NOTULE VAN DIE ALGEMENE JAARVERGADERING OP DIE PLAAS 8 Augustus 2009 om 11h00 1. Verwelkoming Die voorsitter open die vergadering om 11h00 deur alle aandeelhouers te verwelkom en rig n spesiale woord van welkom aan Mnr. Micheal Fickert, die nie-uitvoerende raadsverteenwoordiger, en alle nuwe aandeelhouers. 2. Kennis van vergadering en korum Aangesien daar 86 van die 101 aandeelhouers, persoonlik of deur volmagtiging, teenwoordig is, verklaar die voorsitter dat die vergadering mag voort gaan. Die voorsitter dui daarop dat 44 stemme nodig is om n besluit van krag te maak. Voorsitter verduidelik dat stemming sal geskied deur die aanduiding van kaartjies waar elke kaartjie een aandeel en een stem verteenwoordig. Mnr Rupert en Mnr Kotze bied hulle hulp aan met die telling van stemme. 3. Eerbetoon aan Hannes Venter Die voorsitter spreek sy dank uit teenoor Hannes Venter, n direkteur, wat vroeër vanjaar afgetree het om gesondheidsredes, en bedank hom vir sy waardevolle insette oor n groot aantal jare. Aanstelling van Mnr A. S. du Plessis as direkteur Die Raad het mnr A.S du Plessis aangestel as direkteur, dit word voorgestel dat die vergadering dit so sal aanvaar en dat die aanstelling die volgende dag van krag sal word. Voorgestel: Sekondant: Mnr M Perrie Mnr M Theron 3 Aandeelhouers buite stemming. Geen besware. Besluit volstaan. 4. Voorlegging van verslag van ondersoek Alvorens die gewone bedrywighede van die AJV n aanvang neem, lê die voorsitter verskeie aantygings van wangedrag voor, wat teen die plaasbestuurder gemaak is gedurende die afgelope paar maande, as ook die resultate van die ondersoek van hierdie klagtes, wat deur die voorsitter self, gedurende sy private tyd, uitgevoer is, met verwysing na verskeie derde partye, dit sluit in onderhoude met verskeie gegriefde aandeelhouers.
Die volgende gevolgtrekkings is gemaak ten opsigte van die plaasbestuurder: Dat geen bedrog teenoor die maatskappy gepleeg is nie. Het gehandel binne die vae raamwerk wat deur die Raad daar gestel is. Aantygings van diefstal en bedrog was nie geldig nie. n Strenger raamwerk sal geimplimenteer word en alle dienste wat aan aandeelhouers gebied word, soos oa. Skoonmaak, wasgoed, petrol, geboue, ens. sal voortaan deur die maatskappy se boeke gedoen word en geen kontant sal gehanteer word nie.(snoepie uitgesluit). Addissionele bankrekenings sal vir verskeie dienste geopen word en dit sal op die webwerf verskyn. Met die nuwe verdeling van pligte is besluit dat die plaasbestuurder nie meer n lid van die raad sal wees nie. Dit het gelei tot n lang bespreking. Mr W Botha het aangedring dat 2-e-posse wat hy aan die Raad gestuur het aan almal bekend gemaak moet word. Uiteindelik was dit voorgestel dat die saak daar gelaat moet word en dat ons moet aanbeweeg. Voorgestel: Mnr M Perrie Sekondant: Mnr Mostert Niemand bly buite stemming nie. 3 Besware. Besluit volstaan. 5. Voorsitter se verslag Die voorsitter doen volledig verslag van die vorige jaar se aktiwiteite insluitende fauna en flora, kapitale verbeterings, sekelbos verwydering, wild vangings projek, reënval, wild getalle, ens. Hy beklemtoon dat 2009 n goeie jaar was, maar dit is duidelik dat watertenks in die berge en beter paaie om hulle te bereik n prioriteit hoort te wees, veral in terme van moontlike brande, en die kapitale heffing gedurende die volgende aantal jare sal hoofsaaklik gewy moet word aan die berging van water. Dit sal so aangeteken word vir die volgende AJV. Die voorsitter se voorlegging is te siene op die webwerf. Die finansiële resultate vir die afgelope jaar, eindigend 28 Februarie 2008, word ook deur die voorsitter voorgelê. 6. Gebruiklike sake a. Gebruiklike besluit 1 Aanvaarding van die notule van die AJV gehou op 5 Julie 2008 word aangeteken as die eerste besluit.
Mnr Kriel dui aan dat die bouers in sy huis geslaap het en nie in die veld langs sy huis nie. Daar word tot stemming oorgegaan Voorstelling: Mnr Eloff Sekondant: Mnr Rupert Algemeen aanvaar. b. Gebruiklike besluit 2 Aanvaarding van die maatskappy se finansiële state vir die tydperk eindigend 28 Februarie 2009, asook die verslae van die direkteure en ouditeure. Die voorsitter verduidelik dat die ontvangstes 100% gestyg het in vergelyking met die vorige jaar en versoek aandeelhouers om so spoedig moontlik uitstaande bedrae te vereffen aangesien betalings reeds voor 31 Maart vereffen hoort te word. Dit sal waardeer word indien aandeelhouers hiervolgens beplan. Mev.Stephen vra of rente nie op agterstallige bedrae gehef kan word nie. Die voorsitter verduidelik dat toegang tot die plaas eenvoudig geweier sal word indien volle betaling nie teen 31 Maart ontvang is nie. Mnr W Botha vra om n verduideliking van die inskrywings wat onder kapitale heffings resorteer en of dit nie moontlik is dat die vergadering stap vir stap deur die Inkomste Staat geneem kan word nie. Daar word besluit om van die onderwerp af te stap aangesien die JFS in beginsel korrek is en daar hoort gestem te word om dit tydelik so te aanvaar met die uitreiking van n nuwe staat as dit nodig sou blyk na afloop van die interne besprekings. n Lys van uitstaande heffings word voorgelê. Dit sluit in Mnr F Stols wat alreeds voor die keerdatum betaal het. Apologie aan Mnr Stols. Die volgende korreksies moet gemaak word: Bl 11, Punt 1.2 (Property, plant and equipment) moet hersien word. Bl 17, Nota 8 tikfout surplus from transfer Bl 18, Nota 12 Repairs and Maintenance is gedupliseer. Die herwinning van wild uitgawes hoort ook onder hierdie gedeelte te resorteer. Mnr A du Plessis stel voor dat n Oudit Kommittee gestig word en dat Mnr W Botha himself beskikbaar stel om op hierdie
komitee te dien aangesien hy baie tegniese kennis in die verband het. Mnr Botha aanvaar. Daar word oorgegaan tot stemming om die JFV te aanvaar. Voorgestel: Sekondant: S Gericke Mnr Mostert Algemeen aanvaar. Gebruiklike besluit 3 Die besluit vir die heraanstelling van Russell James en Kie as ouditeure vir die maatskappy tot en met die volgende algemene jaar vergadering. Voorgestel: Sekondant: Mnr A Cochrane Mnr E Grobler Algemeen aanvaar. 7. Spesiale Bedrywighede Spesiale besluit 1 Besluit om n premium heffing vas te lê op aandele bo in die berg. Sommige aandeelhouers is van mening dat die koste van die onderhoud van die infra-struktuur in die berge hoër is as die onder op die vlaktes en aldus hoort berg-persele n premium heffing te hê. Die rede en die effek van spesiale besluit 1 is om die heffing op persele in die berge te verhoog. Die gebruik is voorgestel deur Mnr Kriel en hy verduidelik sy punt aan die vergadering. Die voorsitter dui daarop dat die heffingsstruktuur volgens kontrak van die maatskappy nie verander kan word sodat sekere persele meer betaal nie. Hy versoek dat Mnr Kriel met n her-bewoorde versoek kom vir die volgende AJV. Geen stemming hier oor nie. Spesiale besluit 2
Hierdie voorstel is om die besluit te herroep wat in 1999 gemaak is dat permanente inwoners se heffing sou groei tot n maksimum van dubbel die van nie-permanente inwoners. Sommige aandeelhouers is van die opinie dat permanente inwoners nie meer as ander hoort te betaal nie. Die voorstel van spesiale besluit 2 is dat die ekstra heffing vir permanente inwoners afgeskaf moet word. Die voorstel is voorgelê deur Mnr Kriel en hy verduidelik sy punt aan die vergadering. Daar word tot stemming oorgegaan. Die besluit lewer slegs 15 stemme daarvoor en is dus nie van krag nie. 8. Verkiesing van Direkteure Beide Mnr Perrie en Mnr Benecke bedank as direkteure in terme van die rotasie proses en noem dat hulle weer beskikbaar sou wees vir herverkiesing. Stemming is deur stembriewe. Briewe word getel deur Mnr Rupert en Mnr Kotze. Mnr Perrie is weer herkies maar nie Mnr Benecke nie. 9. Medium- en lang termyn beplanning Die voorsitter lê die medium- en lang termyn beplanning voor. 10. Algemeen Mev Stephens en Mev Pepermans wil weet wanneer die nuwe bou- en struktuur regulasies en spesifikasies gereed sal wees aangesien hulle verbouings beoog. Mnr P van der Merwe vra vir meer spoedbulte na die dam. Die sekuriteitsstelsel by die hek is verander sodat kontroles gebruik moet word om die plaas te verlaat. Daar was versoek dat die radio-frekwensies bekend gemaak moet word. Mev Gildenhuys skenk n pyltjie-bord aan die plaas.
Mnr Gildenhuys versoek dat wanneer die pad na die nuwe Ystervark dam aangelê word, sy privaatheid in gedagte gehou sal word. Mnr Van Zyl vra dat die plaas kentekens aan die pad duideliker moet wees aangesien dit moeilik sigbaar is in die donker. Aangesien alle sake afgehandel blyk te wees nooi die voorsitter almal vir n smaaklike middagete. Vergadering sluit om 14h00 HERMANUSDOORNS WEBWERF: www.hermanusdoorns.co.za