MATZIKAMA MUNISIPALITEIT NOTULE RAADSVERGADERING

Transcription

1 MATZIKAMA MUNISIPALITEIT NOTULE RAADSVERGADERING 26 JULIE 2016

2 1 MATZIKAMA MUNISIPALITEIT NOTULE VAN RAADSVERGADERING GEHOU OP DINSDAG, 26 JULIE 2016 OM 10:00 IN DIE MUNISIPALE RAADSAAL, VREDENDAL TEENWOORDIG: RAADSLEDE: Rdl PG Bok Rdl (me) MC Witbooi Rdl F Bam Rdl J Botha Rdl W Fortuin Rdl WH Nell Rdl (me) YE Cloete-Kotzé Rdl DR Fredericks Rdl (me) B Julies-Samuels Rdl EL Mqingqi Rdl (me) D Okhuis Rdl A Sindyamba Rdl MJ Smith Rdl (me) G Stephan Rdl C van der Westruis : Uitvoerende Burgemeester : Uitvoerende Onderburgemeester : Burgemeesterskomiteelid : Burgemeesterskomiteelid : Burgemeesterskomiteelid : Speaker AMPTENARE: Mnr JI Swartz Mnr W Conradie Mnr JD Pekeur Mnr LJ Phillips Mnr WET van der Westhuizen Me A Dippenaar : Waarnemende Munisipale Bestuurder : Direkteur Korporatiewe Dienste : Direkteur Publieke Werke en Basiese Dienste : Direkteur Ontwikkeling en Stadsbeplanningsdienste : Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste : Sekretariaat 1 OPENING Die Speaker verwelkom almal by die vergadering en open die vergadering met skriflesing en gebed. 2 AANSOEKE OM VERLOF TOT AFWESIGHEID Geen. 3 NOTULES VAN VORIGE VERGADERINGS VOORGELÊ VIR BEKRAGTIGING 3.1 Notule van Raadsvergadering gehou op 28 Junie 2016.

3 Op voorstel van rdl R Stephan, gesekondeer deur rdl C van der Westruis word 2 Dat bogenoemde notule bekragtig word met die regstelling dat die goedkeuring van die notule van 9 Junie 2016 onder item 3.5 moet lees: Dat bogenoemde notule bekragtig word met kennisname dat die regte bedrag op bladsy 15 van die bylae R moet wees. 3.2 Notule van Spesiale Raadsvergadering gehou op 6 Julie Rdl M Witbooi wys daarop dat besluit (3) van item 4 van hierdie notule moet lees: R aan die Onderburgemeester vir haar afskeidsgeselligheid met werkende dames en vroue raadslede geallokeer word. Op voorstel van rdl J Botha, gesekondeer deur rdl J Smith word Dat bogenoemde notule bekragtig word met die regstelling dat besluit (3) van item 4 as volg lees: R aan die Onderburgemeester vir haar afskeidsgeselligheid met werkende dames en vroue raadslede geallokeer word. 4 VERKLARINGS EN / OF MEDEDELINGS DEUR DIE VOORSITTER 4.1 Briewe van dank: Rdl M Witbooi Aangeheg as Bylae A op bladsy 1. Die Speaker noem dat hulle met dank en trots kennis neem van rdl M Witbooi se dankiesê brief. Rdle F Bam, A Sindyamba, J Botha, D Fredericks, Y Cloete-Kotzé en die Speaker bedank rdl M Witbooi vir haar bydrae as raadslid van Matzikama munisipale raad en wens haar voorspoed toe vir die toekoms. Die Waarnemende Munisipale Bestuurder, mnr J Swartz bedank ook namens administrasie alle raadslede vir hul dienstydperk by Matzikama Munisipaliteit en wens almal voorspoed toe vir die toekoms. Dat kennis geneem word.

4 4.2 Funksies vir die maand: 3 Geen. 5 VERKLARINGS EN / OF MEDEDELINGS DEUR DIE UITVOERENDE BURGEMEESTER Die Uitvoerende Burgemeester doen die volgende verklarings / mededelings: Hy wens alle partye sterkte toe met die verkiesing op 3 Augustus 2016 en glo en vertrou dat dit vry en regverdig sal wees. Hy wens ook vir rdl M Witbooi en alle uittredende raadslede sterkte en die Here se seën toe. Hy versoek dat daar gestop moet word om deur middel van prokureurs beslag te lê op deernisgevalle se huise weens hul agterstallige skuld aan die munisipaliteit en dat hul skuld eerder deur die aangestelde invorderaars ingevorder word. Hy versoek om die lys van deernisgevalle te sien wat aan die prokureurs oorhandig is en dat groot besighede met agterstallige rekeninge wat kan betaal, se dienste eerder gesny moet word. Hy lig die vergadering in dat onderhoude met drie kandidate vir die pos van Direkteur Finansiële Dienste op Vrydag, 22 Julie 2016 plaasgevind het en dat mnr G Seas volgens die verslag die beste kandidaat vir aanstelling in die pos is. Rdl R Stephan versoek dat die aanstelling van die Direkteur Finansiële Dienste teruggehou word sodat die nuwe raad daaroor kan besluit. Die Speaker reël dat Agitominds eers hul voorlegging doen waarna daar oor die aanstelling van die Direkteur Finansiële Dienste besluit kan word. Dat kennis geneem word. 6 ONDERHOUDE MET AFVAARDIGINGS / ANDER BESOEKE (EN AANSTELLING VAN DIREKTEUR FINANSIËLE DIENSTE) 6.1 Agito Minds Voorlegging van konsep makro- en mikrostruktuur / organogram. Mnre Johan van Baalen en Wessel Rabbets van Agitominds doen n voorlegging oor die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram. Rdl W Fortuin bedank Agitominds vir die voorlegging. Hy noem dat plaaslike ekonomiese ontwikkeling (PEO) n belangrike fokus area op die organogram is en dat dit teenproduktief vir PEO sal wees dat Direktoraat Ontwikkeling en Stadsbeplanning wat PEO hanteer volgens die konsep organogram nie meer n aparte direktoraat sal wees nie.

5 4 Hy noem dat die organogram voorstel wel ingelig is, maar dat hy nie oortuig is dat dit die sewe fokusareas van die GOP voldoende ondersteun nie. Hy stel voor dat kennis geneem word van die konsep organogram, 33 addisionele poste en die R4 miljoen koste implikasie daarvan, dat daar nie nou n verreikende besluit hieroor geneem word nie, maar dat administrasie met die nuwe inkomende raad die goedkeuringsproses van die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram vorentoe neem. Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat kennis geneem word van die konsep organogram en dat administrasie met die nuwe inkomende raad die goedkeuringsproses van die konsep makro- en mikrostruktuur / organogram vorentoe neem. Die DA versoek om 12:10 n koukus en keer om 12:30 terug na die vergadering. 6.2 AANSTELLING VAN DIREKTEUR FINANSIËLE DIENSTE ( CFO ) Rdl P Bok gesekondeer deur rdl F Bam stel voor dat mnr G Seas as Direkteur Finansiële Dienste aangestel word. Rdl R Stephan gesekondeer deur rdl J Smith stel voor dat die aanstelling van die Direkteur Finansiële Dienste teruggehou word sodat die nuwe raad daaroor besluit. Daar was tot stemming oorgegaan en die uitslag was as volg: Ten gunste van rdl Stephan se voorstel : 5 - (Rdle Cloete-Kotzé, Julies-Samuels, Stephan, Sindyamba en Smith) Ten gunste van rdl Pok se voorstel : 10 - (Rdle Bok, Bam, Botha, Fortuin, Nell, Mqinagqi, Okhuis, Van der Westruis, Witbooi en Fredericks) Dat mnr G Seas as Direkteur Finansiële Dienste aangestel word. Rdl R Stephan versoek namens die DA dat hul teenstem genotuleer word. 7 VERSLAE 7.1 NUWE SAKE VIR OORWEGING DEUR DIE RAAD Bladsy Vierde kwartaallikse begrotings en prestasieverslag (Topvlak): April - Junie Afskrywing van bates Voorsieningskanaalbestuursbeleid implementeringsverslag vir die vierde kwartaal: April tot Junie Voorsieningskanaalbestuursbeleid implementeringsverslag vir die 2015/2016 periode Prestasie kontrakte vir 2016/

6 Personeelbehoud ( Retention ) beleid Ouditkomitee kwartaalverslag 22 8 Dringende aangeleenthede deur die Munisipale Bestuurder Bladsy 8.1 Uitsettingsproses: Onwettige inwoners Vredendal-Noord 23-24

7 7. VERSLAE VIERDE KWARTAALLIKSE BEGROTINGS EN PRESTASIEVERSLAG (TOPVLAK): APRIL - JUNIE 2016 (5/24/3/3) 1. DOEL Die doel van hierdie verslag is om te voldoen aan die vereistes van Artikel 52 (d) van die Wet op Munisipale Finansiële Bestuur, Wet 56 van 2003, wat die algemene verantwoordelikhede van die Burgermeester voorskryf om aan die raad die finansiële posisie asook die finansiële vordering van die munisipaliteit voor te lê, gemeet teenoor die goedgekeurde begroting vir die vierde kwartaal soos op 30 Junie 2016, insluitend die prestasie verslag gemeet teenoor die Topvlak Dienslewering en Begroting Implementering Plan van 2015/ AGTERGROND Aangeheg as Bylae B op bladsy 2 tot 37 is die Finansiële Begrotings en Prestasie Verslag vir die 4de kwartaal vir die periode April tot Junie Hierdie verslae bevat n uiteensetting van die implementering van die begroting vir die spesifieke tydperk (4de kwartaal) en soos van toepassing op die finansiële verslae van die munisipaliteit. 3. AANBEVELING Dat die raad kennis neem van die aangehegte kwartaal prestasie verslae, soos voorgeskryf deur Artikel 52 van die Wet op Munisipale Finansiële Bestuur, Wet 56 van 2003 ten opsigte van die implementering van die begroting sowel as die prestasiemeting teenoor die Topvlak Dienslewering en Begroting Implementeringsplan van die munisipaliteit vir die periode 1 April 2016 tot 30 Junie VOORGELÊ VIR OORWEGING Agenda item opgestel deur Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat die raad kennis neem van die aangehegte kwartaal prestasie verslae, soos voorgeskryf deur Artikel 52 van die Wet op Munisipale Finansiële Bestuur, Wet 56 van 2003 ten opsigte van die implementering van die begroting sowel as die prestasiemeting teenoor die Topvlak Dienslewering en Begroting Implementeringsplan van die munisipaliteit vir die periode 1 April 2016 tot 30 Junie 2016.

8 7.1.2 AFSKRYWING VAN BATES (6/1/1) 7 1. DOEL Dat die raad kennis neem van die afskrywing van uitgediende bates en die verkoop daarvan per openbare veiling waaraan die Waarnemende Munisipale Bestuurder oorweging geskenk het. 2. AGTERGROND Gedurende Januarie 2016 tot Junie 2016 is die jaarlikse bate opname deur personeel van die direktoraat finansies en in samewerking met personeel van al die ander direktorate van die munisipaliteit by die verskillende direktorate en afdelings gedoen van al die bates soos aangeteken in die bateregister, asook nuwe bates bekom/aangekoop. Die batebeleid van die Raad bepaal : 10. AFSKRYF VAN BATES 10.1 Die Munisipale Raad kan n bate afskryf nadat daar oorweging gegee is aan n verslag van die Munisipale Bestuurder waarin aangedui word dat die; (a) nutstydperk van die bate uitgedien is; (b) bate vernietig is; (c) bate verouderd is; (d) bate verkoop is; (e) redes wat aangevoer is en wat aanleiding gegee het tot die omstandighede soos beskryf in paragrawe (a) tot (d), aanvaarbaar is Wanneer n bate deur omstandighede buite beheer van die Munisipale Raad beskadig of vernietig is moet die Munisipale Bestuurder vasstel of daar derde partye of munisipale amptenare by die omstandighede betrokke was en of die munisipaliteit enige verhaalsreg ten opsigte van sodanige partye of amptenare het n Bate word afgeskryf teen die bate verkope rekening van die munisipaliteit en teen die waarde soos uiteengesit in die bateregister van die Munisipaliteit. Die waarde word verteenwoordig deur die oorspronklike aankoopprys van die bate minus die opgehoopte waardevermindering wat in die interne finansieringsfonds van die Munisipaliteit geakkumuleer is Alle bates wat vir afskrywing geïdentifiseer is moet in terme van paragraaf 11 van die hand gesit word. 11. VERKOOP VAN BATES 11.1 Alle bates wat vir afskrywing geoormerk is moet per openbare veiling of tender van die hand gesit word teen markverwante prys nadat die volgende stappe gedoen is: (a) n kennisgewing van die munisipaliteit se voornemens om die bates van die hand te sit in die plaaslike koerant verskyn het; (b) die munisipaliteit n onafhanklike waardeerder aangestel het om n minimum verkoopswaarde te bepaal; (c) in die geval van n openbare veiling die munisipaliteit n onafhanklike afslaer aangestel het om die veiling te behartig; (d) in die geval van n tender die nodige tender prosedures van die munisipaliteit nagekom is; 11.2 n Bate kan slegs geoormerk word vir afskrywing en/of verkoop nadat daar aan Artikel 14 van die Wet voldoen is Soos bepaal per Artikel 14(4) van die Wet kan die rekenpligtige beampte oor bates volgens Artikel 14(2)(a) & (b) beskik tot n bedrag van R

9 Enige oordrag van eiendomsreg van n kapitale bate ingevolge subartikel (2) of (4) moet regverdig, billik, deursigtig, kompeterend en in ooreenstemming wees met die voorsieningskanaal bestuursbeleid en transaksie voor en na verkoping, eers deur die bodbeoordelingskomitee goedgekeur word voordat oordrag van eiendomsreg kan geskied. Die MFMA, wet 56 van 2003, artikel 14 bepaal : Disposal of capital assets 14. (1) A municipality may not transfer ownership as a result of a sale or other transaction or otherwise permanently dispose of a capital asset needed to provide the minimum level of basic municipal services. (2) A municipality may transfer ownership or otherwise dispose of a capital asset other than one contemplated in subsection (1), but only after the municipal council, in a meeting open to the public (a) has decided on reasonable grounds that the asset is not needed to provide the minimum level of basic municipal services; and (b) has considered the fair market value of the asset and the economic and community value to be received in exchange for the asset. (3) A decision by a municipal council that a specific capital asset is not needed to provide the minimum level of basic municipal services, may not be reversed by the municipality after that asset has been sold, transferred or otherwise disposed of. (4) A municipal council may delegate to the accounting officer of the municipality its power to make the determinations referred to in subsection (2)(a) and (b) in respect of movable capital assets below a value determined by the council. (5) Any transfer of ownership of a capital asset in terms of subsection (2) or (4) must be fair, equitable, transparent, competitive and consistent with the supply chain management policy which the municipality must have and maintain in terms of section 111. (6) This section does not apply to the transfer of a capital asset to another municipality or to a municipal entity or to a national or provincial organ of state in circumstances and in respect of categories of assets approved by the National Treasury, provided that such transfers are in accordance with a prescribed framework. 3. KOMMENTAAR Bates word jaarliks in verskillende kategorieë verdeel afhangende van die toestand daarvan. Wanneer die bate by einde van leeftyd kom, word n punt 5 toegeken en indien bate nog gebruik kan word, word die punt na 4 verander. Die aangehegte lys van bates met beskrywing not in working condition is bates wat as n 5 geklassifiseer is en nie meer in n bruikbare en werkende toestand is nie. Die aangehegte dokumente met beskrywing missing is waar bates uitgedien, stukkend en onbruikbaar is. Alle bates is nie weg ( missing ) nie. Dit dien ook gemeld te word dat dit gebeur soms dat werknemers stukkende bates/items nie hou vir afskrywings en plasings op veilings nie, maar eerder weggooi. Maatreëls word ook voortdurend opgestel en verskerp om beter batebeheer toe te pas. Batelyste van elke kantoor of toolbox is in die kantore en by die werkswinkels aangebring en deur personeel onderteken dat die bates daar is. Nuwe batelyste sal na afhandeling van die finansiële state aan elke direktoraat vir sy afdeling voorsien word.

10 9 Die toestand van die bates is ook van so n aard dat die munisipaliteit dit nie aan ander staatsorgane of hulpbehoewende organisasies kan skenk nie. Vir die regstelling van die bateregister ten opsigte van die uitgediende bates asook die inskrywings in die finansiële state 2015/16 moet goedkeuring verkry word vir die afskrywings van die uitgediende bates. Goedkeuring moet ook verleen word dat die uitgediende bates per openbare veiling verkoop kan word. Die Raad het op 31 Augustus 2015 onder item besluit: Dat (1) goedkeuring verleen word vir die afskrywings van die uitgediende bates volgens aangehegte lys en die verkoop daarvan per openbare veiling. (2) die raad die bevoegdheid om verlore of uitgediende roerende bates tot die waarde van R af te skryf, aan die Munisipale Bestuurder gedelegeer word. 4. IMPLIKASIES 4.1 PERSONEEL Geen 4.2 REGS Om te voldoen aan die wetgewing soos hierbo gemeld. 4.3 TEGNIES Geen 4. FINANSIËLE IMPLIKASIES Verkoop van die bates word as n inkomste in die Raad se rekords aangetoon. Aangeheg as Bylae C op bladsy 38 tot 40 is die lys van uitgediende bates. 5. AANBEVELING Dat kennis geneem word dat die Waarnemende Munisipale Bestuurder ingevolge raadsbesluit van 31 Augustus 2015 (Afskrywings van Uitgediende Bates en die verkoop daarvan per openbare veiling) die afskrywing van die uitgediende bates soos per aangehegte dokumente goedgekeur het en dat die uitgediende bates per openbare veiling verkoop gaan word. VOORGELÊ VIR OORWEGING Agenda item opgestel deur Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste

11 10 Verskeie raadslede noem dat dit onaanvaarbaar is volgens die aangehegte verslag dat bates missing of stolen kan wees sonder dat daar opgetree word en versoek dat die lys van uitgediende bates deegliker ondersoek word en weer aan die raad voorgelê word. Die Waarnemende Munisipale Bestuurder, mnr J Swartz noem dat die term missing ingevolge die beleid die benaming is vir die afskrywing van bates wat uitgedien, stukkend en onbruikbaar is en ingevolge die beleid afgeskryf moet word. Die Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste, mnr E van der Westhuizen noem dat baie moeite gedoen is om verlore items op te spoor en dat die bates wat as missing op die register aangetoon word, afgeskryf moet word. Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat die woord missing op die lys van bates wat afgeskryf moet word, met duideliker terme vervang word en dat die aangeleentheid aan n volgende raadsvergadering voorgelê word.

12 VOORSIENINGSKANAALBESTUURSBELEID IMPLEMENTERINGSVERSLAG VIR DIE VIERDE KWARTAAL: APRIL TOT JUNIE 2016 (5/14/2) 1. DOEL Hierdie verslag is n opsomming van die implementering van die Voorsieningskanaalbestuursbeleid van Matzikama Munisipaliteit om uitvoering te gee aan paragraaf 6(3) van die Voorsieningskanaalbestuur (VKB) Regulasie soos afgekondig in Staatskoerant van 31 Mei Paragraaf 6(3) bepaal dat die Rekenpligtige Amptenaar binne 10 dae na die einde van n betrokke kwartaal, verslag moet doen aan die Burgemeester ten opsigte van die implementering van die Munisipaliteit se Voorsieningskanaalbestuursbeleid om effek te gee aan die Raad oor sy toesighoudende rol. 2. AGTERGROND / KOMMENTAAR (WETGEWING, BELEID, ENS) Die MFMA (Wet No 56 van 2003) bepaal onder artikel 111 dat elke munisipaliteit moet n Voorsieningskanaalbestuurafdeling en n Voorsieningskanaalbestuursbeleid hê en uitvoering gee aan artikel 217 van die Grondwet. In die Staatskoerant van 31 Mei 2005 is die regulasies waaraan so n beleid moet voldoen, gepubliseer. Die beleid is 31 Mei 2016 aan die Raad voorgelê saam met die ander verwante begrotings beleide vir hersiening en veranderinge en so aanvaar. Die munisipaliteit mag nie anders optree as in oorstemming met hierdie Voorsieningskanaalbestuursbeleid nie. Die VKB beleid gee hiermee uitvoering aan die bevordering van die Preferential Procurement Regulations of 2011 en die bevordering van BBBEE. Die doel hiervan is om punte toe te ken aan die verskillende verskaffers wat aanbiedinge en tenders aan die munisipaliteit verskaf. Die punte word op n grondslag van 80/20 vir voorsienings onder R en 90/10 vir voorsienings van bo R toegepas. Die 80 of 90 punte wat toegeken word, is ten opsigte van die prys en die 20 of 10 punte ten opsigte van die verskaffer se BBBEE status. Die BBBEE punte word vasgestel deur die geakkrediteerde verifiëringsagentskappe Sanas en Irba. Voorsieningskanaalbestuursbeleid Afdeling Die personeel in die VKB eenheid en volgens die raad se organogram bestaan uit die volgende : 1 x Bestuurder : Uitgawes 1 x Rekenmeester VKB 2 x VKB Praktisyns Die huidige personeel het ook almal die nodige opleiding ondergaan soos bepaal in Regulasie van 15 Junie 2007 MFMA: Municipal Regulations on Minimum Competency Levels SAQA Qualification ID no ). Tekortkominge word deurlopend aangespreek en opleiding word ook gereeld aan die betrokkenes voorsien. Die VKB eenheid van die munisipaliteit gee sover moontlik binne die beskikbare kapasiteit, hulpbronne en doeltreffendheid met samewerking van alle direktorate, effek aan al hierdie funksies.

13 12 Hier is enkele funksies wat aan die eenheid gekoppel word : Op n deurlopende grondslag word die Verskaffersdatabasis opdateer met nuwe inligting en nuwe verskaffers wat op die Databasis registreer. Die plasing van die advertensies soos deur die onderskeie komitees goedgekeur word. Die opstel van die verskillende verslae soos voorgeskryf deur Nasionale en Provinsiale Tesourie. Die ontvang en evaluering van Aanvraag om Bestelling rekwisisies voor uitreiking van n Amptelike Bestelling (order) om goedere te verkry. Waar van toepassing word ook na gegaan of daar aan kontrak voorwaardes ten opsigte van die aankope/verkryging voldoen word. Na evaluering soos deur die Voorsieningskanaalbestuursbeleid voorgeskryf, word n Amptelike Bestelling vir aankope/verkryging deur die eenheid uitgereik. Opvolgings word gedoen om te bepaal wat die status van verskaffers is ten opsigte van hulle besigheid samestelling (BBBEE) en of daar voldoen word aan die BTW Wet vir geldige belasting nommers en belastingklaringbewyse. Maandeliks word verslag aan Provinsiale Tesourier gedoen via die internet op n geïntegreerde databasis Contract Registration Application Stelsel van alle toekennings bo R Matzikama Munisipaliteit het sy eie verskaffers databasis. VKB praktisyns is deurlopend besig om registrasies op te dateer en te monitor op die databasis soos wat aansoeke ontvang word. Vanaf 1 Julie 2016 moet die munisipaliteit gebruik maak van die Sentrale Databasis van Verskaffers soos deur Nasionale Tesourie vereis word. Me Heleen Meyer is by n vergadering wat gehou is deur Provinsiale Tesourie en die Weskus streek munisipaliteite gekies om op n komitee te dien vir die daarstelling van n Voorsieningskanaalbestuur Indaba gedurende November Die VKB beleid bepaal dat die volgende komitees aangestel moet wees vir die nakoming van die beleid soos hier onder gelys. Die munisipaliteit voldoen en funksioneer ten volle hiervolgens. Die komitees is as volg: Bodspesifikasiekomitee, Bodevalueringskomitee, en Bodtoekenningskomitee. Alle verkrygings van goedere en dienste bo n waarde van R moet deur n tender proses gaan. Alle besware en dispute wat ontvang word ten opsigte van toekennings gemaak, word direk deur die Munisipale Bestuurder hanteer. Die afgelope kwartaal is daar deur die verskillende komitees die volgende vergaderings gehou : Bodkomiteevergaderings gehou vir die kwartaal 01 April 2016 tot 30 Junie 2016 : BODSPESIFIKASIEKOMITEE BODEVALUASIEKOMITEE BODTOEKENNINGSKOMITEE

14 Stelsel Mei April April Junie Mei Mei Junie Junie 2016 Die munisipaliteit het nie n geoutomatiseerde aanvraag om amptelike bestelling stelsel nie. Daar word van n Aanvraag om Bestelling rekwisisie boek gebruik gemaak waar die verskillende direktorate hulle behoefte/diens benodig voltooi met die nodige kwotasies en dokumente aangeheg en magtigings/goedkeurings deur die direkteure. Met ontvangs van die rekwisisie word daar weer deur die VKB eenheid nagegaan of daar voldoende befondsing is soos begroot en per posnommer aangevra waarna n amptelike bestelling deur VKB uitgereik word. Die amptelike bestelling word op die finansiële stelsel Promis gedoen. Goedkeuring vir afwykings moet deur die Munisipale Bestuurder/Hoof Finansiële Beampte verleen word. Rapportering Hierby aangeheg vind asseblief die volgende : Bylae D op bladsy 41 tot 43 - Lys van Afwykings. Bylae E op bladsy 44 - Lys van al die tenders ontvang en toegeken. Opsomming van alle afwykings soos per direktoraat vir die kwartaal eindigend 30 Junie Departement Totale bedrag Finansies Gemeenskapsdienste Korporatiewe Dienste Munisipale Bestuurder Ontwikkeling en Stadsbeplanning Tegniese Dienste Totaal Daar word voortdurend daaraan gewerk om afwykings te verminder. Dit is egter baie moeilik in plattelandse munisipaliteite waar verskaffers van sekere goedere/dienste skaars is. Daar is altyd ook die oorweging van die mees ekonomiese optrede vir die munisipaliteit. Kontroles word voortdurend verskerp om afwykings te minimaliseer. Direkteure is verantwoordelik vir die magtiging van aansoeke om afwykings wat verder deur die rekenpligtige amptenaar goedgekeur word. 3. GEVOLGTREKKING Die Voorsieningskanaalbestuur eenheid is deurlopend besig om die prosesse en prosedures te verbeter om te verseker dat die Raad waarde vir sy geld verkry deur die aanvraag en verkrygings bestuur. Die toepassing van hierdie prosesse en kontroles bevorder gesonde bestuur oor die munisipaliteit se begroting en spanderings. 4. AANBEVELING

15 14 Dat die raad kennis neem van die verslag oor die implementering van die Voorsieningskanaalbestuursbeleid vir die kwartaal geëindig 30 Junie 2016 soos vereis deur die Verkrygingsbestuursregulasies. VOORGELÊ VIR OORWEGING Agenda item opgestel deur Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste Rdl R Stephan wys op die volgende betalings op bladsy 42 van die bylae waarin daar van die Voorsieningskanaalbestuursbeleid afgewyk is, en waaroor sy vrae het: R wat betaal is vir die perlemoenplaas te Doringbaai, terwyl daar versekering aan die raad gegee is dat dié plaas niks vir die munisipaliteit sal kos nie, R en R wat betaal is aan regskoste ten opsigte van mnr M Bolton se diensbeëindiging / skeidingsooreenkoms buiten die skeidingspakket wat aan hom betaal is, R32 490, R19 380, R en R vir Jeugdagvieringe, in totaal meer as R90 000, terwyl daar slegs vir R hiervoor voorsiening gemaak is. Die Direkteur Ontwikkeling en Stadsbeplanningsdienste, mnr L Phillips noem dat die R kostes is ten opsigte van die ontwerp en opmeting om die res van die akwakultuursektor uit te brei en is dit geensins gebruik vir die huidige perlemoenplaas te Doringbaai nie. Die Speaker noem dat daar n sessie met die raad was waar alle GOP en PEO projekte uiteengesit en verduidelik is en dat rdl R Stephan dit by die Waarnemende Munisipale Bestuurder kan bekom. Die Burgemeester, rdl P Bok noem dat daar volgens sy kennis R vir Jeugdag begroot was. Rdle J Smith en A Sindyamba noem dat daar sekere skikkings / ooreenkomste met die voormalige Direkteur Finansiële Dienste, mnr M Bolton aangegaan is waarvan die volle raad nie kennis dra nie en versoek dat bewyse daarvan en van die verkope uit die perlemoenplaas, voorsien word. Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat die raad kennis neem van die verslag oor die implementering van die Voorsieningskanaalbestuursbeleid vir die kwartaal geëindig 30 Junie 2016 soos vereis deur die Verkrygingsbestuursregulasies.

16 VOORSIENINGSKANAALBESTUURSBELEID IMPLEMENTERINGSVERSLAG VIR DIE 2015/2016 PERIODE (5/14/2) 1. DOEL Hierdie verslag is n opsomming van die implementering van die Voorsieningskanaalbestuursbeleid van Matzikama Munisipaliteit om uitvoering te gee aan paragrawe 6(2)(a)(1) asook paragraaf 6(3) van die Voorsieningskanaalbestuur (VKB) Regulasie soos afgekondig in Staatskoerant van 31 Mei Paragraaf 6(2)(a)(1) van die Voorsieningskanaalbestuursbeleid Regulasie bepaal dat die Rekenpligtige Amptenaar binne 30 dae na die einde van n betrokke finansiële jaar, verslag moet doen aan die Raad ten opsigte van die implementering van die Munisipaliteit se Voorsieningskanaalbestuursbeleid om effek te gee aan die Raad oor sy toesighoudende rol. 2. AGTERGROND / KOMMENTAAR (WETGEWING, BELEID, ENS) Die MFMA (Wet No 56 van 2003) bepaal onder artikel 111 dat elke munisipaliteit moet n Voorsieningskanaalbestuur afdeling en n Voorsieningskanaalbestuursbeleid hê en uit voering gee aan artikel 217 van die Grondwet. In die Staatskoerant van 31 Mei 2005 is die regulasies waaraan so n beleid moet voldoen, gepubliseer. Die beleid is 31 Mei 2016 aan die Raad voorgelê saam met die ander verwante begrotings beleide vir hersiening en veranderinge en so aanvaar. Die munisipaliteit mag nie anders optree as in ooreenstemming met hierdie Voorsieningskanaalbestuursbeleid nie. Die VKB beleid gee hiermee uitvoering aan die bevordering van die Preferential Procurement Regulations of 2011 en die bevordering van BBBEE. Die doel hiervan is om punte toe te ken aan die verskillende verskaffers wat aanbiedinge en tenders aan die munispaliteit verskaf. Die punte word op n grondslag van 80/20 vir voorsienings onder R en 90/10 vir voorsienings van bo R toegepas. Die 80 of 90 punte wat toegeken word, is ten opsigte van die prys en die 20 of 10 punte ten opsigte van die verskaffer se BBBEE status. Die BBBEE punte word vasgestel deur die geakkrediteerde verifiëringsagentskappe Sanas en Irba. Vir die verdere bevordering van swart bemagtiging en eienaarskap is beperkings deur die Departement Handel en Industrie op sekere sektore geplaas vir plaaslike inhoud. Industrie Minimum Plaaslike Inhoud Busse 80% Tekstiel, Klere. Leer en Skoene 100% Staal Krag Maste 100% Kantoor Toerusting 85% Elektriese Kabels 90% Krane Produkte 70% Munisipaliteite moet bostaande toepas soos deur wetgewing bepaal. Voorsieningskanaalbestuursbeleid Afdeling Die personeel in die VKB eenheid en volgens die raad se organogram bestaan uit die volgende :

17 16 1 x Bestuurder : Uitgawes 1 x Rekenmeester VKB 2 x VKB Praktisyns Die huidige personeel het ook almal die nodige opleiding ondergaan soos bepaal in Regulasie van 15 Junie 2007 MFMA: Municipal Regulations on Minimum Competency Levels SAQA Qualification ID no ). Tekortkominge word deurlopend aangespreek en opleiding word ook gereeld aan die betrokkenes voorsien. Gereelde kwartaallikse bywonings van Voorsieningskanaalbestuursbeleid forums wat deur provinsiale tesourie aangebied word, word bygewoon om op hoogte te bly van nuwe verwikkelinge en veranderinge. Die forum dien ook as n skakel na nasionale tesourie. Die VKB eenheid van die munisipaliteit gee sover moontlik binne die beskikbare kapasiteit, hulpbronne en doeltreffendheid met samewerking van alle direktorate, effek aan al hierdie funksies. Hier is enkele funksies wat aan die eenheid gekoppel word : Op n deurlopende grondslag word die Verskaffersdatabasis opdateer met nuwe inligting en nuwe verskaffers wat op die Databasis registreer. Die plasing van die advertensies soos deur die onderskeie komitees goedgekeur word. Die opstel van die verskillende verslae soos voorgeskryf deur Nasionale en Provinsiale Tesourie. Die ontvang en evaluering van Aanvraag om Bestelling rekwisisies voor uitreiking van n Amptelike Bestelling (order) om goedere te verkry. Waar van toepassing word ook na gegaan of daar aan kontrak voorwaardes ten opsigte van die aankope/verkryging voldoen word. Na evaluering soos deur die Voorsieningskanaalbestuursbeleid voorgeskryf, word n Amptelike Bestelling vir aankope/verkryging deur die eenheid uitgereik. Opvolgings word gedoen om te bepaal wat die status van verskaffers is ten opsigte van hulle besigheid samestelling (BBBEE) en of daar voldoen word aan die BTW Wet vir geldige belasting nommers en belastingklaringsbewyse. Maandeliks word verslag aan Provinsiale Tesourier gedoen via die internet op n geïntegreerde databasis Contract Registration Application Stelsel van alle toekennings bo R Matzikama Munisipaliteit het sy eie verskaffers databasis en voornemende verskaffers word jaarliks uitgenooi om te registreer op die databasis. Paragraaf van die VKB bepaal dat die rekenpligtige beampte ten minste een keer per jaar verskaffers uitnooi om op die munisipaliteit se databasis te registreer. Daar is in Desember 2015 n advertensie in die nuus blaaie, kennisgewingborde en webwerf van die munisipaliteit geplaas om voornemende verskaffers uit te nooi om te registreer. VKB praktisyns is deurlopend besig om registrasies op te dateer en te monitor op die databasis soos wat aansoeke inkom. Vanaf 1 Julie 2016 moet die munisipaliteit gebruik maak van die Sentrale Databasis van Verskaffers soos deur Nasionale Tesourie vereis word. Me Heleen Meyer is by n vergadering wat gehou is deur Provinsiale Tesourie en die Weskus streek munisipaliteite gekies om op n komitee te dien vir die daarstelling van n Voorsieningskanaalbestuur Indaba gedurende November 2016.

18 17 Die VKB beleid bepaal dat die volgende komitees aangestel moet wees vir die nakoming van die beleid soos hier onder gelys. Die munisipaliteit voldoen en funksioneer ten volle hiervolgens. Die komitees is as volg: Bodspesifikasiekomitee, Bodevalueringskomitee, en Bodtoekenningskomitee. Alle verkrygings van goedere en dienste bo n waarde van R moet deur n tender proses gaan. Alle besware en dispute wat ontvang word ten opsigte van toekennings gemaak, word direk deur die Munisipale Bestuurder hanteer. Die afgelope jaar is daar deur die verskillende komitees die volgende vergaderings gehou : BODKOMITEEVERGADERINGS 2015/2016 KWARTAAL 1 BODSPESIFIKASIEKOMITEE BODEVALUASIEKOMITEE BODTOEKENNINGSKOMITEE 9 Julie Julie Julie Julie Julie Augustus Julie Julie Augustus September Augustus September 2015 KWARTAAL 2 BODSPESIFIKASIEKOMITEE BODEVALUASIEKOMITEE BODTOEKENNINGSKOMITEE 3 November Oktober Oktober November Oktober Oktober November November November November Desember 2015 KWARTAAL 3 BODSPESIFIKASIEKOMITEE BODEVALUASIEKOMITEE BODTOEKENNINGSKOMITEE 20 Januarie Januarie Januarie Februarie Februarie Februarie Februarie Maart 2016 KWARTAAL 4 BODSPESIFIKASIEKOMITEE BODEVALUASIEKOMITEE BODTOEKENNINGSKOMITEE 23 Mei April April Junie Mei Mei Junie Junie 2016 Stelsel Die munisipaliteit het nie n ge-outomatiseerde aanvraag om amptelike bestelling stelsel nie. Daar word van n Aanvraag om Bestelling rekwisisie boek gebruik gemaak waar die verskillende direktorate hulle behoefte/diens benodig voltooi met die nodige kwotasies en dokumente aangeheg en magtigings/goedkeurings deur die direkteure. Met ontvangs van die rekwisisie word daar weer deur die VKB eenheid nagegaan of daar voldoende

19 18 befondsing is soos begroot en per posnommer aangevra waarna n amptelike bestelling deur VKB uitgereik word. Die amptelike bestelling word op die finansiële stelsel Promis gedoen. Die afgelope jaar is meer bestellings uitgereik. Rapportering Hierby aangeheg vind asseblief die volgende : Bylae F op bladsy 45 tot 52 - Lys van al die tenders ontvang en toegeken. Bylae G op bladsy 53 tot 61 - Lys van Afwykings Opsomming van alle afwykings soos per direktoraat vir die jaar 2015/16. Departement Totale bedrag FINANSIES GEMEENSKAPSDIENSTE KORPORATIEWE DIENSTE MUNISIPALE BESTUURDER ONTW + STADSBEPLANNING TEGNIES TOTAAL Daar word voortdurend daaraan gewerk om afwykings te verminder. Dit is egter baie moeilik in plattelandse munisipaliteite waar verskaffers van sekere goedere/dienste skaars is. Daar is altyd ook die oorweging van die mees ekonomiese optrede vir die munisipaliteit. Kontroles word voortdurend verskerp om afwykings te minimaliseer. Direkteure is verantwoordelik vir die magtiging van aansoeke om afwykings wat verder deur die rekenpligtige amptenaar goedgekeur word. Besoek is ontvang vanaf Provinsiale Tesourie se VKB eenheid vanaf 02 tot 03 Desember Hulle het die prosedures en tender dokumente deur gewerk. Sekere aanbevelings vir die verbetering van die dokumente en kontroles is gemaak. Daar is ook onderneem om vroeg 2016/2017 n opleidings sessie ten opsigte van die evaluering van tenders en kwotasies hier te kom aanbied vir die Bodevaluering- en Bodtoekenningskomitees. 3. GEVOLGTREKKING Die Voorsieningskanaalbestuureenheid is deurlopend besig om die prosesse en prosedures te verbeter om te verseker dat die Raad waarde vir sy geld verkry deur die aanvraag en verkrygings bestuur. Die toepassing van hierdie prosesse en kontroles bevorder gesonde bestuur oor die munisipaliteit se begroting en spanderings. Ons wil dit ook net meld dat die Ouditeur-Generaal n skoon verslag vir 2014/15 aan die munisipaliteit uitgereik het. 4. AANBEVELING Dat die raad kennis neem van die verslag oor die implementering van die Voorsieningskanaalbestuursbeleid vir die 2015/2016 periode soos vereis deur die Verkrygingsbestuursregulasies.

20 VOORGELÊ VIR OORWEGING 19 Agenda item opgestel deur Waarnemende Direkteur Finansiële Dienste Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat die raad kennis neem van die verslag oor die implementering van die Voorsieningskanaalbestuursbeleid vir die 2015/2016 periode soos vereis deur die Verkrygingsbestuursregulasies.

21 PRESTASIE KONTRAKTE VIR 2016/ DOEL Dat die Raad kennis neem van die prestasie kontrakte van direkteure vir die 2016/2017 finansiële jaar en die ondertekening daarvan. 2. AGTERGROND Volgens artikel 57(2)(a) van die Munisipale Stelselswet, 32 van 2000 moet prestasie kontrakte van bestuurders wat direk aan die munisipale bestuurder rapporteer binne 30 dae na die begin van n finansiële jaar afgehandel word. Die prestasie kontrakte van bestuurders, wat direk aan die munisipale bestuurder rapporteer was geteken op 30 Junie Die prestasie kontrakte is ter insae by die kantoor van die Waarnemende Munisipale Bestuurder. Om effek te gee aan artikel 53(3)(b) moet voorgenoemde prestasie kontrakte voorgelê word aan die Raad vir kennisname en afskrifte versprei word na die LUR vir plaaslike regering. 3. AANBEVELING Dat (1) die raad kennis neem van die prestasie kontrakte van direkteure vir die 2016/2017 finansiële jaar en dat dit op 30 Junie 2016 onderteken is. (2) afskrifte van die 2016/2017 prestasie kontrakte van bestuurders wat direk aan die munisipale bestuurder rapporteer na die LUR vir plaaslike regering gestuur word. VOORGELÊ VIR KENNISNAME Agenda item opgestel deur Direkteur Ontwikkeling en Stadsbeplanningsdienste Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat (1) die raad kennis neem van die prestasie kontrakte van direkteure vir die 2016/2017 finansiële jaar en dat dit op 30 Junie 2016 onderteken is. (2) afskrifte van die 2016/2017 prestasie kontrakte van bestuurders wat direk aan die munisipale bestuurder rapporteer na die LUR vir plaaslike regering gestuur word.

22 PERSONEELBEHOUD ( RETENTION ) BELEID 1. DOEL Dat die raad oorweging skenk aan die goedkeuring van die Personeelbehoud ( Retention ) Beleid vir die munisipaliteit. 2. AGTERGROND Tydens die raadsvergadering gehou op 28 Junie 2016 is die volgende ten opsigte van bogenoemde beleid besluit: Dat die aangehegte Personeelbehoud ( Retention ) Beleid vir Matzikama Munisipaliteit in beginsel goedgekeur word vir voorlegging aan die volgende Arbeidsforumvergadering. 3. KOMMENTAAR Die beleid is aan die Arbeidsforum tydens hul vergadering van 4 Julie 2016 voorgelê en is die beleid met die volgende wysigings aanvaar: Die Menslike Hulpbronne Bestuurder sal 'n item memorandum aan die Raad Munisipale Bestuurder voorberei, ten einde die teenaanbieding te motiveer met aanbevelings vir goedkeuring deur die Raad Munisipale Bestuurder. Aangeheg as Bylae H op bladsy 62 tot 68 is die Personeelbehoud ( Retention ) Beleid soos deur die Arbeidsforum aanvaar is en aan die Raad voorgelê word vir goedkeuring. 4. AANBEVELING Dat die aangehegte Personeelbehoud ( Retention ) Beleid vir Matzikama Munisipaliteit goedgekeur word. VOORGELÊ VIR OORWEGING Agenda item opgestel deur Direkteur Korporatiewe Dienste Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat die aangehegte Personeelbehoud ( Retention ) Beleid vir Matzikama Munisipaliteit goedgekeur word.

23 OUDITKOMITEE KWARTAALVERSLAG Aangeheg as Bylae I op bladsy 69 tot 70 is n verslag van die Ouditkomitee vir die ses maande soos geëindig op 31 Desember VOORGELÊ VIR KENNISNAME Agenda item opgestel deur Interne Ouditeur Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat kennis geneem word.

24 8 DRINGENDE AANGELEENTHEDE DEUR DIE MUNISIPALE BESTUURDER 8.1 UITSETTINGSPROSES: ONWETTIGE INWONERS VREDENDAL-NOORD 23 Die Waarnemende Munisipale Bestuurder, mnr J Swartz versprei die volgende aanbeveling vanaf Koos Coetzee Prokureurs waardeur die raad kan bevestig dat met die uitsettingsproses van die betrokke onwettige inwoners in Vredendal-Noord voortgegaan moet word: 1. The decision already taken by this Council on 2 September 2015 is hereby confirmed, insofar as this may be necessary; 2. Application will be made in the High Court of South Africa, Cape Town for the eviction of all persons occupying the following properties: Erven Numbers 4969, 4929, 5111, 5060, 4905, 4972, 4888, 4871, 4874, 4878, 4882, 4919, 4924, 4925, 4934, 4941, 4942, 4945, 4947, 4965, 4986, 4987, 4990, 4991, 4992, 4993, 4994, 4996, 4997, 5000, 5001, 5002, 5003, 5004, 5005, 5006, 5007, 5008, 5009, 5012, 5016, 5017, 5018, 5019, 5020, 5021, 5022, 5023, 5024, 5025, 5026, 5027, 5028, 5029, 5031, 5032, 5033, 5034, 5035, 5036, 5037, 5071, 5076, 5082, 5089, 5096, 5098, 5132, 5137, 5139, 5141, 5144, 5146, 5135, 5094, Vredendal, Western Cape; 3. Patricia Budaza, John Ovis and Jan Swartz are authorised to take any steps which may be necessary in pursuance of the eviction of the persons occupying the abovementioned properties; 4. Jan Swartz, Patricia Budaza and John Ovis are authorised to depose to any affidavits on behalf of the Municipality in support of the eviction of the persons occupying the properties set out above; 5. Koos Coetzee attorneys in Vredendal and Kellerman Hendrikse Incorporated of Bellville are appointed to represent the Municipality in the legal action against the persons occupying the properties set out above and they are authorised to brief counsel to assist them therein; and 6. Insofar as it may be necessary, all steps already taken in respect of the application for the eviction of the persons from the abovementioned properties are hereby ratified. Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat kennis geneem word van die aangeleentheid, dat voortgegaan word met die uitsettingsproses van die betrokke onwettige inwoners te Vredendal-Noord en dat: 1. The decision already taken by this Council on 2 September 2015 is hereby confirmed, insofar as this may be necessary; 2. Application will be made in the High Court of South Africa, Cape Town for the eviction of all persons occupying the following properties: Erven Numbers 4969, 4929, 5111, 5060, 4905, 4972, 4888, 4871, 4874, 4878, 4882, 4919, 4924, 4925, 4934, 4941, 4942, 4945, 4947, 4965, 4986, 4987, 4990, 4991, 4992, 4993, 4994, 4996, 4997, 5000, 5001, 5002, 5003, 5004, 5005, 5006, 5007, 5008, 5009, 5012, 5016, 5017, 5018, 5019, 5020, 5021, 5022, 5023, 5024, 5025, 5026, 5027, 5028, 5029, 5031, 5032, 5033, 5034, 5035, 5036, 5037, 5071, 5076, 5082, 5089, 5096, 5098, 5132, 5137, 5139, 5141, 5144, 5146, 5135, 5094, Vredendal, Western Cape;

25 24 3. Patricia Budaza, John Ovis and Jan Swartz are authorised to take any steps which may be necessary in pursuance of the eviction of the persons occupying the abovementioned properties; 4. Jan Swartz, Patricia Budaza and John Ovis are authorised to depose to any affidavits on behalf of the Municipality in support of the eviction of the persons occupying the properties set out above; 5. Koos Coetzee attorneys in Vredendal and Kellerman Hendrikse Incorporated of Bellville are appointed to represent the Municipality in the legal action against the persons occupying the properties set out above and they are authorised to brief counsel to assist them therein; and 6. Insofar as it may be necessary, all steps already taken in respect of the application for the eviction of the persons from the abovementioned properties are hereby ratified.

26 9 OORWEGING VAN KENNISGEWINGS VAN MOSIES Geen OORWEGING VAN KENNISGEWINGS VAN VRAE Geen. 11 OORWEGING VAN DRINGENDE MOSIES Geen. 12 VERSLAG DEUR DIE WAARNEMENDE MUNISIPALE BESTUURDER OOR DIE UITVOERING VAN RAADSE Aangeheg as Bylae J op bladsy 71 tot 103 is n verslag van die Waarnemende Munisipale Bestuurder oor die uitvoering van die raadsbesluite. Die raad aanvaar eenparig die volgende besluit: Dat kennis geneem word. 13 IN-KOMITEE VERSLAE Soos per In-komitee agenda. 14 SLUITING Die vergadering sluit om 13: VOORSITTER DATUM