MATZIKAMA MUNISIPALITEIT NOTULE RAADSVERGADERING

MATZIKAMA MUNISIPALITEIT NOTULE RAADSVERGADERING 28 JUNIE 2016

1 MATZIKAMA MUNISIPALITEIT NOTULE VAN RAADSVERGADERING GEHOU OP DINSDAG, 28 JUNIE 2016 OM 10:00 IN DIE MUNISIPALE RAADSAAL, VREDENDAL TEENWOORDIG: RAADSLEDE: Rdl (me) MC Witbooi Rdl J Botha Rdl W Fortuin Rdl WH Nell Rdl (me) YE Cloete-Kotzé Rdl (me) B Julies-Samuels Rdl A Sindyamba Rdl MJ Smith Rdl (me) G Stephan Rdl C van der Westruis : Uitvoerende Onderburgemeester : Burgemeesterskomiteelid : Burgemeesterskomiteelid : Speaker AMPTENARE: Mnr JI Swartz Me M Beukes Mnr JD Pekeur Mnr WET van der Westhuizen Me A Dippenaar : Waarnemende Munisipale Bestuurder : Waarnemende Direkteur Korporatiewe Dienste : Direkteur Publieke Werke en Basiese Dienste : Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste : Sekretariaat 1 OPENING Die Speaker verwelkom almal by die vergadering en rdl J Smith open die vergadering met gebed. 2 AANSOEKE OM VERLOF TOT AFWESIGHEID Rdle P Bok, F Bam, D Okhuis en D Fredericks asook mnre W Conradie en L Phillips. 3 NOTULES VAN VORIGE VERGADERINGS VOORGELÊ VIR BEKRAGTIGING 3.1 Notule van Raadsvergadering gehou op 31 Mei 2016. RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 Op voorstel van rdl R Stephan, gesekondeer deur rdl C van der Westruis word BESLUIT Dat bogenoemde notule bekragtig word. 3.2 Notule van Spesiale Raadsvergadering gehou op 9 Junie 2016.

RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 2 Rdl R Stephan wys daarop dat op bladsy 15 van die bylae tot die notule daar moontlik te veel nulle is en die bedrag seker R852 000 moet wees. Op voorstel van rdl R Stephan, gesekondeer deur rdl Y Cloete-Kotzé word BESLUIT Dat bogenoemde notule bekragtig word met kennisname dat die regte bedrag op bladsy 15 van die bylae R852 000 moet wees. 4 VERKLARINGS EN / OF MEDEDELINGS DEUR DIE VOORSITTER Die Speaker doen die volgende verklarings / mededelings: n Internasionale dag teen dwelms en drank is deur MADA, die CAD en ander rolspelers op 26 Junie 2016 gevier. Die leuse vir vanjaar was kicking your habit, choosing your destiny. Die Munisipaliteit het in gebreke gebly met die implementering van die plaaslike dwelm aksie plan. Die Surplus Peoples Project het gedurende die naweek n forum van plaasleiers en plaaswerkers gekies. 4.1 Briewe van dank: 4.1.1 Cansa - Aangeheg as Bylae A op bladsy 1. 4.2 Funksies vir die maand: n Datum vir n ligte geselligheid waartydens die laaste raadsfoto s geneem gaan word, sal met raadslede bevestig word. RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 BESLUIT Dat kennis geneem word. 5 VERKLARINGS EN / OF MEDEDELINGS DEUR DIE UITVOERENDE BURGEMEESTER Geen. 6 ONDERHOUDE MET AFVAARDIGINGS / ANDER BESOEKE Geen.

7 VERSLAE 3 7.1 NUWE SAKE VIR OORWEGING DEUR DIE RAAD Bladsy 7.1.1 Verslag van Direktoraat Finansiële Dienste 4-5 7.1.2 mscoa implementering vorderingsverslag 6 7.1.3 Halfjaarlikse prestasie verslag van Artikel 57 bestuurders 7-8 7.1.4 Hersiening / herontwerp van die personeelstruktuur (organogram) van Matzikama Munisipaliteit 9-11 7.1.5 Personeelbehoud ( Retention ) Beleid 12 8 Dringende aangeleenthede deur die Munisipale Bestuurder Bladsy 8.1 Verkoop en ontwikkeling van residensiële erwe aanliggend aan Namakwastraat, Vredendal-Noord 13-18

7. VERSLAE 4 7.1 NUWE SAKE VIR OORWEGING DEUR DIE RAAD 7.1.1 VERSLAG VAN DIREKTORAAT FINANSIÊLE DIENSTE 1. DOEL Dat die raad kennis neem van sekere maandelikse finansiële verslae wat volgens wetgewing aan die raad voorgelê moet word. 2. AGTERGROND / KOMMENTAAR Daar is standaard finansiële verslae wat normaalweg maandeliks aan die Burgemeesterskomitee voorgelê word, maar aangesien daar nie n Burgemeesterskomiteevergadering in Junie 2016 plaasvind het nie en moet sekere van bogenoemde finansiële verslae volgens wetgewing nou aan die raad voorgelê word. Betaling van salarisse en lone: Aangeheg as Bylae B op bladsy 2 tot 4 is die inligting ten opsigte van Mei 2016 wat ingevolge Artikel 66 van die Wet op Plaaslike Regering: Munisipale Finansiële Bestuur, Wet No 56 van 2003 ( MFMA ) maandeliks aan die raad voorgelê moet word. Die eerste gedeelte handel oor die vergoeding van vaste personeel sowel as raadstoelaes. Die tweede deel handel oor tydelike lone wat uitbetaal was. Reis- en Verblyfeise van Personeel en Raadslede: Aangeheg as Bylae C op bladsy 5 tot 7 is lyste van die reis- en verblyfeise ten opsigte van Mei 2016. Implementering van Voorsieningskanaalbestuursbeleid: Aangeheg as Bylae D op bladsy 8 is inligting in bogemelde verband ten opsigte van Mei 2016. Volgens voorskrifte van die MFMA, die Voorsieningskanaalbestuursregulasies en -beleid, moet daar jaarliks aan die raad binne 30 dae na die boekjaareinde gerapporteer word oor enige afwykings van die wet en beleid. Hierdie afwykings word egter deurlopend gedurende die jaar gerapporteer omdat dit makliker is. VOORGELÊ VIR KENNISNAME Agenda item opgestel deur Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 Rdl R Stephan noem dat sy opmerk dat die finansiële verslae ten opsigte van kontantvloei en uitstaande debiteure ontbreek en sy verneem ook of die eiendomsbelastingtariewe in terme van wetgewing geadverteer is.

5 Die Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste, mnr E van der Westhuizen bevestig dat die eiendomsbelastingtariewe wel in die provinsiale en plaaslike koerant geadverteer is. Die Speaker noem dat alle maandverslae gewoonlik eers aan die Burgemeesterskomiteevergadering voorgelê word, maar omdat die datum vir n volgende Burgemeesterskomiteevergadering onbekend is, sekere finansiële verslae ingevolge wetgewing vir kennisname aan die raad voorgelê moet word. Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: BESLUIT Dat kennis geneem word.

7.1.2 mscoa IMPLEMENTERING VORDERINGS VERSLAG 1. DOEL 6 Om verslag te doen oor die implementering van die mscoa by Matzikama Munisipaliteit. 2. AGTERGROND Volgens die mscoa Regulasie moet al 278 munisipaliteite in die land op 1 Julie 2017 n finansiële stelsel hê wat op n eenvormige standaard en n voorgeskrewe wyse finansiële inligting stoor en verslae genereer. Die impak van voorgenoemde finansiële stelsel bring te weeg dat munisipaliteite n groot herstrukturering in die wyse van finansiële verslagdoening moet implementeer. Aangeheg as Bylae E op bladsy 9 is n mscoa implementering vorderingsverslag van Matzikama Munisipaliteit se beplanningsfase wat huidiglik 44% voltooi is. Volgens die projek plan is die beplanningsfase se sperdatum September 2016 en sal dit soos beplan, wel daarvolgens afgehandel wees. 3. AANBEVELING Dat kennis geneem word van die aangehegte mscoa Implementering vorderingsverslag. VOORGELÊ VIR KENNISNAME Agenda item opgestel deur Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 Die Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste, mnr E van der Westhuizen gee kortliks terugvoering oor die vordering ten opsigte van die implementering van mscoa. Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: BESLUIT Dat kennis geneem word van die aangehegte mscoa Implementering vorderingsverslag.

7.1.3 HALFJAARLIKSE PRESTASIE VERSLAG VAN ARTIKEL 57 BESTUURDERS 1. DOEL 7 Om die halfjaarlikse prestasieverslag van artikel 57 bestuurders vir die 2015/16 finansiële jaar aan die raad voor te hou vir kennisname. 2. AGTERGROND Die Wet op Munisipale Stelsels, 2000 (Wet 32 van 2000) bepaal dat die Munisipaliteit 'n prestasie-gebaseerde ooreenkoms met al artikel 56 en 57-werknemers sluit. Die prestasie ooreenkoms tussen die werkgewer en die werknemer vereis dat die prestasie van die werknemer ten minste twee keer per jaar geëvalueer word. Die halfjaarlikse prestasie evaluerings was op 7 Maart 2016 gedoen. Die evaluerings gerapporteer in hierdie verslag is gebaseer op werklike werk gelewer volgens aanhangsel A van die 2015/16 prestasie ooreenkoms. Die evaluering het gefokus op die halfjaar prestasie van die senior bestuur vir die 2015/16 finansiële jaar. Die prestasie van die volgende bestuurders was geëvalueer: Direkteur Tegniese Dienste Direkteur Korporatiewe Dienste Direkteur Gemeenskap Dienste Direkteur Finansiële Dienste Direkteur Stadsbeplanning en Ontwikkeling 3. ONDERSOEK Aangeheg as Bylae F op bladsy 10 tot 14 is die Prestasie Evalueringsverslag vir artikel 57 bestuurders in n sinopsis weergawe van die asseseringsuitkomste van die bogenoemde direkteure, soos geassesseer op 7 Maart 2016. Die prestasie van die verskillende direkteure kan as volg opgesom word: Direkteur Finansiële Dienste 66.57% Direkteur Tegniese Dienste 67.71% Direkteur Gemeenskap Dienste 68.04% Direkteur Korporatiewe Dienste 67.71% Direkteur Ontwikkeling en Stadsbeplanningsdienste 67.04 % 4. AANBEVELING Dat kennis geneem word van die prestasie van die artikel 57 bestuurders soos gemeet in die halfjaarlikse prestasie hersieningsverslag vir die 2015/2016 finansiële jaar. VOORGELÊ VIR KENNISNAME Agenda item opgestel deur die Direkteur Ontwikkeling en Stadsbeplanningsdienste

RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: BESLUIT 8 Dat kennis geneem word van die prestasie van die artikel 57 bestuurders soos gemeet in die halfjaarlikse prestasie hersieningsverslag vir die 2015/2016 finansiële jaar.

9 7.1.4 HERSIENING / HERONTWERP VAN DIE PERSONEELSTRUKTUUR (ORGANOGRAM) VAN MATZIKAMA MUNISIPALITEIT (4/1/1) 1. DOEL Dat die raad kennis neem van vordering om die personeelstruktuur (organogram) van Matzikama Munisipaliteit te hersien / te herontwerp. 2. AGTERGROND Die raad het tydens hul raadsvergadering gehou op 29 Maart 2016 onder item 7.1.14 onder andere kennis geneem dat: - Departement Plaaslike Regering (Provinsie Wes-Kaap) R500 000 aan die munisipaliteit toegeken het vir die hersiening sy personeeldiensstaat in die vorm van n Municipal Capacity Grant vir die implementering van n Organisational Design Project. - n Kundige diensverskaffer in hierdie verband, naamlik Agitominds, by Beaufort-Wes Munisipaliteit, Sentraal Karoo Distriksmunisipaliteit asook by Cederberg Munisipaliteit aangestel is om soortgelyke projekte uit te voer. - Skriftelike toestemming in terme van Regulasie 32 van die Municipal Supply Chain Management Regulations van Beaufort-Wes Munisipaliteit verkry is om van Agitominds se dienste (as suksesvolle tenderaar van n soortgelyke tender en projek by hulle) gebruik te maak en dat Agitominds in Maart 2016 aangestel is vir die hersiening / herontwerp van die personeelstruktuur van Matzikama Munisipaliteit 3. KOMMENTAAR Die projek behels basies die volgende dienste wat deur die konsultante aan die munisipaliteit gelewer moet word: - n Ondersoek na die huidige status betreffende die funksies wat die munisipaliteit in terme van wetgewing verrig, die huidige status en funksionaliteit van die organisasiestruktuur van die munisipaliteit, die rolle en verantwoordelikhede van die poste en posbekleërs van die huidige organisasiestruktuur en die getal en posvlakke van bestaande poste. - Ontwerp, ontwikkel en implementeer n funksionele makro en mikro organisasiestruktuur (organogram) / personeeldiensstaat. - Uitvoering van n vaardigheidsoudit van alle bestaande personeel. - Opstel van volledige TASK posbeskrywings vir elke pos op die nuwe organogram. - Hersiening en ontwikkeling van alle bestaande en nodige menslike hulpbronne beleide, ingesluit die hersiening van die stel delegasies van bevoegdhede /rolle en verantwoordelikhede van die munisipaliteit. Nadat inisiëring- / inligtingsvergaderings met bestuur en die Arbeidsforum gehou was (op 18 April 2016), en heelwat skakeling met bestuur en die Menslike Hulpbronne Afdeling oor

10 die projek plaasgevind het, was vordering met die projek die afgelope maande sedert Maart 2016, as volg: - Die ondersoek na die huidige status van die munisipaliteit is na deeglike onderhoude met die onderskeie direktorate / fokusgroepe (die week van 18 tot 22 April 2016) afgehandel en was n verslag in hierdie verband aan die Project Technical Committee (PTC) op 3 Mei 2016 en aan die Project Steering Committe (PSC) op 23 Mei 2016 van die projek, voorgelê. - Na deeglike onderhoude met die onderskeie direktorate / fokusgroepe (die week van 23 tot 27 Mei 2016), is n konsep makro- en mikrostruktuur / organogram (Aangeheg as Bylae G op bladsy 15 tot 71) opgestel en aan die PTC (op 10 Junie 2016), n PTC vergadering saam met die vakbonde (op 22 Junie 2016) en aan die PSC saam met alle raadslede in die vorm van n werkswinkel (op 27 Junie 2016) voorgelê. - Die vaardigheidsoudit van alle bestaande personeel in samewerking met die Menslike Hulpbronne Afdeling en spesifiek die Menslike Hulpbronne Beampte: Opleiding en Ontwikkeling, me R Philander en na vergadering met alle werknemers (vanaf 1 tot 7 Junie 2016) is ongeveer 80% afgehandel. Indien die raad die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram in beginsel aanvaar, is die proses vorentoe dat: - Die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram op die volgende Arbeidsforumvergadering beoog vir 30 Junie 2016 gekonsulteer word. - Die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram wat in beginsel deur die raad aanvaar is daarna amptelik beskikbaar gestel word vir kommentaar (ongeveer 2 weke) deur alle rolspelers. - Die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram deur die konsultante aangepas word na aanleiding van al die kommentaar wat ontvang is en dan finaal aan die raad voorgelê word vir goedkeuring. 4. AANBEVELING Dat die aangehegte konsep makro- en mikrostruktuur / organogram in beginsel aanvaar word. VOORGELÊ VIR OORWEGING Agenda item opgestel deur Direktoraat Korporatiewe Dienste RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 Rdl M Witbooi gee kortliks terugvoering oor die werkswinkel met Agitominds van Maandag, 27 Junie 2016. Die ANC komponent versoek om 10:36 n koukus en keer om 10:41 terug na die vergadering. Verskeie raadslede lewer die volgende kommentaar ten opsigte van die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram:

11 Die bekostigbaarheid en implementeerbaarheid van die konsep struktuur / organogram Die haalbaarheid om kommentaar ten opsigte van die konsep organogram binne twee weke te lewer Verandering van vyf direktorate na vier en die invloed daarvan ten opsigte van dienslewering Die moontlike gebruik van konsep organogram om eie struktuur op te stel Versoek dat konsultant kommentare in ag te neem en ander struktuur opstel Dat die afdeling Publieke Werke & Afval Bestuur (bl 29 van konsep struktuur) onder direktoraat Gemeenskapsdienste ressorteer Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: BESLUIT Dat die Waarnemende Munisipale Bestuurder n geskikte datum met die konsultant, Agitominds reël om weer die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram aan die raad voor te lê en dat al die kommentare in ag geneem word.

12 7.1.5 PERSONEELBEHOUD ( RETENTION ) BELEID 1. DOEL Dat die raad oorweging skenk aan die goedkeuring van die Personeelbehoud ( Retention ) Beleid vir die munisipaliteit. 2. AGTERGROND Tydens n strategiese sessie vir Raadslede en Senior Bestuur is die gebrek aan n beleid om personeel met die nodige vaardighede wat nodig is vir die bereiking van die munisipaliteit se strategiese doelwitte te behou, geïdentifiseer en as n KPI op die topvlak SDBIP geplaas. 3. KOMMENTAAR Volgens die KPI moet bogenoemde beleid teen Junie 2016 aan die Raad vir goedkeuring voorgelê word. Aangeheg as Bylae H op bladsy 72 tot 78 is n konsep Personeelbehoud ( Retention ) Beleid wat deur die Menslike Hulpbronne kantoor en Agitominds (as prioriteitsbeleid) opgestel is, en aan die Raad voorgelê word vir goedkeuring. Die beleid is Maandag 27 Junie 2016 met die vakbonde en senior bestuur gekonsulteer na afloop van die werkswinkel met die raad, senior bestuur en die vakbonde oor die konsep organogram. Die beleid kan ook weer saam met die ander Menslike Hulpbronne beleide wat Agitominds moet hersien / opstel binne die volgende maande hersien word, indien nodig. 4. AANBEVELING Dat die aangehegte Personeelbehoud ( Retention ) Beleid vir Matzikama Munisipaliteit goedgekeur word. VOORGELÊ VIR OORWEGING Agenda item opgestel deur Direkteur Korporatiewe Dienste RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: BESLUIT Dat die aangehegte Personeelbehoud ( Retention ) Beleid vir Matzikama Munisipaliteit in beginsel goedgekeur word vir voorlegging aan die volgende Arbeidsforumvergadering.

8 DRINGENDE AANGELEENTHEDE DEUR DIE MUNISIPALE BESTUURDER 13 8.1 VERKOOP EN ONTWIKKELING VAN RESIDENSIËLE ERWE AANLIGGEND AAN NAMAKWASTRAAT, VREDENDAL-NOORD (7/2/5/2/1) 1. DOEL Om kennis te neem van die agtergrond, gemeenskapsprosesse en betrokke wetgewing ten opsigte van die verkoop en ontwikkeling van die residensiële erwe (±250m² groot) aanliggend aan Namakwastraat te Vredendal-Noord. 2. AGTERGROND Tydens die raadsvergadering gehou op 26 Maart 2002 onder item 7.7.3 is besluit: Dat die raad: na aanleiding van die bogenoemde feite die grondkoste teen R500,00 per erf bepaal. goedkeuring verleen vir die vervreemding van die grond aan die Laer Olifantsrivier Watergebruikers Vereniging vir oordrag aan hulle individuele werkers. sy voorneme om bogenoemde grond te vervreem aan die Laer Olifantsrivier Watergebruikers Vereniging in die plaaslike koerant adverteer. Gedurende 2003 het LORWGV aangedui dat hul nie meer belangstel in die betrokke erwe nie. Tydens n raadsvergadering gehou op 29 Junie 2004 onder item 7.2.5 bekragtig is besluit om 23 van hierdie 38 half gedienste residensiële erwe (elk 250m² groot) aan West Corp International vir n behuisingprojek vir Spruitdrift Wynkelder Werknemers (West Corp International), te verkoop. Tydens laasgenoemde vergadering is n volledige uiteensetting vir verskaffing van dienste aan hierdie 23 erwe, voorgelê en is die eiendom se prys bepaal met in agneming van genoemde kostes asook n grondprys. Die gemeenskap se besware ten opsigte van die vervreemding van die erwe teen die bedrag van R13 400 per erf is in kennisgewing 88/2005 wat in die plaaslike koerant verskyn het, versoek om die kantoor nie later nie as 17 Oktober 2015 te bereik. Die hersonering en onderverdelingsaansoek van die 38 erwe is gedurende n raadsvergadering gehou op 29 Maart 2007 onder item 7.2.1.4 goedgekeur nadat die aansoek in die plaaslike koerant met kennisgewing nommer 18/2007, vir kommentaar bekend gemaak is asook per geregistreerde pos op 12 Februarie 2007 per brief gedateer 9 Februarie 2007 aan die omliggende grondeienaars, bekend gemaak is. Laasgenoemde kennisgewing het die grootte van die voorgestelde erwe aangedui en is ook van die onderverdelingsplan vergesel. Die tracking kode ten opsigte van genoemde posstukke is steeds beskikbaar ten einde by die Poskantoor te probeer vasstel wie vir die posstuk geteken het. Een van hierdie velle, waarop die skrywe aan mnr en me J & LA Januarie se naam gelys is, is reeds aan mnr Januarie deurgegee. n Ander omliggende grondeienaar, me M Links van Haarlemstraat 51, Vredendal se skrywe is ook op laasgenoemde vel gelys. Me Links se skrywe in bogenoemde verband is deur hierdie kantoor op 28 Februarie 2007 ontvang.

14 Soos wetgewing vereis is me M Links met n skrywe gedateer 14 Junie 2007 van die raad se besluit in kennis gestel asook van n beswaarmaker se reg om teen n raadsbesluit te appélleer. Me Links het skriftelik op 31 Julie 2007 aangedui dat sy nie haar reg tot appél wil uitoefen nie. Tydens n raadsvergadering gehou op 28 Junie 2007 onder item 7.2.1.4 is besluit: 1. Dat die raad besluit 7.2.5 van die raadsvergadering gehou op 29 Junie 2004 vir die vervreemding van munisipale eiendom aan West Corp International bekragtig. 2. Dat die toekenning aan West Corp International verval indien die koopooreenkoms nie binne 3 maande vanaf datum waarop die erfnommers skriftelik aan West Corp International bekend gemaak is, gefinaliseer is nie. n Verslag met bylaes waarin die volledige stand van sake rondom die residensiële erwe in Namakwastraat tot op daardie datum uiteengesit word, is tydens n raadsvergadering gehou op 4 Desember 2007 onder item 7.2.17 oorweeg en is die volgende besluit: 1. Dat die raad kennis neem van die verslag. 2. Dat die betrokke 11 erwe en die orige 4 erwe aanliggend tot Namakwastraat in Vredendal-Noord teen die markverwante prys vervreem word en dat die bestaande aansoekers eerste opsie kry. n Skrywe gedateer 11 September 2007 en 4 Januarie 2008 is van mnr Edward Mostert namens Matzikama Behuisingskomitee ontvang insake Gedientste erwe Namakwastraat. Genoemde skrywe het n dringende vergadering met die raad versoek wat op 19 Oktober 2007, plaasgevind het. Die epos was in opvolg van hierdie vergadering en die toekenning van die oorblywende van die 38 erwe van hierdie betrokke uitbreiding via die wetlike voorgeskrewe tenderproses sodat mense inwonerskap kan verkry. Skriftelike terugvoer is op 4 April 2008 aan Matzikama Behuisingskomitee deurgegee by Sophia Engelbrechtstaat 4 wat as adres op die skrywe aangegee is. Laasgenoemde skrywe is bondig saamgevat in die volgende onder afdelings: raads- en bodbesluite ten opsigte van hierdie betrokke uitbreiding, die grootte van die erwe, die prys van die erwe, die kriteria waaraan voldoen moet word om te kwalifiseer vir n erf, die versoek om toegekende erwe aan die munisipaliteit af te betaal en die vertraging in die allokeringsproses. n Opvolg epos ten opsigte van hierdie kantoor se skrywe gedateer 24 April 2008 is van mnr Mostert ontvang en is n vergadering is die daaropvolgende Donderdag om 14.00 in die munisipale raadsaal met die Matzikama Behuisingskomitee se afgevaardiges geskeduleer. Tydens n bodbeoordelingskomitee is besluit om Erf 4303, Vredendal-Noord (een van die 15 erwe in hierdie ontwikkeling) beskikbaar te stel vir bewoning aan n munisipale werker wat ten tye van die verkoop van Erf 4, Vredendal aan die Olifantsrivier Vereniging vir Persone met Gestremdhede, die eiendom bewoon het. Genoemde organisasie het onderneem om n wendyhuis wat deur n donateur geskenk is, vir die werknemer op die betrokke erf op te rig. Tydens n raadsvergadering gehou op 30 Mei 2009 is onder item 6.1.1.15 besluit dat die oprigting van die wendyhuis en toiletgeriewe gestaak moet word. Die betrokke houtgebou was nie in terme van die SABS standaarde vir bewoningsdoeleindes, goedgekeur nie en die gemeenskap was van mening dat die houthuis hul eiendomme in die omgewing se waarde sou affekteer.

15 n Verslag oor die stand van sake met die verkoop van die betrokke 38 erwe is aan n raadsvergadering gehou op 28 September 2011 voorgelê en het die raad onder item 6.1.3.5 besluit: Dat- (1) n addendum wat sperdatums aandui tot die bestaande koopooreenkoms met Vredendal Wynkelder (EDMS) Bpk gevoeg word asook n bykomende voorwaarde met spertyd ten opsigte van die ondertekening van n koopooreenkoms met elke geïdentifiseerde begunstigde. (2) Die eiendomsbelastingheffing ten opsigte van Erwe 4304 tot 4326, Vredendal soos in klousule 11(b) van die betrokke koopooreenkoms met Vredendal Wynkelder (EDMS) Bpk inwerking gestel word. (3) Indien die sperdatums en of die betaling van eiendomsbelasting nie deur Vredendal Wynkelder (EDMS) Bpk nagekom word nie, daar in terme van voorwaarde 10(b) van die betrokke koopooreenkoms opgetree word en die ooreenkoms gekanselleer word. (4) Die aangehegte kennisgewing van versuim gedateer 9 Mei 2011 weer op die voornemende 13 kopers van die residensiële erwe aanliggend aan Namakwastraat in Vredendal-Noord, wat nog nie die erwe betaal het nie, per handtekening met aflewering bedien word siende dat meeste van die geregistreerde skrywes nie afgehaal is nie. (5) Indien die voornemende koper in gebreke bly om aan die kennisgewing waarna in voorwaarde 4 van hierdie verslag verwys word te voldoen, die koper dan versoek word om ingevolge klousule 13 van die koopooreenkoms die versuim binne 7 dae vanaf datum van registrasie van daardie kennisgewing, reg te stel en indien die koper steeds in versuim bly die kontrak sonder enige verdere kennisgewing gekanselleer word. (6) Geen verdere uitstel aan die voornemende kopers verleen word nie aangesien: Kontrakbreuk deur die munisipaliteit (verkoper) gepleeg sal word indien enige ander administratiewe stappe as wat in die getekende koopooreenkoms uiteengesit is, gedoen word. Die voornemende koper/s vrywillig met ondertekening van die ooreenkoms skriftelik ingestem het tot die voorwaardes in hierdie koopooreenkoms vervat. n Billike tyd wat wetlik vereis word gegun is alvorens die voorwaardes vervat in die koopooreenkoms afgedwing word. Voornemende kopers self geen skriftelike pogings aangewend het om die munisipaliteit van die redes van die versuim om die voorwaardes van die koopooreenkoms na te kom, in kennis gestel het nie of geen pogings aangewend is om die koopbedrag oor hierdie tydperk (minimum 23 maande) in gedeeltes by die munisipaliteit af te betaal nie (± R652,17 per maand) en dit derhalwe blyk dat daar geen erns is om die erf op sy/haar te registreer nie. Daar n groot tekort aan vakante residensiële erwe in Vredendal-Noord is en daar n groot aanvraag daarna is. Die nie-ontwikkeling van hierdie erwe n finansiële verlies vir die munisipaliteit is. Tydens die raadsvergadering gehou op 27 Augustus 2013 het rdl B Owies aangevoer dat die raadsbesluit ten opsigte van die verkoop van Namakwastraat erwe te Vredendal-Noord aan Namaqua Wines nie deur amptenare nagekom is nie en verneem wat die situasie daaromtrent is en is onder item 8.3 besluit: Dat die aangeleentheid ondersoek word en n verslag aan die volgende raadsvergadering voorgelê word. n Verslag oor die aangeleentheid is aan die raadsvergadering van 29 Oktober 2013 voorgelê, maar het die raad besluit:

16 Dat die item na die Burgemeesterskomitee terugverwys word sodat die hele kwessie oor die verkoop van die betrokke erwe aanliggend aan Namakwastraat, Vredendal-Noord uitgesorteer en die pad vorentoe bepaal word. Tydens die raadsvergadering gehou op 6 Desember 2013 onder item 7.1.2.3 is besluit: Dat (1) daar met Asla Devco en Vredendal Wynkelder in gesprek getree word en uitgeklaar word watter tipe huise op die betrokke 19 erwe wat aan Vredendal Wynkelder verkoop is, opgerig gaan word. (2) die verkoopsvoorwaardes van die betrokke 19 erwe aan Vredendal Wynkelder en redes vir die lang tydperk waarom die eiendomme nog nie oorgedra is nie, ondersoek word en die moontlike kansellasie van die verkoop van die erwe dan oorweeg word. (3) die erwe wel aan alle mense wat belangstel verkoop kan word, met ander woorde sonder die tendervoorwaarde dat: eerste kopers voorkeur sal geniet. (4) die orige beskikbare 15 erwe nie nou per tender te koop aangebied word nie, maar na afhandeling van besluite (1) en (2) hierbo. Daar is op 21 Januarie 2014 met Vredendal Wynkelder en Asla Devco ingesprek getree en die volgende is uitgeklaar: o o o o o Die befondsing van die ontwikkeling van die betrokke 19 erwe gaan deur Vredendal Wynkelder gefinansier word en gaan standaard projekgebaseerde HOP huise dus nie daar opgerig word nie. Asla Devco is aanvanklik deur die Wynkelder versoek om behulpsaam te wees met die skakeling tussen die Kelder en die Departement Menslike Nedersettings. Die koopooreenkomste met die individue is geskeduleer om deur die kopers onderteken te word voor 31 Januarie 2014. Die inligting en dokumentasie (id s, huweliksertifikate, ens.) wat benodig is om die ooreenkomste op te stel is nou beskikbaar en die fica proses is afgehandel. Registrasie van die eiendomme in die betrokke individue se name behoort teen einde Maart 2014 gefinaliseer te wees. Alhoewel die koopooreenkoms betaling van die eiendomme op datum van registrasie daarvan in die aktekantoor bepaal, is die Kelder bereid om die koopsom vooraf in die trustrekening van die oordragsprokureur oor te betaal. Die kansellasie van die koopooreenkoms kan slegs geskied nadat die Kelder die tydperk, soos uiteengesit in die getekende addendum, gebied word om dit wat as n versuim/verbreking in terme van die bepalings in die getekende koopooreenkoms en addendums geag word, reg te stel Tydens die raadsvergadering gehou op 31 Maart 2014 onder item 7.1.2.3 is besluit: Dat die nodige bewyse op skrif aan die raad voorgelê word dat die betrokke 19 eiendomme in die naam van die betrokke individue se name oorgedra sal word en dat Vredendal Wynkelder nie die erwe gaan terugneem indien hulle aftree, ongeskik vir werk raak of te sterwe kom nie. 3. KOMMENTAAR Grootte van omliggende erwe: Die residensiële erwe aan die weste kant van Namakwastraat, oorkant hierdie

17 uitbreiding, in die fase tussen Haarlem-, Wandel, Creche en Namakwastraat wissel tussen 336m² en 450m². Munisipale waardasie ten opsigte van erwe direk oorkant die uitbreiding onder bespreking van toepassing tot 30 Junie 2016 wissel tussen R55 000 tot ±R105 000. Publieke deelname prosesse met gemeenskap: Ten tye van die volgende prosesse is die gemeenskap se deelname versoek, soos wetlik vereis: Vervreemding van erwe aan Wynkelder : Kennisgewing 88/2005 Hersonering en Onderverdeling : Kennisgewing 18/2007 Vervreemding van ander erwe in hierdie uitbreiding aan belangstellendes: Kennisgewings gedurende: 2007, 2013, 2014 en 2015. Amptelike direkte terugvoering aan / skakeling met betrokke gemeenskap/-lede soos versoek / deur wetgewing vereis : Gedurende 2007 en 2008 (x2), soos bo uiteengesit. Bespreking van hierdie betrokke uitbreiding se ontwikkeling en verkoop tydens raadsvergaderings waar die bywoning van die publiek, verwelkom word: Gedurende 2002, 2003, 2004, 2007 (x3), 2009, 2011, 2013 (x3) en 2014 (x2), soos bo uiteengesit. WETGEWING: Die bepaling van die prys vir die beskikbaarstelling van erwe aan die Kelder is aanvanklik 2004 gedoen voor die inwerkingstrede van die Local Government: Municipal Finance Management Act, 2003 (Act 56 of 2003) (MFMA) en derhalwe is slegs die diensteverskaffingskostes en grondprys as bepalingsmaatreëls op daardie stadium gebruik. Laasgenoemde Wet het inwerking getree op 1 Julie 2006 en is die verkoop van die oorblywende van hierdie 38 residensiële uitbreiding daarna ooreenkomstig die MFMA saamgelees met die Asset Regulations, 2008 en Voorsieningskanaal- en Batebestuursbeleid gedoen, soos laasgenoemde inwerking getree het. Laasgenoemde vereis n deursigtige proses teen markverwante pryse. Wetgewing ten opsigte van Medelings aan die plaaslike gemeenskap word in die Wet op Plaaslike Regering: Munisipale Stelsels, 2000 (No.32 van 2000), voorgeskryf. Die wetlike verpligting ten opsigte van kennisgewing van n Hersonerings- en Onderverdelingsaansoek is tot 30 November 2015 in die Ordonnansie op Grondgebruikbeplanning, 1985, uiteengesit. Wanneer bouplanaansoeke voldoen aan die eiendomme se grondgebruikbeperkings en die vereistes van die Suid Afrikaanse Buro vir Standaarde saamgelees VOORGELÊ VIR KENNISNAME / BESPREKING Agenda item opgestel deur Direkteur Ontwikkeling en Stadsbeplanningsdienste

18 RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 Die Speaker noem dat daar seker gemaak word van die tipe huise wat die kelder vir sy personeel in Namakwastraat, Vredendal-Noord gaan oprig en daar nie afbreek aan die bestaande eiendomme gedoen word nie. Die inwoners van Namakwastraat en omgewing is bekommerd dat die misdaad situasie in hul woonbuurt gaan toeneem. Die Waarnemende Munisipale Bestuurder, mnr J Swartz noem dat dit raadsaam sal wees om n waardebepaling te kry van die huise wat in Namakwastraat opgerig gaan word en moet met die kelder gekonsulteer word of daar afgewyk word van die bouplanne. Rdl C van der Westruis vra of dit dalk moontlik sal wees om Asla te versoek om hul werksaamhede te stop totdat die vrese van die gemeenskap uitgeklaar is. Rdl R Stephan noem dat die inwoners van Namakwastraat ook bekommerd is dat die oprigting van die informele nedersetting ook al nader aan die woonbuurt kom. Die Waarnemende Munisipale Bestuurder, mnr J Swartz noem ook dat informele strukture in die nag verrys en weens die tekort aan mannekrag dit uitsetting bemoeilik. Hy antwoord ook vir rdl C van der Westruis dat die munisipaliteit nie n beperking op die oprigting van die tipe huise op persone se privaat eiendom kan plaas nie. Die ANC komponent versoek om 11:25 n koukus en keer om 11:31 terug na die vergadering. Rdl W Fortuin stel voor dat kennis geneem word van die verslag, dat die administratiewe probleme oor die nakoming van raadsbesluite ten opsigte van die aangeleentheid deur administrasie in oorleg met die portefeuljekomiteevoorsitter aangespreek word, met die rolspelers vergader word en dat n opvolg verslag aan die volgende raadsvergadering voorgelê word. Rdl R Stephan wys die raad daarop dat die eerste bullet op die tweede laaste bladsy van die verslag aandui dat standaard projekgebaseerde HOP huise nie op die betrokke 19 erwe in Namakwastraat vir die Vredendal Wynkelder amptenare opgerig gaan word nie. Die Speaker noem dat die gemeenskap van Namakwastraat op antwoorde wag en dat die aangeleentheid tydens die vergadering met Agitominds afgehandel moet word. Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: BESLUIT Dat (1) kennis geneem word van die verslag. (2) die administratiewe probleme oor die nakoming van raadsbesluite ten opsigte van die aangeleentheid deur administrasie in oorleg met die portefeuljekomiteevoorsitter aangespreek word, met die rolspelers vergader word en dat n opvolg verslag aan die volgende raadsvergadering voorgelê word.

9 OORWEGING VAN KENNISGEWINGS VAN MOSIES Geen. 19 10 OORWEGING VAN KENNISGEWINGS VAN VRAE Geen. 11 OORWEGING VAN DRINGENDE MOSIES Geen. 12 VERSLAG DEUR DIE WAARNEMENDE MUNISIPALE BESTUURDER OOR DIE UITVOERING VAN RAADSBESLUITE Aangeheg as Bylae I op bladsy 79 tot 124 is n verslag van die Waarnemende Munisipale Bestuurder oor die uitvoering van die raadsbesluite. RAADSVERGADERING: 28 JUNIE 2016 Rdl M Witbooi noem dat sy bekommerd is oor die uitvoering en afhandeling van raadsbesluite wat wil voorkom of dit net op papier afgehandel word. BESLUIT Dat kennis geneem word. 13 IN-KOMITEE VERSLAE Soos per In-komitee agenda. 14 SLUITING Die vergadering sluit om 11:55....... VOORSITTER DATUM