NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 1/10 Disediakan oleh Diluluskan oleh Jawatan KETUA JABATAN JABATAN PENGURUSAN KUALITI DAN KEUTUHAN Jawatan REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh 29 Disember 2017 Tarikh 29 Disember 2017 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan- Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM
NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 2/10 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memberikan penjelasan tentang proses kerja Kawalan Dokumen bagi memastikan kawalan terhadap semua dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti dilaksanakan mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur ini. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Pegawai Dokumen di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bermula dari proses penyediaan hingga proses pelupusan dokumen berkenaan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01. 3.2 Malaysian Standard MS ISO 90012015 Quality Management System (Second Revision) (ISO 90012015, IDT). 3.3 Code Of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition (2017). 3.4 Standard Program Pendidikan MQA. 3.5 Garis Panduan Amalan Baik MQA. 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1 Pengurusan Atasan IPGM merujuk kepada Rektor dan Timbalan Rektor untuk melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia. 4.1.2 Pengurusan Atasan IPG merujuk kepada Pengarah dan Timbalan Pengarah untuk melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti Institut Pendidikan Guru. 4.1.3 Pemilik Proses ialah Rektor/Timbalan Rektor/Pengarah Pusat dan Sektor, Ketua Jabatan dan Ketua Unit di IPGM yang
NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 3/10 dipertanggungjawabkan untuk memastikan pelaksanaan, penyelenggaraan dan penambahbaikan sesuatu prosedur dalam SPK. 4.1.4 Pemegang Prosedur Kualiti ialah pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk memastikan proses di dalam sesuatu Prosedur Kualiti dilaksanakan dengan sempurna. 4.1.5 Pegawai Dokumen IPGM ialah pegawai yang dilantik untuk mengurus, mengawal, dan mengedar dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti. 4.1.6 Pegawai Dokumen IPG ialah pegawai yang dilantik oleh Majlis Kualiti Institut untuk mencetak, mengawal, memantau, mengedar dan melupus dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti di IPG masing-masing. 4.1.7 Pegawai Dokumen Jabatan/Unit ialah pegawai yang dilantik oleh pemegang dokumen/ketua jabatan/ketua unit untuk mencetak, mengawal, memantau, mengedar dan melupus dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti di jabatan/unit masing-masing 4.1.8 Pemegang Dokumen merujuk nama pemegang sedia ada dalam Senarai Induk Edaran Terkawal dan Senarai Edaran Terkawal IPG dalam Manual Kualiti. 4.1.9 Dokumen Kualiti ialah dokumen yang dirujuk dan digunakan dalam sistem pengurusan kualiti iaitu manual kualiti, prosedur kualiti dan arahan kerja. 4.1.10 Dokumen Rujukan merujuk kepada dokumen lain yang diwujudkan dan diguna pakai dalam SPK seperti Ringkasan Maklumat Kursus/ Buku Panduan Pentaksiran yang sedang berkuatkuasa. 4.1.11 Dokumen Luaran ialah dokumen yang dikeluarkan oleh organisasi luar dan ditentukan penggunaannya oleh organisasi dalam SPK seperti arahan/pekeliling/garis panduan. 4.1.12 Salinan Terkawal merujuk kepada Dokumen Kualiti dan Dokumen Rujukan yang terkini yang telah dikenalpasti penggunaannya dalam SPK serta pengedarannya dikawal.
NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 4/10 4.2 Singkatan PA IPGM Rektor/Timbalan Rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia PA IPG MK Pengarah/Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru Manual Kualiti PK Prosedur Kualiti PP Pemilik Proses IPGM Institut Pendidikan Guru Malaysia JPKK IPG Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan Institut Pendidikan Guru MKSP KJ/KU Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Ketua Jabatan/Ketua Unit Pegawai Dokumen Institut Pendidikan Guru Malaysia PD IPG Pegawai Dokumen Institut Pendidikan Guru PDJ/PDU Pegawai Dokumen Jabatan/Pegawai Dokumen Unit KPAD PD P/J/S/U Ketua Pasukan Audit Dalaman Pegawai Dokumen Pusat/Jabatan/Sektor/Unit
NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 5/10 5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) 1. Mengambil tindakan plan pengurusan risiko sekiranya ada. 2. Melaksanakan dan menilai keberkesanan cadangan penambahbaikan. 1. Melaksanakan pemantauan dan memastikan salinan dokumen terkini digunakan di jabatan/unit. 2. Mengaplikasikan pengurusan dokumen cemerlang. 3. Menyemak dokumen yang telah dilengkapkan. A C P D 1. Menentukan penyediaan dokumen kualiti, pengedaran dokumen kualiti, pengedaran dokumen rujukan, pindaan dokumen kualiti dan pelupusan dokumen kualiti. 2. Mengkaji dan menyediakan Pelan Pengurusan Risiko. 1. Menyemak dokumen kualiti bagi memastikan isi kandungannya lengkap, jelas, dan terkini serta mematuhi format rujukan dokumen. 2. Melaksanakan penyediaan dokumen kualiti (pengedaran dokumen kualiti, pengedaran dokumen rujukan), pindaan dokumen kualiti dan pelupusan dokumen kualiti mengikut carta alir yang disediakan. 3. Dokumen luaran yang ditentukan oleh organisasi bagi perancangan dan operasi sistem pengurusan kualiti tidak dikawal kerana ia boleh diperoleh daripada pelbagai sumber. 4. Menyediakan salinan MK/PK untuk tujuan audit.
NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 6/10 6.0 PROSES KERJA PENYEDIAAN DOKUMEN KUALITI Tanggungjawab Output Mula PA IPGM Menyediakan surat lantikan kepada Surat pelantikan PA IPGM/ KJ JPKK Menentukan dokumen yang perlu Senarai dokumen PA IPGM/ KJ JPKK Tidak diluluskan Memastikan dokumen disemak - Manual Kualiti (MK) - Prosedur Kualiti Teras (PT) - Prosedur Kualiti Umum (PUP) - Prosedur Kualiti Proses Umum Sokongan (PUS) - Proses Kerja (PDCA) - Lampiran (LAM) - Carta alir - Dokumen rujukan Surat mesyuarat/ Senarai dokumen PA IPGM Lulus Meluluskan dokumen untuk dikuatkuasa Mengurus penyediaan dokumen yang diluluskan Tamat Dokumen yang telah diluluskan Senarai Prosedur Kualiti
NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 7/10 6.0 PROSES KERJA PENGEDARAN DOKUMEN KUALITI IPGM & IPG Tanggungjawab Mula Output PA IPGM/ PA IPG / PD P/J/S/U PD IPG/PDJ/PDU Menyediakan surat lantikan kepada PD P/J/S/U IPGM PD IPG/PDJ/PDU Menyediakan satu salinan dokumen kualiti dalam bentuk bercetak/cd Mencatat nombor salinan terkawal pada muka hadapan setiap dokumen kualiti yang bercetak Merekod dokumen rujukan terkini dalam Borang Senarai Induk terkini Mengeluarkan surat kepada PD P/J/S/U IPGM dan PD IPG untuk memaklumkan pengedaran dokumen kualiti dalam bentuk bercetak/cd dan Borang Senarai Induk Dokumen. Memaklumkan kepada anggota Jabatan/Unit yang perlu menerima PK. Setiap dokumen yang bercetak dicatat nombor salinan terkawal beserta tandatangan pengesahan. Tamat Surat pelantikan MK dan PK (salinan keras dan lembut) MK dan PK (salinan keras) 01 & 06 01, 02, 06 02
6.0 PROSES KERJA PINDAAN DOKUMEN KUALITI NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 8/10 Tanggung jawab Mula Output / IPG Pemegang IPGM/ PD IPG/ PA IPGM/PA IPG Terima cadangan pindaan Dokumen Kualiti. Mengemukakan Borang Cadangan Pindaan dokumen kualiti kepada PA IPGM/PA IPG untuk mendapatkan ulasan dan pengesahan cadangan pindaan. 03 03 /JPKK Tidak Diluluskan Mengedarkan Borang Cadangan Pindaan kepada Pemegang IPGM. 03 PA IPGM/ Pemegang IPGM Mendapatkan kelulusan. Dokumen yang dipinda Pemegang IPGM Pemegang IPGM Lulus Pemegang membuat pindaan. Menyerahkan salinan dokumen yang dipinda bersama Borang Rekod Pindaan kepada. Dokumen yang diluluskan untuk pindaan ( 04) Pemegang IPGM PD IPG/PDJ/ PDU/Pemegang IPG/Ketua Audit IPG Menyerahkan dokumen yang dipinda kepada IPG dan memaklumkan kepada semua /PD IPG. Memaklumkan dokumen terkini kepada PD P/S/J/U dan PD IPG. Tamat Surat Punca Kuasa dan dokumen yang dipinda 01, 02, 05 Memo 05
6.0 PROSES KERJA PEMBATALAN DOKUMEN NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 9/10 Tanggung jawab Output Mula / PA IPGM Mengeluarkan Surat Pembatalan Dokumen kepada PD P/J/S/U dan PD IPG. Memo /PD IPG/PDJ/PDU/ Penggerak dan semua pengguna dokumen Melabel BATAL pada dokumen bercetak/cd. CD/Dokumen Bercetak /PD P/J/S/U PD IPG/PDJ/PDU Mengemaskini senarai induk dokumen. LAM-PUS- 02-05 Tamat
NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 10/10 7.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Senarai Edaran Dokumen Terkawal Bilik ISO 3 tahun 01 2. Borang Penerimaan Dokumen Bilik ISO 3 tahun 02 3. Borang Cadangan Pindaan Bilik ISO 3 tahun 03 4. Borang Rekod Pindaan Bilik ISO 3 tahun 04 5. Senarai Induk Dokumen Bilik ISO 3 tahun 05 6. Borang Pelan Pengurusan Risiko Fail Pemegang PUS-02 3 tahun 0