HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM BAHAGIAN A: Huraian Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/ dan sila abaikan ruangan No. kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP) No. Huraian Dokumen * Tambahan (T) / (KEW): Belanajwan Nama Dokumen: Prosedur Penyediaan Cadangan Belanjawan Kod Dokumen: UPM//KEW-BJT/P001 No. Isu:02, No. Semakan:02, Tarikh Kuatkuasa: 18/7/2014 Nama Dokumen: Prosedur Penyediaan Cadangan Belanjawan Kod Dokumen: UPM//KEW-BJT/P001 No. Isu:02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 18/8/2016 2.0 SKOP 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi penyediaan cadangan belanja mengurus daripada PTJ sehingga Pemeriksaan Belanjawan oleh Agensi Pusat. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Tajuk Dokumen Dokumen Terkini Pekeliling Perbendaharaan, Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Dua Tahun Sekali. Terkini Seksyen II /KEW/GP 001/BJT Pekeliling Bendahari Penyediaan Cadangan Belanjawan Dua Tahun Sekali. Peraturan Kewangan Dan Perakaunan, UPM Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan Prosedur ini merangkumi semua tatacara penyediaan cadangan belanja mengurus tahunan Universiti sehingga Pemeriksaan Belanjawan oleh Agensi Pusat. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen 1PP.treasury.gov.my Seksyen II Tajuk Dokumen Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan. Peraturan Kewangan Dan Perakaunan, UPM /KEW/GP001/BJT Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan 1/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN ABM : Anggaran Belanja Mengurus AGENSI PUSAT : Kementerian Kewangan, Kementerian Pendidikan JKB : Jaawatankuasa Bendahari TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 di vawah Skim Perkhidmatan SSM PB : Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W41 dan W48 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan SAGA : Standard Accounting for Government Agencies SSM : Sistem Saraan Malaysia TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM ABM AGENSI PUSAT JPU PB PTJ PTK PA SAGA SSM TB Anggaran Belanja Mengurus Kementerian Kewangan, Kementerian Pengajian Tinggi Jawatankuasa Pengurusan Universiti Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM Pusat Tanggungjawab Pembantu Tadbir Kewangan Penolong Akauntan Standard Accounting For Government Agencies Sistem Saraan Malaysia Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM 5.0 TANGGUNGJAWAB PTJ dan Pejabat Bursar bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam penyediaan cadangan belanja mengurus tahunan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi dan menjalankan prosedur ini. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 2/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 6.0 CARTA ALIR 4.0 PROSES TERPERINCI Mula 7.1 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Terima Pekeliling Perbendaharaan Penyediaan Pekeliling Bendahari Kepada PTJ Penyediaan Cadangan Belanjawan PTJ Terima Cadangan Belanjawan Daripada PTJ Semak Cadangan Belanjawan PTJ Sediakan Kertas Cadangan Belanjawan UPM Sediakan Buku Cadangan Belanjawan Dua Tahun Sekali Pemeriksaan Belanjawan Oleh Agensi Pusat 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 TB/PB/PA/ PTK PTJ PTK 6.2 Laksana Pekeliling 6.3 Sedia cadangan belanjawan 6.4 Terima cadangan belanjawan daripada PTJ (jika ada) 6.2.1 6.2.2 6.3.1 6.4.1 Terima Pekeliling Perbendaharaan mengenai garis panduan bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan daripada Bahagian Perbendaharaan Kementerian Kewangan melalui surat atau laman web Kementerian Kewangan. Maklumkan kepada PTJ melalui surat/emel bagi tujuan penyediaan Cadangan Belanjawan Tahunan seperti berikut : i) Dasar Sedia Ada keperluan emolumen kepada Pejabat Pendaftar ii) Dasar Baru dan Dasar One-Off (jika ada) keperluan kepada PTJ Sediakan Cadangan Belanjawan mengikut format ABM untuk perkara berikut : i) Dasar Sedia Ada keperluan emolumen oleh Pejabat Pendaftar ii) Dasar Baru dan Dasar One-Off (jika ada) keperluan oleh PTJ Terima dan rekod Cadangan Belanjawan PTJ di dalam Buku Daftar Cadangan Belanjawan Tahunan Penyediaan Cadangan Belanjawan UPM Berdasarkan Perakuan Agensi Pusat 7.10 Tamat 7.11 A 3/69

7.0 PROSES TERPERINCI 7.1 Mula 7.2 Terima Pekeliling Perbendaharaan. 7.2.1 Terima Pekeliling Perbendaharaan mengenai garis panduan bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan daripada Bahagian Perbendaharaan Kementerian Kewangan melalui surat atau laman web Kementerian Kewangan. 7.3 Penyediaan Pekeliling Bendahari kepada PTJ 7.3.1 Sediakan Pekeliling Bursar berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan sebagai panduan untuk PTJ menyediakan Cadangan Belanjawan Tahunan. 7.3.2 Edarkan Pekeliling Bursar beserta Perjanjian Program (/KEW/DF001/BJT) dan format ABM (/KEW/DF002/BJT) kepada semua PTJ dalam tempoh 30 hari bekerja selepas Pekeliling Perbendaharaan Kementerian Kewangan diterima. 7.3.3 Pastikan ketua PTJ atau wakil menerima dokumen di para 6.2.2 dengan menandatangani senarai penerimaan. 7.4 Penyediaan Cadangan Belanjawan PTJ 7.4.1 Sediakan Cadangan Belanjawan PTJ mengikut format ABM yang dilampirkan bersama Pekelilng Bursar. 7.4.2 Kemukan cadangan belanjawan yang telah ditandatangani oleh Ketua/Wakil PTJ. 7.5 Terima Cadangan Belanjawan daripada PTJ. 7.5.1 Terima dan rekod Cadangan Belanjawan PTJ di dalam Buku Daftar Cadangan Belanjawan Tahunan. 7.6 Semak Cadangan Belanjawan PTJ. 7.6.1 Semak Cadangan Belanjawan daripada PTJ untuk penyediaan Buku Belanjawan PTJ Universiti Putra Malaysia. 7.7 Sediakan Kertas Cadangan Belanjawan UPM. 7.7.1 Cetak laporan-laporan mengikut format ABM 3, ABM 4, ABM 5 dan ABM 7. 7.7.2 Sediakan kertas cadangan Belanjawan UPM Tahunan untuk pertimbangan, perakuan dan kelulusan Pihak Berkuasa Universiti. 7.8 Sediakan Buku Cadangan Belanjawan Dua Tahun Sekali. 7.8.1 Sediakan Buku Cadangan Belanjawan Tahunan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan (/KEW/GP001/BJT). Huraian Dokumen * Tambahan (T) / TB/PB TB/PB/PA /PTK TB/PB/PA /PTK JPU/TB/ PB berkaitan A 6.5 Semak cadangan 6.6 Sediakan kertas Cadangan 6.7 Sediakan Buku Cadangan Belanjawan Tahunan 6.8 Hadir ke mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan 6.9 Sedia cadangan belanjawan UPM berdasarkan perakuan Agensi Pusat 6.10 Tamat 6.5.1 6.6.1 6.6.2 6.7.1 6.7.2 6.7.3 6.8.1 6.8.2 6.9.1 6.9.2 6.9.3 Semak Cadangan Belanjawan daripada PTJ untuk penyediaan Cadangan Belanjawan Universiti Putra Malaysia.. Cetak laporan-laporan mengikut format ABM 3, ABM 4, ABM 5 dan ABM 7. Sediakan kertas Cadangan Belanjawan UPM Tahunan untuk pertimbangan, perakuan dan kelulusan Pihak Berkuasa Universiti. Sediakan Buku Cadangan Belanjawan Tahunan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan (/KEW/GP001/BJT). Kemukakan Buku Cadangan Belanjawan Tahunan kepada pihak Agensi Pusat mengikut masa yang telah ditetapkan. Dapatkan perakuan terimaan daripada pihak Agensi Pusat dengan menandatangani salinan pendua surat. Sediakan surat jemputan mesyuarat kepada wakil JPU yang terlibat dengan sesi pemeriksaan belanjawan Hadir ke mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan seperti yang telah dijadualkan oleh Agensi Pusat. Sediakan laporan ringkasan peruntukan yang diperakukan sepertimana yang diminta Pastikan cadangan belanjawan UPM dikemaskini berdasarkan perakuan Agensi Pusat mengikut format-format ABM. Kemukakan permohonan cadangan belanjawan yang telah dikemaskini kepada pihak Agensi Pusat mengikut tempoh yang ditetapkan di dalam Mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan P 4/69

7.8.2 Kemukakan Buku Cadangan Belanjawan Tahunan kepada pihak Agensi Pusat mengikut masa yang telah ditetapkan oleh Agensi Pusat. 7.8.3 Dapatkan perakuan terimaan daripada pihak Agensi Pusat dengan menandatangani salinan pendua surat. 7.9 Pemeriksaan Belanjawan oleh Agensi Pusat. 7.9.1 Menghadiri mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan oleh Agensi Pusat seperti yang telah dijadualkan oleh Agensi Pusat. 7.9.2 Sediakan minit Mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan dan ringkasan peruntukan yang diperakukan sepertimana yang diminta. 7.10 Penyediaan cadangan belanjawan UPM berdasarkan perakuan Agensi Pusat. 7.10.1 Pastikan cadangan belanjawan UPM dikemaskini berdasarkan perakuan Agensi Pusat mengikut format-format ABM. 7.10.2 Kemukakan permohonan cadangan belanjawan yang telah dikemaskini beserta minit Mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan (jika ada) kepada pihak Agensi Pusat mengikut tempoh yang ditetapkan di dalam Mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan. 7.11 Tamat Huraian Dokumen * Tambahan (T) / P (KEW): Belanajwan Nama Dokumen: Prosedur Permohonan Tambahan Peruntukan Belanja Mengurus Kod Dokumen: UPM//KEW-BJT/P002 No. Isu:02, No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03.01.2011 2.0 SKOP Nama Dokumen: Prosedur Permohonan Tambahan Peruntukan Belanja Mengurus Kod Dokumen: UPM//KEW-BJT/P002 No. Isu:02, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: 18/8/2016 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi permohonan pindahan peruntukan belanja mengurus berdasarkan keperluan perbelanjaan mengikut objek am sehingga kelulusan. 5.0 TANGGUNGJAWAB Pejabat Bursar bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam memproses Permohonan Pindahan Peruntukan Belanja Mengurus. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi dan menjalankan prosedur ini. Skop prosedur ini meliputi permohonan pindahan peruntukan belanja mengurus daripada PTJ berdasarkan keperluan perbelanjaan mengikut objek am sehingga kelulusan. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 5/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 6.0 CARTA ALIR Mula 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungja wab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan Terima Permohonan Pindahan Peruntukan Daripada PTJ 6.1 Mula Semak Permohonan Pindahan Peruntukan PTJ/Zon Kewangan/ Seksyen Kewangan 6.2 Terima Permohonan Pindahan Peruntukan 6.2 Permohonan pindahan peruntukan dikemukakan oleh PTJ/Zon Kewangan/Seksyen Kewangan apabila terdapat kekurangan peruntukan di dalam kod bajet modul SAGA di PTJ. Dapatkan Kelulusan PTK 6.2.1 Cop terima pada dokumen permohonan pindahan dan rekodkan dalam Buku Daftar Pindahan Peruntukan. Kemaskini Peruntukan Bursar/VC/ PB/PTK 6.3 Semak Permohonan Pindahan 6.3 Pastikan maklumat pindahan peruntukan adalah lengkap. Rujuk Senarai Semakan Pindahan Peruntukan (/KEW/SS002/BJT) Maklumkan Keputusan Permohonan Pindahan Peruntukan Kepada PTJ 6.3.1 Pastikan baki peruntukan mencukupi. Rujuk Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan (/KEW/AK001/BJT) Tamat 6.4 Dapatkan Kelulusan A 6.4 Permohonan pindahan peruntukan hendaklah mendapat kelulusan dan perakuan dengan menggunakan Borang Kelulusan Permohonan Pindahan Peruntukan. (OPR/BEN/BR003/BJT) seperti berikut:- Sehingga Kuasa Bursar RM300,000 Melebihi RM300,000 Kuasa Naib Canselor 6/69

7.0 PROSES TERPERINCI Sehingga Kuasa Bursar RM300,000.00 Melebihi Kuasa Naib Canselor RM300,000.00 7.1 Mula 7.2 Terima permohonan pindahan peruntukan daripada PTJ/Zon Kewangan/Seksyen Kewangan. 7.2.1 Permohonan pindahan peruntukan dikemukakan oleh PTJ/Zon Kewangan/Seksyen Kewangan apabila terdapat kekurangan peruntukan di dalam kod bajet modul SAGA di PTJ. 7.2.1 Cop terima pada dokumen permohonan pindahan dan rekodkan dalam Buku Daftar Pindahan Peruntukan. 7.3 Semak permohonan pindahan peruntukan 7.3.1 Pastikan maklumat pindahan peruntukan adalah lengkap. Rujuk Senarai Semakan Pindahan Peruntukan (/KEW/SS002/BJT) 7.3.2 Pastikan baki peruntukan mencukupi. Rujuk Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan (/KEW/AK001/BJT) 7.4 Dapatkan kelulusan 7.4.1 Permohonan pindahan peruntukan hendaklah mendapat kelulusan dan perakuan dengan menggunakan Borang Kelulusan Permohonan Pindahan Peruntukan. (OPR/BEN/BR003/BJT) seperti berikut: 7.4.2 Pindahan peruntukan yang tidak melibatkan perbelanjaan aset hendaklah mendapatkan kelulusan seperti berikut: Sehingga Kuasa Bursar RM300,000.00 Melebihi Kuasa Naib Canselor RM300,000.00 Huraian Dokumen * Tambahan (T) / PB/PA/PTK TB/PB/PA/ PTK 6.5 Kemaskini Peruntukan 6.6 Maklumkan Keputusan 6.7 Tamat 6.4.1 Pindahan peruntukan yang tidak melibatkan perbelanjaan aset hendaklah mendapatkan kelulusan seperti berikut:- Sehingga Kuasa Bursar RM300,000 6.5 6.5.1 6.5.2 6.6 Melebihi RM300,000 Kuasa Naib Canselor Pindahan peruntukan yang telah diluluskan, dikemaskini dalam modul Bajet SAGA dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh kelulusan permohonan kecuali atas justifikasi keperluan segera yang boleh menjejaskan operasi. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Pindahan Peruntukan (OPR/BEN/AK002/BJT) Kemaskini maklumat dalam Buku Daftar Pindahan Peruntukan Permohonan Pindahan Peruntukan daripada Zon Kewangan/Seksyen Kewangan hanya akan dipertimbangkan sekiranya melibatkan proses bayran dan perolehan yang diuruskan secara berpusat. Pastikan keputusan permohonan pindahan peruntukan dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh lima(5) hari bekerja selepas tarikh kemaskini peruntukan dalam modul Bajet SAGA. 7/69

7.5 Kemaskini peruntukan 7.5.1 Pindahan peruntukan yang telah diluluskan, dikemaskini dalam modul Bajet SAGA dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh kelulusan permohonan kecuali keperluan segera yang boleh menjejaskan operasi. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Pindahan Peruntukan (OPR/BEN/AK002/BJT) 7.5.2 Kemaskini maklumat dalam Buku Daftar Pindahan Peruntukan Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 7.5.3 Permohonan Pindahan Peruntukan daripada Zon Kewangan/Seksyen Kewangan hanya akan dipertimbangkan sekiranya melibatkan proses bayaran dan perolehan yang diuruskan secara berpusat. 7.6 Maklumkan keputusan permohonan pindahan peruntukan kepada PTJ/Zon Kewangan/ Seksyen Kewangan. 7.6.1 Pastikan keputusan permohonan pindahan peruntukan dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas tarikh kemaskini peruntukan dalam modul Bajet SAGA. 7.7 Tamat P 8/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / (KEW): Perolehan Nama Dokumen: Prosedur Sebut Harga Universiti Kod Dokumen: UPM//KEW-BUY/P005 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 6/5/2015 Nama Dokumen: Prosedur Sebut Harga Universiti Kod Dokumen: UPM//KEW-BUY/P005 No. Isu: 02, No. Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2016 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.0 TANGGUNGJAWAB Nombor Dokumen Tajuk Dokumen AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300) PK 2.2/2013 Kaedah Perolehan Kerajaan Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bursar, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Manual FAMS Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. S/K.KEW/PK/D/1100/0000 00/11/493 Jld 11 SK.5 (9)- 23 Nov 2012 UPM/OPR/BEN/AK005/ BUY UPM//KEW/AK002/ BUY UPM//KEW/AK003/ BUY /KEW/GP004/BUY Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan dan Penjanaan Kekayaan oleh Universiti Penyelidikan Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga 9/69

/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi /KEW/GP006/BUY /KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak Huraian Dokumen * Tambahan (T) / /KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja /KEW/GP010/BUY Garis Panduan Perolehan Kerja Bagi Jumlah Sehingga RM50,000.00 /KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar P OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) Terkini /ICT/GP03/PerolehanIC T Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT 10/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN 4.0 DOKUMEN RUJUKAN FAMS : Fixed Asset Management System Manual FAMS : Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM : Jawatankuasa Sebut Harga Universiti JKS : Jawatankuasa Spesifikasi JKPT : Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH : Jawatankuasa Penilaian Harga JKP : Jawatankuasa Penilaian JKPK : Jawatankuasa Penilaian Kerja LPIPM : Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia(CIDB) (Construction Industrial Development Board) PA : Penolong Akauntan PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO : Purchase Order (Pesanan Belian) PO held : dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan RO : Requisition Order (Permohonan Pembelian) SAGA : Standard Accounting for Government Agencies SSM : Sistem Saraan Malaysia Syarikat : Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti UPMKB : Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia : Staf Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, JKSH A Urusetia JKSH B Pejabat Bursar : Staf Zon/Seksyen, Pejabat Bursar Nombor Dokumen Tajuk Dokumen AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300) http://1pp.treasury.gov.my PK- Perolehan Kerajaan PK 2.2-Kaedah Perolehan Kerajaan PK 4-Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia S/K.KEW/PK/D/1100/000000/11/ Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan 493 Jld 11 SK.5 (9)- 23 Nov dan Penjanaan Kekayaan oleh Universiti 2012 Penyelidikan UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian UPM//KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal UPM//KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing /KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga /KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi /KEW/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga /KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak /KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja /KEW/GP010/BUY Garis Panduan Perolehan Kerja Bagi Jumlah Sehingga RM50,000.00 /KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga 11/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Ketua PTJ, pegawai dan staf yang terlibat dengan perolehan ini bertanggungjawab menentukan prosedur/peraturan ini dipatuhi semasa melaksanakan perolehan secara sebut harga serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut. FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM - Jawatankuasa Sebut Harga Universiti JKS - Jawatankuasa Spesifikasi JKPT - Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKP - Jawatankuasa Penilaian JKPK - Jawatankuasa Penilaian Kerja LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (Construction Industrial Development Board) PA - Penolong Akauntan PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian) SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti UPMKB - Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia JKSH A - Staf Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar Urusetia JKSH B - Staf Zon/Seksyen, Pejabat Bursar P 12/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 6.0 CARTA ALIR P Mula Mula 7.1 Permohonan Permohonan Perolehan Perolehan Permohonan Permohonan Pendaftaran Pendaftaran Sebut Sebut Harga Harga Universiti Universiti Pendaftaran Pendaftaran 7.2 7.3 7.4 7.7.2 Tindakan Pembetulan Penyediaan Penyediaan Laporan Laporan Penilaian Penilaian Sebut Sebut Harga Harga Penyediaan Penyediaan Dokumen Dokumen Sebut Sebut Harga Harga Penyediaan Penyediaan Iklan Iklan Serahan Serahan Dokumen Dokumen Sebut Sebut Harga Harga Penutupan Penutupan dan dan Pembukaan Pembukaan Sebut Sebut Harga Harga 7.5 7.6 7.7 7.8 Penyediaan Penyediaan Laporan 7.9 Laporan 7.10 dan dan Mesyuarat Mesyuarat Sebut Sebut Harga Harga Universiti Universiti Penyediaan Penyediaan Kontrak Kontrak Penyediaan Penyediaan Permohonan Permohonan Pesanan Pesanan Belian Belian Penyediaan Penyediaan Pesanan Pesanan Belian Belian Serah Serah Pesanan Pesanan Belian Belian kepada kepada Syarikat Syarikat Terima Terima Bekalan/ Bekalan/ Perkhidmatan/ Perkhidmatan/ Kerja Kerja Rekod Rekod Terimaan Terimaan 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.18 Mesyuarat Mesyuarat Lantikan Lantikan Syarikat Syarikat 7.11 Penilaian Penilaian Prestasi Prestasi Syarikat Syarikat 7.19 Penyediaan Penyediaan Surat Surat Tawaran Tawaran 7.12 Tamat Tamat 7.20 13/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 7.0 PROSEDUR TERPERINCI 6.0 PROSES TERPERINCI 7.1 Mula 6.1 Mula 7.2 Permohonan Perolehan 6.2 Permohonan Perolehan 7.3 Permohonan Pendaftaran 6.3 Permohonan Pendaftaran 7.3.1 Sebut Harga A (i) Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/ Sebut Harga (/KEW/BR003/BUY). (ii) Serahkan dokumen berikut: (a) Borang Permohonan Pembelian (R.O); (b) Borang Pendaftaran Sebut Harga; (c) Senarai Semak Status Pembelian Melalui Sebut Harga/Tender (/KEW/DF014/BUY); dan (d) Senarai spesifikasi Sebut Harga (/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 7.3.2 Sebut Harga B (i) Lengkapkan Borang Pendaftaran Sebut Harga B. (ii) Serahkan dokumen berikut: (a) Borang Permohonan Pembelian (R.O); (b) Borang Pendaftaran Sebut Harga B; dan (c) Senarai spesifikasi Sebut Harga (/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar. 6.3.1 Sebut Harga A (a) Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/ Sebut Harga (/KEW/BR003/BUY). (b) Serahkan dokumen berikut: (i) Borang Permohonan Pembelian (R.O); (ii) Borang Pendaftaran Sebut Harga; (iii) Senarai Semak Status Pembelian Melalui Sebut Harga/Tender (/KEW/DF014/BUY); (iv) Senarai spesifikasi Sebut Harga (/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB; (v) Salinan surat lantikan Jawatankuasa Tenikal; dan (vi) Surat akuan pelantikan ahli Jawatankuasa Teknikal. 6.3.2 Sebut Harga B (a) Lengkapkan Borang Pendaftaran Sebut Harga B (/KEW/BR050/BUY). (b) Serahkan dokumen berikut: (i) Borang Permohonan Pembelian (R.O); (ii) Borang Pendaftaran Sebut Harga B; dan (iii) Senarai spesifikasi Sebut Harga (/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar; (iv) Salinan surat lantikan Jawatankuasa Tenikal; dan (v) Surat akuan pelantikan ahli Jawatankuasa Tenikal. 14/69

7.4 Pendaftaran 7.4.1Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran. 7.4.2Buat semakan seperti berikut ke atas borang permohonan diterima:- 7.4.3Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga. 7.4.4Daftar sebut harga dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format berikut: (a) Sebut Harga A- Daftar Sebut Harga (OPR/BEN/BD001/BUY). (b) Sebut Harga B- Daftar Sebut Harga (OPR/BEN/BD00XX/BUY). 7.4.5Lengkapkan maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:- 7.4.6Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga. 7.4.7Simpan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi di dalam fail seperti berikut: 7.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga 7.5.1 Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga (/KEW/GP004/BUY). 7.5.2 Bagi Sebut Harga A Serah dokumen ke ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 7.5.3 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.6 7.6 Penyediaan Iklan 7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga (OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan sebut harga. 7.7 Serahan Dokumen Sebut Harga 7.7.1 Sebut Harga A: (i) Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumatmaklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:- Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 6.4 Pendaftaran 6.4.1Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran. 6.4.2Buat semakan seperti berikut ke atas borang permohonan diterima:- 6.4.3Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga. 6.4.4Daftar sebut harga dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format berikut: (a) Sebut Harga A- Daftar Sebut Harga (OPR/BEN/BD001/BUY). (b) Sebut Harga B- Daftar Sebut Harga (OPR/BEN/BD037/BUY). 6.4.5Lengkapkan maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:- 6.4.6Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga. 6.4.7Simpan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi di dalam fail seperti berikut: 6.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga 6.5.1 Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga (/KEW/GP004/BUY). 6.5.2 Bagi Sebut Harga A Serah dokumen ke ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 6.5.3 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 6.6. 6.6 Penyediaan Iklan 7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga (OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan sebut harga. 6.7 Serahan Dokumen Sebut Harga 6.7.1 Sebut Harga A: (a) Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:- (i) Nombor rujukan sebut harga; (ii) Tajuk sebut harga; (iii) Tarikh tutup sebut harga; dan (iv) Nombor peti sebut harga. (b) Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan. (c) Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli 15/69

(a) Nombor rujukan sebut harga; (b) Tajuk sebut harga; (c) Tarikh tutup sebut harga; dan (d) Nombor peti sebut harga. (ii) Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan. (iii) Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan. (iv) Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:- (a) Bilangan dokumen; (b) Nama syarikat; (c) Nombor resit; (d) Alamat syarikat; (e) Nombor telefon dan faks. 7.7.2 Sebut Harga B (i) Pastikan setiap syarikat yang hendak mengambil dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan. (ii) Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.9.2 7.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga 7.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci. 7.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga 7.9.1 Sebut Harga A: (i) Laporan penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan (a) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKPT dan laporan penilaian harga oleh JKPH. (b) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (/KEW/GP006/BUY). Huraian Dokumen * Tambahan (T) / dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan. (d) Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:- (i) Bilangan dokumen; (ii) Nama syarikat; (iii) Nombor resit; (iv) Alamat syarikat; (v) Nombor telefon dan faks. 6.7.2 Sebut Harga B (a) Pastikan setiap syarikat yang hendak mengambil dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan. (b) Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.9.2 6.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga 6.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci. 6.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga 6.9.1 Sebut Harga A: (a) Laporan penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan (i) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKPT dan laporan penilaian harga oleh JKPH. (ii) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (/KEW/GP006/BUY). (iii) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY). (b) Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja (i) Laporan penilaian sebut harga kerja akan disediakan oleh JKPK. (ii) Sedia laporan penilaian sebut harga kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian (iii) Teknikal/Spesifikasi (/KEW/GP005/BUY). Serah laporan penilaian sebut harga ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian 16/69

(c) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY). (ii) Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja (a) Laporan penilaian sebut harga kerja akan disediakan oleh JKPK. (b) Sedia laporan penilaian sebut harga kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (/KEW/GP005/BUY). (c) Serah laporan penilaian sebut harga ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 7.9.2 Sebut Harga B (i) Laporan penilaian sebut harga akan disediakan oleh JKP. (ii) Serah laporan penilaian sebut harga ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar/ Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 7.10 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat 7.10.1Cop tarikh terima laporan penilaian sebut harga pada setiap laporan. 7.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah dikemukakan, jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan. 7.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (/KEW/GP006/ BUY). 7.10.4Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga sebelum mesyuarat diadakan. Huraian Dokumen * Tambahan (T) / Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 6.9.2 Sebut Harga B (a) Laporan penilaian sebut harga akan disediakan oleh JKP. (b) Serah laporan penilaian sebut harga ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar/ Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 6.10 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat 6.10.1 Cop tarikh terima laporan penilaian sebut harga pada setiap laporan. 6.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah dikemukakan, jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan. 6.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (/KEW/GP006/ BUY). 6.10.4 Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga sebelum mesyuarat diadakan. 6.11 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga 6.11.1 Urusetia mengaturkan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga untuk melantik petender yang memenuhi syarat sebut harga dan mengemukakan best value for money. 6.11.2 Maklumkan keputusan mesyuarat kepada pemohon. 6.12 Penyediaan Surat Terima Tawaran 6.12.1Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (/KEW/GP007/BUY). 6.12.2Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.14 7.11 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga 7.11.1 Urusetia mengaturkan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga untuk melantik petender yang memenuhi syarat sebut harga dan mengemukakan best value for money. 7.12 Penyediaan Surat Terima Tawaran 7.12.1Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju 6.13 Penyediaan Kontrak 6.13.1Sedia kontrak untuk perolehan bernilai melebihi RM50,000 ke atas atau bagi perolehan bermasa yang bernilai kurang daripada RM50,000. 6.13.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak. 6.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian 6.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui 17/69

Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (/KEW/GP007/BUY). 7.12.2Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.14 Huraian Dokumen * Tambahan (T) / sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM//KEW/AK003/BUY). 7.13 Penyediaan Kontrak 7.13.1Sedia kontrak untuk perolehan bernilai melebihi RM50,000 ke atas atau bagi perolehan bermasa yang bernilai kurang daripada RM50,000 7.13.2Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak. 7.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian 7.14.1Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM//KEW/AK003/BUY). 7.15 Penyediaan Pesanan Belian 7.15.1Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR), jika dokumen dikembalikan ke PTJ. 7.15.2Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY). 7.15.3Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai. 7.15.4Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya. 7.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat 7.16.1Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4). 6.15 Penyediaan Pesanan Belian 6.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR), jika dokumen dikembalikan ke PTJ. 6.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY). 6.15.3 Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai. 6.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya. 6.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat 6.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4). 6.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 6.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan. 6.18 Rekod Terimaan 6.18.1 Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan). 6.19 Penilaian Prestasi Syarikat 6.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat-UPM//KEW/AK002/BUY. 6.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian sewajarnya ke atas syarikat tersebut untuk tindakan selanjutnyanya. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (/KEW/GP009/BUY). 6.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Syarikat. Rujuk Arahan 18/69

7.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 7.17.1Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan. Huraian Dokumen * Tambahan (T) / Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM//KEW/AK002/BUY). 6.19.4 Sedia laporan penilaian, rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM//KEW/AK002/BUY). 6.20 Tamat 7.18 Rekod Terimaan 7.18.1Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan). 7.19 Penilaian Prestasi Syarikat 7.19.1Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat-UPM//KEW/AK002/BUY. 7.19.2Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian sewajarnya ke atas syarikat tersebut untuk tindakan selanjutnyanya. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (/KEW/GP009/BUY). 7.19.3Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Syarikat. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM//KEW/AK002/BUY). 7.19.4Sedia laporan penilaian, rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM//KEW/AK002/BUY). 7.20 Tamat 8.0 REKOD KUALITI 7.0 REKOD KUALITI Bil 2. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (Baru) (d) Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga B Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (Baru) 2. (d) Salinan Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga B 19/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / (KEW): Pembayaran Nama Dokumen: Prosedur Pembayaran Tuntutan Staf Kod Dokumen: UPM//KEW-BYR/P008 No. Isu:02, No. Semakan:01, Tarikh Kuatkuasa: 22/8/2011 Nama Dokumen: Prosedur Pembayaran Tuntutan Staf Kod Dokumen: UPM//KEW-BYR/P008 No. Isu:02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 18/8/2016 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua bayaran tuntutan kepada staf menggunakan panjar wang runcit dan tuntutan yang dibuat melalui sistem e-claim termasuk pelarasan pendahuluan dan kad korporat 2.0 SKOP Skop prosedur merangkumi semua bayaran tuntutan kepada staf menggunakan panjar wang runcit dan tuntutan yang dibuat melalui sistem e- claim. Kod Dokumen Tajuk Dokumen Rujuk laman sesawang http://eclaims.upm.edu.my/login/ Sistem e-claim Tindakan Tanggungjawab Tanggungja wab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 7.1 Mula 6.1 Mula 7.2 Kenalpasti Jumlah Tuntutan 7.2.1 Tuntutan Tidak Melebihi RM100.00 Semua tuntutan bayaran balik yang tidak melebihi RM100.00 (kecuali tuntutan pergigian) sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (/KEW/GP014/BYR )di langkah 3.5.4 7.2.2 Tuntutan Melebihi RM100.00 (i) Daftar masuk ke sistem e-claim (http://bursar2.upm.edu.my) dengan merujuk Manual Tuntutan Staf Melalui sistem e-claim (M030) (ii) Isi maklumat tuntutan mengikut jenis/borang tuntutan. (iii) Semak maklumat tuntutan yang diinput. (iv) Cetak dan hantar borang permohonan secara online 7.3 Hantar Dokumen ke Pejabat Bendahari 7.3.1 Kemukakan tuntutan beserta dokumen sokongan untuk pengesahan dan kelulusan KPTJ serta lengkapkan Daftar Format Perakuan PPPTJ PEMOHON PEMOHON/PP PTJ PPPTJ PEMOHON SEKSYEN KEWANGAN PEMBANGU NAN 6.2 Kenalpasti Jumlah Tuntutan A 6.2 Kenalpasti Jumlah Tuntutan (a) Tuntutan Sehingga RM100.00 terus ke Para 6.2.1 (b) Tuntutan Pergigian/Tuntutan Melebihi RM100.00 6.2.1 Tuntutan Sehingga RM100.00 (Panjar Wang Runcit) Semua tuntutan bayaran balik sehingga RM100.00 (kecuali tuntutan pergigian) boleh dituntut samaada dikaunter, Pejabat Bursar III atau di Pejabat Zon/Seksyen Kewangan PTJ/PTJ (a) Di kaunter Pejabat Bursar III (i) Kemukakan resit asal atau akuan terima yang telah disahkan oleh Ketua PTJ,Pegawai yang diberi kuasa (ii) Terima resit asal atau akaun terimaan yang disahkan oleh Ketua PTJ/Pegawai diberi kuasa kepada pemohon (iii) Semak nama, no kakitangan staf, jumlah dan Borang Baucer Kecil Wang Runcit (/KEW /BR016/ BYR) 20/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (/KEW/DF034/BYR) 7.3.1 Kemukakan tuntutan beserta dokumen sokongan yang telah disahkan ke Pejabat Bendahari Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang http://www.bursar.upm.edu.my/ 7.4 Terima Dan Semak Dokumen 7.4.1 Tuntutan Melebihi RM100.00 Hingga RM500.00 (i) (ii) Semak dokumen tuntutan dan pastikan lengkap. Lengkapkan Daftar Format Perakuan Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (/KEW/DF034/BYR), (iii) Luluskan tuntutan melalui sistem e-claim merujuk ARAHAN KERJA TUNTUTAN STAF MELALUI SISTEM e- CLAIM (UPM//KEW/AK010/BYR ), dan lengkapkan Daftar Format Pengesahan Dan Perakuan Bayaran (OPR/BEN/DF060/BYR), (iv) Kemukakan tuntutan beserta dokumen sokongan ke Kaunter Bendahari III di Bangunan Pentadbiran atau Pejabat Zon / Seksyen Kewangan yang di kenal pasti (v) Terima tunai daripada Pegawai Pembayar (vi) Tandatangan Baucer Kecil sebagai perakuan terimaan. 7.4.2 Tuntutan Melebihi RM500.00 (i) Semak dokumen tuntutan dan pastikan lengkap PA/PTK PEMOHON PA/PTK PEMOHON ZON/SEKSYE N KEWANGAN PTJ/PTJ PEMOHON A B maklumat tuntutan (iv) Input maklumat bayaran ke dalam Sistem Panjar Wang Runcit Berpusat (v) Cetak Borang Baucer Kecil Wang Runcit (/KEW/BR016/BYR). Serahkan wang tunai kepada pemohon dan dapatkan tandatangan staf yang menuntut pada ruangan tandatangan pemohon/penerima ebagai bukti akuan penerimaan serta tandatangan pegawai pembayar pada ruangan yang berkenaan (vi) Serah wang tunai kepada pemohon dan failkan dokumen tuntutan untuk tujuan rekupan (vii) Rujuk tatacara lengkap di Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara penyediaan Invoice Entry (b) Di Zon/Seksyen Kewangan PTJ/PTJ (i) Kemukakan Borang Baucer Kecil Wang Runcit (/KEW/BR016/BYR) beserta resit asal atau akuan terimaan yang telah disahkan oleh Ketua PTJ/Pegawai yang diberi kuasa (ii) Terima resit asal atau akuan terimaan yang disahkan oleh Ketua PTJ/Pegawai diberi kuasa daripada pemohon (iii) Semak nama, no kakitangan staf, jumlah dan maklumat tuntutan (iv) Serah wang tunai kepada pemohon dan dapatkan tandatangan staf yang menuntut pada 21/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / (ii) Sah dan lulus tuntutan melalui sistem e- claim dengan merujuk ARAHAN KERJA TUNTUTAN STAF MELALUI SISTEM e-claim (UPM//KEW/AK010/BYR ) 7.5 Penyediaan Baucar 7.5.1 Sediakan baucar bayaran dengan merujuk ARAHAN KERJA TUNTUTAN STAF MELALUI SISTEM e-claim (UPM//KEW/AK010/BYR) 7.6 Pengesahan Baucar PTK B ruangan tandatangan pemohon/penerima ebagai bukti akuan penerimaan serta tandatangan pegawai pembayar pada ruangan yang berkenaan. Failkan dokumen tuntutan untuk tujuan rekupan (v) Rujuk tatacara lengkap di Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara Penyediaan Invoice Entry 7.6.1 Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. 7.7 Kelulusan Baucar 7.7.1 Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan. 7.8 Batching 7.8.1 Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching. 7.9 Kemaskini Baucar 7.9.1 Kemaskini baucar berpandukan Arahan Kerja kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN). PK/PA/PTK PK/PA PTK PTK SEKSYEN KEWANGAN PERAKAUAN 6.2.2 Tuntutan Pergigian/Tuntutan Melebihi RM100.00 (i) Daftar masuk ke Sistem e- Claim (http://bursar2.upm.edu.my) dengan merujuk Arahan Kerja Tuntutan Staf Melalui Sistem e-claim (UPM//KEW/AK010/BYR) (ii) Isi maklumat tuntutan mengikut jenis/ borang tuntutan (iii) Semak maklumat tuntutan yang diinput (iv) Hantar borang permohonan secara online dan cetak (v) Kemukakan tuntutan yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk pengesahan KPTJ 7.1 0 7.1 1 Kaedah Bayaran 7.10.1 Bayaran akan dibuat melalui EFT atau cek Tamat PTK SEKSYEN KEWANGAN PERAKAUAN 6.3 Hantar Dokumen Tuntutan ke Pejabat Bursar C 6.3 Hantar Dokumen Tuntutan ke Pejabat Bursar Kemukakan tuntutan yang lengkap beserta dokumen sokongan yang telah disahkan serta lengkapkan Daftar Format Perakuan Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (/KEW/DF034/BYR) dan kemukakan ke Pejabat Bursar Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang www.bursar.upm.edu.my Daftar Format Perakuan Penerim aan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (/KEW /DF034/ BYR) 22/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / C PTK/PA PEMOHON PEMOHON 6.4 Terima Dan Semak Dokumen 6.5 Kemaskini Tuntutan Dalam Sistem e-claims 6.4 6.5 Terima Dan Semak Dokumen 6.4.1 Sila ikut langkah-langkah seperti berikut: (i) Semak dokumen tuntutan dan pastikan Lengkap (ii) Lengkapkan Daftar Format Perakuan Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (/KEW/DF034/BYR) maskini Tuntutan Dalam Sistem e-claims 6.5.1 Kemaskini tuntutan melalui Sistem e-claims dengan merujuk Manual Kerja Tuntutan Staf (M030). (i) Tuntutan melebihi RM100.00 sehingga RM500.00 a)lengkapkan Daftar Format Pengesahan Dan Perakuan Bayaran (OPR/BEN/DF060/BYR) b) Kemukakan tuntutan beserta dokumen sokongan ke Kaunter Bendahari III di Bangunan Pentadbiran atau Pejabat Zon/Seksyen Kewangan yang dikenalpasti (rujuk proses kerja 6.2.1 (a)) (ii) Tuntutan melebihi RM500.00 a) Bagi tuntutan yang melebihi RM500.00 teruskan ke langkah 6.6 6.5.2 Jika terdapat tuntutan melalui pelarasan pendahuluan sila rujuk Arahan Kerja Tuntutan staf Melalui e- Claim Daftar Format Peraku an Peneri maan Dokum en Tuntut an Bayara n Daripa da Staf (/K EW/DF 034/BY R) Daftar Format Penges ahan Dan Peraku an Bayara n (OPR/B EN/DF 060/BY R) PTK 6.6 Penyediaan Baucer 6.6 Penyediaan Baucar 6.6.1 Sediakan baucar bayaran dengan merujuk Manual Tuntutan Staf Melalui Sistem e-claim (M030) PTK/PA/PK 6.7 Pengesahan Baucer D 6.7 Pengesahan Baucar 6.7.1 Serah baucar dan dokumen pe,bayaran kepada PTK/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. 23/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / D PA/PK PTK PTK (SEKSYEN PERAKAUNAN KEWANGAN) 6.8 Kelulusan Baucer 6.9 Baching 6.8 6.9 Kelulusan Baucar 6.8.1 Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PTK/PA/PK untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan Bacthing Rujuk tatacara lengkap di Garis PanduanPembayaran Tanpa Pesanan Belian (/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara bacthing 6.10 Kemaskini Baucer 6.10 Kemaskini Baucar Kemaskini baucar berpandukan Arahan Kerja Kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN) 6.11 Kaedah Bayaran 6.11 Kaedah Bayaran Bayaran akan dibuat mengikut kaedah semasa yang berkuatkuasa 6.12 Tamat (KEW): Pembayaran Nama Dokumen: Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian Kod Dokumen: UPM//KEW-BYR/P009 No. Isu:02, No. Semakan:03, Tarikh Kuatkuasa: 05/06/2015 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nama Dokumen: Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian Kod Dokumen: UPM//KEW-BYR/P009 No. Isu: 02, No. Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2016 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Perintah-perintah Am Kod Dokumen http://1pp.treasury.gov.my Tajuk Dokumen Pengurusan Wang Awam (WP) Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2013 Rujuk laman sesawang http://treasury.gov.my/ Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pelaksanaan Peraturan dan Kaedah Tempahan Tiket Secara Atas Talian Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2013 Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pelaksanaan Peraturan dan Kaedah Tempahan Tiket Secara Atas Talian 24/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / Rujuk laman sesawang http://treasury.gov.my/ Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Rujuk laman sesawang Arahan Perbendaharaan berkaitan http://treasury.gov.my/ yang berkuatkuasa Rujuk laman sesawang Surat Arahan Perbendaharaan http://treasury.gov.my/ berkaitan yang berkuatkuasa 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Keseluruhan proses 7.0 digabungkan ke dalam proses 6.0 (KEW): Pembayaran Nama Dokumen: PROSEDUR PENDAHULUAN DAN KAD KORPORAT Kod Dokumen: UPM//KEW-BYR/P010 No. Isu:02, No. Semakan:01, Tarikh Kuatkuasa: 22/8/2011 Nama Dokumen: PROSEDUR PENGURUSAN PENDAHULUAN DAN KAD KORPORAT Kod Dokumen: UPM//KEW-BYR/P010 No. Isu:02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 18/8/2016 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonanan dan pelarasan wang pendahuluan serta pelarasan kad korporat. 2.0 SKOP Meliputi semua jenis pembayaran dan pelarasan wang pendahuluan serta pelarasan kad korporat yang dibuat kepada staf tidak termasuk staf sambilan dan pembantu penyelidik siswazah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonan wang pendahuluan dan kad korporat 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua jenis pembayaran wang pendahuluan dan permohonan kad korporat tidak termasuk pelarasan wang pendahuluan dan kad korporat yang dibuat kepada staf kecuali staf sambilan dan pembantu penyelidik siswazah. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Kod Dokumen Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Perintah Am Bab B Perintah Am Bab B 25/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my / Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my / Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my / Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my / Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa http://1pp.treasury.gov. my http://1pp.treasury.gov. my http://1pp.treasury.gov. my http://1pp.treasury.gov. my http://www.bursar.upm. edu.my Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Pekeliling, Garis Panduan dan Dokumen Pejabat Bursar berkaitan yang berkuatkuasa 26/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 6.0 CARTA ALIR 27/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 28/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 29/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 30/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / P 31/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / P 32/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / 33/69

Huraian Dokumen * Tambahan (T) / (KEW) : Pembayaran Nama Dokumen: PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Kod Dokumen: UPM//KEW-BYR/P011 No. Isu:02, No. Semakan:02, Tarikh Kuatkuasa: 5/6/2015 Nama Dokumen: PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Kod Dokumen: UPM//KEW-BYR/P011 No. Isu:02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 18/8/2016 Bendahari Bursar 3.4.1 Gaji tetap perlu dibayar mengikut jadual yang diluluskan oleh Bendahari berasaskan pekeliling yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara pada setiap hujung tahun. 3.5.1 (a) Penyata lantikan baru. Pastikan:- i. Ejaan nama dan nombor kad pengenalan sama seperti salinan kad pengenalan yang dilampirkan. ii. Status caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) / Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO) iii. Mata gaji dan elaun adalah selaras dengan tangga gaji SSM. Gaji perlu dibayar mengikut jadual yang diluluskan oleh Bursar berasaskan pekeliling yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara. 3.5.1 (a) Penyata lantikan baru. Pastikan:- i. Lampirkan salinan kad pengenalan ii. Lampirkan nombor keahlian Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan cukai pendapatan (jikaada) iii. Gaji pokok dan elaun adalah selaras dengan pekeliling yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa dari masa ke semasa iv. Tempoh lantikan dan kod peruntukan sama dengan surat tawaran 34/69