Prosesse wat gevolg word om sake op te volg op distriksvlak Processes used to follow up on cases at district level Januarie 2018 / January 2018 Lizette Smith
HULP MET DIENSVOORWAARDES Die SAOU staan lede graag by rakende hulle diensvoorwaardes. Voorbeelde sluit in: Salarisskale ; REQV ; Bevorderingskerf Diensbonusse ; Langdiensbonusse ; Kwalifikasiebonusse ; Erkenning van vorige diens Behuising Wanbetaling van plaasvervangers IQMS ; Verandering van status ; ID-nommers Oorplasings PILIR en appél Besering aan diens Grief-en dispuutverklarings Uitbetaling van verlofgratifikasie Verkeerde aanstellingsdatums Pensioenvorms
PROSEDURE WAT GEVOLG MOET WORD Die LYNFUNKSIE moet heel eerste gevolg word. - Administratiewe beampte of Hulpbronbestuurder van die skool - Hoof Lede moet eers SELF navraag doen by Distrik:- - Skriftelik in Engels - Heg alle relevante dokumentasie aan via die hoof. Indien geen oplossing - eskaleer dit na die SAOU vir verdere hantering en opvolging van probleme:- - Die voltydse vakbondverteenwoordiger (VVV) - VVV s besoek distrikte ten minste een keer per maand - Prosesse kan nie verhaas word nie
ROETE WAT GEVOLG WORD OP DISTRIKSVLAK Voorbeeld: AANSTELLINGSDATUM IS VERKEERD Meld die saak aan by distrik Datum word geverifieër Skryf voorlegging Voorlegging na toesighouer (PPO-= Principal Personnel Officer) Voorlegging na Direkteur van Menslike Hulpbronne (HR) Voorlegging per e-pos na GDE Hoofkantoor NB! Indien daar enige foute tydens die proses is word die voorlegging teruggestuur en volg weer die roete. Hierdie proses kan n paar maande neem. Voorbeeld : ERKENNING VAN VORIGE DIENS Oorspronklike dienssertifikate en dekbrief per veldpos na distrik Amptenaar verifieër diens Voorlegging word geskryf Voorlegging na die Hoof Finansiële Beampte: CFO (Chief Financial Officer)
ROETE (VERVOLG) Na CFO se goedkeuring dokument na distrik Distrik skryf mandaat vir betaling Wanneer die aansoek in die huidige finansiële jaar val gaan die aansoek direk na GDE wat dan toestemming gee vir die betaling. Voorbeeld : POS IS NIE GESKEP Lid ontvang nie salaris na aanstelling Amptenare by HRP ontvang die dokumente vanaf die skool Indien alles reg is gee HRP n magtigingsbrief. n Voorlegging word nou geskryf wat na HR ( spesifiek Conditions of Service) gaan Die voorlegging gaan na die direkteur Dan terug na Conditions of Service Indien dit bv n plaasvervangerspos is, of n sekonderingspos of kraamverlofpos is, moet die pos eers deur GDE Hoofkantoor geskep word. (Dokumente word elektronies na GDE gestuur.) Nadat die pos geskep is word n HR 7 voltooi. Hierdie dokumente gaan dan na GDF
ROETE (VERVOLG) Dokumente word daagliks na GDF in Johannesburg gekoerier. Die dokumente word dan geskandeer in die posafleweringskamer, n proses wat ongeveer drie dae neem. GDE doen nou die aanstelling en n salaris word outomaties gegenereer. Vertragings in hierdie proses is bv onvolledige dokumente ontvang vanaf die skool of non-compliance met GDE-voorskrifte deur die skool. Daar gaan twee maal per jaar memorandums na skole met n merklys vir dokumentasie, tydsraamwerke ens. Skole kry een geleentheid om n aanstelling terugwerkend te maak. Daarna word noncompliance briewe uitgereik en die persoon word aangestel vanaf die datum wat dokumente ontvang is. Hierdie proses neem weereens n geruime tyd.
ROETE (VERVOLG) Die SAOU kan nie help met direkte navrae by die volgende instellings nie: GEMS / GEHS / SARS / UIF / GEPF (Hierdie is aparte staatsentiteite ) Die SAOU kan wel help met navrae rakende hierdie entiteite op distriksvlak bv. Behuising Mediese subsidie Pensioenaansoeke Dit is duidelik dat die SAOU sy bes doen om lede by te staan rakende diensvoorwaardes, maar dat daar by distriks- en Hoofkantoorprosesse gehou moet word. Die SAOU kan opvolg maar nie die prosesse beheer nie.
AFSLUITING Lei, leer en inspireer