SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005. PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016

Similar documents
HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BURSAR UPM/SOK/KEW-BYR/P011. PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 05/06/2015

SOKONGAN KEWANGAN. Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011. PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 18/08/2016

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

PENGURUSAN. Kod Dokumen: UPM/PGR/P001. PROSEDUR PENGURUSAN DOKUMEN ISO Tarikh: 20/6/2017

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P016

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P015. PROSEDUR PERKHIDMATAN MAKLUMAT Tarikh: 29/06/2018

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P015. PROSEDUR PERKHIDMATAN MAKLUMAT Tarikh: 18/08/2017

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

KAWALAN DOKUMEN. Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Section 7 : Road Lighting

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

MANUAL PROSEDUR KERJA PEMBANGUNAN APLIKASI

KENYATAAN TAWARAN TENDER HOSPITAL PUSRAWI SDN BHD

UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA (UPNM)

JADUAL IX KANUN TANAH NEGARA [Aturan 36J (2)] NOTIS TAWARAN

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

Tafsiran Dokumen untuk Permohonan evdr PRA

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

DLANGUAGE STUDIO NO 30 1 st FLOOR PERSIARAN B RAYA LANGKAWI MALL KEDAH D.A KERTAS PENERANGAN L FRONT OFFICE ASSISTANT

BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

RMK 357 Land Administration [Pentadbiran Tanah]

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

PROFESSIONAL PRACTICE (SGHU 4342)

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

INSTRUCTION: This section consists of TWO (2) structured questions. Answer ALL questions.

KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 4 TAHUN 2003

Submit to State PTG by proprietor within 2 weeks. State CS within 1 month. Superstructure Stage

TEMPLATE SERAGAM SENARAI SEMAK DOKUMEN DAN SENARAI SEMAK TERPERINCI AGENSI TEKNIKAL JKT

NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT KAWALAN DOKUMEN

MANUAL KUALITI MK.UiTM CNS.01

ESTIMATE IN FORMATION OF CONSTRUCTION CONTRACT EZATUL SHARIDA BINTI AHMAD TERMIZI UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

Practical issue arising and how can developers adapt to new requirement

KAWALAN DOKUMEN. Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:-

INSTRUCTION: This section consists of TWO (2) structured questions. Answer ALL questions.

INSTRUCTION: This section consists of THREE (3) essay questions. Answer ALL questions.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) JABATAN KUALITI & SISTEM PENGURUSAN

DOKUMEN BUKTI YANG DIPERLUKAN

Jadual 1: Faktor Pemberat Bagi Jenis Petak (F1)

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

Perjanjian Rakan Kongsi (IB)

KAWALAN DOKUMEN. Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:-

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA

Jadual H, Fasal 27 Cara Penyerahan Pemilikan Kosong Akta Pemajuan Perumahan (Kawalan Dan Pelesenan) 1966 Akta 118

CADASTRE SURVEY PRACTICE (SGHU 4323)

CADASTRE SURVEY PRACTICE (SGHU 4323)

LAND LAW AND SURVEY REGULATION (SGHU 3313)

TAJUK PEMBENTANGAN : PERUNDANGAN TANAH DI BRUNEI DARUSSALAM DISAMPAIKAN OLEH : AMAL HAYATI HAJI JUNAIDI PEGAWAI TANAH BAHAGIAN PENDAFTARAN

RMK 357- Land Administration fpentadbiran Tanah]

Faculty of Built Environment Universiti Teknologi Malaysia

KEMENTERIAN PENDIDIKAN

RMK 357 Land Administration [Pentadbiran Tanah]

NOVATION AGREEMENT IN DESIGN AND BUILD CONTRACTS NATASHA SAHIL UNIVERSITI TEKOLOGI MALAYSIA

PK504: BUSINESS LAW. INSTRUCTION: This section consists of FOUR (4) structured questions. Answer ALL.

THE INFLUENCE OF INTEREST AND UNDERSTANDING OF HOUSING DEVELOPERS ON GATED COMMUNITIES DEVELOPMENT AINUR ZAIREEN BINTI ZAINUDIN

KEBERKESANAN PENGELUARAN HAKMILIK KEKAL BERDASARKAN PINDAAN KANUN TANAH NEGARA 1965 (AKTA A1104)

DOCTRINE OF PRIVITY AND ITS APPLICATION IN RELATION TO SUB-CONTRACTOR S PAYMENT NOR AIDA BINTI MOHD AMIN

PROCLAMATION OF SALE IN THE MATTER OF DEED OF ASSIGNMENT DATED 16 TH APRIL, 2004

PROCLAMATION OF SALE

LAND ACQUISITION ISSUES FOR JABATAN KERJA RAYA s ROAD WORK PROJECT NOOR FAZURA ABU SAMAAN

CADASTRE SURVEY (SGHU 2313)

PROCLAMATION OF SALE

PROCLAMATION OF SALE

PROCLAMATION OF SALE

CADASTRE SURVEY (SGHU 2313)

DIBENTANGKAN OLEH: SALLEH HUDIN MUSTAFFA PERPUSTAKAAN SULTANAH BAHIYAH UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

FORM OF ACCEPTANCE AND TRANSFER CONDITIONAL MANDATORY TAKE-OVER OFFER DATUK SERI TAN JING NAM, MR ANDREW TAN JUN SUAN AND DATO TAN LEE SING

CONSULTANT ARCHITECT S DILIGENCE IN RAIL INFRASTRUCTURE PROJECT SHAMS ARIDA BIN ARIFFIN

CADASTRE SURVEY (SGHU 2313)

CADASTRE SURVEY (SGHU 2313)

THE PROCLAMATION OF SALE IN THE MATTER OF THE COMPOSITE LOAN AGREEMENT AND ASSIGNMENT AND POWER OF ATTORNEY BOTH DATED THE 18 TH APRIL 2005 BETWEEN

PROCLAMATION OF SALE

SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN (INFOBOX) Athirah Hazira Ab Halim Rodziah Latih ABSTRAK

PROCLAMATION OF SALE IN THE MATTER OF THE LOAN AGREEMENT, DEED OF ASSIGNMENT AND POWER OF ATTORNEY ALL DATED THE 22 ND DAY OF APRIL, 2004

BETWEEN AmBank Islamic Berhad [ U] AND PIVOTAL ACHIEVEMENT SDN. BHD [Company No V)

SISTEM TEMPAHAN KERETA SEWA BERASASKAN WEB (UKM EZ-CAR) Noor Aznida Farina Binti Md Saad Masnizah Mohd

PROCLAMATION OF SALE

CADASTRE SURVEY PRACTICE (SGHU 4323)

PROCLAMATION OF SALE IN THE MATTER OF DEED OF ASSIGNMENT, POWER OF ATTORNEY AND FACILITY AGREEMENT ALL DATED 17 TH DECEMBER 2013

PROCLAMATION OF SALE In The Matter of Loan Agreement, Deed of Assignment and Power of Attorney all dated 14th Day Of January 2002

ISU-ISU PENGINTEGRASIAN PANGKALAN DATA UKUR KADASTER DAN SISTEM PENDAFTARAN TANAH BERKOMPUTER GENGATHARAN A/L MARIAPPAN

PROCLAMATION OF SALE IN THE MATTER OF THE LOAN AGREEMENT CUM ASSIGNMENT AND POWER OF ATTORNEY BOTH DATED THE 12 TH DAY OF APRIL, 2012

BETWEEN AND. LIM SIEW SAN [NRIC No /A ]

BETWEEN HSBC BANK MALAYSIA BERHAD [ V] AND

PROCLAMATION OF SALE

PROCLAMATION OF SALE

ELEMEN-ELEMEN KRITIKAL PENGURUSAN PERUBAHAN DI PERINGKAT REKABENTUK PROJEK PEMBINAAN ABDUL AZIZ BIN HARUN

PROCLAMATION OF SALE IN THE MATTER OF THE COMPOSITE LOAN AGREEMENT AND ASSIGNMENT AND POWER OF ATTORNEY BOTH DATED 07 TH DAY OF DECEMBER, 2005

PROCLAMATION OF SALE PUBLIC AUCTION

KOD :

EASY ESTATE ADVERTISING SERVICES : SITI AISHAH BINTI MANSOR

PROCLAMATION OF SALE

Transcription:

Halaman: 1/13 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta tanggungjawab bagi proses perolehan secara Sebut Harga Universiti. Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan berikut:- Sebut Harga A - bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 bagi bekalan/perkhidmatan dan melebihi RM20,000 hingga RM500,000 bagi kerja. Sebut Harga B - bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 bagi bekalan/perkhidmatan. Prosedur ini merangkumi cara-cara lantikan syarikat dibuat, penyediaan permohonan pesanan belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300) http://1pp.treasury.gov.my - Kerajaan 2.2-Kaedah Kerajaan 4-Pentadbiran Kontrak Dalam Kerajaan Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia S/K.KEW//D/1100/000000 Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan dan Penjanaan /11/493 Jld 11 SK.5 (9)- Kekayaan oleh Universiti Penyelidikan 23 Nov 2012 UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga

Halaman: 2/13 SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi SOK/KEW/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja SOK/KEW/GP010/BUY Garis Panduan Kerja Bagi Jumlah Sehingga RM50,000.00 SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa SOK/ICT/GP03/ICT Garis Panduan Kelulusan ICT 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN: FAMS : Fixed Asset Management System Manual FAMS : Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM : Jawatankuasa Sebut Harga Universiti JKS : Jawatankuasa Spesifikasi JKPT : Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH : Jawatankuasa Penilaian Harga JKP : Jawatankuasa Penilaian JK : Jawatankuasa Penilaian Kerja LPIPM : Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (Construction Industrial Development Board) : Penolong Akauntan : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO : Purchase Order (Pesanan Belian) PO held : dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ : Pusat : Pembantu Tadbir Kewangan RO : Requisition Order (Permohonan Pembelian) SAGA : Standard Accounting for Government Agencies SSM : Sistem Saraan Malaysia Syarikat : Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti UPMKB : Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia JKSH A : Staf dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar Urusetia JKSH B : Staf Zon/Seksyen, Pejabat Bursar

Halaman: 3/13 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Pemohon 6.2 Permohonan 6.2 Permohonan : 6.2.1 Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY). Pemohon 6.3 Permohonan Pendaftaran 6.3 Permohonan Pendaftaran 6.3.1 Sebut Harga A: (a) Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY). (b) Serahkan dokumen berikut: (i) Borang Permohonan Pembelian (R.O); (ii) Borang Pendaftaran Sebut Harga; (iii) Senarai Semak Status Pembelian Melalui Sebut Harga/Tender (SOK/KEW/DF014/BUY); (iv) Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit, Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB; (v) Salinan surat lantikan Jawatankuasa Tenikal; dan (vi) Surat akuan pelantikan ahli Jawatankuasa Tenikal. Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/B UY). Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003 /BUY) A 6.3.2 Sebut Harga B: (a) Lengkapkan Borang Pendaftaran Sebut Harga B (SOK/KEW/BR050/BUY). (b) Serahkan dokumen berikut: (i) Borang Permohonan Pembelian (R.O); (ii) Borang Pendaftaran Sebut Harga B; dan (iii) Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar; (iv) Salinan surat lantikan Jawatankuasa Tenikal; dan (v) Surat akuan pelantikan ahli Jawatankuasa Tenikal. Borang Pendaftaran Sebut Harga B (SOK/KEW/BR050 /BUY) Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006 /BUY)

Halaman: 4/13 Carta alir Perincian / Kewangan/Bah agian /Unit, A 6.4 Proses Pendaftaran 6.4 Proses Pendaftaran 6.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran. Rekod/ Dokumen Rujukan Kewangan/Bah agian /Unit, 6.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang permohonan diterima:- (a) Senarai spesifikasi sebut harga dilampirkan bersama borang; dan (b) Pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang. Kewangan/Bah agian /Unit, / Kewangan/Bah agian /Unit, / Kewangan/Bah agian /Unit, 6.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga. 6.4.4 Daftar sebut harga dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format berikut: (a) (b) Sebut Harga A- Daftar Sebut Harga (OPR/BEN/BD001/BUY). Sebut Harga B- Daftar Sebut Harga (OPR/BEN/BD037/BUY). 6.4.5 Lengkapkan maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:- (a) (b) (c) (d) Nombor rujukan sebut harga; Tarikh iklan dan tarikh tutup iklan; Nombor peti (jika berkaitan); dan Jumlah sampul surat dokumen yang perlu diserahkan (jika berkaitan). 6.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga 6.4.7 Simpan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi di dalam fail seperti berikut: (a) Fail Sebut Harga (UPM/BEN/SP/03/F002)-bagi sebut harga A (b) Fail Pendaftaran Sebut Harga B -bagi sebut harga B B

Halaman: 5/13 Carta alir Perincian Pemohon 6.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga B 6.5.1 Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga (SOK/KEW/GP004/BUY). Rekod/ Dokumen Rujukan 6.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga 6.5.2 Bagi Sebut Harga A Serah dokumen ke ke dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit, Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 6.5.3 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 6.6. Pemohon// ( /Un it, 6.6 Penyediaan Iklan 6.6 Penyediaan Iklan 6.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga (OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan sebut harga. 6.7 Serahan Dokumen Sebut Harga Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga (OPR/BEN/GP004 /BUY) / ( /Unit, 6.7 Serahan Dokumen Sebut 6.7.1 Sebut Harga A: (a) Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:- (i) Nombor rujukan sebut harga; (ii) Tajuk sebut harga; (iii) Tarikh tutup sebut harga; dan (iv) Nombor peti sebut harga. (b) Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan. (c) Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan. (d) Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:- C (i) Bilangan dokumen; (ii) Nama syarikat; (iii) Nombor resit; (iv) Alamat syarikat; (v) Nombor telefon dan faks.

Halaman: 6/13 Carta alir Perincian 6.7.2 Sebut Harga B Rekod/ Dokumen Rujukan // ( /Unit, JKPT/JKPH JKP JKPT/JKPH/JKP JKP C 6.8 Penutupan dan Pembukaan Sebut Harga 6.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga D (a) Pastikan setiap syarikat yang hendak mengambil dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan. (b) Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.9.2 6.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga 6.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci. 6.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga 6.9.1 Sebut Harga A: (a) Laporan penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan (i) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKPT dan laporan penilaian harga oleh JKPH. (ii) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/BUY). (iii) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY). (b) Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja (i) Laporan penilaian sebut harga kerja akan disediakan oleh JK. (ii) Sedia laporan penilaian sebut harga kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (SOK/KEW/GP005/BUY). (iii) Serah laporan penilaian sebut harga ke dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit, Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB. 6.9.2 Sebut Harga B (a) Laporan penilaian sebut harga akan disediakan oleh JKP. (b) Serah laporan penilaian sebut harga ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar/ Unit, Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.

Halaman: 7/13 Carta alir Perincian Urusetia JKSH A/B D 6.10 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat 6.10.1 Cop tarikh terima laporan penilaian sebut harga pada setiap laporan. Rekod/ Dokumen Rujukan 6.10 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat 6.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah dikemukakan, jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan. Urusetia JKSH A/B Pemohon/ Pemohon/ Kewangan/Bah agian /Unit, Pemohon/ // 6.11 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga 6.12 Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran 6.13 Penyediaan Kontrak 6.14 Penyediaan Kontrak 6.15 Penyediaan Pesanan Belian E 6.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/ BUY). 6.10.4 Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga sebelum mesyuarat diadakan. 6.11 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga 6.11.1 Urusetia mengaturkan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga untuk melantik petender yang memenuhi syarat sebut harga dan mengemukakan best value for money. 6.11.2 Maklumkan keputusan mesyuarat kepada pemohon. 6.12 Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran 6.12.1 Bagi Sebut Harga B selain daripada perolehan yang bermasa (berkala), sila ke langkah 6.14. 6.12.2 Sediakan Surat Setuju Terima Tawaran kepada syarikat yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY). 6.13 Penyediaan Kontrak 6.13.1 Sedia kontrak untuk perolehan bernilai melebihi RM50,000 ke atas atau bagi perolehan bermasa yang bernilai kurang daripada RM50,000. 6.13.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak. 6.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian 6.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY). 6.15 Penyediaan Pesanan Belian 6.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen

Halaman: 8/13 Carta alir Perincian E Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR), jika dokumen dikembalikan ke PTJ. 6.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY). Rekod/ Dokumen Rujukan / Pemohon/ Pemohon/ Pegawai yang diberikuasa Pemohon/ Pegawai yang diberikuasa Pemohon/ Pegawai yang diberikuasa / ( ) 6.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat 6.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 6.18 Rekod Terimaan 6.19 Penilaian Prestasi Syarikat 6.20 Tamat 6.15.3 Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai. 6.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya. 6.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat 6.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4). 6.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 6.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan. 6.18 Rekod Terimaan 6.18.1 Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan). 6.19 Penilaian Prestasi Syarikat 6.20 Tamat 6.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat- UPM/SOK/KEW/AK002/BUY. 6.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian sewajarnya ke atas syarikat tersebut untuk tindakan selanjutnyanya. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY). 6.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Syarikat. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY). 6.19.4 Sedia laporan penilaian, rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

Halaman: 9/13 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (Baru) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/BEN/SP/03/F002 Fail Sebut Harga SOK/KEW/BR002/BUY-Borang Permohonan Pembelian (RO) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga Senarai Spesifikasi OPR/BEN/DF003/BUY-Format Iklan Sebut Harga 3 tahun OPR/BEN/DF006/BUY-Borang Pembukaan Sebut Harga OPR/BEN/DF018/BUY-Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) OPR/BEN/DF011/BUY - Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan 7 tahun Dokumen Kontrak 3 tahun 7 tahun

Halaman: 10/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (Baru) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun Fail Pendaftaran Sebut Harga B SOK/KEW/BR002/BUY-Borang Permohonan Pembelian (RO) SOK/KEW/BR050/BUY-Borang Pendaftaran Sebut Harga B Senarai Spesifikasi Salinan Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga B Zon/Seksyen Kewangan 3 tahun 3. UPM/BEN/SP/03/F005 Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Universiti {No. Ke-XX } OPR/BEN/DF008/BUY-Agenda Untuk Sebut Harga Universiti OPR/BEN/DM001/BUY Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga OPR/BEN/LP003/BUY- Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Sebut Harga 3 tahun SOK/KEW/LP003/BUY- Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan Harga OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan) 3 tahun

Halaman: 11/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (Baru) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun - Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B {Bil Ke-XX } SOK/KEW/LP007/BUY- Laporan Sebut Harga B Salinan Iklan 3 tahun SOK/KEW/DF042/BUY-Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B 5. UPM/BEN/SP/03/F011 Fail Minit Mesyuarat Sebut Harga OPR/BEN/DM001/BUY Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga 7 tahun 6. Salinan dokumen kontrak PTJ PTJ PTJ Ketua PTJ 7. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen 1 tahun selepas tamat tempoh kontrak Pejabat Bendahari 3 Tahun Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ Ketua PTJ 1 Tahun 8. OPR/BEN/BD001/BUY- Daftar Sebut Harga A 9. OPR/BEN/BD037/BUY - Daftar Sebut Harga B 3 Tahun Zon/Seksyen Kewangan 3 Tahun

Halaman: 12/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (Baru) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 10. OPR/BEN/BD004/BUY Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti / 3 Tahun 11. SOK/KEW/DF035/BUY Nota Pulangan Barang (NPB) 12. SOK/KEW/DF036/BUY Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja PTJ PTJ PTJ 1 Tahun PTJ PTJ PTJ 1 Tahun Ketua PTJ Ketua PTJ

Halaman: 13/13 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan Bursar WP 03/01/2011 02 01 02 02 02 03 02 04 SOK:Kew 04/2011 SOK:Kew 01/2012 SOK:Kew 04/2011 SOK: Kew 02/2016 Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011 Bursar WP 22/08/201 Mesyuarat Pengurusan kali ke-6/2012 Bursar WP 14/08/2012 Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011 Bursar WP 08/05/2015 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016 TD TWP 18/8/2016