SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN (INFOBOX) Athirah Hazira Ab Halim Rodziah Latih ABSTRAK Pada masa kini, sistem berasaskan elektronik membolehkan pengguna mengurus dokumen dengan mudah serta meningkatkan kadar produktiviti dalam kehidupan seharian. Terdapat banyak sistem elektronik yang telah menggantikan sistem tradisional yang berasaskan kertas. Dalam institusi pengajian, sistem pengurusan dokumen telah menjadi satu medium untuk berkongsi maklumat. Sistem pengurusan dokumen dapat meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan sesebuah institusi pengajian di samping meningkatkan perkongsian pengetahuan di kalangan pelajar. Sistem Pengurusan Dokumen (infobox) telah dibangunkan untuk kemudahan dan kegunaan pengguna di Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat (FTSM) termasuklah pelajar, pensyarah, kakitangan dan pentadbiran FTSM. Sistem pengurusan dokumen ini dibangunkan menggunakan teknologi HTML5, CSS, PHP dan JavaScript. Antara fungsi yang ditawarkan oleh Sistem Pengurusan Dokumen (infobox) termasuklah pendaftaran pengguna, pendaftaran Special Interest Group, memuat naik dokumen, memuat turun dokumen, meninggalkan komen pada dokumen dan penjanaan laporan. Jika dibandingkan dengan sistem sedia ada, pengguna tidak diberikan pilihan untuk mencapai versi dokumen yang sebelumnya dan membuat tetapan kegemaran namun, dengan pembangunan Sistem Pengurusan Dokumen (infobox), pengguna dapat mencapai dokumen dengan lebih efisien. Sistem ini juga dapat mengurangkan tempoh menyesuai dan mempelajari penggunaan sistem dengan adanya antara muka sistem yang mesra pengguna. 1 PENGENALAN Komputer merupakan sejenis alatan elektronik yang berfungsi untuk menyimpan dan memproses data melalui arahan yang diberikan oleh sesebuah program untuk memberi kemudahan kepada manusia. Penggunaan komputer telah menjadi sebati dalam kehidupan seharian masyarakat kini. Salah satu penggunaan komputer yang banyak membantu manusia adalah dalam pengurusan dokumen. Kaedah penyusunan dokumen yang paling banyak digunakan adalah penyusunan hirarki mengikut lokasi (Dourish et al. 2000). 1
Pengurusan dokumen adalah satu proses pengawalan dokumen yang meliputi pengkelasan, penyimpanan, dan pelupusan. Klasifikasi dokumen dilakukan secara sistematik dan selamat dengan bantuan teknologi seperti komputer. Jika dahulu, sebarang proses pengurusan dokumen dijalankan secara manual, kini segalanya dapat dicapai dan dipantau dengan mudah. Hasilnya, dokumen dapat dikenalpasti dan dikemaskini di samping menjimatkan penggunaan masa secara total. 2 PENYATAAN MASALAH Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat merupakan sebuah organisasi yang terdiri daripada kakitangan pentadbiran, pensyarah dan juga para pelajar. Pengurusan dokumen yang sistematik adalah amat penting bagi organisasi ini bagi mencapai misi iaitu Menjadi pusat kecemerlangan dalam pembelajaran, pengajaran, penyelidikan, perundingan dan sebagai rujukan dalam bidang sains maklumat dan teknologi berdasarkan falsafah, visi dan misi. Namun, terdapat beberapa masalah yang dihadapi oleh kakitangan dan pelajar FTSM dalam pengurusan dokumen seperti berikut: 2.1 Antara muka sistem sedia ada yang tidak mesra pengguna Sistem sedia ada seperti sistem pengurusan kursus (ifolio) dan Sistem Pengurusan Dokumen UKM (SPDUKM) didapati mempunyai antara muka yang rumit bagi pengguna dan sukar untuk menjejaki dokumen yang telah dimuat naik oleh pensyarah. Hal ini akan meningkatkan penggunaan masa apabila terdapat pelbagai jenis dokumen yang dipaparkan. Selain itu, kesemua dokumen tidak disusun mengikut kategori; tarikh dimuat naik, saiz dokumen dan jenis dokumen. 2.2 Tiada sistem sedia ada bagi pengurusan dokumen yang sistematik Sebarang proses penyimpanan dan pengurusan dokumen antara para pelajar dan pensyarah dijalankan di dalam sistem ifolio. Namun, bagi penasihat Special Interest Group (SIG), 2
perkongsian dokumen dilakukan di media sosial seperti Facebook dan juga Whatsapp yang diklasifikasikan sebagai sebuah medium yang tidak rasmi. 3 OBJEKTIF KAJIAN Objektif kajian dalam pembangunan sistem ini ialah untuk membangunkan Sistem Pengurusan Dokumen yang akan digunakan oleh pelajar dan kakitangan FTSM dalam menguruskan sebarang dokumen yang terlibat. 4 METOD KAJIAN Secara umumnya, metodologi pembangunan dalam bidang kejuruteraan perisian adalah suatu kerangka yang digunakan untuk menyusun, merancang dan mengawal proses membangunkan sesebuah sistem maklumat. Model pembangunan perisian yang akan digunakan bagi projek ini ialah melalui model prototaip (Sommerville 2004). Projek pembangunan infobox ini dibahagikan kepada enam fasa iaitu fasa pengumpulan keperluan, rekabentuk awal, pembangunan prototaip, kajian pengguna, perincian prototaip dan produk akhir. Rajah 1 Kitaran pembangunan metodologi prototaip 3
4.1 Fasa Pengumpulan Keperluan Dalam fasa ini, analisis keperluan sistem dan maklumat berkenaan sistem yang akan dibangunkan akan dikumpul dan dianalisis. Beberapa orang pengguna akan ditemu ramah bagi mengenalpasti keperluan sistem dengan lebih terperinci. Di akhir fasa ini, Spesifikasi Keperluan Sistem (SRS) akan dihasilkan. 4.2 Fasa Rekabentuk Awal Sistem Rekabentuk awal sistem akan dijalankan setelah keperluan sistem dikenalpasti. Fasa ini bertujuan untuk memberikan pengenalan dan penerangan kepada pengguna terhadap sistem yang akan dibangunkan. Fasa ini juga adalah amat penting bagi pembangunan prototaip pada fasa seterusnya. Di akhir fasa ini, Spesifikasi Rekabentuk Sistem (SDS) akan dihasilkan. 4.3 Fasa Pembangunan Prototaip Segala maklumat yang dikumpul semasa fasa rekabentuk awal akan diubah suai menjadi sebuah prototaip yang akan mewakili sebuah model yang boleh digunakan. Prototaip pertama yang akan dibangunkan semasa fasa ini hanyalah melibatkan aspek penting keperluan sistem. 4.4 Fasa Kajian Pengguna Sistem yang dicadangkan akan di demonstrasi kepada pengguna bagi mendapatkan komen dan juga sebagai pengesahan keperluan pengguna. Segala cadangan dan komen dari pengguna akan digunakan untuk penambahbaikan dan pengembangan sistem yang dilakukan dalam fasa berikutnya. 4.5 Fasa Perincian Prototaip Prototaip sediada akan diubah suai dan dikembangkan mengikut komen dan spesifikasi baru yang diberi oleh pengguna dan prototaip yang baru akan dihasilkan. Prototaip yang baru juga akan ditunjukkan kepada pengguna untuk pengesahan. Penambahbaikan dan 4
pengembangan akan dilakukan lagi. Proses ini berulang sehingga pengguna berpuas hati dengan prototaip yang dibangunkan. 4.6 Fasa Produk Akhir Setelah proses pengesahan dan penambahbaikan berulang kali dilakukan, produk akhir kini telah sedia untuk dibangunkan sepenuhnya. Proses pengujian akan dilakukan setelah produk akhir siap dibangunkan. 5 HASIL KAJIAN Rajah 2 menunjukkan Seni Bina Lapisan Repositori bagi Sistem Pengurusan Dokumen (infobox). Ia terdiri daripada empat lapisan iaitu Lapisan Antaramuka, Lapisan Pengesahan, Lapisan Logik Pengurusan Dokumen dan Lapisan Pangkalan Data. Lapisan Antaramuka menerangkan tentang antaramuka sistem yang dapat dilihat oleh pengguna. Pengguna akan berinteraksi dengan antaramuka sistem dan seterusnya Lapisan Pengesahan. Lapisan Logik Pengurusan Dokumen adalah satu lapisan di mana kesemua pemprosesan logik fungsi sistem dijalankan. Setelah sistem mendapatkan maklum balas pengguna pada Lapisan Pengesahan dan Lapisan Logik, kesemua data dan maklumat akan di muat naik dan di muat turun ke dalam pangkalan data Sistem Pengurusan Dokumen. 5
Rajah 2 Lapisan Rekabentuk Sistem Pengurusan Dokumen Aliran data setiap fungsi diterangkan pada Rajah 3. Terdapat 3 pengguna Sistem Pengurusan Dokumen iaitu pelajar, pensyarah dan pentadbiran FTSM. Kesemua pengguna sah sistem ini dapat memuat naik dokumen, mencapai versi dokumen yang sebelunya dan memadam dokumen. Pelajar khususnya dapat membuat permohonan masuk ke dalam Special Interest Group dan mendaftar ke dalam kursus yang berkenaan. Pensyarah dibenarkan untuk menererima atau menolak permohonan yang dibuat oleh pelajar manakala 6
pentadbiran FTSM bertanggungjawab untuk mengurus pengguna, Special Interest Group dan menjana laporan. Rajah 3 Rajah Aliran Data Paras 0 Rajah di bawah menerangkan tentang paparan antara muka. Setelah mendaftar masuk ke dalam sistem, pengguna akan di bawa kepada paparan bergantung kepada jenis pengguna. 7
Rajah 4 Antara muka log masuk Rajah 5 Antara muka dokumen Rajah 6 Antara muka maklumat dokumen 8
Rajah 7 Antara muka capaian versi dokumen Rajah 8 Antara muka sampah Rajah 9 Antara muka akaun pengguna 9
Rajah 10 Antara muka kursus Rajah 11 Antara muka maklumat kursus Rajah 12 Antara muka mengurus pengguna 10
Rajah 13 Antara muka mengurus Special Interest Group 6 KESIMPULAN Sistem Pengurusan Dokumen (infobox) merupakan satu medium untuk pengguna di FTSM bagi mengurus dokumen. Sistem ini membernarkan pengguna untuk memuat naik dokumen, menyusun, memuat turun, membuat tetapan privasi dan kegemaran serta membenarkan pengguna untuk menyusun dan memadam dokumen. Namun terdapat beberapa cabaran sepanjang proses kajian dan pembangunan dijalankan kerana masih memepelajari fungsi PHP Filesystems. Permasalahan ini seharusnya diatasi pada masa hadapan bagi mencapai objektif yang telah diterangkan demi mencapai tahap kepuasan pengguna yang optimum. Masa banyak terluang untuk memahami logik dan proses bisnes sistem ini semasa fasa reka bentuk. Walau bagaimanapun pada akhirnya, sistem ini dapat dibangunkan. RUJUKAN Dourish, P., Edwards, W. K., LaMarca, A., Lamping, J., Petersen, K., Salisbury, M., Terry, D. B. et al. 2000. Extending document management systems with user-specific active properties. ACM Transactions on Information Systems, 18(2), 140 170. doi:10.1145/348751.348758 Sommerville, I. 2004. Software Engineering hlm.7th Edisi. Essex, England: Pearson- Addison-Wesley Publishers Limited. 11