MUKA SURAT : i KAWALAN DOKUMEN Dokumen Kualiti yang terkandung dalam fail ini disediakan bagi memastikan pelaksanaan perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran Program Pra Diploma, Diploma, Ijazah Sarjana Muda dan Pascasiswazah di Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak, memenuhi keperluan piawaian ISO 9001:2008, penyelidikan, inovasi dan pengkomersilan serta penglibatan dengan komuniti. Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:- a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemas kini apabila terdapat pindaan. b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil Pengurusan dengan kelulusan Rektor UiTM Cawangan Perak atau seperti yang diputuskan dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) Kampus UiTM Cawangan Perak. c) Ditanda dengan perkataan DOKUMEN INDUK. d) Diselia dan diselenggara oleh Pengawal Dokumen. Salinan-salinan DOKUMEN INDUK tidak akan membawa perkataan DOKUMEN INDUK. Salinan-salinan tersebut akan disebar sebagai SALINAN DOKUMEN TERKAWAL dan diedarkan kepada pegawai seperti yang ditetapkan oleh Rektor UiTM Cawangan Perak dalam Senarai Pemegang Dokumen Terkawal.
MUKA SURAT : ii TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen Terkawal untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan. Dokumen ini diedarkan kepada staf yang terlibat dalam pengurusan proses pengajaran dan pembelajaran (Program Pra Diploma, Diploma, Ijazah Sarjana Muda dan Pascasiswazah) penyelidikan, inovasi dan pengkomersilan serta penglibatan dengan komuniti (community engagement) di Kampus UiTM Cawangan Perak atau staf yang diberi kebenaran oleh Rektor UiTM Cawangan Perak. Tanggungjawab Pemegang Dokumen Terkawal adalah seperti berikut:- a) Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat dan baik. b) Memasukkan halaman atau pindaan baharu supaya ia sentiasa berada dalam keadaan kemas kini. c) Memaklumkan sebarang pindaan kepada Pengurusan UiTM Cawangan Perak yang disenaraikan. d) Mengembalikan dokumen ini kepada Rektor UiTM Cawangan Perak ataupun Wakil Pengurusan atau menyerahkannya kepada pengganti masing-masing sekiranya berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan.
MUKA SURAT : iii SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL BIL JAWATAN TANDATANGAN 1. Rektor 2. Wakil Pengurusan 3. Pengawal Dokumen 4. Ketua Unit Pengurusan Kualiti 5. Timbalan Pendaftar Kanan 6. Ketua Pusat Pengajian 7. Koordinator
MUKA SURAT : i REKOD PINDAAN BIL MUKASURAT/ PERENGGAN RINGKASAN TARIKH KELULUSAN TANDATANGAN
MUKA SURAT : ii BAHAGIAN ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI... 5 1.1 Pendahuluan... 5 1.2 Tujuan... 6 1.3 Kandungan Manual... 6 1.4 Penyediaan, Penguatkuasaan dan Capaian... 7 1.5 Penyelarasan Pindaan... 7 2.0 MAKLUMAT ORGANISASI... 7 2.1 Sejarah dan Latarbelakang UiTM Cawangan Perak... 7 2.3 Misi UiTM Cawangan Perak... 8 2.4 Dasar Kualiti UiTM Cawangan Perak... 8 2.5 Objektif Kualiti UiTM Cawangan Perak... 9 2.6 Carta Organisasi UiTM Cawangan Perak... 11 2.7 Definisi... 12 2.8 Singkatan... 15 3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI... 16 3.1 Skop Pelaksanaan... 16 3.2 Aktiviti Teras Proses Pengajaran dan Pembelajaran... 16 3.2.1 Rekabentuk dan Semakan Program... 16 3.2.2 Pendaftaran Program... 16 3.2.3 Pendaftaran Kursus... 17 3.2.4 Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran... 17 3.2.5 Penilaian... 17 3.2.6 Pengendalian Penilaian... 17 3.2.7 Pengurusan Keputusan... 18 3.2.8 Pengijazahan... 18 4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI... 18 4.1 Keperluan Am... 18 4.2 Keperluan Dokumentasi... 20 4.2.1 Am... 20 4.2.1(c) & 4.2.2(b) Prosedur Kualiti... 21
MUKA SURAT : iii 4.2.3 Kawalan Dokumen... 22 4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti... 25 5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN... 26 5.1 Komitmen Pengurusan Eksekutif... 26 5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan... 26 5.3 Dasar Kualiti... 27 5.4 Perancangan... 28 5.4.1 Objektif Kualiti... 28 5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti... 28 5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa... 32 5.5.2 Wakil Pengurusan... 32 5.6 Kaji Semula Pengurusan... 37 5.6.1 Am... 37 5.6.2 Input Kaji Semula Pengurusan... 39 5.6.3 Hasil Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan... 39 6.0 PENGURUSAN SUMBER... 40 6.1 Penyediaan Sumber... 40 6.2 Sumber Manusia... 40 6.3 Infrastruktur... 41 6.4 Persekitaran Kerja... 42 7.0 PENGZAHIRAN PRODUK... 43 7.1 Perancangan Penyediaan Pengajaran dan Pembelajaran... 43 7.2 Proses Berkaitan Pelanggan... 45 7.2.1 Penentuan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Program... 45 7.2.2 Kaji Semula Keperluan Berkaitan Program... 46 7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan... 47 7.3 Rekabentuk dan pembangunan Program... 48 7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan Program... 48 7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan Program... 49 7.3.3 Hasil Rekabentuk dan Pembangunan Kurikulum Program... 50 7.3.4 Semakan ke atas Rekabentuk dan Pembangunan Kurikulum Program51
MUKA SURAT : iv 7.3.5 Verifikasi ke atas Rekabentuk dan Pembangunan Program... 52 7.3.6 Validasi ke atas Rekabentuk dan Pembangunan Kurikulum Program. 52 7.3.7 Kawalan ke atas Pindaan Rekabentuk dan Pembangunan Kurikulum Program... 52 7.4 Perolehan... 53 7.4.1 Pelaksanaan Perolehan... 53 7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan... 54 7.4.3 Verifikasi ke atas Bekalan dan Perkhidmatan... 54 7.5 Penyediaan Perkhidmatan Pengajaran Dan Pembelajaran... 55 7.5.1 Kawalan Perkhidmatan Pengajaran & Pembelajaran... 55 7.5.2 Validasi Proses Perkhidmatan Pengajaran dan Pembelajaran... 56 7.5.3 Identifikasi dan Kebolehkesanan... 57 7.5.4 Harta Pelanggan... 57 7.5.5 Pemeliharaan Produk... 57 7.6 Kawalan Peralatan Bagi Pemantauan Dan Pengukuran... 58 8.0 PENGUKURAN, ANALISA DAN PENAMBAHBAIKAN... 61 8.1 Panduan Am... 61 8.2 Pemantauan dan Pengukuran... 61 8.2.2 Audit Dalaman... 62 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses... 63 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk... 63 8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi... 63 8.4 Analisa Data... 64 8.5 Penambahbaikan... 65 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan... 65 8.5.2 Tindakan Pembetulan... 65 8.5.3 Tindakan Pencegahan... 66
MUKA SURAT : 5/71 1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 1.1 Pendahuluan Manual Kualiti ini adalah berdasarkan keperluan dokumentasi Perkara 4.2.2 ISO 9001: 2008. Manual ini mengandungi Maklumat Organisasi, Objektif Kualiti dan Prinsip Asas Jaminan Kualiti bagi memberi perkhidmatan kepada pelanggan untuk membantu UiTM Cawangan Perak ke arah memenuhi keperluan Standard/Piawaian ISO 9001: 2008. Manual Kualiti ini disokong oleh 28 Prosedur Kualiti, yang terdiri daripada 11 Prosedur Pengurusan dan 17 Prosedur Operasi beserta Arahan Kerja, Carta Aliran Proses dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya. Dokumen Sokongan antara lain meliputi: Akta Institut Teknologi MARA 173 dan pindaannya Akta Institusi Pengajian Tinggi (Tatatertib) 1976, Akta 174 Peraturan Akademik (Pindaan 2013) Arahan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Arahan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Pelan Perancangan Strategik Fakulti Buku Panduan Staf Code of Practice for Programme Accreditation (2009) Code of Practice for Institutional Audit (2008) Quality Assurance & Enhancement Policy (2014) Polisi Penilaian Akademik Pelajar UiTM (2015) Dasar Plagiarisma UiTM (2012) Kod Etika Pensyarah Manual Pengurusan Akademik untuk Pentadbir (2013) Manual Pengendalian Peperiksaan Akhir Garis panduan pengurusan penyelidikan dan inovasi (2015)
MUKA SURAT : 6/71 1.2 Tujuan Manual Kualiti ini adalah bertujuan untuk:- a) Menerangkan maklumat am mengenai UiTM Cawangan Perak b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) PTJ yang berlandaskan piawaian ISO 9001:2008 dan COPIA dalam pengajaran dan pembelajaran semua peringkat dan mod pengajian yang ditawarkan oleh PTJ yang mana selepas ini dirujuk sebagai Program (Rujuk lampiran 1), c) Menggariskan dasar dan prinsip jaminan kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran Program yang dilaksanakan dalam memenuhi keperluan ISO 9001: 2008 dan COPIA; d) Menjelaskan proses yang dijalankan serta batasan aplikasi dalam memenuhi keperluan ISO 9001: 2008, dan e) Menggariskan dasar dan prinsip jaminan kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan dengan penyelidikan, inovasi dan pengkomersilan, serta penglibatan dengan komuniti (community engagement) 1.3 Kandungan Manual Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian yang meliputi perkara-perkara berikut: Bahagian 1 - Pengenalan Kepada Manual Kualiti Bahagian 2 - Maklumat Organisasi Bahagian 3 - Skop Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian 4 - Keperluan Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan Bahagian 6 - Pengurusan Sumber Bahagian 7 - Penzahiran Produk Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti
MUKA SURAT : 7/71 1.4 Penyediaan, Penguatkuasaan dan Capaian Manual Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah diluluskan dan ditandatangani oleh Rektor UiTM Cawangan Perak. Manual Kualiti ini adalah Dokumen Terkawal yang diselia dan diselenggara oleh Pengawal Dokumen. Manual Kualiti ini dikemas kini mengikut arahan pengemaskinian yang dikeluarkan oleh Rektor UiTM Cawangan Perak atau Wakil Pengurusan dari semasa ke semasa. 1.5 Penyelarasan Pindaan Pengawal Dokumen bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas manual ini seperti mana keperluan Seksyen 4.2.3. Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang meluluskan dokumen ini. 2.0 MAKLUMAT ORGANISASI 2.1 SEJARAH DAN LATARBELAKANG UITM CAWANGAN PERAK Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak telah ditubuhkan dengan kerjasama Kerajaan Negeri Perak dan telah dibuka secara rasmi pada 1 Januari 1985 di kampus sementara di Bandar Baru Seri Manjung. Pada 1 Januari 1999, universiti ini telah dipindahkan ke Bandar Baru Seri Iskandar, Daerah Perak Tengah di tanah berkeluasan kira-kira 392.36 ekar. Kedudukan kampus berhampiran Lebuhraya Ipoh- Lumut sangat strategik dan memudahkan perhubungan antara Bandar Ipoh dan Lumut. Pada 29 Jun 2006 bertempat di Dataran Ilmu, UiTM Cawangan Perak Kampus Seri telah berlangsung Majlis Perasmian Kampus Tetap (blok pentadbiran, blok akademik dan Perpustakaan). Majlis ini telah disempurnakan oleh D.Y.T.M. Raja Muda Perak Darul Ridzuan, Raja Dr. Nazrin Shah Ibni Sultan Azlan Shah Muhibbudin Shah. Kemudahan kolej kediaman yang telah dibina mampu menampung kira-kira 8,000 orang pelajar. Selain itu, kemudahan sukan turut disediakan seperti padang bola sepak/hoki/ragbi, dewan badminton dan beberapa buah gelanggang untuk sukan iaitu tenis, futsal, bola keranjang, bola jaring, bola tampar, sepak takraw dan squash.
MUKA SURAT : 8/71 Selain Kampus Seri Iskandar, Kampus Metro yang terletak di Station 18, Jalan Pengkalan, Ipoh telah mula beroperasi pada bulan Jun 2002. Kampus ini diwujudkan bagi menyediakan lebih banyak peluang kepada pelajar bumiputera di sekitar Ipoh melanjutkan pelajaran. Kampus ini memberi tumpuan kepada pengajian luar kampus serta menyediakan prasarana yang bersesuaian dan kondusif untuk pengajaran dan pembelajaran. Terkini, UiTM Cawangan Perak, Kampus Tapah telah memulakan operasi pada 2010. Kampus Tapah terletak di Tapah Road, Tapah mempunyai bangunan pentadbiran dan akademik. Kemudahan kolej kediaman siswa dan siswi serta kemudahan sukan turut disediakan. Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak, Kampus Seri Iskandar, menawarkan program pengajian berteraskan Experiential Learning in A Green Environment, Kampus Tapah fokus kepada Netizen Learning in Digital Environment, manakala Kampus Ipoh dikenali sebagai Kampus Metro. 2.2 VISI UITM Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan akademik bagi menerajui dinamisme bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf dunia supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan beretika. 2.3 MISI UITM Misi UiTM Cawangan Perak adalah mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran bumiputera dalam semua bidang menerusi penyampaian program profesional, penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang berlandaskan kepada nilainilai murni dan etika keprofesionalan. 2.4 DASAR KUALITI UiTM CAWANGAN PERAK Kampus UiTM Cawangan Perak akan melaksanakan sistem pengurusan professional, cekap, berkesan dan bertanggungjawab ke atas pengurusan:
MUKA SURAT : 9/71 1) program Pengajaran dan Pembelajaran berdasarkan sistem Outcome-based Education (OBE), 2) penyelidikan, inovasi dan pengkomersilan 3) penglibatan dengan komuniti (community engagement) yang memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan, serta penambahbaikan secara berterusan dan akur kepada standard dan perundangan yang ditetapkan. 2.5 OBJEKTIF KUALITI UiTM CAWANGAN PERAK Objektif Kualiti UiTM Cawangan Perak adalah seperti berikut: 1. Mencapai enrolmen pelajar dengan sasaran: (a) 14,000 pelajar (sepenuh masa) menjelang 2020 (b) Nisbah siswazah dan pascasiswazah sebanyak 97:3 menjelang 2020 2. Mencapai kecemerlangan dalam pengajaran dan pembelajaran dengan: (a) Memastikan semua kurikulum bersifat kerja kursus disemak setiap 4 tahun bagi program-program yang tempoh pengajiannya adalah 3 tahun atau kurang dan setiap 5 tahun bagi program-program yang pengajiannya adalah 4 tahun (b) Memastikan sekurang-kurangnya 90% pelajar sepenuh masa pada peringkat Diploma dan Sarjana Muda bergraduat dalam tempoh yang ditetapkan (c) Memastikan sekurang-kurangnya 15 graduan PhD menjelang 2020 (d) Memastikan kadar keboleh pasaran siswazah melebihi 80% bagi Sarjana Muda, 95% bagi Diploma dan 5% bekerja sendiri pada tahun semasa 3. Meningkatan kecemerlangan kesarjanaan akademia dengan: (a) Bilangan penerbitan berindeks mencapai 150 pada tahun semasa (b) Jumlah dana penyelidikan mencapai RM1juta pada tahun semasa (c) 30% staf akademik berkelulusan PhD menjelang 2020 4. Memastikan kecemerlangan dalam pemindahan ilmu dan pengkomersilan dengan mengkomersilkan 2 produk hasil penyelidikan menjelang 2020 5. Melahirkan graduan dinamik berteraskan model graduan dengan: (a) 20% pelajar menjadi pemimpin muda pada tahun semasa (b) 50% pelajar terlibat dengan aktiviti keusahawanan menjelang 2020 (c) 20% aktiviti kesukarelawan diadakan dalam setahun 6. Memperkasa pembangunan sumber manusia dengan: (a) Mencapai nisbah pelajar, pensyarah dan staf pentadbiran sebanyak (15:1:1) menjelang 2020 (b) 95% staf menghadiri 42 jam latihan dengan nisbah jam 15:15:12 bagi
MUKA SURAT : 10/71 (c) kompetensi umum, khusus dan ICT dalam tahun semasa Mencapai nisbah Profesor/Profesor Madya (VK7 & DM53/54) dan pensyarah sebanyak 1:25 menjelang 2020 7. Melonjak kecemerlangan universiti dalam tahun semasa melalui: (a) 5% akademia terlibat dalam jaringan industri (b) 1 MOU atau MOA (c) 5 projek bersama industri (d) 5 projek bersama masyarakat (e) 2 jaringan antarabangsa 8. Mencapai status universiti lestari dan memenuhi kriteria penarafan Ui Green Matric World University Ranking yang ditetapkan menjelang 2020 (a) Memperkasakan pengurusan kewangan yang cekap dengan: i. 100% peruntukan tahunan dibelanjakan secara berhemah ii. 30% penjanaan pendapatan setahun iii. RM250,00 endowmen/infaq menjelang 2020 (b) Mempunyai prasarana yang lengkap dengan: i. 5% peningkatan koleksi perpustakaan setahun ii. 80% perkhidmatan ICT untuk staf akademik dan pentadbiran mencapai tahap kepuasan melebihi skala 4.5 (c) Memperkasa pengurusan pelanggan dengan: i. 100% indeks kepuasan melebihi skala 4.0 ii. 100% aduan pelanggan diproses dalam tempoh 3 hari (d) Meningkatkan indeks keselamatan pada tahun semasa dengan: i. Mengurangkan kes kecurian harta benda persendirian pada kadar 1% ii. Mengelakkan kehilangan harta benda UiTM pada tahap sifar iii. Mengurangkan kes kecurian harta persendirian staf pada kadar 1% iv. Mengurangkan kes salah laku pelajar pada kadar 1% v. Mencegah kes pencerobohan anasir luar pada tahap sifar (e) Memperkasa pengurusan fasiliti dengan: i 10% pengurangan tenaga elektrik setahun (KWH/tahun) ii. 80% skor kepuasan pelanggan terhadap kebersihan kampus (f) Memperkasa pengurusan kerohanian dan ukhwah dengan: i. 60% staf yang layak berzakat membayar zakat pendapatan dalam tahun semasa ii. Melaksanakan program kerohanian 30 kali dalam tahun semasa iii. 35% warga kampus mendapat bimbingan dan khidmat nasihat (g) 13 inisiatif kampus hijau menjelang 2020
MUKA SURAT : 11/71 2.6 CARTA ORGANISASI UiTM CAWANGAN PERAK NAIB CANSELOR REKTOR PENYELARAS UNIT HAL EHWAL UNDANG-UNDANG KETUA UNIT PENGURUSAN KUALITI PENYELARAS UNIT PENGURUSAN RISIKO KETUA UNIT KOMUNIKASI KORPORAT TIMBALAN REKTOR HAL EHWAL AKADEMIK TIMBALAN REKTOR HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN REKTOR PENYELIDIKAN JARINGAN INDUSTRI, MASYARAKAT & ALUMNI PENOLONG REKTOR KAMPUS TAPAH TIMBALAN PENDAFTAR KANAN TIMBALAN BENDAHARI KANAN TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN PENGARAH PENGURUSAN FASILITI DAN ICT KETUA POLIS BANTUAN KETUA AKADEMIK PENGAJIAN ISLAM KONTEMPORARI
MUKA SURAT : 12/71 2.7 DEFINISI a) Pelanggan Pelanggan boleh dibahagikan kepada empat (4) kategori iaitu:- i) Pelanggan misi Ibubapa/Penjaga, Penaja Pelajar, Kementerian Pendidikan Tinggi, Lembaga Pengarah Universiti, UiTM dan Industri. ii) Pelanggan proses a. Pengajaran & pembelajaran: Pelajar yang mengikuti Program di fakulti/cawangan/pusat, pensyarah, pentadbir akademik dan profesional, staf sokongan; b. Penyelidikan, perundingan & pengkomersilan: Pensyarah penyelidik, pegawai penyelidik dan pembantu penyelidik, pentadbir akademik dan profesional, staf sokongan; c. Jaringan industri & masyarakat: staf (akademik dan bukan akademik) dan pelajar yang terlibat dalam aktiviti jaringan industri, masyarakat dan alumni, pentadbir akademik dan profesional, staf sokongan. Pensyarah ialah staf yang memberi perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran, penyelidik, pentadbir akademik, dan pensyarah profesional. iii) iv) Pentadbir akademik ialah staf akademik yang memegang jawatan pentadbiran di universiti di samping melaksanakan tugas hakiki sebagai pensyarah. Pelanggan dalaman Staf yang berkhidmat di fakulti/cawangan/pusat. Pelanggan luar Universiti, Industri, Agensi Kerajaan, masyarakat (komuniti termasuk alumni) dan lain-lain
MUKA SURAT : 13/71 a) Produk i. Pengajaran dan Pembelajaran Produk akhir dari proses perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran ini adalah graduan, iaitu pelajar yang tamat program. Produk sampingan yang lain termasuklah pelan pengajian, fail kursus dan bahan pengajaran, kertas soalan peperiksaan yang disediakan, tesis penyelidikan, serta hasil dari setiap proses pengajaran dan pembelajaran (termasuk laporan CDL/CQI, SuFO, PROPENS, laporan audit, penilaian kendiri, laporan pemeriksa luar dan keputusan peperiksan). ii. Penyelidikan, pengkomersilan dan perundingan Produk akhir dari proses penyelidikan ialah hasil penyelidikan dan pensyarah yang berkepakaran di dalam bidang tujahan (niche) masingmasing. Produk sampingan penyelidikan ialah bakat (graduan pasca siswazah, pembantu penyelidik pasca siswazah dan bukan siswazah), penulisan dan penerbitan serta pengkomersilan produk/teknologi, hasil royalti, pelesenan harta intelek seperti hakcipta, paten, rekabentuk industri serta syarikat spin-off juga turut terhasil. Produk akhir dari proses perundingan ialah perkhidmatan yang diberi, masalah yang diselesaikan serta penjanaan pendapatan dari industri. Produk sampingan perundingan ialah peningkatan kepakaran pensyarah, pengiktirafan kepakaran pensyarah oleh industri dan peningkatan reputasi dan kredibiliti universiti. iii. Jaringan industri dan masyarakat (komuniti) Produk akhir dari proses jaringan industri, masyarakat (komuniti) dan alumni ialah pelajar/pensyarah yang tamat menjalani latihan industri, sukarelawan, aktiviti kesukarelawanan, laporan latihan praktik/industri, laporan aktiviti bersama industri, laporan aktiviti kemasyarakatan, MOU/MOA, tajaan, endowment, dan masalah yang diselesaikan. Produk
MUKA SURAT : 14/71 sampingan ialah jalinan dan hubungan baik dan kerjasama antara UiTM dengan pihak industry, masyarakat dan alumni. c) Program Program Asasi, Diploma, Sarjana Muda, Sarjana dan Kedoktoran yang dijalankan di PTJ secara sepenuh/separuh masa. d) Staf UiTM Cawangan Perak Staf PTJ terdiri daripada staf akademik dan pentadbiran (Rujuk Lampiran 2). e) Pengurusan Eksekutif Pengurusan Eksekutif terdiri daripada Rektor, Timbalan Rektor HEA, Timbalan Rektor HEP, Timbalan Rektor PJIM&A, Penolong Rektor Kampus Tapah, Timbalan Pendaftar Kanan dan Timbalan Bendahari Kanan. f) Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan adalah salah seorang dari staf Pengurusan Eksekutif yang dilantik oleh Rektor untuk memastikan proses pembangunan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak selaras dengan keperluan ISO 9001: 2008 dan COPIA. Wakil Pengurusan UiTM Cawangan Perak adalah Timbalan Rektor HEA. g) Ketua Unit Pengurusan Kualiti Staf yang dilantik oleh Timbalan Naib Canselor Akademik dan Antarabangsa (TNCAA) UiTM bagi merancang dan memantau pelaksanaan aktiviti dan inisiatif penambahbaikan kualiti yang menyokong dan memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti di UiTM Cawangan Perak seperti yang dinyatakan dalam Polisi Jaminan dan Pengukuhan Kualiti. h) Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen adalah terdiri dari Timbalan Pendaftar Kanan seperti yang dinyatakan dalam Polisi Jaminan dan Pengukuhan Kualiti yang
MUKA SURAT : 15/71 bertanggungjawab untuk menyelia dan menyelenggara dokumen kualiti Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak. Pengawal Dokumen akan dibantu oleh Penolong Pendaftar atau Pegawai Eksekutif. 2.8 SINGKATAN UiTM - Universiti Teknologi MARA PTJ - Pusat Tanggungjawab MQA - Malaysian Qualifications Agency COPIA - Code of Practice for Institutional Audit COPPA - Code of Practice for Programme Accreditation CSPI - Centre for Strategic Planning ICRESS - Integrated Course Registration & Scheduling System OBE - Outcome-based Education KPM - Kementerian Pengajian Tinggi MQF - Malaysian Qualifications Framework WP - Wakil Pengurusan SPK - Sistem Pengurusan Kualiti JAF - Jawatankuasa Akademik Fakulti JAN - Jawatankuasa Akademik Negeri MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan LPU - Lembaga Pengarah Universiti KUPK - Ketua Unit Pengurusan Kualiti BHEA - Bahagian Hal Ehwal Akademik BHEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UKK - Unit Komunikasi Korporat OSHA - Occupational, Safety and Health Act
MUKA SURAT : 16/71 3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1 Skop Pelaksanaan Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak adalah meliputi penyediaan perkhidmatan Pengajaran dan Pembelajaran (bagi program Pra-Diploma, Diploma, Ijazah, Ijazah Sarjana dan Ijazah Kedoktoran), penyelidikan, inovasi dan pengkomersilan serta penglibatan dengan komuniti (community engagement) di UiTM Cawangan Perak. 3.2 Aktiviti Teras Proses Pengajaran dan Pembelajaran Terdapat lapan (8) aktiviti teras bagi proses pengajaran dan pembelajaran di UiTM Cawangan Perak. Proses pengajaran dan pembelajaran di UiTM Cawangan Perak adalah berdasarkan sistem Outcome-based Education atau OBE seperti yang ditetapkan oleh MQA. 3.2.1 Rekabentuk dan Semakan Program Rekabentuk program baru dan sedia ada adalah proses pembangunan berasaskan panduan dan ketetapan KPT, MQA, Badan Profesional dan UiTM. UiTM Cawangan Perak hendaklah mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan rekabentuk dan pembangunan kurikulum program baru serta semakan semula bagi program sedia ada, verifikasi dan validasi setiap rekabentuk dan peringkat pembangunan program yang bersesuaian. 3.2.2 Pendaftaran Program Pendaftaran program adalah proses pendaftaran kemasukan pelajar ke program akademik fakulti. Selepas mendaftar, pelajar dikehendaki mengikuti taklimat UiTM Cawangan Perak untuk diberi penerangan mengenai peraturan serta keperluan program akademik dan lain-lain perkara yang berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran.
MUKA SURAT : 17/71 3.2.3 Pendaftaran Kursus Pendaftaran kursus ialah proses pendaftaran kursus oleh pelajar mengikut Pelan Pengajian program yang ditetapkan oleh Senat pada semester berkenaan secara atas talian (on-line). Penentuan kursus yang akan ditawarkan disediakan sebelum semester bermula. Ini adalah untuk merancang penjadualan aktiviti akademik dan keperluan fasiliti pembelajaran dan pengajaran berdasarkan kepada bilangan pelajar berdaftar. 3.2.4 Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran Pengajaran topik-topik dibuat berpandukan kepada Maklumat Kursus (Course Information) dan Skema Kerja (Scheme of Work). Kelas dijadualkan menggunakan sistem ICRESS sebelum semester bermula dan kawalan dari segi penyelarasan dilakukan melalui sistem pelantikan Pensyarah Sumber (Resource Person) atau Pensyarah Bertanggungjawab (Lecturer Incharge) bagi setiap kod kursus. 3.2.5 Penilaian Bagi program Pra-Diploma, Diploma dan Ijazah, penilaian dilakukan berdasarkan penilaian formatif (kerja kursus, latihan praktik, projek sarjana muda, ujian) atau sumatif (peperiksaan akhir semester). Manakala untuk program Ijazah Sarjana dan program Ijazah Kedoktoran, penilaian adalah mengikut garispanduan yang ditetapkan oleh Institut Pengajian Siswazah atau mana-mana gabungan daripada penilaian ini. Penilaian dilakukan secara berkala tetapi berterusan menurut kaedah yang ditentukan oleh fakulti dan tertakluk kepada kelulusan Senat. 3.2.6 Pengendalian Penilaian Hasil pembelajaran pelajar (Student s Learning Outcomes) dinilai mengikut kriteria yang ditetapkan dan direkod serta disahkan. Pemantauan dilaksanakan untuk mendokumen dan melaporkan status kemajuan pelajar untuk tujuan penganugerahan ijazah.
MUKA SURAT : 18/71 3.2.7 Pengurusan Keputusan Proses ini melibatkan pemarkahan, pengredan, pengumpulan dan pembetulan keputusan. Hebahan keputusan peperiksaan kepada pelajar dibuat setelah pengesahan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk Penilaian Akademik (JKIPA) diperolehi. 3.2.8 Pengijazahan Semua pelajar yang telah memenuhi syarat penganugerahan akan dianugerahkan Diploma, Ijazah, Ijazah Sarjana atau Ijazah Kedoktoran setelah diperakukan oleh Senat. 3.3 Aktiviti Teras Proses Penyelidikan, Inovasi dan Pengkomersilan Proses pengurusan penyelidikan, inovasi dan pengkomersilan adalah berdasarkan Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan, Institut Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi. 3.4 Aktiviti Teras Proses Penglibatan dengan Komuniti (community engagement) Proses pengurusan penglibatan dengan komuniti (community engagement) adalah berdasarkan Buku Industry Community Engagement: A University Framework. 4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 Keperluan Am Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak diwujudkan bagi memastikan satu Sistem Pengurusan Kualiti dapat dibentuk, didokumen, dilaksana dan diselenggara dengan cekap dan berkesan yang juga merangkumi penambahbaikan berterusan yang berkesan selaras dengan kehendak pelanggan dan keperluan piawaian ISO 9001:2008 dan COPIA. Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak akan:-
MUKA SURAT : 19/71 a. Mengenal pasti proses yang diperlukan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan perlaksanaannya ke seluruh fakulti/kampus. b. Menentukan turutan dan hubung kait di antara proses. c. Menentukan kriteria dan kaedah yang diperlukan bagi menilai operasi dan kawalan yang berkesan ke atas proses. d. Memastikan terdapat sumber dan maklumat yang diperlukan bagi menyokong operasi dan pemantauan proses termasuk proses khidmat luar (outsourced) e. Memantau, mengukur (di mana perlu) dan menganalisa proses. f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu untuk mencapai keputusan yang telah dirancang dan penambahbaikan berterusan ke atas proses. Proses-proses yang diperlukan dalam Sistem Pengurusan Kualiti telah dikenal pasti mengikut turutan dan hubung kait antara setiap proses ditunjukkan melalui Rajah 4.1. Penambahbaikan Berterusan Sistem Pengurusan Kualiti K E P E R L U A N P E L A N G G A N Input Pengurusan Sumber Pengurusan Latihan & Kompetensi Perolehan Khidmat & Bahan Pengurusan Storan Penyelenggaraan Ruang Tanggungjawab Pengurusan Kaji Semula Pengurusan Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Penzahiran Produk Rekabentuk & Semakan Program Pendaftaran Pelajar Pendaftaran Kursus Pengendalian Program Pengurusan Peperiksaan Pengurusan Keputusan Pengijazahan Pengukuran, Analisa dan Penambahbaikan Audit Dalaman Produk tidak Memenuhi Spesifikasi Maklumbalas & Kepuasan Pelanggan Produk Output K E P U A S A N P E L A N G G A N Rajah 4.1: Hubung kait dan turutan proses-proses SPK UiTM Cawangan Perak
MUKA SURAT : 20/71 4.2 Keperluan Dokumentasi Dokumentasi proses pengurusan dan operasi sistem kualiti yang merangkumi penyediaan dan pengendalian pengajaran dan pembelajaran program yang ditawarkan di UiTM Cawangan Perak adalah perlu bagi mengenal pasti, memahami dan memenuhi kehendak pelanggan. 4.2.1 Am Sistem dokumentasi merangkumi penyataan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, prosedur-prosedur dan rekod-rekod yang ditetapkan oleh piawaian ISO 9001:2008. Ianya bertujuan untuk memastikan perancangan, operasi dan kawalan proses adalah berkesan. Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak adalah berasaskan kepada Rajah 4.2 di bawah: TANGGUNGJAWAB Rektor, Timbalan Rektor, Penolong Rektor, dan Ketua-ketua Bahagian Ketua Pusat Pengajian, Pengerusi Program, Koordinator Kursus, Koordinator, Penyelaras, Staf Akademik Timbalan Pendaftar, Penolong Pendaftar, Ketua Pusat Pengajian, Koordinator Kursus, Penyelaras, Pegawai Eksekutif Pensyarah, Pembantu Tadbir Manual Kualiti (Dasar, Objektif) Prosedur Kualiti (Pengurusan & Operasi) Dokumen Sokongan Arahan Kerja,Carta Aliran Senarai Semak, Dokumen Luar Rekod Kualiti Borang PENERANGAN Dasar,Objektif dan Manifesto Perancangan Sistem Kualiti Dokumen berkaitan Aktiviti Operasi dan Pengurusan Dokumen Terperinci mengenai Tugasan Rekod/Dokumen yang menjadi sokongan kepada Sistem Kualiti Rajah 4.2: Struktur Dokumentasi ISO 9001:2008 UiTM Cawangan Perak
MUKA SURAT : 21/71 4.2.1(a) Dasar dan Objektif Kualiti UiTM Cawangan Perak Dasar dan Objektif Kualiti UiTM Cawangan Perak adalah berlandaskan Dasar dan Objektif Kualiti UiTM. Sila rujuk 2.4 dan 2.5 untuk Dasar dan Objektif Kualiti UiTM Cawangan Perak. 4.2.1(b) & 4.2.2(a) Manual Kualiti Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan dasar dan perancangan bagi penyediaan, pengendalian perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran Program di UiTM Cawangan Perak, penyelidikan, inovasi dan pengkomersilan serta penglibatan dengan komuniti (community engagement). Manual ini merupakan sumber rujukan utama bagi Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak menurut ketetapan piawaian ISO 9001: 2008. Manual Kualiti UiTM Cawangan Perak akan meliputi: a) Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak b) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti UiTM Cawangan Perak c) Rujukan kepada prosedur dan lain-lain dokumen sokongan d) Huraian pertalian antara proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak. (rujuk 2.4 & 2.5) *Nota : Dimasukkan dalam 2.4 & 2.5 supaya selari dengan misi dan visi) 4.2.1(c) & 4.2.2(b) Prosedur Kualiti Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menyatakan segala aktiviti pengurusan dan operasi UiTM Cawangan Perak. Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak bertanggungjawab untuk menyedia dan melaksanakan prosedur ini secara konsisten dan mengikut piawaian ISO 9001: 2008. Sehubungan dengan itu, UiTM Cawangan Perak mewujudkan 11 Prosedur Pengurusan dan 17 Prosedur Operasi (Rujuk Lampiran 3)
MUKA SURAT : 22/71 4.2.1(d) Dokumen Sokongan, Luaran dan Arahan Kerja Dokumen Sokongan dan Luaran adalah dokumen yang dijadikan bahan rujukan bagi pelaksanaan sesuatu proses. Dokumen-dokumen tersebut mestilah disimpan dan diselenggarakan oleh UiTM Cawangan Perak sebagai rujukan dan sokongan kepada Sistem Pengurusan Kualiti. Manakala Arahan Kerja pula adalah dokumen yang menjelaskan proses kualiti khusus secara terperinci dan diwujudkan mengikut keperluan aktiviti yang menyokong sesuatu Prosedur Kualiti. Dokumen Sokongan: 1. Visi & Misi UiTM 2. Visi & Misi UiTM Cawangan Perak 3. Dokumen OBE 4. Malaysian Qualifications Framework (MQF) 5. Code of Practice for Institutional Audit (COPIA) 6. Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 7. Dokumen Trans4U 4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.3.1 Kawalan Ke Atas Dokumen a) Dokumen Kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Pelan Kualiti dan Dokumen Sokongan meliputi bahan pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan, inovasi dan pengkomersilan serta penglibatan dengan komuniti (community engagement) yang diperlukan serta garis panduan berkaitan. Dokumen ini perlu mendapat kelulusan sebelum diedarkan mengikut keperluan ISO 9001:2008.
MUKA SURAT : 23/71 b) Senarai Dokumen Induk Kualiti yang mengandungi semua dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti ini hendaklah disediakan. Senarai berkenaan hendaklah dikemas kini dari masa ke semasa apabila berlaku sesuatu perubahan atau pindaan. c) Semua dokumen akan diberikan kod rujukan identifikasi nombor keluaran dan pindaan terkini serta menunjukkan tarikh keluaran untuk memastikan salinan dokumen adalah jelas dan mudah dikenalpasti. Pemegang Dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Pemegang Dokumen Terkawal. d) Manual dan Prosedur Kualiti asal yang diluluskan akan ditandakan di kulit luar sebagai DOKUMEN INDUK. Salinan Dokumen Induk tidak akan membawa perkataan DOKUMEN INDUK. Salinan yang diedarkan kepada Pengawal Dokumen akan ditanda SALINAN DOKUMEN TERKAWAL. e) Pengawal Dokumen bertanggungjawab memastikan Dokumen Kualiti yang dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti ini diselenggara dengan baik dan terkini serta ditempatkan di lokasi yang selamat dan mudah dikesan. f) Penyataan Visi, Misi UiTM Cawangan Perak serta Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti, Senarai Dokumen Induk Kualiti dan Manual Kualiti boleh dicapai melalui laman web UiTM Cawangan Perak http://perak.uitm.edu.my g) Semua salinan cetak yang dimuat turun dari laman ini adalah dianggap sebagai Salinan Dokumen Tidak Terkawal.
MUKA SURAT : 24/71 4.2.3.2 Pindaan Dokumen a) Setiap staf UiTM Cawangan Perak boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen yang dikawal. Cadangan pindaan hendaklah dikemukakan kepada Rektor UiTM Cawangan Perak atau Wakil Pengurusan dengan menggunakan Borang Pindaan yang disediakan (Rujuk Prosedur Kawalan Dokumen (PK.UiTM.KPK(P).02) b) Sebarang pindaan dokumen mestilah mendapat kelulusan daripada Rektor UiTM Cawangan Perak atau Wakil Pengurusan terlebih dahulu. c) Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatat dalam Rekod Pindaan dan Salinan Induk dokumen berkenaan dikemas kini sepenuhnya. Pindaan dokumen dibuat dengan menggantikan muka surat yang terlibat. Nombor pindaan dan nombor keluaran dikemaskini dan tarikh kuatkuasa yang baru diberikan. Pindaan yang melebihi 50% dari keseluruhan Dokumen akan diganti seluruhnya dengan nombor keluaran terbaru diberikan dan tarikh kuatkuasanya dimaklumkan. Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak boleh menggunakan budibicara untuk menyediakan dokumen baru walaupun kandungan pindaan tidak mencapai 50%. d) Pengawal Dokumen bertanggungjawab mengemaskini dan memasukkan semua pindaan berkaitan dan mengeluarkan dokumen yang dibatalkan serta melupuskannya mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak. e) Jika keseluruhan Dokumen Terkawal dipinda, dokumen asal perlu dikembalikan kepada Pengawal Dokumen UiTM
MUKA SURAT : 25/71 Cawangan Perak dan digantikan dengan Dokumen Terkawal yang terkini. f) Satu salinan Dokumen Terkawal asal yang tidak dipinda perlu disimpan dan ditanda BATAL. Senarai pindaan yang berkaitan juga perlu dikemas kini. g) Jika dokumen sokongan yang diperolehi dari luar melibatkan perancangan, operasi dan sistem pengurusan kualiti UiTM Cawangan Perak, dokumen itu hendaklah di kenalpasti, dan edarannya terkawal. 4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti UiTM Cawangan Perak akan menyedia dan menyelenggara Prosedur Kawalan Rekod sebagai bukti nyata pematuhan kepada syarat-syarat dan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Satu Senarai Induk Rekod disediakan untuk mempermudah pengesanan dan penyelenggaraan rekod UiTM Cawangan Perak. Satu sistem kod rujukan akan ditentukan menurut kategori rekod. Semua Rekod Kualiti disimpan dengan selamat supaya mudah dikenalpasti dan dirujuk. Jika disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back-up) bagi storan rekod elektronik berkenaan akan diadakan. Rekod Kualiti berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan semula mengikut jenis dokumen dan jadual simpanan (retention schedule) yang ditetapkan sebelum dilupuskan mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan UiTM Cawangan Perak.
MUKA SURAT : 26/71 Dokumen rujukan: 1. PK.UiTM.KPK.(P).01 Prosedur Kawalan Dokumen 2. PK.UiTM.KPK.(P).02 Prosedur Kawalan Rekod 5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1 Komitmen Pengurusan Atasan Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak perlu membuktikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001: 2008 dan COPIA UiTM Cawangan Perak, dan sentiasa berusaha secara berterusan untuk menambah baik sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan:- a) Memastikan semua staf UiTM Cawangan Perak memahami dan menghayati betapa pentingnya kehendak pelanggan dipenuhi serta, keperluan perundangan dan peraturan dipatuhi. b) Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti (Rujuk para 2.4 & 2.5) c) Mengadakan Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan bagi menyemak dan memantau prestasi sistem pengurusan kualiti UiTM Cawangan Perak. d) Memastikan sumber yang perlu untuk pelaksanaan sistem pengurusan kualiti adalah mencukupi (mengikut COPIA, COPPA dan Programme Standard) Dokumen Rujukan: Area 1, COPIA 5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak hendaklah memastikan kehendak pelanggan dikenal pasti, dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan:-
MUKA SURAT : 27/71 a) mewujudkan kaedah bagi menerima aduan atau maklumbalas serta cadangan daripada pelanggan berhubung dengan program yang dikendalikan. b) mengkaji semula kehendak pelanggan bagi memastikan sebarang perbezaan di antara program yang ditawarkan dan pindaan semasa pelaksanaannya dapat dijelaskan. c) memastikan pengendalian program adalah sesuai dengan keperluan dan perkembangan semasa, serta masa depan. d) memastikan sebarang pindaan dan keperluan tambahan yang ditetapkan oleh UiTM Cawangan Perak direkodkan.(rujuk ISO 7.2.1 COPIA 9.1.2 dan ISO 8.2.1; COPIA 9.1.6) 5.3 Dasar Kualiti Pengurusan UiTM Cawangan Perak akan memastikan Dasar Kualiti adalah sentiasa:- a) bersesuaian dengan matlamat penubuhan UiTM Cawangan Perak dengan mengambil kira kehendak pelanggan dan keperluan semasa b) disebar kepada semua staf supaya dihayati dan difahami oleh semua dan seterusnya berusaha melaksanakan segala tugas selari dengan Dasar Kualiti yang digariskan dan menjurus kepada pencapaian Visi dan Misi UiTM c) merangkumi komitmen pengurusan untuk memenuhi keperluan-keperluan sistem pengurusan kualiti dan meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti secara berterusan d) ditambah baik bagi menjamin kualiti yang berterusan mengikut kesesuaian; e) menjadi asas dalam mewujudkan dan mengkaji semula Objektif Kualiti. Sila rujuk para 2.4 & 2.5 untuk Dasar dan Objektif Kualiti UiTM cawangan Perak
MUKA SURAT : 28/71 5.4 Perancangan 5.4.1 Objektif Kualiti UiTM Cawangan Perak hendaklah memastikan Objektif Kualiti disediakan bersesuaian dengan Dasar Kualiti UiTM Cawangan Perak dan akan berusaha untuk mencapai sasaran yang ditetapkan (Sila rujuk para 2.5 untuk Objektif Kualiti UiTM Cawangan Perak). Objektif Kualiti mestilah boleh diukur dan selaras dengan Dasar Kualiti UiTM Cawangan Perak. 5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak hendaklah memastikan:- a) Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan mengikut keperluan am SPK dan Objektif Kualiti. Satu struktur unit kualiti hendaklah digunapakai untuk mengukuhkan lagi SPK UiTM Cawangan Perak. b) Sistem Pengurusan Kualiti kekal kukuh walaupun perubahan ke atas SPK dirancang dan dilaksanakan. Perubahan ini merangkumi semua dasar yang berkaitan pengajaran dan pembelajaran c) Perancangan Kualiti yang berdasarkan keperluan ISO 9001:2008 dan COPIA dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan d) Objektif Kualiti yang ditetapkan dapat dicapai dan dikaji semula untuk memenuhi kehendak pelanggan dan keadaan semasa. Pelan Kualiti UiTM Cawangan Perak ditunjukkan oleh Rajah 5.1
MUKA SURAT : 29/71 PELAN KUALITI PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN UiTM CAWANGAN PERAK Klausa 4.0: SPK Klausa 5.0: TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN Klausa 8.0: PENGUKURAN, ANALISA & PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.0: PENGURUSAN SUMBER Klausa 7.0: PENGZAHIRAN PRODUK Perolehan Khidmat & Bahan Pengurusan Storan Penyelenggaraan Ruang Kuliah & Makmal Rekabentuk Program Pendaftaran Pelajar Pendaftaran Program/Kursus Pengendalian Pengajaran & Pembelajaran Penyediaan Program Penyediaan ruang, peralatan Penyediaan sumber manusia Pengurusan Peperiksaan Penyediaan Sistem Penilaian Pengurusan Keputusan Pengurusan Markah Pengijazahan Pengkelasan MANUAL KUALITI Kawalan Rekod Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Perolehan Latihan Kawalan Dokumen Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi Tindakan Pencegahan Kaji Semula Pengurusan Maklumbalas Pelanggan Rajah 5.1: Pelan Kualiti UiTM Cawangan Perak
MUKA SURAT : 30/71 PELAN KUALITI PENYELIDIKAN, INOVASI DAN PENGKOMERSILAN UiTM CAWANGAN PERAK Klausa 4.0: SPK Klausa 5.0: TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN Klausa 8.0: PENGUKURAN, ANALISA & PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.0: PENGURUSAN SUMBER Klausa 7.0: PENGZAHIRAN PRODUK Permohonan Geran Penyelidikan atau Perundingan Kelulusan / Perjanjian Pembiaya Pendaftaran di RMU Pengurusan Operasi Perkhidmatan Perundingan Penghasilan Produk Inovasi/Harta Intelek Pembentangan Hasil Penyelidikan Penerbitan Hasil Penyelidikan Pengiktirafan Harta Intelek Pengkomersilan Pemantauan Pelaporan Tamat MANUAL KUALITI Kawalan Rekod Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Perolehan Latihan Kawalan Dokumen Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi Tindakan Pencegahan Kaji Semula Pengurusan Maklumbalas Pelanggan Rajah 5.2: Pelan Kualiti UiTM Cawangan Perak
MUKA SURAT : 31/71 PELAN KUALITI JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT UITM CAWANGAN PERAK Klausa 4.0: SPK Klausa 5.0: TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN Klausa 8.0: PENGUKURAN, ANALISA & PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.0: PENGURUSAN SUMBER Klausa 7.0: PENGZAHIRAN PRODUK KTP/UCTC/MOU/MOA/LOI/ALUMNI Permohonan Kelulusan/Tandatangan Operasi Sumbangan Kewangan/ Infrastruktur Inovasi Pertukaran Pelajar Perundangan Penyelidikan Latihan Industri Khidmat Komuniti Sabatikal pemantauan Laporan Tamat MANUAL Tindakan KUALITI Kawalan Rekod Audit Dalaman Perolehan Pembetulan Latihan Kawalan Dokumen Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi Tindakan Pencegahan Kaji Semula Pengurusan Maklumbalas Pelanggan Rajah 5.3: Pelan Kualiti UiTM Cawangan Perak
MUKA SURAT : 32/71 5.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak hendaklah mengenal pasti dan memaklumkan tanggungjawab dan bidang kuasa masing-masing kepada semua staf UiTM Cawangan Perak melalui Carta Organisasi serta Senarai Tugas. 5.5.2 Wakil Pengurusan Rektor UiTM Cawangan Perak akan melantik Wakil Pengurusan iaitu Timbalan Rektor HEA dengan tanggungjawab seperti berikut:- a) Memastikan keperluan proses Sistem Pengurusan Kualiti diwujud, dilaksana dan diselenggara. b) Melapor kepada Rektor mengenai kemajuan Sistem Pengurusan Kualiti Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak c) Memastikan staf fakulti dan bahagian yang terlibat diberi kesedaran mengenai keperluan pelanggan bagi penambahbaikan berterusan Sistem Kualiti Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak d) Menjalankan tanggungjawab sebagai pegawai perhubungan dengan pihak luar dalam hal yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak. e) Melaksanakan mana-mana tanggungjawab pengurusan seperti yang diperlukan di dalam Prosedur Kualiti dan f) Menjalankan tanggungjawab seperti yang dinyatakan didalam Sistem Pengurusan Kualiti UiTM supaya Sistem Pengurusan Kualiti Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak menjadi terkawal dan teratur serta menepati kehendak Standard ISO 9001-2008.
MUKA SURAT : 33/71 Ketua Unit Pengurusan Kualiti Rektor UiTM Cawangan Perak /Wakil Pengurusan (WP) akan melantik seorang Ketua Unit Pengurusan Kualiti (KUPK) dari kalangan staff UiTM Cawangan Perak yang terdiri dari gred DM52 dan ke atas. Tanggungjawab KUPK seperti berikut:- Tanggungjawab Ketua Unit Pengurusan Kualiti (KUPK): KUPK bertanggungjawab mentadbir Pelan Kualiti dan mempunyai kuasa untuk menguruskan semua kerja yang memberi kesan kepada kualiti. KUPK akan memimpin aspek berkaitan pembangunan, pelaksanaan, komunikasi dan penyelenggaraan dasar-dasar dan prosedur sistem kualiti yang telah diluluskan dan sedang berkuatkuasa. Tanggungjawab 1. Bertanggungjawab kepada Rektor untuk merangka, merancang dan mengurus pembangunan dan pelaksanaan matlamat, objektif, dasar, prosedur dan sistem yang berkaitan dengan kualiti dan jaminan kualiti. 2. Membangun, melaksana, berkomunikasi dan mengekalkan pelan kualiti bagi memastikan kepatuhan kepada semua keperluan peraturan, piawaian dan perundangan. 3. Menyediakan perancangan tahunan latihan dan aktiviti kualiti UiTM Cawangan Perak. 4. Merancang, menyelaras dan memantau pergerakan/aktiviti/infrastruktur kualiti UiTM Cawangan Perak dan UiTM (seperti 5S, KIK, Bulan & Hari Inovasi, perlaksanaan dan penyelenggaraan SPK, Penilaian Kendiri, Audit, AKNC). 5. Mengukur pencapaian proses-proses utama dan sokongan sistem pengurusan kualiti UiTM Cawangan Perak. 6. Mengurus analisis data pencapaian dan penyediaan laporan penambahbaikan.
MUKA SURAT : 34/71 7. Menyediakan permohonan peruntukan belanjawan tahunan aktiviti kualiti UiTM Cawangan Perak. 8. Menggerakkan pembudayaan kualiti di kalangan semua warga UiTM Cawangan Perak. 9. Mengemaskini maklumat berkaitan kualiti di UiTM Cawangan Perak dan menyampaikan kepada semua warga. 10. Bertindak sebagai pakar rujuk pelaksanaan kualiti UiTM Cawangan Perak. 11. Menjadi pengantara InQKA bagi menggerakkan kualiti selari dengan matlamat UiTM. 12. Menghadiri mesyuarat penyelarasan kualiti dan seumpamanya di peringkat UiTM. 13. Membantu InQKA melaksana Penilaian Luaran (External Review) di UiTM Cawangan lain dan membuat laporan. 14. Mengurus dan mengambil bahagian dalam lawatan dan penilaian Pemeriksa Luar (External Examiner). 15. Menjadi Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Jaminan Kualiti UiTM Cawangan Perak dengan terma rujukan yang telah ditetapkan oleh InQKA seperti berikut: 15.1 Menyelaras perlaksanaan aktiviti jaminan kualiti UiTM Cawangan Perak mengikut keperluan COPPA dan COPIA dan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK). 15.2 Mengurus dan melaksana Penilaian Kendiri UiTM Cawangan Perak secara berkala dengan mengambil kira isu-isu Laporan Audit Kualiti / Penilaian Kendiri (dalaman atau luaran) atau maklum balas pihak berkepentingan dan mencadangkan tindakan susulan. 15.3 Melaporkan hasil Penilaian Kendiri kepada pengurusan dan warga UiTM Cawangan Perak.
MUKA SURAT : 35/71 15.4 Membantu UiTM Cawangan Perak dalam persediaan lawatan penilaian luaran. 15.5 Menyediakan log penemuan Penilaian Kendiri UiTM Cawangan Perak dan cadangan penambahbaikan (jika ada). 15.6 Membuat analisa keseluruhan perlaksanaan jaminan kualiti UiTM. 15.7 Membantu InQKA menyediakan Laporan Penilaian Kendiri dan Cadangan Penambahbaikan jaminan kualiti UiTM. 15.8 Menyelaras lawatan dan laporan akreditasi dan merangka pelan tindakan untuk dikemukakan kepada pengurusan UiTM Cawangan Perak. (Sila rujuk Lampiran 2: Tanggungjawab Ketua Unit Pengurusan Kualiti untuk tugas dan tanggungjawab yang lebih terperinci) Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen adalah terdiri dari Ketua Pentadbiran (Timbalan Pendaftar Kanan) yang bertanggungjawab seperti berikut:- a) Mengedar semua prosedur/dokumen yang telah diluluskan dan didaftarkan dalam SPK ISO 9001. b) Menyediakan Senarai Induk Dokumen ISO, Senarai Induk Dokumen Luaran, Senarai Edaran dan Penerimaan. c) Merekodkan senarai penerima dokumen dalam Senarai Edaran. d) Memaklumkan pemegang prosedur melalui memo atau e-mel, sekiranya terdapat pindaan atau dokumen/prosedur yang ingin diwujudkan.
MUKA SURAT : 36/71 e) Memastikan borang yang digunakan oleh kakitangan adalah borang yang terkini dan digunapakai di dalam dokumen SPK ISO 9001. f) Memaklumkan kepada semua unit/jabatan/ketua jabatan sekiranya terdapat pekeliling, dokumen luaran, dokumen dalaman, borang atau rujukan baru yang dikeluarkan atau diterima supaya boleh dimaklumkan kepada seluruh kakitangan organisasi melalui memo atau e-mel. g) Menyimpan rekod-rekod kawalan dokumen yang berkaitan apabila diarahkan oleh Wakil Pengurusan. h) Memastikan semua rekod yang dinyatakan di dalam prosedur ditempatkan di kawasan selamat. i) Memaklumkan melalui memo atau e-mel kepada seluruh kakitangan mengenai penggunaan prosedur baru dan memastikan prosedur lama dihapuskan terus atau dikembalikan kepada pengawal dokumen untuk pelupusan. j) Memaklumkan melalui e-mel atau memo sekiranya terdapat dokumen/prosedur baru atau pindaan yang telah diluluskan untuk pelaksanaan organisasi. k) Memaklumkan melalui memo atau e-mel kepada seluruh organisasi sekiranya berlakunya pertukaran carta organisasi (Rektor UiTM Cawangan Perak, Ketua Jabatan, Wakil Pengurusan, Juruaudit Dalaman dan yang berkaitan). l) Menyelaras sebarang perubahan dokumen yang diguna pakai. 5.5.3 Komunikasi Dalaman Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak hendaklah memastikan sistem komunikasi dalaman yang berkesan diwujudkan melalui:-
MUKA SURAT : 37/71 a) Mesyuarat Jawatankuasa Akademik Negeri (JAN) b) Mesyuarat Pengurusan Fakulti c) Mesyuarat Staf Akademik Fakulti d) Sesi Taklimat e) Notis Papan Kenyataan f) Pekeliling Fakulti g) Perbincangan Kumpulan h) Sistem Aduan dan Maklum balas Pelanggan i) Surat menyurat j) e-mel k) Mesyuarat Jaminan Kualiti Akademik l) MKSP m) Amanat Naib Canselor n) Amanat Rektor Dokumen Rujukan: 1. Fail Mesyuarat Lembaga Akademik Fakulti 2. Fail Mesyuarat Pengurusan Fakulti 3. Fail Mesyuarat Akademik 4. Fail Pekeliling Fakulti 5. Dasar Jaminan dan Pengukuhan Kualiti, 2014 5.6 Kaji Semula Pengurusan 5.6.1 Am Pengurusan Eksekutif UiTM Cawangan Perak hendaklah mengkaji semula Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak sekurang-kurangnya dua kali setahun untuk memastikan keberkesanan dan kesesuaiannya. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) bertujuan untuk menilai peluang-peluang penambahbaikan serta keperluan perubahan atau pindaan kepada Dasar Kualiti serta Objektif Kualiti dan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak secara keseluruhannya. Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif/Pengurusan Fakulti atau Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif/Pengurusan akan menjalankan Mesyuarat Kaji Semula