RAADSLEDE / COUNCILLORS

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 1 NOTULE VAN N SPESIALE RAADSVERGADERING GEHOU OM 11:00 OP DINSDAG 26 JULIE 2016 IN DIE MUNISIPALE RAADSAAL TE BREDASDORP MINUTES OF A SPECIAL COUNCIL MEETING HELD ON TUESDAY, 26 JULY 2016 AT 11:00 IN THE MUNICIPAL COUNCIL CHAMBERS, BREDASDORP RAADSLEDE / COUNCILLORS Me E Marthinus Mnr R G Mitchell Mnr D Jantjies Mnr R Mokotwana Me P Atyhosi Mnr D Burger Mnr J Nieuwoudt Me E Sauls Me Z Tonisi Speaker Uitvoerende Burgemeester Uitvoerende Onder-Burgemeester Lid van die Uitvoerende Burgemeesterskomitee Raadslid Raadslid Raadsheer Raadslid Raadslid AMPTENARE / OFFICIALS Mnr H Van Biljon Mnr J Daniels Mnr K Mrali Mnr P Everson Mnr B Hayward Mnr B Swart Mnr G M Moelich Me T Stone Wnd Munisipale Bestuurder Nms Direkteur: Siviele Ingenieursdienste Direkteur: Gemeenskapsdienste Asst. Direkteur: Elektries Bestuurder: Stads- en Streeksbeplanning Interne Ouditeur Bestuurder: Admin Ondersteuning Bestuurder: Strategiese Dienste 1. OPENING Die Speaker heet die teenwoordiges welkom en mnr Hayward open die vergadering met gebed. 2. AANSOEKE OM VERLOF TOT AFWESIGHEID / APPLICATIONS FOR LEAVE Mnr D O Neill Munisipale Bestuurder Mnr S Ngwevu Direkteur: Korporatiewe Dienste Me N Mhlati-Musewe Bestuurder: Menslike Hulpbronne

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 2 3. NOTULE VAN VORIGE VERGADERING VOORGELê VIR BEKRAGTIGING NOTULE VAN ALGEMENE RAADSVERGADERING GEHOU OP: 28 Junie 2016 BESLUIT 160/2016 Die Notule word as korrek en volledig bekragtig. 4. SPLUMA - SPATIAL LAND AND LAND USE MANAGEMENT ACT NO 13 OF 2013, APPLICABLE TARIFFS REQUIRED IN TERMS OF THE ACT FOR THE 2016/17 FINANCIAL YEAR PURPOSE OF REPORT To table to Council the list of fariffs required for the Implementation of the New Spatial Land and Land Use Management Act No 16 of 2013 and the Regulations No 239 dated 23 March 2015. This new list of tariffs should be rectified in the Approved list of Tariffs of Council and approved backdated starting from the 1st of July for the 2016/17 Financial Year. BACKGROUND The new SPLUMA act was progulmated in 2013 and the Regulations in terms of the Act was issued on 23 March 2015 regulation no 239. In terms of the Act and Regulation, local municipalities are required to ensure that the conditions and requirements as stipulated in the Act and Regulations are implemented within the municipal boundaries. In order to ensure enforcement of these requirements the Town Planning Division is required to establish various tariffs in terms of the regulations to ensure enforcement of the Act. The administration needs to ensure that various additional tariff categories and levies are available to ensure implementation of the Act. The municipality is required to implement new tariffs from the 1st of July 2016 for the 2016/17 financial year onwards. During the municipal Budget process these tariffs were provided to the Finance Department for inclusion into the Budget 2016/17. This should have been included in Appendix B sundries revenue under the Town Planning and Building control section. These new tariffs were ommitted and therefor not included in the final list of Tariffs tabled to Council for approval. The following list of tariffs was omitted from inclusion into the tariff list: SPLUMA : Town Planning Tariffs 2016/17 Tipe aansoek Bedrag en Posnommer Konsolidasie van grond wat nie kragtens afd 24 vrygestel is nie R1 238 135452691000 Opheffing, opskorting van of wysiging van beperkende voorwaardes ten opsigte van n grondeenheid Wysiging, skrapping of opheffing van voorwaardes ten opsigte van bestaande goedkeuring Uitbreiding van die geldigheidstydperk van n goedkeuring Goedkeuring van n oorvleuelingsone soos in die soneringsone beoog word

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 3 Tipe aansoek Wysiging of kansellasie van n goedgekeurde onderverdelingsplan of n gedeelte daarvan, met n algemene plan of diagram ingesluit Bedrag en Posnommer Toestemming vereis volgens n voorwaarde van goedkeuring Bepaling van n sonering Sluiting van n openbare plek of gedeelte daarvan Om n huiseienaarsvereniging te ontbind Om n versuim deur n huiseienaarsvereniging reg te stel om sy verpligtinge ten opsigte van die beheer oor of instandhouding van dienste reg te stel Toestemming vereis vir die rekonstruksie van n bestaande gebou wat n nie-konformerende gebruik uitmaak wat dermate vernietig of beskadig is dat dit nodig om n redelike deel van die gebou te sloop Verslapping van beperkende titelvoorwaarde Aansoek om beroepsbeoefening R305 135452689000 Addisionele fooi waar onwettige grondgebruik reeds bestaan R1,238 135452689000 Aansoeke om appél deur die aansoeker en/of beswaarmaker R1,238 135452689000 LEGAL IMPLICATION Non-compliance to prescribed legislation. FINANCIAL IMPLICATION The municipality will not be able to levy the required tariffs in terms of Legislation and this will result in loss of revenue to the Municipality. MANAGEMENT RECOMMENDATION (i) (ii) (iii) (iv) That Council approves the list of Tariffs as recorded above titled: SPLUMA Town Planning tariffs 2016/17. That Council acknowledges that the tariffs be approved Backdated to the 1 st of July 2016 and are effectively applicable from the said date 1 July 2016 for the 2016/17 financial year. That the finance department updates the approved list of Tariffs titled Appendix B (Sundries) approved by Council during the May 2016 Council meeting. That the updated list of Tariffs be placed in the media as well as on the Municipal Website for publication purposes (in different languages). RESOLUTION 161/2016 That the management recommendation be accepted as resolution of Council. 5. ALBERT MYBURGH SENIOR SEKONDêRE SKOOL: HUUR VAN BP VISSER SAAL VIR SEPTEMBER EKSAMEN: MATRIEKS 2016 DOEL VAN VERSLAG Albert Myburgh Senior Sekondêre Skool versoek finansiële steun met die huur van die VGK saal vir die September eksamen vir hul matrieks. AGTERGROND Albert Myburgh Senior Sekondêre Skool is tans besig met reparasies aan hul skoolsaal en moet 'n alternatiewe saal gehuur word vir die matrieks om in eksamen te skryf. Hulle wil graag die VGK saal vir hierdie doel gebruik.

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 4 Die Kerk het 'n kwotasie gelewer teen 'n bedrag van R400,00 per dag - totaal R6 800,00. Raadsvergadering gehou op 28 Junie 2016 is die volgende besluit 146/2016 geneem: Tydens die Dat die gratis beskikbaarstelling van die Nelson Mandela Saal eers met die skool bespreek word alvorens die Raad n besluit oor die betaling van die fooie vir die VGK saal neem. Na gesprekvoering met die skool en bevestiging van beskikbaarheid van die Nelson Mandela saal, is bevind dat die saal nie aaneenlopend beskikbaar is nie (slegs 13 dae beskikbaar van die 23 dae) en dat dit nie haalbaar is nie. FINANSIëLE IMPLIKASIE Totaal van R6 800,00. BESTUURSAANBEVELING Vir oorweging deur die Raad. BESLUIT 162/2016 Dat n bedrag van R6 800,00 aan die Albert Myburgh Senior Sekondêre Skool beskikbaar gestel word vir die huur van die VGK saal vir die September eksamen vir hul matrieks. 6. SECTION 52 REPORT FOR THE QUARTER ENDING 30 JUNE 2016 PURPOSE OF REPORT To table to Council the Section 52 Quarterly Report for the fourth quarter ending 30 June 2016 in terms of the Municipal Finance Management Act, 56 of 2003 for consideration as legislated (attached on page 10 to 65). BACKGROUND The Municipal Finance Management Act, 56 of 2003 stipulates as follows: Section 52 The Mayor of a municipality - (d) must, within 30 days of the end of each quarter, submit a report to the council of the implementation of the budget and the financial state of affairs of the Municipality. Section 11(4) The Accounting officer must within 30 days after the end of each quarter - (d) Table in the municipal council a consolidated report of all withdrawals made in terms of subsection 1(b) to (j) during that quarter. LEGAL IMPLICATION Non-compliance to prescribed legislation. FINANCIAL IMPLICATION None. MANAGEMENT RECOMMENDATION (i) Council considers the Section 52 report for the fourth quarter ending 30 June 2016. (ii) That Council considers the Service Delivery and Budget Implementation Plan for the fourth quarter ending 30 June 2016. (iii) That Council considers the Section 11 Report for the quarter ending 30 June 2016. RESOLUTION 163/2016 That the management recommendation be accepted as resolution of Council.

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 5 7. REGSTELLING VAN 2015/16 MIG KAPITALE BEGROTING (DTD) (ALLE WYKE) / AMENDMENT TO 2015/16 MIG CAPITAL BUDGET (DTS) (ALL WARDS) DOEL VAN VERSLAG Regstelling van MIG Kapitale Begroting. AGTERGROND Weens die allokasie van BTW op die MIG toekenning is sekere MIG projekte in teorie oorspandeer. Byvoorbeeld was die Struisbaai-Noord rioolpompstasie reeds deur ASLA op risiko gebou in die vorige finansiële jaar en is die begroting as BTW uitgesluit hanteer. Op hierdie projek is die BTW dus op die projek self spandeer en lyk dit soos n oorspandering. Gedurende die finansiële jaar is egter ooreengekom dat die BTW van die MIG toekenning nie op die MIG projekte spandeer sal word nie, maar wel aangewend sal word volgens diskresie van die Raad. Die motivering hiervoor was om die BTW te gebruik om kapitaalprojekte te finansier wat nie aan die MIG kriteria voldoen nie. As gevolg van bogenoemde moet die kapitale begroting as volg gewysig word. In praktyk beteken dit dat die wysigings in die kapitale begroting nie uit die Raad se fondse finansier word, maar wel uit die BTW van die MIG toekennings.

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 6 FINANSIëLE IMPLIKASIES / FINANCIAL IMPLICATIONS Geen (R330 541 BTW ingesluit - deur MIG BTW gefinansier) BESTUURSAANBEVELING Dat die Raad die aanpassings in die begroting goedkeur. BESLUIT 164/2016 Dat die bestuursaanbeveling as besluit van die Raad aanvaar word. 8. AANSOEK OM VERVREEMDING (HUUR) VAN ERF 854, STRUISBAAI (COLLAB: 152119) DOEL VAN VERSLAG Om oorweging te skenk aan die versoek van mnr G Eyles om erf 854, Struisbaai te huur ten einde dit vir n water- en aktiwiteitspark aan te wend. ALGEMENE INLIGTING Eienaars : KAM Ligging : Erf 854, Duikerstraat, Struisbaai Huidige sonering : Oop ruimte Erf Grootte : 7288m 2 DEPARTEMENTELE KOMMENTAAR DIREKTEUR: KORPORATIEWE DIENSTE Direkteur No objections. Bestuurder: Stadsbeplanning Geen beswaar. Hersonering en omgewingsimpak vir die eienaar se koste. Bestuurder: Bou Beheer Die aansoek word ondersteun. Planne vir alle strukture moet ingedien word en alle Stadsbeplannings voorwaardes moet voldoen soos vereis mag word. Bestuurder: Administratiewe Dienste Die aansoek is redelik volledig en kan ondersteun word. Die PUBLIEKE DEELNAME, veral ook konsultasie met die omliggende eienaars, is egter baie baie belangrik. DIREKTEUR: GEMEENSKAPSDIENSTE Direkteur No objections. ASSISTENT DIREKTEUR: ELEKTROMEGANIESE DIENSTE Direkteur Elektrisiteit kan voorsien word op die eienaar se koste maksimum 30 amp 3 faas aangesien die lyne reeds baie lank is. Hulle moet maar met meer spesifieke aansluitings punte aansoek doen.

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 7 Bestuurder: Elektromeganiese Dienste Only a 30A three phase connection is available for that sit due to system constraints. DIREKTEUR: SIVIELE INGENIEURSDIENSTE Bestuurder: Water en Riool Ons sal ongelukkig nie n rioolaansluiting kan gee nie aangesien die hoogte van die erf dit nie toelaat nie. n Riooltenk sal dus gebou moet word. Ek wil egter voorstel dat die aansoeker eerder die bestaande ablusie saam met KAM opgradeer. Dit kan n wen-wen situasie wees. Ek sal ook graag n idee wil kry van die hoeveelheid water wat benodig word, veral in die piektyd. ODM GESONDHEID Die perseel sal moet voldoen aan artikels 4, 19, 20, 21, 22 en 38 van die Munisipale Gesondheidsverordening. FINANSIëLE IMPLIKASIES Huurinkomste vir die Raad. MARKWAARDASIE R5 000,00 per jaar BESLUIT: LD 37/2016 Dat die kommentaar van Raadslid Burger verkry word. KOMMENTAAR: RAADSLID BURGER Hierdie aansoek is ontvang van mnr Eyles, deeglik bestudeer, met Bertus Hayward en Francois du Toit bespreek en vir oorweging aan die wykskomitee voorgelê. Na deeglike besinning het die wykskomitee besluit om die aansoek te ondersteun as n wenslike aktiwiteit of fasiliteit op die bepaalde perseel in Struisbaai. Die wykskomitee is verder ook van mening dat die versoek om n impakstudie op hierdie perseel, wat vir meer as 40 jaar as informele parkeerterrein benut word, gewis oorbodig is. Die Land Disposal Komitee neem die volgende besluit (LD54/2016): (i) (ii) (iv) Dat daar voldoen word aan die skema regulasies. Dat, indien n omgewingsimpakstudie gedoen moet word, die proses gevolg word. Dat daar gewag word op die hoogte van die struktuur. Op 24 Mei 2016 neem die UBK die volgende besluit (BK68/2016): Aangesien die aansoek aan die skema regulasies voldoen en indien die omgewingsimpakstudie proses gevolg word, word goedkeuring verleen vir die verhuring van n gedeelte van erf 854, Struisbaai met n groote van 3 600m² aan mnr G Eyles vir n tydperk van 3 jaar, ten einde dit vir n water- en aktiwiteitspark aan te wend teen n bedrag van R5 000,00 per jaar. n Advertensie met die Raad se voorneme is op 24 Junie 2016 in die plaaslike pers geplaas.

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 8 n Opsomming van die besware ontvang sluit die volgende in (aangeheg op bladsy 66 tot 76): BESWAARMAKER 1. Stefan van Schaik (Erf 2215, Struisbaai) 2. Piet Stemmet (Erf 2216, Struisbaai) OPSOMMING VAN BESWARE 1. The site is not identified. 2. The size is half the parking area. 3. Impact on traffic. 4. 100m mark breached. 5. Impact on blue flag beach unknown. 6. Rezoning of area to business. 7. Water restrictions in Struisbaai over December/ January. 8. Extra 9 toilets - impact. 9. Security in place. 10. Parkingproblems. 11. Clarification on the impact study. 1. Parking area will be halved. 2. Entrance from Protea Street will be closed. 3. Water restrictions in Struisbaai over December / January. 4. Water from the fun park will pollute the swimming beach. 5. Sewage waste will create an unpleasant smell. 6. Fencing will prevent access to beach. 7. Day visitors will move to another location. 8. No environmental study of people walking through the dunes. 3. H S C Bester 1. Site not correctly identified. 2. The lease should have been public tender. 3. Zoning of the space. 4. No environmental impact was done. 5. Reduces available parking space. 6. No water use licence was applied for. 7. Water restrictions (No water use study). 8. Transgression of the 2 storey building restriction. 9. The high of the structures. 10. Negative impact on property values. 11. Neighbouring residents were not properly informed. 4. Botha Prokureurs (Namens TEBE Beleggings Trust (Erf 2209, Struisbaai) en Kommarsekraal Trust - Bloekomlaan 6, Struisbaai) 1. Geen vooraf kennisgewing aan aangrensende en omliggende eienaars. 2. Ongemak en ergenis vir die buurt. 3. Seisoenaal - druk op huidige infrastruktuur. 4. Huurtermyn is slegs n tydelike reëling. 5. Watertekorte in seisoentye. 6. Geraas van die waaier motors, en kragopwekkers. 7. Privatisering van openbare grond. Na verskeie vergaderings, onder andere op die genoemde perseel, is n alternatiewe perseel geïdentifiseer, naamlik erwe 852 en 857 in Struisbaai. Die terrein is bekend as die oop persele by die tennisbane in Hoofweg, Struisbaai. Na n terreininspeksie is voorgestel deur die rolspelers om die terrein te gebruik en dat die gebied soos voorgestel (sien bladsy 104 en 105) wel oorweeg word. Die motivering vir hierdie gebied sluit onder andere in - (1) sigbaarheid vir die publiek - bemarking; (2) die aansluiting by munisipale dienste soos riool en elektrisiteit is relatief maklik; (3) parkering op die perseel is beskikbaar; (4) asook die impak op die onmiddellike omgewing, aangesien daar geen residensiële eiendom naby geleë is nie.

NOTULE: SPESIALE RAADSVERGADERING / SPECIAL COUNCIL MEETING - 26 JULIE / JULY 2016 9 Daar was intussen onderhandelings met die stadsbeplanners van die Suid-Afrikaanse Polisie Diens (SAPD) wat ook die nuutvoorgestelde gebied wil gebruik vir die moontlike oprigting van n polisiestasie in Struisbaai. BESTUURSAANBEVELING (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) Dat die Raad nie die UBK besluit van 24 Mei 2016 aanvaar nie (BK68/2016). Dat die Raad kennis neem van die besware ontvang. Dat n gedeelte van erf 852 en 857 tydelik aan die voornemende huurder beskikbaar gestel word om n water-aktiwiteitspark te bedryf vir die vakansieseisoen van Desember 2016 / Januarie 2017 totdat verdere inligting rondom die bou van die Struisbaai Polisiestasie beskikbaar is. Dat die raad kennis neem dat daar wel n huidige huurooreenkoms met Suidpunt Hengelklub bestaan wat ook n gedeelte van die genoemde terrein gebruik. Dat die huurder aanspreeklik is vir alle koste sover die installering en gebruik van munisipale dienste betref. Dat die Huurbedrag deur die raad bepaal word. Dat n ooreenkoms met die huurder opgestel word vir die gebruik gedurende die Desember/ Januarie-seisoen. Dat die beswaarmakers van die raad se besluit ingelig word. Dat omliggende grondeienaars van die raad se besluit in kennis gestel sal word. BESLUIT 165/2016 (i) (ii) Na die uitbring van stemme word die bestuursaanbeveling nie aanvaar nie. Dat verdere ondersoek in dié verband gedoen en aan die Raad voorgelê word. Hierna gaan die Raad In Komitee om sake van vertroulike aard te bespreek. BEKRAGTIG op hierdie 26 ste dag van JULIE 2016 SPEAKER DATUM: 26/07/2016