Fasiliteitsbestuur Facilities Management Bulletin Sept 2012 Uit die kantoor van die Hoofdirekteur Met Fasiliteitsbestuur se sakeplan vir 2013 tot 2018 pas voltooi en ingehandig by die US Bestuur, deel ek dan ook graag n uittreksel daaruit met al ons personeel. Vir die res van hierdie jaar en 2013 gaan ons fokus op die konsolidering van die afgelope 3 jaar se strategiese inisiatiewe en dryfkragte, asook die suksesvolle uitrol van ons matriksbestuurmodel, stelsels en prosedures. Waar USFB in 2012 ʼn fase van konsolidering betree het, gaan daar tot in 2013 gefokus word op operasionele uitnemendheid. USFB se Bestuur-KPA s sal in 2013 onder andere die suksesvolle operasionalisering van ons matriksstruktuur en dienslewering verpligtinge in terme van ons diensvlakooreenkomste vertolk. Uit die oogpunt van veranderingsbestuur, sal daar veral aandag geskenk word aan die bestuur van verwagtinge van kliënte en die verbetering van kommunikasie. Uit die onlangse meningsopname by kliënte, ons eie waarneming en volgens diensstatistieke, is dit duidelik dat USFB se beeld en operasionele effektiwiteit oor die afgelope 3 jaar geklim het van ʼn baie swak posisie na ʼn gemiddeld/aanvaarbare posisie. USFB verkeer nou binne die spreekwoordelike oog van die orkaan, aangesien die som van toenemende kliënteverwagtinge, die huidige en toenemende hoeveelheid werk op hande en die al groter toename in befondsing, vir USFB in ʼn tipping point posisie gebring het en ʼn beweging na enige kant nie sonder inspanning en ekstra treë sal kan plaasvind nie. Die Bestuur van USFB sal hierdie balans versigtig moet bestuur as ons die skaal na die positiewe kant wil laat kantel. Daar sal dus baie aandag geskenk moet word aan wat bekend sal staan as USFB se 10-punt plan vir die bereiking van operasionele uitnemendheid : die bestuur van kliënteverwagtinge en -verhoudings die internalisering van USFB se visie en waardes die nougesette toepassing van stelsels en prosesse wat die afgelope 3 jaar ontwikkel is gedissiplineerde werksetiek en volgehoue produktiwiteit erkenning aan en beloning van prestasie opskerping van fasiliteite navorsing en ontwikkeling van voorpunt beste praktyk vaardigheidsontwikkeling van USFB eerstevlak operasionele bestuurders tydige en oordeelkundige prioritisering en verpligting van besteebare fondse dwarsliggende samewerking binne USFB en binne Steundienste, met die gemeenskaplike doel om suksesvol af te lewer Ten slotte, die suksesvolle uitrol van ons matriksbestuurmodel gaan van nou af met groter erns bestuur word en sal deel vorm van FB Bestuur se kernprestasieareas vir die tydperk Oktober 2012 tot September 2013. Die Fasiliteitsbestuurders word bemagtig as verteenwoordigers van ons kliënte en sal voortaan groter inspraak hê by die prioritisering van werk, opvolgaksies en oorhoofse koördinering. Hulle doen maandeliks verslag aan ons kliënte, oa. oor FB se prestasie in terme van ons Steundiensooreenkoms. Fasiliteitsbestuurders is bowendien aanspreeklik vir n positiewe kliënte-opinie en daar word van alle personeel verwag dat hulle die fasiliteitsbestuurders met dié besondere uitdaging sal bystaan.
Helpdesk Service Surveys lead the way There are no results inside the walls of an enterprise. The result of any business is a satisfied client. Facilities Management clients are requested to complete a service survey after having received service from our Division. Satisfaction surveys help us to position ourselves better to meet our clients needs. This important vehicle for Facilities Management measures customer satisfaction and, thus, helps us determine customer loyalty. We need to ensure that customers are completely satisfied to entrench our right to remain the preferred service provider for the University. Historical data tracking is crucial in the survey system. Without the management of customer data, we cannot analyse reponses over a given time, which makes it difficult to establish whether services and/or support are improving, deteriorating or remaining stagnant. We should therefore use our EAM database for question and response management in order to monitor overall satisfaction. Our response to a service survey is what makes it successful or not. The most important component of a survey is therefore what we do with the responses we receive. Responses are analysed for trends and areas of origin. Negative feedback is dealt with and corrected where possible. Client suggestions for improving service levels in the University are also considered. Clients can be assured that their feedback is appreciated and attended to. Those who respond positively are contacted on an ad hoc basis to thank them for their feedback. When we receive a bad rating or negative comment, the client is contacted to acknowledge receipt of the complaint. The specifics are followed up with the responsible department, following which the client receives feedback on corrective action taken. In this process, the support and speedy response from all departments are imperative in order to deal with the matter timeously, thereby changing the client s perception of our service. Budget 2013 Stretching the budget is a team effort Given the worldwide economic pressure, it can also be expected that the financial position of the University will be constrained in 2013. This was made clear by the guidelines received from Finance where the adjustment for growth in building expenses (based on the inflation rate) was basically halved from the previous year s guideline percentage. One of Facilities Manangement s focus areas is cost effectiveness and with the monetary constraints getting more and more, all planned expenditure is indicated in the budget in an integrated and transparent manner. We will be focusing on new and inventive ways to stretch the budget and getting more done with the limited resources that include personnel, equipment etc. One such initiative is the phasing out of petrol vehicles and the implementation of electric/ solar powered vehicles. Even though 2013 will be the third year of additional budget allocations towards maintenance, the backlog still remains a challenge. Various new ideas are investigated to obtain extra funding (this also applies to capital projects), amongst others cooperation with the University s Board and the Hope Project. Facing the challenges that lay ahead, a team effort from all of Facilities Management s staff will be required to maximize the allocated funds. Did you know? Five new Deans/Vice-Rectors were recently appointed? It s important to keep abreast of management changes in the US. Engineering: Prof Hansie Knoetze Faculty of Law: Prof Sonia Human Arts and Social Science: Prof Johan Hattingh Vice-Rector: Teaching and Learning: Prof Arnold Schoonwinkel Vice-Rector: Research and Innovations: Prof Eugene Cloete Have you memorized the names yet?
Die Lapa Die lekker FB-kuierplek Met die beplanning van ons nuwe gebou is ontspanning en sosiale aktiwiteite vir diegene wat in die gebou sou werk ook oorweeg. Vir bestuur is dit immers belangrik dat Fasiliteitsbestuurspersoneel nie net elke dag skouer aan die wiel sit om ons taak so goed moontlik af te handel nie, maar dat ons ook van tyd tot tyd n oomblik tot rus sal kom om gesellig met mekaar te verkeer, of net soms n plek te kan vind om buite die boks te kan dink. Die potensiaal van die woud agter die voorgestelde ligging van die nuwe gebou is vroeg raakgesien, en beplanning van n eie ontspanningsruimte vir Fasiliteitsbestuur het begin. Benewens ontspanning leen die lapa hom ook uitstekend toe tot moontlike bestuurs- en ander vergaderings. n Afdeling sou dus daarheen kon wegbreek om oor hul werkswyses en planne te besin. Die woud het mettertyd naam gekry en is nou bekend as Sanity Park. Dit is voorwaar n plek waar personeel krag uit die rustigheid van die omgewing kan put en weer tot verhaal kan kom. Die lapa bestaan voorlopig uit n braai-area met plaveisel en n ronde tafel met sitplek vir agt tot tien mense met die oog op afdelingsvergaderings en ander gesprekke. Daar is ook n werksoppervlak en kassies vir die berging van braaitoerusting. Die woud waarin die lapa gebou word, is die oorblyfsels van die voormalige boomkwekery van Tuinboukundige Dienste. Gelukkig het die bome behoue gebly sodat ons dit nou kan geniet. Ons glo dat hierdie wonderlike gerief die geboorteplek van menige blink idee sal wees en Fasiliteitsbestuur selfs groter hoogtes sal laat bereik. Die vrede en rustigheid van die omgewing wat hier ervaar kan word, behoort elke personeellid se dagtaak meer hanteerbaar te maak. Erkenningsbewyse deur die Hoofdirekteur Sedert die vorige nuusbrief, is erkenning gegee aan die volgende personeellede wat bydraes gelewer het tot voortreflike diens en kostebesparing. Zanne van den Heuvel Beplanning en Ontwikkeling Ryno Lochner Eiendomsdienste Kevin Matthew Beplanning en Ontwikkeling Rick Kloppers Eiendomsdienste Personeelerkenning Erkenning aan Kampussekuriteit, Skof 1 onder leiding van Paul Elias Employee of the Month Property Services initiated an Employee of the Month award. The recipient is elected by peers based on execution of work and interaction with colleagues and clients. It is expected that the award will promote positive competition among colleagues as well as peer acknowledgement of employees. Ashley Jooste is the first recipient.
Opratting vir Kostedoeltreffendheid Kleingroep bespreek Kapitaalwerke en Opgraderingsprojekte n Kleingroep by Beplanning en Ontwikkeling het tydens hul bespreking n paar voorstelle gemaak om projekte meer kostedoeltreffend te bestuur. Knelpunte wat die span identifiseer is die tyd en standaard van dienslewering asook die lang prosesse en administrasie vir goedkeuring en beplanning van projekte. Daar is ook bekommernis uitgespreek oor die kwaliteit van sommige kontrakteurs. Deelnemers het voorgestel dat Fasiliteitsbestuur die tyd vanaf beplanning tot goedkeuring en aanvang van projekte moet herbesoek om meer besigheidsgefokus te word. Verder stel die groep voor dat personeel opgelei word om hoër kwaliteit van kontrakteurs te verwag en dat kontrakteurs nie aangestel word tensy hulle aan sekere strenger vereistes voldoen nie. Hierdie vereistes sluit in: die bewys van registrasie by relevante owerhede en instellings, projekplanne, veiligheidsplanne en die versekering dat pryse nie onredelik en voortydig verhoog sal word nie. Die voldoening aan strenger vereistes voor die aanstelling van kontrakteurs sal verseker dat dienslewering en kwaliteit verbeter. Op sy beurt lei dit weer tot langer onderhoudsvrye periodes en kostebesparing. Die span het ten doel om die klein uit Klein Kapitale werke te neem en die beeld van Fasiliteitsbestuur te bevorder. (Die voorstelle van Kleingroep-aktiwiteite word van tyd tot tyd deur die bestuurspan van Fasiliteitsbestuur oorweeg en terugvoering word gegee oor die implementering daarvan. Sodoende word elke personeellid se kundige insette oorweeg om die beste kliëntediens te lewer.) Energie-besparing Groot besparings word verwag deur ligte te vervang As gevolg van die voortslepende nasionale energietekorte en die gepaardgaande elektrisiteitstariefverhogings, is Eiendomsdienste voortdurend op soek na geleenthede om energie te bespaar. As FB personeel, moet ons ʼn voorbeeld stel om die doelwitte van die Universiteit te bereik en só onder meer die koste van dienste doeltreffend en volhoubaar te bestuur. Aangesien die vervanging van ou ligte met die nuwe energiedoeltreffende soort ʼn besparing van tot 3 38% in elektrisiteitsverbruik kan meebring, en dit volgens Eskom se huidige inisiatiewe boonop moontlik is om n beduidende gedeelte van die aanvangskoste van energiedoeltreffende projekte te verhaal, is dít ʼn logiese stap vir die Universiteit om te ondersoek. Die Universiteit bestee jaarliks ongeveer R70 miljoen aan elektrisiteit, en verwag ʼn verdere verhoging vir 2012/2013. In samewerking met die Energiedienstemaatskappy, oftewel ESCO (ʼn maatskappy wat namens die Universiteit projekte by Eskom registreer), is ʼn aantal geboue uitgewys en word daar nou met behulp van ʼn opname bepaal watter energiebesparingspotensiaal die spesifieke geboue inhou. Sodra voorstelle ontvang word, sal die mees geskikte opsie vir finansiering oorweeg word. As Fasiliteitsbestuurspersoneel, moet ons ook besef dat energiebesparing ʼn kerndeel van volhoubaarheid uitmaak. Deur die ingebruikneming van meer energiedoeltreffende ligte, die PowerWatch-stelsel en die bewusmaking van personeel kan ons dus ʼn groot impak op finansiële en omgewingsvolhoubaarheid hê. Kyk gerus op ons webblad vir nog energiebesparingswenke. Die Waterlaboratorium se ligte was met T5 energiebesparende ligte vervang. Die ligte bespaar krag en het n verwagte leeftyd van 10 jaar.
Die Roadshow (Soos vertel deur Heidi Lötter) Al ooit gewonder wat gebeur by die Bestuurspan- Roadshow? Dit was Maandag, 17 September...daar het ʼn doodse stilte in die FB-gebou gehang. Party het breed geglimlag, ander was benoud. En die rede daarvoor?...die hèle bestuurspan was op ʼn Roadshow! En ek gaan vir julle vertel waaroor daar gesels was. En daar was BAIE gesels; geen rekenaars of notas in sig nie, net eenrigting-kommunikasie vanaf die spreker. Elkeen se volle aandag was by die aanbieding. Daar was teruggekyk na drie jaar se suksesse, groei en vordering oppad na die Toonaangewende Kampusomgewing in Suid-Afrika. Die uitdagings wat voorlê om ons visie en doelwitte te bereik, was uitgewys. Belangrike vrae was gevra: Hoe strategiese dryfkragte gekonsolideer moet word om operasionele effektiwiteit te bereik; is ons besig om as ʼn eenheid saam die seile te span; is ons waardes in ons harte gegraveer, en leef ons dit uit; (sien onder) hoe ervaar die kliënt ons dienslewering; sien kliënte passie en positiwiteit by FB-personeel; My gunsteling deel van die dag was die deel oor emosionele intelligensie: Die beheer van jou emosies, die bewustheid van jou eie gedrag en die impak wat jou gedrag op die mense om jou het. En ek onthou dat iemand baie jare terug vir my gesê het, ʼn Mens is soos ʼn tandepasta-buisie, dis eers wanneer die druk op hom geplaas word, dat jy sien wat werklik in hom is. Ons ware karakter kom eers uit wanneer ons onder druk is. The speaker in action at the Roadshow: It is not IQ that determines service orientated people, but EQ! Chris het ons aangemoedig om altyd te groei, te leer, te luister, onsself te ontwikkel en sodoende vervulling in ons lewe en werk te kry. Fasiliteitsbestuur is hier om ʼn ideale werk-, leer- en leefplek te skep en te onderhou deur die integrasie van personeel, prosesse en tegnologie. Fokus slegs op jou eie kapasiteit, vaardighede en ingesteldheid om uitmuntende diens te lewer. Diens is immers waarom ons hier is en wat van ons verwag word. En aan die einde van die oggend is ek jammer die tyd het ons ingehaal. Dit was vir my n voorreg om deel te wees van n inspirerende en motiverende dag. Fasiliteitsbestuurders hier uitgetof as verteenwoordigers van ons kliënte: Van Links: Charmaine Klein, John Villet, Louis Fincham, Sanel Barnardo, Trevor Hoeben, Malan Oosthuizen en Nadeem Gafieldien
Tygerberg Inhaalprojek Fase 3 en 4 goedgekeur Die US Raad het in 2010 kennis geneem van die geweldige groot onderhoudsagterstande met die geboue op Tygerbergkampus as gevolg van n chroniese geldtekort. Geboue-infrastruktuur het dermate agteruitgegaan dat die onderbreking van sekere dienste n wesenlike risiko geword het. Onderrig in die geboue sou in gedrang kom indien die risiko nie dringend getemper word nie. Derhalwe is uitvoerige oudits in 2009/2010 onderneem om die volle omvang van die agterstand te bepaal, wat aanvanklik op R220 miljoen geraam is. n Voorlegging is vroeg in 2010 aan die US Raad gedoen en saam met ander R20miljoen uit ander bronne, is in totaal R105miljoen vir die eerste twee fases van die inhaalprojek beskikbaar gestel. Die projek het in 2010 afgeskop en sal teen einde Maart 2013 voltooi wees. Intussen is n nuwe aansoek by die Raad gedoen vir die finansiering van fases 3 en 4, wat n verdere R118 miljoen beloop. Die Raad het dit goedgekeur en voltooiing daarvan word teen einde 2014 verwag. Benewens hierdie toekenning deur die Raad, sal n verdere R50 miljoen uit lopende begrotings geoormerk word vir besteding aan die inhaalprojek. Hierdie geld sal help vergoed vir die tekort van R50 miljoen wat ontstaan het weens kostestygings sowel as nuwe inligting oor die omvang van probleme na afloop van die omvattende ondersoeke vir projekfase 1 en 2. Die afhandeling van die projek sal altesaam na verwagting R270 miljoen kos. Wanneer hierdie projek afgehandel is, sal die geboue op Tygerbergkampus weer van n baie goeie gehalte wees, gereed vir die uitdagings van die volgende 30 jaar. Nuwe fasiliteite, soos n lesingsaalblok, word ook beplan vir 2013 met n moontlike toekenning van die Departement van Hoër Onderwys en Opleiding. Die chroniese en frustrerende parkeerprobleme op kampus ontvang ook aandag. n Meesterplan hiervoor is voltooi en daar word tans aansoek gedoen om die nodige finansiering om 400 bykomende parkeerplekke te voorsien. Fasiliteitsbestuur-geselligheid Met die winter agter die rug en personeel wat nou lekker ingeburger is in ons nuwe gebou, is daar goedgedink om n sosiale komitee op die been te bring. Die komitee bestaan uit: Nelia Immelman, Jaco Botha, Rose Layman, Monique Adonis en Gaynor September. Die eerste funksie was op 7 September gehou. Terselfdertyd het ons Loslitdag gevier en die gebou se spoggerige Lapa ingewy. Dit was n baie suksesvolle funksie, en ons sien uit om almal by die volgende een te verwelkom. Groetnis vanuit die sosiale komiteekantoor! The final word: Dear Colleagues I would love to say that summer is finally here, but it seems to be dragging it s feet! That should not stop us though, we can still choose to gather momentum and complete the last shift of the year with enthusiasm and passion. Your kind contributions are appreciated, without which, this newsletter would not be possible. Heidi