkan, ikut langkah 7.10 / hubungi pemohon dan ulangi langkah 7.7. 7.10 Batalkan Permohonan: 7.10.1 Batalkan permohonan yang tidak dapat dipenuhi atau yang tidak dapat dikesan dari mana-mana insititusi dalam tempoh 2 bulan dari tarikh permohonan. 7.10.2 Maklumkan pemohon sebab pembatalan dan rekodkan pada borang di Log Perkhidmatan Pembekalan Dokumen (Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/D1) maklumat yang berkaitan. Ikut langkah 7.19. 7.11 Terima Dokumen dari Institusi Pembekal dan Catat Pada Borang di Log Dokumen (Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/D1).
Halaman: 6/9 Tindakan 7.12 Semak sama ada Dokumen Betul/Berkeadaan Baik seperti Dimohon: 7.12.1. Jika betul, ikut langkah 7.13. 7.12.2. Jika tidak (dokumen salah / rosak / tidak lengkap) maklumkan institusi pembekal, pulangkan dokumen dan mohon semula dokumen (jika perlu), ikut langkah 7.8. 7.13 Maklumkan Pemohon melalui E-Mel atau Telefon, supaya Datang untuk Mengambil Dokumen. 7.14 Terima Bayaran dari Pemohon (jika berkenaan). 7.14.1 Bayaran secara tunai, keluarkan bil tunai dan serah wang kepada Pejabat Ketua Pustakawan. (Untuk senarai kadar bayaran, rujuk Senarai Kadar Bayaran Dokumen). Rujuk Garis Panduan Kutipan Wang, Bahagian 3, Langkah 5-11 (OPR/PSAS/GP03/KW). 7.14.2 Bayaran melalui potongan vot (Rujuk Garis Panduan Pembayaran Melalui Potongan Vot (OPR/PSAS/GP06/VOT). P/ 7.15 Serah Dokumen kepada Pemohon. 7.15.1 Catat tarikh penyerahan pada borang di Log Dokumen (Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/D1), serta cop Dibenarkan sehingga pada borang permohonan bagi dokumen berbentuk buku. 7.15.2 Lekatkan slip pemulangan yang telah di cop, dicatit dengan tarikh pemulangan dan ditandatangan di dalam buku yang dibekalkan.
Halaman: 7/9 Tindakan 7.16 Terima Kembali /permohonan pembaharuan Bahan dari Peminjam. 7.16.1 Perlu pembaharuan? a) Jika Ya, dapatkan pengesahan dari Institusi pembekal, catat tarikh baru dan kadar bayaran (jika perlu) pada Borang Permohonan Berkenaan dan maklumkan kepada pemohon. b) Jika tidak, ikut langkah 7.16.2 7.16.2 Terima dan semak keadaan bahan a) Jika bermasalah, minta bayaran ganti rugi daripada peminjam mengikut kadar yang ditetapkan oleh institusi pembekal. Sekiranya peminjam gagal membuat bayaran, maklumkan kepada Bahagian Sirkulasi untuk tindakan seterusnya. b) Jika tiada masalah, ikut langkah 7.17 7.17 Kemaskini Butiran di Log Dokumen (Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/D1) dan Cop Dikembalikan pada Borang Permohonan Berkenaan. 7.18 Pulangkan Buku ke Institusi yang Membekalkannya (Rujuk Garis Panduan Penghantaran Dokumen OPR/PSAS/GP06/D). 7.19 Tamat.
Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSAS/BL06/D1 Log Dokumen (Permohonan Dalam) Borang Perkhidmatan Pembekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OPR/PSAS/BR06/D1) Borang Perkhidmatan Pembekalan Dokumen (Artikel) (OPR/PSAS/BR06/D2) 2. OPR/PSAS/BL06/D3 Log Rekod Perjalanan Dokumen 3. OPR/PSAS/BL06/VOT Log Potongan Vot Untuk Diproses Borang Potongan Vot Untuk Dokumen / Perkhidmatan Penelitian Maklumat (OPR/PSAS/BR06/VOT) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BPM PS BPM 1 Tahun BPM PS 1 Tahun Kuasa Melupus 4. UPM/PSAS/BPM/8.6.157 Dokumen : Surat Menyurat Am 5. UPM/PSAS/PS/8.14.65 Dokumen : Surat Menyurat Am 6. UPM/PSAS/BPM/8.6.157.1 Dokumen : Pengesahan Penerimaan Buku P/ P/ BPM P/ P/ PS P/ P/ BPM
Halaman: 9/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 7. UPM/PSAS/PS/8.14.66 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PS Kuasa Melupus Dokumen : Pengesahan Penerimaan Buku 8. OPR/PSAS/BL03/PW Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat Ketua Pustakawan 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 OPR(PSAS)- 2/2011 OPR(PSAS)- 1/2012 BPM Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Disedia dan Disemak Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan 7 Tahun Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 22/08/2011 WP 30/01/2012